Пересчет отпускных в 1с зуп. Учет отпуска и расчет остатков неиспользованных отпусков. Учет отпусков расчетным отделом

Сотрудник был отозван из отпуска раньше его окончания. Как корректно отразить данную ситуацию в автоматизированной системе ?

В практике предприятий и организаций периодически возникают случаи, в которых необходимо отозвать сотрудника из отпуска. Это может происходить по производственной инициативе или по инициативе работника. В такой ситуации возникает потребность произвести, во-первых, перерасчет отпускных, а, во-вторых, скорректировать начисление НДФЛ. Ведь в соответствии с законодательством, каждый сотрудник имеет право на отдых. При этом ему начисляются отпускные, исходя из средней величины заработной платы и количества дней отпуска. Само количество определяется на основании условий труда и требований нормативно-правовых актов.

Также следует учитывать, что в соответствии с законодательством, сотруднику за три дня до начала отпуска были начислены и выплачены отпускные, с которых был удержан НДФЛ. Поэтому при осуществлении перерасчета следует зафиксировать необходимость в последующем удержать начисленные излишне суммы отпускных и скорректировать величину НДФЛ к уплате. Указанные операции относятся к сфере заработной платы, поэтому требуют к себе повышенного внимания. Ведь, если в результате некорректно осуществленного перерасчета произойдет нарушение прав сотрудника, то возможны различные конфликты. Причем работник имеет право в такой ситуации обратиться в различные инстанции, и возможны различные санкции административного или финансового характера.

Чтобы избежать этого, требуется программный продукт для управления отношениями с персоналом. На рынке одной из самых востребованных систем по мнению экспертов считается 1С Зарплата и управление персоналом. Она позволяет не только формировать вознаграждение с использованием различных схем оплаты труда, но и производить удержания, отражать различные ситуации из хозяйственной деятельности организации в автоматическом режиме. Следует лишь осуществить правильные настройки программы и использовать нужные функциональные возможности. Так, для отражения отзыва работника из отпуска и перерасчета отпускных необходимо произвести следующие действия:

• найти документ, который был основанием для отправки сотрудника в отпуск и открыть его.

• в режиме исправления скорректировать начисления предыдущего периода.

• проверить правильность начисления отпускных на одноименной закладке.

По итогам осуществления указанных действий будет создан новый документ, который сторнирует предыдущие начисления отпускных и сформирует новые. Кроме того, излишне начисленный НДФЛ по отпускным будет также учтен. И при расчете его суммы в следующей период, она, как и положено, будет уменьшена. Таким образом, за счет применения автоматизированной системы 1С Зарплата можно избежать различных негативных последствий, поскольку все требования нормативных документов будут соблюдены в автоматическим режиме.

Лето для бухгалтера-расчетчика – самый активный период расчета и начисления отпускных сотрудников. И, казалось бы, главное верно определить среднедневной заработок за предыдущие 12 месяцев, но на практике зачастую не все так гладко. Работник может во время основного оплачиваемого отпуска взять больничный, либо захочет пойти в отпуск перед своим увольнением, либо же получить денежную компенсацию неиспользованного отпуска.

Больничный во время отпуска

Пример. Сотрудник Е. Н. Орлова ушла в ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (с 14.05.2018 по 27.05.2018), но внезапно во время отпуска заболела, и медучреждение выдало ей больничный лист с 24.05.2018 по 31.05.2018 (на 8 календарных дней).

В данном случае, согласно статье 124 ТК РФ (ред. от 05.02.2018 г.), у сотрудницы есть право выбора:
она может либо продлить свой ежегодный отпуск на количество дней болезни, совпавших с отпуском, и тогда вместо 27 мая она выйдет на работу 4 июня;
или же сотрудница вправе выйти на работу сразу после окончания отпуска (14 дней), а количество дней отпуска, во время которых она болела, необходимо перенести на другой период (то есть перенести 4 дня, к примеру, на август 2018 г.).

И при переносе, и при продлении отпуска важно, чтобы работник предоставил бухгалтеру или в кадровую службу официально оформленный лист нетрудоспособности. Отпуск и больничный будут оплачиваться отдельно! Также самому работнику обязательно следует известить работодателя о том, что он болеет, и сообщить о дальнейшем варианте переноса или продления отпускных дней.

Рассмотрим первый вариант, когда отпуск продлевается. В данном случае бухгалтеру не требуется пересчитывать отпуск, поскольку расчетный период остается прежним и сумма отпускных, соответственно, не меняется.

Чтобы продлить отпуск в « 8», ред. 3.0, нужно для начала зарегистрировать невыходы на работу сотрудницы после того, как отпуск закончился. Регистрация делается с помощью кадрового документа «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)» из раздела «Кадры» – «Все отсутствия сотрудников». В качестве причины отсутствия в данном случае необходимо поставить «Болезнь (больничный еще не закрыт)».

Важно понимать, что отсутствие в базе необходимо отразить за май (с 28 по 31 мая) для корректного начисления заработной платы за май, чтобы по работнику было учтено правильное число отработанных дней и неявок. Если же сотрудник успел принести больничный лист, например, до начисления заработной платы за май, то документ «Отсутствие» в базе можно и не регистрировать, но все же это рекомендуется делать.

А после того, как сотрудник выйдет на рабочее место (5 июня) и предоставит больничный лист, необходимо начислить пособие: в программе раздел «Зарплата» – документы «Больничные листы». Поскольку период май в нашем примере закрыт и больничный начисляется в следующем периоде – в июне, то программа сторнирует зарегистрированные дни отсутствия и отпуска, которые приходятся на время болезни работника.

Затем следует исправить исходный документ начисления отпуска (раздел «Зарплата» или «Кадры» – документы «Отпуска»), нажав ссылку «Исправить», при этом меняем в нем только дату окончания отпуска с учетом дней болезни, то есть продлеваем дату на количество дней нетрудоспособности. В описанной ситуации конец отпуска у Е. Н. Орловой приходится на 4 июня. Расчетный период и сумма отпускных остаются прежними, так как отпуск не прерывается.

Но опять-таки важно заметить, что исходный документ по начислению отпуска мы исправляем только в том случае, когда отпуск начислен в одном месяце и период уже закрыт, а больничный отражаем в другом (текущем) периоде (как в нашем примере отпуск в мае зарегистрирован, а больничный уже в июне). Если больничный и отпуск начисляются в одном и том же периоде, который еще не закрыт, то исправление делать не нужно – в таком случае можно просто зайти в исходный документ «Отпуск», поставить новую дату окончания отпуска и перепровести документ.

Второй способ, при котором дни отпуска, совпавшие с болезнью работника, переносятся на другой период, предусматривает перерасчет отпускных. Предположим, что сотрудница Орлова Е.Н. решила не продлевать дни отдыха, а перенести неизрасходованные 4 дня на следующий отпуск, который, согласно утвержденному на предприятии графику отпусков, должен состояться 1 – 14 августа 2018 г. В таком случае предусмотрен перерасчет отпуска, поскольку отпускные дни разрываются и, соответственно, меняются расчетные периоды.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, при переносе отпуска в связи с болезнью сотрудника необходимо сделать практически те же шаги, что и в предыдущем примере, когда отпуск был продлен, а именно: сначала регистрируем документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», а затем начисляем пособие с помощью документа «Больничный лист». Только теперь исправлять исходный документ начисленного отпуска уже не требуется, потому что при регистрации больничного листа сумма за четыре отпускных дня автоматически сторнировалась. Оставшиеся дни отпуска будут начисляться уже в будущем периоде, на который они переносятся, новым отдельным документом «Отпуск».

Поскольку количество израсходованных дней отпуска и сумма отпускных при пересчете уменьшились, то возникает переплата денежных средств данному работнику. Образовавшуюся переплату работодатель может удержать у сотрудника из заработной платы только с согласия самого работника и при наличии письменного заявления, но при этом общий размер удержаний не должен превышать 20% от общего размера зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Отпуск с последующим увольнением

Пример. Сотрудник А. А. Березкин по собственной инициативе принял решение уйти в основной оплачиваемый отпуск с 3 по 23 апреля 2018 г. (на 21 календарный день) с последующим увольнением.

Заметим, что работник имеет полное право использовать свой отпуск перед увольнением, – это закреплено в ч. 2 ст. 127 ТК РФ.

В рассматриваемом примере в первую очередь бухгалтер должен начислить и выплатить работнику отпускные не менее чем за три календарных дня до начала отпуска – об этом гласит ч. 9 ст. 136 ТК РФ, то есть крайняя дата выплаты отпускных приходится на 30 марта 2018 г.

В «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, начисление и расчет отпуска, как уже было указано в предыдущих примерах, производится документом «Отпуск». После чего в программе регистрируется увольнение сотрудника Березкина А.А. – сделать это можно с помощью документа «Увольнение» (раздел «Кадры» – «Приемы, переводы, увольнения»).

Как отмечено в ст. 127 ТК РФ, днем увольнения признается последний день отпуска сотрудника, то есть в нашем примере таковой датой является 23 апреля 2018 г., а все окончательные выплаты при увольнении и выдача трудовой книжки должны быть произведены в день, когда прекращаются трудовые обязательства между работником и нанимателем, иначе – в последний рабочий день. В описанной ситуации у Березкина последний день выхода на работу является день перед началом отпуска (2 апреля 2018 г.), следовательно, в эту дату и необходимо произвести окончательный расчет с сотрудником, в который входит выплата заработной платы, компенсации при увольнении и прочее. Это пояснено в Письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1.

Для того чтобы убедиться в правильности расчета компенсации отпуска при увольнении, рекомендуется перед этим просмотреть остаток неиспользованного работником отпуска на дату увольнения (раздел «Кадры» – «Кадровые отчеты» – отчет «Остатки отпусков» или же «Справка об остатках отпусков»). Важно обратить внимание, что в стаж работы, дающий право на основной отпуск, число дней отпуска с последующим увольнением не включаются! У сотрудника Березкина по состоянию на 3 апреля использован весь неизрасходованный ранее отпуск, поэтому компенсации отпуска при увольнении за период стажа с 3 по 23 апреля 2018 г. ему не полагается.

Если база в документе «Увольнение» на вкладке «Компенсация отпуска» включает в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, дни отпуска с последующим увольнением, то их необходимо исправить вручную.

Начисление компенсации за неиспользованный отпуск

Пример. Сотрудник Захаркин С.П. является инвалидом II группы. В соответствии со статьей 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в РФ» ему полагается удлиненный основной ежегодный отпуск не менее 30 календарных дней (в нашем примере Захаркину организация предоставляет 30 дней отпуска). За период работы с 25.01.2017 по 24.01.2018 у сотрудника есть неиспользованный остаток отпуска в количестве 16 дней (то есть 14 дней отпуска он уже израсходовал ранее). Захаркин С. П. написал заявление на ежегодный отпуск с 04.06.2018 г. по 10.06.2018 г. на 7 календарных дней, а за оставшиеся 9 дней отпуска хочет взять денежную компенсацию.

Имеет ли право бухгалтер начислить денежную компенсацию за неизрасходованные девять дней отпуска? Ответ однозначен – не имеет. Поскольку согласно ст. 126 ТК РФ заменить неиспользованные дни отпуска денежной компенсацией можно только в том случае, если они превышают 28 календарных дней за каждый отработанный работником год. Захаркину, как инвалиду, в год полагается удлиненный основной отпуск в количестве 30 календарных дней, а значит, денежную компенсацию можно выплатить только в рамках двух дней полагаемого отпуска. При этом сотрудник обязательно должен написать заявление о выплате компенсации взамен предоставления ежегодного основного отпуска.

Чтобы начислить основной ежегодный отпуск одновременно с компенсацией в «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.0, необходимо создать документ «Отпуск» (в разделе «Зарплата» или «Кадры») и на вкладке «Основной отпуск» проставить в нем даты начала и окончания отпуска, а также установить флаг напротив «Компенсация отпуска» с указанием количества компенсируемых дней. Документ автоматически рассчитает среднедневной заработок, сумму отпускных и денежной компенсации.

Если же бухгалтеру необходимо рассчитать только денежную компенсацию без предоставления сотруднику отпуска, то в регистрируемом документе «Отпуск» нужно убрать флаг напротив «Отпуск» и оставить только флаг «Компенсация отпуска». В итоге рассчитана будет только лишь денежная компенсация отпуска.

Заметьте, что в примере с Захаркиным С. П. компенсация предоставляется за основной ежегодный отпуск, но удлиненный, поэтому и отражается на вкладке «Основной отпуск» в документе «Отпуск». Если же работнику полагается дополнительный к основному отпуск, то его начисление и компенсация будут отражены на вкладке «Дополнительные отпуска, отгулы». Для этого нужно проставить флаг «Предоставить дополнительный отпуск», затем кнопкой «Добавить» выбрать соответствующий вид отпуска и проставить число дней компенсации в колонке «Дн. комп».

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2018.
Анна Луценко, бухгалтер отдела бухгалтерского учета компании «ГЭНДАЛЬФ».

В данной статье мы проведем разбор основных возможностей программы 1С:ЗУП 3.0, созданной на платформе «1С:Предприятие 8.3», по оформлению отпусков с подробным описанием таких операций, как:

• Назначение права на отпуск сотруднику;
• Реализация расчета и начисления отпускных;
• Осуществление оценки среднего заработка для отпускных;
• Формирование справки по остаткам отпусков сотрудника;
• Регистрация графика отпусков в программе;
• Начисление денежной компенсации взамен предоставления отпуска.

Виды отпусков

Программа 1С:ЗУП 3.0 позволяет оформить и рассчитать разные виды отпусков. В таблице ниже перечислены основные из них, указаны настройки, которые позволяют проводить данные виды отпусков в программе, а также перечислены документы, которые предназначены для регистрации.

Таблица «Виды отпусков»

*Отпуск пострадавшим на ЧАЭС, учебный (оплачиваемый и неоплачиваемый) отпуск, а также отпуск за свой счет добавляется в справочник «Виды отпусков»:

*Северный отпуск будет добавлен в справочник «Виды отпусков», если для организации будут указаны «северные» условия:

Назначение права на отпуск сотруднику

В общем случае (без привязки к сотруднику) задать количество дней ежегодного отпуска можно в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания.

Регистрация права на отпуск сотрудника и указание количества дней ежегодного отпуска реализуется кадровыми документами «Прием на работу» или «Кадровый перевод». По умолчанию количество дней ежегодного отпуска будет равно заданному значению в справочнике «Виды отпусков» или в Позиции штатного расписания. Значение из Позиции штатного расписания будет приоритетным, если данная позиция указана в поле «Должность» кадрового документа сотрудника. Заданное по умолчанию значение можно отредактировать на форме «Право на отпуск», которая вызывается по ссылке «Редактировать» на закладке «Главное» в кадровом документе. Таким образом, мы задаем количество дней ежегодного отпуска для сотрудника.

Нужно перейти по ссылке «Страхование» в Карточке сотрудника и указать количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС». В этом случае при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод» право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически. Если количество дней дополнительного отпуска в группе «Сведения о льготах физического лица пострадавшего на ЧАЭС» не указано, то добавить этот отпуск на форму «Право на отпуск» можно по кнопке «Добавить».

Чтобы назначить сотруднику право на Северный отпуск достаточно указать «северные» условия в Карточке организации. Как и в предыдущем случае, уже при создании кадровых документов «Прием на работу» или «Кадровый перевод», право на этот отпуск назначается сотруднику автоматически.

Расчет и начисление отпускных в 1С:ЗУП 3.0

1. Требуемый вид отпуска добавляем в справочник «Виды отпусков». При этом в соответствующем списке будут созданы два Начисления – для расчета самого отпуска и для расчета компенсации за него. Если вид отпуска добавляется посредством настройки, то нужно установить соответствующий флажок в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». В этом случае требуемый вид отпуска будет добавлен в справочник «Виды отпусков» автоматически.

2. Чтобы оформить приказ на отпуск в 1С и выполнить расчет отпуска в 1С ЗУП следует создать документ «Отпуск» посредством разделов «Кадры» или «Зарплата».

Оформить групповой приказ на отпуск можно с помощью документа «Отпуск сотрудников». Далее по ссылке «Оформить отпуск» следует сформировать отдельный документ «Отпуск» для каждого из отпускников.

3. Длительность основного отпуска в документе «Отпуск» на закладке «Основной отпуск» можно указать двумя способами:

• Указать даты начала и окончания отпуска: длительность отпуска будет рассчитана автоматически.
• Указать дату начала отпуска и его длительность: дата окончания отпуска заполнится автоматически.

4. На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» будут рассчитаны суммы отпускных для зарегистрированных отпусков на закладках «Основной отпуск» и «Дополнительные отпуска».

Примечание: Дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС оплачивается не работодателем, а органами социальной защиты, поэтому на закладке «Начисления» документа «Отпуск» сумма отпускных для него рассчитана не будет. В программе нужно зарегистрировать период отсутствия сотрудника на закладке «Дополнительный отпуск», рассчитать средний заработок (реквизит «Средний заработок» на закладке «Основной отпуск») и выдать справку для оплаты дополнительного отпуска пострадавшим на ЧАЭС. Справку можно распечатать по кнопке «Печать – Справка для оплаты доп.отпуска гражданам, подвергшимся воздействию радиации».

5. Если при расчете отпуска нужно рассчитать и выплатить зарплату за месяц, то следует установить флажок «Рассчитать зарплату за месяц».

6. Чтобы отразить начисление материальной помощи к отпуску следует установить флажок «Материальная помощь к отпуску». Наличие данного флажка в документе «Отпуск» обеспечивает настройка «Выплата материальной помощи к отпуску» в разделе «Настройка – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Прочие начисления».

7. Распечатать приказ на отпуск в 1С: ЗУП 3.0 можно из документа «Отпуск» по кнопке «Печать – Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)».

8. Для выплаты отпускных предназначена кнопка «Выплатить» в документе «Отпуск». Выплата отпускных производится в межрасчетный период за три календарных дня до начала отпуска.

Таким образом, из документа «Отпуск» можно создать и провести ведомость на выплату отпускных. В зависимости от настроек в программе будет создана «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу».

Если нужно выплатить отпускные нескольким сотрудникам, то следует создать ведомость на выплату в разделе «Выплаты», указать в поле «Выплачивать» вид выплаты «Отпуска» и выбрать все отпуска, которые необходимо выплатить.

9. Чтобы отразить факт перечисления НДФЛ следует в Ведомости на выплату установить флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» и указать сведения о платежном документе в поле «Платежный документ».

Когда возникает переходящий отпуск (отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом) возникает вопрос по поводу даты удержания НДФЛ с суммы отпускных. Так как выплачивать отпускные нужно за три дня до начала отпуска, а работнику выплачивается доход, имеющий отношение к следующему месяцу, НДФЛ с такого дохода удерживается при фактической выплате отпускных.

Расчет среднего заработка для целей начисления отпускных

Чтобы увидеть расчет среднедневного заработка для отпускных в 1С:ЗУП следует в документе «Отпуск» нажать на кнопку «Печать – Расчет среднего заработка».

Расчет остатка отпусков

Увидеть остаток отпуска сотрудника в 1С:ЗУП 3.0 можно по ссылке «Отсутствия» в Карточке сотрудника.

В разделе «Отсутствия» мы видим остаток отпуска на текущий момент и можем сформировать справку по остаткам отпусков по ссылке «Справка по отпускам сотрудника».

Сформировать справку по остаткам отпусков сотрудника можно также по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск» в документе «Отпуск».

Справка по отпускам сотрудника содержит информацию о праве на отпуск, количество накопленных дней отпуска за указанный период, количество использованных дней отпуска и текущий остаток на момент формирования справки.

График отпусков

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, его заполнению может предшествовать подготовительная работа, в результате которой будет составлена ведомость отпусков, отображающая планы и пожелания работника относительно периода отпуска. После анализа полученных сведений, можно приступать к составлению графика отпусков. Для составления графика отпусков в программе предназначен документ «График отпусков», который расположен в разделе «Кадры – Графики, переносы отпусков». На основании графика отпусков по ссылке «Оформить отпуск» могут быть оформлены фактические отпуска сотрудников. По ссылке «Этот документ оформлен правильно?» видны отклонения запланированных отпусков от учетных данных по остаткам отпусков.

С помощью документа «Перенос отпуска» можно оформить перенос отпуска относительно запланированного отпуска в документе «График отпусков». Документ «Перенос отпуска» может быть создан из документа «График отпусков» по ссылке «Оформить перенос».

Компенсация отпуска

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления основного отпуска нужно установить флажок «Компенсация отпуска» и указать количество дней компенсации на закладке «Основной отпуск» документа «Отпуск».

Чтобы начислить денежную компенсацию взамен предоставления дополнительного отпуска нужно указать количество дней компенсации отпуска на закладке «Дополнительные отпуска» документа «Отпуск».

На закладке «Начислено (подробно)» документа «Отпуск» отображается сумма начисленной компенсации.

Отпуск за свой счет

Провести оформление отпуска в 1С за свой счет посредством документа «Отпуск без сохранения оплаты» можно, создав его в разделе «Кадры» или «Зарплата».

Чтобы воспользоваться документом «Отпуск без сохранения оплаты» нужно предварительно установить флажок «Отпуска без оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Отпуска». Флажок «В том числе внутрисменные» активирует возможность регистрации отсутствия в течение части смены.

В «Отпуск без сохранения оплаты» появится возможность указать часы отсутствия в течение части смены в поле «Часы отсутствия», после установки галки «Отсутствие в течение части смены».

Доступность флажка «В том числе внутрисменные» зависит от того, установлен ли флажок «Применение почасовой оплаты» в разделе «Настройки – Расчет зарплаты – Настройка состава начислений и удержаний – Почасовая оплата».

Мы рассмотрели основные функции программы ЗУП, к которым можно прибегнуть, осуществляя расчет отпуска в 1С. Помимо основных и льготных видов отпусков, рассмотренных нами, существует также ряд отпусков, расчет и оформление которых посредством 1С:ЗУП мы рассмотрим в последующих статьях.

1С Зарплата и Управление Персоналом - незаменимый помощник при начислении заработных плат, а также расчете больничных и отпускных. Предлагаем ознакомиться с порядком начисления отпускных в 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.2.

Для расчета отпускных вам необходимо открыть форму «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Найти его можно на панели главного меню, вкладка «Расчет зарплаты по организациям» - «Неявки» - «Начисление отпуска сотрудникам организаций», а также на рабочем столе программы (вкладка «Расчет зарплаты» - «Журнал оплачиваемых неявок» - «Начисление отпуска»).

Рисунок 1

Документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» откроет список ранее произведенных в программе начислений. Для того чтобы произвести новый расчет, необходимо нажать кнопку «Добавить». После чего внести в созданный документ необходимые реквизиты. Название организации обычно проставляется автоматически. В том случае, есливы используете 1С для обслуживания нескольких организаций, проверьте, что проставлена нужная. Далее вам необходимо выбрать месяц начисления и ФИО сотрудника.

Рисунок 2

Разобравшись с шапкой документа, приступаем к заполнению формы «Условия». Обязательно отмечаем дату начала отпуска.Ставим галочку рядом с «Начислить» в группе реквизитов «Ежегодный оплачиваемый отпуск». В поле «Начислитьс…» отмечаем начальную и конечную даты отпуска. Количество календарных дней программа проставит автоматически. Также указываем, за какой период работы происходит начисление отпускных в поле ниже, и выбираем способ расчета среднего заработка (по календарным дням или по шестидневке).

Вредные и (или) опасные условия труда;

Особый характер работы;

Ненормированный рабочий день;

Работа в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему районах;

Другие случаи, предусмотренные ТрудовымКодексом РФ или федеральными законами.

Если необходимо произвести расчет дополнительного отпуска, ставим галочку возле «Начислитьс…» в группе реквизитов «Дополнительный (другой) отпуск». Заполняем предлагаемые поля: период отпуска, вид отпуска, и процент оплаты.

По закону отпускные начисления должны быть выданы сотруднику на руки не позже, чем за три дня до начала отпуска. Поэтому программа автоматическизаполнит поле «Даты выплаты дохода» (НДФЛ) внизу документа.

Для того, чтобы программа могла автоматически произвести начисление отпускных, в ней должна содержаться информация о среднем дневном заработке за последние 12 месяцев. Если такая информация имеется, тогда нажимаем на кнопку «Рассчитать».

