Нужна ли еще доверенность на прво подписи у кладовщика покупателя при получении ТМЦ на складе покупателя организация ООО? Доверенности на подписание и получение бухгалтерских документов (образцы)

У организации есть обособленные подразделения в других городах. Деятельность оптовая торговля. В них работают: Руководитель подразделения и менеджеры. Руководитель подразделения действует на основании доверенности от ген. директора. На основании какого документа дать разрешение на право подписи менеджерам на накладных и счет-фактурах за руководителя организации и главного бухгалтера?

Передачу права подписи товарных накладных и счетов-фактур менеджерам можно оформить доверенностью организации или приказом руководителя. Эти документы составляются в произвольной форме (образцы см. ниже). Если в генеральной доверенности руководителя обособленного подразделения указано, что он имеет право передавать часть своих полномочий другим сотрудникам, то он может сам оформить и подписать приказ и доверенность на сотрудников. Если такого условия в генеральной доверенности нет, то документы о передаче права подписывает руководитель организации.

Как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации

Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме . Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.

Уполномоченные сотрудники заверяют счета-фактуры своими подписями. При этом, заполняя реквизиты «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо», они ставят личные подписи, а в расшифровке Ф. И. О. указывают свои фамилии и инициалы. Можно поступить и по-другому: внести в счет-фактуру дополнительные строки и указать в них реальные должности уполномоченных лиц и расшифровку их фамилий и инициалов. И тот и другой вариант не противоречит законодательству и не может быть основанием для отказа в вычете НДС. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-07-09/11863 , от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 .

Из формы

ПРИКАЗ № 3
о передаче права подписи счетов-фактур

г. Москва 11.01.2013

На основании пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

предоставить право подписи счетов-фактур, выставляемых покупателям, следующим
сотрудникам:

– за – заместителю директора Петрову
Петру Владимировичу ;

– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну – бухгалтеру Зайцевой Валентине
Николаевне .

При отсутствии П.В. Петрова и В.Н. Зайцевой более двух дней подряд (в случае отпуска,
болезни, командировки или по иным причинам) право подписи счетов-фактур имеют:

– за директора Львова Александра Владимировича – заместитель директора Костомаров
Федор Андреевич ;

– за главного бухгалтера Глебову Аллу Степановну – бухгалтер Слуцкая Ирина Игоревна .

Образцы подписей:

Петров Петр Владимирович

Зайцева Валентина Николаевна

Костомаров Федор Андреевич

Слуцкая Ирина Игоревна

Директор А.В. Львов

«Альфа »

ДОВЕРЕННОСТЬ № 27

г. Москва 02 .06.2014

«Альфа » в лице директора А.В. Львова , действующего на основании устава,
уполномочивает следующих лиц:

заместителя директора Кондратьева Александра Сергеевича (паспорт серии 54 02 № 234567
выдан Химкинским УВД Московской обл. 20.02.2004 , адрес проживания: Московская обл.,
г. Химки, ул. 8 Марта, д. 1, кв. 1 ),

главного бухгалтера Глебову Аллу Сергеевну (паспорт серии 80 05 № 567845 выдан УВД по
ЮАО 05.02.2006 , адрес проживания: г. Москва, ул. Воронежская, д. 13, кв. 16 )

от имени «Альфа » подписывать за руководителя счета-фактуры, а также первичные документы,
выставляемые контрагентам.

Доверенность выдана на один год без права передоверия .

Заместитель директора ____________ А.С. Кондратьев

Главный бухгалтер ____________ А.С. Глебова

Директор ____________ А.В. Львов

М.П.

Значительные и мелкие ошибки в первичке плюс советы, как их исправлять

Какие ошибки поставщики часто допускают в товарной накладной

Подписи. Особенно тщательно контролеры изучают подписи в накладной и зачастую проводят их экспертизу. Больше всего претензий связано с тем, что в накладной № ТОРГ-12 отсутствует подпись в строке «Отпуск груза произвел». Или не заполнена строка «Отпуск груза разрешил».

Следующая типичная ошибка - нет расшифровки подписей. Или не указаны должности сотрудников, подписавших товарную накладную. Примеры некорректных подписей в № ТОРГ-12 , а также правильный образец приведены ниже.

Но допустим, в полученной вами накладной все подписи налицо. Тогда убедитесь, что документ заверили уполномоченные сотрудники поставщика. Для этого понадобятся, например, копии доверенности или приказа руководителя о праве подписи. Заодно проверьте, чтобы подписи одного и того же работника на разных документах визуально не отличались.

