Образец заполнения 2ндфл в году. Способы предоставления отчетности. Бланки и Образец заполнения Справки о доходах
), сдаваемая в 2015 году предназначена для отражения (организацией или ИП) выплаченных им в течение 2014 года своим работникам (иным физлицам) доходов, а также для отражения . Такая справка составляется отдельно на каждого работника (физлица, получившего от вас доход).
Скачать бланк Справки можно .
Когда сдавать 2-НДФЛ в ИФНС
Ситуация | Срок представления 2-НДФЛ в ИФНС |
---|---|
Вы отчитываетесь по выплаченным доходам, с которых до конца года НДФЛ не был удержан. Пример. Ваша компания устраивала конкурс и победитель, не являющийся вашим работником, получил в качестве приза бытовую технику. Так как призер не получает от вас денежных выплат, у вас и нет возможности удержать НДФЛ со стоимости приза | Не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ (в ред., действ. с 01.01.2016)). О неудержанном налоге известите не только налоговиков, но и само физлицо |
Вы отчитываетесь по всем доходам, выплаченным за отчетный год (включая те, с которых НДФЛ не был удержан) | Не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК РФ) |
Коды доходов и вычетов
Если до конца года вы не удержали НДФЛ из доходов физлица, то в Справке нужно указать . Когда же вы отчитываетесь по всем выплаченным физлицам доходам, то независимо от удержания/неудержания НДФЛ, в Справке ставится признак «1».
Как представлять справки о доходах
Со следующего года меняются условия для сдачи 2-НДФЛ в бумажном или электронном виде (п. 2 ст. 230 НК РФ (в ред., действ. с 01.01.2016 г.)). Так, если численность всех физлиц, которым был выплачен доход в предыдущем году не превышает 24 человек, то справки 2-НДФЛ можно представить на бумаге. В ином случае справки нужно направить в ИФНС в электронном виде по ТКС.
Пример
В 2015 г. вы выплатили доходы 26 работникам. Соответственно, вам нужно подать на этих сотрудников справки 2-НДФЛ по ТКС.
За несвоевременную сдачу Справки накажут
При сдаче 2-НДФЛ с нарушением срока вашу компанию (ИП) оштрафуют на 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ).
С 2016 г. вводится еще один вид штрафа: если налоговики обнаружат в представленных вами справках недостоверные данные, то компании (ИП) грозит штраф в размере 500 руб. за каждую 2-НДФЛ с ошибками (ст. 126.1 НК РФ).
Корректировка 2-НДФЛ
Если вы допустили ошибку при заполнении справки на какого-либо работника (физлицо), например, ошиблись в сумме зарплаты, нужно сдать исправленную 2-НДФЛ в инспекцию.
При этом в поле «№» нужно указать номер первоначальной справки 2-НДФЛ (той, где содержится ошибка), а дату уже поставить свежую.
Уточненную справку нужно представить налоговикам и в случае, когда указаны неверные данные работника (
Мы рассказывали в отдельных консультациях о том, а также приводили актуальную форму справки и . О форме 2-НДФЛ (в ред. Приказа ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19@), актуальной в 2018 году, расскажем в этом материале.
Что изменилось в 2-НДФЛ?
Форма справки 2-НДФЛ применяется с отчетности за 2017 год. То есть налоговые агенты по ней уже отчитывались.
Если же говорить об изменениях в 2-НДФЛ по сравнению с той формой, по которой организации и ИП отчитывались за 2016 год, то необходимость обновления справки и порядка ее заполнения была вызвана тем, что «старая» форма не позволяла представлять сведения о доходах физлиц за налогового агента его правопреемниками.
Основные перемены в действующей форме справки по сравнению с ее более ранней редакцией представлены в таблице.
Раздел справки 2-НДФЛ | Показатель | Что изменилось |
---|---|---|
1 «Данные о налоговом агенте» | Форма реорганизации (ликвидации) (код) | В «старой» форме справки (по которой отчитывались за 2016 год) этих показателей не было. В действующей же справке они заполняются при представлении 2-НДФЛ за реорганизованную фирму ее правопреемниками (Раздел III Приложения N 2 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@) |
ИНН/КПП реорганизованной организации | ||
2 «Данные о физическом лице - получателе дохода» | Адрес места жительства в Российской Федерации | В актуальной форме справки данные сведения не приводятся |
4 «Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты» | Наименование раздела | Из наименования исключено слово «инвестиционные» |
Соответственно, и подписать справку 2-НДФЛ за 2017 год может как сам налоговый агент (его правопреемник), так и его представитель.
Когда подавать справки по форме 2-НДФЛ по итогам 2018 года?
Представить справки 2-НДФЛ за 2018 год нужно будет в общеустановленный срок - не позднее 01.04.2019 (п. 2 ст. 230 НК РФ).
