Оформление накладной торг 12. Товарная накладная от ИП без НДС: правила и образец

Образец товарной накладной ТОРГ-12 пригодится тем, кто занимается поставками того или иного товара. Форма Торг-12 — это один из первичных документов, которые используются в бухгалтерии. О правилах заполнения этой унифицированной формы и возможных нюансах мы расскажем в нашей статье.

Унифицированная форма ТОРГ-12

Товарная накладная — это документ, который применяется при оформлении продажи товаров или иных материальных ценностей посторонней организации. Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 (образец можно найти здесь) утверждена постановлением Госкомстата в 1998 году.

Товарная накладная, которая не будет соответствовать унифицированной форме, в принципе, может быть принята покупателем, так как статья 225 Налогового кодекса утверждает, что первичные документы не обязательно должны быть унифицированной формы. Главное, чтобы они содержали информацию о том, что организацией действительно были понесены расходы, и включали в себя все необходимые реквизиты.

Но налоговики могут отказать в «принятии» такого документа, ссылаясь на закон «О бухгалтерском учете». Поэтому, чтобы не возникало проблем, лучше использовать именно унифицированную форму ТОРГ-12 .

Однако предлагаемый образец заполнения ТОРГ-12 не окончателен, так как проверяющие органы могут потребовать, чтобы все поля накладной были заполнены и скреплены печатями сторон. В противном случае право покупателя отражать свои расходы на приобретение товара и получать вычет по НДС ставится под сомнение.

Тем не менее, решения судов подтверждают, что если в иных документах содержатся сведения, которых недостает в ТОРГ-12, а доверенности сторон, оформленные по форме М-2 или М-2а, имеют оттиск печати организации, то и такая форма считается действительной.

Правила заполнения ТОРГ-12

Форма Торг-12 — это первичный документ, для составления которого существуют определенные правила:

• ТОРГ-12 заполняется в 2 экземплярах — по одному для каждой из сторон.
• ИФНС придерживается строгого требования: сроки отгрузки товара, указанные в ТОРГ-12, должны совпадать с реальными. Именно поэтому накладную целесообразнее составлять либо непосредственно в момент отгрузки, либо после ее окончания.
• В строке «Организация-грузоотправитель» нужно указывать наименование организации (полное или сокращенное), банковские реквизиты и иные контактные данные.
• Поле структурного подразделения необходимо заполнить данными о грузоотправителе, перечисляя отгруженные товарно-материальные ценности.
• Бланк ТОРГ-12 должен быть в обязательном порядке заверен печатями организаций и подписями уполномоченных лиц.
• Графы «Поставщик» и «Плательщик» заполняются по аналогии с графой «Организация-грузоотправитель». Но на практике встречаются ситуации, когда плательщик, поставщик и грузоотправитель — одно юридическое лицо.
• Графа «Основание» предназначена для указания договора или иного документа, который обозначил начало отношений между сторонами и послужил основанием для совершаемой отгрузки товаров.
• Табличная часть ТОРГ-12 заполняется сведениями об отгружаемом товаре с указанием его количества, наименования, НДС и т.д.
• Законодатель разрешает внесение небольших изменений в унифицированную форму ТОРГ-12. Например, это может касаться заполнения свободных строк, их расширения и сужения, вкладывания дополнительных листов и т.д. Заполнение ТОРГ-12 онлайн позволит рассмотреть возможные варианты исправлений в реальном времени.

Срок хранения накладной ТОРГ-12 в организации — 5 лет.

Как произвести заполнение ТОРГ-12 онлайн

Ознакомиться с образцом заполнения товарной накладной и заполнить ТОРГ-12 онлайн можно на нашем сайте.

Товарная накладная – это документ первичной бухгалтерской отчетности. Служит оправданием для списания ТМЦ продавцом и для постановки на учёт товаров покупателем.

Бланк ТОРГ-12 имеет унифицированную форму, которая была утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. С 2013 года организации имеют право разработать свою форму товарной накладной, но в ней должны быть все необходимые реквизиты.

