Отменена командировка сроки возврата выданных командировочных. Как учесть расходы по несостоявшейся командировке? Основания для издания

Командирование сотрудника в служебную поездку сопровождается оформлением соответствующей документации. Предписанный ею порядок действий и временные рамки должны соблюдаться. Однако нередко возникают ситуации, когда по определенным обстоятельствам необходимо перенести поездку или отменить ее вовсе. Возникает актуальный вопрос, как это делается правильно и какие образцы документации оформляются в данном случае.

Примеры приказов об отмене служебной командировки и их составление

Отмена командировки и возмещение стоимости билетов

Чтобы правильно отменить командирование, необходимо учитывать срок возврата денег. Законодательство определяет данный период в три дня. За это время сотрудник должен либо отбыть по назначению, либо вернуть выданные средства.

Нередко возникает ситуация, когда часть средств уже была потрачена. Приобретение билетов, бронирование жилья или транспорта, иные предварительные расходы - все это необходимо учитывать. Когда поездка отменяется, следуют растраты и штрафы за возврат.

Законодательство указывает, что все понесенные убытки должны быть возмещены сотруднику. Для этого он должен вместе с остатком средств представить в бухгалтерию квитанции о понесенных расходах.

Образец заполнения приказа об отмене командировки

Документ не имеет официально определенной формы, однако при его составлении необходимо учитывать определенные аспекты:

• должно быть указано наименование организации, полное имя ее руководителя;
• проставляется порядковый номер и указывается форма акта;
• прописываются реквизиты норматива, по которому сотрудник направлялся в служебную поездку;
• приводится информация по командируемому - полное имя и занимаемая должность;
• необходимо указать на основание - служебную записку, а также причину, по которой назначение следует отменить;
• составляется порядок действий для возврата и возмещения средств;
• в конце проставляются подписи и расшифровки всех лиц, которые должны быть ознакомлены с данным актом.

К приказу необходимо приложить сопутствующие документы - служебную записку, квитанции о понесенных расходах.

Нередко работодатель отправляет своих сотрудников в служебные поездки в другую местность. Это необходимо для расширения бизнеса и налаживания партнёрских отношений.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но может случиться и так, что командировку нужно отменить. Как это оформить правильно?

Что говорит закон?

Все кадровые вопросы решаются только через приказы и распоряжения руководителя.

Все бланки приказов имеют унифицированную форму и утверждены Госкомстатом Российской Федерации Постановление № 1 от 05. 01. 2004 года.

Нормативная база

В ст. 166 ТК РФ раскрыто понятие служебной командировки – это поездка сотрудника по распоряжению работодателя в другую местность для выполнения своих непосредственных трудовых обязанностей.

Под другой местностью следует понимать местность вне пределов муниципального образования, где трудится этот сотрудник.

Сотрудник может быть направлен только по . Следовательно, и также оформляется приказом руководителя.

Когда нужен?

Приказ для отмены командировки необходим тогда, когда выпущен приказ об отправлении данного сотрудника в служебную поездку.

Работнику уже выплатили командировочную сумму средств. Теперь он должен её вернуть.

Оформляем приказ об отмене командировки

Распоряжение работодателя обязательно должно быть оформлено в виде приказа. Это касается и решения об отмене командировки конкретного сотрудника.

Но командировка может быть отменена не только по инициативе работодателя, но и по другим причинам.

Основания для издания

Причин для отмены командировки может быть несколько. Её могут отменить по инициативе работодателя, так и по инициативе работника.

Основания для отмены могут быть следующие:

• Необходимость в служебной поездке отпала по некоторым причинам, которые не зависят от работника.
• Болезнь командированного сотрудника.
• Другие причины.

Требования к документу

Документ составляется на фирменном бланке предприятия или же на обычном листе, но с указанием необходимой информации.

Приказ об отмене командировки должен содержать в себе следующие пункты:

• информация о работодателе;
• название документа;
• его порядковый номер, дата и место издания;
• основание для издания приказа;
• должность руководителя от предприятия;
• его подпись и расшифровка;
• подпись сотрудника — означает, что сотрудник ознакомился с документом.