В случае невозможности в течение 2018 года удержать НДФЛ у налогоплательщика налоговый агент должен подать в свою налоговую инспекцию, а также передать самому физлицу справки 2-НДФЛ не позднее 01.03.2019, указав в справках признак «2» (
На каком бланке формировать справку 2-НДФЛ за 2016 год? Утверждена ли новая форма справки? В какой срок требуется сдать в ИФНС справку за 2016 год? Как отразить в справке новые коды доходов и вычетов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье, а также можете ознакомиться с образцом заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год.
Кто должен подать 2-НДФЛ за 2016 год
Организации и индивидуальные предприниматели, которые признаются налоговыми агентами по НДФЛ, должны удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ c выплаченных физическим лицам доходов. Кроме этого, налоговые агенты обязаны отчитываться об этом перед ИФНС по итогам каждого года. В этих целях в налоговые инспекции ежегодно передают справки 2-НДФЛ.
Когда можно не сдавать 2-НДФЛ
Сдавать справки 2-НДФЛ в 2017 году не нужно, если в течение 2016 года организация или ИП не выплачивали физлицам доходы, в отношении которых они являются налоговыми агентами. Так, допустим, можно не отчитываться по работникам, которым с января по декабрь 2016 года организация не начисляла зарплату и не производила никаких иных выплат. Сдавать 2-НДФЛ с нулевыми показателями не требуется. В нулевых справках попросту 2-НДФЛ нет никакого смысла.
Срок сдачи
Организации и ИП обязаны сдавать в ИФНС справки 2-НДФЛ о доходах и удержанных сумма НДФЛ не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным (п.2 ст.230 НК РФ). Однако 1 апреля 2017 года – это суббота. В связи с этим крайняя дата представления передвигается на ближайший рабочий день. Соответственно, сдать справки 2-НДФЛ за 2016 год с «признаком 1» большинству налоговых агентов необходимо не позднее 3 апреля 2017 года (включительно).
Также в ИФНС нужно подавать сведения по форме 2-НДФЛ в отношении физлиц, которым налоговый агент выплачивал доходы в 2016 году, но с этих доходов НДФЛ не был удержан. Например, если организация в 2016 году передала подарок стоимостью более 4000 рублей гражданину, который не является ее работником. Срок сдачи таких справок – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 226 НК РФ). Соответственно, если вы выплачивали в 2016 году физлицам доходы, с которых не удержали НДФЛ, то не позднее 1 марта 2017 года (это понедельник) нужно представить в ИФНС справки 2-НДФЛ в отношении этих физлиц с призаком «2». Причем в этот же срок о неудержанном налоге необходимо известить и самого «физика». См. « ».
Способ представления
Сдавать справки 2-НДФЛ «на бумаге» можно только тогда, если за 2016 год количество физических лиц, получивших доходы от налогового агента, меньше 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если доходы получили 25 человек и более, то отчитаться нужно в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
Новая форма: утверждена или нет
Форма справки о доходах физического лица 2-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. При этом новая форма справки 2-НДФЛ для отчетности за 2016 гол не разрабатывалась и не утверждалась. Нового бланка попросту не существует. В 2017 году заполнять нужно форму, которая использовалась прежде, когда сдавалась отчетность за 2015 год. См. « ».
Состав действующей формы справки 2-НДФЛ такой:
Скачать актуальный бланк справки 2-НДФЛ можно по этой .
Заполнение справки: полезные образцы
Оформляем заголовок
В заголовке справки за 2016 год в поле «признак» отметьте 1, если справка предоставляется как ежегодная отчетность о доходах и удержанных суммах подоходного налога (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если же вы просто информируете ИФНС о том, что в 2016 году невозможно было удержать налог, то укажите цифру «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В поле «Номер корректировки» покажите один из следующих кодов:
- 00 – при составлении первичной справки;
- 01, 02, 03 и т.д. – если заполняете корректирующую справку (то есть, если в 2017 году «исправляете» ранее сданные сведения»);
- 99 – при заполнении аннулирующей справки (когда нужно полностью «отменить» уже сданную прежде информацию).
В поле «в ИФНС (код)» отметьте код налоговой инспекции, укажите в заголовке год «2016», а также присвойте справке порядковый номер и дату формирования. В итоге заголовок справки 2-НДФЛ за 2016 год может принять следующий вид:
Раздел 1: вносим информацию о налоговом агенте
В разделе 1 бланка укажите основную информацию об организации: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон. Однако имейте в виду, что индивидуальные предприниматели указывают только ИНН, а в поле для КПП они ставят прочерк.
Если доходы физическому лицу в 2016 году выплатило головное отделение компании, то в справке 2-НДФЛ нужно показать ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно головного отделения. Если же доходы были получены от обособленного подразделения, то отметьте КПП и ОКТМО по местонахождению «обособки».
