Как составить приказ об отпуске. Как оформить приказ на отпуск? Образец приказа на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска

Российское законодательство не только устанавливает обязанность для работодателя предоставлять каждый год сотруднику оплачиваемый отпуск, но и правильно оформлять его.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Эти же нормы распространяются и на другие виды. Руководителю организации при этом надлежит выпустить приказ о предоставлении отпуска.

Должны быть соблюдены определенные нормы оформления и требования к содержанию данного документа.

Важные моменты

Каждый работник имеет право на ежегодный отпуск, независимо от того трудится он в крупной организации или у ИП.

В некоторых ситуациях он имеет возможность воспользоваться и другими видами официального отдыха (дополнительным, ученическим и т. д.).

При этом работодатель должен не только принять заявление о его предоставлении, но и оформить необходимые бумаги. Одной из них является приказ по организации.

Фактически приказ о предоставлении отпуска является локальным нормативным актом, которым руководитель отдает распоряжение по организации о предоставлении конкретному сотруднику законного отдыха определенного типа и на определенное время.

Приказ в обязательном порядке подписывает руководитель юридического отдела. После этого сотрудника должны ознакомить с данным документом под роспись.

Если отдых является оплачиваемым, то на основании приказа бухгалтерия должна произвести начисление отпускных, удержать с них в соответствии с НК РФ НДФЛ, перечислить налог в бюджет и сделать взносы в фонды соцстрахования.

Некоторые виды являются специальными и предоставляются на особых условиях. Например, при предоставлении по беременности и родам не удерживается с пособия сумма НДФЛ.

Но это не освобождает работодателя от обязанности надлежащим образом оформлять документы и в частности распоряжения.

Составление правильного приказа является важным моментом, как для организации, так и для сотрудника.

Если руководитель не подготовит документ должным образом, то у него могут возникнуть проблемы при проведении различных проверок соответствующими госорганами.

Бухгалтерии также будет весьма затруднительно правильно начислить и выплатить отпускные если они полагаются.

Сотруднику организации также важно контролировать правильность составления распоряжения.

От этого зависит размер получаемых ими отпускных (если положены), а также данный документ может пригодиться при возникновении различных споров с нанимателем.

Например, при отсутствии приказа будет сложно доказать, что пропуск работы не был самовольным прогулом.

На основании чего подготавливается

Оно может быть подготовлено с использованием компьютера или написано от руки, но обязательно должно содержать личную подпись человека.

Подавать заявление на отпуск сотрудник должен заблаговременно. На ежегодный отпуск его обычно передают в отдел кадров за 15 или более дней до даты начала отдыха.

В остальных случаях нужно также предупреждать руководителя заранее о его необходимости. Ему потребуется внести определенные корректировки в работу всей организации.

Важно! Оформить его просто на основании графика для работодателя будет серьезной ошибкой.

Ведь сотрудник фактически никак не выражал своего желания. Особенно часто подобные нарушения кадрового учета встречаются в мелких фирмах.

Но наличие заявления и своевременно оформленного приказа в интересах сотрудника и его нанимателя.

В определенных ситуациях к заявлению должны прилагаться документы, подтверждающие наличие причины для его предоставления.

Она может быть заполнена на компьютере или разборчивым почерком от руки с помощью шариковой ручки.

Рассмотрим порядок заполнения данной формы:

Обычно для оформления данного приказа используются специализированные программы, в которых осуществляется кадровый учет. Но в небольших фирмах вполне могут вестись подобные документы и в ручном режиме.

Распоряжение обязательно регистрируется и с ним знакомится под роспись сам сотрудник.

Образец заполнения по форме Т-6

Часто удобней всего заполнить приказ, опираясь на уже готовый образец (скачать можно ).

Это позволяет избежать множества вопросов, возникающих при заполнении бланка.

Полезно изучить готовый пример и сотруднику организации, чтобы иметь представление о том, как правильно должен оформляться приказ.

Важно! После ознакомления сотрудника с приказом и получения его росписи документ вкладывается в личное дело вместе с заявлением и другими приложениями.

Нюансы блоков «А» и «Б»

Бланк формы Т-6 содержит 2 части для заполнения информации. Они обозначены буквами «А» и «Б».

Часто их также называют блоками. Раздел «А» используется для указания сведений о предоставляемом основном оплачиваемом отпуске, а блок «Б» — для внесения данных обо всех других видах. В бланке необходимо проставить даты и продолжительность их в календарных днях.

