Основные принципы составления акта приема-передачи по ДДУ: порядок действий, особенности, нюансы. Акт приемки-передачи основных средств

На сегодняшний день, заключая договоры долевого участия, граждане сталкиваются с рядом сложностей, вытекающих в момент не только покупки, но и передачи квартиры. Ненадлежащее состояние имущества и отказ застройщиком исправить огрехи, неправомерная передача имущества в одностороннем порядке, а также многочисленные судебные разбирательства чаще всего являются следствием преуменьшения значения процедуры оформления передаточного акта.

Акт приема квартиры в новостройке представляет собой документ, который свидетельствует об окончательном переходе прав на жилье от строительной компании к дольщику, а также всех имущественных прав на недвижимость и риска его случайного повреждения.

Поскольку оформление и выдача данного акта невозможна на момент заключения договора, а сам договор не дает права на переход права собственности, передаточный акт выделяют в отдельный актовый документ.

Указанный документ содержит общую техническую информацию о предаваемом имуществе, его адрес, сведения об исполнении обязательств сторонами, подписи застройщика и дольщика.

Законодательство, регулирующее передаточный акт

Основным нормативным актом, регулирующим правоотношения в сфере подписания акта приема-передачи объекта долевого строительства, является ФЗ-214 «Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости» . В данном законе находит свое отражение приблизительная форма акта, порядок передачи имущественных прав на жилье, а также права и обязанности сторон договора при проведении указанной процедуры.

Кроме того, вопрос перехода права на жилье также регулируется ФЗ «О защите прав потребителей» и Гражданским кодексом РФ.

Принципы и особенности составления акта приема-передачи

Передаточный акт оформляется без особых требований со стороны законодательства РФ. Кроме того, для его оформления какие-либо обязательные документы не требуются. Заключается он в простой письменной форме. Данная процедура предусматривает лишь субъективную позицию сторон относительно соответствия жилья условиям, обозначенным договором и пути урегулирования возникающих противоречий.

Указанный акт нельзя править или потерять в связи с тем, что он относится к пакету документов, который необходим для регистрации права собственности в Федеральной службе государственной регистрации. В данном случае невозможно будет пройти оформление права собственности на имущество, за исключением того случая, когда договор предусматривает отсутствие данного документа или есть судебное решение, которое также объясняет его отсутствие.

Акт приема-передачи квартиры в новостройке несет в себе не только формальное подтверждение исполнения сторонами своих обязательств. Ключевую роль он начинает играть, когда между строительной компанией и гражданином происходят конфликты, связанные с вопросами о качестве передаваемого имущества, соответствии его договору. Без указанной бумаги в судебном порядке будет нелегко доказать неправомерность действий строительной организации, в части отказа исправить или признать недочеты, Кроме того, документ может служить надежной доказательной базой в суде и для самого девелопера в качестве подтверждения добровольного принятия гражданином жилья и отсутствия к нему каких-либо претензий.

Подвиды акта приема-передачи

Передаточный акт разделяют на три вида:

• Обычный передаточный акт – составляется при приемке жильяв случае отсутствия у сторон взаимных претензий по условиям договора.
• Дефектный акт – практически аналогичен своему предшественнику с единственной оговоркой – в качестве дополнения к нему прикладывается смотровой лист (дефектная ведомость), который отражает полный перечень выявленных недостатков.
• Односторонний передаточный акт – составляется строительной организацией без участника долевого строительства в том случае, еслипоследнийотказываетсяподписыватьдокументбезосновательноиливвидуоснований, несоответствующихдействительностипопрошествии2месяцевпослеуказанноговдоговоресрока. Акт является недействительным в случае,если на момент приема-передачи жилья покупатель обнаружил существенные недоработки, о чем была письменно уведомлена строительная фирма.

Как должен выглядеть передаточный акт и какую в нем отражать информацию?

Поскольку особых требований со стороны законодательства РФ к своему оформлению документ не имеет, все же акт приема-передачи квартиры от застройщика к дольщику должен содержать следующую обязательную информацию:

• наименованиедокумента;
• датаиместоегоподписания;
• официальныеданныесторондоговора;
• адресапроживания/местонахождениясторон;
• данныеодоговоредолевого участия (номеридатаегозаключения);
• общиехарактеристикиотчуждаемого жилья (метражисостояние, соответствиепомещенияСНиП, наличие чистовой отделки и т.д.);
• предметсамогодокумента;
• подписииреквизитысторон.

Вышеуказанный перечень является необходимым, но это не делает его исчерпывающим. Стороны вправе, в силу сложившейся ситуации или личных побуждений, внести в документ дополнительные пункты, которые имеют смысловое значение.

В таких случаях составляется дополнение – смотровой лист. Указанный документ также имеет определенный перечень моментов, которые должны быть отражены документально. Так, в обязательном порядке указывается следующее:

• точноеописаниевсехнедочетов, найденныхприосмотре;
• срок, в течениекоторогопродавецобязуетсяустранитьуказанныенарушения;
• указываетсявидответственностивслучаенеисполнениякомпаниейобязательствпоустранениювыявленныхнедоделок;
• паспортныеданныеиреквизитысторон;
• отсылкакактовойдокументацииприемки.

Как и в предыдущих случаях, форма одностороннего акта законодательством не установлена. Он составляется в том же виде, что и двусторонний, только со ссылкой на ч.6 ст. 8 ФЗ-214 и на обстоятельства, способствующие составлению данного документа. В акте указывается, что уведомление о завершении строительства, направленное в порядке п. 4 ст. 8 ФЗ-214, вторая сторона получила, но для подписания передаточного акта в установленный срок не явилась и продолжала уклоняться от его подписания на протяжении двух месяцев. Далее указывается информация о том, что с момента составления указанного акта девелопером выполнены все требования, предусмотренные ДДУ, и недвижимость передана покупателю надлежащим образом.

Перед тем как подписаться под актом передачи, необходимо уточнить, введен ли объект строительства специальной госкомиссией в эксплуатацию и какие есть подтверждающие данный факт документы.

Акт приема-передачи квартиры в новостройке: образец составления

Строительная организация уже имеет свои бланки и образцы передаточного акта, но не стоит сразу же подписываться под ними. Как правило, акт должен проходить проверку у юриста, который вовремя выскажет свои замечания и внесет исправления.

(образец )

Технические ошибки в передаточном акте

Сложившаяся практика показывает, что, несмотря на простоту оформления акта приема-передачи, граждане совершают множество иногда незначительных, на первый взгляд, ошибок и не обращают внимания на многие уловки девелоперов.

• Не вписывается дата . Эта ошибка позволяет строительной организации вписать на свое усмотрение любую, выгодную ей дату. Вследствие этого гражданин теряет право обратиться в суд с требованием о взыскании неустойки. Единственный правильный вариант – указывать фактическую дату приема объекта.
• В документе неправильно указываются существенные для регистрации данные . Если в акте будет опечатка именно в тех данных, которые орган государственной регистрации будет вносить в свидетельство о регистрации, это считается достаточно критичной опечаткой и регистрирующий орган, вернее всего, приостановит регистрацию до момента выяснения этих обстоятельств. Исправить это можно, если стороны заключат дополнительное соглашение, обосновав это тем, что в связи с допущенными ошибками документ изложен в приведенной редакции.

Акт приема-передачи должен быть составлен на одном листе, если акт составляется на двух листах, его нужно сшить и пронумеровать, тогда у строительной организации не будет возможности подменить листы или сообщить о «потерянной» странице.

При каких недочетах нельзя принимать акт?

Если говорить о недочетах, связанных с ненадлежащим исполнением строительной компании условий договора в части отделки жилья, то они делятся на 2 вида: существенные и несущественные:

• Недочеты, связанные с невозможностью использовать помещения по назначению (дыры в стенах, неработающее водоснабжение, сбой в работе электричества), которые в большинстве случаев не восстановимы без участия строительной организации, считаются существенными. В данном случае визировать документ категорически не рекомендуется. Всенайденныенедочетынеобходимоотразитьвдефектномактеитолькопослеихустранениясоглашатьсянапередачуимущества.
• Треснутые стекла, неудачная отделка стен, косо стоящие двери – относятся к несущественным недочетам, поскольку они создают лишь мелкие неудобства, которые легко устранить. В таком случае можно подписывать как дефектный, так и передаточный акт.

Несущественные недочеты не считаются причиной для отказа в подписании документа. В случае затягивания покупателем этой процедуры строительная организация может передать недвижимость в одностороннем порядке, что повлечет за собой переход ответственности за устранение недостатков на самого покупателя.

Обязанность по доказыванию несущественности неисправностей возлагается на строительную организацию. Для этого она обращается за помощью к независимым экспертам, которые проведут необходимое обследование и составят соответствующее заключение.

К чему приведет подписание такого акта?

Если акт приема-передачи, в котором отражены недочеты, все-таки подписан, с правовой точки зрения это означает одно – участник долевого строительства принимает имущество в том виде, в каком оно есть и претензий к строительной организации не имеет. В суде потом очень сложно будет доказать обратное.

Во избежание подобной ситуации, при выявлении недоработок (особенно, если уговоры на подписание дефектного акта приема передачи квартиры от застройщика не дают результатов) необходимо отправить на адрес последнего претензию, в которой изложить суть спорного вопроса, с уточнением всех деталей и потребовать устранения обнаруженных погрешностей. Указанный документ обязательно отправлять заказным письмом с уведомлением о получении.

Также можно отдать ее лично должностному лицу, уполномоченному принимать подобные документы. В данном случае на своей копии документа гражданину необходимо поставить печать входящей корреспонденции или подписать у принимающего.

Таким образом, участник долевого строительства застрахует себя от неправомерной передачи жилья компанией в одностороннем порядке. Пройдя указанную процедуру, можно обращаться с иском суд с требованием вернуть неустойку.

Дополнительная информация доступна в видео:

Высшее образование. Оренбургский государственный университет (специализация: экономика и управление на предприятиях тяжелого машиностроения).
28 ноября 2017 .

Акт приема-передачи по унифицированной форме N ОС-1 (далее - акт ОС-1) необходим для (далее - ОС) . От того, насколько верно он заполнен, может зависеть правильность исчисления налога на имущество и налога на прибыль. Поэтому рассмотрим на примере, что вписывается в ту или иную строку (графу) этого первичного документа.

Когда составляется акт ОС-1

Вам придется оформить акт :

- при приемке имущества, переданного вам (при приобретении, безвозмездном получении и т.д.) другим лицом , у которого передаваемое имущество не числилось в составе ОС, при том что это имущество, согласно вашей учетной политике, должно быть включено в состав ОС. Вместе с тем если имущество, отвечающее условиям признания ОС, стоит менее 20 000 руб. без НДС и у вас в учетной политике прописано, что такое имущество учитывается в составе МПЗ, то акт ОС-1 составлять не нужно.

Обратите внимание, при приемке имущества, которое у передающей стороны было в составе ОС (далее будем называть такое имущество бывшим в эксплуатации), вы не составляете отдельный акт ОС-1, а просто в акте ОС-1, который передаст вам продавец, заполняете отдельные строки и графы. Но если вы приобретаете бывшее в эксплуатации ОС для перепродажи (то есть для вас это товар), вам не нужно заполнять свою часть акта ОС-1, оформленного продавцом;

- при создании ОС вашей организацией ;

- при передаче ОС в собственность другому лицу (как организации, так и физическому лицу) или на баланс лизингополучателя.

Внимание! Акт ОС-1 нужно составлять и при передаче ОС физическому лицу - не предпринимателю.

Когда вы принимаете к учету оборудование, которое требует монтажа, то на него надо составить акт о приеме (поступлении) оборудования по форме N ОС-14. И только после монтажа такого оборудования и его перевода в состав ОС нужно будет составить акт ОС-1. А если вы приобрели бывшее в эксплуатации оборудование, то свою часть акта ОС-1, переданного продавцом, вы заполняете после монтажа и перевода оборудования в состав ОС.

Таким образом, акт ОС-1 составляется:

(если) передается бывшее в эксплуатации имущество (которое у передающей стороны числилось в составе ОС) - в двух экземплярах, которые заполняются:

Передающей стороной;

Принимающей стороной;

(если) имущество приобретено через розничную торговую сеть, у физлица или изготовлено вашей организацией - в одном экземпляре, который заполняется принимающей стороной. Далее мы будем называть такое имущество новым.

Обсуди с контрагентом

Чтобы стороне, передающей имущество, не пришлось оформлять дополнительный документ, подтверждающий данные ее налогового учета, можно эти данные включить в акт ОС-1, дополнив его несколькими графами.

К акту ОС-1 нужно приложить техническую документацию на объект (например, технический паспорт, инструкцию по эксплуатации). Если же при приеме ОС нужно проверить соответствие объекта техническим условиям, его пригодность к эксплуатации и необходимость его доработки, то можно приказом руководителя создать для этого комиссию.

Заполнение акта ОС-1

Сразу скажем, что форма акта предусматривает указание в нем показателей исключительно для бухгалтерского учета, а никак не для налогового. Поэтому для удобства вы можете дополнить форму акта графами или строками для данных налогового учета. Дополненную форму акта нужно утвердить приказом руководителя.

А если ваш бухгалтерский учет настолько сближен с налоговым, что все бухгалтерские показатели, отражаемые в акте, совпадут с налоговыми, вы можете сделать на акте ОС-1 пометку об этом, например написать "Расхождений между данными бухгалтерского и налогового учета нет".

Заполняем первую страницу

Заполнение первой страницы акта начинается с указания данных об организации-получателе и организации-сдатчике. При этом если приобретено новое ОС, то, соответственно, данные о сдатчике не заполняются.

В строке "Основание для составления акта" вы можете указать любой документ, например договор купли-продажи, или накладную, или счет.

Таблица справа на этой странице акта (начиная со строки "Дата принятия к бухгалтерскому учету") заполняется передающей стороной при передаче ОС, бывшего в эксплуатации.