В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код вы можете распознать по Классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст. Однако если справка 2-НДФЛ формируется от лица ИП, то подход при заполнении должен быть такой:
- укажите ОКТМО по месту жительства предпринимателя по паспорту (кроме ИП на ЕНВД и на патентной системе налогообложения);
- если ИП на «вмененке» или «патенте», то отразите ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем налоговом режиме.
Раздел 2: заполняем сведения о получателе
В раздел 2 внесете данные физического лица, которому был выплачен доход. Так, в частности, укажите ФИО и ИНН, дату рождения. Более подробно заполнение раздела 2 справки 2-НДФЛ за 2016 год поясним в таблице:
Заполнение полей в разделе 2 справки 2-НДФЛ | |
---|---|
Поле | Что указывать |
«ИНН в Российской Федерации» | Идентификатор, указанный в свидетельстве об ИНН физического лица. |
«ИНН в стране проживания» | ИНН или его аналог в стране гражданства иностранного сотрудника. |
«Статус налогоплательщика» | Один из нижеперечисленных кодов: 1 – для налоговых резидентов; 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии); 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов; 4 – для работников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом; 5 – для сотрудников-иностранцев, имеющих статус беженца или получили временное убежище в РФ; 6 – для сотрудников-иностранцев, работающих на основании патента. |
«Гражданство (код страны)» | Код страны, постоянного проживания человека. Код, к примеру, России – 643 (согласно Классификатору, утв. Постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 № 529-ст). |
«Код документа, удостоверяющего личность» | Код из справочника «Коды документов» (приложение 1 к приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485). |
«Адрес места жительства в Российской Федерации» | Адрес постоянного местожительства физического лица по паспорту или иному документу, подтверждающего такой адрес. |
Код субъекта | Код справочника «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий (приложение 2 к приказу ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485). |
Раздел 3: группируем доходы
В таблице раздела 3 справки 2-НДФЛ за 2016 года покажите суммы доходов, полученных за 2016 год, коды доходов и вычетов и ставку налогообложения. Эту таблицу заполняйте помесячно. В начале таблице покажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если же в 2016 году физическому лицу выплачивались доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, то раздел 3 заполните несколько раз – по каждой ставке.
Начинающим бухгалтерам напомним, что каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды, например:
- по доходам в виде зарплаты – код 2000;
- при выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских) –код 2010;
- при выплате пособий по временной нетрудоспособности – код 2300;
- если для дохода нет отдельного кода – код 4800. То есть, допустим, под кодом 4800 можно показать сверхлимитные суточные, компенсации за неиспользованный отпуск, выходные пособия сверх трехкратного среднего заработка и т. п. (письмо ФНС России от 19.09. 2016 № БС-4-11/17537).
Если же говорить про наиболее распространенный случай, то если работник в период с января по декабрь 2016 года получал только заработную плату по трудовому договору, то раздел 3 справки 2-НДФЛ за 2016 год с признаком «1» может выглядеть так:
Также в разделе 3 справки 2-НДФЛ за 2016 год нужно отражать коды предоставляемых физическим лицам вычетов и размер таких вычетов. Однако не запутайтесь: в разделе 3 отражайте только профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 НК РФ и суммы, уменьшающие налоговую базу на основании статьей 214.1, 214.3, 214.4 НК РФ. Соответствующий код вычета нужно указать напротив того дохода, в отношении которого этот вычет применяются.
Новые коды доходов с 2017 года
В справках 2-НДФЛ отдельно показывайте премии, которые в 2016 году работники получили за производственные результаты как часть оплаты труда. Для таких премий с 2017 года действует код 2002. Если же премии выдавались за счет чистой прибыли, то покажите их с кодом 2003. Заметим, что до 2017 года году премии отдельным кодом не выделяли: для премий за труд указывали такой же код, как и для зарплаты в денежной форме, – 2000.
Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты в разделе 3 справок 2-НДФЛ отражать не следует. Для них предусмотрен следующий раздел справки 2-НДФЛ.
Раздел 4: выделяем вычеты
В разделе 4 справки 2-НДФЛ покажите предоставленные в 2016 году стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), инвестиционные, а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.
Некоторые социальные и имущественные вычеты предоставляют своим сотрудникам работодатели. В связи с этим в строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» бухгалтеру нужно отметить номер и дату соответствующего уведомления и код ИФНС, выдавшей уведомление.
Изменения кодов вычетов с 2017 года
Также с полным перечнем кодов доходов и вычетов, который может потребоваться для формирования справки 2-НДФЛ за 2016 год, вы можете ознакомиться в материале: « ».
Предположим, что работнику в 2016 году предоставлялся стандартный налоговый вычет на первого ребенка. Этому вычету в 2017 году соответствует код вычета 126. Сумма вычета составила 16 800 рублей. В таком случае пример заполнения раздела 4 справки 2-НДФЛ за 2016 год будет выглядеть так:
Все показатели в справке за 2016 год (кроме суммы НДФЛ) показывайте в рублях и копейках. Однако сумму налога (НДФЛ) отражайте в полных рублях (суммы до 50 коп. не принимайте во внимание, суммы в 50 коп. и более – округляйте в большую сторону до целого рубля). К примеру, если налог получается 15,78 рублей, то в справке покажите 16 целых рублей.
