Главная » Техосмотр, ПТС, СТС » Порядок расположения дел в номенклатуре дел. Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел. Устанавливаем сроки хранения дел

Порядок расположения дел в номенклатуре дел. Номенклатура дел предприятия. Порядок формирования и оформление дел. Устанавливаем сроки хранения дел

Ответственность за подготовку номенклатуры дел структурного подразделения возлагается на его руководителя, который организует составление номенклатуры и принимает участие в ее разработке. Непосредственно разрабатывает проект номенклатуры секретарь или работник, отвечающий за делопроизводство в структурном подразделении, с привлечением других специалистов этого подразделения. Работники службы делопроизводства и архива учреждения (лицо, ответственное за архив) оказывают методическую помощь в ее составлении и оформлении, в частности в редактировании заголовков дел, проверке и уточнении сроков их хранения. Для уточнения сроков хранения отдельных категорий документов привлекают соответствующих специалистов.

Номенклатура дел на следующий календарный год составляется на основании изучения документов по всем вопросам деятельности структурного подразделения. Руководитель вместе с работниками определяют круг вопросов, которыми будет заниматься подразделение следующего года, а также категории документов, которые будут отражать эту деятельность, уточняют сроки хранения отдельных групп документов.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться основными организационными документами учреждения (устав, положения, штатное расписание, положение о подразделении), а также планами и отчетами о работе, типовым и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов со сроками их хранения. Номенклатура дел должна охватывать всю документацию структурного подразделения, в т. ч. внутреннюю документацию и получаемую извне. В номенклатуру дел включаются также электронные документы. Переходящие дела, которые ведутся в течение нескольких лет, вносят в номенклатуру дел под одним индексом.

Вместе с тем, в номенклатуру дел не включаются:

o печатные издания;

o брошюры;

o справочники;

o реферативные журналы;

o экспресс-информацию и т.д.

Не следует механически переносить из старой номенклатуры, а также примерной номенклатуры названия дел, которые фактически не заводят.

Требования относительно формы и содержания номенклатуры дел

Форма номенклатуры дел структурного подразделения состоит из пяти граф (см. приложения 60,61).

Графа 1 - индекс дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение - индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения по штатному расписанию или по классификатору структурных подразделений учреждения и порядкового номера дела в пределах подразделения. Например, 04-12 означает, что 04 - это индекс отдела кадров, 12 - порядковый номер дела по номенклатуре. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

Вторая 2 - заголовок дела (тома, части).

Документы после их исполнения группируют в дела, которым придают названия (заголовки), в сжатой, обобщенной форме отражают состав и содержание помещенных в них документов. Не разрешается применение в заголовках дел неконкретных формулировок ("материалы", "общее переписки", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция", "дело с отчетностью" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

При формулировании заголовков дел используют такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросительный, хронологический, географический. Документы формируют в дела на основе отдельного признака или сочетания признаков.

Номинальная признак указывает на вид документов, подшиваются в их дела. автора определяют на основании таких реквизитов документа, как название учреждений и-а втора, подпись (в письмах, обращениях граждан, а также в распорядительных документах). Корреспондент определяется по реквизиту "получатель" и чаще всего используется при составлении заголовков дел с перепиской. Основным признаком, что должно быть отражено при составлении заголовка, является предметно-питальна, то есть из заголовка должно быть понятно, о чем говорится в документах дела. Хронологическая признак предполагает указание на то, за какой период времени сгруппированы документы. Как правило, к делам подшивают документы одного делопроизводственного года, но есть и дела переходные, то есть такие, к которым подшиты документы за несколько лет. Географическая признак используется реже, как правило, в тех случаях, если в деле группируются документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных по территориальному признаку.

Заголовок дела состоит из элементов, размещаемых в такой последовательности:

o название вида дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и т.п.);

o корреспондент или адресат (название организации, которой адресованы или от которой получены документы);

o название региона (территории), с которым связано содержание документа;

o даты (период), к которому относятся документы дела;

o указание на наличие в деле копий документов (в случае необходимости). В некоторых случаях разрешается изменять порядок размещения элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г. Киева по проведению вступительных экзаменов" географическая признак (м. Киев) предшествует предметно-вопросительной.