Пункты и их описания

Каждый пункт содержит в себе определённую информацию:

• Информация о работодателе: в самом верху в центре указываетсяего полное и сокращенное фирменное наименование. Здесь нужно указать именно так, как указано в учредительных документах.
• Название документа. В данном случае, это «Приказ». Это слово указывается в середине листа, сразу же после наименования работодателя.
• Реквизиты документа: номер документа по порядку, дата составления приказа, а также место, где он был составлен.
• Основания для издания. В данном случае это «Отмена командировки конкретного сотрудника (ФИО)». Далее следует указать причины, по которым командировка отменяется.
• Также здесь нужно указать: структурное подразделение, в котором работает сотрудник, которого ранее собирались отправить в служебную поездку; ФИО сотрудника; город или название муниципального образования, куда он был командирован; реквизиты приказа, по которому была назначена командировка; ФИО и должность сотрудника, который назначается ответственным за исполнение данного приказа; основание (то есть документ), по которому командировка отменяется.

В самом конце документа нужно указать должность руководителя предприятия, его подпись и обязательно расшифровку.

Нужно ли вносить пункт о возврате подотчетных сумм?

Командированному выдают определённую сумму денежных средств для осуществления необходимых расходов в служебной поездке. Так как командировка отменяется, то средства необходимо вернуть в кассу предприятия.

В п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 сказано, что сотрудник, получивший под отчёт денежные средства, должен их вернуть в позднее 3-ёх дней после окончания командировки.

Но так как поездка не состоялась, то целесообразнее оговорить срок возврата в приказе об отмене командировки.

Но может возникнуть 2 ситуации:

• Сотрудник не потратил ни копейки из подотчётных средств. Тогда он просто сдаёт всю сумму в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру. В нём будет указано основание возврата «приказ №….от ….. об отмене командировки».
• Часть выданных подотчётных средств была потрачена, но купленное оборудование может быть использовано в деятельности предприятия в дальнейшем. Тогда сотрудник заполняет авансовый отчёт, сдаёт оставшиеся день и предъявляет чеки.

Образец составления:

Какими документами сопровождается?

Основание для издания приказа является служебная записка руководителя структурного подразделения, из которого сотрудник направлялся в поездку.

В записке должна быть указана причина, по которой командировку следует отменить.

Кем подписывается?

Как и любой другой приказ, этот документ подписывается руководителем от работодателя или другим сотрудником, который уполномочен подписывать такие документы.

Руководителем предприятия может быть один из учредителей или же наёмный сотрудник. Он имеет право действовать без доверенности от имени фирмы, а также подписывать все необходимые документы, включая приказы.

Но руководитель может уйти в или заболеть. Тогда назначается временно исполняющий его обязанности, который в отсутствие руководителя имеет право подписывать приказы.

Ознакомление работника

Сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с приказом. Это касается не только распоряжения относительно отмены командировки, но и любого другого распоряжения руководителя относительно личного состава работников.

Работник должен поставить свою подпись на приказе. Это говорит о том, что он его прочитал и ознакомился.

Каждое действие в рамках трудового процесса должно быть регламентировано соответствующими актами. Служебная поездка в другую местность также регулируется отдельными документами. И если приказ о направлении в командировку уже был издан, то поездка должна состояться. Если же она по определенным причинам не может быть осуществлена, то должен быть издан акт об ее отмене. Правила его оформления и образцы являются достаточно актуальным вопросом. Это обусловлено тем, что данный документ должен учитывать определенные нюансы и соответствующий порядок действий.

Основания для отмены командировки

При составлении приказа для отмены командировки необходимо обратить внимание на основания для таких действий. Именно они в подотчетности играют ключевую роль. В данном вопросе можно выделить следующие причины:

• служебная поездка перестает быть востребованной;
• командированный не может выехать по причине болезни или личным обстоятельствам;
• наличие не зависящих от сторон чрезвычайных обстоятельств.

В оформлении образца такого документа именно основание является неотъемлемой его частью. По собственной инициативе работодатель не может отзывать сотрудника из служебной поездки. И если работник подписал соответствующий документ о своем назначении, то он также не может безосновательно отказаться от предписанных действий.

Причины отмены командировки

Причины отмены командировки должны быть зафиксированы в приказе наряду с указанием о том, какой акт подлежит отмене. В отдельном порядке следует разобрать наиболее основные из оснований.

Приказ об отмене командировки в связи с болезнью осуществляется чаще до самой поездки. Однако нередки случаи, когда заболевание происходит уже в командировочный период. В этом случае решение остается за работником. Он может быть отозван, если болезнь делает его фактически недееспособным и поставленные задачи не могут быть решены. Или же через письменное уведомление сотрудник может согласиться выполнять свое поручение и далее. В этом случае может потребоваться продление командировочного периода.

