Как оформляется опись документов образец. Архивная опись: образец и правила составления. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется

От того, как организован документооборот и архивное хранение документов на предприятии, во многом зависит удобство обращения с документами и возможность отследить «движение» того или иного документа между отделами и внешними адресатами.

Как должна формироваться документальная база, как правильно составить опись документов организации и иные виды описей для систематизации документооборота, рассмотрим в этой статье.

Регламент документооборота и опись документов как его составляющая

Тем, кто впервые сталкивается с необходимостью организовать документооборот в пределах своей деятельности, может показаться, что принцип его ведения каждый определяет самостоятельно. Однако это далеко не так.

Порядок организации документооборота, в т.ч. необходимость оформлять описи и проводить их регистрацию, предусмотрена положениями раздела 3.7 «Основных Правил работы архивов организаций», одобренных Решением Росархива от 06.02.2002 г.

Указанный порядок регламентирует необходимость составлять опись документов в случае формирования дел:

с постоянным сроком хранения;

подлежащих хранению в течение срока от 10 лет;

личного дела сотрудника (ведение личного дела обязательно для каждого работника, состоящего в штате субъекта хозяйствования);

дел по личному составу;

Опись в дело включает в себя перечень документов, содержащихся в единице архивного хранения или текущей документации, и имеет самостоятельную порядковую документацию.

При формировании фонда архивного хранения, составляется сводная опись, в которую включаются все описи, содержащиеся в делах, при этом каждой из них присваивается номер, идентичный номеру, под которым опись зарегистрирована в сводном реестре.

Выбираем образец: опись документов типовой или локальной формы использовать для систематизации документов и архива?

В п.3.7.3 Правил указаны элементы, которые рекомендуется включать в информационный блок описи. Кроме этого, Росархив разработал ориентировочную форму документа, которую одобрил в качестве Приложения №12 к настоящим Правилам (скачать опись документов по этой форме можно далее).

Поскольку для описи документов бланк не стандартизирован, субъект хозяйствования вправе самостоятельно определять и разрабатывать форму описи, которая будет использовать для организации документооборота и архивного хранения. При этом форма документа может быть разработана как на основе базовой структуры Приложения № 12 к Правилам, так и в удобной для пользователя форме, учитывающей особенности специфики деятельности или порядка систематизации и хранения документов на предприятии.

Какие виды описей применяются при систематизации документооборота

В работе по систематизации дел и документов, находящихся в текущем пользовании и формированию архивной базы, используется несколько видов описей, различающихся по назначению.

Рассмотрим наиболее часто используемые модификации описей, и в каких случаях используется каждая из них.

Внутренняя опись документов

Опись вложения, в которой отражен перечень документов внутри конкретного дела. Составляется для каждой единицы хранения. Должна содержаться как в делах текущего пользования, так и в закрытых делах, находящихся на архивном хранении.

Опись передачи документов

Опись, составляемая при подготовке дел к передаче от одного лица другому, передаче внешнему адресату, передаче дел на архивное хранение в централизованные архивы. