Как правильно составлять приказы. Приказы: основные виды и особенности оформления. Правильное заполнение унифицированной формы Т1

Новая страница 1

Бланки и реквизиты

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями подразделений с привлечением специалистов; в отдельных случаях, когда речь идет о решении сложных, комплексных вопросов, для подготовки приказа руководителем организации может создаваться комиссия из представителей нескольких подразделений.

Приказы оформляются на специальном бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются:

наименование организации;

название вида документа (ПРИКАЗ);

дата издания;

регистрационный номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.

Оформление основной части приказа

Подготовка приказа основывается на детальном и всестороннем изучении вопроса, поскольку содержащиеся в приказах поручения должны быть конкретными и реальными, они должны быть обеспечены достаточными материально-техническими и финансовыми средствами, чтобы исключить в дальнейшем необходимость корректировать или отменять принятые решения в связи с их неполнотой или недоработкой.

Заголовок к приказу должен формулироваться четко и по возможности кратко, выражая основное содержание документа.

· Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, отделяемых друг от друга словом «приказываю». В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий.

Констатирующая часть может отсутствовать, если действия распорядительной части не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть приказа отделяется от распорядительной словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое может печататься прописными буквами без разрядки с новой строки с абзацем или строчными буквами в разрядку с новой строки без абзаца (п р и к а з ы в а ю), как это установлено в федеральных органах исполнительной власти . Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие и, реже, называются его исполнители.

Если в распорядительной части приказа содержатся конкретные задания, необходимо указывать:

· наименование исполнителя или исполнителей (должность, инициалы, фамилия или наименование организации или подразделения);

· поручение;

· срок выполнения поручения.

Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается, если действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа.

Исполнителем в приказе может быть одно или несколько подразделений организации, подведомственных организаций, должностных лиц. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Исполнитель, названный первым, является ответственным исполнителем поручения.

При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке поручения на задания каждое из них оформляется отдельным подпунктом. Пункт или подпункт приказа должен содержать только одно задание с одним сроком исполнения, поскольку контроль исполнения приказов ведется по каждому поручению отдельно.

Последний пункт приказа – пункт о контроле , в нем указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

Пункты и подпункты распорядительной части приказа нумеруются арабскими цифрами.

Оформление приложений к приказу

При большом объеме текста в самом приказе излагают лишь основные вопросы, а остальной текст выносится в приложения к приказу.В виде приложений могут оформляться графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы – положения, инструкции, правила, регламенты, утверждаемые приказом, и др. В тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части необходимо давать ссылки на приложения:

…(приложение) – если приложение одно;

... (приложение 1) ... (приложение 2) – если приложений несколько.

На документе, являющемся приложением, в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» с указанием, к какому приказу или пункту приказа оно относится.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: ... (приложение) , а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Отметку о приложении можно оформлять центрованным способом или выравнивать строки по левому краю.

Визирование и подпись

До представления на подпись приказ визируется всеми заинтересованными должностными лицами, юристом и заместителями руководителя организации. Если у работника, визирующего приказ, имеются возражения, дополнения, они излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа, а виза дополняется фразой «Имеются замечания» или «Замечания прилагаются». Замечания редакционного характера можно вносить непосредственно в представленный проект документа.

Если при согласовании были высказаны существенные замечания и дополнения, приказ дорабатывается исполнителем и проводится его повторное согласование. Если при согласовании вносятся редакционные уточнения, не изменяющие сути документа, повторное согласование не требуется.

После окончательного оформления приказа до его представления на подпись руководителю приказ должен быть завизирован всеми заинтересованными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приказа или на отдельном листе согласования, который прикладывается к приказу, составляя его неотъемлемую часть. Виза включает: должность работника, его подпись, инициалы, фамилию и дату.

Под визами проставляется отметка об исполнителе, состоящая из фамилии исполнителя (составителя проекта) и номера его служебного телефона. На оборотной стороне приказа, в нижней части листа, может оформляться отметка о рассылке приказа с указанием структурных подразделений или их руководителей. Сведения о рассылке приказа могут оформляться на отдельном листе – списке (указателе, листе) рассылки.

ЕслиПодписываются приказы руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подписывается только один экземпляр приказа (за исключением совместных приказов). Подпись руководителя на приказе печатью не заверяется.

Первый экземпляр приказа после регистрации подшивается в дело с приказами по основной деятельности организации. Регистрироваться приказы должны в день их подписания, в противном случае у исполнителей могут возникнуть проблемы с исполнением приказа, особенно если срок исполнения небольшой.

После подписания и регистрации с приказа снимаются копии и рассылаются всем исполнителям. Для рассылки приказов может использоваться электронная почта. Если копии приказа выдаются для представления в другие организации, они заверяются с помощью реквизита «Отметка о заверении копии».

