Как правильно заполнять трудовую книжку? Этапы заполнения трудовой книжки

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по .

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных ). Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку... Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных . Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

• наименование компании;
• число, месяц, год внесения записей;
• сам факт приема на работу;
• передвижения по должностям;
• переводы (на постоянной основе);
• совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
• причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д., при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных ). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2019)

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации ». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации ». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена . Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

• он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
• при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
• номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
• все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Каждый работник знает, что трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий его трудовой стаж и свидетельствующий о занятии определенным видом деятельности. Поэтому очевидно, что к оформлению и заполнению трудовой следует отнестись с особой внимательностью, ведь даже незначительные на первый взгляд ошибки и неточности могут привести к нежелательным последствиям в будущем.

К сожалению, не всегда работники отдела кадров или лица, уполномоченные заниматься такой деятельностью, знают все тонкости ведения этого документа. Поэтому данная статья, в которой мы подробно разберем требования к заполнению трудовой книжки и некоторые особенности этого документа, будет полезна как самим работникам, так и сотрудникам кадрового отдела.

Требования законодательства

Для начала следует отметить, что на данный момент на территории Российской Федерации существует 2 вида трудовых книжек в зависимости от периода их открытия. Первый вид – это трудовые советского образца , т.е. выданные работнику, который начинал свою деятельность до 2003 года, пока им на смену не пришли книжки второго вида. Трудовые образца 2003 года отличаются незначительно, главным образом внешним видом (меньший размер, иной цвет). И на данный момент всем гражданам, начинающим трудовую деятельность, выдаются книжки именно образца 2003 года.

Порядок заполнения трудовых урегулирован Постановлением правительства, которое устанавливает форму документа, правила его ведения и хранения, и специальной Инструкцией, утвержденной Министерством труда в 2003 году, которая подробно описывает, как именно следует заполнять трудовую и что делать в случае ошибочной записи. Помимо этого, статус трудовой книжки как основного документа работника, подтверждающего его специализацию и стаж, определен Трудовым кодексом.

Чтобы подчеркнуть всю серьезность документа, устанавливается административная ответственность за несоблюдение правил ведения и хранения трудовой книжки (Кодекс об административных правонарушениях).

Итак, мы разобрали, в каких НПА можно ознакомиться с требованиями законодательства к трудовым книжкам. Далее рассмотрим, какие правила установлены для заполнения трудовой.

Прежде всего, отметим, что ответственность за внесение информации и хранение трудовых книжек законодательно возлагается на работодателя или лицо, уполномоченное работодателем. Кто конкретно относится к таким лицам, мы разберем далее. При приеме на работу работодатель продолжает вести записи в уже существующей трудовой или, если работник впервые устраивается на работу, заводит новую книжку.

Установлен специальный срок, в который работодатель обязан сделать отметку в трудовой книжке новоприбывшего сотрудника. Согласно требованиям нормативных актов, трудовая книжка ведется на каждого сотрудника, который проработал больше пяти дней . Все записи делаются в течение недельного срока с момента совершения действия, требующего регистрации в трудовой книжке (прием на работу, перевод, награждение и т.д.), кроме записи об увольнении, которая делается непосредственно в день выхода приказа об увольнении.

Все записи в книжке делаются на русском языке. Исключение составляют республики, входящие в состав РФ, которые установили иной государственный язык. На территории таких республик работодатели могут выбрать язык, на котором вести записи (русский или государственном язык республики).

Для записей можно использовать перьевые, шариковые и гелевые ручки. Чернила могут быть синего, черного или фиолетового цвета, но желательно, чтобы они были водостойкими и не выцветали со временем.

Важно отметить, что в записях не допускаются какие-либо сокращения (например, ошибочно писать «пр.» вместо «приказ»), вся информация указывается полностью. Каждой записи присваивается порядковый номер. Особые требования есть и для записи дат: следует указать число и месяц (арабскими цифрами, по 2 знака, например, второе мая – 02.05), год (арабскими цифрами, 4 знака, т.е. нельзя написать 02.05.14, правильно – 02.05.2014).

Трудовая книжка содержит несколько разделов. Обратите внимание, что важно придерживаться правила записи сведений именно в том разделе, к которому они относятся. Если в данном разделе уже нет места для новой записи, не следует вносить ее в другой раздел. В данном случае в трудовую книжку необходимо вшить вкладыш.