Личные обстоятельства регламентируются обычно внутренними нормативами по организации. Трудовой кодекс никак не указывает на то, какие случаи в личной жизни сотрудников могут являться достаточной причиной для отзыва направления в служебную поездку. Поэтому в большинстве случаев они остаются на усмотрении работодателя.

Непредвиденные обстоятельства могут включать в себя различные ситуации, которые прямо или косвенно могут помешать выполнению поставленных целей. К примеру работа предполагалась на открытой местности, но из-за погодных условий не может быть осуществлена.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка является составной частью процесса оформления соответствующего постановления. Сам по себе данный документ носит информативный характер уведомления. Составляется он в зависимости от назначения - это может быть и связь между отделами, и определенная информация для руководителя.

Соответственно именно на ее основании и выносится постановление. При составлении приказа руководитель ссылается на служебную записку и прилагает полученную информацию.

Составляется данный образец в произвольной форме. Следует указать, кому он направляется. В основном тексте указывается цель поездки, ее сроки. Вместе с этим указывается причина, по которой данное назначение не может быть осуществлено.

Оформление приказа об отмене командировки

Приказ об отмене командировки не имеет строго определенного образца. Подразумевается, что он составляется в произвольной форме, но с сохранением структуры официального акта. В документ при этом должны быть внесены следующие аспекты:

• указание на руководителя и компанию, полное имя и наименование организации;
• далее указывается форма постановления, она же - его название, в данном случае это приказ;
• необходимо при этом проставить порядковый номер акта согласно имеющейся в организации системе нумерации;
• указывается необходимость командировки, дается ссылка на номер соответствующего приказа, кратко приводятся данные по сотруднику, его должности и отделу;
• обязательно указываются основания для издания постановления, те причины, по которым служебная поездка не может быть осуществлена;
• проставляется подпись руководителя с расшифровкой, после чего следует подпись сотрудника.

Часто возникает вопрос о включении в документ финансовых вопросов. Данное положение остается на усмотрении руководителя. В любом случае выданные для поездки средства должны быть возвращены в полном объеме, исключая издержки на уже понесенные затраты.

Приказ об отмене командировки образца 2018 года

При составлении приказа об отмене командировки можно также учитывать наличие прилагаемых документов. Это может быть служебная записка, на основании которой издается приказ, или к примеру копия больничного листа, если приведена соответствующая причина.

На 2018 год не имеется отдельного образца, который отличался бы от приказов за предыдущие годы. Документ составляется по стандартной схеме, его содержание должно быть понятно и грамотно сформулировано. Это необходимо для того, чтобы в случае проверки можно было быстро найти нужные документы и представить всю информацию целиком.

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке?

Директор компании должен был лететь в командировку, но в последний момент все отменилось. Билеты были выкуплены заранее и они невозвратные. Как обосновать расходы на билеты?

Вопрос: Подскажите как провести в бухгалтерском и налоговом учете и какие документы оформить (образцы). Генеральный директор должен был полететь одним днем в другой город на конференцию, были заказаны билеты через агента по безналу. Агент билеты выкупил они с НДС. Прислал их нам по электронке (как обычно) по договору мы можем оплатить их агенту в течении 5-банковских дней. Данная операция была проведена в пятницу 20.10.17(вылет назначен был в понедельник 23.10.17г.) в понедельник утром директор никуда не улетел по причине того что он просто забыл про них что в данной ситуации можно сделать? Директор предложил вычесть стоимость данных билетов из зарплаты секретаря так как она не напомнила ему вовремя. Может есть другие варианты (билеты не возвратные) агенту мы не заявили до отлета что командировка отменяется как поступить в бухгалтерии, оплаты с нашей стороны агенту еще не было? Может попросить их переоформить на физ.лицо оплату? Если секретарь согласится со своей виной?Или если нет то как все это оформить (агент точно ни в чем не виноват)?

Ответ: В данном случае у организации три варианта решения ситуации:
1. Обосновать отмену поездки директора организации в командировку уважительными семейными обстоятельствами с включением в составе расходов невозвратных билетов и без принятия НДС к вычету (при таком варианте возможны споры с проверяющими о причинах отмены командировки, ее обоснованием)

2. Взыскать с секретаря стоимость невозвратных билетов, где:
- сумма возмещения ущерба будет отнесена в составе внереализационных доходов;

Стоимость билетов будет включена в составе внереализационных расходов как сумма, связанная с получением дохода по возмещению ущерба;
3. Не предпринимать каких-либо мер и списать стоимость невозвратных билетов за счет текущей прибыли организации на основании решения руководителя.

Вариант с переоформлением билетов на секретаря не совсем верный, ведь билеты оформлены на конкретное лицо. И, вероятно, данные по невозвратным билетам уже не изменить.

Итак, информация о том, какими документами можно обосновать отмену командировки и возможность признания расходов по ней представлена в файле ответа. Там указаны примерные формы приказа и служебной записки, которую может оформить руководитель.

В ответе необходимо обратить внимание на второй предложенный вариант, поскольку по нему необходимо оформлять ряд документов о взыскании материального ущерба.

Материальный ущерб - это убыток, нанесенный имущественному или финансовому состоянию организации третьими лицами (сотрудником, контрагентом и т. д.).

Для подтверждения суммы материального ущерба в организации можно создать специальную комиссию (ст. 247 ТК РФ). Ее состав утверждает руководитель организации.

Если сумму материального ущерба можно установить на основании документов, полученных от контрагентов, комиссию можно не создавать. В Вашем случае сумма определяется по документам, полученным от агента.

После определения суммы ущерба возьмите с секретаря письменные объяснения о причинах, по которым он возник. Если сотрудник отказывается это сделать, то составьте акт. Такой порядок установлен частью 2 статьи 247 Трудового кодекса РФ.

Для взыскания суммы ущерба с виновного сотрудника руководитель организации должен издать приказ об удержании.

Учет выплаченных агенту сумму и сумму возмещения обоснован в информации файла ответа и выводе выше.

Обоснование

Пять ошибок при отмене командировки, из-за которых налоговики снимут расходы

Можно ли аннулировать приказ о командировке

Нужно ли подтверждать причину отмены поездки

Как учесть расходы по несостоявшейся командировке

Запланированная командировка может сорваться по разным причинам. К примеру, из-за отмены авиарейса, болезни работника, если контрагент перенес или отменил встречу либо поездка потеряла свою актуальность.

Как нам подтвердили в Минфине, при расчете налога на прибыль компания вправе учесть расходы по несостоявшейся командировке. Главное, подтвердить отмену поездки. Но как это сделать, нигде четко не сказано. Есть пять ошибок, которые могут помешать учесть расходы.

Компания не оформила приказ об отмене командировки

При отмене или переносе командировки оформите это решение приказом руководителя. Ознакомьте с приказом под роспись всех работников, которых организация планировала отправить в служебную поездку. Образец приказа мы привели ниже (см. образец 1).

Образец 1. Приказ об отмене командировки

К приказу приложите документ, который подтвердит причину отмены командировки. Например, письмо контрагента о переносе переговоров или распечатку сообщения из электронной почты. Если командировка сорвалась из-за болезни работника, приложите к приказу копию больничного листа. Если авиакомпания отменила рейс, заручитесь ее справкой или письмом об этом.

Другая ситуация — сотрудник по семейным обстоятельствам вынужден отказаться от командировки или вернулся из поездки раньше. Например, из-за болезни близкого родственника. Тогда попросите, чтобы он написал объяснительную записку. Образец мы привели ниже (см. образец 2). Объяснительную записку с резолюцией директора приложите к приказу об отмене командировки.

Образец 2. Объяснительная записка работника

Компания отразила расходы по отмененной поездке как командировочные

При отмене командировки в последний момент у работника обычно уже есть билеты, забронирована или оплачена гостиница. Расходы по несостоявшейся поездке организация вправе учесть при расчете налога на прибыль. Подтверждают это письма Минфина России от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616 . Они по-прежнему актуальны.

По состоявшейся поездке компания признала бы расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если поездка сорвалась, расходы нельзя включать в командировочные. Это нам подтвердили в Минфине России (подробнее см. во врезке ниже). Компания вправе учесть эти затраты либо как прочие, либо как внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Оба перечня расходов открыты, выбор за организацией. Выбранный вариант закрепите в учетной политике.

Официальное мнение

Как обосновать расходы по отмененной командировке

Олег Хороший, государственный советник РФ 3-го класса: «Расходы на несостоявшуюся служебную поездку компания не вправе учитывать как командировочные. Ведь в итоге командировки не было. Эти расходы организация отражает в налоговом учете как прочие или внереализационные (подп. 49 п. 1 ст. 264 или подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ). Речь идет о той части стоимости билета, которую перевозчик удержал при возврате билета, а также о штрафах или сборах за возврат или переоформление билета на другую дату. Суточные в расходах не учитываются, так как работники никуда не ездили.

