Нормативные требования к организации документооборота. Основные правила ведения делопроизводства и документооборота. Общие принципы организации документооборота
О том, что такое документооборот - его определение, формы, принципы и правила, знание которых поможет в организации работы предприятия.
Правильная организация действий - это залог успеха деятельности любого бизнеса, независимо от его масштаба.
Особенно это касается соблюдения порядка в документации.
Документ - это объект, содержащий информацию, которую необходимо передать от отправителя к адресату.
Сюда относятся не только бумажные носители, но и электронные файлы.
И чтобы их систематизировать, любой руководитель должен знать, что такое документооборот , а также как его организовать.
Правильно организованный документооборот отвечает не только за коммуникацию и информирование, но и необходим для составления достоверной отчетности.
Поэтому всем сотрудникам необходимо знать его правила и принципы.
Что такое документооборот: определение
Итак, что такое документооборот?
Это процесс, который включает в себя составление, согласование, прием, передачу и отправку документов.
Также его можно определить как их движение от момента составления до момента получения или отправки их в архив.
В свою очередь, сама документация делится на три категории:
- входящая - это та, которая поступает из внешней среды (от других фирм, учреждений, инстанций);
- исходящая - это та, которая отправляется за пределы предприятия;
- внутренняя - это та, которая создается и остается исключительно в пределах конкретного предприятия.
Первая означает, что бумаги и электронные файлы перемещаются между подразделениями одного уровня.
Вторая связывает между собой подразделения разных уровней.
Современные условия свели к минимуму количество бумажных носителей, а некоторые компании и вовсе их не используют, так как перевели всю документацию в электронные файлы.
Но все же многие прибегают к смешанной организации, где можно совмещать разные источники.
Формы документооборота
Главным правилом, которое касается организации документооборота, является его оптимизация.
А именно, необходимо сократить промежуточные «остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.
Для этого были разработаны три формы организации документооборота:
централизованная - предполагает сосредоточение всей документации в одном месте.
Например, это может быть секретариат или канцелярия.
Эти отделы берут на себя максимум обязанностей, которые связаны с регистрацией, обработкой, хранением документов;
децентрализованная - характеризуется тем, что документы сосредотачиваются в нескольких структурных подразделениях, где и проводятся необходимы операции.
Такая форма уместна и удобна только в том случае, если предприятие имеет несколько подразделений, которые территориально удалены друг от друга;
смешанная - совмещает в себе характеристики двух предыдущих форм.
Таким образом, в отдельных службах в зависимости от их компетенции регистрируется, обрабатывается и хранится определенная документация.
Но также есть служба ДОУ (документационное обеспечение управления), через которую проходит важная документация от руководства.
Форма документооборота выбирается исходя из размера и структуры самого предприятия.
Например, для небольшой фирмы подойдет централизованная, где всеми бумагами и электронными файлами будет заниматься секретать-референт.
В крупных компаниях при смешанной форме предусмотрено создание отдельной службы, в которой осуществляется делопроизводство, а остальные отделы действуют уже под ее началом.
Децентрализация подходит только тем предприятиям, которые имеют несколько офисов, где должны храниться документы.
Принципы документооборота
Дублирование действий, задержки, неправильная доставка документов говорят о том, что документооборот осуществляется неверно.
И как следствие, это приводит к тому, что работа предприятия будет нарушена.
Поэтому помимо вопроса определения понятия, что такое документооборот , нужно знать его принципы.
Выделяют 4 принципа документооборота, которые обеспечивают бесперебойную деятельность:
Четкость
Обозначает, что бумаги и электронные файлы должны двигаться в четко заданном направлении без различных препятствий.
Для этого на предприятии необходимо выработать конкретную схему движения.
Непрерывность
Название принципа говорит само за себя.
Здесь важно обеспечить такие условия, чтобы документопоток постоянно двигался, а не «стоял» на одном месте.
В этом деле поможет более или менее равномерная нагрузка на сотрудников.
Ритмичность
Этот принцип перекликается с предыдущим.
Без определения конкретных сроков обработки документации не получится обеспечить бесперебойную работу предприятия.