Итак, давайте разберем, какие сведения требуют занесения в трудовую книжку. Прежде всего, это сведения о работнике. Разберем по строчкам:

1. ФИО . Требования к записи достаточно стандартны – она должна соответствовать тому, что написано в паспорте. Обратите внимание, даже если в паспорте написано с ошибкой и по правилам грамматики ваше имя или отчество пишется по-другому, не стоит в трудовой книжке писать правильно. Поэтому убедитесь, что лицо, заполняющее трудовую, не вносило никаких исправлений, и запись в книжке точно соответствует записи в паспорте.
2. Дата рождения . Требования к записи дат мы уже изложили выше.
3. Образование . Информация должна быть полной. Т.е., например, нельзя написать просто «высшее», правильно будет указать «полное высшее».
4. Профессия/специальность . Пишется в именительном падеже, в соответствии с данными, указанными в документе об образовании.
5. Дата заполнения трудовой . Требования те же.
6. Далее следуют подписи лица, заполнившего трудовую, и сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка.
7. В конце ставится печать .

Если при заполнении титульной страницы трудовой была допущена ошибка, она исправляется путем простого перечеркивания ошибочной записи и внесения верной информации. С обратной стороны обложки делается ссылка на документ, подтверждающий правильность данных. Ссылка удостоверяется печатью и подписью лица, сделавшего запись.

Кроме того, в трудовую вносятся сведения о выполняемой сотрудником работе (например, юрисконсульт, инженер, повар и т.д.), о переводе на другую работу на постоянной основе, награждении сотрудника за трудовые достижения (грамоты, звания, иные виды поощрения, кроме премий), а также об увольнении.

Отметим, что информация о взысканиях в трудовую книжку не вносится, кроме случаев, когда увольнение и есть дисциплинарное взыскание.

Все эти сведения должны вноситься только на основании и в точном соответствии с приказом или распоряжением работодателя. Эта информация вписывается в один большой раздел «Сведения о работе». Давайте разберем порядок его заполнения:

1. В первую очередь вписывается полное наименование работодателя. Эта запись не нумеруется. Действует общее правило, не допускающее каких-либо сокращений. Поэтому нельзя писать ООО «Заря» или ЗАО «Колос», следует полностью расшифровать организационно-правовую форму.
   Что делать в случае переименования предприятия? Такие сведение обязательно отражаются в трудовой. Делать запись следует так: в графе 3 без указания порядкового номера записи отмечается, что с определенного числа предприятие такое-то (полностью) переименовывается в … (полностью). В графе 4 указывается документ, являющийся основанием для переименования.
2. Дальнейшие записи ведутся под наименованием работодателя. Графа 1 содержит порядковый номер записи.
3. Графа 2 – дата. Правила внесения дат описаны выше.
4. Графа 3. Занимает основное место. Сюда непосредственно вносятся сведения о принятии на работу, увольнении, переводе и т.д. Важно! Рядом с такой записью должна быть подпись владельца трудовой, подтверждающая, что он ознакомлен с данной информацией.
5. Графа 4 – основания для записи. Тут указывается дата и номер приказа, распоряжения, протокола работодателя, на основании которого сделана запись в графу 3.

Если трудовая заполнена неправильно, нельзя просто зачеркнуть неверное. Исправление вносится по месту той работы, в записях о которой допущена ошибка, либо по новому месту работы при предъявлении доказательств (документов), подтверждающих необходимость исправления.

Как и для обычной записи, для исправления указывается дата и номер. В графе 3 «Сведения о работе» указывается, что запись № … недействительна. После чего без указания порядкового номера вносится дата той записи, которая сделана ошибочно, а в графе 3 – верная информация. Графа 4 должна содержать основания, согласно которым сделана такая запись. После этого указываются данные о том, кто внес исправления, дата, печать и запись «исправлено верно».

Подробнее о внесении записей в книжку можно посмотреть на видео:

Кто должен заполнять трудовую

Как уже было указано выше, вести трудовую книжку должен работодатель или уполномоченное им лицо. Давайте детальнее остановимся на вопросе, кто может быть таким лицом.

Работодатель может назначить ответственным за заполнение и хранение трудовых книжек только того сотрудника, который согласно трудовому договору или должностной инструкции обязан выполнять такую работу. Назначение происходит путем издания приказа. Только после этого указанное в изданном работодателем акте лицо может приступать к работе с трудовыми книжками.

Отметим, что такой приказ обязательно должен быть издан, т.к. на него обращают внимание инспектора по труду при проведении проверок, и при наличии нарушений правил ведения трудовых книжек должностные лица несут ответственность.

