Как составить приказ на выплату материальной помощи работнику? Издаем приказ о выплате материальной помощи (образец)

Материальная помощь является единовременной выплатой. Если она заверена трудовым договором, то она приравнивается к зарплате. С суммы выплат производятся отчисления в виде налогов. При отсутствии такой пометки расходы считаются нереализованными. Поэтому бухгалтеры относят их к категории прочих.

В Налоговом кодексе РФ (пункт 23 статьи 270) предусматривается признание материальной помощи в качестве выплат, не облагаемых налогом на прибыль. При страховании от несчастных случаев используется группа прочих расходов. Они считаются налогооблагаемыми при начислении.

Чтобы налоги не начислялись, материальная помощь должна быть проведена на оплату медицинских услуг. Для это потребуются подтверждающие документы.

Выдача денежных средств производится на основании официальной бумаги. Такой является приказ об оказании материальной помощи работнику. Он должен быть составлен в соответствии с законодательными нормами.

Когда сотрудник имеет право получить деньги?

Право на получение материальной помощи есть у каждого сотрудника. Он должен предоставить заявление работодателю, предъявив документацию и справки, подтверждающие необходимость выплаты. Например, при болезни материальная помощь будет выдана на основании справок о диагнозе и квитанций об оплате лечения. Сотрудник может получить материальную различного вида.

Она выдается при:

• проблемах со здоровьем;
• непредвиденной тяжелой финансовой ситуации;
• событиях, требующих больших вложений (похороны, рождение ребенка, свадьба);
• выходе в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Назначаются выплаты индивидуально в зависимости от ситуации. Также средства могут выделяться при финансовых потерях лица, которые не связаны с работой.

Как писать заявление?

Для получения материальной помощи потребуется составить заявление. В нем отмечается причина необходимости выплаты.

Среди обстоятельств, при которых возможно обращение к работодателю, выделяют:

• лечение;
• рождение ребенка;
• свадьбу;
• похороны;
• выход на пенсию.

Подтверждать необходимость выплат можно бумагами. Документы помогут удостовериться работодателю в важности материальной помощи в конкретных обстоятельствах.

Стоит помнить, что деньги выдаются единовременно и по желанию руководства. Работник не вправе требовать выплат в связи с трудовой деятельностью.

Сумма, которая выплачивается, варьируется в зависимости от оснований. Размер не должен превышать пять заработных плат. Если выделяются средства на лечение, то выплаты осуществляются по факту расходов.

Для обращения к работодателю потребуется составить заявление по установленному образцу:

Руководителю ООО «Ресурс»

Колесникову И.Л.

специалиста производственного отдела

Решетниковой А.И.

Заявление

В связи с рождением ребенка Решетникова Никиты Васильевича 21 июля 2019 года прошу оказать мне материальную помощь.

К заявлению прилагается свидетельство о рождении ребенка №II-ДН 632894, выданное ОЗАГС по г. Краснодару.

Составление приказа об оказании материальной помощи работнику

Если руководитель предприятия согласен на оказание материальной помощи работнику, он готовит официальный документ.

Образец приказа об оказании материальной помощи работнику приведен ниже:

ПРИКАЗ №13-к

о выплате материальной помощи при рождении ребенка

г. Краснодар

В связи с рождением ребенка 21 июля 2019 года у специалиста производственного отдела ООО «Ресурс» Решетниковой Анны Ивановны на основании пункта 3.6 Положения о выплате материальной помощи работникам ООО «Ресурс», утвержденного приказом от 18 января 2019 года №1-14

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить Решетниковой Анне Ивановне единовременную выплаты за рождение ребенка в сумме 25 000 рублей до 15 августа 2019 года включительно.
2. Ответственным за расчет и выплату материальной помощи назначить главного бухгалтера Кривцову Инну Петровну.

Основание для начисление материальной помощи: заявление Решетниковой Анны Ивановны от 28 июля 2019 года.

К заявлению приложена: копия свидетельства о рождении ребенка №II-ДН 632894, выданного ОЗАГС по г. Краснодару.

Руководитель ООО «Ресурс»__________________Колесников И.Л.

С приказом ознакомлена: ___________ ______________ /Решетникова А.И./

С приказом ознакомлена: ___________ ______________ /Кривцова И.П/

Сроки оформления документов

Выплата материальной помощи при рождении ребенка не должна превышать 50 000 рублей. Тогда НДФЛ начислен не будет. Оформление заявления предусматривается в течение года после наступления события. Если сроки будут нарушены, то предприятие удерживает 13% НДФЛ из выплаты. Для других случаев обращение к работодателю производится в любое время.

