Как правильно пишется «согласовано» или «согласованно»? Жду согласования или согласование Согласовано с замечанием

Что нужно сделать до начала стройки

Чтобы построенный дом в будущем не стал источником всевозможных проблем - юридических, технических и просто бытовых, лучше возводить его по правилам. Сегодня речь пойдет о согласовании проекта, его утверждении и получении разрешения на строительство.

При согласовании проекта, которое длится порою несколько месяцев, необходимо обеспечить соответствие состава и содержания проектной документации и принятого проектного решения требованиям задания на проектирование, правильность привязки объекта к местности и соответствие условий застройки действующим СНиПам и ТСН (территориальным нормам).

Согласование проекта

Если в проекте нет записи ответственного лица о соответствии принятых решений действующим государственным нормам, правилам и стандартам, то проект подлежит обязательному согласованию с организациями в установленном порядке.

Такая запись в проектах индивидуального строительства встречаемся крайне редко.

В подавляющем большинстве случаев ответственное лицо назначается для надзора только за муниципальным строительством. Поэтому проектная документация индивидуального строительства подлежит индивидуальному же согласованию в надзорных организациях, о которых речь ниже.

Главный архитектор

Прежде всего на рассмотрение главному архитектору муниципального образования (города, района, области) представляют эскизный проект. На этом этапе архитектор проверяет качество художественного оформления фасадов, их гармонию с обликом расположенных рядом строений и зданий, соответствие будущего строения природному и историко-культурному окружению. В случае существенных замечаний эскизный проект по решению главного архитектора может быть направлен на рассмотрение в градостроительный или технический совет муниципального образования, Главархитектуру, государственные надзорные органы и иным заинтересованным субъектам градостроительной деятельности.

Государственные службы

Если эскизный проект будет одобрен главным архитектором, то заказчик или его архитектор могут продолжать раз работну проекта и, сформировав пакет документов, направить его для дальнейшего согласовании в несколько учреждений. Это Центр государственного санитарно-эпидемиологического надзора, Комитет по водному хозяйству, Управление государственной противопожарной службы, Госкомитет по экологии. Управление ГИБДД ГУВД, Главное управление по делам гражданской обороны и чрезвычайным ситуациям. В процессе рассмотрения документов каждая инстанция может давать свои замечания по проекту. Но возможны случаи, когда некоторые из перечисленных согласований не потребуются.

Проект, сделанный с ошибками и недочетами, вам с архитектором придется исправлять и предоставлять на повторное согласование. После всех согласований главный архитектор муниципального образования заверяет проект подписью и печатью на генеральном плане. После этого застройщик должен обратиться за разрешением на строительство в местную администрацию.

Приведём конкретный пример согласования проекта застройки у главного архитектора. Прежде всего следует привести материалы проекта в соответствие с требованиями действующих строительных норм. Чаще всего используется типовой проект, совершенно не привязанный к месту застройки, что может существенно удлинить процедуру утверждения. В этом случае в проектной документации отсутствует план местности с нанесёнными на него зелёными насаждениями (деревья и кустарники) – так называемая геоподоснова . Для составления такого плана необходимо заранее вызывать геодезиста для привязки к местности объекта будущего строительства.

Пожарная инспекция

После согласования проекта у архитектора вас ожидает процедура согласования у «пожарника», который, рассмотрев проект, наверняка предложит дополнить его, чтобы учесть мероприятия по пожарной безопасности здания, проставить в проекте расстояния до ближайших по строек, указать устройство защиты от молний и многое другое. Зачастую приходится полностью переделывать пояснительную записку из-за корректировок пожнадзора.

Санэпиднадэор

Следующий, не менее ответственный этап – согласование проекта в санэпиднадзоре, куда представляется пояснительная записка. В ней обязательно должны быть предусмотрены мероприятия по защите окружающей среды, в частности по утилизации сточных канализационных вод. которые ни в коем случае не должны попадать в грунтовые воды. При наличии канализационной системы в месте привязки объекта необходимо иметь разрешение на подключение внутренней канализации к коллектору сточных вод населенного пункта. При отсутствии общей канализации нужен проект индивидуальных очистных сооружений.

Комитет по водному хозяйству

Если будущее строение находится в непосредственной близости н водоёму, ю потребуется согласовать проект н с Комитетом по водному хозяйству. При строительстве индивидуального жилья нужно учитывать требования Положения о водоохранных зонах (водных объектах) и их прибрежных защитных полосах. Мероприятия по защите водных ресурсов также должны найти свое место в пояснительной записке.