Но что делать небольшому предприятию, когда среди сотрудников нет лица, которое может быть уполномочено вести трудовые книжки? Тогда такой деятельностью должен заниматься непосредственно работодатель. Для этого он должен приказом принять на себя ответственность за трудовые книжки сотрудников, их ведение и хранение. Таким образом, работодатель (директор) будет уполномочен вносить записи во все трудовые книжки, в том числе и в свою.

Особенности заполнения дубликата книжки

Дубликат трудовой книжки выдается, если данный документ утерян (в т.ч. в случае массовой утери трудовых книжек сотрудников в результате чрезвычайных обстоятельств) или пришел в негодность (например, обгорел), а также в случае, когда записи про перевод или увольнение признаны недействительными, или когда сотрудник восстановлен на трудовом месте после вынесения оправдательного приговора судом по уголовному делу, в котором он выступал обвиняемым.

Куда обращаться за дубликатом? Чтобы получить дубликат, нужно подать письменное заявление работодателю по последнему месту работы. Исключение составляет случай, когда увольнение работника было признано незаконным в судебном порядке, но работник уже устроился на новую работу. Тогда дубликат выдает новый работодатель.

Дубликат трудовой книжки должен быть выдан не позднее, чем через 15 дней после обращения работника. На титульной странице трудовой делается запись «Дубликат» в правом верхнем углу.

При заполнении дубликата суммарно указывается общий стаж работы сотрудника (кол-во лет, месяцев и дней), без указания конкретных работодателей, должностей и периодов работы. Отметим, что при поступлении сотрудника на новую работу администрация должна содействовать получению этим сотрудником документов, подтверждающих его трудовой стаж, если это необходимо.

Как заполнить трудовую ИП?

Индивидуальный предприниматель (далее – ИП), как и любой работодатель, ведет трудовые книжки своих сотрудников. Однако стоит ли ему вести свою трудовую книжку? ИП сам является работодателем, т.е. он не может заключить трудовой договор сам с собой, а значит, не имеет права вносить записи в свою трудовую книжку . Этого не может делать и любое другое лицо, исключением может стать только случай, когда ИП устраивается куда-либо на работу.

Как же быть с трудовым стажем? ИП делают отчисления в пенсионный фонд и налоговую из своего заработка. Таким образом, им начисляется трудовой стаж и при отсутствии трудовой книжки.

Примеры записей в трудовую

Пример записи о принятии на работу:

1. Указывается наименование работодателя, как это было описано выше.
2. В графе 1 – порядковый номер записи.
3. Графа 2: дата внесения записи в соответствии с требованиями, описанными ранее.
4. Графа 3: «Принят(а) на должность юрисконсульта/бухгалтера/инженера/…»
5. Графа 4: «Приказ от 02.05.2014 № 1».

Пример записи о переводе:

1. Графа 3: «Переведен(а) на должность/в … отдел на должность главы юридического отдела/главного бухгалтера/…»

Пример записи об увольнении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Уволен(а) по (причина), пункт … части … статьи … ТК РФ»
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.
4. Ниже указывается, кто сделал запись, и ставится подпись этого лица и печать.

Пример записи о награждении:

1. Графа 1 и 2: аналогично записи о приеме.
2. Графа 3: «Награжден(а) грамотой/ценным подарком/орденом/… за (причина награждения)».
3. Графа 4: аналогично записи о приеме на работу.

Типичные ошибки при заполнении

Давайте рассмотрим типичные ошибки, которые допускает работодатель или уполномоченное им лицо при заполнении трудовых книжек сотрудников:

• Чаще всего бывает так, что работодатель допускает сокращения (в дате, в наименовании работодателя, в ФИО). Как мы уже выяснили, делать этого категорически нельзя, поэтому будьте внимательны, перепроверьте полноту внесения всей информации.
• Использование римских символов. Также уже было указано, что допустимы только арабские цифры.
• Исправление ошибок с помощью простого зачеркивания. Порядок осуществления исправлений мы разобрали выше.
• Несоответствие ФИО в трудовой тому, что указано в паспорте. Обязательно перепроверьте, чтобы эти сведения совпадали.
• Указание в графе «Профессия» на титульном листе должности, на которую принимается сотрудник, а не профессии согласно диплому.
• Отсутствие необходимых подписей и печатей.
• Несоблюдение сроков внесения информации в трудовую книжку. Сроки мы разобрали выше.
• Отсутствие ссылки на пункт, часть и номер статьи Трудового кодекса при внесении записи об увольнении сотрудника.
• Внесение в трудовую книжку записей о взыскании (кроме увольнения как дисциплинарного взыскания).
• Внесение записей о награждении в раздел «Сведения о работе». Для этой категории записей есть отдельный раздел «Сведения о награждениях».