То есть при приобретении нового ОС вам нужно поставить в строках этой таблицы прочерки.

И обратите внимание, что на первой странице акта ОС-1 передающая сторона указывает номер амортизационной группы, в которую у нее включался объект. И вы при приобретении ОС, бывшего в эксплуатации, должны включить объект для целей налогового учета в состав той же амортизационной группы (подгруппы), в которой он числился у предыдущего собственника. Если передающая сторона изначально неправильно определила амортизационную налоговую группу ОС и неверно отражала объект в своем учете, но при передаче вам объекта отказывается исправить группу на правильную, то вы не можете самостоятельно ее поменять. Вы должны включить принятое ОС в ту же самую амортизационную группу.

А, как выяснилось, в Минфине предъявляют довольно жесткие требования к данным об основном средстве, отражаемым в акте ОС-1.

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Раздел 1 акта по форме N ОС-1 заполняется на основании сведений передающей стороны и носит информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

Как разъяснил Минфин России в Письме от 05.07.2010 N 03-03-06/1/448, в случае отсутствия у получателя акта приема-передачи по бывшему в эксплуатации основному средству амортизация по такому основному средству у него не начисляется.

Если же форма N ОС-1 есть, но она заполнена неправильно, к примеру неверно был определен срок полезного использования основного средства, то получается, что достоверных документов о приобретенном основном средстве у принимающей стороны нет, и, следовательно, амортизация по такому основному средству начисляться не может".

Но мы бы не советовали вам ориентироваться лишь на сведения об амортизационной группе, указанные на первой странице акта ОС-1. Ведь передающая сторона необязательно указала в акте номер группы именно для целей налогового учета. Лучше если сведения о номере будут подтверждены отдельным документом, переданным вам предыдущим собственником. По вашему запросу он может передать вам справку в произвольной форме, оформленную, к примеру, так.

Справка-подтверждение

Подтверждаем, что копир Canon imageRUNNER IR-2520, переданный ООО "Роза" по акту о приеме-передаче от 05.08.2010 N 9 (договор купли-продажи от 19.07.2010 N 134), числился в налоговом учете нашей организации в составе III амортизационной группы.

Главный бухгалтер ------------ (Розанова М.А.)

Печать

Если же основное средство вам передает организация-спецрежимник, то, поскольку она не определяла амортизационную группу для целей налогообложения, вы можете определить ее самостоятельно.

Чтобы заполнить строку "Организация-изготовитель" на первой странице акта, нужно посмотреть технические документы на объект (например, технический паспорт). А если эти сведения найти невозможно, то в строке ставится прочерк.

В шапке первой страницы акта ОС-1 обязательно должны поставить свои подписи руководители передающей (если приобретено ОС, бывшее в эксплуатации) и принимающей сторон, а также должны стоять даты утверждения ими акта ОС-1.

Заполняем раздел 1 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только сторона, передающая основное средство. Следовательно, он вообще не заполняется при приеме-передаче нового ОС.

Если это вы передаете свое ОС, то вам надо обратить внимание на графу 4 разд. 1 - фактический срок эксплуатации ОС. Он определяется по формуле:

Фактический срок эксплуатации ОС (графа 4 разд. 1) = Период от даты ввода ОС в эксплуатацию до даты списания ОС - Месяцы и годы, когда фактически ОС не использовались

В срок, когда фактически ОС не использовалось, включаются периоды, когда по нему приостанавливалось начисление амортизации:

В бухгалтерском учете:

При переводе на восстановление (ремонт, реконструкцию, модернизацию) продолжительностью свыше 12 месяцев;

В налоговом учете (Пункт 3 ст. 256 НК РФ):

При передаче в безвозмездное пользование;

При переводе на консервацию продолжительностью свыше 3 месяцев;

При переводе на реконструкцию (модернизацию) сроком свыше 12 месяцев.

Если же вы сторона, принимающая бывшее в эксплуатации ОС, и вы видите, что разд. 1 акта организацией-сдатчиком заполнен лишь для бухгалтерского учета, то вы можете дополнительно запросить у нее сведения о некоторых показателях налогового учета (по аналогии с подтверждением номера амортизационной группы), в частности о фактическом сроке эксплуатации ОС. Ведь при применении линейного метода начисления амортизации для целей налогообложения прибыли вы можете уменьшить срок полезного использования полученного объекта на фактический срок его эксплуатации предыдущим собственником (Пункт 7 ст. 258 НК РФ).

Заполняем раздел 2 второй страницы акта

Этот раздел заполняет только получатель ОС .