После подачи заявления выпускается приказ руководства. Он основывается на нормах Положения об оказании материальной помощи сотрудникам. Размер выплат отражен в коллективном договоре. При отсутствии таких пометок создается дополнительное соглашение.

Если материальная помощь вовсе не предусматривается в учреждении, то на собрании учредителей решается вопрос о возможности ее выплаты. Итогом заседания становится протокол. В этом случае выплаты производятся из доходов, полученных за прошлые годы. Чистая прибыль может использоваться только на основании решения учредителей. После этого создается приказ.

Выдача подарков

Индивидуальные предприниматели и руководители предприятий могут дарить подарки сотрудникам в связи с праздниками. Они предусматриваются при рождении детей, бракосочетании, выходе на пенсию. Также часто дарение производится детям работников в новогодние праздники.

За год каждый человек может получить не более 4 000 рублей. Эта максимальная граница установлена на законодательном уровне.

Для ее получения подаются заявление и подтверждающая документация. С целью исключения вероятности начисления налога за матпомощь необходимо выяснить отсутствие выплат по месту работы супруга и предоставить документы в бухгалтерию.

При выходе на пенсию по причине смерти одного из членов семьи размер материальной помощи не ограничен. НДФЛ не начисляется на такие выплаты.

Важно для получения поддержки соответствовать критериям выплат. Согласно СК РФ членами семьи могут считаться супругов, родителей, рожденных и усыновленных детей. При смерти одного из них материальная помощь не подлежит налогообложению.

Вычет НДФЛ не производится, если материальная помощь оказывается сотруднику, понесшему ущерб в связи с:

• буйством стихии;
• затоплением;
• пожаром;
• другим чрезвычайным происшествием.

Сумма не ограничена законодательно. При смерти сотрудника в силу таких обстоятельств порядок выплат семье аналогичен.

Без НДФЛ оказывается материальная помощь пострадавшим в результате террористического акта. Средства в неограниченном размере могут быть выплачены самому потерпевшему или его семье при гибели работника.

При уходе на заслуженный отдых по достижению пенсионного возраста материальная помощь может быть оказана также без удержания налогов. Однако ее размер не должен превышать 4 000 рублей.

Выплата матпомощи предполагает начисление налогов на доход лиц. Способ начисления меняется в зависимости от оформления документов, вида поддержки и оснований для выплаты.

На основании заявления, приказа, пункта в коллективном договоре о выплате поддержки, сумма до 3 000 рублей может быть выдана:

• многодетным семьям;
• безработным пенсионерам;
• инвалидам.

Заявление рассматривается комиссией. Выплаты возможны при наличии денежных средств в бюджете предприятия. Необходимо будет предоставить подтверждающую документацию.

ФСС

ФЗ №212 (статья 7) предусматривает перечисление страховых взносов при выплате материальных вознаграждений и средств, уплаченных согласно трудовому, гражданскому и правовому договорам. Материальная помощь является непроизводственной выплатой единовременного характера.

Согласно закону, страховые взносы не перечисляются при выплате материальной помощи в случае:

• смерти какого-либо члена семьи;
• разрушения здания, ухудшения состояния при стихийных бедствиях;
• появления в семье ребенка;
• ущерба при террористическом акте на территории РФ.

Также взносы в ФСС не начисляются при оказании материальной помощи в размере до 4 000 рублей. Большие суммы подлежат расчету отчислений.

Некоторые работодатели привлекаются к ответственности за несоответствие страховой суммы. Поэтому важно тщательно перепроверять перечисление материальной помощи. В случае возникновения ошибок нужно провести расчет и направить данные в фонд.

При составлении и заключении коллективного договора работодателю и сотруднику необходимо быть предельно внимательными. Особенно важно перепроверить пункты, отражающие возможность получения материальной помощи.

Положения о выдаче материальной помощи должны содержать порядок выплат.

В них необходимо указать:

• основания выплат;
• сумму начислений;
• порядок расчета.

Если у сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие право на получение материальной помощи, бухгалтер может отказать в приеме заявления.

Каждое предприятие должно иметь комиссию. Она необходима для помощи руководителю в плане определения возможности и невозможности выплаты материальной помощи.

Выплаты предусматриваются на основании финансового состояния компании. В чистой прибыли должны оставаться средства для перечисления. Оценивать ее размер нужно после уплаты налоговых взносов.