Раздел 5: подводим итоги
В разделе 5 справки сведите общую сумму дохода физического лица и НДФЛ по итогам 2016 года по каждой налоговой ставке. Если же налоговый агент в течение налогового периода выплачивал физическому лицу доходы, облагаемые по разным ставкам (например, 9%, 13%, 15%, 30%, 35%), то для каждой из них требуется сформировать з разделы 3 – 5 справки 2-НДФЛ. Далее в таблице поясним общий порядок заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год.
Общий порядок заполнения справки 2-НДФЛ за 2016 год | ||
---|---|---|
Поле справки | Заполнение | |
2-НДФЛ с признаком 1 | 2-НДФЛ с признаком 2 | |
«Общая сумма дохода» | Общая величина дохода по итогам 2016 года (без учета вычетов). | Общую сумму дохода в 2016 году, с которой не удержали НДФЛ. |
«Налоговая база» | Налоговая база, с которой исчислен НДФЛ в 2016 году. | Налоговая база для расчета НДФЛ |
«Сумма налога исчисленная» | Сумма исчисленного НДФЛ (налоговая база умножается на ставку налога). | Сумму НДФЛ, которая исчислена, но не удержана. |
«Сумма фиксированных авансовых платежей» | Размер фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить НДФЛ (данные берутся из уведомления ИФНС). | 0 |
«Сумма налога удержанная» | Сумма НДФЛ, удержанная с доходов физического лица. | 0 |
«Сумма налога перечисленная» | Сумма НДФЛ, перечисленная за 2016 год. | 0 |
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» | Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма НДФЛ, а также сумма переплаты по НДФЛ в связи с изменением налогового статуса. | 0 |
«Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» | Исчисленная сумма НДФЛ, не удержанная в 2016 году. |
Приведем пример заполнения раздела 5 справки 2-НДФЛ за 2016 год. Предположим, что доход физического лица за 2017 год составил 549 200 рублей. После применения налоговых вычетов, налоговая база составила 457 500 рублей. Налоговая ставка – 13 процентов. Значит сумма НДФЛ – 59 475 рублей (457 500 x 13%). Эту сумму исчислил и удержал работодатель по итогам 2016 года. И заполнил раздел 5 справки так:
В результате, после заполнения всех вышеуказанных разделов, образец справки 2-НДФЛ за 2016 год с признаком «1» может выглядеть так:
Ответственность налоговых агентов
Если в срок не сдать в ИФНС справку по форме 2-НДФЛ за 2016 год, то налоговики будут вправе наложить на организацию или ИП штраф по статье 126 Налогового кодекса РФ: 200 рублей.
Также за непредставление или за опоздание со сдачей годовой справки 2-НДФЛ по заявлению ИФНС суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере в отношении руководителя или главного бухгалтера: от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП РФ).
Кроме этого, если проверяющие из ИФНС выявят ошибки в 2-НДФЛ, то они могут расценить их как «недостоверные сведения». И тогда налогового агента дополнительно могут оштрафовать на 500 рублей за каждый «недостоверный» документ. Если ошибочных справок будет много, то и штраф может увеличиваться.
Налоговые агенты обязаны рассчитать и перечислить НДФЛ со всех выплат физлицам. По итогам прошедшего года в ИФНС представляются справки 2-НДФЛ о выплаченных вознаграждениях и прочих доходах, а также об удержанном налоге. О том, какой стала новая форма справки 2-НДФЛ в 2018 году, и как ее заполнить, расскажем в этой статье.
Новая форма 2-НДФЛ в 2018 году
Справка 2-НДФЛ была утверждена приказом ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Но уже утвержден новый приказ ФНС о внесении изменений в ее форму (приказ ФНС от 17.01.2018 № ММВ-7-11/19). Причиной обновлений стало предоставление возможности подавать сведения 2-НДФЛ правопреемникам налогового агента.
Насколько новая форма 2-НДФЛ 2018 отличается от прежней?
- В раздел 1 «Данные о налоговом агенте» добавлены новые поля о форме реорганизации (ликвидации) и ИНН/КПП реорганизованной фирмы. Заполнять их нужно правопреемникам, подающим сведения за фирму-предшественника.
- Из «Данных о физлице – получателе дохода» раздела 2 в новой форме 2-НДФЛ за 2018 год удалены все поля, связанные с местом проживания физлица: адрес, код страны, код субъекта.
- Исключено отражение инвестиционных вычетов по налогу в разделе 4.
- Уточнен порядок отражения документа, подтверждающего полномочия представителя агента (правопреемника): нужно будет указывать его наименование и реквизиты.
