Главная » Сделки с авто » Объединение учетных функций в компании. Учетная функция (функция учета) Структура учета и его место в процессе управления

Объединение учетных функций в компании. Учетная функция (функция учета) Структура учета и его место в процессе управления

Учет может быть представлен как процесс обмена информацией, отражающей различные виды деятельности предприятия во внешней среде. Как нам известно, обмен видами деятельности представляет собой отношения между функционирующими субъектами. Предприятие как субъект рыночной экономики формирует отношения между тремя участниками:

1. физическими лицами - работниками предприятия, акционерами;

2. юридическими лицами - поставщиками, потребителями, общественными организациями и пр.;

3. государством, представленным конституционными юридическими лицами.

Между участниками обмена существуют имущественные, организационные, хозяйственные и др. отношения. Связующим звеном между субъектами этого сложного обмена является учет.

Отсюда вытекает общее назначение функции учета: обеспечение учета всех объектов носителей стоимости и субъектов права собственности на объекты стоимости, являющиеся элементами рыночной экономики.

Основной целью функции учета является формирование качественной и всесторонней информации о хозяйственной и финансовой деятельности предприятия и своевременное предоставление требуемой информации пользователям.

Учет - это одна из важнейших функций управления, обеспечивающая информационную связь с управляемыми объектами функций анализа, контроля и регулирования. Только лишь зафиксированные (учтенные) данные о происходящих событиях, возникающих явлениях, изменяющихся факторах, протекающих процессах, полученных результатах, могут быть использованы в менеджменте в качестве информации. Устная информация, переданная от одного лица к другому, также учитывается в памяти получателя и отправителя. Однако не перенесенная на другие носители информации, она теряет свое значение для третьих лиц и со временем исчезает как данные. Учетная деятельность обеспечивает протекание всех управленческих процессов. Учетные данные служат источником объективной информации о действительном состоянии дел в организации и поведении ее внешней среды. Без точного и всеохватывающего учета невозможно принимать управленческие решения и требуемым образом регулировать процессы, протекающие в системе.

Указанное выше дает все основания для выделения учетной деятельности в отдельную важную функцию управления. Следует заметить, что многие авторы книги области менеджмента, без особого основания, учет не выделяют в составе общих функций управления.

Реализация общей цели функции учета обеспечивается общими принципами построения процесса учета.

Принципы реализации учетной деятельности

В специальной литературе приводится много принципов реализации учета. Исходной же посылкой является его информационная сущность. Все три вида учета содержат базовую информацию для осуществления анализа и планирования, контроля и регулирования.

Практика показывает, что менеджеры чаще всего работают в условиях информационной перегрузки. Вместе с необходимой информацией к менеджеру передается и несущественная информация. В условиях информационной перегрузки менеджер, даже при большом желании, не в состоянии переработать все данные. Следовательно, определенная часть данных остается невостребованной и бесполезной.

Полезность информации определяется пользователем. Поэтому пользователь (а не разработчик информационной системы) должен определять те показатели и параметры, которые необходимо учитывать.

Также важно определить форму и содержание учетных документов, поступающих к пользователю.

Эти два важных условия выполняются в функции учета при соблюдении следующих принципов.

Принцип существенности информации.

Менеджер должен получать только ту информацию, которая ему нужна для принятия решений или для выполнения других видов деятельности. Однако менеджер редко может отчетливо представить, какая и когда ему требуется информация. Нужно учитывать и тот факт, что одни и те же данные используются различными менеджерами. Функция учета обладает свойствами системности. Тем не менее, учетная информация должна обладать способностью влиять на принятие решений пользователем и удовлетворять его интересы в нужное время.

Науке известно, что чем меньше мы понимаем то или иное явление, тем больше нам требуется переменных, чтобы его объяснить. Большое число переменных снижает существенность информации.

Соблюдение принципа существенности информации достигается при определении состава задач учета и их системной увязке в рамках оргструктуры управления предприятием. Состав задач учета должен включать только те задачи, которые обеспечивают принятие запрограммированных и не в чистом виде запрограммированных (вероятность появления ситуации велика) решений. Сюда относятся в обязательном порядке управленческие решения, принимаемые при анализе, планировании, контроле и регулировании.

Незапрограммированные решения, такие как выбор цели организации, выбор новой продукции, выбор типа оргструктуры управления, используют данные статистического и бухгалтерского (проблемного) учета.

Состав задач учета, обеспечивающих принятие подобных решений, формируется отдельно. Так как при проектировании оргструктуры управления задачи системно увязываются между собой, то вероятность соблюдения принципа существенности информации возрастает.

Принцип достоверности информации.

Понятие «достоверности» применительно к учетной информации предприятия относительно.

Учетная информация всегда направлена на отражение интересов хозяйствующего субъекта. Интересы лиц, причастных к деятельности предприятия (директора, бухгалтера, учетчика, налогового инспектора и т. д.), неодинаковы. Лицо, результаты деятельности которого учитываются, кровно заинтересовано в предоставлении такой информации, которая подтвердила бы эффективность и целесообразность его работы.

Следовательно, «экономическая информация не является объективной, независимой от интересов лиц, участвующих в хозяйственном процессе».

Для повышения объективности и правдивости представляемых данных необходимо в алгоритмы решения задач учета закладывать методы и процедуры сбора и обработки данных, а также возможность оценки передаваемой пользователю информации. Принцип сопоставимости информации.

Задачи анализа и планирования (особенно стратегического) используют учетные данные для сопоставления различных альтернатив. Поэтому информация учета должна быть представлена пользователю в сопоставимых единицах измерения. Анализ конкурентной среды или других факторов внешнего окружения будет бесполезной тратой времени, если аналогичные учитываемые показатели предприятия будут несопоставимы по методам обработки данных, временным периодам или единицам измерения.

Необходимость сравнения учетных и отчетных данных о результатах работы предприятий в целом по стране потребовало разработки единой системы и правил учета (независимо от форм собственности) и ведения отчетности. С этой целью Украина перевела системы учета и отчетности на мировые стандарты.

Соблюдение принципа сопоставимости обеспечивается государственным нормативным регулированием бухгалтерского учета. Принцип доступности информации.

Принимать стратегические решения в области развития предприятия возможно только на анализе информации о состоянии экономики, о работе конкурентов и др. данных. Такую информацию руководство предприятия должно получать из статистических документов, издаваемых государственными статистическими институтами. При социализме такие данные были уделом высших государственных органов и на уровень предприятия не попадали. В условиях рыночных отношений предприятия Украины не смогут эффективно работать без свободного доступа к учетно-статистической информации.

Принцип доступности предполагает целенаправленное распространение среди государственных и частных предприятий пользователей обширной системы статистических данных.

Доступность также необходимо рассматривать с точки зрения предоставления учетной информации в ясной для понимания форме, которую пользователь может использовать для принятия решений.

Рассмотренные общие принципы имеют отношение ко всем видам учета, т. е. к функции учета в целом.

Специфической особенностью функции учета является наличие разных концепций и целей, лежащих в основе построения каждого из видов учета. Функцию учета необходимо рассматривать как целостный процесс формирования учетной информации, которая позволяет предприятиям наиболее эффективно управлять хозяйственной деятельностью и оценивать свое положение в рыночной среде.

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Основы менеджмента

На тему: Учет как общая функция менеджмента

учет менеджмент функция

1.Сущность и содержание функции учета

Цели и принципы функции учета

Виды учета и их назначение

Структура учета и его место в процессе управления

Организация учета на предприятии

Заключение

Список литературы

1. Сущность и содержание функции учета

Информация как ресурс системы управления необходима для функционировании любого предприятия. Ни одна из функций управления не может быть осуществлена, если не будет обеспечено соответствующее поступление информации к лицам, её анализирующим. Менеджеры фирм, прошедшие обучение по вопросам управления, научились ценить информацию и знают, какие выводы можно сделать, основываясь на неё. Трудно себе представить работу исследователей истории прошлого, если бы не данные, которые собрали и зафиксировали в документах предшественники, проникшиеся сознанием важности информации.

Информация, необходимая для управления предприятием, чрезвычайно обширна по своему объему, имеет множество источников и ее зачастую трудно получить.

Организованный сбор, регистрацию, классификацию и выдачу потребителям требуемой информации обеспечивает функция учета.

Учетная информация и функция учета в системе управления предприятием используется гораздо шире, чем многим это представляется. Пользователи информации, обеспечивающие управление предприятием, могут быть разделены приблизительно на три группы:

.те, кто управляют предприятием;

.те, кто находятся вне предприятия и имеют прямые финансовые интересы в нем;

.те лица, группы или агентства, которые проявляют непрямой финансовый шдаї рее к предприятию.

Потребности указанных пользователей определяют основные массивы учетной информации, методы и формы ее учета.

Рассмотрим их более детально.

Пользователи учетной информации.