Правила начисления НДФЛ на материальную помощь отражены в статье 217 Налогового кодекса РФ. Выплаты, не подлежащие налогообложению, указываются в ФЗ №212.

В обязательном порядке материальная помощь отражается в налоговой и бухгалтерской документации. Вносить данные необходимо на основании закона.

Каждый сотрудник при наступлении определенных обстоятельств может рассчитывать на материальную помощь. Но требовать ее он не вправе. Это обусловлено тем, что руководство компании при определении возможности выплаты ориентируется на причины. Поэтому решение выносится в индивидуальном порядке с рассмотрением наличия средств в бюджете.

" № 24/2010

Если компания выплачивает сотрудникам матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка, поощрение надо оформить приказом руководителя. Прямо об этом нигде не сказано, но чиновники из Минздравсоцразвития настаивают на наличии такого документа. С 1 января 2010 года суммы матпомощи не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И приказ подтвердит, что была выдана именно помощь по случаю рождения малыша.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Что касается содержания документа, то в нем все на усмотрение работодателя, но есть несколько важных моментов, которые лучше отразить в приказе.

От взносов и налога освобождена только матпомощь в размере не более 50 000 рублей. Причем лишь при условии, что деньги компания выдала в течение года после рождения или усыновления малыша (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Поэтому в качестве основания издания приказа необходимо написать заявление сотрудника с датой подачи, а также перечислить реквизиты подтверждающих документов: свидетельства о рождении или усыновлении ребенка. Стоит оговорить и крайний срок для выплаты.

Помощь можно выплатить любому из родителей малыша. А если и папа, и мама работают в компании, то заплатить можно обоим. Тогда у каждого будет право на льготу по НДФЛ и взносам в 50 000 рублей. При необходимости можно оформить один документ сразу на нескольких сотрудников.

Матпомощь при рождении ребенка – выплата единовременная. Поэтому и перечислять ее сотруднику следует одной суммой. В Минздравсоцразвития нам сообщили, что если компания выплатит деньги по частям, то на вторую и последующие части потребуется начислить взносы и НДФЛ. Даже если общая сумма матпомощи лимит в 50 000 рублей не превысит.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»
ООО «Компания»

ПРИКАЗ № 10-к
О выплате материальной помощи по случаю рождения ребенка

В связи с рождением 1 июня 2010 года ребенка у менеджера отдела продаж ООО «Компания» Сидоровой Светланы Сергеевны, а также на основании пункта 2.3 Положения о выплате материальной помощи сотрудникам ООО «Компания», утвержденного приказом от 11.01.10 № 12-89,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Выплатить Сидоровой Светлане Сергеевне единовременную материальную помощь по случаю рождения ребенка в размере 40 000 рублей в срок до 5 июля 2010 года включительно.

2. Главному бухгалтеру Петровой Анне Петровне обеспечить начисление материальной помощи в соответствии с настоящим приказом.

Основание: заявление Сидоровой Светланы Сергеевны от 28.06.10 (вх. № 156), копия свидетельства о рождении ребенка от 01.06.10 № II-АГ 235689, выданного Черемушкинским отделом ЗАГС по г. Москве.

В кадровых документах организаций можно встретить приказ о выплате материальной помощи. Хотя Трудовой кодекс и иные законы прямо не регулируют оказание такой помощи работнику. Не закреплены ни основания издания приказа, ни размеры помощи (не касается государственных организаций).

Обычно работодатель выплачивает материальную помощь в 2 случаях – приятные события (рождение ребенка, вступление в брак и т.п.) и, наоборот, печальные (смерть близкого родственника, болезнь, затруднительное материальное положение). Мы разместили пример приказа о выплате материальной помощи для использования в текущей деятельности.

Пример приказа о выплате материальной помощи

Общество с ограниченной ответственностью «Карусель»

ИНН 488969236546314

Приказ о выплате материальной помощи

В соответствии с положением «О формах оплаты труда и премировании в ООО «Карусель», утвержденном приказом генерального директора 01.08.2015 года, а также на основании в связи с тяжелым материальным положением,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начислить слесарю 4 разряда ООО «Карусель» Прокопенко Максиму Алексеевичу за счет прибыли Общества единовременную материальную помощь в размере 4 500 руб.
2. Выплату материальной помощи произвести в срок до 18 марта 2021 г.
3. Ответственным за исполнение настоящего приказа назначить главного бухгалтера ООО «Карусель» Лучкову Маргариту Васильевну.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление работника от 05.02.2021 г.