При этом надо обратить внимание на следующие показатели этого раздела:

Графа 1 "Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету". Для бухгалтерского учета это будет сумма, которая списывается с кредита счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" в дебет счета 01 "Основные средства". А для налогового учета это сумма расходов на приобретение ОС (его сооружение, изготовление, доставку), а также на доведение ОС до состояния, пригодного для использования, за минусом суммы входного НДС (кроме случаев, когда входной НДС учитывается в стоимости ОС). Причем первоначальная стоимость в бухгалтерском и налоговом учете может и не совпасть. Например, разница может равняться сумме процентов по кредиту, полученному для покупки этого ОС;

Графа 2 "Срок полезного использования". Как мы уже сказали выше, при приобретении бывшего в эксплуатации ОС этот срок для целей налогового учета может быть рассчитан по формуле:

Срок полезного использования ОС для целей налогообложения прибыли = Срок полезного использования объекта в соответствии с Классификацией основных средств - Фактический срок эксплуатации ОС предыдущим собственником

Если же на дату получения ОС срок полезного использования у предыдущего собственника уже истек, то вы определяете срок полезного использования самостоятельно исходя из технических условий и рекомендаций изготовителей, способности ОС приносить доход и технических характеристик;

Графа 4 "Норма амортизации". В случае если срок полезного использования в графе 2 разд. 2 акта ОС-1 указан в месяцах, то и норма амортизации должна быть месячная. Тогда ее можно рассчитать по формуле:

Месячная норма амортизации в % = 100% / Срок полезного использования на дату принятия ОС к учету (в годах) / 12 месяцев

Если же в бухгалтерском учете амортизация начисляется:

(или) способом списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования;

(или) способом списания стоимости пропорционально объему продукции (работ), то в графе 4 разд. 2 акта ОС-1 нужно поставить прочерки.

Заполняем раздел 3 второй страницы акта

В разд. 3 акта ОС-1 указываются индивидуальные характеристики ОС. Например, здесь можно указать, в каком состоянии передается ОС, при наличии каких-либо дефектов у объекта - зафиксировать их.

Раздел 3 обязательно нужно заполнять, если из технических документов на ОС (из паспорта, руководства по эксплуатации, справочников) видно, что в нем есть детали, содержащие драгоценные материалы. Если в этих документах ничего о содержании драгметаллов не сказано, то в таблице разд. 3 акта надо поставить прочерки.

Заполняем третью страницу акта

Если для приема и проверки технического состояния ОС создавалась комиссия, то на третьей странице акта она:

Проставляет дату испытания ОС;

Отмечает соответствие или несоответствие ОС его техническим условиям;

Указывает, нужна ли этому ОС доработка.

Далее комиссия уточняет, что именно не соответствует техническим условиям и что требует доработки. И на основании результатов испытания и осмотра ОС дает свое заключение. Если по результатам проверки был составлен какой-то документ, то его надо приложить к акту и указать его в строке "Приложение".

Заполненный и подписанный членами комиссии акт ОС-1 в тот же день передается в бухгалтерию. На основании этого акта открывается инвентарная карточка учета ОС по форме N ОС-6. Об этом в акте ОС-1 ставится отметка.

При заполнении акта ОС-1 по объекту, бывшему в эксплуатации, особенно внимательной следует быть принимающей стороне, поскольку от показателей, отраженных в акте, у нее могут зависеть налоговые и бухгалтерские расходы.

Суть развития экономики состоит не только в разработке и внедрении новых технологий, планомерном совершенствовании производства. Повседневная хозяйственная деятельность предприятий и организаций, частных предпринимателей - вот основной критерий. А любая работа немыслима без основных фондов, представляющих собой здания, сооружения и, что самое важное, оборудование. Ведь согласитесь, что невозможно сделать, например, автомобиль, без использования станков, вспахать тысячи гектаров земли без тракторов, собрать миллионы тонн зерновых без комбайнов и т. д.

Предприятия постоянно продают и покупают оборудование, меняют его, дарят, сдают в аренду, изготавливают для собственных нужд. Но все эти действия необходимо как-то оформлять. Для этого существует унифицированная форма ОС-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7 и соответствующая по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) коду 0306001. Это акт о приеме-передаче основных средств без учета зданий и сооружений. Предприятия, в том числе на УСН , активно пользуются именно этой формой, хотя она и не является, начиная с 1 января 2013 года, обязательной к применению, ведь с этого времени разрешается использовать бланки собственной разработки (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Унифицированная форма ОС-1 состоит из трех страниц и заполняется или в двух экземплярах, если осуществляется операция приема-передачи между разными организациями, или в одном, когда основные средства ставятся на баланс предприятия, например при покупке, и вводятся в эксплуатацию. Акт оформляется во всех случаях, кроме приема-передачи групп основных средств, их приеме-сдаче после ремонта, реконструкции, модернизации, или если предусмотрен особый порядок учета в соответствии с действующим законодательством.

