Обязателен ли акт сверки. Составляем акт сверки расчетов с контрагентом. Имеет ли акт юридическую силу
Составление Акта сверки взаиморасчетов необходимо обычно в том случае, когда двум юридическим лицам надо удостоверить произведенные между друг другом перечисления. Чаще всего такие акты сверок производятся по конкретным договорам или счетам-фактурам, также возможны сверки и по контрактам за определенный временной период. Стоит отметить, несмотря на то, что данный документ не имеет обязательного значения и создается только по взаимному согласию сторон, он распространен во всех сферах деятельности и в ходу у большинства организаций.
ФАЙЛЫ
Кто составляет акт
Акт сверки может востребовать любая из сторон той или иной сделки. Составлением, как правило, занимаются бухгалтера.
Оформляется акт взаимных расчетов по запросу одной из сторон и его составлением занимаются специалисты бухгалтерских отделов. Перед тем, как отправить документ контрагенту, его необходимо обязательно подписать у главного бухгалтера или руководителя организации, либо уполномоченного на подписание таких документов сотрудника.
Как проводится сверка по расчётам
Данная процедура может производиться только по одной из следующих позиций: наименование или номер товара, договор, конкретная поставка, определенный промежуток времени. Чтобы данный документ являлся достоверным, его следует составлять либо после проведения последнего перечисления, либо с момента поставки. Кроме того, сверку удобно проводить во время ежегодной инвентаризации средств и имущества предприятия. Довольно часто по результатам подобных проверок выявляются задолженности: дебиторские или кредиторские.
Если подобные факты подтвердились, нужно сразу же сделать акт сверки и отправить его партнерской организации.
Правила оформления акта
Унифицированной, стандартной для всех формы составления акта не существует, поэтому его можно писать в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Для заполнения подойдет обычный лист А4 формата.
Напечатать акт необходимо в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон.
Оба подписанных и заполненных экземпляра отправляются контрагенту, специалисты которого сравнивают сведения из присланного акта с имеющимися у них данными. Если возражений по финансовым перечислениям, указанным в акте, нет, вся информация совпадает, то контрагент подписывает документы и один экземпляр возвращает обратно, второй уставляет у себя.
При необходимости акт можно заверить печатью, но с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием закона (тем не менее, без печати, в случае возникновения судебных разбирательств, документ может быть признан не имеющим юридической силы).
Чтобы процесс по подписанию акта сверки не затянулся, при пересылке документа следует указать сроки, в которые его необходимо вернуть обратно.
Цель составления акта
Если информация в документе, составленном инициатором сверки, не будет совпадать с той, что имеется у его контрагента, то в конце документа следует зафиксировать имеющиеся расхождения. То же самое касается задолженностей: если такие факты будут выявлены, нужно обязательно обозначить период, в течение которого следует их погасить. В противном случае суд, при возникновении претензии, не сможет принять во внимание аргумент по нарушению сроков денежных перечислений.
Акт сверки взаиморасчетов по закону может являться основанием для прерывания трехлетнего срока исковой давности. То есть, в тех случаях, если должник подписывает акт сверки в течение трех лет, он считается признавшим свои долговые обязательства и обязан их погасить в установленные сроки.
Бывает так, что за истекший с момента подписания договора и исполнения обязательств период контрагент был признан банкротом. В таких ситуациях кредиторские долги спустя определенное время могут быть списаны на расходы организации.
Инструкция по заполнению акта сверки
В «шапке» нужно вписать данные о том, за какой период проводится акт сверки, а также указать договор, который послужил основанием для создания данного документа. Здесь же следует вписать название компаний в соответствии с учредительными документами (можно без таких подробностей, как КПП, ИНН, ОГРН и т.д.).
Вторая часть документа включает в себя таблицу, в которую каждая из сторон вносит сведения, содержащиеся в ее бухгалтерском учете по перечислениям согласно рассматриваемому договору или за определенный период времени. Они должны полностью совпадать. Под таблицей каждое предприятия вписывает имеющуюся задолженность. Эти данные также должны быть одинаковы. Если долги отсутствуют, это необходимо письменно отметить.
В завершение документ должен быть обязательно подписан руководителями предприятий с обязательным указанием должностей и расшифровкой подписей. Оформленный по всем правилам делопроизводства документ при наличии подписей директоров предприятий обретает юридическую силу.
Существуют ли нормативные требования к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами? Кто имеет право ставить подпись? Нужно ли бухгалтеру иметь доверенность на подписание акта? Ответы на эти и другие вопросы помогут найти эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ кандидат юридических наук Анна Кузьмина и юрист Анастасия Бахтина.