В заголовках судебных, следственных, личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью ведения делопроизводства по одному конкретному вопросу, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Личное дело", "ваше дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью ведения делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например:

Документы (планы, акты, справки) о подготовке железнодорожных станций к работе в зимних условиях.

Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо законодательного, нормативного или распорядительного акта, например:

Документы к протоколам заседаний ученого совета института.

В данном случае расшифровка видов документов не является обязательным. Применение таких терминов, как "материалы" и "документальные материалы", государственными стандартами не предусмотрено.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например,

Протоколы заседаний экспертной комиссии.

В заголовках дел с перепиской отмечают корреспондента и краткое содержание документов, например:

Переписка с Министерством финансов Украины об утверждении и изменении штатов.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с автотранспортными предприятиями области о техническом состоянии машин и механизмов.

В заголовках дел с перепиской с разными корреспондентами, последние не указываются, например:

Переписка об организации семинара по повышению квалификации работников служб делопроизводства.

В одно дело могут быть сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, которые находятся на определенной территории (область, район), например:

Отчеты высших учебных заведений Одесской области о стажировке молодых специалистов.

В заголовках дел, содержащих планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полгода, год), в течение которого создано документы, например:

Полугодовые планы финансовых мероприятий.

Годовой отчет о бронирование военнообязанных.

При группировании к делу статистических форм в заголовке указывают название формы, а в скобках - ее номер или условное обозначение (шифр), например:

Годовые отчеты предприятий о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу в неблагоприятных условиях (ф. № Й-ПВ).

Размещение заголовков дел в номенклатуре должна соответствовать степени важности решаемых вопросов и учитывать взаимосвязь документов, включенных в конкретных дел. Такая систематизация необходима для быстрого поиска конкретного дела на основе установившегося порядка их расположения.

Как правило, первой размешивают группу дел, что включает документы органов высшего уровня (указы, постановления, приказы, поручения); далее обычно придерживаются следующего порядка: группа организационно-распорядительной документации самого учреждения (устав, положения, приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов), организационные документы, относящиеся к деятельности структурного подразделения (положение о подразделении, должностные инструкции), планово-отчетная документация, переписка; завершают номенклатуру учетно-справочные виды документов (книги, журналы, картотеки).

В каждой из этих групп документы также желательно размещать по степени их важности. Сначала отмечают заголовки дел постоянного хранения, затем - длительного, и в конце - временного срока хранения. В планово-отчетной группе заголовки также размещают по степени их важности, например: годовые планы, далее - квартальные, месячные. В группе переписки первыми размещают дела, содержащие переписку с органами высшего уровня, затем - переписка со сторонними и подведомственными учреждениями. При наличии значительного количества корреспондентов переписки размещается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных (географических) названий.

В номенклатуре дел не разрешается вместо полного или частичного заголовка применять слова "то самое".

Графа 3 номенклатуры - количество дел, томов, частей их заполняют в конце календарного года.

В графе 4 указывают сроки хранения документов на основании Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых документов) , а также ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками их хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо найти соответствующую статью в Перечне типовых документов, для удобства пользования которым составлен указатель видов документов.

Напротив каждого заголовка дела в номенклатуре указывают срок хранения со ссылкой на определенную статью Перечня типовых документов с учетом всех примечаний, например: 5 г. ст. 406; 75 г. в. 519.

Для дел, сформированных из копий (вторых экземпляров документов), всегда устанавливается срок хранения - "пока не пройдет потребность" независимо от срока хранения оригиналов документов (в т. ч. и для документов постоянного срока хранения).

При трудностях с определением срока хранения дела из-за разнородности ее документов допускается делать ссылки на ряд статей (в т. ч. различных перечней, если используются ведомственный и типичный).

В случае указания нескольких статей они отделяются друг от друга запятыми, а срок хранения указывают согласно статье, устанавливает наибольший срок хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения документов определяются на основании их изучения ЭК учреждения, которая согласовывает сроки с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) соответствующего государственного архива или ЭК органа высшего уровня, при он существует. При этом в номенклатуре дел делается примечание: "Срок хранения

установлено ЭПК (название государственного архива), протокол №_від_";

"Срок хранения установлен ЭК (название органа высшего уровня), протокол №_від_".