Поэтому должен быть разработан определенный регламент, который будет регулировать документооборот.
Параллельность
Без соблюдения этого принципа не получится оперативная и слаженная работа.
Здесь нужно обеспечить такой документооборот, при котором один и тот же процесс не будет выполняться несколькими участниками.
Несмотря на то, что перечисленные принципы являются самостоятельными, все же они взаимосвязаны между собой.
Нарушение работы одного приведет к тому, что вся система разладится.
Этапы документооборота
После определения, что такое документооборот, необходимо рассмотреть его этапы.
Поэтому должны быть разработаны схемы движения документопотоков различных категорий, которые будут прилагаться к инструкции по делопроизводству.
Как уже говорилось выше, документопотоки в целом делятся на две категории: внутренние и внешние.
И уже в зависимости от источника происхождения самих документов будут зависеть этапы обработки, которые они пройдут.
Этапы обработки внутреннего документооборота включают в себя:
- составление и проверка документа уполномоченным лицом;
- согласование описанной информации;
- подписание документа уполномоченным лицом и/или руководителем предприятия;
- регистрация;
- исполнение заданий (если они требуются);
- оформление документов, подтверждающих исполнение действий;
- уничтожение документации или отправка в архив.
Внешние документы могут иметь два потока: исходящий и входящий.
Этапы, которые проходят исходящие документы:
- составление и проверка документа;
- согласование и подписание указанной на документе информации;
- регистрация и снятие копии для второго экземпляра, который остается на самом предприятии;
- отправка документа конкретному получателю.
Входящая документация подразумевает ее получение из внешних источников, поэтому этапы обработки будут такими:
- поступление и прием;
- рассмотрение и регистрация документов канцелярией или секретарем;
- направление полученной документации руководству на рассмотрение;
- исполнение, если оно требуется;
- при необходимости составление ответа;
- отправка документации в архив.
Как правильно хранить документы, чтобы иметь к ним быстрый доступ,
вам расскажет следующее видео:
Правила организации документооборота
Чтобы правильно организовать документооборот, были разработаны специальные правила, соблюдение которых обеспечит выполнение вышеперечисленных принципов:
- минимизация количества служб, через которые будут проходить документы, то есть они должны направляться целенаправленно;
- сокращение количества возвратов, то есть нужно придерживаться последовательности обработки документации;
- единообразие перемещения и обработки документации, то есть каждая служба должна работать со своей категорией.
Если придерживаться этих правил, можно добиться главной цели делопроизводства - оперативности и эффективности.
Если говорить кратко, что такое документооборот , то это прохождение документами определенного пути.
К тому же это важное звено в организации делопроизводства.
Если с бумагами и файлами будет происходить неразбериха, то в скором времени можно ожидать того, что работа предприятия окажется под угрозой.
Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту
Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:
2. Понятие документооборота.
Определимся сначала с тем, что такое документ - это некая обособленная часть информации представленная на определенном носителе. Как правило, документы различаются по типам носителей информации, (рисунок 1). И основные резервы повышения эффективности работы с документами лежат именно в типах носителей. Если не говорить о клинописи на камне, надписях на заборах и тому подобном, то можно выделить три главных типа носителей информации.
· Микрофиши (практически то же самое, что и бумага с точки зрения поиска необходимого документа, но занимают меньше места (до 72 страниц на одной микрофише), соответственно меньше стоимость копирования информации) могут быть более тесно интегрированы с электронными средствами и доступны по компьютерной сети.
· Электронные носители информации, которые также внутри себя могут быть подразделены на ряд подтипов (жесткие диски, оптические диски, магнитооптические диски и т. д.). Кроме того, для электронных документов важен формат, в котором они сохранены на электронном носителе информации.
Очевидно, что один и тот же документ может существовать в различных ипостасях на различных носителях информации и переходить с одного носителя на другой. Применение того или иного носителя информации определяется следующими факторами.
Стоимость хранения информации
Прямо пропорциональна количеству документов и стоимости хранения одного документа. Очень часто приводится не для одной страницы документа, что было бы очевидно для бумажных документов, а к одному мегабайту хранимой информации.
