Отгул за свой счет: образец заявления

Отгул за свой счет в общедоступном понимании означает разрешение работодателя на пропуск сотрудником рабочего дня без сохранения заработной платы. Но существует ли в законодательстве такое понятие?

В Трудовом Кодексе России слова отгул не существует. Есть понятие дополнительного отпуска, который может предоставляться по ряду причин без сохранения заработной платы (неоплачиваемый отпуск). Это могут быть уважительные причины работника, семейные обстоятельства или обязанность компенсации работодателя, например, за излишне отработанное время.

Необходим отдых

Дополнительный отдых может быть предоставлен работнику:

• за ранее отработанное сверхурочно время вместо оплаты;
• по личному желанию, требованию.

Последняя формулировка может быть удовлетворена работодателем, но может быть получен отказ. Выходной в счет отпуска будущего или частично использованного не может считаться отгулом за свой счет.

Слово закона

При задержке работников на рабочем месте по собственному желанию работодатель имеет право не предоставлять отгул в указанное работником время. Поэтому любое распоряжение о сверхурочной работе или в выходные и праздничные дни начальство должно делать письменно с заблаговременным оповещением с приказом под подпись. Данное положение регулируется Письмом Роструда 10.03.08 №658.6.0.

В случае официально оформленной , в праздники или в выходные дни сотрудник может выбрать самостоятельно, желает ли он получить положенную по закону оплату минимум в 1,5-2 раза превышающую обычную ставку либо заменить на день дополнительного отдыха. Это регулируется ст. 152 ТКРФ.

Дополнительный отдых может быть предоставлен по количеству излишне отработанных часов сверхурочно, то есть на день, несколько дней или на неполный рабочий день. А при работе в выходные и праздники работник имеет право на неоплачиваемый день отдыха в рабочее время и на одинарную оплату фактически отработанного времени по ст. 153 Трудового Кодекса.

В таком варианте отгул будет проходить в табеле учета рабочего времени, как простой день.

Причем в этой же статье оговорено, что день предоставляется работнику независимо от того, полный рабочий день отработал он в выходной или всего несколько часов.

Обязательный отдых положен и донорам, что регулируется 186 статьей ТК. Остальные варианты получения отгула являются не обязательными для работодателя, кроме причин, признанных законом уважительными и, указанных в коллективном договоре. По решению работника донорские дни могут быть приплюсованы к отпуску, то есть он имеет право на увеличение отпуска, причем абсолютно законно.

Уважительные причины

Уважительных причины для оформления отгула за свой счет по закону всего три.

• смерть близкого родственника (родители, дети, супруги);
• собственная свадьба;
• рождение ребенка (для отца).

В остальных случаях, если профсоюз не позаботился об удовлетворении других причин, работодатель может отказать.

Обычно на крупных предприятиях в колдоговор включены такие уважительные причины для отгула:

• свадьба детей,
• смерть любого родственника,
• 1-е сентября для родителей первоклассника и т.п.

На решение руководителя об отказе в дополнительном отдыхе может повлиять:

• незаменимость сотрудника на своем рабочем месте,
• отчетный период,
• небольшой срок работы, нахождение на испытательном сроке,
• частое оформление дополнительного отдыха,
• дисциплинарные нарушения,
• производственная необходимость,
• личное отношение к работнику, его репутация на работе и т.д.

Отгулы и стаж

По закону работник может взять только 14 отгулов в год по собственному желанию. Работодатель по законной уважительной причине обязан предоставить до 5-ти отгулов по заявлению работника. Все отгулы сверх двухнедельного лимита будут вычтены из общего стажа при начислении пенсии.

С этой точки зрения выгоднее брать отгулы за отработанное лишнее время, главное оформить его официально.

Можно заранее предусмотреть такую ситуацию, и выйти из отпуска на пару дней раньше по договоренности с начальством, чтобы иметь их в запасе. В этих случаях дополнительные дни отдыха не будут заметны для табеля, а следовательно не сократят установленного законом лимита.

Оформляем отгул за свой счет

Отгул или дополнительный отдых по Трудовому Кодексу оформляется по предварительному согласию сторон и по личному заявлению сотрудника. Но здесь есть свои нюансы. Заявление может быть оформлено несколькими способами. Причем работодатель по законодательству в некоторых ситуациях имеет полный карт-бланш, а в некоторых его действия строго ограничены рамками закона.

Не оформленный заранее отгул, даже если он взят по уважительным по закону причинам, считается прогулом.

А следовательно, он квалифицируется как причина для увольнения.

Продолжительность для разных категорий работников

К отгулам за свой счет можно отнести и отпуск за свой счет. Для некоторых категорий сотрудников он обязан предоставляться по заявлению. Это оговорено в Трудовом Кодексе.