Кто имеет право подписи в актах сверки расчетов? На основании какого документа акт сверки взаиморасчетов могут подписать главные бухгалтеры организаций?
Никаких требований к составлению, оформлению и подписанию актов сверки расчетов между контрагентами правовые акты не устанавливают. Акт сверки будет иметь какое-либо юридическое значение только в случае наличия у подписанта соответствующих полномочий, а именно, если акт подписан единоличным исполнительным органом общества или иным лицом, действующим от имени организации без доверенности (главный бухгалтер к таковым не относится), представителем, имеющим доверенность на совершение таких действий, или работником организации, если такие действия входят в круг их служебных (трудовых) обязанностей. Полномочия могут явствовать из обстановки, в которой действует представитель. При отсутствии указанных обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации.
Обоснование вывода. Прежде отметим, что поскольку обязательное составление актов сверки взаимных расчетов между контрагентами не предусмотрено правовыми нормами, то, соответственно, и специальные требования к порядку оформления и подписания таких актов отсутствуют. Согласно ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Однако требований к обязательному составлению акта сверки расчетов в целях проведения инвентаризации задолженности правовые акты не устанавливают.*(1) Кроме того, акт сверки расчетов по смыслу п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ не является первичным учетным документом, поэтому в отношении него не предусмотрено унифицированной формы первичного документа. Норма п. 3 ст. 9 Закона N 129-ФЗ в этом случае также не может быть применена.
Поскольку проведение сверки расчетов не является сделкой, то есть действием, направленным на установление, изменение или прекращение прав и обязанностей, а акт сверки, соответственно, не является документом, подтверждающим совершение сделки (ст. 153, п. 1 ст. 160 ГК РФ), требования ГК РФ к форме сделки в данном случае не применяются.
В силу того, что проведение сверки расчетов не является сделкой, акт сверки сам по себе не является основанием для взыскания задолженности с должника (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 10 сентября 2008 г. N Ф08-5395/2008, ФАС Центрального округа от 1 июля 2003 г. N А36-268/8-02).
Вместе с тем, подписание акта сверки может иметь определенные юридические последствия, например, может свидетельствовать о признании должником долга. Напомним, что в силу ст. 203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. Также подписание акта сверки организацией может свидетельствовать, например, об одобрении сделки, заключенной от имени организации неуполномоченным лицом (п. 2 ст. 183 ГК РФ). При этом действия, направленные соответственно на признание долга или одобрение сделки, могут быть совершены от имени организации только управомоченным лицом.
В силу ст. 53 ГК РФ юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами. Сразу отметим, что главный бухгалтер к органам юридического лица не относится. Кроме того, от имени организации могут действовать лица, полномочия которых основаны на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления (п. 1 ст. 182 ГК РФ). Такое полномочие может явствовать из обстановки.
Действия работников представляемого, исходя из конкретных обстоятельств дела, также могут свидетельствовать о признании долга или об одобрении организацией сделки, заключенной неуполномоченным лицом, при условии, что эти действия входили в круг их служебных (трудовых) обязанностей (см. также п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23 октября 2000 г. N 57, п. 21 постановления Пленума ВС РФ и Пленума ВАС РФ от 12, 15 ноября 2001 г. N 15/18).
Таким образом, для того, чтобы подписание акта сверки главным бухгалтером от имени организации, в которой он работает, имело какие-либо юридические последствия, необходимо наличие у главного бухгалтера соответствующих полномочий, удостоверенных доверенностью, либо такие действия должны входить в его трудовые (служебные) обязанности. Напомним, что трудовые обязанности устанавливаются, прежде всего, на основании трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
В отсутствие таких обстоятельств подписание акта сверки только главным бухгалтером не создает юридических последствий для организации. Подтверждается сказанное и судебной практикой (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 17 сентября 2010 г. по делу N А32-15192/2008, от 6 марта 2008 г. N Ф08-451/08, от 10 июля 2007 г. N Ф08-4091/07, ФАС Уральского округа от 22 августа 2007 г. N Ф09-6030/07-С4, от 16 апреля 2007 г. N Ф09-2651/07-С5, ФАС Центрального округа от 13 июня 2006 г. N А14-7505/05/66/20Б).