Приказ - это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

• создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
• образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
• утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
• координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
• утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

• обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
• обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
• формирование и осуществление научно-технической политики;
• обеспечение выпуска качественной продукции;
• подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
• решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

• обеспечение отбора и приема на работу персонала;
• создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
• оформление перевода на другую работу;
• оформление командированных работников;
• оформление поощрений работников и наложения взысканий;
• оформление высвобождения (увольнения) работников;
• решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием "стандартных" словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа "обратить внимание", "усилить контроль" и т. п.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами. Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

День и месяц указывают двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, а год – четырьмя арабскими цифрами (например, «14.02.2015»), дату также можно оформить словесно-цифровым способом (например, «14 февраля 2015 г.») Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003 Место составления Указывают с учетом принятого в России административно-территориального деления и общепринятых сокращений (например, г. Ржев, Тверская обл.) Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 Описание события Оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы. Указывают причины, основания, цели составления документа (констатирующая часть), выводы и решения (распорядительная часть). Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной. Излагают от первого лица единственного числа Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г.

Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, — приказываю:…

В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация — пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем.

Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения.В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом: В связи с пожаром 27 августа 2009 г.

Как правильно оформить приказ

• Темы:
• Кадровое делопроизводство
• Приказы

Вопрос Обязательные ли слова в приказе и в распоряжении: приказываю, обязываю? Или их можно пропустить? Об участии в конкурсе по разработке логотипа ООО «………».????????????Объявляется конкурс идей на создание изобразительного обозначения (логотип) организации ООО «……..». где вопросы можно оставить без приказываю или обязываю? так? Ответ Ответ на вопрос: Приказы организации подразделяются на приказы: — по личному составу; — оп основной деятельности. При этом унифицированные формы приказов по основной деятельности не утверждены.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Можно назвать ответственного за исполнение распоряжения в последнем пункте. В заключение ставится подпись руководителя: название должности, подпись, расшифровка подписи.

У нас можно скачать:

• Образец приказа о временном исполнении обязанностей директора
• Образец приказа об изменении приказа об утверждении любого документа
• Образец приказа об отмене приказа
• Образец приказа о создании комиссии
• Пример приказа о проведении инвентаризации
• Приказ о расследовании несчастного случая

6 В приказе не пишут слова «Довести до сведения …». Приказ сопровождает лист рассылки, в нем в произвольной форме излагается суть приказа и перечисляются лица, которые должны быть с ним ознакомлены.
Приказ - это не тайный документ для хранения в сейфе.

Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем.Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например: ПРИКАЗЫВАЮ:3.

Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.Срок исполнения — 01.09.2010. Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле.

В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты).

Ошибка

Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов «Российская Федерация» в виде «РФ» не существует.

Слова «Российская Федерация» употребляются в виде полного наименования или сокращенного — «Россия», которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом: В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г.

Типичные ошибки при составлении приказов, варианты исправления

Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: «Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.». В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа.

Указание в формулировке решения — «…на 2010 г» — означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: «Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010». Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом: ПРИКАЗЫВАЮ:1.

Об оформлении и согласовании проектов приказов

Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.Преамбула (констатирующая часть) приказа организации «О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда»В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, -приказываю:… В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации.
При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Внимание

В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом: В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю…

Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово «приказываю» печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом.

Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России Обязательные реквизиты документов Популярные вопросы Реквизит Пояснение Основание Государственный герб РФ (субъекта РФ) Изображают на приказах органов власти и управления, а также организаций в их подчинении Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункты 3.1 и 3.2 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) Эмблема (товарный знак или знак обслуживания) Отражают на бланках, если это закреплено уставом или положением об организации Статья 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункт 3.3 ГОСТ Р 6.30-2003 Наименование организации Указывают полное и при наличии – сокращенное.

Обязательно ли в приказе писать основание

В общем случае приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если они созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет. При этом приказы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.

Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Кадровые работники ежедневно сталкиваются с необходимостью оформлять приказы по основной деятельности (командировка, предоставление отпуска, поощрение или взыскание) и других ситуациях, затрагивающих интересы работников, например, временный перевод в связи по медицинским показаниям.

* Организация делопроизводства. Виды документов
* Нормативные документы по делопроизводству
* Примерный состав документов кадровой службы
* Приказы по личному составу
* Основания к приказам по л/с – докладная и объяснительная записки, представления, протокол, акты
Приказы по основной деятельности, имеющие произвольную форму
Нормативная база
Типичные ошибки в приказах
Варианты приказов об отмене ранее изданных приказов
* Документы воинского учета
* Документы для Пенсионного фонда
* Извещения, уведомления, направления, справки
* Образцы приказов, оформляемых кадровой службой, на все иные случаи жизни
* Сэкономить время при создании документа

Типичные ошибки в приказах

Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся при подготовке и оформлении приказов по основной деятельности. Квалифицируя то или иное явление как ошибку, будем опираться на положения Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Преамбула (констатирующая часть) приказа организации "О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда"

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, -приказываю :...