Важно! Если сотрудник идет только в основной ежегодный отпуск, то достаточно заполнить лишь раздел «А».

Но в некоторых ситуациях могут заполняться и сразу оба блока, например, если после основного отпуска сотруднику сразу предоставляют ученический.

В каких случая издается Т-6а

Иногда сразу несколько сотрудников организации могут уходить в отпуск. В этом случае можно на каждого из них заполнить отдельный приказ по форме Т-6 или воспользоваться табличной унифицированной формой Т-6а ().

Основное отличие последней — возможность указать сведения сразу для нескольких работников.

Для использования в организации формы Т-6а должен быть принят соответствующий локальный нормативный акт ее руководителем. При его отсутствии придется пользоваться все же формой Т-6.

При использовании формы Т-6а расписаться в приказе о предоставлении отпусков должен каждый из сотрудников самостоятельно. Сведения в этом документе полностью аналогичны тем, что указываются в бланке Т-6.

Особенности для директора

Большое число вопросов возникает при оформлении отпусков руководителям организации.

Иначе будет ситуация выглядеть, если директор лишь один из собственников организации или вовсе является наемным сотрудником.

В этом случае решается вопрос через вынесение его на общее собрание учредителей (акционеров) фирмы.

На основании соответствующего протокола уполномоченное по нему лицо из числа собственников организации подписывает приказ о предоставлении отпуска директору.

Очень часто из-за невнимательности забывают назначить исполняющего обязанности на время отпуска директора.

Это может привести к дополнительным проблемам для фирмы. Этот вопрос обычно также должен решаться собственниками компании.

Какие еще документы надо оформить

Приказ о предоставлении отпуска, оформляемый на основании сотрудника, является не единственным документом, который должен быть оформлен до момента, когда начнет человек свой отдых.

Если предоставляется оплачиваемый отдых, то в обязанности работодателя входит также оформление записки-расчета по унифицированной форме Т-60 ().

В этот документ сотрудники кадровой службы должны внести персональные данные сотрудника, бухгалтерия сведения о расчете и сумму отпускных, которые организация должна выплатить не позднее, чем за 3 дня до начала официального отдыха.

Если предоставляется неоплачиваемый отдых, то необходимость в записке-расчете отпадает автоматически.

Право на отдых записано не только в Конституции РФ, но и в Трудовом кодексе. Каждый трудоустроенный гражданин имеет законное право отдохнуть минимум 28 дней в году за счет своего работодателя. Такой отдых называется ежегодным оплачиваемым отпуском, и чтобы он наступил, и работник, и работодатель должны составить несколько важных документов. Одним из них является приказ о предоставлении отпуска работнику. Рассмотрим подробнее, как оформить этот документ.

Приказ о предоставлении отпуска является одним из наиболее часто используемых документов в работе специалиста по кадрам. Ведь законный отдых работников разрешается дробить на части, в результате чего один работник может отдыхать несколько раз за год. И каждый раз нужно составлять новый локальный акт. Поэтому умение правильно составить этот документ и знание всех нюансов и «подводных камней» в оформлении ежегодного отпуска существенно облегчает работу кадровиков. На самом деле в составлении этого локального акте нет никакой сложности.

Формы приказа о предоставлении ежегодного основного оплачиваемого отпуска

Директор тоже хочет отдыхать

Как быть, если в отпуск решил уйти сам директор компании? Однозначно тоже нужно все оформить в соответствии с законодательством. Руководитель организации одновременно является ее работником. При этом в силу Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ и Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ он имеет статус единоличного исполнительного органа. Но отправить сам себя отдыхать, к сожалению, права все равно не имеет, если не включен в график. В уставе организации должно быть записано, кто может принять такое решение: только коллегиальный орган (правление, дирекция и др.), при его наличии, собрание участников (акционеров) общества или сам руководитель. Решение коллегиального органа или собрания участников оформляется протоколом, в котором кроме всех условий для отдыха директора решается также вопрос о том, кто будет исполнять его обязанности на время отсутствия.

На основании такого протокола издается приказ. Он также может быть составлен в любой форме: как в унифицированной, так и в произвольной.