Доверенности по-новому: проводим аудит работы с этими документами

Кто имеет право подписывать доверенности в организации

В большинстве случаев доверенность вправе издавать и подписывать руководитель организации. В то же время закон гласит, что учредительные документы (устав) могут содержать указания на других лиц, которые имеют право на издание доверенностей (ст. 185.1 ГК РФ).

Если устав предусматривает создание единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора), то право подписания доверенностей не может быть передано какому-либо лицу. Законодательство и судебная практика относят это полномочие к исключительной компетенции руководителя организации 2 . При этом генеральный директор имеет право делегировать часть своих полномочий своему заместителю. Тот в свою очередь может передать свои полномочия другим сотрудникам компании, если в его доверенности будет предусмотрено право передоверия. Однако делегировать само право издания доверенностей генеральный директор не может.

Совет

Не выдавайте доверенности на длительный срок. Сотрудник может быть уволен или переведен на другую работу

Если устав не предусматривает наличие генерального директора в организации, то право на издание и подписание доверенностей имеет то лицо, которому такое полномочие предписано учредительными документами.

• Скачайте формы

Начнем с того, что и первичку, и счета-фактуры подписывают сотрудники, которые за совершенную операцию — отгрузили товар, передали имущество и прочее. Просто состав таких работников в том и другом случае может быть разный.

Так, к примеру, в накладной или любом акте от поставщика вы можете увидеть какие угодно подписи: генерального или главного бухгалтера, кладовщика, менеджера или иных сотрудников. При этом требования статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ — там названы обязательные реквизиты первички — не будут нарушены.

А вот счета-фактуры по умолчанию всегда подписывают генеральный директор и главный бухгалтер компании-продавца. Так определено пунктом 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. И лишь при необходимости данный документ, подтверждающий вычет НДС, могут подписать другие уполномоченные сотрудники (если у них есть право подписи).

Как же вам убедиться, что документы подписали работники, которым компания-поставщик действительно предоставила права на это? Прежде подскажем, что генеральный директор может подписывать первичку или счет-фактуру по умолчанию без какого-либо разрешения. То есть в отношении такого требовать от поставщика каких-либо пояснений и дополнительных подтверждений не понадобится.

В остальных же случаях, когда на бланке стоит подпись не генерального директора, лучше всего запрашивать у поставщиков копии документов, подтверждающих полномочия сотрудников. Среди таковых может быть доверенность на право подписывать документы, соответствующий приказ компании или фрагмент учетной Подпись на документы могут поставить работники, которые перечислены в этих бумагах.

Более того, подпись на документы могут поставить люди, не состоящие в штате поставщика. Скажем, сторонняя компания, которая ведет бухучет. Никаких запретов на этот счет бухгалтерское и налоговое законодательство не содержат. Главное, чтобы поставщик предоставил вам бумаги, подтверждающие полномочия сотрудников сторонней компании визировать первичку и счета-фактуры и их право подписи.

И вот еще что важно. Вовсе не обязательно, чтобы и на первичке, и на счетах-фактурах были подписи одних и тех же представителей продавца. Такого требования попросту нет в бухгалтерском или налоговом законодательстве. То есть, к примеру, счет-фактуру может завизировать сам генеральный директор лично, а вот в накладной за него может расписаться уже кто-то другой по доверенности, которая предоставляет ему право подписи. Ошибки тут не будет.

Когда стоит просить контрагента переделать документы

На практике вы можете столкнуться с разными ситуациями, когда из-за подписей в документах списывать расходы или принимать НДС к вычету явно опасно. Эти рискованные случаи мы перечислили ниже. Тут лучше не рисковать и попросить поставщика заменить документы.

Подчеркнем, что покупатель одинаково рискует и когда документы поставщика подписали работники, не наделенные такими полномочиями, и когда на документах — факсимиле вместо живой подписи.

Кстати, чиновники против факсимиле — как в первичных документах, так и в счетах-фактурах. Об этом, например, письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33. Арбитражная практика на этот счет противоречива. Так, например, судьи ВАС РФ в определении от 12 сентября 2011 г. № ВАС-12001/11 подчеркнули, что глава 21 Налогового кодекса РФ не уточняет, как именно подписывать счета-фактуры. А значит, допускаются факсимильные подписи.

