Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом? Должностная инструкция делопроизводителя Назначить ответственного за ведение делопроизводства

Приложение 2 к п. 1.3 Типовой Инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

ПРИМЕРНАЯ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОТВЕТСТВЕННОГО ЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ (ОТДЕЛЕ) ТАМОЖЕННОГО ОРГАНА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте). 1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно: - в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела; - на таможенном посту - начальнику поста. 1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу. 1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется: - положением о структурном подразделении (отделе); - приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа; - типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах; - должностной инструкцией. 1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ. 2. ПРАВА 2.1. Ответственный за делопроизводство имеет право: - требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов; - не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах. 3. ОБЯЗАННОСТИ 3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов. 3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан: - принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией; - осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках; - составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов; - принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов; - передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки; - формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой; - подготавливать документы к последующему хранению и использованию; - передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица); - ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год; - обеспечивать учет и хранение бланков документов; - давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции. 4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 4.1. Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.

Независимо от отраслевой принадлежности или режима налогообложения все хозяйствующие субъекты (организации и ИП) обязаны хранить документы бухгалтерского и налогового учета. Иными словами - вести архив.

Под архивным документом понимается материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ ).

О сроках хранения документов бухгалтерского учета мы рассказывали в отдельной , а о хранении документов налогового учета и налоговой отчетности - в этом . Напомним, что по отдельным кадровым документам (например, личные карточки, лицевые счета, трудовые договоры) срок хранения доходит до 75 лет (Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

В общем случае за ведение архива в организации отвечает ее руководитель. Однако своим приказом (распоряжением) он может назначить ответственным за архив иного работника. Как составить приказ о назначении ответственного за ведение архива в организации, расскажем в нашей консультации.

Составляем приказ об ответственном за архив

Приказ о назначении ответственного за архив организации составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О. и должность работника, назначаемого ответственным за архив, дата, с которой «архивные» обязанности возлагаются на работника или соответствующий период ответственности.

С приказом о назначении ответственного за архив учреждения (организации) необходимо ознакомить соответствующего работника под роспись.

Приведем для приказа о назначении ответственного за архив образец заполнения.

Организациям и ИП крайне важно обеспечить полное и надежное хранение документов в соответствии с установленными для них сроками хранения. Ведь за нарушение сроков хранения архивных документов организация, ИП и их должностные лица могут быть привлечены к ответственности.

Так, например, отсутствие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета или финансовой отчетности расценивается как грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. Это грозит штрафом на должностных лиц в размере от 5 000 до 10 000 рублей. А за повторное в течение года аналогичное нарушение должностное лицо организации может быть оштрафовано на сумму в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалифицировано на срок от 1 года до 2 лет (ч.ч.1,2 ст. 15.11 КоАП РФ ).

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов ответственность предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ .

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета грозит также ответственностью по НК РФ. Штраф составляет 10 000 рублей, а при нарушениях в течение более чем одного налогового периода - 30 000 рублей (ч.ч.1,2 ст. 120 НК РФ).

Соответственно, отсутствие документов в связи с нарушением сроков и порядка их хранения не позволит организации, к примеру, представить такие документы по требованию налогового органа. А это чревато привлечением к административной и налоговой ответственности в соответствии со

Расскажем, как, не нарушив закон о персональных данных, составить и оформить приказ о назначении сотрудника, ответственного за делопроизводство в компании. Скачайте образец и бланк такого приказа.

Скачайте полезные документы:

На кого можно составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

В небольших организациях объемы документопотока, как правило, небольшие. Поэтому функции делопроизводителя могут быть поручены в качестве совмещения кому-то из сотрудников. Но только желания руководителя для этого мало. В статье 60.2 Трудового кодекса сказано, что выполнять дополнительные трудовые обязанности в качестве совмещения можно поручить работнику только в том случае, когда он письменно выразит согласие на это .

Кроме того, совмещение предполагает, что дополнительные функции работник будет выполнять в течении установленного по основной работе времени. То есть, интенсивность его труда, нагрузка на работника повысится. Следовательно, работодатель должен будет доплачивать работнику, выполняющему дополнительные к основным трудовые обязанности.