Чтобы признать расходы, отмену служебной командировки нужно обосновать. Например, письмом организаторов выставки о ее переносе»

Впрочем, некоторые суды разрешают учесть расходы по отмененной поездке как командировочные (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.07.09 № А21-6746/2008). Но чтобы не спорить с налоговиками, безопаснее отражать затраты как прочие или внереализационные.

Расходы на несостоявшуюся командировку признайте в налоговом учете на дату, когда выполните два условия (подп. и п. 7 ст. 272 НК РФ):

— есть приказ директора об отмене командировки;
— работник сдал авансовый отчет по несостоявшейся поездке, а директор его утвердил.

Компания признала расходы по сорвавшейся поездке без учета возвращенных сумм

При отмене командировки у компании обычно есть возможность вернуть часть затрат. Если она учтет расходы полностью без учета возвращенных сумм, компания занизит налог на прибыль.

Заручитесь справкой перевозчика об отмене рейса

Сбор за возврат билета и невозвращаемые сборы. Встоимость авиа- и железнодорожных билетов входят разные сборы, которые при отказе пассажира от поездки перевозчик не возвращает. Например, сбор за оформление билета на бумаге, топливный, сервисный или комиссионный сбор.

Кроме того, за возврат билета перевозчики взимают отдельную плату. Так, за возврат любого железнодорожного билета по России или странам СНГ компания «РЖД» в 2016 году берет 185 руб. 40 коп. За возврат международных билетов в страны дальнего зарубежья «РЖД» удерживает по 10 евро за каждое место.

При расчете налога на прибыль компания вправе учесть разницу между стоимостью билета по отмененной командировке и суммой, которую вернул перевозчик. Сбор за возврат билета обычно включен в эту разницу.

Минфин России приравнивает сбор за возврат или переоформление билета к штрафу (письма от 29.11.11 № 03-03-06/1/786 и от 25.09.09 № 03-03-06/1/616). Поэтому ведомство считает, что сумму удержанного сбора нужно включить во внереализационные расходы (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Причем неважно, по какой причине сорвалась поездка.

Стоимость невозвратных билетов. Не все билеты можно вернуть перевозчику. К примеру, наиболее дешевые авиабилеты, которые продаются в рамках рекламных акций, сдать нельзя. Деньги за них перевозчик не возвращает.

Если компания отменила командировку, а работник купил невозвратные билеты, они просто остались неиспользованными. Тем не менее Минфин России разрешает учесть расходы на покупку и таких билетов (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Главное, подтвердить, что сотрудники не воспользовались билетами по уважительной причине — из-за отмены или переноса командировки. Также нужны бумаги о том, что билет невозвратный. Например, приложение к билету, справка перевозчика, правила применения тарифов с сайта авиакомпании и др.

При переносе командировки в расходах можно учесть стоимость как нового билета, так и первоначального, за минусом сумм, которые вернул перевозчик (письмо Минфина России от 02.05.07 № 03-03-06/1/252).

Как учесть удержание из зарплаты материального ущерба, нанесенного организации

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль стоимость ущерба, которую должен погасить виновный, отразите в составе внереализационных доходов ().

При кассовом методе размер внереализационных доходов будет равен сумме удержаний из зарплаты сотрудника в каждом отчетном периоде ().

При методе начисления доход определяйте на дату признания ущерба виновным лицом. Если организация добивается возмещения ущерба через суд, датой признания дохода является день вступления судебного решения в законную силу. Об этом сказано в пункта 4 статьи 271 Налогового кодекса РФ. Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через месяц после вынесения (п. 1 ст. 209 , п. 2 ст. 321 ГПК РФ). В этом случае доходы признаются в размере, указанном в судебном решении.

Ситуация: можно ли включить сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником организации, в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Сотрудник возмещает ущерб полностью

Да, можно, если его размер обоснован и документально подтвержден.