В то же время есть и арбитражная практика в пользу налоговиков. Причем некоторые судьи рассматривают факсимильные подписи как признак того, что покупатель при выборе поставщика не проявил осмотрительности. И потому инспекторы обоснованно сняли расходы. Такой вывод содержит постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 сентября 2010 г. № А66-9259/2009.

Как добиться от поставщиков новых документов

Если вы попросите об изменениях устно, не факт, что бухгалтерия контрагента сразу же выпишет новые бумаги. Поэтому направьте поставщику письмо с просьбой поскорее переделать первичные документы и счета-фактуры. Не забудьте указать, с какими налоговыми рисками может столкнуться ваша компания, если документы останутся в первоначальном виде.

Как построить работу с постоянными поставщиками

Наверняка у вашей компании есть постоянные поставщики, с которыми приходится часто обмениваться первичными документами и счетами-фактурами. Тогда можно обезопасить себя от проблем с подписями, закрепив особые условия в договорах с такими продавцами. Это нужно для того, чтобы не просить каждый раз у поставщиков доверенности или приказы с перечнем сотрудников, уполномоченных подписывать первичные документы и счета-фактуры.

Внесите в договор пункт о том, кто будет от поставщика подписывать первичные документы и счета-фактуры. Скажем, счета-фактуры визируют только генеральный директор и главбух. А транспортные накладные — водители, кладовщик. Попросите вашего контрагента приложить к договору копию доверенности или приказа генерального директора, устанавливающих перечень сотрудников. Соответственно подпись на документы может быть поставлена только ими.

Кроме того, зафиксируйте в договоре обязанность поставщика оперативно информировать вас, когда перечень уполномоченных сотрудников меняется. К примеру, из-за того, что кто-то из работников компании уволился или сменил должность. Еще предусмотрите четкие сроки, когда поставщик обязан сообщать вам об изменениях права подписи.

Оформляем передачу права подписи счета-фактуры

Елена Орлова, налоговый консультант ООО АудитИнкам, г. Тюмень

Подпись в счете-фактуре могут ставить не только руководитель и главный бухгалтер, но и иные уполномоченные на то лица. Рассмотрим некоторые особенности передачи права подписи этого документа.

В пунктах 5 и 5.1 статьи 169 Налогового кодекса РФ приведен перечень обязательных реквизитов счетов-фактур, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав и при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) соответственно.

Пунктом 6 этой же статьи определено, что подписи руководителя и главного бухгалтера организации являются обязательным атрибутом счета-фактуры. Возможно его подписание и иными лицами, уполномоченными на такое действие приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении же счета-фактуры индивидуальным предпринимателем этот счет-фактура подписывается им самим с указанием реквизитов свидетельства о его государственной регистрации.

Постановлением правительства РФ от 26 декабря г. № 1137 в форме счета-фактуры среди обязательных его реквизитов приведены:

Руководитель организации (подпись) (Ф.И.О.) и Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.).

При этом налоговые органы тщательно оценивают подписи при проверках. И нередко находят недостатки в оформлении счета-фактуры. К таковым относятся:

И это квалифицируется ими как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ. А за этим следует непринятие к вычету суммы НДС, приведенной в рассматриваемом счете-фактуре, и возникновение у налогоплательщика недоимки по налогу. Производится начисление пеней за несвоевременную уплату налога в соответствии со статьей 75 Налогового кодекса РФ и штрафных санкций согласно пункту 1 статьи 122 Налогового кодекса РФ.

В пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ нет каких-либо ограничений в отношении лиц, которые могут быть уполномочены подписывать счета-фактуры от имени организации. Поэтому правом подписи счетов-фактур могут быть наделены лица, не являющиеся должностными лицами организации. Это подтвердили и судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 16 июня 2006 г. по делу № А13-14164/2005-28.

При оформлении счета-фактуры в этом случае возможны варианты: использовать стандартную его форму или же указывать должность лица, которое его подписывает по доверенности либо на основании распорядительного документа по организации вместо руководителя или главного бухгалтера.

Сначала Минфин России разъяснял, что указывать должности этих лиц в счете-фактуре не следует. В то же время в целях идентификации лиц, фактически подписывающих счета-фактуры, после подписи желательно было бы указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (письмо Минфина России от 9 августа 2004 г. № 03-04-11/127).

Также налоговики отметили, что в случае если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ (письмо ФНС России от 20 мая 2005 г. № 03-1-03/838/8). Позднее же Минфин РФ разъяснил, что Налоговый кодекс РФ не запрещает указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру (письмо Минфина РФ от 23 апреля г. № 03-07-09/39.