Вместе с тем нельзя не отметить наличие судебной практики, в которой суды приходили к выводу, что подпись главного бухгалтера, даже в отсутствие у него специальных полномочий на признание долга, удостоверенных доверенностью, подтверждает признание долга организацией (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 10 июня 2004 г. N А39-3212/2003-180/16, ФАС Северо-Кавказского округа от 26 мая 2004 г. N Ф08-2002/04, ФАС Уральского округа от 23 ноября 2010 г. N Ф09-9001/10-С3). Однако такой вывод представляется нам неверным по названным выше соображениям.
В любом случае акт сверки, подписанный только главным бухгалтером, даже в отсутствие у него специальных полномочий, может быть принят судом в качестве доказательства по конкретному спору. Суд оценивает доказательства по своему внутреннему убеждению, основанному на всестороннем, полном, объективном и непосредственном исследовании имеющихся в деле доказательств (ч. 1 ст. 71 АПК РФ). Никакие доказательства не имеют для суда заранее установленной силы (ч. 5 ст. 71 АПК РФ).
____________________________________________
*(1) Исключение составляет положение п. 5 Порядка инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности предприятий и организаций жилищно-коммунального комплекса, утвержденного Приказом Госстроя РФ от 21 апреля 2003 г. N 142.
Форма акта не закреплена на законодательном уровне, поэтому каждое предприятие,при соблюдении всех предъявляемых к оформлению первичных документов требований, вправе разработать свой вариант акта. Документ, составленный одной из сторон договора в двух экземплярах и подписанный уполномоченным лицом, отправляется , который, в случае согласия с правильностью , подтверждает его подписью и отсылает один экземпляр обратно.
При наличии расхождений контрагент вправе подписать акт, указав на неточности в учете, или приложить к документу собственный реестр расчетов. Отказ от подписания акта означает то, что должник не признает существование обязательств перед .
Акт сверки взаиморасчетов настоятельно рекомендуется оставлять в случаях, когда стороны сотрудничают на постоянной основе и планируют в будущем продлевать существующие договора и заключать дополнительные соглашения к ним. Этот документ необходим также в тех ситуациях, когда стоимость товара, работы или услуги высока, и продавец предоставляет отсрочку платежа.
Если стороны договора имеют друг перед другом взаимные обязательства, то, составив для их подтверждения акт сверки, они могут произвести их взаимозачет. Кроме того, наличие под рукой реестра взаимных обязательств сэкономит время на поиск первичных документов при возникновении необходимости в уточнении расчетов между контрагентами. Подписанные сторонами акты сверки расчетов также являются подтверждением остатков дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного и начало следующего за ним периода при составлении бухгалтерской отчетности.
Несмотря на то, что акт сверки нельзя использовать в суде в качестве доказательства совершения сделки и существования задолженности по ней, с его помощью можно продлить срок исковой давности и повысить шансы на взыскание дебиторской задолженности. Имея на руках подписанный акт сверки, фактически означающий признание контрагентом своего долга, кредитор увеличивает срок, в течение которого он может предъявить должнику иск об уплате денежных средств. В этом случае очень важно проверить, действительны ли полномочия того лица, чья подпись стоит на документе.
Источники:
- как подписать акт сверки
Согласно Закону "О защите прав потребителей", каждый предприниматель, осуществляющий услуги или выполняющий работу, должен предоставить заказчику акт. Этот документ является первичным и относится к бухгалтерской документации.
Акт составляется между двумя сторонами. Тот, кто предоставляет услуги, называется исполнителем, тот, – заказчиком. Акт имеет юридическую силу. Если вас что-то не устроило в работе, то вы можете обратиться в суд.
Акт необходим не только для исполнителя, но и для заказчика. Как правило, именно этот документ подтверждает выполнение работы (оказания услуги).Акт должен содержать только наименование услуги, то есть комплектующие для выполнения работы в данном первичном документе указываться не должны.
Документ также является основанием для признания расходов, которые понес исполнитель или заказчик. Если применяется общая система налогообложения, то акт является подтверждением факта оказания услуг (выполнение работ). Как правило, к акту составляется и счет- , которая служит основанием для вычета НДС.
Акт также является неким счетом на оплату. Но если вы оказываете услуги населению, то расчетным документом должен быть чек, квитанция или другой бланк строгой отчетности.
Составляется акт на унифицированной форме, которая разработана и утверждена российским законодательством. В данном документе обязательно должна содержаться информация о заказчике, исполнителе, наименование хозяйственной операции (например, услуги связи). Также в документе указывается сумма, измерители, дата составления, наименование должностей, ФИО сотрудников, подписи обеих сторон. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остается у исполнителя, а второй передается заказчику.
Всегда ли нужно составлять акт? Если вы оказываете услуги или выполняете работу для юридического лица, то данный документ является обязательным. В том случае, если ваша организация оказывает услуги населению, то составление акта необязательно, достаточно иметь квитанцию или счет.