Бланк и образец товарной накладной ТОРГ-12

Образец

Правила заполнения формы ТОРГ-12

Т. к. товарная накладная проверяется налоговыми органами на предмет оформления вычета по НДС, все основные графы в ней должны быть заполнены правильно:

Товарную накладную заполняет уполномоченное лицо (работник бухгалтерии, менеджер, продавец и т.п.). Данные о товаре и о грузоотправителе в накладной должны быть идентичны данным счёта-фактуры.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

При необходимости в форму можно добавлять дополнительные поля, графы, и даже составить свою форму накладной, но со всеми необходимыми полями.

Если после заполнения ТОРГ-12 в ней обнаруживается ошибка или описка, её можно исправить, аккуратно зачеркнув неверное, и вписать правильные данные, заверив их подписью и датой, когда были внесены изменения. Если ошибок много, накладную аннулируют и составляют новую.

Товарная накладная ТОРГ-12 оформляется в двух экземплярах: один остаётся у покупателя, другой со всеми подписями передаётся поставщику.

Пример товарной накладной ТОРГ-12 в электронном варианте

Законодательство разрешает использовать электронную форму товарной накладной (ч. 5 ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Её заполнение ничем не отличается от заполнения бумажного бланка. Формы XML-файлов электронных документов утверждены Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.

В налоговые органы такие накладные тоже подаются в электронном виде.

Заверяются электронные формы накладных электронной подписью.
Для ее использования необходимо получить свидетельство и разрешение, подтверждающее право уполномоченного лица делать электронные подписи.
На электронном экземпляре ТОРГ-12 достаточно по одной подписи со стороны поставщика и со стороны покупателя. Однако ФИО и должности ответственных лиц тоже указываются.

Электронные документы отправляются через интернет. Водителю, везущему груз, выдаётся товарно-транспортная накладная по форме 1-Т , в которой перечислен весь товар и его характеристики.
Если товар везет организация-посредник, то в электронном бланке ТОРГ-12 номер и дату ТТН ставит продавец, а данные доверенности на перевозку груза и графу "Груз получил" заполняет покупатель, заверяя их уже своей электронной подписью.

Архив электронных документов должен находиться на отдельно отведенном компьютере (например, в бухгалтерии) или на специальном сервере компании.

Реализация товарно-материальных ценностей сопровождается оформлением ряда документов, одним из таких документов является товарная накладная. Это первичный документ, подтверждающий факт перехода права собственности на товар от продавца покупателю. Товарная накладная имеет типовую форму ТОРГ-12, скачать бланк этой формы можно в конце статьи.
Стоить отметить, что типовая форма не является обязательной, организация может разработать свою форму бланка с учетом своих особенностей. Главное, чтобы она отвечала определенным требованиям, а именно должны быть реквизиты грузоотправителя и поставщика, грузополучателя и покупателя, включая банковские реквизиты

Также в товарной накладной должна быть отражена вся необходимая информация о товаре: наименование, количество, цена, общая стоимость, выделенный НДС (если организация является его плательщиком).

Несмотря на возможность самостоятельно разработать свою форму товарной накладной, организации в основном используют типовую форму ТОРГ-12.

Как правильно заполнить бланк товарной накладной?

Образец заполнения товарной накладной ТОРГ-12

«Грузоотправитель» – реквизиты организации, осуществляющей отгрузку товара, необходимо указать наименование, ИНН/КПП, адрес погрузки товара, контактный телефон и платежные реквизиты.

«Грузополучатель» – реквизиты организации, получающей груз, указываются аналогичные данные, адрес места разгрузки товара.

«Поставщик» и «покупатель» – реквизиты продавца и покупателя.

«Основание» – документ, его номер и дата, на основании которого совершается сделка купли-продажи (например, договор купли-продажи).

Если имеется транспортная накладная, то ее номер и дата указываются ниже.

Товарной накладной присваивается индивидуальный номер, ставится дата отгрузки товара.

Ниже в таблице приводим все необходимые сведения о товаре: наименование, его код по картотеке продавца, единица измерения и ее код по ОКЕИ, вид упаковки, количество, масса груза, цена без учета НДС, сумма без НДС, отдельной графой выделяется ставка НДС и его величина от общей суммы, итоговая стоимость товара с учетом НДС.

В конце таблицы считается итоговые значения количества, массы, суммы без НДС, НДС, стоимость с учетом НДС.