В данной статье мы постарались собрать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе внесения данных в трудовую книжку. Надеемся, эта информация поможет вам облегчить свою работу и избежать неприятных последствий и ошибок в ведении этого важного документа.

Для каждого занятого трудовой деятельностью человека трудовая книжка служит документом первостепенной важности. Причем необходима она не только в процессе трудоустройства на различные места работы, но и для последующего оформления пенсии. Отсюда и требования к серьезному подходу к оформлению трудовой книжки .

Требования эти предусмотрены действующим трудовым законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ и постановлениями Правительства РФ №225 от 16.04.2003 и №69 от 10.10.2003. Правда, в перечисленных правовых актах есть немало противоречащих друг другу положений, которые могут в ряде случаев привести в замешательство лиц, ответственных за заполнение трудовых книжек . При возникновении таких спорных моментов при внесении записей в трудовую книжку необходимо руководствоваться главным образом положениями Трудового кодекса РФ, поскольку он имеет наибольшую юридическую силу. Мы же в данной статье постарались обобщить все рекомендации по оформлению трудовых книжек, что наверняка будет хорошим подспорьем кадровикам. Итак, начнем…

Правила заполнения трудовых книжек в 2017 году

Трудовая книжка подлежит оформлению на работника, осуществляющего трудовую деятельность, по основному месту работы сроком более 5-ти дней. При этом записи в книжку делаются как работающим на постоянной основе, так и сезонным, временным работникам, а также внештатным сотрудникам в случае, если по ним предусмотрено осуществление всех мер социального страхования. Если же человек является совместителем, то его трудовая книжка ведется по месту основной работы.

Записи в трудовой книжке оформляются без каких-либо сокращений. Им присваивается индивидуальный порядковый номер в каждом разделе. Даты записей указываются исключительно арабскими цифрами. Месяц и день в дате записи всегда указываются двумя цифрами (01,02,10,25), а год – четырьмя (например, 2017).

Когда человек трудоустраивается на новое место работы, представленная им трудовая книжка проверяется на подлинность, а именно проверяется соответствие паспортных данных, указываемых на первой странице книжки, наличие печати с первого места работы на титульном листе. Если указанная печать отсутствует, книжка признается недействительной, а работодатель оформляет новую. Также новая книжка заводится, если человек устраивается на работу в первый раз.

В случае наличия незакрытой последней записи о работе, когда отсутствует запись о его увольнении, делать запись в трудовой книжке о приеме на новое место запрещено. Также в трудовой книжке не делаются записи о дисциплинарных взысканиях в отношении ее владельца, а вот отметки, касающиеся установления непрерывного стажа, либо не зачете конкретных периодов времени в непрерывный стаж должны отражаться в установленном порядке.

Правила заполнения трудовых книжек: разделы

Трудовая книжка включает 3 раздела, касающиеся:

• Персональных сведений о работнике;
• Информации о местах его трудоустройства и занимаемых должностях;
• Сведений об имевших место в ходе трудовой деятельности награждениях.

В первом разделе трудовой книжки, расположенном на титульном листе, указывается ФИО работника, дата его рождения, образование и полученная специальность. Не забудьте, что никаких сокращений при заполнении трудовой книжки не делается. Также на титульном листе проставляется подпись самого работника, сотрудника отдела кадров, заполнившего трудовую книжку, ставится печать организации с гербом.

Следующий раздел трудовой книжки предназначен для внесения записей о приемах на работу, внутренних переводах, а также увольнении. В обязательном порядке при заполнении трудовой книжки указываются занимаемые человеком должности, а также полные наименования организаций-работодателей. Для подтверждения каждой записи указывается номер соответствующего приказа, штамп либо печать организации.

И, наконец, раздел, касающийся награждений. Здесь отражаются все награждения, а также поощрения, сделанные в отношении работника. Указываются даты награждений, их вид, документ, в соответствии с которым произведено награждение.

При полном использовании количества листов в конкретном разделе, в него оформляется специальный вкладыш. При этом в книжке делается отметка о выдаче вкладыша с указанием конкретной даты. Эта запись делается в виде штампа на титульном листе или его развороте. В данном случае сделать запись от руки о выдаче вкладыша нельзя. Вкладыш вшивается в книжку и без нее считается недействительным, а нумерация страниц в нем продолжает нумерацию в самой книжке. На титульной странице вкладыша должна стоять печать работодателя.