Руководство и менеджеры предприятия являются главными пользователями учетной информации. Она необходима им для осуществления планирования, контроля, анализа и регулирования различных сторон деятельности предприятия. Основными подсистемами, использующими учетную информацию, являются:

) финансовая;

) производственная или оперативная;

) рыночная;

) кадровая;

) система руководства осуществлением проектов;

) вспомогательные системы.

Пользователи с прямым финансовым интересом. Эта группа пользователей учетной информации о деятельности предприятия представлена фактическими и потенциальными инвесторами и кредиторами. Для принятия решений об инвестировании или кредитовании они пользуются финансовой информацией, содержащейся в официальной финансовой отчетности предприятия. Как мы видим, финансовая учетная информация, помимо использования внутри предприятия руководством, выдается инвесторам и кредиторам, находящимся вне предприятия.

Пользователи с непрямым финансовым интересом. Сюда относятся разнообразные группы пользователей: налоговые органы, централизованные плановые органы, органы государственного регулирования деятельности предприятий, профсоюзы, общественные организации и др. Каждый из перечисленных потребителей использует финансовую информацию для своих целей. Так, налоговая инспекция использует финансовую информацию для контроля правильности уплаты предприятием различных налогов, а органы планирования экономики обобщают данные предприятий для определения национального дохода, ВПП и др.

Следует заметить, что рассмотренный состав пользователей не только использует учетную информацию в своей деятельности, но и сам является источником информации, которую необходимо учитывать на предприятии.

По отношению к предприятию информацию можно разделить на внешнюю и внутреннюю.

Внешняя информация. Само название указывает на то, что данный вид информации содержит сведения, которые предприятие использует для оценки влияния внешних факторов, а также сведения, которые предприятие выдает внешним потребителям. По отношению к предприятию внешняя информация является входящей (фактор внешней среды) и исходящей (данные о деятельности предприятия).

Входящая информация отражает состояние и процессы изменения, происходящие во внешнем окружении предприятия. Это данные о поставщиках, трудовых ресурсах, развитии технологии, конкурентах, потребителях, экономических и политических явлениях и т. п. Она труднодоступна, сбор ее затруднен и стоит дорого. Однако без получения такой информации предприятие не сможет прогнозировать свою деятельность и принимать обоснованные управленческие решения. Каналы получения внешней информации различны: официальные статистические сборники, маркетинговые исследования рынка, специальные опросы, неформальные источники, предоставляющие нужную информацию, пресса, телевидение и др.

Исходящая внешняя информация содержит сведения о результатах работы предприятий. Она выдается в виде установленных финансовых отчетов, содержащих данные о том, насколько успешно были достигнуты цели в плане прибыльности и какова ликвидность предприятия. Эти сведения используются пользователями с прямыми финансовыми интересами (инвесторы, кредиторы) и с косвенными финансовыми интересами (налоговые органы, государственные регулирующие органы, государственные планирующие органы, общественные организации и т. п.). Информация, включаемая в финансовые отчеты, охватывает фактически данные, подытоженные для потребителя, и отражает операции, которые предприятие уже завершило.

Внутренняя информация охватывает все виды учетных данных, которые измеряются, обрабатываются и передаются для внутреннего использования руководством. Характер, объем и степень детализации этой информации различны. Внутренняя информация характеризует хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии.

Его объектами являются заготовка, приобретение и расходование материальных» ресурсов, использование топливно-энергетических ресурсов, нормированное и отработанное время, выработка рабочих-сдельщиков, затраты на производство, движем полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и реализация, расчет с поставщиками, покупателями, заказчиками банками, финансовыми органами, учредителями и т. п. Перечисленная информация относится к различным подсистемам.

Из изложенного видно, что функция учета представляет собой процесс формирования различной по назначению и использованию финансовой, управленческой, стратегической и оперативной информации.

Учет как общая функция менеджмента - это процесс (работа), состоящий из операций наблюдения, восприятия, измерения и фиксации (регистрации) фактов, процессов, явлений природы или общественной жизни.

Концептуальная схема функции учета представлена на рис. 1.

Рис. 1. Концептуальная модель функции учета

Учет возможен лишь тогда, когда есть в наличии какой-либо факт. Факт в управлении производством представляет собой получение какого-либо конечного или промежуточного результата.

Для учета важно наличие полученного результата.

Наблюдение представляет собой сбор данных, который может осуществляться внешним или внутренним образом по отношению к человеку.

Факт свершения события может наблюдаться человеком или с помощью специального оборудования.

Восприятие - это отражение наблюдаемых фактов, предметов, явлений в совокупности их свойств и особенностей, воспринимаемых человеком.

Это реакция человека не на происходящие события, а на то, что человеком воспринимается как происходящее. Это свойство человека чрезвычайно важно для повышения достоверности учетной информации.

Измерение - это выражение учитываемого факта в определенных единицах измерения.

Фиксация (регистрация) состоит в закреплении данных о параметрах и свойствах, воспринятых и измеренных учитываемых фактов на любом носителе информации.

Последовательность реализации рассмотренных операций представляет собой процесс учета.

2. Цели и принципы функции учета

.физическими лицами - работниками предприятия, акционерами;

.юридическими лицами - поставщиками, потребителями, общественными организациями и пр.;

.государством, представленным конституционными юридическими лицами.

Реализация общей цели функции учета обеспечивается общими принципами построения процесса учета.

Принципы реализации учетной деятельности

Также важно определить форму и содержание учетных документов, поступающих к пользователю.

Эти два важных условия выполняются в функции учета при соблюдении следующих принципов.

Принцип существенности информации.

Принцип достоверности информации.

Понятие «достоверности» применительно к учетной информации предприятия относительно.

Рассмотренные общие принципы имеют отношение ко всем видам учета, т. е. к функции учета в целом.

. Виды учета и их назначение

Назначение учетной информации в процессе управления определяет виды учета, с. определенной его группировки. В настоящее время на Украине выделяются такие виды учета:

Оперативный;

Статистический;

.бухгалтерский (финансовый);

Управленческий.

Рассмотрим их краткую характеристику. Всестороннее раскрытие этих видов учетов не является предметом нашего рассмотрения функции учета.

Оперативный учет - это процесс удовлетворения информационных потребностей менеджеров, осуществляющих оперативное управление деятельностью предприятия.

Оперативный учет обеспечивает принятие текущих управленческих решений. Hoсителями информации оперативного учета могут быть как документы, так и данные, полученные по телефону, факсу, телетайпу, с магнитного диска и т. д.

Цель оперативного учета заключается в предоставлении менеджерам текущей информации о движении ресурсов на предприятии, о выпуске продукции и ее реализации.

На основе оперативных учетных данных менеджеры осуществляют принятие решений по текущему управлению предприятием. Следовательно, оперативный учет базируется на следующих принципах:

·выдача требуемой информации по необходимости;

·восприятие и регистрация отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, имеющие место на предприятии;

·регистрация отклонений в момент их возникновения по локальным процессам и факторам.

Соблюдение этих принципов позволяет создать оперативную информационную систему для принятия управленческих решений по контролю, анализу и регулированию процессов, протекающих на предприятии.

Статистический учет является источником данных, содержащихся в официальной статистической отчетности, характеризующих закономерности и тенденции развития хозяйства.

Обобщающая информация базируется как на анализе собранных статистических данных, так и на информации бухгалтерского и оперативного учета. Статистическая информация используется для прогнозирования и планирования деятельности предприятия.

Целью статистического учета является отражение обобщающей учетной информации о состояниях и тенденциях развития отдельных сторон деятельности предприятия.

Статистический учет базируется на данных бухгалтерского и оперативного видов учета, а следовательно, он аккумулирует основные принципы, присущие этим видам учета. К ним относятся:

·выморочность предоставляемой информации;

·сопоставимость статистической информации;

·обобщенность информации о различных областях хозяйствования предприятия;

·регламентированность представления информации в соответствии с утвержденными государством формами отчетности.

Статистический учет обслуживает как внутренних потребителей, так и потребителей с непрямыми финансовыми интересами. Данные статистического учета используются для ретроспективного анализа и планирования деятельности предприятия.

Предметом бухгалтерского учета является имущество предприятия, его движение в процессе производства, обмена, распределения и потребления общественного продукта, а также возникающие при этом правовые отношения собственности. Методически бухгалтерский учет делят на финансовый и управленческий.

Финансовый учет представляет собой процесс сбора, обобщения и хранения информации о финансовом положении, результатах хозяйственной деятельности, прибыльности и перспективах развития предприятия.

Данное определение не противоречит существующим концепциям, дополняя и уточняя содержание финансового учета.

Финансовый учет регулируется государственными нормами и стандартами различных уровней.

Целью финансового учета является формирование (наблюдение, восприятие и т. д.) информации о деятельности предприятия, которая, помимо внутреннего использования руководством, сообщается тем, кто находится вне предприятия.