На документе ставят свои подписи ответственные лица продавца: руководитель, главный бухгалтер, лицо, осуществляющее отпуск товара. На документе обязательно ставится печать организации.

При получении грузополучатель также делает необходимые отметки на документе. Если товар получает руководитель, то он подписывает документ и ставит печать. Если товар получает ответственное лицо по доверенности, то печать ставить не нужно, указывается номер и дата доверенности и ФИО лица, которому выдана доверенность.

Составляется товарная накладная минимум в двух экземплярах. Один экземпляр с подписью и печать покупателя остается у продавца, другой у покупателя.

Если товар доставляется сторонней организацией, то к товарной накладной ТОРГ-12 необходимо также оформить . Если же продавец сам осуществляет доставку товара на своем либо арендованном транспорте, то достаточно оформлять товарную накладную ТОРГ-12.

Стоит отметить, что помимо товарной накладной при реализации товарно-материальных ценностей также нужно оформить (если выделяется НДС) и , если товар еще не оплачен.

Скачать бланк и образец товарной накладной (форма ТОРГ-12)

Скачивайте образцы форм для учета товаров на предприятии:

Видео-урок “Как в 1С Бухгалтерия составить товарную накладную (ТОРГ-12)”

Деятельность организаций во многих вопросах подвержена тщательному контролю и регламентируется множеством правил. Один из них - образцы заполнения товарной накладной, счета-фактуры, прочей первичной документации. Для того, чтобы деятельность фирмы полностью соответствовала требованиям законодательства, при заполнении этих документов необходимо следовать установленной инструкции. В этой статье рассматриваются образцы заполнения товарной накладной и других их назначение, структура и смысл в деятельности организаций.

Первичная документация и ее назначение

Все операции в деятельности фирмы должны быть задокументированы и отражены в налоговом, бухгалтерском и управленческом учетах. В дальнейшем все эти данные систематизируются, обобщаются, анализируются и используются различными пользователями в самых разных целях. Самая главная из них - это отчетность о результатах финансово-хозяйственной деятельности перед контролирующими органами.

К категории первичной документации относят целый ряд документов, предназначенных для оформления определенных событий в коммерческой жизни фирмы. Их отличительная черта - заполнение в момент совершения операции или сразу после него. Первичная документация является доказательством того, что операция действительно была совершена. К таким документом относят товарную накладную, товарно-транспортную накладную (ТТН), счет-фактуру, спецификацию, и некоторые другие документы.

Назначение товарной накладной

Товарная накладная - первичный передаточный документ, который составляется в момент покупателю поставщиком. Свидетельствует о состоявшейся продаже товара. Оформлен он должен быть в двух или более экземплярах. Дополнительные бумаги составляются, если товар приобретается в кредит или лизинг, при участии комиссионера, агента, а также с использованием государственных субсидий или бюджетных денежных средств. Один экземпляр полагается оставить у поставщика, второй предназначен покупателю, третий - банку, другой финансовой организации, посреднику, бюджетному учреждению.

Любая торговая операция юридических организаций и предпринимателей должна сопровождаться выписыванием товарной накладной. Бланк, образец заполнения и особенности внешнего вида документа могут незначительно отличаться. Законодательством предусмотрено несколько вариантов оформления. Но есть также и требования, под которые должны подходить все образцы заполнения товарных накладных.

Варианты оформления товарной накладной

Организации могут по-разному оформлять события, происходящие в их повседневной деятельности. Это относится и к образцам заполнения товарной накладной. Ниже приведен список вариантов, которыми может воспользоваться фирма:

• Использование официальной унифицированной формы ТОРГ-12. Зачем заново создавать велосипед, если он уже давно изобретен? ТОРГ-12 подходит для организаций с любой правовой формой, работающих во всех сферах и с любыми товарами. При этом официальная форма разработана с учетом всех требований регулирующих инстанций, с пожеланиями компаний к удобству и простоте. Все версии электронных баз данных 1С, которые используются бухгалтерами для работы с учетами фирмы, оснащены типовыми бланками ТОРГ-12.
• Разработка и утверждение собственной формы с учетом нужд организации и всех требований законодательства. Некоторые организации для удобства внутренних пользователей вносят в ТН коррективы, дополняют ее необходимыми графами, таблицами и реквизитами. Законодательством это не запрещено, если поправки не меняют сути документа, и он по-прежнему удовлетворяет пользователей искомой информацией.
• Использование унифицированной формы играющей одновременно роль товарной накладной и счета-фактуры, актуально для организаций, являющихся плательщиками НДС. Удобство заключается в отпадающей необходимости отдельной печати счета-фактуры, за счет чего экономится время, офисное пространство для хранения бумаг, материальные ценности (бумага и тонер), уменьшается риск ошибки и расхождений в пакете документов на одну хозяйственную операцию, а также риск потери его составных частей в процессе хранения.
• Использование электронной версии документов. Некоторые современные компании давно перешли на электронный документооборот. Требования к электронным накладным те же, что и к бумажным. Для использования такой формы документооборота придется обзавестись электронной подписью.
• Использование типовых журналов-книг. Типографиями выпускается огромное количество книг с бланками первичных документов, в том числе и товарных накладных. ИП образец заполнения предпочитают именно такой, так как он не требует особенных познаний в бухгалтерском учете и использования компьютерной техники. Это касается предпринимателей, рабочий процесс которых мало связан с офисной деятельностью - торговцы рыночных павильонов, разъездные предприниматели и другие.

Товарная накладная: инструкция по заполнению

ТН обязательно должна соответствовать требованиям налоговой службы. Процесс ее оформления регламентируется положениями бухгалтерского учета и НПА контролирующих инстанций. Этот документ должен содержать ряд обязательных реквизитов:

• номер и дата составления документа;
• наименования и адреса (фактический и юридический) грузоотправителя и грузополучателя;
• ИНН, расчетный счет, информация об основании осуществляемой сделки (договор, спецификация, их номер и дата);
• список отгружаемой номенклатуры, количество каждой позиции, единицы измерения, стоимость за единицу, общая сумма за позицию, общая сумма за весь список, процентная ставка НДС и ее денежное выражение;
• фамилии и инициалы лиц, ответственных за осуществляемую операцию: кто отгрузил со склада, кто дал на это распоряжение, кто получил;
• печати сторон, если они используются в деятельности (некоторые ИП работают без печати).

Товарно-транспортная накладная

Еще один документ стандартного пакета на сделку - товарно-транспортная накладная. Используется он в случае участия в процессе продажи-приобретения товарно-материальных ценностей собственного автомобильного транспорт или сторонних перевозчиков. Необходим он и для возмещения расходов на ГСМ, и для подтверждения легальности груза в процессе транспортировки работника ГИБДД, и для доказательства правомерности оказания транспортных услуг.

В организациях на данный момент используется параллельно две формы товарно-транспортных накладных. Бланки и образец заполнения у них различаются полностью. Состав реквизитов практически идентичен, но по-разному отражается в документе. Самое главное отличие форм ТТН и 1-Т - отсутствие во второй раздела со списком товара.

Правила заполнения товарно-транспортной накладной

Товарно-транспортная накладная содержит два раздела. В первом указывается следующая информация о сделке:

• дата и номер документа;
• грузоотправитель и грузополучатель, их фактические адреса, банковские реквизиты, информация об основании сделки;
• место, куда доставляется груз;
• табличная часть со списком товаров, их стоимостью, количеством мест, наличием и видом тары, единицами измерения, массой;
• фамилия и инициалы должностных лиц, которые разрешили и произвели отпуск товара, их подписи и печать фирмы-отправителя;
• должность, фамилия и инициалы, подпись перевозчика;
• должность, фамилия и инициалы, подпись лица, принявшего груз и печать получателя.

Второй раздел ТТН содержит информацию об автомобиле, осуществляющем перевозку, и его водителе. В этой части бланка должны быть указаны:

• марка, модель, регистрационный номер машины;
• ФИО водителя, его подписи в графах о приеме груза к перевозке с указанием количества мест и о сдаче груза получателю;
• прочие сведения, информирующие об особенностях груза, - токсичность, взрывоопасность, радиоактивность и так далее.