Как делаются записи в трудовую книжку

С учетом вышеописанного содержания разделов делаются и соответствующие записи в трудовую книжку . Титульная часть оформляется при трудоустройстве на первом месте работы, а также в случае выявления недостоверной информации в имеющейся трудовой, что делает ее недействительной.

Что касается заполнения раздела, касающегося сведений о местах работы, то здесь есть свои правила заполнения трудовых книжек . При занесении первой записи на новом месте проставляется штамп организации, содержащий все необходимые реквизиты. Если штампа нет, то название организации пишется от руки.

графа 1 «Порядковый номер»

указывается порядковый номер записи. Использовать можно только арабские цифры;

графа 2 «Дата»

Дата приема на работу, либо внутреннего перевода, либо увольнения. Опять же используются исключительно арабские цифры;

графа 3 «Сведения о приеме (переводе, увольнении) на работу, переименовании предприятия, отдела»

указанная информация заполняется без сокращений со ссылкой на статьи правовых актов. К примеру, «уволен по соглашению сторон в соответствии с пунктом 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». При условии занесения записи об увольнении должна обязательно ставиться подпись владельца книжки;

графа 4 «Основание для совершения записи»

В качестве оснований для внесения записей в трудовую книжку могут выступать приказы, протоколы, решения общего собрания. Вместе с наименованием документа в обязательном порядке указываются его номер и дата составления.

В отношении заполнения раздела о награждениях распространяются аналогичные требования к указанию информации по графам. Важно учитываться, что в данном разделе отражаются сведения о присвоении почетных званий, награждении гос.наградами, почетными грамотами, дипломами, нагрудными знаками. А вот сведения о вручении денежных премий и ценных подарков здесь не указываются.

Нужны ли записи в трудовой книжке о совместительстве?

Как уже было отмечено выше, заполнение трудовой книжки должно осуществляться по основному месту работы. Вносить записи о работе по совместительству действующее законодательство не требует, делать это можно лишь при желании самого владельца книжки. Соответствующая запись в трудовой книжке также оформляется в отделе кадров по основному месту работы на основании представленных работником документов с места работы, где он числится совместителем.

В случае, если совместительство осуществляется внутри одного предприятия, то для осуществления необходимых записей в трудовой книжке используются внутренние документы. Аналогично делается и запись об увольнении с места работы по совместительству.

Что делать, если при заполнении трудовой книжки требуется что-то исправить?

Случается, что в процессе заполнения трудовой книжки необходимо вносить исправления в данные, указанные на титульном листе. К примеру, по причине замужества изменилась фамилия. При этом указанная ранее информация зачеркивается аккуратно одной чертой, а рядом делается новая запись с указанием документа, послужившего для нее основанием. Эта ссылка проставляется на внутренней стороне обложки книжки, далее внесший запись сотрудник отдела кадров ставит свою подпись и печать организации.

Если же исправления нужно внести по причине допущенной ранее ошибки, например, неверно указано имя или дата рождения работника, то запись признается недействительной, а вместо нее делается правильная. Опять же не забудьте про подпись сотрудника, ее сделавшего, и печать организации.

При наличии испорченных бланков трудовых книжек, а также устаревших работодатель должен принять меры по их уничтожению. Делается это в строгом соответствии с правилами работы с бланками, подлежащими строгому учету. При этом создается специальная комиссия, проводится уничтожение с оформлением соответствующего акта. В нем должна быть указана причина уничтожения, перечислены номера книжек.

Есть нюансы

Довольно часто кадровые работники задумываются над тем, как в трудовой книжке указать данные о не включении какого-то определенного срока в непрерывный трудовой стаж. К примеру, при осуществлении исправительных работ.

При заполнении трудовой книжки в данном случае нужно сделать запись следующего содержания «Время работы с (дата) по (дата) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж» . Не забудьте данной записи присвоить порядковый номер, указать ее основание и дату.

В случае, когда во время работы сотрудника у конкретного работодателя происходит смена названия организации, то соответствующая запись в трудовую книжку делается в обязательном порядке. Это крайне важно, поскольку параллельно меняется печать организации, а значит, при увольнении сотрудника могут возникнуть проблемы с внесением записи от лица переименованного работодателя. Аналогичное требование распространяется и на случаи, когда изменяется название должности сотрудника.

Разбираем образец трудовой книжки и правила заполнения документа в различных ситуациях. В статье вы найдете пошаговые инструкции по заполнению трудовых книжек сотрудников в разных случаях: при приеме на работу, совместительстве и увольнении.