Водоснабжение

При проектировании индивидуальной системы хозяйственного и питьевого водоснабжения застройщик обязан получить разрешение администрации на сооружение водозабора (колодца, скважины, насосной станции у водоёма). Он должен согласовать место водозабора и зону санитарной охраны, получить лицензию на право пользования подземными водами, разработать проект скважины с обоснованием сани тарных мероприятий, получить разрешение на строительство и ордер на производство земляных работ.

После согласия указанных инстанций владелец участка получает регистрационную нарточну документ, разрешающий ему приступить к строительно-монтажным работам на земельном участке.

Как правило, при наличии ясного взаимодействия застройщика с архитектором и привлечении к процессу согласования специалистов в этой области все «хождения по мукам- займут 1,5-2 месяца.

Несмотря на все предстоящие мытарства, всё-таки лучше своевременно согласовать проект во всех необходимых инстанциях, чтобы потом не пришлось останавливать стройку, придумывать отговорки для контролёров, платить штрафы, выстаивать очереди в приёмные дни к инспекторам по надзору, дополнять проект и бегать к архитектору для исправления ошибок.

Чтобы сэкономить средства и сберечь здоровье, продумайте проект в деталях заранее, заставьте архитектора разработать досконально все его разделы и пояснительную записку, получите согласования проекта поэтапно во всех инстанциях. Не возмущаясь, доработайте проект с учётом замечаний чиновников и обязательно получите разрешение на строительство. И всегда помните девиз: не строй как все – строй лучше!

Чтобы иметь возможность самостоятельно решить юридические проблемы, связанные с оформлением необходимой документации, на первоначальном этапе необходимо четко представлять себе, какой пакет документов должен быть подготовлен для подачи в соответствующие инстанции, какова последовательность действий при обращении в городские или федеральные службы.

• какие выгоды несет заказчику грамотно организованный технический надзор за строительством;
• как проводится сдача объекта в эксплуатацию;
• на каком этапе строительства возможно получение технических условий (и что подразумевают технические условия на подключение к коммуникациям);
• что такое порубочный билет и как проводится оформление порубочного билета, в каких случаях необходимо разрешение на вырубку;
• почему лучше поручить профессионалам получение справок БТИ и получение документов БТИ, в том числе – получение кадастрового паспорта.

Согласование перепланировки

Согласование перепланировки квартиры достаточно сложный и долгий процесс, согласование перепланировки квартиры лучше заказывать у специалистов по сгласованию перепланировок. Мы оказываем услуги по согласованию перепланировок в Москве и Московской области уже более 6 лет и за этот период накопили не мало положительных отзывов и благодарностей, но есть и неудачный опыт, что в свою очередь — тоже опыт!
Пусть даже Вам кажется что именно Ваша перепланировка квартиры или перепланировка нежилого помещения не вносит ни каких значительных изменений в первоначальную планировку квартиры или планировку нежилого помещения и Вашу перепланировку не обязательно согласовывать — это не так, перепланировку квартиры или перепланировку нежилого помещения надо согласовывать, если Вы ее уже сделали перепланиовку квартиры, то тогда узаконивать перепланировку квартиры или нежилого помещения — придется, но дороже! Пусть даже Вы собственник помещения нежилого или собственник квартиры — это не значит, что Вы можете делать все что захочется, согласно жилищному кодексу перепланировкой квартиры считается любое изменение конфигурации жилого или нежилого помещения.

Согласование перепланировки квартиры и согласование перепланировки нежилого помещения в Москве, Согласование перепланировки квартиры в Московской области — «Арта-согласование».
отличается от согласования перепланировки квартиры в Московской области. Перепланировка квартиры в Москве — изменение конфигурации помещения, жилого или нежилого — Перепланировка квартиры в Москве . Вы приобрели «недвижимость» квартиру или нежилое помещение в Москве или в Московской области и решили сделать ремонт, а как правило ни один хороший ремонт не обходится без перепланировки квартиры, перепланировка квартиры согласование или перепланировка нежилого помещения. Всем хочется что бы было уютно и комфортно и первое с чего необходимо начинать это разработка эскиза перепланировки квартиры после того как вы определились с дизайн проектом и будущей планировкой квартиры можно преступать к перепланировке квартиры или перепланировке нежилого помещения. Согласование перепланировки квартиры без проекта перепланировки квартиры невозможно, для чего и необходимо заказать проект перепланировки квартиры.