Есть определенные нормы, которые не могут быть превышены:

• пенсионеры по возрасту (женщины с 55, мужчины с 60 лет) имеют право на 14 дней в году неоплачиваемого дополнительного отдыха;
• участники Великой отечественной войны на срок не более 35 дней ;
• пенсионеры по инвалидности имеют право на самый большой 60-тидневный отдых без сохранения заработной платы;
• студенты очных отделений в период сессии, практики, написания диплома на срок от 15 дней до 4-х месяцев ;
• поступающие в ВУЗ, техникумы, профтехучилища на период прохождения подготовительных курсов, сдачи вступительных экзаменов не более 15 дней ;
• супруги или родители погибших при исполнении военнослужащих до 14 дней в год ;
• сотрудникам, работающим в тяжелых условиях, на крайнем севере или в условиях приравненных к ним;
• совместителям обязаны предоставить отпуск за свой счет на тот период, который не перекрывается отпуском по совместительству по отношению к отпуску на главном месте работы.

Заявление

Для небольших компаний, где нет определенной формы бланков, заявление на отгул за свой счет пишется на имя непосредственного руководителя в свободной форме. Для крупных компаний и предприятий есть определенный бланк, а в отделе кадров должен быть образец заявления.

На каждом заявлении должны быть указаны при визировании причины для предоставления отгула (в счет будущего отпуска, по ТК, по причине собственной свадьбы, в счет ранее отработанного времени и т.д., если причина предоставления отгула регулируется законом, то необходимо указать статью ТК — основание).

На основании оформленного и подписанного руководителем заявления издается приказ, в котором указаны причины отгула, основание для согласия. Работник знакомится с ним под подпись, приказ отправляется в личное дело работника.

Уменьшение заработка

Порядок оплаты и оформления отгулов может быть дополнительно прописан в коллективном договоре. Отгул за свой счет не оплачивается. В случае, если он предоставляется в счет дней оформленного, но неотгуленного отпуска, работодатель оплатил его заблаговременно.

При ситуации работы в выходные, как говорилось ранее, отгул может быть выбран взамен части двойной оплаты за отработанный выходной день. Причем, если выходной день отработан не полностью, то оплата производится по стандартной ставке за фактически отработанные часы, а день дополнительного отдыха предоставляется полностью (Письмо Роструда от 03.07.09 №1936.6.1).

Следует учитывать, что количество отгулов без оплаты влияет на расчет сумм больничных, декретных, отпускных, так как эти дни уменьшают средний заработок. Оплата за день отгула не производится.

Самый часто встречающийся пример (рисунок 1):

Пн	Вт	Ср	Чт	Пт	Сб	Вс
						4
	6

Рисунок 1

Работник отработал в воскресенье при пятидневной неделе полный день . Он договорился с работодателем об одинарной оплате и выходном дне компенсации в следующий за рабочим выходным вторник. За шестое число оплата не производится, так как этот день приравнивается к выходному, а он при данном способе оплаты не учитывается в целях расчета заработной платы. Причем, если все остальные дни были отработаны по графику, то число рабочих дней в месяце не изменится, так как фактически 4-е и 6-е число просто поменяли местами, то есть работник не потеряет в зарплате, получит выходной, просто в другое время, пойдя навстречу работодателю.

Пойти другим путем

Отпуск без сохранения заработной платы может быть оформлен только с согласия работника. Если такой дополнительный отдых инициирован работодателем, то он называется простоем, и обязан оплачиваться в размере 2/3 ставки от оклада.

Если работнику нужен день дополнительного отдыха по семейным или иным обстоятельствам, не описанным в ТК, как обязательные для работодателя, а начальник не желает объективно или нет предоставлять его, то выхода практически нет. Положение может спасти обращение с просьбой к вышестоящему начальству, но на практике руководитель всегда поддерживает начальника звена. Так, что если начальник относится к работнику предвзято по личным мотивам или просто недружелюбный человек, то сделать свои личные дела в рабочее время не получится — придется ждать законного отпуска.

В Российском законодательстве в трудовых правоотношениях, конечно, нет понятия отгул, но в реальности каждый и без юридической подоплеки понимает о чем речь. Обычно, трактовка данного понятия не вызывает споров. Но стоит помнить, что самовольный отгул, без подтверждения согласия руководства, определяется как прогул, а следовательно, работника имеют право .

При возникновении спорной ситуации и судебного разбирательства будет иметь значение только нарушение работодателем в виде отказа подписать заявление в тех случаях, когда закон оговаривает обязательность предоставления отгула, даже, если суммарное количество в год превысит допустимые 14 дней . Остальные случаи находятся полностью в ведении работодателя, так как ТК РФ не регулирует порядок расходования накопившихся дополнительных дней определенными сроками.

