Главная » Страхование » П 45 правил ведения трудовых книжек. О трудовых книжках. Как правильно заполнить трудовую книжку

П 45 правил ведения трудовых книжек. О трудовых книжках. Как правильно заполнить трудовую книжку

В статье расскажем бухгалтерам и кадровикам о том, как навести порядок с учетом трудовых книжек. И какую ответственность несет должностное лицо при несоблюдении правил учета, хранения и ведения трудовых книжек и вкладыша в неё.

Где и кем ведётся учет

В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходную книгу ведет организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер. При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью.

Печати в трудовой книжке: где и куда проставлять

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть - эта информация должна быть указана в уставе компании.

Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ от 31.10.16 г. № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

Печать проставляется:

При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;

При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.

Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.
Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом ” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 - работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 - учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС - учтен на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ. Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников. В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера. Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника. Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

13.08.2014

N 25

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

13.08.2014

Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова

13.08.2014

Обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним также следует прописать в должностной инструкции работника. При этом помните, что должностная инструкция не может заменить собой приказ о назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них, — он обязателен.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

В организации всегда должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. По окончании каждого месяца ответственное лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые и вкладыши, с приложением приходного ордера кассы организации.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. 43.

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением N 69, — книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Утверждаю

Директор

Алмазов / С. В. Алмазов/

15.08.2014

Акт N 15/08

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссия в составе:

— председателя комиссии Бирюзовой В. М. — начальника отдела кадров;

— членов комиссии Жемчуговой Т. Б. — специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. — бухгалтера, —

Составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

— трудовой книжки — 1 (один) бланк (серия ТК-III N 457812);

— вкладыша в трудовую книжку — 1 (один) бланк (серия ВТ N 784556).

Комиссией подтверждена непригодность указанных бланков, вследствие чего было принято решение об их уничтожении.

Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова

Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткина М. О. Агаткина

Требования к оформлению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них такие же, как и приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр. 44). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

В дальнейшем лица, ответственные за хранение трудовых книжек и вкладышей в них, обязаны регулярно проверять наличие состоящих на хранении документов. При обнаружении недостачи трудовых книжек и вкладышей в них (бланков) лица, ответственные за их хранение, обязаны немедленно заявить об этом и принять меры к розыску недостающих документов.

При смене лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (например, при увольнении), трудовые книжки принимаются новым работником по акту приема-передачи. Кроме этого, необходимо проверить наличие книги учета движения трудовых книжек и записи в ней.

Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки — в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.

Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

Примечание. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п. 43 Правил). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Приказ N 558). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

К сведению. Приказом N 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее — пять лет.

Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.

В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ.

Согласно изменениям с 01.01.2015 работник сможет обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче трудовой книжки в целях обязательного социального страхования. Выдать трудовую книжку будет необходимо в течение трех рабочих дней со дня подачи такого заявления работником. Вернуть же трудовую книжку работнику придется не позднее трех рабочих дней со дня получения ее в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование.

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ. По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

— на должностных лиц — в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

— на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

— на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Причем нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27).

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Работница Х. обратилась в суд с иском к ООО «С.» с требованиями обязать ответчика выдать трудовую книжку и взыскать заработную плату за время задержки выдачи трудовой книжки. Свои требования мотивировала следующим. Она с 01.02.2011 по 30.03.2011 работала у ответчика в должности директора. 30.03.2011 в последний день работы ей в нарушение требований Трудового кодекса не была выдана трудовая книжка. Несмотря на неоднократные письменные и устные обращения, трудовая книжка ей не выдана до настоящего времени.

Из пояснений Х. следует, что при приеме на работу она передала свою трудовую книжку учредителю ООО «С.» Д.; оформлением трудовых книжек занимался главный бухгалтер; ее трудовая книжка в период ее работы хранилась в помещении офиса организации, однако при увольнении ей выдана не была. На ее просьбы о выдаче трудовой книжки работодатель ответил отказом. Доводы истицы подтверждаются показаниями свидетеля Б.

Суд первой инстанции сделал вывод о том, что Х. в силу своего должностного положения должна была сама организовать работу по ведению книги учета трудовых книжек, оформлению трудовых книжек, но не сделала этого, значит, она не передавала в организацию свою трудовую книжку.

Однако данный вывод, по мнению судебной коллегии апелляционной инстанции, является незаконным и необоснованным. Доказательств того, что в установленном законом порядке на истицу были возложены обязанности по ведению кадрового учета, в том числе ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, ответчик суду не представил.

По законодательству ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек возлагается на работодателя, которым является не истица, а ООО «С.». То обстоятельство, что в книгу учета трудовых книжек не была внесена запись о предоставлении Х. трудовой книжки, основанием для освобождения работодателя от выдачи ей трудовой книжки не является, так как в данном случае имеет место неисполнение работодателем своих обязанностей по приему на хранение трудовой книжки при принятии Х. на работу.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу N 33-9186).

* * *

Трудовая книжка — это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности — именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка - бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете , утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2009, N 11

Ведение трудовых книжек во всех учреждениях и предприятиях обязательно. Статьей 66 ТК РФ определено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Порядок ее ведения достаточно полно регламентирован Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Постановление N 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее - Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Постановление N 69). Вместе с тем на практике возникают вопросы, не получившие прямого ответа в законодательных актах. Рассмотрим некоторые из них.

Кто отвечает за ведение трудовых книжек?

Согласно п. 45 Правил ответственным за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них (далее - работа по ведению трудовых книжек) является работодатель. Ответственность непосредственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Из этого следует вывод, что, если работодатель не издал приказ о назначении лица, ответственного за указанную работу, или не зафиксировал такую обязанность в трудовом договоре с работником, исполнение данных обязанностей остается за работодателем.

Напомним несколько важных моментов относительно установления трудовых обязанностей работников: если при заключении трудового договора не было достигнуто соглашение относительно отдельных трудовых обязанностей, в дальнейшем это возможно сделать лишь с письменного согласия работника путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору и установления совмещения или заключения отдельного трудового договора и установления совместительства. Те же правила применяются, когда работник, ответственный за ведение трудовых книжек, длительное время отсутствует (болезнь, командировка, отпуск).

Одним из наиболее часто возникающих является вопрос о том, может ли работник отдела кадров выдать трудовую книжку ее владельцу для представления, например, в Пенсионный фонд и кто несет ответственность в случае ее утери. В Письме Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0 было разъяснено, что ответственность за сохранность трудовой книжки работника в любом случае несет специально уполномоченное лицо. И даже наличие расписки работника о том, что он обязуется вернуть трудовую книжку в отдел кадров по миновании надобности, не снимает указанной ответственности с кадровика. Поэтому сотрудникам кадровых служб рекомендуем представлять документы работника в Пенсионный фонд самостоятельно или, если трудовая книжка требуется работнику по иным причинам, делать ее нотариально заверенную копию.

Ответственность работника и работодателя различна. Если работник, ответственный за ведение трудовых книжек, не исполняет или ненадлежаще исполняет свои обязанности, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности в порядке ст. ст. 192 - 193 ТК РФ. Если же нарушения законодательства о труде были выявлены при проведении проверки контролирующими органами, составляется протокол об административном правонарушении и к ответственности привлекается работодатель по ст. 5.27 КоАП РФ как должностное или юридическое лицо. В первом случае нарушение влечет наложение административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб., во втором - от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Однако не во всех случаях нарушения норм ведения трудовых книжек уполномоченное работодателем лицо будет нести дисциплинарную ответственность. Обратим внимание на формулировку п. 35 Правил: при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Однако тем же пунктом установлено, что работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Аналогично из указанного выше п. 45 Правил следует, что если работодатель не организовал работу по ведению трудовых книжек, то работника, ответственного за данную работу, нельзя привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.