Согласование ПНООЛР в Росприроднадзоре или в Комитете по природопользованию

Срок рассмотрения документация составляет 30 рабочих дней (согласно регламенту работы данного государственного органа). Необходимо так же помнить, что перед подачей на рассмотрение, производственное предприятие или организация обязана уплатить государственную пошлину за выдачу лимитов. Данный платеж обязательно должен производиться с расчетного счета природопользователя.

Согласно закону №404-ФЗ от 29 декабря 2015, если объект, несущий негативный след, принадлежит экологическому надзору федерального уровня, то с 1 января 2019 согласование ПНООЛР происходит в территориальном органе Росприроднадзора. Если объект принадлежит государственному экологическому надзору - в вышестоящем органе субъекта федерации РФ.

Согласование линий передачи данных на печатной плате

Ранее мы рассматривали линии передачи так, как если бы каждая из них представляла собой отдельное соединение «точка-точка». Необходимо рассмотреть и групповые соединения, например, системы шин адреса и данных в схемах памяти, а также случаи, когда несколько плат связаны высокоскоростным соединением, например, через соединительную панель (бэкплейн или материнскую плату).

Проект инфекционного отделения ждет согласования

Цена капитального ремонта будет известна в декабре. А пока зам. главы администрации Вячеслав Богомолов дал поручение главному врачу больницы Анатолию Васильеву в течение недели подать предварительную бюджетную заявку на капитальный ремонт (смету рекомендовано составить исходя из норматива 46 тысяч руб. за квадратный) и монтируемое оборудование (около 15 млн рублей), чуть позже - подать заявку на немонтируемое оборудование.

При этом магистральная тепловая сеть проходит под зданием инфекционного отделения. Чтобы вынести сеть из-под здания, строителям придется разобрать часть фундамента (вопреки утверждениям ГУП «ТЭК», наша администрация настаивает именно на таком варианте). Закрывать будут так, чтобы при последующих ремонтах не приходилось нарушать целостность полов. По оценке специалистов, новых сетей хватит лет на 25.

Жду согласования или согласование

Согласование - СОГЛАСОВАНИЕ. Форма словосочетания, состоящая в том, что прилагательное или спрягаемый глагол по форме применяются к существительному. В русском языке различают следующие виды С.: 1. С. прилагательного в атрибутивной (см.) форме с… … Словарь литературных терминов

согласование - взаимодействие, координация, регулирование, выверка, подгонка, подбор, увязка; сообразование, самосогласование, увязание, координирование, скоординирование, согласовывание, утряска, состыковка, слаживание, корреспондирование, увязывание. Ant.… … Словарь синонимов

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

Информация о согласовании вывесок в Санкт-Петербурге

Лист согласования представляет собой документ указывающий внешний вид рекламоносителя, его расположение на фасаде, используемые материалы для производства и адрес размещения. Его рассмотрение длится от 1 месяца (Чаще всего укладываются в один месяц). После его подписания можно начинать изготовление.

На этом этапе мы предоставляем художникам технический проект с отрисовкой вывески и фасада в графическом редакторе, разрезами узлов крепления, техническим описанием вывески. Согласование проекта длится от 1 месяца (По сути, на официальном сайте КГА, в графе срок рассмотрения стоит «1 месяц», мол не больше не меньше, но не надо забывать что мы живем в самой прекрасной стране в мире и все остальные страны нам завидуют)

Юридический центр ГРАД

Для начала сотрудничества нам потребуются копии правоустанавливающих документов на участки и здания, на территории которых планируется будущее согласование строительства или легализация самостроя. Потребуются планы и проекты планировки территории, схемы размещения инженерных коммуникаций и близлежащих объектов, а также градостроительный план развития и правила застройки земельного участка, без этих документов оформить самострой не получится. Уже имеющаяся исходно-разрешительная документация, данные градостроительных и проектных учреждений и результаты инженерных изысканий позволят определить предельные и допустимые параметры будущего или уже существующего объекта.