Стоимость (время) поиска необходимой информации
определяется системой индексации документов. В том случае если система индексации отсутствует, то скорость поиска также прямо пропорциональна количеству хранимых документов.
Применение простой системы индексации (шкафы, папки и т. д.) позволяет увеличить скорость поиска. Применение системы полнотекстового поиска, когда документ можно найти по любому
Стоимость коллективного использования информации
Определяет количество копий документа, необходимых для коллективного использования при одновременном доступе.
Стоимость (время) передачи документа от одного рабочего места к другому
Электронные документы, по сравнению с бумажными, представляют такой же прорыв, как, в свое время, печатные документы по сравнению с рукописными. Поэтому в последнее десятилетие наблюдается однозначная и устойчивая тенденция перехода от бумажных и микрографических документов к электронным. По данным исследовательских компаний, общая доля электронных документов постоянно возрастает и достигнет к 2001 году 60%. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о решении задач электронного документооборота - прежде всего для электронных документов, не забывая о том, что система должна пытаться решать смешанные задачи и управлять бумажными и микрографическими документами.
3. Общие требования к системе документооборота
Первоначально рассмотрим общие требования к системе электронного документооборота.
Масштабируемость
Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.
Распределенность
Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.
Модульность
Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота,
а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.
Открытость
Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.
"Системы управления электронными документами (СУЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы УЭД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность ."
Классификация СУЭД
IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств управления электронными документами (УЭД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий. Например, Lotus Domino.Doc справедливо отнесен к категории корпоративных систем ЭУД, хотя в нем есть широкие возможности маршрутизации работ (workflow), особенно в сочетании с таким продуктом, как Domino Workflow. Ситуация тем более осложняется тем, что ведущие игроки этого рынка постоянно дополняют функционал своих продуктов.
1. Системы УЭД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
2. Корпоративные системы УЭД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
3. Системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur
4. Системы управления информацией (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
5. Системы управления образами(Imaging)
6. Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Документооборот или документационное обеспечение - это движение документов от их создания или получения до исполнения или отправки в другое учреждение. Различные источники определяют взаимосвязь документооборота и делопроизводства описана по-разному. В одних источниках говорится, что документооборот - это часть делопроизводства, в других , наоборот, делопроизводство - это часть документооборота. Вообще делопроизводство - это ведение канцелярских дел в учреждении. И если рассматривать документооборот и делопроизводство, то можно сделать вывод, что в ряде случаев некоторые процессы документооборота в организации могут не попадать под требования организации делопроизводства (например, электронная переписка между сотрудниками предприятия). В работе авторы предлагают рассматривать делопроизводство как нормативные основы ведения документооборота с возможной реализацией децентрализованного процесса учета документов.
Документационное обеспечение в учреждении является основной деятельностью. Целью документооборота является осуществление управления информацией при принятии управленческих решений. Информация бывает разной, она может заключаться в сообщениях по электронной почте, в документах, которые пришли из другого структурного подразделения, распоряжения руководства и другое. К такой информации могут относиться приказы, распоряжения, уведомления о неких изменениях в учреждении. Информация, которая приходит в учреждение обрабатывается, затем оформляется в соответствии с требованиями стандартов, которые могут быть закреплены в инструкциях или положениях по документированию.
Вообще документ - это информация, которая записана на материальном носителе с реквизитами, которые позволяют ее распознать. Существует многоаспектная классификация документов. Все документы разделяются на следующие потоки документов:
· Входящие документы;
· Исходящие документы;
· Внутренние документы.
Входящие документы - это те документы, которые приходят из вышестоящих органов управления, из подведомственных организаций, из других подразделений, из других организаций, и, конечно, от граждан. К таким документам могут относится приказы, распоряжения, письма, жалобы граждан и другие. Входящие документы обычно регистрируются и записываются в журнал входящих документов.