В Налоговом кодексе РФ прямо не сказано, можно ли уменьшить налогооблагаемый доход на сумму материального ущерба, нанесенного сотрудником. Вместе с тем, материальный ущерб приводит к уменьшению экономических выгод организации, то есть является расходом. Чтобы учесть материальный ущерб в составе расходов, его размер должен быть обоснован и документально подтвержден (п. 1 ст. 252 НК РФ). Обоснованием является то, что при возмещении недостачи сотрудником организация получает и доход (

«Состав бухгалтерской отчетности в Росстат такой же, как и в налоговую инспекцию. Единственное отличие – дополнительно сдайте в статистику аудиторское заключение, если обязаны проводить аудит. Напомним, что в Росстат не надо будет сдавать бухотчетность только с 2020 года, а за 2018 год отчеты сдайте не позднее 1 апреля 2019 года. Подробнее, какие формы включить в состав бухотчетности, смотрите в рекомендации.»

Приказ об отмене командировки - образец его вы сможете загрузить на нашем сайте - обязателен при отказе организации от намерения направить работника в поездку. Изучим нюансы подготовки и составления такого приказа работодателем.

Для чего нужен приказ об отмене командировки?

На основании данного приказа бухгалтерия организации осуществляет финансовые операции, обратные тем, что были проведены в соответствии с предшествующим приказом — об отправке сотрудника в командировку. При этом содержание таких операций зависит от того, в какой момент издан приказ об отмене поездки.

Так, он может быть подписан:

1. До выплаты командируемому аванса и суточных.

В этом случае бухгалтерии не потребуется осуществлять каких-либо операций, поскольку выплата аванса и суточных — первая операция, что отражается в регистрах и рассматривается в качестве предмета учета.

2. После выплаты аванса и суточных, но до совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В таком сценарии предполагается возврат аванса и суточных в полном объеме. На основании приказа об отмене командировки и дополняющих его документов (например, служебной записки, в которой содержится адресованное командированному предписание выйти на работу вместо поездки) бухгалтерия отражает в регистрах факт возврата денежных средств в кассу или на расчетный счет работодателя.

3. После совершения командируемым тех или иных расходов в поездке.

В этом случае на основании приказа бухгалтерия вправе потребовать от работника вернуть часть выданных ранее в порядке аванса денежных средств, а именно суммы, которые:

• не включены в подтвержденные расходы на проезд и проживание;
• превышают установленный лимит суточных расходов за дни, проведенные в командировке.

Рассмотрим, в какой структуре может быть представлен рассматриваемый приказ.

Приказ об отмене командировки: структура документа

Приказ об отмене командировки включает:

1. Наименование фирмы-работодателя.

2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

• об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;
• об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
• о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).

• документами, на основании которых издается приказ (их копиями);
• документами, которые аннулируются приказом (их копиями).

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

• командированный сотрудник;
• ответственные за исполнение документа.

Скачать образец приказа вы можете на нашем сайте.

Приказ об отмене командировки: порядок принятия документа

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя. Например, в Положении о командировках.

Это положение может регламентировать:

• порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
• порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
• действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Узнать больше о специфике применения Положения о служебных командировках вы можете в статье .

Важно, чтобы приказ об отмене командировки был обоснованным. Поэтому его составлению может предшествовать сбор документов, удостоверяющих отсутствие необходимости или возможности отправить работника в поездку. Данная процедура входит в число тех, что могут регламентироваться на уровне локальных нормативов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

Какой срок хранения установлен для приказов об отмене командировки?

Срок хранения приказов (и соответственно, приложений к ним, которые рассматриваются как часть документа) в архиве фирмы длительный — 75 лет (приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Можно отметить, что срок хранения ряда иных документов, связанных с командировкой, существенно меньше. Например, служебное задание и отчет о командировке (во многих случаях они представляют собой один документ — по унифицированной форме № Т-10а), если их использование предусмотрено локальными нормативами предприятия, должны находиться в архивах фирмы 5 лет, а если командировка зарубежная — 10 лет.

Узнать больше о применении служебного задания и отчета о командировке вы можете в статье .

Следует иметь в виду, что нормы, зафиксированные в приказе № 558, распространяются не только на учреждения, которые подведомственны Министерству культуры, но и на другие государственные и частные организации (решение ВАС РФ от 06.09.2011 № 7889/11).

Итоги

В случае, если командировка работника по каким-либо причинам отменяется, руководство издает приказ об этом. На основании него бухгалтерия получает от работника не понадобившиеся ему аванс и суточные, корректируется при необходимости график работы командированного. В приказе отражаются причины отмены командировки, назначаются ответственные за его исполнение. Приказ и приложения к нему хранятся в архиве фирмы в течение 75 лет.

Узнать больше об особенностях документального оформления командировок сотрудников вы можете в статьях:

• ;
• .