Следует также понимать, что отгул не может быть разменной монетой во взаимоотношениях работника и работодателя, и нельзя, взяв отгул, отработать его потом (сначала отработка, а лишь потом компенсация дополнительным отдыхом). Ограничения по общему количеству дней и по разовому заявлению предоставляемых отгулов в законодательстве не установлено.

Каждый работник сталкивается с необходимостью написать заявление на отгул за свой счет. Причины для этого у каждого свои. Однако трудовое законодательство не содержит термина «отгул». Трудовой кодекс использует понятия дополнительного дня отдыха или выходной день в счет отпуска.

Исходя из норм ТК, отгул можно толковать, как невыход работника на службу, которое будет отработано или уже было отработано. Хотя самого понятия ТК РФ не содержит, этот термин разъяснен в 6 абзаце 153 статьи. Он предусматривает право работника выбрать любой день для отдыха за ранее отработанное время. Подобная ситуация возникает, если руководство просит сотрудника отработать в его выходной. Тогда сотрудник имеет право на оплату сверхурочной работы или получения дополнительного дня отдыха за ранее отработанное время.

Однако понятие отгул – намного шире. Оно предусматривает возможность работника получить выходной в счет отпуска или отдохнуть один день за свой счет.

Просто так не выйти на работу нельзя. Служащему придется договориться с нанимателем и отработать рабочий день или написать заявление на отгул в счет отпуска, или получить отпуск на 1 день без содержания.

Отказ работодателя в кратковременном отдыхе для работника абсолютно законен. Он может быть обусловлен производственной необходимостью или особенностью функционирования предприятия. Обязательным условием предоставления дополнительного выходного является согласие обоих сторон.

Работнику, отработавшему на предприятии менее полугода, дополнительный отдых не предоставляются.

• Участники ВОВ;
• Лица пенсионного возраста;
• Лица с инвалидностью;
• Близкие родственники военнослужащих, погибших на службе.

Если у работника сменный график, он может договориться с коллегами о подмене. Такие договорные отношения позволяют получить дополнительный отпуск в счет ранее отработанного времени и не препятствует нормальному функционированию организации.

Многие крупные организации с активными профсоюзными лидерами, прописывают порядок предоставления отпускного дня за ранее отработанное время в коллективных трудовых договорах. Новый сотрудник обязательно ознакамливается с ними под подпись.

Когда просить краткосрочный отпуск

Заявление на отгул пишется служащим заранее, за несколько дней до предполагаемого миниотпуска. А наниматель дает разрешение, издав приказ. Заявление на отгул по семейным обстоятельствам можно подать и непосредственно в день ухода. Но при этом причины должны быть достаточно весомыми.

При отсутствии заявления на дополнительный отпуск, наниматель вправе истолковать отсутствие работника, как прогул и применить к нему дисциплинарное взыскание, предусмотренное в ТК РФ. Чтобы этого избежать, служащий должен предоставить документальное подтверждение уважительных причин невыхода на работу.

Особенности написания

Единой формы или образца заявления на отгул за свой счет нет. Пишется подобный документ в свободной форме. Важно указать в бланке заявления следующие данные:

• Название предприятия, его реквизиты;
• Должность и ФИО руководителя;
• Информация о работнике;
• Непосредственную просьбу – «прошу предоставить отгул»;
• Дату;
• Обстоятельства, вследствие которых понадобился дополнительный выходной. Это не обязательная графа. Но лучше все же сослаться на причину. Так как есть перечень обстоятельств, когда наниматель не вправе отказать сотруднику (свадьба, рождение малыша, похороны близких родственников).

Руководство по написанию

Так как отдельного образца заявления на отгул в счет отпуска законодатель не предусмотрел, оформляется заявление в соответствие с Инструкцией по делопроизводству.

1. Пишется заявление на имя руководителя. Данные о нем указываются в правом верхнем углу;
2. Полное наименование и реквизиты предприятия;
3. ФИО директора или начальника, на имя которого пишется заявления.
4. Далее работник указывает свои данные;
5. Посередине указывается наименование обращения;
6. Далее начинается заполнение описательной части обращения. Указывается дата выходного и его основание – например, за ранее отработанное время или за свой счет;
7. Обращение заверяется подписью заявителя и ставится дата его оформления.

Написание заявлений будет незначительно отличаться в зависимости от ситуации. Разобраться в них легче на примере.

Отгул в течении одного дня

Это понятие ТК РФ трактует по разному. Это может быть:

• Предоставление 1 дня отдыха за отработанный выходной;
• Детский день – предусмотренный для женщин, имеющих детей, младше шестнадцати лет. Таким лицам положен один дополнительный свободный день каждый месяц с полной или частичной оплатой за счет работодателя;
• Использование 1 календарного дня неиспользованного отпуска.