Генеральный директор Желудев Желудев А.М.

С приказом ознакомлены:

Слесарь 4 разряда Прокопенко Прокопенко М.А.

Главный бухгалтер Лучкова Лучкова М.В.

Когда издать приказ о выплате материальной помощи

Как мы указали выше, закон не содержит требований о выплате работникам материальной помощи. Предоставить (при наличии определенных обстоятельств) работодатель действительно обязан. А вот вопросы материальной помощи он решает самостоятельно.

Однако если на предприятии есть утвержденный руководителем акт, которым предусмотрены основания выплаты помощи и ее порядок, работник вправе предъявить соответствующие требование. Невыплата материальной помощи тогда может привести к или .

Поэтому ответственный за кадровую работнику сотрудник при обращении работника должен внимательно изучить коллективный договор, локальные акты, трудовой договор. И, конечно, специальное законодательство. Например, выплата материальной помощи государственным служащим прямо предусмотрена законом.

Такая выплата как материальная помощь имеет свои особенности. Статья 217 Налогового кодекс содержит основания, когда с нее не исчисляется налог на доходы. Во все остальных случаях материальная помощь выплачивается с учетом НДФЛ.

Содержание приказа о выплате материальной помощи

В отличие от , форма приказа о выплате материальной помощи Госкомстатом не утверждена. Конечно, эти формы вообще не являются обязательными. Но значительно упрощают работу кадровым сотрудникам. А приказ о выплате материальной помощи нужно «выдумывать» самому.

• укажите фирменное наименование работодателя, желательно, ИНН.
• название приказа — Приказ о выплате материальной помощи работнику
• укажите правовое основание выплаты. Это может быть локальный акт работодателя или трудовой договор.
• попросите работника подать заявление о выплате материальной помощи и приложить подтверждающий документ (свидетельство о рождении, о заключении брака, о смерти и т.п.
• распорядительная часть – начислить (размер), выплатить (срок), кто должен выплатить и за счет каких средств, контроль.

Приказ о выплате материальной помощи кадры доводят до сведения работника (под роспись) и всех лиц, которым работодатель дал поручение в связи с выплатой.

Работодатель вправе предусмотреть для своих работников выплату материальной помощи при наступлении определенных событий. Непосредственно при выплате данных денежных сумм должен оформляться соответствующий приказ.

Как оформить материальную помощь

Законодательство разрешает работодателю выплачивать материальную помощь своим сотрудникам при наличии на то финансовых возможностей. Это может производиться, к примеру, при наступлении у работника следующих событий:

• Смерть близкого родственника.
• Бракосочетание.
• Тяжелое материальное положение.
• Уход в отпуск и т.д.

Для того чтобы получить материальную помощь работник должен написать соответствующее заявление на имя руководителя и при необходимости приложить подтверждающие документы (свидетельство о рождении ребенка, свидетельство о браке и т.д.).

На основании данного заявления оформляется приказ о выплате материальной помощи. В приказе должно быть четко прописано, что это именно материальная помощь, а не премия или другой вид выплат.

Приказ о материальной помощи: образец в свободной форме

Для приказа об оказании материальной помощи образец не установлен на законодательном уровне, поэтому его можно издавать в свободной форме. В него нужно внести следующие обязательные реквизиты:

• Полное наименование организации.
• Наименование распорядительного документа.
• Дата и номер документа .
• Преамбула, в которой излагаются правовые основы предоставления материальной помощи.
• Текст приказа, в котором говорится о том, кто получает материальную помощь и указывается ее сумма.
• Дата и подпись руководителя.

Оригинал приказа на выдачу матпомощи относится к приказам по личному составу, он регистрируется в соответствующей книге и хранится в течение 75 лет , если издан до 2003 г., и 50 лет – если издан позднее. В бухгалтерию предоставляется его копия для начисления работнику необходимой суммы. Выплаченная материальная помощь не уменьшает налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Образец приказа о выплате материальной помощи работнику по форме Т-11

Некоторые предприятия используют для начисления материальной помощи унифицированные бланки приказов по форме Т-11 или Т-11а, несмотря на то, что в наименовании данного документа стоит словосочетание «О поощрении».

Особенно это актуально для тех, кто издает приказы в специализированных программах, которые имеют в своей базе только унифицированные бланки. В этом случае в соответствующей строке нужно указать, что это именно материальная помощь и причину ее оказания.