Зачастую, архитектурные проекты, выполненные на высочайшем профессиональном уровне архитекторами мирового масштаба пылятся на полках и не востребованы, а на улицах выпячиваются совершенно нелепые здания, вызывающие насмешки и сожаление прохожих, и все эти проблемы из-за согласования строительства дома . Налицо несогласованность действий архитекторов и городских властей. В одних случаях, причина в амбициях архитекторов, не желающих считаться с местными особенностями городской инфраструктуры. В других, чрезмерное превалирование административного ресурса вопреки разумной архитектурной мысли. Согласование проекта строительства происходило без достаточного взаимодействия заказчика с контролирующими органами и из-за этого узаконить самострой иной раз очень трудно своими силами. Итог мы с вами можем обозревать воочию.

Поиск ответа

На согласование счетного оборота со значением определенного количества со сказуемым влияет множество различных факторов. В приведенных контекстах возможно согласование и в ед., и во мн. числе. Ср. примеры из справочников: В университете учится 28 тысяч студентов и Сто наших студентов отправятся в этом году на стажировку за рубеж . Особенности согласования с подлежащим – дробным числительными в справочниках не описаны, поэтому можно руководствоваться такими общими рекомендациями. Форма ед. числа подчеркивает общее количество лиц, совокупность предметов, указывает, что они испытывают какое-то воздействие, состояние; ед. число сказуемого акцентирует внимание на количестве предметов или лиц, о которых идет речь. При форме мн. числа выделяются считаемые лица и предметы как производители действия, подчеркивается отдельность предметов или лиц, указанных в подлежащем, раздельность совершения ими действия.

Как правильно? Этого ни Петя, ни Маша не знали. Этого ни Петя, ни Маша не знала. Этого ни Петя, ни Маша не знало. Этого ни Петя, ни Маша не знал. А если поменять Машу и Петю местами - тогда как? Этого ни Маша, ни Петя не знали. Этого ни Маша, ни Петя не знала. Этого ни Маша, ни Петя не знало. Этого ни Маша, ни Петя не знал. Мне кажется, множественное число тут неуместно, ведь: «Этого ни Вася, ни Петя не знал». Но если число единственное, то какой тогда род?

Добрый день! Прошу уточнить, нужны ли знаки препинания в предложении: "Проект согласован без замечаний отделом реализации и отделом учета и с одним замечанием отделом сбыта."

Постановка дополнительных знаков препинания не требуется.

	Вопрос № 298997

В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание "...согласовываем без замечаний "?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежащее соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

Ответ справочной службы русского языка

Согласовать в значении "дать согласие" - канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

При этом оборот "согласовано с (кем-либо)" со значением "согласие такого-то получено" корректен.

	Вопрос № 298101

"материалы и пояснения, необходимые для устранения замечаний , направлены в" ставится ли запятая после слова "замечаний "?

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

	Вопрос № 297015

Прошу Вас дать указание, при отсутствии замечаний , включить в реестр платежей. Правильно ли расставлены запятые?

Ответ справочной службы русского языка

Эти запятые не нужны.

	Вопрос № 295484

Добрый день, просьба помочь с расстановкой знаков препинания: Направляю реестр замечаний (,) обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний (,) в соответствии с приложениями. Заранее спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Направляю реестр замечаний , обновленный в соответствии с приложениями. Направляю обновленный реестр замечаний в соответствии с приложениями.

	Вопрос № 293321

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно употребить слова имеет/не имеется в данном предложении: Управление рассмотрело проекты...., и сообщает, что замечаний и предложений по существу проектов (не имеет/не имеется).

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта возможны, но лучше: не имеется . Запятая перед союзом И не нужна.

	Вопрос № 293290

Здравствуйте! У меня возникли сомнения относительно употребления союза "и" в данном предложении: Министерство, рассмотрев в рамках компетенции инициированные Департаментом предложения, касающиеся финансирования отрасли, (и) информирует об отсутствии замечаний и предложений. Всегда ли опускается союз "и" в аналогичных предложениях? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Неясно, какие слова в этом предложении мог бы соединять союз и (однородных сказуемых здесь нет). Союз и здесь не нужен.

	Вопрос № 292761

Здравствуйте! Нужна ли запятая перед словами "без замечаний " Министерство рассмотрело...и согласовывает нормы выхода продуктов переработки и способы идентификации товаров, указанные в условиях переработки товаров на таможенной территории(,)без замечаний .

Ответ справочной службы русского языка

Если смысл "согласовывает без замечаний ", то запятая нужна. Если "указанные без замечаний " - не нужна.

	Вопрос № 290177

Скажите, пожалуйста! Я поставила запятые, допустимы ли они в таком предложении. На основании вышеизложенного прошу Вас рассмотреть подготовленный проект обращения по вопросу согласования работ по установке городских указателей и, при отсутствии замечаний , подписать.