Из статьи вы узнаете:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Прием на работу: кто заполняет трудовую книжку

Трудовая книжка - основной документ о рабочей деятельности и стаже сотрудника (ч. 1 ст. 66 ТК). Форму и правила заполнения трудовых книжек смотрите в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225. По закону компания-работодатель обязана вести документ на каждого работника, который проработал в ней больше пяти дней (ч. 3 ст. 66 ТК).

По правилам заполнения трудовой книжки вести ее должны работодатели-компании и работодатели-предприниматели. У работодателей-физлиц, которые не признаются предпринимателями, нет права делать пометки в книжках работников.

Скачайте документы по теме:

При трудоустройстве сотрудник должен принести ряд документов, в том числе о своей рабочей деятельности и стаже (абз. 3 ч. 1 ст. 65 ТК). Проверьте серию и год выпуска трудовой книжки . Образцы серий бланков, которые выпускались в России и СССР с 1974 года, смотрите ниже. Они не утратили силу, заменять их новыми не надо.

Сейчас компании используют бланки, которые введены с 2004 года. Книжка нового образца утверждена приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н. Рассмотрим, как ее заполнять в разных случаях. Для каждого случая смотрите образец заполнения трудовой книжки нового образца.

Новая трудовая книжка в 2017 году: кому и когда оформить

При заключении договора вам надо оформить и заполнить трудовую книжку (образец ниже) сотруднику, который:

• начинает работать впервые (ч. 4 ст. 65 ТК);
• предъявил документ иностранного образца;
• повредил или утратил документ (ч. 5 ст. 65 ТК).

Прием на работу: как правильно заполнить трудовую книжку

Запись о приеме сотрудника сделайте в разделе «Сведения о работе». Образец заполнения трудовой книжки при приеме на работу смотрите ниже. В графу 3 впишите полное и сокращенное название компании (п. 3.1 Инструкции). Например, «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») .

Задайте свой вопрос экспертам

При приеме на работу директора графу 3 в разделе «Сведения о работе» надо заполнять иначе в его трудовой книжке. Образец заполнения приема на работу директора смотрите ниже. Напишите так: «Назначен на должность директора ». В графе 4 укажите реквизиты документа, например, протокола общего собрания участников.

Сотрудники-совместители: как заполнять трудовую книжку

Совместителям записи о такой работе вносите по их желанию. Внести запись может только работодатель по основному месту работы. Если работник принес подтверждающий совместительство документ, сделайте запись в его трудовой книжке. Образец заполнения трудовой книжки внешнего совместителя смотрите ниже.

Запись о том, что сотрудника перевели на другую постоянную работу, внесите на основании приказа директора. Причем в течение недели. Запись должна точно повторять формулировку приказа (п. 10 Правил). Например, работник трудился помощником бухгалтера, его перевели на должность младшего бухгалтера.

Образец заполнения трудовой книжки в связи с изменением названия должности сотрудника смотрите ниже.

Награждение

Внесите в документ запись о награждении, если работника наградили или поощрили. Например, премировали за продолжительный стаж. Запись сделайте в разделе «Сведения о награждении» трудовой книжки. Образец заполнения трудовой книжки в связи с премированием смотрите ниже.

В графе 3 укажите полное и сокращенное наименование компании. В строке ниже в графу 1 впишите порядковый номер записи. В графу 2 - дату, когда наградили сотрудника. В графе 3 отразите кто, за что и чем наградил сотрудника. В графу 4 внесите реквизиты приказа о награждении как на образце трудовой книжки ниже (п. 10 Правил).

Практическая ситуация

Что писать в трудовой книжке лучшему работнику месяца

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала «

Отвечает Елена ВАВИЛОВА,
начальник отдела кадрового администрирования ООО «Миле СНГ» (Москва)

Компания выплатила сотрудникам ежегодную годовую премию и присвоила звание «Лучший работник месяца». Нужно ли вносить сведения об этом в трудовые книжки? На примерах разберем, как поступить кадровику и не допустить ошибок.

Помимо сведений о работе, в трудовую книжку работодатель обязан вносить информацию о награждениях за успехи в труде ( ). Инспектор ГИТ вправе проверить раздел «Сведения о награждениях» трудовой книжки, поэтому заполнять его нужно верно…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Расторжение договора: как правильно заполнить трудовую книжку при увольнении

При прекращении договора с сотрудником сделайте в его документе запись об увольнении в разделе «Сведения о работе». В графе 1 поставьте порядковый номер записи. В графе 2 - дату увольнения (п. 5.1 Инструкции). Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по собственному желанию смотрите ниже.