Отсутствие у налогоплательщика копии приказов руководителей поставщиков или доверенностей о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур иным лицам во многих случаях налоговые органы опять же квалифицируют как нарушение порядка, установленного нормой указанного пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.

С приведенной позицией соглашаются и арбитражные суды. О ненадобности указания должности уполномоченных лиц в счете-фактуре и необходимости указания фамилии и инициалов лица, подписавшего счет-фактуру, а также наличии копии приказов руководителей поставщиков о предоставлении полномочий на подписание счетов-фактур таким лицам напомнили судьи ФАС Северо-Западного округа в постановлениях от 27 ноября 2006 г. по делу № А56-55403/2005, от 31 октября 2006 г. по делу № А56-825/2006.

Таким образом, в форме счета-фактуры целесообразно указывать после подписи фамилию и инициалы уполномоченного лица. Если в реквизитах счета-фактуры Руководитель организации и Главный бухгалтер присутствовали фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то под ними рекомендуется дополнительно указать: За руководителя организации и За главного бухгалтера соответственно. При этом уполномоченное лицо должно поставить свою подпись и указать свои фамилию и инициалы (письмо ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425@).

Приложение № 1 (примерная форма доверенности)

Доверенность на право подписи накладных и счетов-фактур (скачать образец)

Доверенности на право подписи накладных составляют в свободной форме. Этот вид документов оформляют так же как подобные доверенности, позволяющие подписывать акты выполненных работ или счета-фактуры, указывая право представителя на заверение именно накладных.

Доверителем в данном случае может быть индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, а представителем – физическое или юридическое лицо, ИП, гражданин другой страны или лицо без гражданства. Организации, как правило, для оформления доверенности на подписание накладных используют свой фирменный бланк.

При необходимости документу можно присвоить номер. В доверенности следует указать:

Если поверенный является гражданином другой страны или лицом без гражданства, это нужно обязательно указать в тексте доверенности, вписав данные документа, удостоверяющего личность.

Доверенность можно выписать с правом передоверия или без такового. Без указания срока действия, доверенность будет сохранять силу в течение года. Доверенность с определенным сроком не может действовать более 3 лет.

Доверенность на право подписи накладных подписывают обе стороны, а заверять у нотариуса этот документ не нужно.

Если у сотрудника организации уже есть доверенность, дающая право получать товарно-материальные ценности по нарядам, счетам, заказам, договорам или соглашениям (форма М-2), то ее достаточно и для подписания накладных. Обязательное условие – доверенность этой форме может быть выдана только на сотрудника организации, доверяющей подписание этих документов. Оформляется доверенность на срок от 15 до 30 дней.

Доверителем при выдаче доверенности на подписание накладных может выступать исключительно организация и индивидуальный предприниматель (юридическое лицо). Представителем может становиться и физическое лицо, и организация. Налоговый кодекс РФ не предусматривает ограничений в назначении должностных лиц, которые вправе подписывать накладные за главбуха организации.

Если накладную подписывает лицо, указанное в доверенности, то на месте подписи следует указать:

Во избежание претензий, лучше приложить к документам копию доверенности.

Подписание накладных заведующим складом (кладовщиком)

Сотруднику, имеющему дело с ТМЦ необходимы специальные правомочия на право подписания товарных накладных (форма ТОРГ-12).

Специфика функций кладовщика такова, что он должен принимать, хранить и отпускать ТМЦ и т. п. Также заведующий складом контролирует учет складских операций и ведение отчетности. Контрагенты обоснованно требуют предоставления доверенности при передаче товарно-материальных ценностей, поскольку накладную должны подписывать руководитель и главбух.

Другие лица могут подписывать накладные в специальном порядке при наделении их отзывными полномочиями посредством доверенности, приказа и т. д. В доверенности должно быть четкое указание, какие документы может подписывать заведующий складом и имеет ли он право передоверия.

Re: доверенность на право подписи счетов-фактур

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь

г. _______ Первое декабря две тысячи пятого года

Общество с ограниченной ответственностью "_____________" (внесена запись в Единый государственный реестр юридических лиц о создании юридического лица за ОГРН?____________ от ________ года, свидетельство серия ___ ?_______) в лице директора

_______________________

действующего на основании Устава ООО "________________________________", доверяет состоящей в штате _________________

_______________________

(паспорт_______________)

подписывать за руководителя от имени ООО "______________________________" акты выполненных работ (оказанных услуг), счета-фактуры Общества.