В любом случае необходима положительная резолюция начальника. Форма написания стандартна с обязательным указанием основания для отгула.

Отдых за отработанное время

Если работник для обеспечения бесперебойного функционирования организации работал в выходной или праздничный день, он может согласовать устно или письменно с руководством день дополнительного отдыха. Если время еще не отработано, а отгул нужен, можно письменно попросить выходной в счет последующей отработки.

Выходной по семейным обстоятельствам

Бывают ситуации, когда может потребоваться один или несколько дней дополнительного отпуска. Уважительные причины, такие, как свадьба или рождение ребенка, не требуют согласования с руководством. Главное, они должны быть документально подтверждены. Но лучше предупредить руководство заблаговременно.

Права на внеочередной отдых не имеет работник, стаж которого на данном предприятии меньше полугода.

Отгул за сдачу крови

Закон защищает донора, предоставляя ему дополнительный день отдыха. Работник может взять выходной сразу после сдачи крови или другой удобный день, по согласованию с директором фирмы. Этот день обязательно оплачивается и вносится в график, как отработанный.

Если работник сдал кровь в выходной день, это не лишает его права дополнительного отдыха. Подтверждается такое основание для дополнительного дня отдыха справкой из медучреждения.

Выходной за счет отпуска

При согласовании с нанимателем сотрудник вправе взять часть отпуска заранее. Главное условие – часть отпуска не должна превышать двух недель. Можно разделить это время. Важно соблюдать условие о продолжительности каждой части такого отпуска.

Работодатель вправе отказать предоставлять частичный отпуск. Исключение составляют льготные категории граждан.

Отгул на несколько часов

Иногда возникает необходимость отлучиться на несколько часов. Чаще всего, заявление на отгул на несколько часов не оформляется. Однако устная договоренность может быть использована недобросовестным нанимателем против работника. Доказать устную договоренность при судебном разбирательстве практически невозможно. К тому же при почасовой оплате труда важно грамотно оформить временное отсутствие служащего. Поэтому, стоит написать заявление на отгул на полдня или на несколько часов.

Пишется оно по стандартной форме. По возможности следует указать причину отсутствия на работе.

Любому сотруднику стоит помнить, что качественное и своевременное выполнение своих трудовых обязанностей – залог толерантного отношения нанимателя к обоснованным отгулам.

22 Апр

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про особенности оформления отгулов.

Сегодня вы узнаете:

1. Какие причины допускаются для предоставления отгула;
2. Как правильно оформить отгул;
3. Что делать, если сотрудник заболел в отгуле.

Что принято считать отгулом

Если сотрудник желает отлучиться на какое-то время с рабочего места, руководитель, в лице кадровой службы, может предоставить ему такую возможность. Для этих целей существует несколько причин. Главная особенность, чтобы они были уважительными. Полученный на таких условиях выходной и считается отгулом.

В законодательстве не предусмотрено пунктов, содержащих слово «отгул». Это говорит о том, что некоторые моменты устанавливаются внутренними документами фирмы. Они должны быть единого образца и применяться в отношении каждого сотрудника.

Отгул выдаётся по согласованию с работодателем. Если сотрудник не уведомил последнего о предстоящем выходном, то может и лишиться своего места работы. Это будет считаться прогулом и подлежит контролю со стороны Трудового Кодекса. Оформление выходного дня должно сопровождаться письменным заявлением сотрудника.

Кому положен отгул

Законом установлено несколько причин, которые могут стать поводами для отгула.

Их перечень включает:

• За работу в выходной либо праздничный день;
• За переработку (на часы, день или несколько суток);
• За часы, которые уже были отработаны;
• За сдачу крови в медицинском учреждении (донорство);
• На проведение свадебного мероприятия;
• На похороны;
• За рождение собственного ребёнка или детей у близких родственников;
• Отгул родителю, который воспитывает несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет без помощи другого супруга.

Также предприятие может разработать собственную систему отгулов. Это часто делается в целях мотивации персонала к перевыполнению планов и других показателей.

К примеру, в компании возможно предоставление дополнительных выходных за:

• Выполнение плана в текущем месяце;
• Замещение отсутствующего работника;
• Превышение рабочих часов в месяце свыше нормы;
• Предложение какой-то новой идеи для развития предприятия, которое позволит более эффективно использовать имеющиеся ресурсы;
• Участие в субботнике.

Также отгулы могут быть приурочены к каким-то важным событиям в жизни сотрудника (1 сентября или утренник в детском саду). Такие выходные предоставляются лишь на усмотрение работодателя и законом не регламентируются.