Узнайте подробнее, из-за каких обвинят в проблемах с пенсией работника.

Общие правила заполнения
Заполняйте документ	Перьевой, гелевой или шариковой ручкой
Используйте ручку с чернилами	Свето- и водостойкими, черного, синего или фиолетового цвета
Если в ручке закончились чернила	Закончите запись другой ручкой с чернилами того же типа и цвета
Даты вписывайте	Арабскими цифрами
Не сокращайте записи	Не пишите «пр.» вместо «приказ»
Не зачеркивайте записи в разделах	«Сведения о работе» и «Сведения о награждении»
Можно изменять записи	О фамилии, имени, отчестве и дате рождения сотрудника.
В записи об увольнении указывайте	Номера пунктов, частей и статей ТК цифрами или прописью
Если в компании нет кадровой службы, записи заверяет
Если компания использует печать, заверьте печатью	Записи на титульном листе, записи об увольнении и награждении
Новые правила заполнения трудовых книжек 2017
Если компания не применяет печать, записи заверяет	Директор или назначенный им сотрудник

Разработаны нормативные требования и понятия, на которые приходится опираться каждому работодателю. ТК имеет юридическую силу при условии соответствия обозначенным требованиям. Основные резолюции определены в гл. 10 и 11 ТК РФ, а ст.66 определяет основы трудовой.

Важными являются Правила и Инструкции, которые определяют требования к ведению и хранению книжек, а также буквальные стандарты заполнения и внесения в них записей.

Образец заполнения трудовой книжки на прием на работу:

Если молодой специалист устраивается после учёбы в вузе или по окончании колледжа, техникума – запись осуществляется при предъявлении диплома таким же образом.

Для непосредственного включения сведений о работе, нужно выстроить следующую правовую цепочку:

1. Трудоустраивающийся пишет заявление работодателю, которое он подписывает.
2. На основе подписанного заявления составляется приказ.
3. На основании приказа делается запись в трудовой.

Обозначенные сведения поочерёдно вписываются в четыре колонки, каждая из которых составляет самостоятельную группу данных. Вносимые сведения не должны ничем различаться при первичном приёме на работу и для лиц, работавших ранее. Первичность записи констатирует лишь порядковый номер внесения сведений.

Заполнение трудовой книжки при приеме на работу — образец:

При приёме на работу название организации вписывается до внесения записи о приёме, печать не ставится. Отсутствие печати на сведениях о приёме продиктовано опорой на положения Инструкции (№ 69), обозначенные в пункте 3.1.

1. В первой колонке впишите порядковый номер записи. Тщательно проконтролируйте, чтобы он продолжал нумерацию, отталкиваясь от предыдущей записи.
2. Во второй – впишите дату.
3. Третья графа содержит основную базовую запись. Здесь внесите сведения о том, куда (в которое из подразделений предприятия) оформлен прибывший, с наименованием должности. Запись вносится лаконично и чётко, используя формулировку, принятую в Инструкции (п.3.1). Должность должна строго совпадать с официальным наименованием.
4. В последней, четвёртой колонке вносится наименование документа «приказ» и его исходящие данные: номер и дата выхода. Этим приказом лицо трудоустроилось на постулируемую записью должность.

Что делать в случае переименования организации, читайте .

Имейте в виду, что вписана должна быть дата приёма на работу , то есть – указывайте день, в который работник приступит к своим обязанностям на основании приказа. Не перепутайте его с днём внесения записи в книжку.


Дата внесения записи в книжку будет указываться на титульном листе, если трудовая заводится впервые, но в сведениях о работе – исключительно день выхода (приложение 3 Правил).

Дата приёма на работу, указанная во второй графе трудовой всегда совпадает с информацией на этот счёт:

• в приказе,
• в трудовом договоре.

Малейшее расхождение на этот счёт может стать проблемой как для владельца трудовой, так и для лица, допустившего ошибку. Тем не менее, допущенную ошибку необходимо исправить немедленно. При этом ни в коем случае не зачёркивайте ошибочную запись и не исправляйте дату другим образом, это – грубое правонарушение. Поступайте следующим образом:

1. Поставьте следующий порядковый номер.
2. Укажите, что запись за соответствующим номером недействительна и здесь же, под этим же номером впишите правильные сведения.

Например:

• «Запись за номером 45 недействительна
• Принята на должность повара 3 разряда с 11.11.2011 г.».
• Внесите приказ о правильной записи.