Приказ о выплате материальной помощи, изданный на унифицированном бланке, будет иметь ту же юридическую силу, что и обычный при соблюдении вышеуказанного условия. В противном случае, суммы, перечисленные работникам, придется оформлять в бухгалтерском учете , как премии, что может повлечь за собой определенные проблемы учета.

Приказ на материальную помощь издается на основании заявления работника. В нем обязательно нужно указать, что выплаченная сумма является материальной помощью, а не иным видом выплат. В этом случае она поможет снизить облагаемую базу по страховым взносам, и дает право работнику на стандартный налоговый вычет в размере 4000 рублей в год, а некоторые виды матпомощи вовсе

Частыми стали ситуации, когда работник определенной компании нуждается в средствах и просит их у работодателя. Это так называемая материальная помощь - выплата, облагаемая налогами и отчислениями.

Налоги исключаются в случае, если нужда в помощи возникла из-за оплаты медицинских услуг (в качестве доказательства необходим документ, подтверждающий предстоящие денежные расходы).

В каких случаях выдается?

Четкой трактовки закон РФ не дает, однако некоторые документы все же упоминают возможные причины выделения денег сотруднику:

• Необходимость в медицинской помощи по причине нанесения ущерба здоровью (не на предприятии).
• Терпение неожиданного материального краха или потеря значительной части средств.
• Подготовка к дорогостоящему событию (рождение ребенка/свадьба/похороны и т. д.).
• Улучшение условий проживания (приобретение жилья или реконструкция старого). При подаче заявления к предоставлению обязательны справки, подтверждающие постановку на учет в качестве человека, нуждающегося в обновлении жилья, а также квитанции оплаты всех расходов.
• Оздоровление за границей (в этой ситуации работодатель может как частично, так и полностью оплатить путевку).

Все нюансы данной выплаты подробно разобраны на следующем видео:

Размер материальной помощи

Сумма максимальной выплаты устанавливается непосредственно работодателем , из-за чего при её получении можно рассчитывать исключительно на понимание человеком вашей ситуации.

Но существуют интересные факты, которые нужно знать:

• Каждому родителю/усыновителю/опекуну установлена максимальная сумма, которая выплачивается на протяжении одного года после рождения за каждого ребенка - 50 000 рублей . Стоит отметить, что в данной ситуации не происходит обложения НДФЛ.
• 28 пункт 217 статьи НК РФ гласит, что НДФЛ не взимается при доходах, не превышающих 4000 руб. в налоговый период по нескольким основаниям (среди которых и мат. помощь).
• Помощь нецелевого типа. Ещё один путь поддержать работника. Как было сказано выше, чтобы сумма не попадала под НДФЛ, она не должна превышать 4000 рублей, но если оформить подарок с заключением договора дарения, то максимальная сумма станет 8000 рублей в год .
• Если было подано заявление на льготу, но не предоставлено подтверждение причин ее получения, проверяющие могут наложить штраф в 25% от неудержанной налоговой суммы.
• Целевая помощь идет без обложения НДФЛ, если компания оказала помощь как таковую (за собственный счет произвела ремонт, организовала торжество и т. д.).

Как правильно составить документ?

Сначала сотруднику следует написать заявление, где нужно указать основные аспекты и причины прошения материальной добавки. Также надо приложить документы, подтверждающие необходимость в этой выплате.

К примеру, если родился ребенок, то нужно предоставить копию свидетельства о рождении совместно с самим заявлением. В случае со стихийным бедствием приложите справку, выданную компетентными органами.

Осталось указать требуемые сведения, среди которых:

• Персональные данные работника.
• Объяснение причины оказания помощи.
• Ссылка на приложенный документ.
• Желаемая сумма и дата выплаты.

Если заявку одобрят, будет издан отдельный приказ, требующий выдать лицу определенную сумму денег. В нем указываются реквизиты предприятия, размер и дата выдачи средств, их источники, основание и данные работника, которому оказывается помощь.

Также указываются все приложенные сотрудником документы и может быть назначено ответственное за выдачу лицо (например, кассир или бухгалтер).

С документом работник обязан ознакомиться под роспись.

Решение о выдаче помощи принимает непосредственно руководитель предприятия. Это значит, что нуждающемуся в ней могут просто отказать. Поэтому, прежде чем написать заявление, не спешите, накопите бумаги и прочие доказательства, дабы убедить компанию выдать вам средства.