Важным условием оформления отгулов считается то, что они не должны ухудшать положение работника. Информация по предоставлению таких часов должна быть указана в договоре между сотрудником и компанией.

Личные дела

Трудовой Кодекс гласит, что сотрудник имеет право получить сверхурочный выходной на время:

• Рождения ребёнка;
• Свадебных мероприятий (если работник выступает в роли будущего супруга (-и));
• Смерти близкого родственника.

Выходные на эти цели предоставляются без оплаты труда, за свой счёт. Это значит, что работник потеряет сумму среднего заработка за столько дней, сколько будет отсутствовать. Деньги вычитаются за тот месяц, в котором предоставлялся отгул. То есть, следующая заработная плата будет уменьшена на некоторую сумму.

Пример. Сотрудник получает оклад за месяц в размере 30 000 рублей. Из учёта количества рабочих дней в месяце (например, 20), средний ежедневный заработок составляет 1500 рублей. За 5 дней отгула работодатель вычтет из суммы начислений 5*1500 = 7500 рублей. На руки сотрудник получит (с учётом ): (30000-7500)-(30000-7500)*13% = 19 575 рублей.

Засчитываем отпуск

Каждый год сотрудник может уходить в отпуск. Срок последнего установлен законодательством и приравнен к 28 дням. При этом допускается, что 14 дней должны быть обязательно учтены в качестве отпуска нераздельно в течение 365 дней.

Оставшиеся две недели работодатель и наёмный сотрудник могут по взаимному согласию расформировать по-разному. К примеру, работник желает взять три дня на одной неделе в качестве отпуска, 5 дней – на другой и – на последней.

В счёт отпуска можно оформить и отгулы. Для этих целей пишется соответствующее заявление с указанием причины выходных (в данном случае, отпуск). За каждым днём такого отгула сохраняется средний заработок, то есть, эти дни являются оплачиваемыми.

За счёт оформления прогулов сокращается число дней, отведённых на ежегодный отпуск. Это значит, если сотрудник взял 13 дней отгулов за счёт отпуска, последний составит 15 дней в году.

Что полагается за переработку

Если вы провели на службе часы свыше нормы, то можете рассчитывать на отгул. Привлечение персонала к осуществлению работ, свыше положенных, возможно только по его согласию. Оно оформляется в письменной форме и передаётся в кадровый отдел или руководителю.

Существует несколько причин, которые являются поводом для добровольного привлечения персонала в нерабочее время:

• Если на предприятии возникла временная и непредвиденная задержка (к примеру, поставщик, не привёз материалы вовремя). Когда сотрудник не укладывается за часы работы в изготовлении планового объёма продукции, он может привлекаться к сверхурочной деятельности только в случаях, когда невыполненный план грозит порчей товара или вредом здоровью и жизни людей;
• Временная неисправность, которая приведёт к остановке деятельности большого числа работников фирмы;
• Неявка одного из сотрудников, если процесс работы в компании построен на беспрерывности.

Предоставить отгул работнику - это типичная кадровая ситуация, решение в которой принимает работодатель: ответить на просьбу работника об отгуле положительно или отрицательно. Однако есть исключения, когда положительное решение о предоставлении дополнительных выходных дней обязательно и продиктовано трудовым законодательством. Рассмотрим ситуации в деталях.

Отгулы за свой счет или в счет очередного оплачиваемого длительного отпуска часто используются на практике. Между тем в Трудовом кодексе понятия «отгул» нет. Но поскольку нередко необходимость в этом возникает, в случае согласия сторон такой отдых может быть предоставлен и оформлен в соответствии с общими нормами ТК РФ .

Законодательная база

Отгул — это свободный день или непродолжительный период свободного времени (несколько дней), в который сотрудник освобожден от своей трудовой деятельности по согласованию с работодателем и на основании его приказа. Фактически это дополнительный выходной или небольшой, однодневный отпуск.

Данное освобождение от труда возможно в двух случаях:

• оплачиваемый однодневный отпуск — в случае предоставления его донору и неоплачиваемый — в случае предоставления за труд в выходной (поскольку выходной, в который сотрудник работал, уже был оплачен);
• отгул за счет отпуска. Часто в таком случае специалист получает свободный день без оформления, а потом, после предоставления долгосрочного отдыха, по графику отрабатывает его либо выходит раньше. Хоть на практике подобные договоренности — довольно распространенное явление, такого лучше не допускать, так как могут возникнуть проблемы с оформлением: отказ работодателя от договоренности или иные документальные трудности (например, при оформлении несчастного случая и т. д.).

Также напомним: в случае если сотрудник привлекался к работе в выходной или нерабочий праздничный день, администрация обязана либо оплатить его труд в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением выходного дополнительного дня.