Исходящие документы - это те документы, которые отправляются из учреждения. К таким документам могут относится приказы, распоряжения подведомственным организациям, отчеты, например, вышестоящим органам управления, письма и другие. Исходящие также как и входящие регистрируются и записываются в журнал исходящих документов.
Внутренние документы - это те документы, которые из учреждения не выходят. К таким документам могут относится приказ, распоряжение начальника подчиненному, объяснительные записки, докладные и другие.
В данной работе рассмотрена классификация документов в зависимости от потоков документов. Ниже будут проанализированы разновидности каждого из потоков.
Сначала будет рассмотрена следующая классификация входящих документов:
· документы, которые не требуют ответа;
· документы, которые требуют ответ;
· документы, которые приходят из подведомственных учреждений и организаций;
· личная переписка;
· обращения граждан.
Теперь следует проанализировать исходящие документы. К классификации исходящих документов относятся следующие составляющие:
· ответы на обращения граждан;
· ответы на входящие документы, которые были присланы из других учреждений.
Последний поток документов, который еще не классифицирован- это внутренние документы. К внутренним документам относятся следующие разновидности:
· приказы;
· распоряжения;
· поручения.
По форме предъявления можно рассмотреть следующую классификацию:
· на электронных носителях, в частности письма, пересылаемые по электронной почте;
· на бумажных носителях;
· документы, которые отсылают с электронной цифровой подписью. Электронная цифровая подпись позволяет проверить, принадлежит ли подпись владельцу сертификата ключа.
По срокам рассмотрения и исполнения документы можно классифицировать на следующие части:
· регламентные;
· нерегламентные.
Регламентные документы - это документы, которые должны быть исполнены в определенный срок.
Нерегламентные документы - это документы, которые не имеют сроков рассмотрения и исполнения.
Следующая классификация документов по сфере исполнения:
· организационно-распорядительный документ;
· научно-технический документ;
· отчетно-статистический документ.
В зависимости от структуры бывают следующие документы:
· сложно-структурированный документ;
· простой документ.
По степени допуска к документам, бывают следующие документы:
· документы с грифом ограничения доступа.
В зависимости от происхождения бывают следующие документы:
· служебные или официальные документы;
· личные документы.
Служебные или официальные документы - это документы, которые составлены физическим или юридическим лицом в определенном порядке, отражающие интересы учреждения.
Личные документы - документы, которые отражают интересы определенного лица. Их еще называют именными документами.
По юридической силе бывают следующие документы:
· оригинальные документы;
· отпуск;
· заверенные копии;
· дубликаты;
· выписки.
Оригинальные документы - это документы, которые были созданы первыми или изготовлены в единственном экземпляре, подписанные автором.
Копия документов - это документы, в которых находится полная информация оригинального документа и его вид, но данный вид документов не имеет юридической силы.
Отпуск документов - копия документа, которая изготовлена под копирку при оформлении оригинального документа и которая остается в учреждении.
Заверенные копии - копии, которые имеют юридическую силу.
Дубликаты - это повторные экземпляры оригинального документа, которые имеют такую же юридическую силу, как оригинальный документ.
Выписки - это часть документа, заверенная должностным лицом и печатью, в котором указан документ, из которого он был выписан.
По форме изложения бывают следующие документы:
· индивидуальные;
· трафаретные;
· типовые;
· примерные;
· унифицированные.
Индивидуальные документы - это документы, которые излагаются в произвольной форме.
Трафаретные документы - документы, в которых структура и часть содержания заранее были готовы, а другие части заполняются при составлении.
Типовые документы - это документы, которые описывают определенные явления и процессы. К таким относятся типовые инструкции.
Примерные документы - документы, которые используются при составлении документов по аналогичным документам.
Унифицированные документы - это документы, которые входят в какую- либо унифицированную систему.
По срокам исполнения бывают следующие документы:
· без указания срока исполнения;
· срочные.
По срокам хранения бывают следующие документы:
· документы временного хранения (до 10 лет);
· документы постоянного хранения;
· документы долговременного хранения (свыше 10 лет).
Выше рассмотрена полная классификация документов .
Рассмотренные выше документы, их движение и называется документооборотом.