Образец заполнения унифицированной формы ОС-1

Для того чтобы попрактиковаться в заполнении акта, вначале его следует скачать. Бланк же формы с примером ее заполнения представлен ниже.

Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы ОС-1, состоящей из трех страниц.

Первая страница:

Вторая страница состоит из трех разделов:

Третья страница:

Пример позволяет не допускать ошибок при заполнении документа.

Скачать бланк унифицированной формы ОС-1 (акт о приеме-передачи объекта основных средств).

Любому бухгалтеру всегда нужно обращать внимание на правильность составления первичной учетной документации. Сегодня в рубрике «Первичка» мы поговорим об особенностях заполнения акта о приеме-передаче основных средств.

Для целей бухгалтерского и налогового учетов все проводимые организацией хозяйственные операции, в том числе и связанные с приобретением объектов основных средств, должны оформляться оправдательными документами (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» , п. 1 ст. 252 НК РФ). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский и налоговый учет.

СПРАВКА

Налоговый кодекс РФ не содержит определения «первичные учетные документы». В связи с этим согласно положениям п. 1 ст. 11 НК РФ для целей налогообложения понятие «первичные учетные документы» следует определять в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете (Письмо Минфина России от 24.04.2007 № 07-05-06/106 ).

Пунктом 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, и только в случае заполнения всех обязательных реквизитов.

Основным документом, регламентирующим порядок оформления операций, связанных с принятием к учету основных средств, является Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств» .

Данным Постановлением предусмотрено несколько унифицированных форм для документального оформления движения объектов основных средств в зависимости от их вида.

Так, для учета зданий (сооружений) предусмотрен акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма № ОС-1а), для остальных объектов основных средств - акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1), для учета групп объектов основных средств - акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма № ОС-1б).

Эти формы, как следует из их названия, применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств внутри организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены, дарения, финансовой аренды (если основное средство находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за деньги, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Рассмотрим на примере порядок оформления самой распространенной формы акта - формы № ОС-1.

При этом следует иметь в виду, что, если организация приобрела основное средство в торговой сети, у изготовителя или изготовила самостоятельно, акт составляется в одном экземпляре. Его подписывают члены приемочной комиссии, назначенной приказом руководителя организации. Далее этот акт вместе с приложенной технической документацией передается в бухгалтерию организации.

Если основное средство переходит от одной организации к другой (при продаже, мене, передаче в уставный капитал и прочее), действует другой порядок. Акт составляется передающей стороной в двух экземплярах. Его утверждают руководители организации-получателя и организации-сдатчика. Один экземпляр остается у передающей стороны, второй вместе с технической документацией передается принимающей стороне.

ПРИМЕР

ООО «Силена» приобрела у ООО «КоралЛифт» (изготовитель) по договору купли-продажи от 21.05.2007 № 13 лифт стоимостью 295 000 руб., в том числе НДС - 45 000 руб.

Согласно техническому паспорту дата выпуска лифта - 22.03.2007.

Установленный приказом генерального директора организации в целях бухгалтерского учета срок полезного использования лифта - 5 лет, норма амортизации - 1,67.

Согласно учетной политике организации амортизация по этой группе объектов начисляется линейным способом.

Начнем с так называемой шапки документа: это прежде всего номер и дата акта. Чаще всего учетной политикой организации предусматривается последовательная нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств с начала года по всей организации. В случае же если организация крупная и имеет, например, несколько обособленных подразделений, приобретающих значительное количество объектов основных средств, то предусматривается нумерация в разрезе подразделений с присвоением кода подразделения.

Учетной политикой ООО «Силена» предусмотрено, что нумерация актов приемки-передачи объектов основных средств ведется в разрезе трех обособленных подразделений организации следующим образом:

1. Подразделение «Административное здание (адрес: г. Москва, пр-т Мира, д. 17/3)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «А» (№ ______-А).

2. Подразделение «Склад (адрес: Московская обл., г. Одинцово, ул. Промышленная, владение 8/2)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «С» (№ ______-С).

3. Подразделение «Торговый павильон (адрес: г. Москва, Ленинский пр-т, д.12)» - нумерация ведется последовательно с начала отчетного года, при этом после номера акта ставится буква «Т» (№ ______-Т).

Лифт был приобретен для установки в административном здании. С начала отчетного года это 29-й объект основных средств, приобретенный организацией. Таким образом, порядковый номер акта будет 29-А.

Дата акта должна соответствовать моменту принятия к учету основного средства (отражению по дебету счета 01 «Основные средства»).