Обратите внимание на важнейшие нюансы:

1. Наименование организации вписывается до внесения порядкового номера и даты, то есть, запись заканчивается строчкой выше, чем вносятся основные сведения.
2. В нумерации перед текущим числом порядкового номера не ставится «0».
3. Все сведения и формулировки должны совпадать с данными из приказа, которым лицо принимается на работу. Но в трудовой они имеют более сжатый характер изложения (пункт 10 Правил).
4. При внесении записи в книжку, не ставятся знаки препинания: точки и запятые.
5. В ТК не вносятся непредусмотренные Инструкцией сведения.
6. При записи используются только арабские цифры.

Сменная работа

При работе посменно или вахтовым методом, а также в других случаях, первый рабочий день сотрудника может наступить в выходной день уполномоченного за оформление трудовых лица. Этот момент не должен вас беспокоить. В соответствии с положением, внесение записи в трудовую может осуществиться в течение недели, но не позднее.

Так что в этом случае не торопитесь вносить запись заранее, лучше оформить всё в спокойной обстановке после выходного дня, а работник в это время зарекомендует себя на рабочем месте.

По положению, проработавшему менее 5 дней работнику не обязательно вносить запись в трудовую.

Если ваш новый работник после внесения записи и оформления на работу так и не явился на рабочее место – и договор, и внесённые сведения можно аннулировать. Для того чтобы аннулирование имело статус правового прецедента, нужно собрать подтверждающие этот факт документы, в роли которых могут выступить:

• акт об отсутствии на рабочем месте;
• докладная записка руководителя подразделения.

Аннулировать приём на работу можно отдельным приказом, в срок до 5 рабочих дней со дня приёма на работу недобросовестного труженика. В этом случае:

1. В первой колонке ставится новый порядковый номер, например 7.
2. Во второй колонке ставится дата, которая соответствует дате в приказе об аннулировании трудового договора. Она совпадает с первым планируемым, но не состоявшимся днём выхода.
3. В следующей колонке прописываете: «запись за номером 6 считать недействительной в связи с аннулированием трудового договора».
4. В последнюю колонку внесите исходящие данные приказа, которым аннулирован трудовой договор.

В какой срок вносится запись в трудовую книжку о приеме на работу? В соответствии с п.10 Правил, сведения о работе в ТК вносятся не позднее 7 дней от даты приёма на работу. При этом дата на титульном листе книжки может быть более поздней, чем в сведениях о работе. Это нормально, пусть вас не смущает данное разногласие. Если лицо трудоустроено впервые, то на основании п.8 Правил, сведения внесите в его присутствии.

Некоторыми особенностями обладает внесённая запись в ТК, если приём осуществляется в порядке перевода . При приёме на работу, перед данными, которые внесли вы, должна стоять точная запись об увольнении со ссылкой на перевод в вашу организацию.

Эти записи вносятся на основании заявлений, которые регистрируются работодателями, один из которых увольняет сотрудника, а другой – принимает его.

На основе заявлений составляются приказы, где фигурируют факты увольнения и приёма на работу в порядке перевода. На их основании вносится запись:

1. Название вашей компании.
2. Порядковый номер записи, следующий за предыдущим.
3. Дата приёма на работу, которая совпадает с датой увольнения с предшествующего места работы с разницей в 1 день, кроме случаев выходного дня, которые могут определить разницу в 2-3 дня.
4. Сведения о приёме на работу, с указанием, что приём осуществляется в порядке перевода из организации (предприятия), наименование которого должно быть полностью внесено. Здесь же указывается должность, разряд и другие необходимые данные.
5. Ссылка на приказ, принимающий на работу в порядке перевода.

Имейте в виду, что ни в коем случае нельзя вносить в трудовую запись о приёме, если отсутствует запись об увольнении. Если организация, в которой работал субъект, развалилась, без внесения соответствующих записей, он имеет возможность восстановить правовое содержание ТК путём проведения процедур признания права на внесение записи, но это не входит в компетенцию работодателя.

Заключение

Оформление ТК – ответственная работа, которая опирается на многообразные нюансы. Работодатель и уполномоченное лицо обязано их знать в достаточной степени, чтобы не испортить трудовую карьеру работнику, а самому не попасть в круговорот судебных тяжб.

Допущенных ошибок нужно избегать всеми доступными способами. А в случае их возникновения – необходимо исправлять их всеми дозволенными способами, не оставляя за собой неразрешённых ситуаций.

Имейте в виду, что запись в ТК будет сопровождаться вашей подписью, что не снимет с вас ответственности на протяжении всей трудовой деятельности работника.