Ответ справочной службы русского языка

Постановка запятых не требуется.

	Вопрос № 290059

Здравствуйте. Прошу подсказать правильно ли расставлены запятые в предложении: Прошу Вас рассмотреть вышеуказанный протокол и, в случае отсутствия замечаний , подписать.

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания расставлены верно.

	Вопрос № 289009

Здравствуйте! Если кого-то всё в отчете устраивает, то у него нет "замечаний к отчету" или "замечаний по отчету"?

Ответ справочной службы русского языка

Оба варианта корректны.

	Вопрос № 288266

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, правильно ли расставлены запятые в предложении: Просим рассмотреть и, в случае отсутствия замечаний , подписать.

Ответ справочной службы русского языка

Обособление возможно, но обязательным не является.

	Вопрос № 286379

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, отличается ли визирование документа от его подписания? Правильно, главы регионов завизировали соглашение или подписали соглашение о сотрудничестве? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

В Вашем примере лучше использовать слово подписать (его значение – "поставить подпись для подтверждения, удостоверения чего-либо, скрепить что-либо своей подписью"). Слово визировать имеет два значения: 1) поставить визу, т. е. пометку в паспорте, удостоверяющую разрешение на въезд в страну, выезд или проезд через нее; 2) поставить визу, т. е. пометку, подпись должностного лица на документе, означающую разрешение, одобрение, согласие с чем-либо. Слово визировать во втором значении употребляется преимущественно в управленческой сфере. Его специальное значение можно уточнить, воспользовавшись ГОСТ Р 6.30-2003. Приведем выдержку из него.

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А. С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

	Вопрос № 285076

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как следует писать "не целесообразно" в следующем предложении: "Устранение замечаний по отсутствию объекта на периметре участка в рамках Территориальной программы не целесообразно в связи с долгосрочностью реализации, а именно..."? Слитно или раздельно? С уважением, Лиллевяли Ольга.

Ответ справочной службы русского языка

Возможно как слитное, так и раздельное написание в зависимости от контекста и выбора автора. На практике в подобных случаях не чаще пишут слитно.

	Вопрос № 283074

Как правильно согласовать: 73 устных замечаний или 73 устных (-ого) замечания? Если три - то замечания ведь?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 73 устных замечания.

Л учшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Свернуть Показать

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Свернуть Показать

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Свернуть Показать

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

• потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
• не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
• продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
• не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
• не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
• направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Свернуть Показать

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование - это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование - это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Извлечение

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству .

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Призовем на помощь Инструкцию по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденную приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015), согласно п. 3.3.18 которой согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям .

В нашем с вами случае это все контракты, договоры и все распорядительные документы компании. Иные документы, как правило, гораздо реже нуждаются в согласовании, и это происходит в рабочем порядке и не требует строго установленной схемы согласования.

3. Какие специалисты и в какой очередности должны согласовывать проект того или иного документа?

Здесь вам, возможно, предстоит быть первопроходцами и в каком-то смысле законодателями, т.е. определить и утвердить самим порядок внутреннего согласования. Не стесняйтесь обращаться за помощью и консультациями к ведущим специалистам вашей организации. Своим обращением вы продемонстрируете ответственный подход и вдумчивое отношение к разрабатываемому вопросу, а вовсе не некомпетентность.

Чтобы раз за разом не изобретать велосипед и не открывать Америку, настоятельно рекомендую утвердить список согласования для каждого определенного типа деловых бумаг и придерживаться его при согласовании всех без исключения проектов документов данного вида.

Поясню на примере. Создается проект договора на сбыт продукции, производимой и реализуемой вашим предприятием. Каким должен быть перечень виз на данном документе? На мой взгляд, исчерпывающим для данного вида документов будет следующий список согласования:

Главный исполнитель документа (ГИД), его контактный телефон. Это инициатор документа, который будет аккумулировать и вносить в проект документа соответствующие исправления.

На ГИДе лежит ответственность за содержание и оформление документа, своевременное и правильное внесение изменений и предложений, поданных специалистами, участвующими в процедуре согласования.

Непосредственный руководитель ГИДа, его контактный телефон (например, в данном конкретном случае это может быть начальник отдела сбыта). На этом этапе руководитель ГИДа проводит первичную экспертизу документа, выявляет грубые (а в зависимости от квалификации и опыта - и мелкие) ошибки при составлении документа.