Рисунок 3

В случае если такой информации в 1С нет или ее необходимо отредактировать, находим в этом же документе вкладку «Расчет среднего заработка». Эта форма позволяет вручную откорректировать суммы начислений и количество дней. Производим нужные корректировки и нажимаем на кнопку «Рассчитать начисления». Чтобы снова получить автоматический расчет среднего заработка, используем кнопку «Рассчитать» над таблицей.

Теперь можно вернуться во вкладку «Условия» и пересчитать отпускные. Для этого еще раз нажимаем на кнопку «Рассчитать».

Вкладка «Оплата» показывает результаты расчета отпускных.Если период отпуска захватывает конец одного месяца и начало другого (так называемый «переходящий отпуск»), то в таблице будет две строки, своя для каждого периода. Отдельной строкой также отображается дополнительный отпуск.

Таблица в нижней части формы автоматически рассчитает сумму налога с дохода физических лиц (НДФЛ)за каждый период отпуска. Для пересчета НДФЛ воспользуйтесь кнопкой«Рассчитать НДФЛ».

Рядом с ней находится кнопка «Дополнительно» (иконка в форме таблицы), нажав на которую можно посмотреть подробности расчета НДФЛ.

После того как все расчеты закончены, документ необходимо провести. Это делается для того, чтобы документ не просто отображался в базе, но влиял на состояние учета данных. Сделать это можно с помощью кнопки «Провести» над шапкой документа.

После того как документ проведен, следующие формы становятся доступны для печати:

- «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (Т-60);

- «Расчет среднего заработка по дополнительному отпуску»;

- «Расчет среднего заработка по компенсации отпуска».

Отпуск с 1 числа месяца в 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1

Ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с 1 числа месяца, достаточно часто вызывает вопросы у наших клиентов и читателей: отпускные необходимо выплатить за 3 дня до начала отпуска, предыдущий месяц еще не полностью отработан, и заработная плата не начислена, но этот месяц должен быть включен в расчет среднего. Раньше я советовала своим клиентам просто пересчитать документ начисления отпуска после окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, но с появлением 6-НДФЛ ситуация немного изменилась.

Рассмотрим пример в программе 1С: Зарплата и управление персоналом 8 редакции 3.1. Для начисления отпускных переходим на вкладку «Зарплата» и выбираем пункт «Отпуска».

Добавляем новый документ и внимательно заполняем все поля. Отпуск начинается с 1 октября, дата выплаты – 28 сентября, в качестве месяца начисления выбираем сентябрь.

Если мы посмотрим расчет среднего заработка, то увидим, что заработная плата за сентябрь в него не вошла.

Отпускные мы выплачиваем сотруднику в той сумме, которую рассчитали по данному документу, затем начисляем и выплачиваем зарплату за сентябрь.

После того, как появились данные о заработной плате за сентябрь, отпускные нужно пересчитать. До 2016 года можно было просто зайти в созданный ранее документ, рассчитать его заново и доплатить сотруднику разницу в суммах в случае увеличения среднего заработка. Но с приходом 6-НДФЛ ситуация изменилась: теперь мы исчисляем и уплачиваем НДФЛ в разрезе дат получения дохода, налог с отпускных был рассчитан на дату 28 сентября, затем был удержан и перечислен в бюджет, поэтому теперь этот НДФЛ пересчитывать нежелательно. Если сумма отпускных увеличится, и это изменение отразится той же датой получения дохода, то окажется, что налог в бюджет мы недоплатили, поэтому нам необходимо действовать по-другому. Снова открываем документ начисления отпуска и обращаем внимание на нижний левый угол формы.

В том случае, если заработная плата за предыдущий месяц рассчитана и выплачена, в документе появляется ссылка «Исправить» и предупреждающая надпись о том, что вносить изменения в существующий документ не рекомендуется. А вот команда «Исправить» как раз подойдет для нашей цели. При нажатии на ссылку создается новый документ, в котором осуществляется перерасчет суммы отпускных, при этом предыдущая сумма сторнируется и начисляется новая, с учетом последнего расчета заработной платы.

В нашем случае средний заработок увеличился, разницу в суммах отпускных мы сотруднику оперативно выплачиваем, при этом датой получения дохода, которая отразится в 6-НДФЛ, уже будет являться другое число – 5 октября.