Как получить

Выходной в счет отпуска легко получить по согласованию с руководителем. Вообще есть два пути получения таких дополнительных дней отдыха.

1. Отпуск на один день в счет отпуска длительного, так же как и положенные свободные от работы сутки, предоставляемые за труд во время выходных и праздников, можно получить, предупредив заблаговременно администрацию и согласовав дату. Обязательно это надо делать в письменном виде, с оформлением соответствующего приказа, чтобы была гарантия соблюдения всех прав сторон.
2. Однодневные могут быть внесены в график в соответствии с желанием работника и по согласованию даты их предоставления с работодателем.

Порядок оформления и предоставления имеет много общего с тем, который предусмотрен для длительных отпусков, ведь отгул — это их небольшая часть, предоставляемая в соответствии с установленными правилами. Также необходимо документальное оформление: заявление сотрудника на отгул и согласие работодателя. Оплачиваются только дни, взятые как часть длительного отдыха или предоставляемые в качестве компенсации, например за донорство.

Но один день за свой счет можно взять в любое время, если руководитель согласится. Это неотъемлемое право, так как ситуации бывают разные.

Сравните 2 образца заявления на отгул: первый — за свой счет, второй — в счет отпуска.

Случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск за свой счет

Выходной за свой счет положен всем трудящимся гражданам в следующих случаях:

• рождение ребенка;
• регистрация брака;
• смерть близкого родственника.

При этом работник может вполне законно в этом случае отсутствовать на месте труда до 5 суток.

Заявление в этом случае может выглядеть таким образом.

Как написать заявление на отгул

Отпуск за свой счет на 1 день — это неоплачиваемые свободные сутки, предоставляемые сотруднику на основании его обращения с согласия администрации.

Заявление пишется в свободной форме (см. примеры выше), обязательно надо указать наименование предприятия, суть обращения (можно упомянуть и причину), просьбу о предоставлении выходного дня. Правовое обоснование желательно, но не обязательно. Предъявляется бланк в приемную, секретарю или иному лицу, осуществляющему прием и регистрацию входящей документации, либо в отдел кадров. На таком заявлении директор ставит визу, затем оформляется приказ по утвержденной форме, с которым сотрудника знакомят под подпись. Только после этого можно быть уверенным в правильном оформлении всех форм. Не обязательно печатать обращение, можно написать его от руки, главное — зарегистрировать в приемной и получить визу руководителя на такой бумаге.

Данный период отдыха также должен быть грамотно и правильно отражен во всей кадровой документации. При этом только приказ является распорядительным документом, полагаться на устные заявления не стоит.

Нередки ситуации, когда работник вынужден отпроситься с работы на периоды времени, которые не входят в график обычного ежегодного отпуска. Часто это явление называют «взять отгул». Но Трудовой кодекс не оперирует таким понятием.

С точки зрения закона, в данной ситуации подразумевается просьба сотрудника предоставить ему внеплановый отпуск, который работодатель не оплачивает. Взять такой отпуск можно по различным жизненным обстоятельствам и по специально предусмотренным для этого процедурам.

Для получения отгула причина должна быть объективной и веской, а сам отгул и его сроки должны быть одобрены руководством. Для этого работник пишет соответствующее заявление и предоставляет его на одобрение начальства. Хотя случаются ситуации, когда необходимость в получении отгула предугадать невозможно, и его приходится брать срочно. К примеру, в случае смерти кого-то из близких и родных, этот печальный факт служит уважительным основанием для отгула, даже если сотрудник и не имеет возможности уведомить свое руководство о факте своего вынужденного отсутствия на работе. При таких форс-мажорных обстоятельствах документальное оформление внепланового отпуска происходит позже, постфактум.

Поводы для отгулов

Для неявки на работу сотрудник должен обладать вескими поводами, чтобы оправдать перерыв в работе. Но требуется это только тогда, когда отгул берется из дней ежегодного планового отпуска. Когда же возникают законные и веские основания для дополнительного отпуска, работнику нет нужды обосновывать причины перед руководством.

Законные основания могут быть следующими:

• работник имеет часы переработки за выходы в праздники или выходные, и это сверхнормативное время не оплачено, как это полагается законом, в двойном размере. Переработок может хватить на один день отгула или на несколько, в последнем случае сотрудник может взять их все сразу;
• сотрудник имеет некоторое количество часов, которые он переработал за тот или иной период времени, и руководство организации компенсирует ему трудозатраты предоставлением дополнительного выходного. Это может стать очень эффективным инструментом поощрения персонала.

Но необходимо помнить, что возможность подобного поощрения должна предусматриваться трудовым соглашением компании с персоналом.