Финансовый учет направлен на:

üпредоставление информации о хозяйственных ресурсах предприятия, его обязательствах, составе средств и источников, а также их изменениях;

üпредоставление информации, понятной реальным и потенциальным инвесторам и кредиторам;

üпредоставление информации, помогающей реальным и потенциальным инвесторам и кредиторам судить о суммах, времени и риске, связанных с ожидаемыми доходами.

Финансовый учет осуществляется на основе следующих принципов.

Обязательности ведения финансового учета. Финансовый учет ведется по строго регламентированным государством показателям, которые отражаются в формах, установленных законодательством.

Применение метода двойной записи. Учитываемая в рамках финансового учета каждая хозяйственная операция, хозяйственный факт, исходя из экономического содержания и двойственного характера, отражается дважды в одинаковой сумме по двум счетам бухгалтерского учета.

Допущения толкования финансовой информации. Поскольку финансовые отчеты основаны на довольно произвольных правилах и оценках, то при толковании отчетной информации используются пять допущений:

.Сравнимость и постоянство, предполагающее, что информация о предприятии сопоставима с такими же данными на протяжении различных промежутков времени или с данными другого предприятия за один и тот же промежуток времени. При этом постоянство требует, чтобы принятая методология и выбранные учетные процедуры не менялись до тех пор, пока пользователи не будут извещены о вносимых изменениях.

.Существенность указывает на относительную важность того или иного события.

.Консерватизм означает, что когда бухгалтерам не ясно, как оценить активы, они обычно выбирают наименьшую оценку из возможных, т. е. по себестоимости.

.Полнота предполагает, что учетная информация должна содержать максимум того, что необходимо знать заинтересованным лицам.

.Эффективность означает, что выгоды, полученные на основе новой учетной информации, должны быть выше затрат на нее. Объекты финансового учета определяются законом Украины "О бухгалтерском учете и отчетности".

Управленческий учет рассматривается как разновидность бухгалтерского учета «информационно организующего внутрихозяйственные связи предприятия, т. е. связи между лицами, работающими в самом предприятии (агентами)», или «направленного на управление определенными видами хозяйственной деятельности или отдельными операциями» «...в основном выполняет функцию текущего регулирования и контроля научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью предприятия».

Управленческий учет, отражающий информацию для обеспечения внутренних потребностей предприятия, в большинстве стран не регулируется государством и является коммерческой тайной предприятия.

Данная концепция широко раскрыта в зарубежных публикациях, а также в Законе Украины «О бухгалтерском учете и отчетности».

Цель управленческого учета - обеспечить менеджеров соответствующей информацией о состоянии носителей расходов и результатов деятельности, которые могут учитываться по местам возникновения расходов и по носителям расходов.

Управленческий учет базируется на таких принципах:

1. Оперативность учета расходов. Этот принцип определяет правила проведения учета фактических расходов (прошлых) и учета расходов по системе «стандарт-кост» (система нормативных издержек).

2. Организации учета производственных затрат и калькулирования себестоимости продукции.

В соответствии с этим принципом издержки производства являются одними из основных объектов управленческого учета.

Учет ведется по «центрам ответственности» менеджерами, которые несут ответственность за целесообразность понесенных расходов.

3. Наличие системы трансфертных цен и ценообразования. Этот принцип предполагает разработку цен, используемых в расчетах между внутренними структурными подразделениями предприятия за передаваемую друг другу продукцию, выполняемые работы и оказываемые услуги. Система трансфертных цен обеспечивает организацию хозяйственных связей между внутренними подразделениями предприятия.

4. Калькулирования себестоимости. Определение себестоимости изделия заключается в оценке используемых в процессе производства продукции (работ, услуг) природных ресурсов, сырья, материалов, топлива, энергии, основных фондов, трудовых ресурсов, а также других затрат на ее производство, состав которых устанавливается нормативными актами Украины.

Объектом управленческого учета является деятельность различных структурных подразделений хозяйственной организации.

4. Структура учета и его место в процессе управления

Структура функции учета вытекает из общих и конкретных его целей. Содержание функции учета в процессе управления состоит в измерении и фиксировании фактов, происходящих на предприятии, и учете влияния факторов внешней среды на процесс достижения общей цели организации, первоначально установленной или скорректированной в соответствии с изменившимися условиями. Как известно, достижение цели обеспечивают все переменные организации: кадры, технология, структуры, функции, ресурсы и выходная продукция (управленческие решения, товар, услуги).

Функция учета, непосредственно связанная с этими переменными, и выполняет свою роль в четырех направлениях:

·обеспечивает получение информации от всех элементов организации о воздействии каждой из них друг на друга и в целом на систему;

·устанавливает измерители параметров для выдачи необходимых данных менеджерам, которые управляют одной из переменных организации;

·обеспечивает накопление и хранение массивов данных для принятия решений, воздействующих на все переменные элементы организации;

·формирует выходную информацию (по запросу или на основе принципа исключения), которая отражает функционирование всех переменных.

Структура функции учета должна отражать как перечисленные выше роли, так и объекты (переменные) учета. Организация процесса учета и его осуществление должно иметь в виду не только осуществление самого учета, но и обеспечение информацией всей системы в целом, частью которой он является. Процесс учета должен быть организован на основе интеграции с тем, чтобы переменные (объекты учета) были связаны между собой единым массивом информации. Более того, структура функции учета должна быть составной частью организационной структуры управления предприятием. К структуре функции учета предъявляются два требования.

Структура учета должна соответствовать распределению полномочий на предприятии с тем, чтобы информация для выполнения других функций соответствовала специфике работы подразделений, отвечающих за выполнение этих функций.

Задачи учета должны быть распределены таким образом, чтобы результаты их решения (информация) достаточно полно соответствовали уровням управления.

Соблюдение этих требований позволяет создать такую структуру учетной деятельности, которая связывает в единую систему объекты учета (процессы, осуществляемые в них) с пользователями информации (аппаратом управления). Такая структура показана на рис. 2.

Рис.2. Структура функции учета предприятия

Из рисунка видно, что все объекты учета находят свое место в соответствующих его видах: финансовом (отражающем состояние имущества предприятия, его капитал, финансовые обязательства и фонды, результаты хозяйственной деятельности), управленческом (учет производственных затрат и калькуляция себестоимости) и оперативном (учет наличия, перемещения и подготовки кадров, учет работ непроизводственного характера: НИОКР, обслуживание оборудования, новая продукция, а также учет факторов внешней среды).

Место функции учета определяется логической взаимосвязью задач управления (см. рис. 3.) и ролью учета в процессе управления.

Рис. 3. Место функции учета в процессе управления

Роль предприятия состоит в постановке целей, разработке планов достижения целей, организации выполнения планов и осуществлении контроля с тем, чтобы реализация планов происходила в соответствии с целью. Управляющие воздействия на объект, осуществляющий процесс выполнения плана, обеспечивает функция регулирования. Состояние процессов, протекающих в объектах, оценивает функция учета. Данные оценки необходимы для планирования, контроля и регулирования. Учетная деятельность тесно связана и переплетается с другими общими функциями в процессе управления. Рассмотрим этот процесс взаимодействия.

Процесс планирования полностью зависит от наличия и использования учетной информации. Потребности того или иного предприятия в информации для планирования могут быть классифицированы на две следующие категории:

·информация о внешней среде предприятия;

·внутренняя информация о существующем потенциале предприятия.

Рассмотрим более подробно каждую из категорий учетной информации. При этом будем исходить из того, что информацию о факторах внешней среды и переменных организации можно использовать, если она кем-то учтена, хранится на носителях информации и к ней менеджеры предприятия имеют доступ.

Информация о внешней среде. Этот вид учета практически не нашел отражения в имеющейся литературе. Хотя категория информации о внешней среде разнообразна, обычно предприятие не ведет учет изменения всех факторов внешней среды. Определенную часть учетной информации можно получить из публикуемых официальных статистических сборников, нормативных документов и т. п. Предприятие в данном случае не ведет детального учета, а лишь осуществляет хранение данных и их использование в процессе планирования.

Значительная же часть информации внешнего характера учитывается самим предприятием. Как видно из рис. 3, учетная информация в чистом виде не используется в процессе планирования. Она подлежит анализу, поскольку является возможными альтернативами исходных данных для планирования.

Потребности в информации о факторах внешней среды могут быть классифицированы по следующим направлениям.

Законы и государственные нормативы. Учету подлежат законы, отражающие характер и степень государственного регулирования, осуществляемого относительно данного предприятия. Важное значение для планирования имеет учет нормативных актов, издаваемых отраслевыми и функциональными органами исполнительной власти, а также местными органами власти. Все эти данные оказывают существенное влияние на процесс принятия многих решений, имеющих отношение к планированию.