Отличия новой формы 1-Т

При перевозке собственными силами организациями используется вышеописанный образец заполнения ТТН. 1-Т пользуются в случаях, если грузоперевозку осуществляет сторонняя организация или частный водитель. Без нее невозможно доказать существования договорных отношений с водителем или транспортной компанией, соответственно нельзя списать расходы на оплату их услуг в бухгалтерском и налоговом учете.

Основное же отличие этих двух бланков в том, что форма 1-Т не содержит товарного раздела и подробной информации о перевозимом грузе. Указать в ней можно лишь количество мест, особенности груза и упаковки, а также объявленную стоимость.

Чем руководствоваться при заполнении?

Ниже приведен список законодательных решений, касающихся оформления вышеописанных документов:

• Постановление Правительства №272 от 15 апреля 2011 года - утверждение формы 1-Т.
• Письмо Министерства финансов от 6 ноября 2014 года - о признании договорных отношений между перевозчиком и заказчиком;
• Письмо Федеральной налоговой службы от 21 марта 2013 года - об использовании форм ТТН при расчете налога на прибыль;
• Постановление Государственного комитета статистики №132 от 28 декабря 1998 года - утверждение формы ТОРГ-12.

Почему необходимо правильно заполнять первичные документы?

Любая коммерческая организация действует в целях получения прибыли. Из ее суммы она обязана уплачивать налоги и другие взносы в пользу государства. Расчет их сумм полностью зависит от правильности оформления первичной документации. Если при этом были допущены ошибки или установлены нарушения, впоследствии организация может быть обложена большими налогами, чем планировалось. Например, если неправильно оформлены документы, подтверждающие расходы, которые организация вправе вычесть из налогооблагаемой базы, ФНС может не признать их. В этом случае организация вынуждена будет нести расходы из "собственного кармана", а не за счет их включения в итоговую стоимость продукции.

Санкции за отсутствие или неправильное заполнение документов

Отсутствие экземпляров первичных документов может вызвать волну внеплановых проверок со стороны ФНС. Каждое выявленное нарушение может облагаться штрафом. В случае, если налоговая служба усмотрела в ошибках или отсутствии документации махинации, преступный умысел или попытку уклонения от налогов, организацию ждут более неприятные последствия - штрафы, налоговые санкции, административная и уголовная ответственность, предусмотренные статьями соответствующих кодексов.

Процесс купли продажи, особенно в деятельности хозяйствующих субъектов, сопровождается множеством «бумажек», которые, тем не менее, важны для оформления операций.

Описание документа

Предназначение

Начиная разговор о ТОРГ-12, следует понять, что это? Данный документ специально разработан для применения в первичном бухгалтерском учете. Она была принята постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Большинство ведущих бухгалтеров используют данный документ в своей практике из-за его простоты и удобства отражения данных.

Для чего она нужна? Ее применяют в торговле для отпуска продукции. Предприятие-продавец товара предоставляет сей документ как подтверждение факта продажи ТМЦ организации покупателю.

При совершении операции по передаче товара (на бумажном носителе) используется два экземпляра ТОРГ-12. Первый экземпляр необходим для того, чтобы произвести списание ТМЦ со склада продавца. Второй же является основанием для оприходования поступивших ценностей на склад покупателя.

Основные реквизиты

Правильно оформленный документ включает в себя следующие реквизиты:

1. Наименование организаций, заключающих сделку, используемые ими банковские счета для осуществления расчета за поставленный товар, юридический и фактический адрес, ИНН, КПП и контактный номер телефона.
2. В документе обязательно фиксируется дата отгрузки и номер, присвоенный транспортной накладной, сопровождающей груз, подтверждающий законность осуществления данной сделки.
3. В графах «отпуск груза разрешил» и «отпуск груза произвел» обязательно ставятся подписи лиц, ответственных за совершение операции, непременно с расшифровкой и должностью. Далее информацию заверяют оригинальной печатью, если таковая есть.
4. Необходимо указать информацию о доверенности сотрудника, принявшего груз к перевозке (фиксируют номер, когда, кем и кому была выдана).
5. Подпись лица, которому была выписана доверенность, его расшифровка и официально занимаемая должность в организации.
6. Как обязательный реквизит значится содержание хозяйственной операции, отраженное в количественном и денежном эквиваленте.