Образец подписи доверенного лица __________________________ заверяю.

Настоящая доверенность выдана без права передоверия сроком до 31.12.2006 г. (тридцать первое декабря две тысячи шестого года).

Доверенность на право подписи счетов-фактур

Такой вид доверенности предназначен для подписания представителем счетов-фактур в организациях и учреждениях.

Счет-фактуру подписывают руководитель и главный бухгалтер организации либо другие лица, уполномоченные на то приказом по организации (иной распорядительный документ) или по доверенности от имени организации.

В доверенности в качестве доверителя на право подписи счет-фактуры могут выступать организации и индивидуальные предприниматели (только юридические лица). Представителем может являться любое физическое лицо. Налоговый кодекс РФ не содержит ограничения по назначению должностных лиц, которые имеют право подписи счет-фактуры от лица руководителя и главного бухгалтера.

Объем передаваемых полномочий должен включать в себя список документов. которые имеет право подписать представитель.

Если представитель подписывает счет-фактуру, то в отведенном для подписи месте, рекомендуется указать следующее:

Доверенность на право подписи документов

Доверенность на право подписи документов оформляется в свободно форме. Организациями обычно выписывается на фирменном бланке. Действие доверенности на право подписи документов ограничивается конкретной датой окончания. Срок действия доверенности указывается в тексте доверенности и не может превышать трех лет. Если срок действия не указан, доверенность действительна в течение 1 года с момента выдачи.

Для некоторых видов доверенностей может потребоваться нотариальное удостоверение.

Доверенность на право подписи документов прекращает свое действие в следствие:

Состав передаваемых полномочий обязательно должен содержать перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Доверенность на право подписи документов может выписываться под конкретный тип документов: право подписи договоров, право подписи счетов-фактур, актов, счетов и накладных. В организациях вместо доверенности может использоваться приказ на подпись. Доверенность на получение товара. в свою очередь, дает право подписывать акты и накладные на получаемые ТМЦ.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Понятие доверенности широко распространено в бухгалтерской среде. О доверенности на подписание бухгалтерских документов и доверенности на получение документов расскажем в нашем материале.

Доверенность на подписание бухгалтерских документов: образец

Бухгалтерский документ подписывается лицом или лицами, ответственными за совершение конкретной операции. Эта ответственность может быть возложена на работника на основании его должностной инструкции и или определена организационно-распорядительным документом организации (например, приказом). Так, к примеру, подписание товарных накладных и счетов-фактур при массовой их выписке может производиться лицом, ответственным за отпуск товаров (кладовщик), или сотрудником, ответственным за размещение заказов и взаимодействие с покупателями (например, менеджер по продажам). При небольшом объеме документов подписывать их может и сам руководитель, ведь он без доверенности действует от имени организации и несет всю полноту ответственности за производимые ею операции.

В то же время именно доверенность наиболее часто используется в случаях, когда подписание первичных документов поручается сотруднику на время отпуска или болезни ответственного за первичку работника. Кроме того, доверенность может заменять и приказ: к примеру, руководитель может на основании доверенности передать другому лицу право подписи счетов-фактур.

Образец доверенности на подписание бухгалтерских документов мы приводили в

Доверенность на получение бухгалтерских документов: образец

Бывают ситуации, когда контрагенты не высылают свои документы по почте, а просят приехать за ними лично. Если за документами едет сам руководитель, вопросы, как правило, не возникают. Но редкий директор будет лично ездить за бухгалтерскими документами. Приходится отправлять других сотрудников. И часто контрагенты готовы выдать бухгалтерские документы только на основании доверенности. Доверенность может быть оформлена в произвольном виде или на основании доверенности по форме М-2 (Постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Главное, чтобы в доверенности была отражена вся необходимая информация, подтверждающая полномочия на получение бухгалтерских документов. К таким обязательным сведениям можно отнести:

• наименование организации-доверителя;
• дата выдачи доверенности;
• доверенное лицо (сотрудник, которому поручено получение документов);
• объем полномочий (перечень получаемых документов, право передоверия и прочее);
• подпись руководителя организации и печать.

Приведем образец доверенности на получение бухгалтерских документов:

Некоторые контрагенты просят оформлять доверенность по разработанной ими форме, поэтому этот вопрос лучше уточнить заранее.