·уровень и тенденции изменения ВВП;

·объем расходуемых доходов потребителей;

·уровень занятости населения;

·уровень производительности труда;

·объемы капитальных вложений;

·данные об уровне цен и величине средней заработной платы. Большинство этих данных используется в планировании после детального анализа учетной информации.

Социально-культурные и демографические данные. От важности учета руководством предприятия этой категории данных зависит планирование видов и объема товаров и услуг, объемов сбыта продукции.

Данные о развитии техники и технологии. Для составления прогнозного плана развития предприятия руководство должно иметь данные учета, характеризующие технические и технологические нововведения. Отсутствие подобных данных может | привести к потере конкурентоспособности предприятия.

Информация о конкуренции. Предприятие для обеспечения конкурентоспособности продукции должно собирать, учитывать и анализировать следующие виды данных:

.спрос на продукцию отрасли, в которой работает предприятие;

.спрос на продукцию предприятия, являющийся функцией спроса на продукцию отрасли;

.информацию о функционировании конкурентов в прошлом -прибыльность, окупаемость капвложений, доля на рынке;

.информацию о текущей деятельности конкурентов - стратегия ценообразования, характер рекламы, внедрение новых видов продукции, изменения в каналах распределения;

.информацию о планах на будущее конкурентов - проводимых НИОКР, разработке новых видов продукции, ориентации на другие рынки и т. п.

6. информация о поставщиках. Эта учетная информация характеризует потенциальные источники трудовых ресурсов, материалов, оборудования и капитала, а также уровень расходов на их приобретение, размещение, наличие и доступность их получения.

Информация о внешней среде играет важную роль при разработке стратегических и тактических планов. Поэтому руководство предприятия должно создать эффективную структуру сбора, обработки и учета информации этой категории.

Внутренняя информация. Потенциал предприятия (сильные и слабые стороны) отражается в учетной информации внутреннего происхождения. Данная информация нужна для определения в процессе планирования стандартов (ограничений, норм, условий), по которым можно контролировать выполнение плана, и разработки критериев, используемых для оценки полученных результатов.

Представляется целесообразным разделить внутреннюю информацию на такие виды.

.Информация о финансовом состоянии предприятия. Эти данные содержатся в финансовом учете и представляют собой:

üбаланс, отражающий финансовое положение фирмы на определенную дату;

üотчет о доходах (прибылях и убытках), содержащий результаты деятельности фирмы за отчетный период;

üотчет об изменениях в финансовом положении, отражающий показатели динамики источников средств предприятия и их использования за отчетный период;

üотчет о нераспределенной чистой прибыли, отражающий динамику нераспределенной прибыли за отчетный период;

üотчет об изменениях в собственном капитале, характеризующий заключительный баланс собственных средств;

Финансовый учет достаточно хорошо освещен в литературе, отработан на практике и не нуждается в детальных комментариях.

2. Информация учета затрат на производство. Характер информации для планирования на предприятии обусловлен ассортиментом выпускаемой продукции, особенностями организационной структуры управления, объемом хозяйственной деятельности, используемыми системами учета и др.

В планировании информация учета затрат на производство используется для разработки нормативов трудовых затрат на единицу продукции, затраты на сырье и материалы, затраты на содержание здания и оборудование и т. п.

Структура затрат по элементам регламентируется нормативными актами.

.Информация о кадрах. Учетная информация о кадрах призвана обеспечивать в процессе планирования наем и распределение рабочей силы, профессионально-техническую подготовку, компенсацию. Эти данные представляют собой:

üучет профессий, требующихся для осуществления программы и процессов предприятия;

üучет профессий и специалистов, имеющихся на предприятии;

üнепрерывный учет специальностей персонала предприятия в соответствии с прогнозом текущих и возможных потребностей в рабочей силе более высокой квалификации;

üучет персонала, прошедшего переподготовку.

.Прочая учетная информация. Для планирования часто требуется учетная информация, характеризующая:

üрезультаты научных исследований и опытно-конструкторских разработок;

üданные о заказах на продукцию;

üданные о потенциальных поставщиках для их обоснованного выбора.

Весь процесс планирования неразрывно связан с использованием одной и той же учетной информации для контроля.

Учетная информация, требующаяся для осуществления контроля, по своему типу и характеристикам отличается от информации, используемой для планирования. Для контроля важно иметь достоверную информацию о прошедших событиях и конкретных явлениях. Учет в планировании используется для предсказания будущего, а следовательно, он отличается полнотой охвата учитываемых параметров.

Учетная информация, используемая для контроля, обычно имеет такую классификацию.

Рыночная информация. Учету подлежит информация относительно хода выполнения плана реализации продукции: квоты, территории, цены и аналогичные данные, затраты на доведение продукции до потребителя.

Информация о производстве. Эта категория информации охватывает учет качества и количества продукции, прямых трудовых затрат, расходования материалов, величины накладных расходов и объема материально-производственных запасов учет отклонений, имеющих место в производственных процессах.

Информация о кадрах. Используются те же виды учетной информации, что и для планирования (расстановка, набор, профессиональная подготовка и др.), но применительно к требованиям контроля.

Финансовая информация. Так же, как и для планирования, в контроле используются данные финансового учета: показатели финансового плана (прибыльность, затраты производства и т. д.), данные о движении денежных средств (кредиты и поступления, налоги, состояния кассы и т. д.).

Информация о научных исследованиях и опытно-конструкторских разработках. Эта категория учетной информации должна обеспечивать контроль результатов НИОКР с соответствующими плановыми показателями.

Учетная информация, используемая в процессе регулирования, предназначена для того, чтобы помогать принимать оперативные решения. Такая информация (см. рис. 3.) может выдаваться независимо (в форме выходных сообщений) или во взаимосвязи с другой информацией, когда регулирование осуществляется через функцию контроля.

Учетная информация, используемая непосредственно для регулирования, направлена на принятие корректирующего действия при получении сигнала об отклонении хода производства за допустимые пределы. Функция учета обеспечивает в данном случае обратную связь для непосредственного оперативного воздействия на управляемый объект (рис. 4.).

Рис. 4. Обратная связь функции учета

Учетную информацию, используемую для регулирования процессов, можно классифицировать следующим образом.

.Информация для координирования календарных программ:

üсоблюдение требований на материалы;

üсоблюдение требований на инструменты;

üсоблюдение инструкции по выполнению работ.

2. Информация об отклонениях от стандартов:

üиспользование материалов;

üиспользование инструментов;

üход производства и задержки;

üтрудовые затраты;

üизготовленное число штук;

üиспользование времени (операторов, оборудования);

üучет годности изготовляемых изделий.

.Информация о физических передвижениях:

üматериалов к оборудованию;

üдеталей между операциями.

.Информация о непредвиденных задержках:

üпоявление задержек и узких мест;

üнепредвиденное выбытие рабочих, занятых в процессе производства.

5. Организация учета на предприятии

Из изложенного выше ясно видно, какую важную роль для аппарата управления предприятия играет функция учета. Данные учета используются для следующих трех основных видов деятельности: планирования, контроля и регулирования.

Информация, используемая для планирования, должна обеспечивать видимость тенденций развития внешних событий, независящих от руководства предприятия, и проведение перспективных расчетов возможных результатов, если были бы приняты противоположные решения.

Учетная информация, предназначенная для контроля, должна обеспечивать сравнение (время от времени) полученных результатов с поставленными заданиями, что позволяет выявить, успешно ли выполняются планы, или необходимо ввести какие-либо изменения в проводимую политику.

Информация для осуществления регулирования обеспечивает обратную связь между руководством и исполнителями, выявляет фактические результаты работы исполнителей и сопоставляет их со стандартами. На основании этого руководитель принимает то или иное решение.

Источниками учетной информации являются различные объекты и процессы. Их расположение в структуре предприятий самое разное. По-разному используются данные учета менеджерами высшего и низшего уровней управления. Менеджеры высшего уровня затрачивают значительно большую часть своего времени на анализ будущего и на изучение перспектив данных для целей планирования и разработки заданий. И напротив, менеджеры низшего уровня, стоящие ближе к производству, уделяют внимание анализу учетной информации об отклонениях в управляемых процессах. Все эти особенности должны найти свое отражение в организационной структуре управления предприятия. При проектировании оргструктуры управления следует обращать особое внимание не только на выявление полного состава задач учета (что гарантирует охват всех учитываемых параметров объектов управления), но и на их распределение по уровням иерархии, и главное, на взаимосвязь задач учета с задачами планирования, контроля и регулирования.

Нет двух предприятий, оргструктура управления которых была бы совершенно одинаковой, но, как правило, организация финансового, производственного и кадрового учета имеет много общего на разных предприятиях.

Подавляющая часть финансового учета и учета затрат на производство осуществляется бухгалтерскими и плановыми подразделениями. Ответственными за финансы, учет и калькуляцию затрат являются одно или несколько лиц, а именно:учет информация управление

üвице-президент по финансовым вопросам;

üглавный бухгалтер;

üначальник финансового отдела.