Совместно с ГИДом он несет ответственность за содержание и качество оформления документа.

Главный бухгалтер / финансовый директор. Проводит анализ представленного проекта договора на предмет финансовой корректности, анализирует налоговые риски (условия оплаты, необходимость банковской гарантии, корректность выбора валюты договора, соблюдение норм Налогового кодекса РФ и т.п.).

Руководитель направления закупок (руководитель службы снабжения). Анализирует документ с точки зрения корректности указания в договоре наименований, артикулов, каталожных номеров, а также возможности закупки и сроков поставки соответствующих закупаемых комплектующих и полуфабрикатов, необходимых для выполнения данного договора.

Руководитель логистического (или транспортного) отдела , т.е. тот, на ком лежит ответственность за расходы на доставку продукции и за саму доставку. Проводит проверку проекта документа с точки зрения обоснованности указанных в договоре стоимости, сроков и способов доставки, таможенного обеспечения и т.д.

Руководитель конструкторской службы (главный конструктор). Рассматривает представленный на согласование документ с точки зрения обеспечения производства соответствующей конструкторской документацией, т.е. анализирует, разработаны ли необходимые чертежи и спецификации или их нужно запросить у контрагента и утвердить в виде приложений к договору, проверяет заявленные в эскизах размеры и т.д.

Руководитель технологической службы (главный технолог). Анализирует представленный на согласование документ с точки зрения технологической подготовки производства: разработаны и внедрены ли соответствующие технологические процессы, имеются ли соответствующие оборудование, инструменты и приспособления для изготовления данной продукции.

Руководитель производства. Проверяет представленный проект договора с точки зрения возможности изготовления, принимая во внимание замечания вышеуказанных специалистов.

Руководитель (или представитель) юридической службы. Анализирует представленный проект документа с точки зрения соблюдения требований действующего законодательства Российской Федерации, контролирует правоспособность должностных лиц и контрагентов, участвующих в подписании документов, при необходимости требует от контрагента предоставления недостающей информации и документов, подтверждающих права должностных лиц.

Руководитель службы экономической безопасности. Проверяет надежность и платежеспособность контрагента и иные аспекты экономической безопасности сделки.

Вполне допускаю, что многим данный список покажется не отвечающим реалиям вашего предприятия: функции ответственных лиц в вашей организации могут значительно отличаться, совмещаться и т.д. Так, технологическую, конструкторскую и производственную часть может согласовывать один человек, экономическую безопасность рассматривать представитель юридического отдела или главный бухгалтер.

В таком случае по согласованию с ведущими специалистами и с одобрения руководителя вы можете исключить какие-то звенья приведенной мною цепочки и добавить нужные вам, не забыв утвердить принятый порядок согласования инструкцией по делопроизводству или отдельным приказом.

Для согласования проектов распорядительных документов (приказов и распоряжений) я рекомендую дополнить список согласования следующими пунктами:

Руководитель службы делопроизводства (секретариат, канцелярия - т.е. вы сами), обязанностью которого будет контролировать соблюдение внутренних нормативных актов, правильность и грамотность оформления (стилистика и грамматика), соблюдение требований издания распорядительных и прочих документов.

Руководитель кадровой службы , задачей которого является проверка соблюдения Трудового кодекса Российской Федерации и внутренних локальных нормативных актов, касающихся работы с персоналом, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины.

Руководитель службы безопасности вашей организации, чьей обязанностью является проверка соблюдения режима коммерческой тайны и защиты информации.

После установления перечня ведущих специалистов и подразделений компании, участвующих в согласовании, необходимо закрепить их ответственность в процедуре согласования, т.е. внести в должностные регламенты и должностные инструкции соответствующие уточнения и перечисление обязанностей по процедуре согласования документов.

В права лиц, участвующих в согласовании документа, могут входить:

• право отклонить проект документа с обоснованием причин своих действий в листе согласования или приложив лист замечаний;
• требовать от ГИДа дополнительного согласования документа со специалистами иных подразделений, не представленных в схеме согласования, но имеющих отношение к теме разрабатываемого документа;
• не принять к рассмотрению документ, имеющий нарушения в порядке согласования (если пропущены одна или несколько ступеней согласования);
• продлить срок согласования документа на определенное время, аргументировав данное действие (например, юридическая служба может потребовать продлить срок согласования на время, требующееся для запроса и получения от налогового органа выписки из единого государственного реестра юридических лиц);
• инициировать согласование проекта документа по процедуре, отличающейся от установленной, если:

а) это требование первого руководителя организации, продиктованное срочностью и важностью данного документа;

б) смысл и содержание документа затрагивает сферу ответственности подразделений и специалистов, чье участие в согласовании установленным порядком не предусмотрено.