- Меняется штрих-код справки 2-НДФЛ.
Образец справки 2-НДФЛ (новая форма-2018) можно найти ниже. Применяться новая форма будет с отчетности за 2017 год, после вступления ее в силу 10.02.2018 г.
Напомним, что справки по доходам 2017 г. с признаком «1» и «3» подаются в ИФНС не позднее 02.04.2018 г., а с признаком «2» и «4» – 01.03.2018 г.
Как заполнять новую форму 2-НДФЛ
Очевидно, что вместе с формой 2-НДФЛ обновился порядок ее заполнения и электронные форматы.
Бланк Справки – это по-прежнему заголовок и 5 разделов (см. образец заполнения новой формы 2-НДФЛ). Далее рассмотрим, как их заполнить с учетом принятых новшеств.
Заполняйте Справку отдельно по каждой ставке НДФЛ . Если все показатели на одной странице не поместились, заполняется необходимое их количество, а заголовок, данные об агенте и его подпись ставятся на каждой странице.
Заголовок
В заголовок новой формы 2-НДФЛ за 2018 год вносится год, за который составляется Справка, ее номер и дата составления. Составляя аннулирующую или корректирующую форму, номер справки указывайте тот же, а дату составления – новую.
Поле «Признак» – ставим «1» для обычной Справки («3» для правопреемников), и «2», если 2-НДФЛ представляется из-за невозможности удержать налог («4» для правопреемников). Если справка составляется для выдачи физлицу по его запросу, поле не заполняется (подробнее об этом читайте ).
«Номер корректировки»: «00» для первичной Справки, «01», «02» и т.д. для корректирующих. В аннулирующей форме ставится «99».
Код ИФНС указывается по месту учета агента.
Раздел 1
При заполнении новой формы 2-НДФЛ сюда вносятся следующие данные о налоговом агенте:
- «Код по ОКТМО», соответствующий территории места нахождения агента (реорганизованной фирмы), он может состоять из 8 или 11 знаков;
- контактный телефон;
- ИНН и КПП агента (правопреемника), а если справка подается по обособленному подразделению, КПП - по местонахождению «обособки»;
- сокращенное наименование фирмы/полное Ф.И.О. предпринимателя; правопреемники агента указывают наименование реорганизованной фирмы;
- код в поле «Форма реорганизации (ликвидации)» справки 2-НДФЛ за 2018 год (новая форма) указывается правопреемником согласно Приложения № 2 к приказу;
- преемник также указывает «ИНН/КПП реорганизованной организации».
Раздел 2
Обновленный раздел 2 Справки теперь отражает следующие данные о получившем доход физлице (скачать новую форму 2-НДФЛ 2018 можно в конце этой статьи):
- ИНН, присвоенный в РФ и в стране гражданства (для иностранцев). При отсутствии ИНН, поля не заполняются (подробнее об ИНН в 2-НДФЛ читайте );
- фамилию, имя, отчество (при наличии) физлица указывают полностью, как в его удостоверении личности. Для Ф.И.О. иностранцев можно использовать латиницу;
- «Статус налогоплательщика» - обозначается цифрой от «1» до «6». Так, налоговые резиденты РФ – это «1», нерезиденты – «2» и т.д.;
- дата рождения физлица;
- код гражданства указывается по классификатору ОКСМ; код России – 643. Если гражданства у физлица нет, указывается код выдавшей ему удостоверение личности страны;
- код удостоверяющего документа выбирается из списка приложения № 1 к «Порядку заполнения»; далее пишем его серию и номер.
Как видим, раздел 2 Справки 2-НДФЛ новой формы-2018, образец которой здесь представлен, значительно уменьшился в объеме.
Раздел 3
В эту часть Справки 2-НДФЛ новой формы-2018 (бланк, образец опубликованы ниже) вносятся доходы физлица за год.
Если подается Справка с признаком «2» или «4», в раздел включают доходы, удержать налог с которых невозможно (в конце этой статьи можно скачать новую форму справки 2-НДФЛ).
В таблице раздела 3 отражают:
- порядковый месяц, за который начислен и получен доход (в порядке хронологии);
- коды доходов и вычетов, перечисленные в приложении 1 и 2 к приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 в ред. от 24.10.2017. С 2018 г. перечень кодов обновился, подробнее можно узнать об этом ;
- суммы доходов и вычетов соответственно коду, (кроме стандартных, социальных, имущественных), причем вычет не может превышать доход. Если одному «доходному» коду соответствует несколько кодов вычетов, первый код вычета и его сумма указывается напротив кода и суммы дохода, а остальные в строках ниже, при этом «доходные» строки напротив них не заполняются.
В поле «Сумма дохода» по соответствующему коду нужно отражать всю сумму фактически полученного дохода, независимо от применявшейся налоговой ставки при каждой выплате (письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 03-04-06/46690).