В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы :
· прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
· предварительное рассмотрение и распределение документов;
· регистрация документов;
· контроль исполнения;
· информационно-справочная работа;
· исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
· отправка или направление в дело.
Теперь целесообразно рассмотреть каждый этап подробней.
Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов выполняется сотрудниками делопроизводства. Электронные письма обычно приходят каждому сотруднику, и поэтому выполняется обработка не только сотрудниками делопроизводства, но и отдельными сотрудниками.
Этап предварительного рассмотрения и распределения документов. Этот этап предусматривает распределение документов по отдельным сотрудникам, в чьем ведении тот или иной вопрос, либо кому адресован документ.
Регистрация документов играет важную роль. Этот этап нужен, чтобы какой-либо документ не был утерян и чтобы проследить исполнение данного документа.
Контроль исполнения - является следующим этапом. Он подразумевает контроль за своевременностью и качественным исполнением документов.
Информационно-справочная работа подразумевает место нахождения документа, у кого данный документ и в каких документах находится информация по какому-либо вопросу.
Исполнение документов, их составление, согласование и оформление является предпоследней стадией обработки документов.
Отправка или направление в дело является последним этапом. После того, как документ исполнен, смотрят срок документа и отправляют с подшитыми документами по данному вопросу в дело.
Выше была рассмотрена классификация документов. В связи с этим выделяются следующие виды документооборота :
· внешний;
· внутренний.
Внешний документооборот - это документооборот, в котором документы приходят из других учреждений.
Внутренний документооборот - это документооборот, в котором движение документов происходит только по данному учреждению.
В зависимости от типа организации выделяются следующие документообороты :
· централизованный - это документооборот, при котором существует единая система регистрации и учета документов;
· децентрализованный - это документооборот, в котором нет единой системы регистрации и учета документов;
· смешанный - это документооборот, в котором имеют место быть и децентрализованный и централизованный документообороты. Такой вид документооборота применяется на больших предприятиях, в которых происходит большой объем документов.
Документооборот в настоящее время не является идеальным, хоть и много о нем говорят и написано в литературе не мало. Во многих организациях существуют нерешенные вопросы, которые препятствуют улучшению управления учреждением. Поэтому движение документов в учреждении продуман не достаточно эффективно, некоторые документы проходят длинным путем к адресату, операции с этим документом дублируются. Часто путь, который документ проходит намного дольше, чем время работы над ним.
Оформление документов в соответствии со стандартами является основополагающей частью в переписке с другими организациями, учреждениями, предприятиями. Как раз делопроизводство предназначен для правильного написания документов различных видов в разные места приема. Существуют следующие государственные стандарты оформления документов:
· ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
· ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
· ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
· ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик.
Стандарт ГОСТ Р 7.0.8 - 2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения предусматривает термины и определения в области архивного дела и делопроизводства. Термины и определения, которые записаны в данном государственном стандарте должны отражаться во всех видах документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования распространяется на управление документами во всех организациях. Он распространяет свое влияние на все форматы документов и на все носители. В стандарте содержаться положения о процессах, которые связаны с документами учреждения, положения об ответственности, процедурах, политике, в нем находятся методические рекомендации по внедрению и проектированию систем управления документом .
Государственный стандарт РФ ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). К унифицированной системе организационно-распорядительной документации относятся приказы, распоряжения, письма, акты, протоколы, решения. Государственный стандарт предусматривает: требования к бланкам документов, состав реквизитов документов и требования к их оформлению, правильное расположение реквизитов. Требования данного государственного стандарта рекомендуемые, но в тоже время обязательные, потому что неправильно оформленный документ может стать причиной задержки работы организации, государственного учреждения, так как неправильно оформленный документ могут неправильно понять и отправить на доработку в то структурное подразделение, откуда он пришел. Правильное оформление документов является важной составляющей работы организации, учреждения с другими структурными единицами, особенно если это касается государственных учреждений, с которыми вы работаете или намерены работать .