В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов "Российская Федерация" в виде "РФ" не существует. Слова "Российская Федерация" употребляются в виде полного наименования или сокращенного - "Россия", которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений", - приказываю :...

Преамбула в приказе "О мерах по обеспечению противопожарной безопасности".

27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, - приказываю :...

В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения.
В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:

В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения, - приказываю :...

В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем:
1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ;
2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели).
Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа.
Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

Преамбула в приказе акционерного общества "О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества" .

В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю ...

В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом:

В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю ...

Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом "приказываю", которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово "приказываю" печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:

В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 "О планировании работы общества", -
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2).
2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М.
Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: "утвердить..." "создать..." "ликвидировать..." "образовать..." и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.

Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания .

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание.
2....
Приложение: штатное расписание - 3 листа.

В чем ошибка? В этом примере имеются ошибки. Неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: "Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.". В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения - "...на 2010 г" - означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: "Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010".
Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом:

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение).
2....

Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято.
Приказ - распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, пронести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда .

П Р И К А З Ы В А Ю:
1. . . .
2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда:
2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости.
2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются:
- анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала;
- соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями.

В чем ошибка? В приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе:

"проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые - по мере необходимости" ;

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда.

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации.

В чем ошибка? пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом:
3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)...
В приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий.
Например:

1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников.

Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например :

1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до (конкретная дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда.

Поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе:
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
В чем ошибка? Отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем.
Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например :

ПРИКАЗЫВАЮ:
3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой.
Срок исполнения - 01.09.2010.

Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты) . Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.
Кроме того, если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункты), то один из пунктов распорядительной части содержания приказа (обычно предпоследний) – должен включать соответствующую формулировку, в том числе ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Например, «Признать утратившим силу приказ по кадрам от 00.00.0000 № 000».
Не рекомендуется включать в распорядительную часть документа пункт, определяющий порядок доведения приказа (распоряжения) до сведения тех или иных лиц. Для этой цели предпочтительнее использовать список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Обычно канцелярия (секретарь) или кадровая служба организует ознакомление сотрудников с его содержанием.
Перейти далее "Примеры приказов об отмене ранее изданных приказов"

Все кадровики понимают важность этого документа. Этот документ необходимо оформить по всем правилам. Как оформить (составить) приказ о приеме на работу?

В момент его оформления необходимо указать наименование структурного подразделения, должности работника, испытательный срок, условия трудоустройства и характер работы, которой предстоит заниматься работнику.

(Тут необходимо указать, если работник трудоустраивается по совместительству, если это перевод из другой организации, если работник является заместителем отсутствующего в компании человека, если он занимается определенной работой).

В случае заключения договора на неопределенный срок, в реквизитах «дата» (Т1) или «Период работы» (Т1а) графа «по» заполняться не должна.

Когда приказ подписан руководителем, он объявляется принятому работнику. Работник должен своей подписью заверить, что он ознакомился с приказом.

Отсутствие прописки в необходимо регионе стать препятствием в трудоустройстве. На основании статьи 64 ТК РФ не обязательно предъявлять документы, которые подтверждают прописку по месту пребывания.

Отказ в трудоустройстве на основании отсутствия таких документов считается незаконным. Но все же, получить регистрацию — это ответственность гражданина. Несоблюдение этой ответственности может повлечь за собой то, что человеку будет выписан штраф. Сумма штрафа не может превышать 2500 рублей.

Понятие

Это документ, на основании которого заносятся данные в трудовую книжку, личное дело работника, открывается лицевой счет и присваивается табельный номер. Его издают, когда руководитель решает принять в штат нового работника.

Существует 2 формы этого приказа.

1. Форма приказа Т1. Такая форма используется в случае приема на работу одного сотрудника.
2. Форма Т1а. Эта форма приказа используется, если организация принимает на работу нескольких работников.

Правильное заполнение унифицированной формы Т1

Этот документ обычно составляет сотрудник отдела кадров предприятия.

Затем его подписывает руководитель организации.

Как заполнить приказ о приеме на работу, что бы все было верно?

Наименование организации . Тут указывается полное название организации. Нельзя его сокращать.

Должность. В этой графе следует указать должность работника. Должность также нельзя сокращать.

Дата прекращения трудового договора. Если работник трудоустраивается, как временный, например, замещает отсутствующего работника, то указывается дата, когда трудовой договор будет прекращен.

Индивидуальный номер рабочего (откуда берется этот номер?) . Этот документ выдает налоговая инспекция по обращению гражданина. ИНН гражданин должен получить до трудоустройства и предоставить в отделе кадров.