4. Как нужно оформлять визы согласования?

Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»:

Извлечение

из ГОСТ Р 6.30-2003

3. Требования к оформлению реквизитов документов

[…] 3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

На практике наиболее широко применяются два варианта оформления согласования:

а) в виде листа согласования (Пример 1);

б) в виде штампа на оборотной (в отдельных случаях - на лицевой) стороне последней страницы проекта документа (Пример 2). Такой штамп можно заказать уже в готовом виде и ставить его по мере надобности на проекте документа перед тем, как запустить процедуру согласования.

Обратите внимание

Согласно п. 3.19 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов. При полистном визировании можно использовать не всех элементы визы, а только собственноручную личную подпись и ее расшифровку.

5. Каким образом должны оформляться замечания? В каком порядке и кем должны вноситься в проект документа соответствующие изменения?

Вот что на этот счет сказано в Административном регламенте Федерального агентства по управлению государственным имуществом по исполнению государственной функции «Осуществление от имени Российской Федерации юридических действий по защите имущественных и иных прав и законных интересов Российской Федерации при управлении федеральным имуществом и его приватизации на территории Российской Федерации и за рубежом, реализации имущества, арестованного во исполнение судебных решений или актов органов, которым предоставлено право принимать решения об обращении взыскания на имущество, реализации конфискованного, движимого бесхозяйного, изъятого и иного имущества, обращенного в собственность государства в соответствии с законодательством Российской Федерации», утвержденном приказом Минэкономразвития России от 22.06.2009 № 229:

Извлечение

из Административного регламента

30. Порядок процедуры согласования и подписания проекта документа

30.1. Подготовленный проект документа исполнитель, ответственный за подготовку документа, передает в порядке делопроизводства начальнику отдела.

30.2. Начальник отдела осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие требованиям, установленным законодательством. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.3. При наличии замечаний к представленному проекту документа начальник отдела возвращает его на доработку в порядке делопроизводства ответственному за подготовку документа.

30.4. При соответствии проекта документа предъявляемым требованиям начальник отдела визирует и передает в порядке делопроизводства начальнику Управления. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.5. Начальник Управления осуществляет рассмотрение подготовленного проекта документа на соответствие предъявляемым требованиям. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 2 рабочих дня.

[…] 30.11. В случае возврата проекта документа ответственный за подготовку документа устраняет замечания. Максимальный срок выполнения данного действия составляет 1 рабочий день.

30.12. После устранения замечаний ответственный за подготовку документа в порядке делопроизводства передает проект документа должностному лицу Росимущества, от которого документ был возвращен на доработку.

При внесении в процессе доработки изменений принципиального характера проект документа подлежит обязательному повторному согласованию.

Таким образом:

• ответственность за содержание проекта документа, своевременное и достоверное внесение изменений на основании поданных в процессе согласования замечаний и предложений, учет поданных специалистами, участвующими в согласовании, замечаний в проект документа несет ГИД и его непосредственный руководитель, проставивший первую визу;
• проект с замечаниями (если они возникнут у лиц, участвующих в согласовании) должен быть возвращен ГИДу с того этапа согласования, на котором возникли замечания. То есть если проект документа успешно прошел согласование, например, на четырех ступенях, а на пятой возникли замечания, то он не передается на шестую ступень, а возвращается ГИДу для внесения соответствующих изменений;
• после устранения замечаний документ возвращается ГИДом на ту ступень согласования, с которой проект был возвращен с замечаниями;
• после внесения изменений принципиального характера проект документа подлежит повторному согласованию с самого начала;
• о замечаниях в проекте документа обязательно уведомляется лицо, уполномоченное подписывать конечный вариант документа;
• если на проекте документа отсутствует виза какого-либо специалиста/ подразделения, то данный документ считается не согласованным, а, следовательно, не может быть передан на следующий этап.

Все вышесказанное можно представить в виде алгоритма.

6. Какими способами можно осуществлять процедуру согласования?