Важно обратить внимание! Если выбрана унифицированная форма Т-6, то ее по умолчанию может подписать только сам руководитель. Поэтому, чтобы свою подпись смог поставить уполномоченный на это участник общества, в нее нужно заранее внести изменения. Факт таких изменений фиксируется отдельным приказом произвольной формы. Бывает, что у директора есть по уставу полномочия отправить себя в отпуск самостоятельно. Тогда он может подписать приказ сам, а все оформление провести в соответствии с общими нормами ТК РФ.

Обязательный отдых за прошлые годы

Бывает так, что сотрудник не был в отпуске несколько лет, а в текущем году решил воспользоваться днями отдыха за прошлые периоды. В этом случае это обязательно нужно отразить в локальном акте № Т-6 или № Т-6а. Правда, обычный бланк не предусматривает перечисления нескольких периодов, поэтому его опять-таки нужно доработать.Изменения обязательно должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, как предусмотрено Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации. В этом случае самостоятельно разработанный бланк предпочтительнее, так как он не требует дополнительных процедур.

Срок хранения

После того как оформление закончено, документ нужно подшить в папку и отправить на хранение. Пунктом 19 Перечня типовых управленческих архивных документов..., утвержденного приказом Минкультуры РФ от 28.08.2010 № 558 , срок хранения таких локальных актов составляет 5 лет. Однако если сотрудники, которые ушли отдыхать, заняты на тяжелых, вредных или опасных работах или документ касается предоставления дней без сохранения содержания (заработной платы), то в соответствии с пунктом 19 Перечня такой локальный акт придется хранить 75 лет.

Правильно и в срок оформить приказ об отпуске работнику - задача кадровой службы предприятия. Помимо решения массы сопутствующих вопросов, специалист по кадрам обязан владеть актуальной правовой информацией. Насколько грамотными будут его действия, настолько будет защищена организация во время проверок. Рассмотрим правила предоставления отпуска и оформление соответствующего приказа в деталях.

Предоставление отпуска сотруднику в 2018 году - основы ТК РФ

Отпуск - радостное событие для каждого сотрудника. Чтобы не испортить коллеге настроение, следует составить соответствующее распоряжение в соответствии с требованиями нормативных документов.

Основание для издания приказа

По нормам ТК РФ основание для предоставления отпуска - необходимая информация для составления приказа. Нелишним будет ознакомиться со всеми изменениями и дополнениями, касающимися отпусков, которые действуют в 2018 году.

Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)

Виды отпусков

На сегодняшний день работнику предоставляют несколько видов отпусков. Перечислим основные из них.

• Обязательный ежегодный отпуск.
• Дополнительный отпуск (за особые или опасные условия труда, ненормированные рабочий день).
• Неоплачиваемый отпуск («за свой счёт»).
• Отпуск по беременности и родам («декретный»).
• Отпуск по уходу за ребёнком до достижения им возраста трёх лет.
• Творческий отпуск.
• Педагогический отпуск (положен учителям и преподавателям).
• Льготные (преимущественные) отпуска.

Каждый вид отпуска законодательно ограничен по сроку. Но в законе РФ есть определённые оговорки, что по решению нанимателя сроки отпуска могут пересматриваться в сторону увеличения в основном за счёт нанимателя.

Готовим приказ на трудовой отпуск вовремя

Перед оформлением приказа стоит заглянуть в личную карточку сотрудника и провести полную сверку отработанного времени. Внимательно подсчитывайте положенное количество дней для отпуска. В противном случае вам не избежать выяснения отношений с работником.

График очередных отпусков должен быть в каждой кадровой службе. Этого требует закон.

Согласно статье 123 ТК РФ, все работодатели, за исключением физических лиц, обязаны утверждать график отпусков.

Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске следует за 2 недели до его наступления.

Работник обязан расписаться в специально отведённой графе. Это докажет, что он ознакомлен с датой наступления отпуска.

Срок оформления документа

Законодательством не оговорено, в какие именно сроки следует оформлять приказ об отпуске. Но сделать это лучше заранее. Некоторые кадровики выпускают приказ за 2 недели до отпуска одновременно с уведомлением о нём.

Передайте приказ об отпуске в бухгалтерию. Согласно ст. 136 ТК РФ выплата отпускных производится не позднее трёх дней до начала отпуска.

Форма приказа об отпуске разработана и утверждена Госкомстатом России. Номера форм приказа об отпуске: Т-6, Т-6а.