Далее бухгалтером заполняются реквизиты организации-получателя (а именно: наименование, адрес, телефон, код по ОКПО организации), также указывается наименование структурного подразделения, в котором будет находиться принятый к учету объект основных средств.

Следующим важным моментом является перенесение данных из документа, на основании которого происходит прием ОС на учет, в акт. Им может быть, например, договор купли-продажи объекта основного средства, приказ руководителя о принятии к учету (ввода в эксплуатацию) основного средства, созданного самой организацией, или иной предусмотренный законодательством документ.

В рассматриваемом случае в акте должны быть указаны реквизиты договора купли-продажи.

Затем указывается наименование объекта основного средства, принимаемого к учету.

Обращаем внимание, что в этой строке необходимо указать полное наименование ОС с указанием марки и модели. Например, «Лифт 0,5 тонны ЛТ-9721».

Неполное заполнение бухгалтером указанных реквизитов может привести к нежелательным последствиям.

ИЗ ПРАКТИКИ

ООО «Интеллектуальное решение 3000» в период с января по июль 2006 г. были приобретены несколько крупных партий компьютеров. Бухгалтер, оформлявший акты по форме № ОС-1, не указал в них реквизиты договоров, на основании которых они были приобретены, а также в строке «Объект основных средств» он указывал «Компьютер», без отражения конкретной марки и модели.

В результате выездной налоговой проверки по налогу на прибыль за 2006 год налоговая инспекция не приняла в расходы для целей налогообложения сумму амортизации указанных компьютеров в размере 432 тыс. руб., поскольку в ходе проверки было невозможно сопоставить имеющиеся у организации первичные учетные документы (договоры купли-продажи) с унифицированными формами по приему к учету основным средствам. То есть, по мнению налоговых органов, отсутствовало документальное подтверждение понесенных расходов.

Организации пришлось дооформлять все акты по указанным объектам основных средств в соответствии с требованиями законодательства, подавать уточненные декларации по налогу на прибыль.

Теперь перейдем к заполнению первого раздела «Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи» формы.

Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В случаях приобретения объектов через торговую сеть, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В нашем примере организация приобретает новый лифт у изготовителя, поэтому может не заполнять указанный раздел. Между тем не будет ошибкой проставление даты выпуска лифта, отраженной в техническом паспорте, а также стоимости приобретения лифта. По остальным строкам нужно проставить прочерки.

Далее следует заполнение самого важного второго раздела документа «Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету». Именно на основании указанных в нем данных организация будет отражать в учете основное средство, а также рассчитывать амортизацию по нему.

Это прежде всего первоначальная стоимость основного средства. В нашем примере это стоимость приобретения лифта, за исключением НДС. НДС не учитывается в стоимости объекта, поскольку наша организация является плательщиком этого налога и не осуществляет виды деятельности, освобожденные от обложения НДС, и соответственно имеет право на вычет полной суммы НДС, предъявленного поставщиком.

Следующий реквизит - срок полезного использования. Согласно Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 № 1 , лифты относятся к третьей амортизационной группе со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно. В нашей ситуации приказом руководителя срок полезного использования установлен в пять лет. Соответственно ежемесячная норма амортизации составит 1,67%.

Также необходимо указать способ начисления амортизации. В нашем случае это линейный способ, который закреплен в учетной политике организации.

Переходим к третьему разделу «Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств». В нем записывается краткая характеристика приобретенного объекта ОС, в том числе его дополнительных приспособлений и принадлежностей, а также содержание драгоценных металлов (если у организации есть такие данные).

То есть акт должен содержать наименование, единицу измерения, количество и массу драгоценных металлов в принимаемом к учете оборудованию. Эти данные отражаются в первичной учетной документации на основании сведений о содержании драгоценных металлов, указанных в технической документации (например, в техническом паспорте), либо при отсутствии этих сведений - по данным организаций, разработчиков, изготовителей или на основе аналогов, расчетов.

В рассматриваемом примере на основании данных технического паспорта на лифт неизвестно, содержатся ли в нем драгоценные металлы. В таком случае, по нашему мнению, в акте допустимо сделать пометку, что содержание драгоценных металлов будет определено после списания и утилизации.

Теперь перейдем к заполнению третьей страницы акта. Для приемки такого технически сложного оборудования, как лифт, необходимо создание комиссии по приему-передаче объектов основных средств.

В ООО «Силена» создана на основании приказа руководителя от 28.12.2006 № 18 постоянно действующая комиссия, состоящая из техника и инженера. Председателем комиссии назначен главный инженер организации.

В результате осмотра, установки и испытания комиссия признала лифт соответствующим техническим условиям, не требующим какой-либо доработки, что и было отражено в акте.

Итак, незаполненным остался только последний раздел акта.

Обращаем внимание, что левая сторона данного раздела заполняется материально ответственным лицом и бухгалтером при выбытии данного основного средства.