Возможны, разумеется, и многие другие организационные формы. Текущая работа по учету и отчетности, как правило, разбита на многочисленные операции, которые выполняются в самых разных местах возникновения учитываемых параметров. Организационные формы этого вида учета чрезвычайно специфичны для каждого предприятия.

Важным условием организации процесса учета является его отражение в организационной структуре управления. Выявление требуемого состава задач учета и его распределение по уровням и подразделениям создает организационную основу процесса учета.

Определение полномочий (обязанностей, прав и ответственности) по осуществлению процессов учета в структуре аппарата управления обеспечивает проведение эффективного учета деятельности предприятия.

Заключение

Функция учета в менеджменте предприятия обеспечивает информацией процессы принятия решений руководителями различных рангов, а также пользователей с прямым и непрямым финансовым интересом.

Учет призван регистрировать свершение фактов, обрабатывать информацию о фактах, хранить и выдавать ее в требуемом виде пользователю.

Развитие традиционного бухгалтерского учета происходит в направлении выделения двух специфических видов учета: финансового и управленческого. Их назначение - предоставление информации для внешних и внутренних потребителей. Принято также выделять оперативно-технический и статистический учет. В комплексе эти виды учета создают основу формальной системы коммуникаций.

Данные учета посредством анализа используются в планировании, контроле и регулировании. Функция учета непосредственно связана с объектами управления. Взаимодействуя, они образуют контур обратной связи в информационной структуре предприятия.

Организация процессов учета имеет специфическое и конкретное проявление на каждом предприятии, т. е. она индивидуальна. Стандартными являются лишь формы учетной и отчетной документации, а также порядок их заполнения.

Кроме стандартизированных видов учета, на предприятии существуют различные потоки информации, так называемой неучтенной информации. Ее можно рассматривать как составную часть первичного учета. Этот вид учета является источником информации для бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Список литературы

2.Белоусов Р.А. Основные этапы развития и практики управления. М., 2005.

Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Система бухгалтерского учёта, применяемая в нашей стране, за последние годы претерпела некоторые изменения. Такая реформация была связана с адаптацией учёта к требованиям международных стандартов и проведением экономических реформ. В статье расскажем про задачи и функции бухгалтерского учета, дадим их подробное описание.

Задачи бухгалтерского учёта

Ведение финансово-хозяйственной деятельности на любом предприятии требует определённого порядка. Хозяйственный учёт активов компании, внесение данных, выявление финансового результата требуют определённой систематизации и контроля. Закон о бухгалтерском учёте №129-ФЗ определяет основные задачи учёта, которые характеризуются следующим образом:

Полное и своевременное формирование информации, связанной с деятельностью компании, для внутреннего и внешнего пользования.
Обеспечение информацией с целью контроля над соблюдением законодательных актов.
Предотвращение негативных последствий, связанных с финансовой устойчивостью компании.
Поддержание конкурентоспособности.

Руководство компании всегда нуждается в полном и своевременном предоставлении бухгалтерских расчётов. Такая актуальность необходима для принятия решений, связанных с ведением бизнеса в режиме реального времени. Чёткое отражение данных в регистрах бухгалтерского учёта позволяет более эффективно и гибко управлять производственным процессом, и своевременно выявлять негативные отклонения.

Для более подробного отражения данных бухгалтерский учёт ведётся в разрезе аналитических субсчетов, которые заполняются на основании первичной документации управленческого и производственного учёта. Читайте также статью: → “ ». Руководителей компаний и учредителей в первую очередь интересует эффективность использования капитала.

Такие данные обычно предоставляются работниками бухгалтерии по результатам определённого отчётного периода. В связи с этим наиболее актуальной задачей учёта становится не своевременность, а полнота информации. Подробная детализация данных, позволяющая сравнить динамику нескольких периодов, имеет наибольшую востребованность.

Решение задачи по предотвращению негативных последствий основано на использовании единых принципов группировки данных. Такой подход позволяет наиболее качественно анализировать бухгалтерские расчёты, и в случае выявления отклонений применять стандартные решения.

Функции бухгалтерского учета

Система бухгалтерского учёта разработана для выполнения ряда функций, которые позволяют вводить полученную информацию, контролировать сохранность имущественных ценностей, анализировать данные, обеспечивать необходимой информацией пользователей отчётности, осуществлять обратную связь с производственными подразделениями.

К наиболее значимым функциям можно отнести следующие:

контрольную;
сохранную;
аналитическую;
информационную;
обратной связи.

Каждая из перечисленных функций имеет важное значение в процессе ведения финансово-хозяйственной деятельности и заслуживает отдельного рассмотрения.

Контрольная функция бухгалтерского учета

Контрольная функция бухгалтерского учёта имеет весомое значение в условиях современных рыночных отношений. Благодаря внедрению новых учётных программ и совершенствованию методов учёта происходит усиление контроля над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Несмотря на разнообразие форм собственности и возложение на предпринимателя разной степени ответственности, контроль над ведением хозяйственного процесса не ослабевает. Контролирующие органы пристально следят за соблюдением законодательных актов во всех отраслях народного хозяйства. Кроме того, значимость контрольной функции бухгалтерского учёта возрастает в связи с потребностью юридических лиц знать не только свои внутренние показатели, но и сравнивать их с финансовой устойчивостью конкурентов.

С помощью бухгалтерского учёта осуществляется контроль над всеми хозяйственными процессами независимо от стадии производства. Такой порядок ведения деятельности помогает своевременно анализировать ситуацию, и на основе полученных данных принимать управленческие решения. Привлекая различные методы и приёмы, в бухгалтерском учёте могут осуществляться следующие виды контроля:

От того, насколько тщательно будет проведён предварительный контроль, зависит целесообразность всей операции. Поэтому не стоит пренебрегать этой функцией, даже если сделка не очень значительная. На предприятии контроль может осуществляться по нескольким направлениям:

эффективность использования основных фондов, своевременность отнесения амортизационных начислений на затраты;
рациональное использование товарно-материальных ценностей, топливных ресурсов, расходных материалов;
выполнение намеченных планов по объёму производимой продукции, а также снижению затрат, повышающих себестоимость товара;
рациональное использование рабочего персонала;
оценка деятельности вспомогательных производств, цехов, обслуживающих служб;
формирование производственных и непроизводственных затрат, вычисление коммерческих расходов;
создание резерва по сомнительным долгам;
формирование информации о финансовом состоянии компании;
составление отчётности;
использование прибыли, остающейся в распоряжении предприятия.

Использование электронного документооборота, а также применение бухгалтерских программ способствуют усилению контроля над учётным процессом.

Службы, имеющие отношение к формированию бухгалтерского учёта, имеют строго определённые сферы контроля:

Сфера контроля	Ответственная служба
Соблюдение правил оформления и отпуска ТМЦ	Бухгалтерия, работники цеха
Правильность начисления оплаты труда, удержание взносов и налоговых платежей	Бухгалтер, кадровая служба
Контроль над ценовой политикой
Соблюдение штатного расписания, применение тарифной сетки окладов	Бухгалтерия, кадровая служба
, соблюдение кассовой дисциплины	Бухгалтерия
Инвентаризация имущества, товарно-сырьевых запасов,	Бухгалтерия, работники цехов и вспомогательных производств
Правильность определения прибыли,	Бухгалтерия
Погашение долгов, списание просроченной дебиторской задолженности, списание недостачи	Экономический отдел, бухгалтерия

Контрольная функция бухгалтерского учёта считается наиболее важной, так как способствует достижению коммерческой цели компании и помогает предотвратить негативные последствия.

Обеспечение сохранности имущества

Обеспечение сохранности собственности усиливает бухгалтерский контроль. Реализация такой функции предполагает наличие специально оборудованных помещений для хранения товара и других ценностей, измерительных приборов, мерной тары и другого контрольного оборудования.

Контроль над сохранностью имущества осуществляется с помощь проведения регулярной инвентаризации, которая выявляет изменения, произошедшие за определённый период времени. Читайте также статью: → “ ». Во время проведения проверки определяется, все ли операции были оформлены в соответствии с первичными документами. При обнаружении несоответствия в учёт вносятся корректирующие записи в соответствии с данными инвентарной ведомости.

Инвентаризация играет важную роль в формировании себестоимости, так как позволяет своевременно определить потери материально-сырьевых и топливных запасов, а также исключает факт хищения имущества.

В связи с тем, что проведение инвентаризации предполагает обработку довольно большого массива информации, при использовании такого метода контроля применяется электронно-вычислительная техника, позволяющая проводить сравнительный анализ данных в разных периодах, выявлять возможные отклонения, оценивать сохранность имущества.

Аналитическая функция бухучета

В условиях современных рыночных отношений и постоянного усовершенствования управления капиталом значение аналитической функции трудно недооценить. Вся аналитика хозяйственной деятельности фирмы строится на документально подтверждённой бухгалтерской информации. Аналитическая функция неразрывно связана с информационной, но, тем не менее, эти понятия несут разную смысловую нагрузку.