ФИО рабочего. Эти данные также необходимо заполнить в приказе. ФИО заполняются полностью, без сокращений. Если гражданин является иностранцем, у него может не быть отчества. В таком случае отчество записывать в приказ нет необходимости.

Подразделение. Здесь делается запись о том, в какое подразделение принимается работник.

Испытательный срок, его условия и порядок прохождения. Для различных должностей устанавливаются различные условия. Не всем новым работникам может быть установлен испытательный срок. Кому он не устанавливается? Об этом подробно расписано в ст 70 ТКРФ .

В этой графе надо подробно расписать информацию, на какой именно срок устанавливается испытание, какая зарплата будет на испытательном сроке, какие условия его прохождения работником.

Условия приема на работу. Что писать в приказе? Необходимо уточнить условия, на которых работник принимается на эту должность (Совмещение, временная работа, постоянная работа, работа в качестве заместителя временно отсутствующего работника). Такие условия зависят от того, что в этот момент нужно работодателю- найти постоянного работника или заместителя? Эта графа заполняется, если характер работ несколько отличается от стандартного. К примеру, сотрудник принят по совместительству, внешнему или внутреннему. Если все стандартно, то указывают, что работника принимают на обычных условиях.

Характер работ. ТК РФ указывает, что характер работы может быть следующим:

• подвижной характер работы;
• разъездной характер работы;
• работа в пути.

Разъездная работа означает, что работник перемещается по одному или нескольким населенным пунктам. В этом случае у работника не будет стационарного места работы. Например, именно такой характер работы будет указан в приказе у курьера, водителя или почтальона.

Если это работа в пути, это значит, что человек не может ежедневно возвращаться к себе домой. Такая работа, например, будет у проводника или экспедитора. Им не оформляют командировки, но, тем не менее, они могут не появляться дома от суток до нескольких недель.

Подвижный характер работ. В таком случае рабочее место сменяется очень часто. Например, строитель, охранник или лесозаготовитель.

Оплата труда (фиксированная оплата и почасовая оплата — рассмотреть два случая). Можно ли не указывать оклад в приказе на работу?

Указывается обычно ставка или оклад, по которой работает сотрудник. Можно указывать либо почасовую ставку, либо оклад. Это зависит от специфики работы сотрудника.

В случае, если работник нанимается на условиях почасовой ставки (Например, работник общепита), то в приказе указывается ставка в час, по которой работает работник.

В более простом случае, если работник устраивается или на полую ставку, или на половину ставки, то тут можно указать оклад.

Основание для приема на работу в приказе. Такой документ составляется, если руководитель принял решение принять работника в штат компании. После решения руководителя между компанией и работником заключается трудовой договор. Трудовой договор является основанием для составления приказа о приеме на работу.

Виза руководителя (может ли подписывать приказ другое лицо, ставят ли на приказе печать организации?). Кроме руководителя, приказ может подписывать его заместитель. Печать организации должна присутствовать на всех приказах, в том числе и на этом.

Дата (совпадает ли дата приема на работу и дата приказа о приеме на работу? Может ли дата в приказе о приеме быть позже выхода рабочего? Может быть дата в приказе быть раньше приема рабочего?)

Не всегда бывает так, он составляется в день выхода работника. Иногда приказ составляется раньше. В этом случае указывается, что работник приступает к работе в иную дату. Бывает так, что документ составлен 5 мая, в приказе значится, что работник начинает трудиться 10 мая.

Номер приказа. Он присваивается в соответствии с журналом регистрации.

Сколько экземпляров необходимо?

Обычно составляется один экземпляр. Больше экземпляров составлять нет необходимости.

Нужно ли ознакомить работника?

Да, это необходимо сделать, приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись.

Журнал регистрации приказов о приеме на работу

Хранится такой журнал в отделе кадров, ведут его работники этого отдела. Он содержит такие графы, как номер записи, дата приказа, номер приказа, вид приказа, ФИО сотрудника, табельный номер и основание.

Этот журнал является стандартным. Его можно приобрести в отделе канцелярии .

Образец журнала регистрации приказов о приеме на работу:

Как заполнить форму Т1а?

Приказ формы Т1а можно унифицировать. Он заполняется на нескольких работников сразу, например, если на работу принимается уже сформированная бригада отделочников.

Форма Т1 а заполняется сразу на всю бригаду- нескольких работников.

Заполняется приказ также тщательно, как и приказ формы Т1.

Место и срок хранения

Приказы о принятие на работу сотрудников хранится 75 лет в личном деле работника . Папка личного дела находится в отделе кадров.

Правильно заполнить приказ при оформлении человека на работу бывает очень сложно. есть много нюансов, связанных с заполнением приказа. Учитывая, что срок хранения приказа составляет длительное время, то подойти к его заполнению следует тщательно.