С 01.01 2013 возможно использовать в работе накладную, отличающуюся по форме, но все вышеперечисленные пункты должны быть отражены в полном объеме.

Однако собственную форму товарной накладной редко используют, т. к. бухгалтеры опасаются, что та, или иная причина может повлечь за собой отказ о принятии налоговой службой пакета предоставленных документов.

При некорректном заполнении или отсутствии подтверждающих совершение сделки накладных НДС может быть не принят к возмещению. Налоговый орган принимает к учету только верно оформленную документацию.

Важно упомянуть, что продавцы, работающие на специализированных режимах, т. е. те, которые освобождены от уплаты НДС (к ним относят ЕНВД и «упрощенную систему налогообложения») графы, находящиеся под номером 13 и 15, оставляют незаполненными.

Удаление, каких- либо обязательных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Правила заполнения товарной накладной

Кто заполняет?

Поставщик, который реализует товар, при совершении сделки оформляет ТОРГ-12. Если нет возможности сформировать документ в момент совершения сделки, то он создается сразу после отгрузки. Фактическая дата отгрузки должна совпадать с датой, указанной в ТОРГ-12 по требованию налоговой службы.

В графе «Поставщик» указывается организация со всеми подобающими реквизитами. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» будет указан покупатель (если он действительно фактически покупает и самостоятельно оплачивает груз). Заполняется графа «основание» — это может быть, например, договор на поставку.

Далее в табличную часть добавляется реализованный товар, выбирается количественный показатель, устанавливается цена и налоговая ставка. Количество товара по номенклатурным позициям в 1С автоматически суммируется и, в соответствии с ценой, выводит сумму к оплате. Также автоматически переносятся графы «масса» и «количество мест» в дополнительную строку, после чего ТОРГ-12 подписывают ответственные лица продавца и покупателя.

Документ обязательно заверяют оригинальной печатью, после чего его минимальный срок хранения составит не менее пяти лет в архиве или бухгалтерии.

Коды ОКУД и ОКПО при сохраненных в базу параметрах тоже будет выбиваться самостоятельно.

Что указывают в бланке?

Вот некоторые инструкции по форме заполнения товарной накладной (ТОРГ-12):

1. «Грузоотправитель»- для заполнения необходимо указать наименование (как полное, так и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
2. «Структурное подразделение» — графа, конкретизирует информацию о филиале грузоотправителя.
3. В графе «Грузополучатель», указывается данные на получателя груза, также его наименование (полное и сокращенное), адрес, реквизиты банка, телефон и др.
4. Графа «Плательщик» несет в себе подробную информацию о плательщике за груз, подразумевает его полное и сокращенное наименование, адрес, реквизиты банка, телефон и др.
5. «Основание» — графа, информирующая о том, что послужило основанием для осуществления сделки (договор, дополнительное соглашение и т.д.). Тут же предусмотрены ячейки, где отражают номер и дату транспортной накладной, если она входит в пакет отгрузочных документов.
6. Далее, в приведенной ниже таблице, в ТОРГ-12 поставщик отражает реализованные товары, уточняя единицу измерения и количество, массу брутто и нетто, прописывает цену и налоговую ставку. Здесь же указана сумма товара с учетом НДС и без НДС.

Товар его количество, перечисленный в ТОРГ-12, должен быть идентично прописан в счете-фактуре.

Подписи ответственных лиц

Руководитель организации имеет право подписи за всех уполномоченных лиц и несет полную ответственность за совершение сделки. Помимо руководителя организации, право подписывать первичную документацию имеют сотрудники, на которых выписаны доверенности и приказы, подтверждающие их компетенцию ставить подпись в документе первичного бухгалтерского учета. В большинстве случаев это операторы, менеджеры и другие сотрудники, работающие в крупных компаниях с большим документооборотом, часто занимающиеся непосредственно выпиской документов.

При желании использовать допускается факсимиле, этот факт должен быть обговорен и зафиксирован в договоре поставки.

Со стороны покупателя в графе «Груз получил грузополучатель» свою подпись может поставить как руководитель, так и другое уполномоченное лицо, имеющее право подписи соответственно приказу или выписанной доверенности. В графе «Груз принял» подпись ставит лицо, несущее материальную ответственность и принимающее товар. Здесь же вписываются данные его доверенности. Это могут быть кладовщик, зав.складом.