Использование аналитической функции позволяет определить:

эффективность работы всех структур предприятия;
рентабельность компании;
обоснованность затрат;
необходимые объёмы реализации;
количество обслуживающего персонала;
экономическую политику с учётом инфляции.

Информационная функция бухгалтерского учёта

Такая функция является одной из главных в системе бухгалтерского учёта. Её роль заключается в накоплении и обобщении полученной информации, относящейся к финансово-хозяйственной деятельности компании. Сведения, сформированные на счетах бухгалтерского учёта, используются в статистическом и оперативном учёте. Читайте также статью: → “ ». С их помощью осуществляется прогнозирование дальнейшей деятельности, выбирается стратегия ведения бизнеса.

Информационные данные могут быть предоставлены внешним пользователям для оценки финансового состояния компании. При этом заинтересованными пользователями могут быть будущие партнёры фирмы, инвесторы, кредиторы, налоговые органы и другие государственные структуры.

Каждый сторонний пользователь оценивает предоставленные данные со своей точки зрения в соответствии с требуемыми критериями:

Предоставляемая информация	Сторонние пользователи
Доходность предполагаемых инвестиций, рентабельность компании, вероятность выплаты дивидендов	Инвесторы, кредиторы, работники кредитных учреждений
Платёжеспособность компании, наличие залогового имущества, гарантийных обязательств, возможность выплаты процентов	Банки, финансовые партнёры
Финансовая устойчивость фирмы, регулярная выплата заработной платы, соблюдение трудового законодательства	Соискатели и работники
Соблюдение договорных обязательств, своевременное погашение задолженности перед контрагентами	Поставщики, подрядчики и потенциальные партнёры компании
Надёжность компании, качество выпускаемой продукции и оказания услуг	Покупатели, заказчики
Статистические данные, бухгалтерская отчётность, соответствие нормам ведения народного хозяйства	Государственные органы, налоговая инспекция, отдел статистики
Информация об участии компании в общественной деятельности на региональном и федеральном уровне	Общественность

Предоставление любой информации сторонним пользователям должно осуществляться с учётом конфиденциальности данных.

Функция обратной связи

Система управления бизнесом построена по принципу обратной связи. Постоянный обмен бухгалтерскими данными между различными производственными службами позволяет осуществить бесперебойное функционирование всей системы.

При использовании обратной связи наиболее эффективно выявляются различные отклонения от нормы, открываются скрытые резервы и снижаются необоснованные затраты. Непрерывный бухгалтерский учёт обеспечивает пользователей данными о состоянии оборотных активов, о взаимоотношениях с партнёрами, кредитными учреждениями, контролирующими органами.

Актуальные вопросы и ответы на них

Вопрос №1. На каких условиях предоставляется информация третьим лицам?

Предоставление бухгалтерской информации должно осуществляться в соответствии с соблюдением закона о конфиденциальности. Особое внимание следует уделять персональным данным, которые не подлежат разглашению без разрешения физического лица.

Вопрос №2. Какова роль функции обратной связи при общении с контролирующими органами?

Регулярное общение с налоговыми органами позволяет контролировать поступление бюджетных платежей и своевременно устранять ошибки в представленной отчётности.

Вопрос №3. Какова роль инвентаризации в обеспечении сохранности денежных средств?

Проведение инвентаризации денежной наличности позволяет сравнить данные бухгалтерского учёта с реальным остатком по кассе. В результате полученной информации анализируется соблюдение кассовой дисциплины и ответственность кассира.

Вопрос №4. Можно ли осуществить функцию обратной связи без применения бухгалтерской программы?

Ручная обработка данных значительно затрудняет процесс обмена данными. Кроме того, при таком ведении учета может пострадать достоверность вводимой информации. Обмен данными между производственными службами практически невозможен.

Качество управления компанией зависит от достоверности и оперативности информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности, поступившей от подразделений. Поэтому часто компании отдают ведение бухгалтерского учета и составление отчетности в специальное подразделение – централизованную бухгалтерию. При ее создании необходимо выбрать организационную форму, определить основные функции, подобрать персонал и рассчитать стоимость услуг.

Как правило, решение о создании централизованной бухгалтерии исходит от собственников компании и ее топ-менеджмента, заинтересованных в достоверности отчетных данных и в оперативном контроле над деятельностью дочерних предприятий. Руководители последних, напротив, редко приветствуют вывод из своего подчинения любого структурного подразделения. Но их позиция вряд ли обоснованна. Передача на внутрихолдинговый аутсорсинг ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности дочерних предприятий, а также таких функций, как подготовка консолидированной отчетности (по РСБУ и МСФО), налоговое управление (разработка налоговой политики, планирование, налоговая экспертиза документов), внутренний аудит отчетности, обеспечивают преимущества как управляющей компании, так и дочерним предприятиям, позволяя решить одновременно целый комплекс проблем.

Зачем централизовать учет

Ведение бухгалтерского учета независимыми от руководства дочерних компаний специалистами, по мнению автора, повышает уровень достоверности данных финансовой отчетности. Поэтому не только управляющая компания, но и руководители дочерних предприятий смогут получить объективную оценку финансово-хозяйственной деятельности. В результате можно обойтись без создания крупномасштабной системы внутреннего контроля и аудита.

Очевидно, что получать информацию через одно дочернее общество – бухгалтерскую компанию – более рационально, поскольку возрастает и оперативность поступления данных в головной офис, и объективность оценок. Вместо того чтобы направлять запросы в каждое дочернее предприятие, управляющая компания сможет получать необходимые сведения от одной специализированной компании.

Однако напомним, что действующее законодательство предусматривает возможность вмешательства в текущую деятельность дочерних предприятий лишь через советы директоров этих обществ. В этой связи, заключая договор на бухгалтерское обслуживание с предприятием холдинга, рекомендуется включить в раздел о конфиденциальности оговорку о том, что полученные данные могут быть предоставлены учредителю бухгалтерской компании – управляющей компании холдинга (подробнее о заключении договора речь пойдет ниже).

При централизации учета и отчетности в холдинге разрабатывается и утверждается единая учетная политика, внедряются единые стандарты ведения бухгалтерского, налогового и управленческого учета. Наличие единых стандартов позволяет создать универсальные описания для всех учетных процессов, что весьма полезно при внедрении автоматизированных систем, разработать одинаково пригодные для каждого из предприятий методические материалы. Таким образом компания и подстраховывает себя на случай смены сотрудников, и минимизирует риски искажения данных в индивидуальной и консолидированной отчетности.

Централизованная бухгалтерия будет решать административные вопросы, например, наем, оценку и обучение бухгалтеров, передачу дел от одного бухгалтера к другому, архивацию документации, а также окажет содействие по представлению интересов обслуживаемых компаний в ходе аудиторских и налоговых проверок, в суде. Кроме того, почти исключен срыв сроков представления налоговой и бухгалтерской отчетности из-за увольнения, болезни или отпуска главного бухгалтера какого-либо предприятия.

Для централизованного бухгалтерского учета потребуется меньшее количество сотрудников по сравнению с вариантом создания бухгалтерской службы каждым из предприятий. Все это дает существенную экономию как отдельному предприятию, так и группе в целом. К примеру, «Объединенная бухгалтерская компания» группы «ОМЗ» была создана еще в 2001 году. Для оценки экономической эффективности централизации учета мы сопоставляем фактические расходы группы на бухгалтерские услуги с возможными расходами в случае создания отдельных бухгалтерий на каждом предприятии группы. По нашим расчетам, в случае ликвидации «ОБК» расходы группы «ОМЗ» на организацию бухучета увеличились бы более чем в полтора раза.

Избавляясь от необходимости администрировать все процессы, связанные с учетом и отчетностью, руководители «дочек» смогут сосредоточиться на основных производственных функциях, поэтому вполне можно рассчитывать и на рост эффективности.

Этапы централизации

Если решение о централизации учетной функции принято, то предстоит выбрать правовую форму для будущей бухгалтерской компании, определить ее функции, оргструктуру, разработать и закрепить в договоре условия обслуживания клиентов – дочерних предприятий. Рассмотрим основные этапы создания центральной бухгалтерии в холдинге, в состав которого входят управляющая компания и дочерние предприятия.

Выбор организационной формы

Централизованная бухгалтерия может функционировать как структурное подразделение – бухгалтерская служба в составе управляющей компании или как отдельное юридическое лицо – специализированная организация (далее – бухгалтерская компания), созданная управляющей компанией.

Создание специализированной бухгалтерской компании, по мнению автора, более удачный вариант. При таком подходе руководителю управляющей компании не нужно ставить вторую подпись на отчетности «дочек», он не будет нести уголовную и административную ответственность за недостоверность и несвоевременность представления ими финансовой отчетности. Ответственность будет лежать на генеральном директоре бухгалтерской компании.