На практике обычно применяют следующие способы внутреннего согласования:

Согласование осуществляется через систему электронного документооборота (СЭД) или ее аналог, по алгоритму, заложенному в СЭД , - одновременно всеми ответственными лицами или подразделениями, участвующими в согласовании, либо последовательно.

Минусы:

• СЭД есть далеко не во всех организациях;
• СЭД не бесплатна;
• не существует такой СЭД, которая идеально бы подходила каждому конкретному предприятию.

Плюсы:

• оперативное отслеживание хода согласования;
• информация хранится в электронном виде, нет нужды многократно распечатывать документы, относящиеся к работе над данным проектом документа, т.к. в любой момент можно обратиться к базе данных и ознакомиться с замечаниями любого специалиста;
• в СЭД фиксируется время нахождения того или иного документа на каждом этапе согласования, т.е. ГИД всегда может видеть, на какой ступени происходит нарушение сроков рассмотрения проекта документа, и принять соответствующие меры;
• передача документа от ступени к ступени осуществляется автоматически.

Согласование осуществляется по электронной почте.

Минусы:

• недостаток, вытекающий из самого принципа параллельного согласования - корректно учесть замечания, одновременно поступившие от нескольких специалистов, бывает практически невозможно, поскольку часто они носят взаимоисключающий характер;
• отслеживание прохождения согласования происходит вручную и доступно лишь в том случае, если специалисты, согласовывающие документ, не будут забывать пересылать документы, касающиеся согласования, ГИДу и/или его руководителю;
• вы не застрахованы от того, что очередной специалист исправит проект документа, не выделив внесенные исправления и не приложив лист замечаний;
• отсутствие оригинальной «живой» визы специалиста в листе согласования и внизу листа замечаний;
• наличие переписки, которую необходимо сохранять и систематизировать, т.е. подразумевается, что пользователи имеют достаточно высокие навыки работы с почтовым клиентом (чего в большинстве случаев не бывает).

Плюсы:

• параллельная работа с проектом документа на всех ступенях согласования может существенно сократить сроки согласования;
• наличие истории переписки;
• оперативность;
• проект документа и замечания к нему перемещаются между ступенями согласования в электронном виде.

Согласование осуществляется живым последовательным перемещением документа, т.е. переносом бумажного проекта документа.

Минусы:

• трудоемкость;
• увеличение сроков согласования.

Плюсы:

• ГИД вносит исправления и дополнения в проект документа последовательно, по мере поступления замечаний от специалистов. Таким образом, специалисты следующих ступеней анализируют проект документа с уже внесенными изменениями;
• исправления в бумажном проекте документа практически невозможно сделать незаметно, особенно если применить полистное визирование проекта документа ГИДом или его непосредственным руководителем;
• самый весомый: наличие «живых» виз в листе согласования и подписи под листом замечаний, потому что, как гласит народная мудрость, лучше перебдеть, чем недобдеть.

7. Как оформляется внешнее согласование проекта документа?

Вот что сказано в Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом от 15.06.2007 № 76 (в ред. от 20.01.2015):

Извлечение

из Инструкции по делопроизводству в аппарате Судебного департамента

при Верховном Суде Российской Федерации

3.3.18. Согласование проекта документа

[…] Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне в левом нижнем поле документа и включает в себя: слово «СОГЛАСОВАНО»; наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Министра финансов

Российской Федерации

__________________ ____________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

СОГЛАСОВАНО

решение коллегии

Судебного департамента

от 27.03.2007 № ___

Таким образом, внешнее согласование:

• может осуществляться конкретным должностным лицом или документом (письмом, протоколом и т.п.);
• оформляется в виде грифа согласования или листа согласования;
• практически не регламентируется внутренними нормативными актами организации.

Роль службы делопроизводства

Роль службы делопроизводства в ходе процедуры согласования документа сводится:

• к сопровождению и общему контролю соблюдения установленного порядка согласования и сроков рассмотрения на каждом этапе;
• координированию и обеспечению взаимодействия специалистов - участников процедуры согласования;
• своевременному информированию участников процедуры и вышестоящего руководства о состоянии процесса согласования.

Кроме того, служба делопроизводства должна постоянно отслеживать и проверять актуальность и совершенствовать схемы согласования и маршруты движения документов в рамках процедуры согласования, поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений и ответственных лиц, участвующих в согласовании документов. Для качественного выполнения этих обязанностей сотрудники службы делопроизводства должны отлично ориентироваться в бизнес-процессах, схемах, формах и порядке взаимодействия подразделений организации.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденные Росархивом.