Раздел 4
Этот раздел Справки 2-НДФЛ (новая форма-2018), бланк которой мы рассматриваем, содержит вычеты: стандартные, социальные и имущественные.
- Поле «Код вычета» заполняется, согласно перечню кодов (приложение № 2 к приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/387);
- сумма вычета указывается соответственно его коду;
- по социальным/имущественным вычетам дополнительно заполняются реквизиты уведомления ИФНС.
Раздел 5
В этом разделе бланка 2-НДФЛ новой формы (бланк скачать можно по ссылке в конце статьи) обобщаются суммы доходов и НДФЛ:
- «Общая сумма дохода» – суммируем все доходы из раздела 3, а для справки с признаком «2» и «4» здесь отражают сумму дохода, с которого не удержан налог;
- «Налоговая база» – из «Общей суммы дохода» минусуем налоговые вычеты разделов 3 и 4;
- «Сумма налога исчисленная» – «Налоговая база» умножается на ставку НДФЛ; для справки с признаком «2» и «4» - указывается неудержанная сумма налога;
- «Сумма фиксированных авансовых платежей», принимаемая в уменьшение налога, отражается теми, у кого есть иностранные работники по патенту; также следует указать в специальном поле реквизиты уведомления, подтверждающего право уменьшения налога, и код выдавшей его ИФНС;
- «Сумма налога удержанная» – НДФЛ, удержанный в налоговом периоде;
- «Сумма налога перечисленная» – НДФЛ, уплаченный в бюджет; в справках 2-НДФЛ новой формы (образец см. далее) с признаком «2» и «4» в этом поле указываются нули;
- «Сумма налога, излишне удержанная» включает суммы НДФЛ, не возвращенные физлицу агентом, и переплату по налогу, возникшую при изменении налогового статуса физлица;
- «Сумма налога удержанная» – общая сумма удержаний с физлица в отчетном году;
- «Сумма налога не удержанная» – налог, который удержать не удалось (отражается в справках с любым признаком);
- в поле «Налоговый агент» выбираем соответствующую цифру: «1», если Справку 2-НДФЛ новой формы-2018 заполнит и представит сам агент, и «2», если Справка подается его представителем (правопреемником). Для представителя (правопреемника) необходимо указать реквизиты документа, подтверждающего полномочия;
- указывается полное Ф.И.О. лица, представившего Справку, ставится его подпись.
Все субъекты бизнеса, которые привлекают в свою хозяйственную деятельность трудовые ресурсы путем заключения с людьми , согласно законодательству выступают налоговыми агентами. Это означает, что предприятиям и ИП нужно рассчитывать, удерживать и отправлять в бюджет суммы НДФЛ с выплат, а также представлять 2 НДФЛ.
Справка 2-НДФЛ представляет собой отчет, который формирует работодатель на каждого своего сотрудника, а также иного физлица, имеющего у данного субъекта доход, и представляет его в ИФНС для подтверждения исчисления налога.
Законодательство устанавливает, что данный отчет компания составляет по итогу за год и направляет его в ИФНС. Это нужно делать один раз, после того как год закончится.
Данная справка используется не только как отчетность в налоговый орган, но и как источник информации о суммарном доходе, который в виде справки выдается сотруднику при его увольнении или же в случаях, когда он ее запросит для личных нужд.
В справке доходы работника сгруппированы по кодам. , больничные, отпускные, компенсация при увольнении в справке 2- НДФЛ показываются помесячно разными строками.
Нужно ли выдавать справку сотруднику при увольнении?
Составлять справки 2-НДФЛ при увольнении необходимо для того, чтобы информировать будущих работодателей о достигнутых этим работником доходах в связи с применением им предусмотренных НК РФ льгот. Это связано с тем, что предоставление их производится при соблюдении определенных условий, среди которых важное место занимает предельная сумма дохода, дающая право на вычеты.
Кроме этого при увольнении сотруднику выдается . Данный документ, в отличие от рассматриваемой справки необходима для расчета больничного на новом месте работы.
Документ 2-НДФЛ применяется также работником при заполнении отчета 3-НДФЛ, в котором он обобщает информацию, содержащуюся в них. Подавая отчет 3-НДФЛ, физлица должны приложить в подтверждение данные справки.
В настоящее время многие банки при оформлении кредита просят предоставить работником справки по форме 2-НДФЛ.
Внимание! Физлица могут получить документ 2-НДФЛ в окончательный день своей работы или же по мере необходимости обратиться к своему бывшему работодателю с заявлением, и по истечении этой даты. Работник имеет право не сообщать бывшему работодателю о целях получения этого документа, а компания не имеет права отказать в его оформлении.
При этом отчет может оформляться как за текущий год, в котором работник увольняется, так и за все предыдущие годы работы в компании. В последнем случае это необходимо отразить в письменном запросе.
Срок сдачи 2-НДФЛ
Обязательство субъекта предпринимательства отправлять в налоговую отчеты форма 2-НДФЛ предусмотрена НК РФ. Это он должен делать один раз за год.