Личный опыт
Андрей Малютин,

Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» предусматривает возможность передачи учетной функции как централизованной бухгалтерии в составе головной компании, так и специализированной организации. Мы предпочли второй вариант, создав отдельное юридическое лицо – общий центр обслуживания (ОЦО), по нескольким причинам.

При объединении всех бухгалтерских служб холдинга в централизованную бухгалтерию в устав головной компании придется включить положение об оказании бухгалтерских услуг дочерним предприятиям, поскольку это становится одним из направлений ее основной деятельности. Иначе впоследствии есть риск признания сделок недействительными.

Кроме того, при такой форме организации учета головная компания несет риски перевыставления налоговых претензий, предъявляемых обслуживаемым предприятиям. При наличии же ОЦО данные риски переадресовываются центру обслуживания, который и несет полную ответственность за достоверность финансовой отчетности.

Наконец, объединенную бухгалтерию нельзя считать полностью независимым источником информации для акционеров и инвесторов, в то время как ОЦО, являясь автономным поставщиком данных, позволяет руководству холдинга оперативно получать точные сведения по каждой компании и по всей группе.

Определение основных функций

Функции бухгалтерской компании, созданной в форме отдельного юридического лица, определяются его уставом. Основными из них обычно являются:

организация бухгалтерского и налогового учета;
обеспечение управляющей компании и дочерних предприятий холдинга оперативной и достоверной управленческой информацией;
формирование налоговой, управленческой, финансовой отчетности предприятий;
подготовка консолидированной отчетности (по стандартам, принятым для консолидированной отчетности);
налоговое и бухгалтерское консультирование, а также экспертиза договоров;
бухгалтерское и налоговое сопровождение ликвидации и реорганизации обществ;
взаимодействие с налоговыми органами и внешними аудиторами.

Личный опыт
Александр Гончаренко,

В нашем холдинге создана централизованная бухгалтерия, действующая в форме подразделения в составе управляющей компании. Ее основные задачи – формирование единой учетной политики, разработка и согласование планов счетов дочерних компаний, сбор информации и подготовка консолидированной отчетности группы компаний по международным стандартам.

Нормативно-правовое обеспечение

Отношения между бухгалтерской компанией и ее клиентами – дочерними предприятиями оформляются договорами возмездного оказания услуг. Напомним, что административная и уголовная ответственность за недостоверность данных в налоговых декларациях и бухгалтерской отчетности лежит на руководителях предприятий. Поэтому очень важно с помощью договоров закрепить зоны ответственности бухгалтерской и дочерней компаний за процессы, связанные с учетом, отчетностью, а также графики и правила документооборота.

Так, в договоре должно быть отражено, что бухгалтерская компания обладает полномочиями бухгалтерии заказчика, несет ответственность за своевременное и качественное исполнение определенных функций с момента подписания договора. Необходимо также предусмотреть, кто будет иметь право подписи бухгалтерской отчетности и расчетно-финансовых документов. Устанавливая в договоре правила документооборота, имеет смысл включить положение о сроке обработки первичных документов бухгалтерской компанией, а также о сроке, в течение которого эти документы должны быть представлены ей предприятиями-клиентами (например, в течение пяти дней с момента совершения хозяйственной операции). Довольно важно также ввести положение о том, что бухгалтерская компания не несет ответственности за недостоверные данные в бухгалтерском и налоговом учете, если заказчик не представил или несвоевременно представил первичные документы.

Повышенное внимание следует уделить оформлению доверенностей, которые руководитель бухгалтерской компании выдает главным специалистам, отвечающим в соответствии с должностной инструкцией за бухгалтерский учет и отчетность обслуживаемых предприятий. Эти доверенности частично делегируют персональную ответственность руководителя бухгалтерской компании по заключенным договорам и служат основанием для нотариального заверения права второй подписи в банковских карточках обслуживаемых предприятий.

Личный опыт
Александр Гончаренко, финансовый директор ООО «УК «Альфа-Капитал» (Москва)

Взаимоотношения дочерних компаний с централизованной бухгалтерией регулируются внутренними документами, разрабатываемыми компанией по собственному усмотрению – соглашениями, договорами. Кроме того, у нас применяются положение «О финансовой структуре компании» и «Регламент подготовки финансовой отчетности».

Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Отношения с обслуживаемыми предприятиями оформляются типовым договором на обслуживание (Service Level Agreement). В нем четко прописаны обязанности и ответственность исполнителя (ОЦО) и заказчика, содержится детальное описание документооборота (кто, когда и какие документы передает) и представляемой отчетности, а также перечень ответственных лиц, имеющих право подписи. Такой договор позволяет вести оперативный контроль над текущей работой и своевременно реагировать на пожелания клиентов. При необходимости по запросам сторон в него могут вноситься изменения.

Рисунок Организационная структура бухгалтерской компании

Организационная структура

В организационной структуре бухгалтерской компании рекомендуется выделить управление консолидированной (сводной) отчетности, управление методологии бухгалтерского учета и налогообложения, ответственное за разработку учетных политик холдинга и методических указаний.

Из сотрудников, исполняющих функции главных бухгалтеров для дочерних компаний, формируется группа главных специалистов по бухгалтерскому учету и отчетности. Они могут отвечать за отчетность не одного, а нескольких клиентов, в зависимости от размеров обслуживаемых предприятий. Главным специалистам подчиняются группы бухгалтеров, ведущих учет по отдельным участкам: затраты и реализация; банковские и кассовые операции; расчеты с подотчетными лицами; финансовые вложения, кредиты и займы; учет имущества; учет расчетов по оплате труда.

По месту нахождения крупнейших дочерних предприятий холдинга создаются филиалы бухгалтерской компании с такой же организационной структурой, как у головной организации, за исключением управлений консолидации отчетности и методологии. Филиалы бухгалтерской компании ведут учет согласно единым методикам и стандартам, разработанным в головной компании. Они представляют отчетность обслуживаемой компании ее руководителю, а также в управление консолидированной отчетности холдинга. Руководители филиалов напрямую подчиняются генеральному директору бухгалтерской компании (рисунок). Отметим, что в небольших холдингах организационная структура бухгалтерской компании может быть проще, все зависит от размера обслуживаемых предприятий и от уровня поставленных задач.

Привлечение персонала

Чтобы оптимизировать затраты на создание квалифицированной бухгалтерской службы, набор персонала целесообразно проводить на конкурсной основе. В этой ситуации преимущества должны иметь сотрудники дочерних предприятий холдинга. На первом этапе возможен полный перевод бухгалтеров дочерних предприятий в штат бухгалтерской компании. Но в дальнейшем, по результатам аттестаций, наименее профессиональные работники могут быть уволены в соответствии с трудовым законо дательством.

Личный опыт
Алексей Гавриленя, финансовый директор ЗАО «Маратекс» (Москва)

Мы сначала отрабатывали схему централизованного бухгалтерского учета в одном подразделении. Опыт оказался удачным, после чего в течение трех месяцев в регионах были сокращены все бухгалтерские службы, а их функции переданы в централизованную бухгалтерию. В итоге нам удалось уменьшить численность персонала учетной службы на 30% – в основном за счет сокращения главных бухгалтеров на местах. Взамен были набраны обычные специалисты.

Определение стоимости услуг

Для определения стоимости услуг бухгалтерской компании рекомендуется формировать смету расходов на основе утвержденного бюджета (пример бюджетной модели с основными статьями доходов и расходов бухгалтерской компании представлен в табл. 1).

Таблица 1 Бюджет доходов и расходов на год (без НДС)

Бюджет доходов и расходов на год (без НДС)	Всего, у.е.	Всего, %
Доходы	100 000	100
Предприятие 1	18 000	18
Предприятие 2	11 000	11
Предприятие 3	7500	7,5
Прочие предприятия	63 500	63,5
Расходы	98 000	98
Условно переменные расходы, в т.ч.	60 000	60
фонд оплаты труда производственного персонала (+ЕСН)	60 000	-
Условно постоянные расходы, в т.ч.	38 000	38
фонд оплаты труда управленческого персонала (+ЕСН)	15 000	-
IT-услуги	10 000	-
страхование ответственности	5000	-
аренда	4000	-
обучение персонала, консультационные услуги	1000	-
коммунальные услуги	500	-
офисные расходы и ремонт оргтехники	500	-
текоммуникационные услуги	500	-
командировочные расходы	500	-
безопасность, архивация документов	500	-
расчетно-кассовое обслуживание	100	-
налог на имущество	50	-
амортизация	100	-
прочие расходы	250	-
Прибыль (убыток) до налогообложения	2000	2
Налог на прибыль	480	-
Чистая прибыль	1520	1,5
Справочно: бюджет капитальных вложений <1>	1620	1,6

<1> Бюджет капитальных вложений складывается из суммы чистой прибыли и амортизационных отчислений.