Законы о труде допускают замену отгулами денежной компенсации за выходы в выходные и государственные праздники, а также различные переработки, но не определяет ее как обязательную. Работодатель рассмотрит просьбу, но имеет право отказать и выдать компенсацию деньгами. Если же человек против такого решения, ему придется искать пути нахождения консенсуса с руководством.

Перечни законных поводов для взятия отгула указаны в ТК. Составляя юридически грамотное и обоснованное заявление, которое одобрит руководство, необходимо знать их и понимать правовые нормы.

Какими могут быть уважительные причины?

Сотрудник может взять отгул по неотложным обстоятельствам семейного или жизненного характера. Трудовой кодекс перечисляет их достаточно четко:

• официальная церемония бракосочетания;
• рождение ребенка;
• скоропостижный и внезапный уход родственника из жизни;
• выполнение донорских обязанностей.

Лицам, участвующим в донорских программах, работодатель обязан предоставлять официальный отгул в день, когда происходит забор у донора крови. Но отгул такой длится только день, на следующие сутки после сдачи крови человек обязан вновь вернуться к своим обязанностям.

Способы взять административный отпуск

Чтобы взять внеочередной отпуск, необходимо написать по установленной форме соответствующее заявление. Его возможно подавать двумя способами:

1. Написание заявления на дни за счет ежегодного планового отпуска.
2. Заявление, где работник просит дать ему так называемый отдых за свой счет. Когда просьба удовлетворяется, денежное содержание за ним не сохраняется. Такую форму отпуска называют еще административной.

Права сотрудника на законное получение дополнительных отпускных дней закреплены в статьях ТК 106-107, 128 и 153. Закон истолковывает отпуск как закрепленное за работником право быть освобожденным от трудовых обязанностей на оговоренный срок, на протяжении которого человек может не появляться на работе.

Статья 153 ТК определяет повышенный тариф на оплату рабочего времени, если сотрудник выходит в выходные или общегосударственные праздничные дни. Такая работа оплачивается по двойной ставке, либо же человек вправе изъявить желание заменить денежную компенсацию на выходной. Если такое желание высказано и согласовано с начальством, работа в указанные дни оплачивается по стандартному тарифу, а запрошенные отгулы не будут оплачены работодателем.

Существуют два варианта предоставления:

• в счет срока полагающегося планового отпуска, отгулы при этом вычитаются из отпускного периода;
• предоставление дней без сохранения за работником его оклада на этот срок.

Сотрудник сам должен решить, какой вариант будет ему удобнее, в обоих случаях важнее всего согласование с руководством. Но нужно понимать, что ТК закрепляет за работниками право на любой отпуск только через полгода работы в компании.

Внеочередной отпуск по причинам семейного характера

Если работник желает реализовать свое право и взять отгул, ему необходимо предоставить своему руководству соответствующее заявление. Бумага пишется в формате стандартной деловой переписки. Правилами документооборота предусмотрена определенная форма написания документа. Работник может написать его либо в печатной форме, либо от руки, но, как правило, общепринятым является написание заявления собственноручно. Если правилами внутреннего документооборота принято оформление бумаг на официальных бланках, писать нужно на них.

Оформление заявления

Заявление пишется на обычной офисной бумаге формата А4. В самом составлении нет никаких сложностей, однако, во избежание недоразумений, желательно ознакомиться с образцами заявлений, которые должны быть у секретарей или делопроизводителей, чтобы в точности соблюсти принятую в организации форму документа.

В ситуациях, когда организация не имеет специально разработанного фирменного бланка заявления на отпуск, стоит составлять его на основе общепринятых правил:

• «шапка» документа располагается справа-сверху бумажного листа. Здесь указывается ФИО того, на чье имя пишется заявление, приводимое в дательном падеже. Как правило, это руководитель. Сперва пишется его должность, фамилия и имя (или инициалы). Ниже заявитель указывает информацию, кто написал прошение: свою должность и имя в именительном падеже;
• под «шапкой», примерно на два-три сантиметра ниже, записывается название типа документа - «заявление», именно с прописной буквы. Ставится оно в центре листа. С точки зрения грамматики русского языка, это слово оканчивает предложение из шапки;
• далее излагается суть: просьба сотрудника к работодателю о предоставлении ему внеочередного отпуска, на определенных основаниях. Обязательно указание причины. Работник, на котором числятся доступные ему дни возможного дополнительного отпуска (по выполнению рабочих задач в праздники/выходные и переработкам), вправе указать семейные или личные обстоятельства в качестве причины. Здесь же указываются и даты начала и окончания отпуска;
• под основной частью заявитель ставит свои реквизиты - личную подпись и ее расшифровку, а также указывает дату составления документа.