ГОСТ 7.70-2003. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик является межгосударственным. Страны, которые приняли данный стандарт: Азербайджан, Армения, Беларусь, Грузия, Казахстан, Кыргызия, Молдова, Российская Федерация, Таджикистан, Туркменистан, Узбекистан и Украина. Данный стандарт устанавливает реквизиты, то есть их содержание, представление, состав, электронных ресурсов, которые являются базой данных .
Делопроизводство в организации либо учреждении - это поток информации, который должен правильно быть оформлен, учтен и зарегламентирован.
У каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки.
К достоинствам делопроизводства относится, в первую очередь, оперативный доступ к необходимым документам. Оперативный доступ к необходимым документам определяет организацию как хорошо организованную, структурированную организацию, с которой легко сотрудничать. Существуют следующие преимущества делопроизводства:
· эффективность управления за движением документов;
· хранение документов по одному виду деятельности в едином месте;
· формирование архива документов.
У делопроизводства существуют как достоинства, так и недостатки. Теперь целесообразно рассмотреть следующие недостатки делопроизводства :
· устаревшая база нормативных документов, регламентирующих деятельность документационного обеспечения и ведения делопроизводства;
· слабая систематизация в подходах к реализации типовых процедур, которая не позволяет быстро исполнять или создавать документы;
· недостаточная оснащённость современными средствами компьютерной техники подразделений, которые связаны с организационно-кадровой работой;
· недостаточная или отсутствие единой коммуникативно-транспортной сети, которая объединяет хранилища документов разных подразделений организации или учреждения;
· применение недостаточно соответствующих норме электронных технологий, которые приводят на разных операциях документа (создания, обработки, хранения и контроля исполнения) к использованию неправильных решений;
· слабая эффективность системы контроля и оперативного реагирования за изменяющейся нормативной базой документационного обеспечения.
Классификация документов разнообразна и по объему считается как большая. Взаимосвязь документооборота своеобразна и многие источники конкретизируют ее по-разному. Документооборот как и делопроизводство - это самостоятельные части в учреждении. Документооборот - это движение документов в учреждении, а делопроизводство - это создание или оформление документов в соответствии с требованиями или, по-другому, стандартами. В каждой деятельности существуют как достоинства, так и недостатки. Что касается документооборота, то идеального нет, а существуют некие усовершенствования по быстрому прохождению пути к адресату. Достоинства и недостатки делопроизводства рассмотрены.
Понятие “документооборот” и его нормативно-методическое регулирование. Характеристики документооборота. Правила учёта документооборота. Основные этапы прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОС 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться;
каждое перемещение документа должно быть оправданным;
следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
соблюдение единого порядка прохождения и обработки основных категорий документов.
Основными нормативно-методическими документами, регулирующими документооборот в организации, являются: Инструкция по делопроизводству, график документооборота (может быт приложением к инструкции по делопроизводству).
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию организации делопроизводства, при решении вопроса о внедрении средств механизации и автоматизации для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество определяется дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.
Входящие и исходящие учитываются на участке приема и отправки. Внутренние - по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается только один раз.
Документооборот организации включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации.
Документооборот поступающих документов проходят:
прием входящей корреспонденции (экспедиция или секретарь);
первичную обработку (правильность доставки, вложений, целостность);
регистрацию (в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов);
предварительное рассмотрение и распределение (распределение документации для руководителя, заместителя, специалистом в соответствии с принципом делегации полномочий);
постановка на контроль (при необходимости);
рассмотрение руководством (резолюция);
внесение резолюции в учетные формы (корректировка контроля при необходимости);
передача на исполнение;
исполнение.
Порядок прохождения исходящих документов включает в себя:
Подготовку и оформление проекта документа;
Согласование или визирование;
Подписание (утверждение);
Регистрацию и отправление документа.
Порядок прохождения внутренних документов включает в себя:
Составление и изготовление проекта документа;
Согласование или визирование (в необходимых случаях);
Подписание или утверждение;
Регистрацию;
Исполнение и направление в дело.
Составление и изготовление проекта документа, передача его на согласование или визирование, подписание (утверждение) осуществляются лицом, подготавливающим проект документа.
Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