Строка с информацией о остается незаполненной, только если получение груза подтверждает сам руководитель, подписывая документ самостоятельно.

Если товар с услугами?

Услуги указывать в товарной накладной неправильно, в т.ч. и отдельной строкой. ТОРГ-12 — это унифицированная форма накладной, предназначенная для учета товара, а не услуг. Учитывая услуги (транспортные перевозки), следует оформить акт об оказанных услугах и приложить товарно-транспортную накладную.

Оформление электронной формы товарной накладной ТОРГ-12

Правомерность

Использование электронного документа, подписанного электронной подписью, будет являться таким же правомерным, как и использование его аналога, оформленного на бумажном носителе(об этом говорится в п.7ст 9 Закона N129 ФЗ и ст.1 Закона N1-ФЗ).
Наиболее приемлемые формы XML-файлов электронных документов урегулированы Приказами ФНС России 21.03.2012 NMB-7-6/172@ и MMB-7-6/36@ от 30.01.2012.Среди них товарные накладные, а также акты выполненных работ и счет-фактуры.

При проверке налогового органа востребованные документы также будут предоставляться в электронном виде (при условии, что они будут в соответствующем, требуемом формате) в порядке, установленном ФНС России.

Электронная накладная составляется по тому же алгоритму, что и традиционный документ на привычном бумажном носителе. Разница в том, что используется один документ, состоящий из пары файлов.

Применение электронной подписи

Заверяет электронные документы электронная подпись.

Для ее использования обязательно понадобиться приобрести свидетельство на электронную подпись и обзавестись разрешением, подтверждающим право подписи уполномоченному лицу.

На электронном экземпляре ТОРГ-12 одной подписи от продавца достаточно, так же, как и со стороны покупателя. Необходимо упомянуть и о том, что в привычных графах ответственных лиц по-прежнему заполняются ФИО и должности соответствующих людей. Графа, созданная для информации о выписанной доверенности, должна быть заполнена привычным способом.

Электронные документы отправляются через интернет. В связи с этим потребности в передаче накладных с водителем отпадают. Для перевозки груза у водителя на руках остается товарно-транспортная накладная, где есть краткое описание товара. Архив электронных документов находится на отдельно отведенном компьютере или на специальном сервере компании.

Смотрите также видео о создании товарной накладной ТОРГ-12 с помощью электронного онлайн-сервиса

Исправления и внесение изменений

В каких случаях?

Документ должен быть заполнен правильно, во всех графах. Несущественной и ненужной информации ТОРГ-12 в себе не содержит.

Неважно, где допущена ошибка: в наименовании поставляемого товара, в цене, в количестве, в % ставке НДС, или в реквизитах. Документ должен быть обязательно откорректирован и приведен в надлежащий вид.

Так или иначе, любая ошибка в товарной накладной не пройдет бесследно и повлечет за собой возникновение новых.

Методика правок

Исправление оригинальных документов при отсутствии замены возможно. Первичные бухгалтерские документы (кроме документов кассы и банка) могут корректироваться (п.7 ст. 9 Закона).

Об изменении нужно информировать всех участников операции, которые, подтверждают свое согласие подписью тех лиц, кем был подписан документ ранее. Обязательно проставить дату, когда внесены соответствующие изменения (Письмо №07 02 06/9 от 25.01.2012).

Пример наиболее распространенного способа изменения данных при отгрузке является замена ТОРГ-12. Аннулирование неверно заполненного документа и формирование нового, которое отвечает всем требованиям, наиболее распространенный метод коррекции. Исправление в оригинальном документе не запрещается, а делается, в большинстве случаев, при невозможности заменить документ.

Если ошибка совершена только на одном листе, достаточно будет заменить только его, не меняя весь пакет документов.

Документооборот в бухгалтерии очень велик, многие бланки подлежат строгому учёту и поэтому заполняются крайне аккуратно. Накладная ТОРГ-12 хоть и не является таковой, однако требует не менее внимательного отношения. От её корректности в ряде случаев может зависеть и сумма к уплате налога, и даже взаимоотношения с налоговыми органами.