в графе пять "Примечание" делаются отметки о переходящих делах, о делах, которые ведутся в электронном виде, об открытии и включении новых дел, о должностных лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в архив учреждения или других учреждений для их продолжения и т.д.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах не позднее 15 ноября каждого года секретарем или работником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, обязательно согласовывается с руководителем архива учреждения (лицом, ответственным за архив), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства для подготовки сводной номенклатуры дел учреждения.

в Течение делопроизводственного года структурные подразделения обеспечивают ведение номенклатур дел, в частности при необходимости включают в них по согласованию со службой делопроизводства и архивом новые дела, не предусмотренные действующей номенклатурой дел, применяя при этом резервные индексы в конце номенклатуры.

в Конце года номенклатуру дел структурного подразделения обязательно закрывают итоговой записью, в котором указываются количество и категории фактически заведенных за год дел. Экземпляр итогового записи, подписан лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, передается в службу делопроизводства.

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел (сейчас на предприятиях составляют номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

§ название вида дела (дело, переписка, журнал и т.п.) или название вида и разновидности документов (протоколы, приказы и т.п.);

§ название адресата или корреспондента;

§ название местности, с которым связано содержание документов;

§ даты (период), к которым относится содержание дела;

§ указание на копийность документов.

Набор элементов не всегда будет полным и будет определяться характером документов, сгруппированных в дело.

Заголовки дел не должны содержать неконкретные, расплывчатые формулировки («разные материалы, входящие документы» и т.п.). Подумайте, в какой папке легче найти нужный документ: «Общая переписка» или «Переписка со средними школами Восточного округа по вопросам организации работы школьных библиотек»?

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в заголовок может выноситься название «Документы», но в конце в скобках указываются виды документов. Например: «Документы о проведении конференций (программы, списки, доклады)». Также термин «документы» применяется в заголовках дел, содержащих документы-приложения.

Внутри разделов заголовки дел располагаются по степени их важности. В начале располагают дела, содержащие учредительные, организационные и распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих распорядительные документы вышестоящих органов, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя организации.

Затем следуют заголовки дел содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, переписку, документы, отражающие специфику деятельности структурного подразделения.

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту названий.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. В ней указываетсяколичество единиц хранения. В одну папку помещают не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом. Для их идентификации обычно применяется дополнительная нумерация по томам. Поэтому информация о том, сколько томов дела с данным заголовком было заведено, может быть получена в конце года.

В четвертой графе указываетсясрок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения является Перечень типовых документов. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры. Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. При включении в дело документов, имеющих различные временные сроки хранения, в номенклатуре указывается наибольший срок.

Пятая графа «Примечания» служит для проставления отметок о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел на уничтожение и т.п. Для дел, состоящих из электронных документов и баз данных, в этой графе проставляется отметка «в электронном виде».

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена полностью, за исключением графы 3, которая заполняется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если дело с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то его необходимо делить на тома (части). В графе 3 напротив таких дел проставляется количество томов, т.е. количество единиц архивного хранения.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается с архивом и подписывается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации. Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Необходимость согласования номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти с архивом установлена Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В конце календарного года каждое структурное подразделение в выписке номенклатуры дел организации составляет итоговую запись (рис 5.3).

Как мы видим, номенклатура дел организации:

· визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

· подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая),

· обязательно утверждается руководителем организации,

· если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

· основной части и

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :

· временного хранения (до 10 лет включительно);

· долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

· постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

В деятельности любой организации образуется огромное количество документов - внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.). Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел. Как ее составить - расскажем в данной статье.

Необходимость номенклатуры дел

Ранее определение номенклатуры дел давалось в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» . Однако Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст он признан утратившим силу. Поэтому обратимся к Основным правилам работы архивов организации (далее - Правила ), одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Согласно п. 3.4.1 Правил номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Зачем нужна номенклатура дел? Для ответа на данный вопрос необходимо проанализировать законодательство в области архивного хранения документов. Давайте разберемся.