Доходная часть бюджета бухгалтерии формируется за счет фиксированной ежемесячной платы, вносимой каждым обслуживаемым предприятием. Размер платы не должен быть выше расходов дочернего предприятия на содержание собственной бухгалтерии. На первом этапе централизации учетных функций стоимость бухгалтерских услуг может быть равна этим затратам. После оптимизации организационной структуры и штата стоимость услуг должна быть снижена, а в дальнейшем регулярно пересматриваться.

Как и в любой сервисной компании, наибольшая доля в расходах центральной бухгалтерии приходится на оплату труда персонала. При формировании сметной стоимости услуг бухгалтерской компании в бюджетной модели рекомендуется принять фонд оплаты труда бухгалтеров (с учетом единого социального налога) за условно-переменные расходы, а ФОТ управленческого персонала (также с ЕСН) и прочие управленческие расходы – за условно-постоянные.

Долю каждого обслуживаемого предприятия в условно-постоянных расходах можно определить на основании трудовой загрузки бухгалтеров. В денежном выражении эту величину корректно определять как средневзвешенную, рассчитанную с учетом загрузки того или иного специалиста по обслуживанию конкретного предприятия и величины его заработной платы. Однако для простоты мы ограничимся условным примером, суммируя загрузку специалистов по каждому из обслуживаемых объектов и затем определяя соответствующую долю трудовой загрузки (табл. 2).

Таблица 2 Определение трудовой загрузки бухгалтеров

Процент загрузки бухгалтеров предприятий	Предприятие 1	Предприятие 2	Предприятие 3	Прочие предприятия	Всего
Группа главных специалистов по бухучету и налогам:
главный специалист 1	100				100
главный специалист 2		60	40		100
главный специалист 3				100	100
главный специалист 4				100	100
прочие главные специалисты				100	100
Группа бухгалтеров по учету затрат и реализации	20	15	10	55	100
Группа бухгалтеров по учету банковских, кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами	15	5	10	70	100
Группа бухгалтеров по учету финансовых вложений, кредитов и займов	15	20	5	60	100
Группа бухгалтеров по учету имущества	10	5	5	80	100
Группа бухгалтеров по расчетам оплаты труда	20	5	5	70	100
180	110	75	635	1000
Доля трудовой загрузки бухгалтеров, %	18	11	7,5	63,5	100
Справочно: стоимость услуг согласно бюджету доходов, у.е.	18 000	11 000	7500	63 500	100 000

На основании бюджета бухгалтерской компании и расчетной доли загрузки бухгалтеров по обслуживанию конкретного предприятия формируются сметы стоимости бухгалтерских услуг для клиентов. Базовая стоимость услуг бухгалтерии по запросу дочернего предприятия может быть проверена и подтверждена бюджетным управлением материнской компании, что иной раз облегчает процесс заключения договора.

Личный опыт
Леонид Астрин,

В нашем холдинге стоимость услуг бухгалтерской компании для каждого дочернего предприятия определялась отдельно, при этом мы заранее оговорили, что она должна быть в среднем на 15% меньше затрат компании на содержание собственной бухгалтерии.

Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Оплату услуг центральной бухгалтерии можно проводить двумя путями: определять стоимость услуг, исходя из заработной платы сотрудников, выполняющих заданный объем работы для предприятия, и самого объема (количества обрабатываемых счетов-фактур, транзакций и т.д.) или же основываться на расчете стоимости одной операции. Обычно компании начинают работать по первой схеме, но в дальнейшем переходят на вторую, принятую в мировой практике. Тогда заказчику проще понять, за что он платит, прогнозировать свои расходы, исходя из объемов работ.

При определении стоимости бухгалтерских услуг необходимо решить вопрос о финансовой ответственности бухгалтерской компании за налоговые риски обслуживаемых предприятий (например, штрафные санкции и пени по результатам налоговых проверок). Нужно различать налоговые риски, которые наступили вследствие ошибок, допущенных бухгалтерской компанией, и из-за налоговой политики, проводимой управляющей компанией. По второй группе рисков ответственность бухгалтерской компании исключена.

Возмещение затрат (в том числе по налогам) в результате наступления рискового события возможно из нескольких источников. Во-первых, за счет собственного резерва, созданного бухгалтерской компанией под условные обязательства на случай налоговых рисков. Его можно формировать из средств, поступающих от предприятий-клиентов в оплату бухгалтерских услуг. Во-вторых, можно включить в смету расходы на страхование профессиональной ответственности. Правда, управляющая компания нередко считает такие расходы неоправданными. В этом случае лучший выход – оформить поручительство материнской компании по финансовой ответственности централизованной бухгалтерии перед дочерними предприятиями.

Личный опыт
Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва)

Финансовая ответственность нашей бухгалтерской компании, представляющей собой отдельное юридическое лицо, застрахована. В случае судебного разбирательства по претензиям налоговой инспекции судебные издержки несет дочерняя компания – клиент центральной бухгалтерии.

Организация учетного процесса

По мнению автора, самый эффективный способ организации учетного процесса – ввод данных из первичных документов в автоматизированную учетную систему работниками дочернего предприятия холдинга непосредственно на месте документирования хозяйственной операции (так называемый ввод информации по источнику ее возникновения). Бухгалтер, получив оригинал первичного документа, проверяет достоверность введенной информации и создает бухгалтерскую запись для формирования главной книги. Но эта модель возможна только на предприятиях, внедривших ERP-системы.

Личный опыт
Андрей Малютин, генеральный директор ООО «ТНК-ВР Бизнессервис»

Учетный процесс в «ТНК-ВР Бизнессервис» организован на основе электронного документооборота и электронной архивации первичных документов. Сотрудники, работающие на территории предприятия-заказчика, принимают первичные документы, сканируют их и направляют в центр. При этом настройки системы электронного документооборота позволяют осуществить гибкую маршрутизацию документов и обеспечивают получение точной информации о местонахождении и степени обработки отправленных документов.

В учетной системе достаточно кликнуть по любой записи, тут же появится сканированное изображение нужного документа. Такая технология позволяет, с одной стороны, обрабатывать много документов в сжатые сроки, а с другой – обеспечивает качество учета на приемлемом уровне. К тому же учет можно вести на значительном расстоянии от места возникновения первичных документов и нахождения заказчиков.

Если же компания использует системы более низкого уровня, то сведения из первичных документов в учетную систему вносятся непосредственно в центральной бухгалтерии.

Личный опыт
Леонид Астрин, финансовый директор ОАО «Мосметрострой» (Москва)

В настоящее время сбор первичной документации ведется сотрудниками бухгалтерской компании по месту нахождения дочерних предприятий. Данные передаются для обработки в центр, после чего документы возвращаются в дочернюю компанию на хранение. В будущем мы планируем наладить передачу в бухгалтерскую компанию только электронных копий первичных документов. Там сотрудники смогут их сканировать и сразу же возвращать клиенту.

При создании и во время работы централизованной бухгалтерии могут возникнуть проблемы.

Довольно часто подобные проекты встречают сопротивление со стороны руководства дочерних предприятий. Чтобы его преодолеть, необходимо проводить переговоры с руководителями дочерних структур еще до начала централизации учетного процесса, разъясняя преимущества, которые они получат после реорганизации.

Поскольку у дочернего предприятия холдинга нет возможности выбора – поставщик бухгалтерских услуг заранее определен материнской компанией – рыночные механизмы не могут работать в полной мере. При этом стоимость услуг бухгалтерской компании может быть как завышена, так и занижена, что в свою очередь влияет на качество оказываемых услуг. В этой ситуации третьей стороной в переговорах между бухгалтерской компанией и финансовыми директорами дочерних предприятий должна стать финансово-экономическая служба управляющей компании, которая контролирует процесс формирования и исполнения бюджета обеих заинтересованных сторон.

Могут возникнуть сложности из-за нарушения принципа единоначалия. Рядовой бухгалтер (специалист), обслуживающий одновременно несколько юридических лиц, автоматически получает несколько руководителей – главных специалистов, отвечающих за ведение учета на этих предприятиях. Возможное решение – предусмотреть в трудовых договорах и должностных инструкциях разделение административной и функциональной подчиненности бухгалтеров. То есть функционально они должны подчиняться главным специалистам по бухгалтерскому учету обслуживаемых предприятий, административно - только заместителю директора по учету и отчетности. Именно он вправе распределять между бухгалтерами задания, полученные от главных специалистов по ведению учета на обслуживаемых предприятиях.

Централизация учетной функции потребует не только системного подхода и определенных усилий со стороны управляющей компании, но и поддержки со стороны высшего руководства как холдинга в целом, так и его дочерних предприятий на всех этапах реструктуризации учетных процессов. В противном случае сложно рассчитывать на успешную реализацию проекта.

Журнал Финансовый Директор

Просмотров