Изменение условий первоначального трудового договора с сотрудником оформляют двумя приказами. Один из них - приказ о назначении ответственного за делопроизводство. Этим приказом целесообразно назначить не только того, кто будет постоянно осуществлять функции делопроизводителя, но и сотрудника, который сможет заменить его в случае болезни, отпуска, командировки.

Поскольку ведение делопроизводства требует наличия специальных знаний, ответственным за эту сферу деятельности компании целесообразно назначить тех, кто работает с документами.

Как правило, ответственным за делопроизводство назначают кадровика или секретаря . Эти специалисты и так занимаются обработкой, регистрацией и хранением документов, им будет легче выполнять дополнительные функции делопроизводителя. При необходимости, если документопоток увеличится, к работе с документами могут быть привлечены сотрудники подразделений. В этом случае также нужно будет составить приказ о назначении ответственных лиц за делопроизводство по отделам и службам компании.

Как правильно сформулировать приказ о назначении нескольких ответственных лиц

Подсказки для начинающих секретарей. 6 схем делопроизводственных процессов

Какой приказ необходимо составить еще, кроме приказа о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку новые функции, возлагаемые на работника, должны оплачиваться дополнительно, надбавка также должно быть установлена приказом. Но это нужно сделать отдельным распоряжением.

Дело в том, что приказ о назначении ответственного за делопроизводство относится к внутренним документам по основной деятельности. Доступ к таким приказам имеют и другие сотрудники, работники иных подразделений. При этом оплата труда конкретного работника относится к персональным данным и разглашению не подлежит.

Поэтому одновременно с приказом о назначении ответственного за делопроизводство составляется второе приказ по личному составу, которым сотруднику устанавливается надбавка за совмещение.

Приказ о доплате за совмещение профессий/должностей

Сведения личного характера указаны в обоих приказах, но в приказе о назначении ответственного за делопроизводство содержится только общеизвестный факт. При том, что в приказе об установлении надбавки содержатся сведения, которые законом отнесены к персональным данным, это закрытая информация, она не должна находится в общем доступе. Нарушение этого правила чревато для работодателя крупными штрафами.

Как составить приказ о назначении ответственного за делопроизводство

Поскольку унифицированной формы такого приказа федеральными нормативными актами не установлено, составить документ можно в произвольной форме. Формуляр приказа нужно утвердить как приложение к документу, которым регулируют делопроизводство в компании – .

Требования к оформлению приказов установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. К реквизитам, которые подлежат заполнению в обязательном порядке, относятся:

• наименование организации в соответствии с уставными документами;
• наименование и тема приказа;
• место и дата составления документа;
• текст, который включает в себя констатирующую и распорядительную части;
• подписи и должности руководителя и всех сотрудников, которые были упомянуты в приказе.

Констатирующая часть текста приказа о назначении ответственного за делопроизводство начинается словами «В целях оптимизации делопроизводства… ». Кроме того, в ней нужно привести наименование организации.

Распорядительная часть текста начинается фразой «Приказываю :». После него идут пункты, которые следует выполнить для достижения целей, указанных в преамбуле. Первым пунктом назначается сотрудник, на которого возлагаются обязанности по ведению делопроизводства и дата, с которой он будет выполнять дополнительные обязанности в порядке совмещения.

В распорядительной части можно конкретизировать те функции, которые сотрудник будет выполнять дополнительно, если для него еще не разработана новая должностная инструкция, дополненная перечнем новых обязанностей.

Кроме того, этим же приказом о назначении ответственного за делопроизводство целесообразно назначить и того сотрудника, кто будет заменять делопроизводителя в случае отсутствия. Стандартной фразой, включаемой в текст приказа является пункт о том, кто будет осуществлять контроль над выполнением данного распоряжения.

Под приказом о назначении ответственных лиц за делопроизводство руководитель и назначаемые сотрудники должны расписаться собственноручно. После этого сотрудники, упомянутые в приказе, приобретают статус «должностных лиц, ответственных за делопроизводство в организации». Это означает что с этого момента не только на руководителя, но и на них распространяется действие статьи 15.11 КоАП РФ, предусматривающей административное наказание за нарушение правил хранения документов, установленных федеральным законодательством.

Как правильно внести изменения в приказы при смене ответственного лица расскажет эксперт журнала «Справочник секретаря» в сфере делопроизводства и архивного дела.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019/2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2019/2020 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

К адровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание . Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей . При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда .

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.