Отчет 2-НДФЛ может иметь два статуса:
- 1 - используется при подаче отчетности в общем порядке. Ее следует направлять в ИФНС до 1 апреля идущего далее года.
- 2 – данный вид справки заполняется, когда налоговый агент не может выполнить удержание НДФЛ с дохода работника (например, зарплата выдана в натуральном виде). Это вид отчета компании должны сдавать до 1 марта идущего далее года.
Если данный период попадает на нерабочий день, то он сдвигается на идущий следом рабочий день.
Значит, за 2017 год отчеты 2 НДФЛ со статусом 1 нужно сдать до 2 апреля 2018 года, а со статусом 2 - до 1 марта 2018 года.
Внимание! Если сотрудник обращается к работодателю с просьбой о составлении справки по форме 2-НДФЛ, то этот документ должен быть оформлен ему бухгалтерией предприятия в трехдневный срок.
Помимо отчетности 2-НДФЛ, которая сдается 1 раз в год действует дублирующая отчетность 6-НДФЛ, которая сдается налоговым агентом ежеквартально.
Куда предоставлять
НК РФ закрепляет обязанность организации направлять отчеты в ИФНС по месту своего нахождения, а лиц, у которых оформлено предпринимательство, – по месту своей регистрации.
Законодательство предусматривает возможность для хозяйствующего субъекта открывать филиалы, представительства. Это он может делать в отличных от основного адреса нахождения местах. В данных случаях головная компания и каждое обособленное подразделения должны отчитывать в контролирующие органы каждый по месту своего нахождения.
Иногда, сотрудники предприятия могут работать в материнской организации и в филиале, тогда их НДФЛ с зарплаты по ним нужно уплачивать по каждому адресу в соответствии с получаемым работником доходом.
Внимание! Кроме этого существуют такие организации, которые относятся к крупным налогоплательщикам. Этим фирмам дано право самостоятельно выбирать в какую ИФНС они будут осуществлять платежи по налогам.
Способы предоставления отчетности
Представлять отчетность субъект бизнеса может несколькими способами:
- Непосредственно на бумажном носителе инспектору ИФНС - возможно использовать данный способ только небольшим компаниям, у которых число работников незначительно (меньше 10 человек).
- В электронном виде отчет непосредственно подается инспектору налоговой. Возможно использовать только, если число работников у предприятия менее 3000 человек.
- Через электронный документооборот по телекоммуникационным каналам - отчет подается в ИФНС через спецоператора, необходимо наличие электронной цифровой подписи (ЭЦП).
- Через почтовые отделения – отчеты 2-НДФЛ направляются в налоговую ценным письмом с описанным вложением.
Скачать бланк и образец справки
Скачать в формате Excel.
Скачать в формате Excel.
Образец заполнения справки 2-НДФЛ
Рассмотрим подробнее 2-НДФЛ новая форма 2016 бланк образец заполнения.
Заголовок
Здесь кроме названия самого отчета записывается его номер, дата оформления и отчетный период, за который производится составление.
Ниже указывается статус документа. «1» присваивается тому, который сдается в обычном порядке, а «2» – если удержать НДФЛ у работника является невозможным.
В 2016 году в отчет введена графа с номером корректировки. Сюда может заноситься следующий шифр:
- 00 - для отчета, подаваемого первый раз;
- 01-98 - номер корректирующего отчета, одновременно это также выступает как номер исправления;
- 99 - отмена всех ранее отправленных документов.
Ниже проставляется код налоговой инспекции из 4-х цифр.
Как правильно начать заполнять отчет показывает 2-НДФЛ образец.
Раздел №1 – Сведения о налоговом агенте
В указанный раздел вносятся сведения о компании либо предпринимателе.
Сначала указываются коды ОКТМО, ИНН и КПП. Их можно узнать из учредительных документов. Необходимо помнить, что у предпринимателя кода КПП нет, а код ИНН содержит 12 цифр, в отличие от компаний с ИНН из 10 цифр. Далее в отдельную графу нужно записать контактный номер телефона.
Последним этапом сюда заносится полное название юридического лица, либо Ф.И.О. предпринимателя.
Раздел №2 - Данные о физическом лице - получателе дохода
В указанный раздел вносятся подробные сведения о лице, на которого оформлен отчет. Сначала записывается его номер ИНН. Новшеством этого формата документа является добавление поля для указания ИНН иностранца, выданного в его родной стране.
Потом записываются полные Ф.И.О., отчество проставляется при его наличии.
В том случае, когда в течение отчетного года произошла смена одного из составляющих (к примеру, фамилии), то в справку уже заносятся новые сведения, и прикладывается документ с подтверждением правильности заполнения.
Если отчет формируется на иностранца, то разрешается его фамилию и имя проставлять на латинице.