Акт сверки хозяйственных операций и расчётов – документ, учитывающий товарно-денежные отношения между 2 организациями, которые долгое время сотрудничают друг с другом. Если одна фирма регулярно поставляет продукцию или выполняет необходимые работы, а вторая перечисляет за указанные услуги денежные средства, то иногда во время этого обмена образуются задолженности, обнаружить и проверить которые можно через составление акта сверки.
Государственные законы нашей страны не обязывают 2 организации составлять документ, но по собственной инициативе предприниматели регулярно проверяют попадающие под учёт данные. Полученная информация оформляется в виде акта.
Польза от сверки для бизнеса
Грамотно и своевременно оформленные бумаги при взаимодействии с контрагентом позволяют предотвратить появление неточностей в хозяйственных операциях. Если в обеих организациях всё верно подсчитали, а затем увидели, что в акте сверки есть одна и та же задолженность – как по бумагам компании, так и в данных вашего партнёра по бизнесу, то это свидетельствует о том, что все хозяйственные операции проведены правильно, без удвоения сумм платежей или пропущенных отгрузок товара.
Акт сверки полезен не только для регулирования и проверки бухгалтерии и точности оплаты налогов. Вдруг случилась такая ситуация, что крупный оптовый покупатель забыл или не хочет оплачивать заказанный товар. Но перед этим он подписал акт, который документально подтверждает его задолженность. Тогда с этим документом можно смело обращаться в суд, где ваша правота будет доказана.
Есть ещё одна полезная функция у акта сверки. С его помощью устраивают взаимозачёты. Представим, что у обеих компаний образовались задолженности друг перед другом.
В таком случае легче не переводить денежные средства через банковские счета, а сделать взаимозачёты.
Основой для этого является акт сверки, который показывает задолженности, при этом из 2 сумм в зачёт выбирается меньшая.
Порядок выполнения сверки
Обычно подсчёт задолженностей или пропущенных платежей осуществляется бухгалтерами обеих компаний. В реальности они вряд ли найдут время, чтобы лично встретиться и вместе, за одним столом проводить проверку хозяйственных операций. В обычной практике сотрудник бухгалтерии организации, совершающей платежи, информирует другую фирму и начинает проводить сверку. Затем распечатывает информацию на бумаге и отправляет к контрагенту. Если тот согласен с указанной суммой, то ответственные лица, в том числе бухгалтер другой организации, ставят подписи под документом, и сверку можно считать завершённой.
Если возникают возражения, то контрагент вносит корректировки в исходный расчёт и вместе с другой бухгалтерией выявляет расхождения. В итоге все довольны, а исправленный акт опять идёт на подпись и печать к директорам обеих организаций. Для учёта хозяйственных операций не существует определённого образца документа – каждая фирма разрабатывает свой вариант.
Акт сверки - это документ, предназначенный для определения состояния взаиморасчетов между контрагентами. Законодательство не обязывает организации и индивидуальных предпринимателей составлять эти документы в обязательном порядке. Однако большинство работников бухгалтерии предпочитают периодически проводить данную работу с целью избежать ошибок в учете и возможных разногласий с поставщиками и покупателями.
Назначение документа
Акт сверки предназначен для документального подтверждения состояния расчетов между двумя организациями на определенную дату. С помощью данного документа можно проследить все хозяйственные операции, проведенные с участием контрагентов в разрезе договоров или в целом по конкретной организации, и вывести конечное сальдо на ту или иную дату. Этот остаток может быть подтвержден как обоими участниками сверки, так и только одним юридическим лицом или ИП. Если по данным бухучета существуют расхождения по сумме конечного сальдо, то их можно устранить путем изучения операций, которые указаны в акте сверки. В учете той или иной организации может быть неверно отражена сумма какой-либо продажи или оплаты. В случае обнаружения ошибок бухгалтер делает в учете исправления, после чего составляется новый акт сверки взаиморасчетов, который подписывается уполномоченными на это лицами.
Периодичность составления
Законодательством нашей страны не предусмотрена обязанность компаний составлять акты сверки в строго определенное время. Каждая организация самостоятельно решает, когда необходимо проводить проверку взаиморасчетов с контрагентами, да и стоит ли это делать вообще. При этом можно выделить несколько ситуаций, когда данная процедура может помочь избежать ошибок в бухучете и конфликтов с поставщиками и подрядчиками. Акт сверки необходим в следующих случаях:
1. Перед составлением обязательной годовой бухгалтерской отчетности.