Учет трудовых книжек

Согласно п. п. 41, 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются в приходно-расходной книге (форма установлена в Приложении 2 к Постановлению N 69), которая ведется в бухгалтерии, хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца это лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

В кадровой службе или ином подразделении организации, оформляющем прием и увольнение работников, обязательно ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма установлена в Приложении 3 к Постановлению N 69), в которой регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Обе названные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил): сургучная печать проставляется на часть листа бумаги, при этом она должна захватывать концы шнура и обложку журнала, а пломба ставится лишь на концы шнура. В настоящее время требование о скреплении сургучной печатью или опломбировании соблюдается редко. Чаще всего книги опечатываются печатью организации, и контролирующие органы обращают на это внимание работодателей, но, как правило, не применяют взыскания, если выполнены остальные требования к ведению кадрового делопроизводства (и трудовых книжек в частности).

Если бланк трудовой книжки испорчен

В соответствии с п. 42 Правил испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Данное правило применимо и к случаям, когда произошла массовая порча трудовых книжек. Приведем пример указанного акта.

МОУ "Средняя общеобразовательная школа N 12"

Утверждаю

Директор

Петрова Галина Анатольевна

Акт N 2

об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссией в составе Павликова В.А., Тихоновой Р.И., Шмелевой А.Г. составлен настоящий акт о том, что за период с 01.10.2009 по 30.10.2009 при оформлении оказались испорчены 2 (два) бланка трудовой книжки и 1 один бланк вкладыша в трудовую книжку, в том числе:

Бланки трудовой книжки:

серия ТК N 5646511;
серия ТК N 5646512.

Бланк вкладыша в трудовую книжку - серия ВТ N 7897433.

Книжки не пригодны для использования по назначению и подлежат уничтожению путем сожжения.

Начальник отдела кадров Павликов /В.А. Павликов/
Главный бухгалтер Тихонова /Р.И. Тихонова/
Секретарь Шмелева /А.Г. Шмелева/

Можно к акту приложить вырезанные номера испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, что в дальнейшем подтвердит их уничтожение.

Трудовая книжка при приеме на работу

Если работник принимается на работу и уже имеет трудовую книжку, лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, остается лишь внести в нее необходимые записи. Согласно ч. 3 ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у этого работодателя является для работника основной. Буквальное толкование данной нормы позволяет не вносить в трудовую книжку работника, проработавшего менее пяти дней, запись о приеме на работу. Однако это не означает, что с работником можно не заключать трудовой договор, поскольку согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор, не оформленный в письменной форме, подлежит оформлению не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.

Если же работник впервые поступает на работу, согласно п. 8 Правил оформление трудовой книжки осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. У кадровиков часто возникает вопрос: кто должен покупать трудовые книжки - работник или работодатель? В соответствии с п. п. 44 и 47 Правил это должен делать работодатель, а именно он обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. Данное положение законодательства Определением ВС РФ от 06.09.2007 N КАС07-416 было признано не противоречащим нормам ТК РФ.

Если же имели место массовая утрата работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций, неправильное первичное заполнение трудовой книжки или вкладыша в нее или их порча не по вине работника, стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. п. 34, 48 Правил).

Вкладыш в трудовую книжку выдается, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Согласно п. 38 Правил вкладыш должен вшиваться в трудовую книжку и без нее недействителен. При этом в трудовой книжке (как правило, на странице с личными данными сотрудника) ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" (а в случае отсутствия его делается аналогичная запись) и указываются серия и номер вкладыша (п. 39 Правил).

Иногда у кадровиков возникает другой вопрос: нужно ли вновь поступившему на работу гражданину заводить трудовую книжку нового образца (введен в действие с 01.01.2004), если у него имеется книжка старого образца? Пунктом 2 Постановления N 225, которым были введены в действие новые трудовые книжки, установлено, что имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат. Поэтому если работник был принят на работу в промежуток времени с 01.01.1975 (дата, когда было введено в действие Постановление Совмина СССР и ВЦСПС от 06.09.1973 N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих") до 01.01.2004, записи необходимо производить в прежней трудовой книжке, но по правилам, установленным Постановлениями N 225 и N 69. Когда же один из разделов трудовой книжки образца 1973 г. будет полностью заполнен, работнику выдается вкладыш в трудовую книжку образца 2004 г. Если же работник поступает на работу впервые после 01.01.2004 и при этом предъявляет для заполнения трудовую книжку образца 1973 г., такой документ считается недействительным, и работнику необходимо выдать книжку нового образца.

Бывают случаи, когда кадровики отказываются принимать трудовые книжки по причине отсутствия на титульном листе печати организации, выдавшей трудовую книжку, либо в связи с неточностью или некорректностью отдельных записей. Считаем, что такой отказ неправомерен, поскольку ответственность за неправильное оформление трудовой книжки несет работодатель, а не работник. Но вместе с тем данная неточность не может быть устранена новым работодателем, поскольку п. 2.2 Инструкции установлено, что первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Работникам во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд рекомендуем обратиться по первому месту работы для проставления печати на титульном листе, если организация еще существует, или получить в архиве документ о ликвидации данной организации.

На работу принят совместитель

Статьей 65 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства. Пунктом 20 Правил установлено, что по желанию работника сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству, - копии приказа о работе по совместительству, заверенной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица и печатью. Порядок внесения записи установлен п. 3.1 Инструкции:

в графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи;
в графе 2 - дата приема на работу в качестве совместителя;
в графе 3 - запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
в графе 4 - наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

Отметим особенность оформления записи о работе по совместительству: поскольку запись по основному месту работы вносится на основании документов сторонней организации, в графе 4 делается ссылка на документ с указанием наименования организации. Например : "Приказ МДОУ "Детский сад N 1" от 15.10.2009 N 16".

До настоящего времени так и не разрешен в законодательстве вопрос о том, как поступать кадровику, если работник с основного места был уволен, но продолжает работать по совместительству, а запись о работе по совместительству была внесена в трудовую книжку. Возможны два варианта действий, не противоречащие законодательству:

Увольнение работника с работы по совместительству и заключение с той же организацией трудового договора как с основным работодателем. При этом работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск или удерживаются суммы за отпуск, предоставленный авансом. Заключение же нового трудового договора влечет возможность установления работодателем испытательного срока и необходимость вновь включить отпуск работника в график отпусков, но согласно ст. 122 ТК РФ отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя, что в рассматриваемой ситуации можно трактовать как нарушение прав работника.
Заключение дополнительного соглашения о том, что с определенной даты работа по совместительству считается основной работой. Соответственно, издание кадрового приказа с такой же формулировкой и внесение в трудовую книжку записи "Работу в (наименование организации) считать основной с (дата)".

В случае, когда работник уволился из организации, где работал по основному месту работы, записи в трудовые книжки вносятся по последнему месту работы, где работник продолжает работать по совместительству.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается работнику в следующих случаях (п. 33 Правил):

если в трудовой книжке имеются записи об увольнении или переводе на другую работу, признанные недействительными;
если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

Тогда работник должен подать письменное заявление с просьбой оформить дубликат трудовой книжки.

Кроме того, если работник по своей вине утерял трудовую книжку, он обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи соответствующего заявления (п. 31 Правил).

Решение о выдаче дубликата трудовой книжки оформляется резолюцией руководителя, проставленной на заявлении работника. О выдаче дубликата делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них: в графе, содержащей сведения о прежней трудовой книжке, указывается, что выдан дубликат, и его номер работник должен заверить это своей подписью, а далее в отдельной графе в общем порядке регистрируется выданный дубликат.

Порядок заполнения дубликата трудовой книжки установлен в разд. 7 Инструкции:

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется по общим правилам, установленным в разд. 2 Инструкции. При этом вносятся сведения, актуальные на момент заполнения дубликата трудовой книжки (новая фамилия, если имело место ее изменение, полученное образование). В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись "Дубликат", а на титульном листе прежней трудовой книжки пишется "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера (п. 1.2 Инструкции).
Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то в графу 3 (раздел "Сведения о работе") дубликата трудовой книжки прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке:

в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Сведения о переводах на другую постоянную работу внутри одной организации также указываются в дубликате, если подтверждены представленными документами;
далее в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Если документы не содержат полностью указанных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения;
после этого в графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Кроме того, п. 32 Правил установлено, что в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Все записи, произведенные в дубликате трудовой книжки, заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации. Такой вывод следует из анализа положений Постановлений N 225 и N 69.

Инструкцией установлена обязанность работодателя оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю. С представленных документов, подтверждающих стаж работы, снимаются копии, заверяются работодателем или кадровой службой и возвращаются владельцу. Также ему возвращается прежняя трудовая книжка, если она имеется в наличии.

Собирать документы с предыдущих мест работы нет необходимости, если дубликат трудовой книжки выдается в связи с тем, что сделанная в трудовой книжке запись об увольнении или переводе на другую работу признана недействительной. В этом случае работник кадровой службы просто переносит в дубликат все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной (п. 33 Правил). Считаем, аналогично можно поступить в случае, когда трудовая книжка была, например, порвана или испачкана, но все записи полностью доступны для прочтения.

Учитывая сложность процедуры сбора документов с предыдущих мест работы, рекомендуем работникам кадровых служб при приеме работников на работу снимать с трудовых книжек копии и заверять подписью лица, ответственного за их ведение, а также печатью организации. После увольнения работника необходимо также снять копию листа трудовой книжки с записью о расторжении трудового договора и подписью работника, ознакомленного с данной записью. Хотя это и не предписано законом, такая процедура позволит в дальнейшем избежать необходимости представления документов с предыдущих мест работы, если потребуется оформить дубликат трудовой книжки.

Получение трудовой книжки при увольнении

Выше было указано, что работодатель несет административную ответственность за невыдачу работнику в день увольнения (последний день работы) трудовой книжки с внесенной в нее записью об увольнении. Кроме того, невыдача трудовой книжки в день увольнения, а равно внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника, может повлечь за собой возмещение работнику материального ущерба, вызванного невозможностью трудоустроиться (ст. 234 ТК РФ). А именно работнику возмещается не полученный им за все время задержки заработок, который согласно п. 62 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации" рассчитывается исходя из среднего заработка по правилам, установленным в Положении об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

Днем увольнения в случае задержки выдачи трудовой книжки будет признан день, когда работнику выдана трудовая книжка. Согласно п. 35 Правил о новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

Кадровику следует помнить, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил). Если в день прекращения трудового договора невозможно выдать работнику трудовую книжку либо работник отказывается ее получить, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

В любом случае, если трудовая книжка или ее дубликат не были получены работником при увольнении или ближайшими родственниками в случае смерти работника, такие документы хранятся у работодателя до востребования (п. 43 Правил). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, установлены следующие сроки хранения документов:

трудовые книжки, которые не были востребованы, - не менее 50 лет (п. 342);
документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним - 3 года (п. 351);
книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним - 50 лет (п. 358).

По истечении указанных сроков хранения документов они подлежат уничтожению в установленном законом порядке.

Если же работник, своевременно не получивший трудовую книжку, обратился к работодателю за ней, необходимо истребовать с работника соответствующее письменное заявление и выдать трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Е.Л.Новицкая

Эксперт журнала

"Отдел кадров

бюджетного учреждения"

Л. В. Куревина

Эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу – Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» , которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила ).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках» .

Обратите внимание

В силу ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ ), на него оформляется новая трудовая книжка.

– массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п.34 Правил );

– порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п.38 Правил ).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во‑вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

(ООО «Аметист»)

Приказ

13.08.2014 № 25

г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку,

ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек

и вкладышей в них

ПРИКАЗЫВАЮ:

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

13.08.2014

Специалист отдела кадров Жемчугова Т. Б. Жемчугова

13.08.2014

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Для учета бланков трудовых книжек и вкладышей в силу п. 40 Правил в организации должна вестись приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, форма которой утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее – Постановление № 69 ). Эта книга ведется бухгалтерией организации и в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, а также скреплена сургучной печатью или опломбирована.

Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта. Приведем образец такого акта на стр. .

Учет и хранение трудовых книжек

Учет трудовых книжек ведется в другой книге, форма которой также утверждена Постановлением № 69 , – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Эта книга учета ведется кадровой службой или другим подразделением организации, в котором оформляются прием и увольнение персонала. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

УТВЕРЖДАЮ

Директор

Алмазов /С. В. Алмазов/

15.08.2014

АКТ № 15/08

Об уничтожении испорченных бланков

трудовых книжек и вкладышей в них

Комиссия в составе:

– председателя комиссии Бирюзовой В. М. – начальника отдела кадров;

– членов комиссии Жемчуговой Т. Б. – специалиста отдела кадров, Агаткиной М. О. – бухгалтера, –

составила настоящий акт о том, что 15.08.2014 были уничтожены (измельчены с помощью шредера) следующие испорченные в результате неправильного заполнения бланки:

– трудовой книжки – 1 (один) бланк (серия ТК-III № 457812);

– вкладыша в трудовую книжку – 1 (один) бланк (серия ВТ № 784556).

Председатель комиссии Бирюзова В. М. Бирюзова

Члены комиссии Жемчугова Т. Б. Жемчугова

Агаткина М. О. Агаткина

При трудоустройстве работника и внесении записи в его трудовую книжку лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, регистрирует ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и помещает на хранение (пример такой записи см. на стр.). Хранятся трудовые книжки в приспособленных для этого помещениях, в закрывающихся на ключ сейфах, металлических шкафах или отдельных запирающихся ящиках рабочих столов.

2014

Иванова Ольга

Ивановна

ТК № 1583567

Бухгалтер

ООО «Аметист»,

бухгалтерия

18.09.2014, № 18-п

Жемчугова

175

–

Трудовым кодексом предусмотрен единственный случай выдачи работнику трудовой книжки – в случае увольнения, с внесенной в нее записью об увольнении.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Невостребованные трудовые книжки хранятся у работодателя до момента их получения работником или (в случае смерти работника) его родственником (п.43 Правил ). Если они так и не будут получены, работодатель обязан хранить их 75 лет ( ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Приказ № 558 ). Такой же срок хранения установлен для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

К сведению

Приказом № 558 установлены сроки хранения и для других документов, связанных с учетом трудовых книжек. Так, документы об учете трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты, сведения) хранятся в организации три года, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее – пять лет.

Поскольку лицо, осуществляющее хранение трудовых книжек, несет за это ответственность, на руки работникам в течение их трудовой деятельности трудовые книжки не выдаются. В исключительных случаях, в частности, для предоставления трудовой книжки в ПФР, на свой страх и риск кадровики могут их выдать. В Письме Роструда от 18.03.2008 № 656‑6‑0 по этому поводу говорится, что если уполномоченное лицо выдаст работнику под расписку трудовую книжку на короткий срок, а тот ее потеряет, то ответственность за утерю все же будет нести указанное должностное лицо.

В большинстве случаев работникам выдаются заверенные копии или выписки. В силу ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления выдать копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Однако с 01.01.2015 вступит в действие Федеральный закон от 21.07.2014 № 216‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии», которым внесены в том числе изменения в ст. 62 ТК РФ .

Ответственность

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность по законодательству РФ (п. 45 Правил ), в частности ст. 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ . По этой же статье возможно привлечение к ответственности за отсутствие приходно-расходной книги и по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно ст. 5.27 нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

– на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Кроме этого, ст. 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц – от 300 до 500 руб.

Согласно все тому же п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Если в организации не был издан приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек, к ответственности будет привлечен работодатель. Обратите внимание, что под словом «работодатель» имеется в виду не руководитель, а юридическое лицо.

В подтверждение приведем решение суда.

Поскольку трудовая книжка Х. была получена работодателем при приеме на работу и именно работодатель допустил нарушения в ведении кадрового учета, то он обязан выдать истице ее трудовую книжку (Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 20.09.2012 по делу № 33‑9186 ).

* * *

Трудовая книжка – это очень важный для работника документ, и поскольку законодательством установлена обязанность конкретно работодателя организовывать учет и хранение трудовых книжек, относиться к этому следует очень ответственно. И если большинство судебных споров связано с нарушением работодателем порядка выдачи или заполнения трудовых книжек, то привлечение к административной ответственности – именно с порядком назначения ответственного лица, приобретением, учетом и хранением трудовых книжек и вкладышей к ним.

Просмотров