В 2016 году произошло расширение количества статусов лиц, теперь здесь можно указать:
- «1» – для резидента.
- «2» – для нерезидента.
- «3» – для квалифицированного специалиста.
- «4» – для переселенца из иной страны.
- «5» – беженец-иностранец и «6» – иностранец с патентом.
Квалифицированные специалисты - это работники, обладающие знаниями в какой-либо сфере и получающие зарплату не меньше 2 млн. руб. за год.
Следующим этапом необходимо записать дату рождения работника, сведения о гражданстве (код России - 643), информацию о подтверждающем личность документе.
Адрес может заноситься как российский, так и из другой страны - для иностранных работников. Российский адрес составляется на основании КЛАДР. Для иностранца также необходимо занести адрес, по которому он принят к учету.
Раздел №3 - Доходы
В наименовании раздела находится поле, в которое необходимо внести применяемую ставку налога - это может быть 13% для граждан России или 30% для иностранцев.
Сам раздел выглядит как таблица, куда нужно вносить построчно сведения о полученном доходе и использованных вычетах.
Таблица заполняется по следующему принципу. В первый столбец вносится номер месяца, за который указываются сведения, после этого записывается код дохода и относящаяся к нему сумма. К примеру, код 2000 обозначает зарплату, 2012 - отпускные, 2300 - больничные и т. д.
Если за один месяц у работника были несколько источников дохода, отражаемых разными кодами, то каждый вписывается отдельной строкой, у которой номер месяца будет один и тот же, а код и сумма - разные.
В столбцах для кода и суммы вычета указываются сведения по профессиональным льготам. Такие коды отсчитываются с номера 403.
Раздел №4 – Стандартные, социальные, инвестиционные и имущественные налоговые вычеты
В указанный раздел записываются коды вычетов, которыми пользовался работник в отчетном периоде, и их сумма. Например, стандартный вычет на первого ребенка - 126, на второго - 127, на третьего и дальнейших - 128.
С 2016 года в справке появилось понятие инвестиционных вычетов. Помимо этого, добавилось поле, в которое необходимо вписать реквизиты уведомления на присвоение социального вычета (на учебу, лечение и т. д.). Аналогичная строка присутствует и для имущественного вычета, который присутствовал в документе и до этого.
Раздел №5 – Общие суммы дохода и налога
В указанном разделе подводится итог той информации, которая отражалась в разделах 3 и 4. Он имеет вид таблицы.
В графе «Общая сумма дохода» отражается полученный за отчетный период доход, указанный в отчете ранее.
Графа «Налоговая база» получается как итог вычитания из общего размера доходов суммы предоставленных за отчетный период вычетов.
Графа «Исчисленная сумма налога» – это итог перемножения налоговой базы, посчитанной в предыдущей графе, и налоговой ставки из раздела 3.
Графу «Сумма фиксированных платежей» могут заполнять только иностранцы, которые работают в России по патенту. Если они получили документ, разрешающий им произвести уменьшение налога на размер авансовых платежей, такие данные заносятся далее.
После этого проставляются суммы налога, которые удерживались с работающего и перечислялись в ИФНС. Далее идут две графы, куда можно занести размер удержанного сверх налога, либо не удержанного с работника вообще.
Завершающим этапом проставляется код лица, кто производит подпись справки - сам налоговый агент (указывается код 1), либо его законный представитель (код 2). Если это производит представитель, то ниже нужно проставить информацию о документе, наделившим его правами.
Штраф за просрочку и не сдачу справки 2-НДФЛ
Законодательство по налогам страны предусматривает два типа штрафных санкций: штраф за непредоставление 2-НДФЛ и штраф за несвоевременную сдачу 2-НДФЛ. В каждой ситуации необходимо будет перечислить 200 рублей за несданные, либо сданные невовремя сведения.
С одной стороны, это совсем небольшая сумма, однако если в организации работает большое количество людей, и она опоздала с подачей отчета, размер штрафных санкций может достигнуть серьезной суммы.
Внимание! В 2016 году был добавлен еще дополнительный штраф - за подачу неверных сведений. Если налогоплательщик сдал отчет, то информация в нем заведомо ложная, ему придется заплатить по 500 рублей за каждую справку с неверными данными. В то же время, если после сдачи компания сама обнаружила ошибки и сделала корректировку - санкции к ней применяться не будут.
Нюансы заполнения формы
Если организация не смогла удержать с работника налог, то справку необходимо будет подать два раза - впервые в срок до 1 марта, а после этого с остальными сотрудниками до 1 апреля.
При отражении в справке информации по доходам и вычетам, можно использовать только установленные для этого коды.
Если налог был удержан с работника в декабре, но перечисляется в течение января последующего года, то в справке он все равно отмечается как уплаченный вовремя. В то же время, если перечисление произошло после 1 февраля, то в позиции «Сумма налога перечисленная» будет указано меньшее значение, чем в позиции «Сумма налога удержанная».