Любая организация должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, а также утвержденными перечнями (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ). Два перечня утвердило Минкультуры:

Приказом от 25.08.2010 № 558 -Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;
Приказом от 31.07.2007 № 1182 -Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Дополнительно применяется Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 .

Именно номенклатура дел помогает правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при подготовке их к архивному хранению.

Более того, согласно Правилам номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 ).

А в силу п. 3.4.3 Правил номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. При этом закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

С чего начать составление номенклатуры?

Согласно п. 3.4.4 Правил различают три вида номенклатур дел:

типовая (устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом);
примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);
индивидуальная (определяет состав дел для конкретной компании).

При этом и типовые, и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Номенклатура дел может разрабатываться самим учреждением. Можно ее составление поручить и сторонней организации. Конечно, предпочтительней первый вариант, так как никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятого порядка работы с ними. Но у такого способа есть и свои минусы - большая трудоемкость, а при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки. Тем не менее, правила разработки понять нетрудно, основная сложность состоит в аналитической работе по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов. Поэтому лучше все же разрабатывать номенклатуру самостоятельно.

Обратите внимание

Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (секретариат, канцелярию и пр.).

Чтобы правильно составить номенклатуру, первым делом необходимо изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Для этого изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т. д.), плановые и отчетные документы, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Кроме этого, можно использовать типовые и примерные номенклатуры дел. Назовем некоторые номенклатуры, которые разработаны на ведомственных уровнях и на которые стоит ориентироваться при составлении номенклатуры дел конкретной организации:

примерная номенклатура дел государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, утвержденная Приказом Минюста РФ от 19.12.2013 № 229 ;
примерная номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденная Судебным департаментом при ВС РФ 09.06.2011 ;
примерная номенклатура дел таможни, утвержденная Приказом ГТК РФ от 01.11.2002 № 1160 ;
номенклатура дел федерального агентства по образованию, утвержденная Приказом Минобрнауки РФ от 31.12.2009 № 2371 ;
примерная номенклатура дел избирательной комиссии субъекта РФ, утвержденная Постановлением ЦИК РФ от 30.11.2001 № 144/1321-3 ;

примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения, утвержденная Приказом Минтруда РФ от 30.05.2000 № 141 .

Отметим, что дополнительно различают номенклатуры дел структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии и т. д.) и сводную номенклатуру дел (всей организации). Последняя оформляется на общем бланке организации по форме приложения 7 к Правилам на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение 8 к Правилам ). Однако, как показывает практика, сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на специалиста, ответственного за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Составляем и оформляем номенклатуру

Первым делом скажем, что сейчас разработано и принято достаточное количество нормативных актов, позволяющих правильно составить и оформить номенклатуру. Назовем некоторые из них:

Приказ Роспатента от 17.12.2012 № 159 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по интеллектуальной собственности»;
Приказ Минздрава РФ от 27.06.2012 № 19 «Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Российской Федерации»;
Приказ Рослесхоза от 06.03.2012 № 86 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве лесного хозяйства»;
Приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе государственной статистики».

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например, канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

Номенклатура составляется по утвержденной форме приложения 8 к Правилам.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок их расположения внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Обычно первыми располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

К сведению

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. При этом заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Например, «Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу, например, «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Утверждаем и вводим в действие

После составления номенклатуру необходимо утвердить. Первым делом данный документ визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив. Затем номенклатура подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения. И только после этого номенклатура утверждается руководителем учреждения.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. По правилам должно быть три или четыре экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

в службе делопроизводства - документ постоянного хранения;
в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с ЭПК соответствующего архивного учреждения);
в архиве организации;
рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Обратите внимание

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При этом номенклатура согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел (п. 3.4.6 Правил ).

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи (п. 3.4.10 Правил ).

Приведем пример оформления номенклатуры дел.

ФГБНУ «Научно-исследовательский радиофизический институт»

(наименование организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Директор

№

(наименование должности руководителя организации)

г. Нижний Новгород

Солнцев

П. И. Солнцев

(место составления)