Образец

Если в отпуск одновременно отправляется несколько работников, то целесообразнее заполнить форму Т-6а.

Приказ на нескольких работников

Все разделы приказа заполняются на основании точных сведений о каждом работнике. Формы приказов просты в заполнении: они не поставят в тупик даже начинающих кадровиков.

Бланки заполнять вручную необязательно. Лучше всего это делать в специальной программе со своего автоматизированного рабочего места. Если такой возможности нет, оформите документ с помощью любой офисной программы.

Образец заполнения распоряжения о ежегодном отпуске

Подпись в документе

Подготовит приказ об отпуске, скорее всего, специалист по кадрам. А утверждать его будет директор организации либо лицо, исполняющее обязанности руководителя.

Обязательный пункт - подпись работника об ознакомлении с приказом.

Если эти подписи в наличии, кадровик передаёт приказ в бухгалтерию. На его основании работнику перечислят отпускные. Не забудьте внести сведения об отпуске в личную карточку работника.

Примите к сведению, что ознакомление с приказом и уведомление об отпуске - разные вещи. Главным здесь считается обязательное уведомление об отпуске (за 2 недели до отпуска). Подпись работника в приказе считается своеобразным дубликатом уведомления.

Как исправить ошибки в приказе

Документ оформляется в соответствии с правилами делопроизводства, поэтому любые пометки, помарки и исправления вручную неприемлемы. Кроме того, приказ является финансовым документом. На основании изложенных в нём данных бухгалтерия будет оплачивать отпускные работнику и начислять страховые взносы в бюджет.

Для избежания придирок со стороны проверяющих органов неверный приказ лучше переделать и согласовать повторно.

Исправленный вариант приказа об отпуске подписывает то же лицо, которое утверждало предыдущий вариант.

Можно ли отменить приказ об отпуске

Планируемый отпуск могут перенести на другие сроки, отменить и т. д. Однако сам приказ об отпуске отмене не подлежит.

Если инициатором изменения времени отдыха работника является его руководитель, то подписанный директором приказ о переносе обязательно должен быть согласован с работником.

В случае когда работник сам переносит сроки своего отпуска, обязательно пишется заявление на имя директора с указанием причин и сроков. Нелишним будет приложить подтверждающие документы, если причина переноса веская.

Приказ об отмене отпуска содержит такие сведения:

• по чьей инициативе отменяется приказ;
• ссылки на отменяемый документ (дата и номер приказа).

Приказ о переносе отдыха

Где и сколько должны храниться документы

На сегодняшний день для определения порядка и сроков хранения документов принято руководствоваться нормами приказа Минкультуры за №558. В то же время организация может издать собственный локальный документ, в котором отразит правила хранения приказов на отпуск, заявлений сотрудников, а также укажет допустимое число листов в одном сшиве.

«Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет - в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа №558).

http://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/kakov_srok_hraneniya_zayavlenij_i_prikazov_na_otpusk/

Оформление приказа об отпуске - это чёткая поэтапная работа. Каждый пункт требует своевременного исполнения. Специалисту по кадрам обязательно стоит ознакомиться со всеми нюансами законодательства, чтобы грамотно оформить отпуск работника. Правильное оформление приказа гарантирует отсутствие претензий со стороны персонала и успешное прохождение любых проверок.

Чтобы сотрудник ушел в отпуск, гарантируемый ему трудовым законодательством и нижестоящими нормативными актами, в делопроизводстве применяют приказы, числящиеся в унифицированном виде в Постановлении Госкомстата от 05.01.2004 №1 .

ВАЖНО. Приказ о предоставлении отпуска работнику выступает в качестве обязательного документа . Ведь им руководствуются в бухгалтерии при расчете суммы, выплачиваемой работнику за дни отпуска, производятся отметки в личной карточке сотрудника формы № Т-2 и в его лицевом счете.

За сколько дней до отпуска издается приказ об отпуске? Оформляется документ заблаговременно, не позднее чем за две недели до дня наступления отпуска .

Этот срок оговорен законодательством с той целью, чтобы работник знал о надвигающемся событии заранее, мог подготовиться к нему.

Лучше не тянуть до последнего и позаботиться об оформлении документа заблаговременно.

Стоит еще упомянуть о том, что расчет с сотрудником производится за три дня до предстоящего отпуска.