2. При проведении инвентаризации взаиморасчетов с контрагентами.
3. Если поставщик предоставляет покупателю рассрочку платежа.
4. Контрагенты сотрудничают длительное время.
5. Значительные суммы сделок или частые и объемные поставки товаров или услуг.
Акты сверки и составление годовой отчетности
Большая часть работников бухгалтерии предпочитает проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами перед сдачей годовых отчетов. Благодаря этой практике можно найти и исправить много ошибок в учете, которые могли бы повлиять на достоверность отчетности. Особенно это необходимо для крупных организаций с большим количеством различных подразделений. В таких условиях документы на приобретение какой-либо продукции, например, канцтоваров для какого-то отдела, могут просто не попасть вовремя в бухгалтерию.
Часто такое случается при поставке товара без осуществления предоплаты в конце отчетного периода. Материалы получены, их отгрузка отражена в учете контрагента, а в бухгалтерии принимающей организации ничего об этом не известно. В случае предоплаты внимательные бухгалтеры обычно сами пытаются выяснить, не было ли поставки, и получить соответствующие документы. Если же перечисления денежных средств не было и в ближайшее время не ожидается, поставка товара так и не будет отражена в учете получателя груза. Акт сверки с контрагентом позволяет проследить, все ли документы по совершенным хозяйственным операциям отражены в учете, а также проверить корректность их отражения. Многие сотрудники при выявлении расхождений своих данных с данными контрагента, наряду с актом сверки, подписанным с разногласиями, сразу же передают недостающий комплект документов. Это значительно ускоряет процесс исправления ошибок в учете.
Форма документа
На каждом предприятии может быть разработана и утверждена своя собственная форма акта сверки, которая будет устраивать всех заинтересованных лиц, и позволит корректно проводить проверку. Нормативными актами не предусмотрен унифицированный вид данного документа. Но, поскольку он является первичным, при его составлении должны быть учтены все требования, которые предъявляются законодательством к оформлению такого рода документации. В частности, акт сверки должен иметь следующие реквизиты:
1. Наименование.
2. Дата его формирования.
3. Данные о составителе.
4. Краткое содержание проведенной операции.
5. Измерители указанных хозяйственных операций.
6. Указание должностей лиц, ответственных за отражение хозяйственных операций и документальное их оформление.
7. Собственноручные подписи указанных должностных лиц.
Порядок заполнения
Основной частью акта сверки, которая несет в себе информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица. Она состоит из двух частей. В левой отражаются, как правило, мероприятия организации - составителя документа. Она включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание хозяйственной операции, в третьем и четвертом - ее денежное выражение по дебету или кредиту. Правая часть таблицы остается незаполненной; данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки. Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся - в хронологическом порядке - записи обо всех проведенных организацией, с участием конкретного контрагента, операций за определенный период. После чего подсчитываются обороты по дебету и кредиту, и определяется конечное сальдо на нужную дату.
Проведение сверки
Компания, получившая акт сверки от контрагента, сравнивает данные своего бухгалтерского учета с информацией, представленной организацией-составителем в документе. Проверяется дата совершения хозяйственной операции, ее вид и сумма. Работник бухгалтерии сверяет также сальдо на начало периода. В случае обнаружения несоответствий лучше всего сначала проверить правильность отражения документов в собственном учете. Для этого потребуется поднять накладные и счета-фактуры, представленные контрагентом или выписанные ему. В случае обнаружения ошибки данные учета подлежат корректировке, после которой сверка проводится заново. Если же ошибка не обнаружена, сотрудник указывает в правой части акта свою информацию, подсчитывает обороты и конечное сальдо. Акт сверки отправляется контрагенту с расхождениями.
Правила подписания
Документ должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером компании. На отведенном для этого месте ставят печать организации. Она должна зацепить последние пару букв подписей. При отсутствии руководителя или главного бухгалтера акт сверки заверяется подписями других должностных лиц организации, имеющих право на подписание таких документов. При этом указывается их должность.
Статус документа
Акт сверки позволяет не только выявить ошибки в ведении бухучета, но и избежать разногласий с контрагентами. Если, например, дебитор организации подписывает документ, то он соглашается с состоянием расчетов и выражает готовность тем самым оплатить долг. Акт сверки с некоторыми другими оправдательными документами служит также основанием для списания безнадежных долгов после окончания срока их исковой давности. Подписанный обеими сторонами документ необходим также при обращении компании в суд с целью взыскания с контрагента долга за поставленные товары или оказанные услуги.