Работодатель более охотно пойдет навстречу своему сотруднику в предоставлении ему административного отпуска, если поймет объективную важность причин просьбы о такой услуге. Поэтому крайне важно подробно перечислить веские аргументы для взятия отгула, а идеальным вариантом станут приложенные к заявлению подтверждающие бумаги (свидетельство о рождении ребенка и прочее).

В Интернете можно быстро найти различные образцы заявлений для ознакомления, и, учитывая приведенные правила составления, написать его будет несложно.

На какой период можно просить отгулы?

Когда работник идет во внеплановый отпуск без сохранения за ним зарплаты, то он вправе рассчитывать на определенный его срок. По закону, работодатель может предоставить не более 5 дней на отгулы по уважительным причинам. Активным донорам в день назначенной сдачи крови также дается отгул, но они обязаны приступить к работе уже на следующее утро.

Важно учитывать и тот факт, что дни отпуска, взятого за свой счет, идут в трудовой стаж, если их число не более 14. Все, что больше, в стаж не засчитывается. Данный нюанс особенно влияет на пенсионные расчеты. Например, работник, отгулявший за год 30 дней дополнительного отпуска, лишится в итоге 16 дней засчитанного стажа в глазах ПФР.

Некоторые типы работников обладают правом на дополнительный отпуск более 5 дней, и работодатель обязан удовлетворить их письменную просьбу. В эти категории входят:

• работающие лица, получающие пенсию по возрасту. Они могут брать отгулы до 14 дней;
• ветераны ВОВ - им предоставляется до 35 дней отгула;
• инвалиды разных категорий - 60 дней;
• поступающие в ВУЗы могут взять отгулы на 15 суток, для подготовки к экзаменам и сдачи;
• поступающие в ССУЗы имеют законное право на 10 дней отгулов;
• студенты-очники могут брать также 15 суток на период сессии и до 4-месячного срока на время подготовки и защиты диплома;
• студентам средне-специальных учебных заведений дается 10 дней отгулов на сессию, и до 2 месяцев - на подготовку и сдачу дипломной работы;
• 14 суток предоставляется родственникам военнослужащих, погибших при исполнении;
• те, кто работает в нескольких организациях по совместительству, могут брать дополнительные дни, число которых равно разнице длительности ежегодных отпусков по главной и дополнительной работе - если отдых на месте совмещения длится дольше;
• обитатели Крайнего Севера и иных определенных законом регионов с особыми условиями имеют закрепленное за ними право на дополнительные отгулы на период, проведенный в дороге от места работы до места, где они проводят отпуск, а также на дорогу обратно. Срок рассчитывается на основании дат в билетах.

Если человек берет отгул, прося вычесть дни из отпуска, то отгулы вычитаются из суммы суток основного отпуска. Взявший 5 суток административного отпуска человек отгуляет впоследствии 23 дня основного отпуска вместо 28.

Проведение отгулов по документам.

Если работник не оформил соответствующим образом свое отсутствие на рабочем месте, это засчитывается как прогул. Прогул может иметь неприятные для человека последствия, поэтому его лучше избегать. Для этого требуется:

• составить заявление на имя руководства на предоставление отгула, приведя в нем уважительные причины этой необходимости;
• подать документ на рассмотрение руководства самолично или через делопроизводителя/секретаря;
• дождаться, пока бумага будет одобрена и подписана директором/руководителем;
• после одобрения издается приказ, с которым работника непременно обязаны ознакомить под подпись.

Есть случаи, когда приказ не делается. Например, когда у сотрудника накопились часы переработки, приказ не делают, достаточно просто заявления. Работодатель не имеет права предоставить отгул без письменного на то заявления своего работника, поэтому документ должен быть. Хотя в случае с переработками он носит характер формальности. И руководитель предприятия должен письменно завизировать на заявлении свое одобрение.

Когда человек приходит на работу, он получает закрепленное законом право получить все сведения о том, на каких условиях предоставляются отпуска и отгулы в компании, куда он устроился. Условия эти указываются либо в трудовом договоре, либо в коллективном.

Если же условия эти нигде не прописаны, то решение о предоставлении отгула принимается только начальством, исходя из его понимания ситуации, интересов организации и личного отношения к сотруднику. Если, к примеру, на период отгула некому будет выполнять обязанности сотрудника, или перед ним стоит некоторая срочная задача, то работодатель вправе отказать в административном отпуске и предложить его замену на денежную компенсацию. Но это не действует в случаях, когда отгулы предоставляются в обязательном порядке, они перечислены выше.

Если сотруднику необходимо взять отгул, крайне важно правильно оформить его документально, это необходимо для сохранения за собой рабочего места - ведь самовольный уход с работы уже считается прогулом и чреват увольнением по неприятной статье. Также надо помнить, что заявление не имеет силы, если написано задним числом, такая бумага не сможет стать оправданием для отсутствия на работе.