Правую часть заполняет сотрудник организации, получивший по акту приема-передачи к договору купли-продажи или накладной данное основное средство. Далее акт подписывает материально ответственное лицо организации, которому на ответственное хранение поступил полученный объект. И одним из последних, проверив правильность заполнения всех реквизитов и подтверждая оформление инвентарной карточки, акт подписывает главный бухгалтер организации.

После этого заполненную унифицированную форму утверждает руководитель организации.

В заключение обращаем внимание, что при необходимости рассматриваемую форму можно дополнить новыми реквизитами (соответственно отразив это в учетной политике организации). А вот удалять существующие реквизиты ни в коем случае нельзя.

ОС-1 применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Бланк формы Акт ОС-1. Инструкция по заполнению

Бланк формы ОС-1а. Акт о приеме-передаче зданий (сооружений)

Акт приемки-передачи по форме ОС-1а применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи зданий (сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:

• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Бланк формы Акт ОС-1а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-1б. Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)

Акт приемки-передачи по форме ОС-1б применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) в организации или между организациями для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию, поступивших по:

• договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды;
• путем приобретения за плату денежными средствами;
• изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию;
• выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации.

Бланк формы Акт ОС-1б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-2. Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств.

Документ используется для оформления операций перемещения объектов основных средств внутри организации из одного подразделения в другое. Форма ОС-2 выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Данные о совершенном перемещении вносятся в инвентарную карточку учета объектов основных средств.

Бланк формы Акт ОС-2. Инструкция по заполнению

Форма ОС-3. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.

Подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию.

Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта основных средств (форма N ОС-6).

Бланк формы Акт ОС-3. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4. Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

Документ по форме OC-4 предназначен для оформления операций по списанию и выбытию пришедших в негодность объектов основных средств. Является основной формой подтверждающей выбытие. Составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии, которая назначается руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом.

Бланк формы Акт ОС-4. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4а. Акт о списании автотранспортных средств

С помощью этого документа производится оформление операций по списанию и выбытию пришедших в негодность автотранспортных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Бланк формы Акт ОС-4а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-4б. Акт о списании групп объектов основных средств

Документ предназначен для оформления групповых операций по списанию и выбытию пришедших в негодность основных средств. Форма составляется в двух экземплярах, которые подписываются членами комиссии, назначаемой руководителем организации, документ подписывается руководителем или уполномоченным лицом.

Бланк формы Акт ОС-4б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6. Инвентарная карточка учета объекта основных средств

Инвентарная карточка по форме ОС-6 применяется для организации учета наличия и движения объекта основных средств внутри предприятия. Карточка заводится на каждый инвентарный объект на основании акта приема передачи по форме ОС-1 (ОС-1а,ОС-1б). В этом документе регистрируются вся информации о приеме, перемещении, ремонте, модернизации и иных изменениях объекта основных средств.

Бланк формы Карточка ОС-6. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6а. Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств

Инвентарная карточка по данной форме используется для учета наличия объектов основных средств, а также учета их движений его внутри организации. Документ ведется в единственном экземпляре бухгалтерией предприятия на группу объектов. Инвентарная карточка заводится на группу объектов в момент принятия к учету этих объектов на основании актов о приеме-передаче объектов основных средств и сопроводительных документов (технических паспортов заводов-изготовителей и др.).

Бланк формы Карточка ОС-6а. Инструкция по заполнению

Форма ОС-6б. Инвентарная книга учета объектов основных средств

Данная форма учета основных средств может использоваться на малых предприятиях. Записи об объектах основных средств вносятся бухгалтером на основании первичных документов подтверждающих: поступление, перемещение, ремонт, выбытие и иные виды хозяйственных операций. Такими документами могут являться: Форма ОС-1 "Акт о приеме-передаче объекта основных средств", Форма ОС-2 "Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств" и другие.

Бланк формы Книга ОС-6б. Инструкция по заполнению

Форма ОС-14. Акт о приеме (поступлении) оборудования

Данный акт применяется для оформления поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете этих операций. Документ составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах.

Бланк формы Акт ОС-14. Инструкция по заполнению

Форма ОС-15. Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж

Этот документ используется при передачи оборудования в монтаж. Форма ОС-15 составляется в двух экземплярах: первый передается в бухгалтерию, второй - передается уполномоченному представителю монтажной организации.

Бланк формы Акт ОС-15. Инструкция по заполнению

Форма ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования

Документ предназначен для отражения выявленных в процессе монтажа дефектов. Количество заполняемых экземпляров данного документа зависит от от количества сторон подписывающих акт. Как правило, ими являются: заказчик, монтажная организация и завод изготовитель.