СПРАВКА. Формы Т-6 и Т-6а различаются из-за литеры «А», которая говорит о групповой направленности приказа. Отсутствие литеры подразумевает то, что приказ составляется на одного человека.

Форма приказа: ее составление и заполнение

Составляется приказ в специализированном структурном подразделении (как правило — в отделе кадров). Ответственность за его разработку возлагается либо на сотрудника этого подразделения, или же на лицо, уполномоченное заниматься кадровыми вопросами.

Во время разработки проекта приказа руководствуются следующими документами:

• Соответствующим за рабочий год (всем известна его форма — № Т-7).
• , оформленным надлежащим образом.

В состав реквизитов, используемых в унифицированной форме, входят:

1. ФИО сотрудника.
2. Табельный номер работника.
3. Структурное подразделение.
4. Занимаемую сотрудником должность.
5. Вид отпуска (ежегодный основной оплачиваемый).
6. Вид отпуска (дополнительный оплачиваемый).
7. Период отпуска (с…по).
8. Продолжительность отпуска (всего в календарных днях).
9. Дата начала/окончания отпуска (с…по).

Также не стоит забывать и о таком реквизите как «регистрационный номер», проставляемый напротив наименования вида документа.

Регистрируется документ в соответствии с правилами, установленными в конкретной организации.

Подписывается приказ на ежегодный оплачиваемый отпуск руководителем организации.

С этим документом знакомят работника, после подписи руководителя он должен оставить свою роспись.

ВНИМАНИЕ. Чтобы документ обрел юридическую силу и значимость оттиск печати на нем не требуется . Ведь печать — это средство подтверждения подлинности подписи только в том случае, если документ направляется в стороннюю организацию. Во всех остальных случаях применение печати не целесообразно.

При заполнении формы приказа обращают на себя внимание следующие графы:

1. Период работы . Под данным словосочетанием подразумевается временной промежуток, который и гарантирует сотруднику ежегодный оплачиваемый отпуск. Подобный промежуток – рабочий год, исчисляющийся с момента устройства в компанию сотрудника.
2. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска . регулируется и 120 ТК РФ . Из этих статей можно вывести установленный законом срок отпуска — 28 дней, а также заключит, что верхнего предела не существует. Еще один момент: выходные дни не идут в счет отпуска, а переносятся .
3. Продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска . Обращаясь к статье 116 ТК РФ , важно заметить: лишь обозначенные законом категории сотрудников получают право на . Подробнее об этих категориях можно узнать из вышеназванной статьи.
4. Суммарная продолжительность отпуска . Указывается количество дней, которое складывается из количества дней основного и дополнительного отпуска (если таковой имеется).

Скачать бланк приказа на отпуск вы можете .

Образец заполнения приказа на отпуск форма т-6 вы можете .

Изменения

После того, как документ утвержден руководителем, он не подлежит изменению . Еще до того, как документ приобрел юридическую силу, в него можно вносить правки. Но не после издания.

Единственно возможный вариант в такой ситуации – отмена одного документа и замена другим . К примеру, если работник в заявлении выразил обоснованное желание перенести отпуск, то первоначальный приказ заменяется новым. То же касается и .

ВАЖНО. Как уже упоминалось не раз, саму структуру документа можно видоизменять , переделывать под собственные нужды. Но вносить изменения в уже готовый документ, зарегистрированный и подписанный руководителем, нельзя. Это правило непреложно для всех.

Хранение

Хранение приказов на отпуск осуществляется в структурных подразделениях организации, ответственных за ведение кадров .

Как правило, это кадровые службы (отделы кадров).

Там осуществляется оперативное хранение таких документов в специальных делах, предназначающихся для приказов по кадрам.

Кроме того, в учреждениях возможна организация архива, куда должны поступать дела из структурных подразделений.

Срок хранения приказов на отпуск в организациях в течение 50 лет со дня поступления документа в дело . Это гарантируется приказом Минкультуры РФ, устанавливающим типовые сроки хранения архивных документов.

При оформлении такого документа как приказ о предоставлении отпуска важно понимать, что от ошибок убережет только: тщательное заполнение всех граф документа , надлежащее исполнение все процедур, предусмотренных законодательством и, самое главное, соблюдение всех сроков, прописанных в ТК РФ.

Лишь держа в уме все эти научения можно без проблем отправить сотрудника в отпуск. Да так, чтобы работник потом в суд не побежал!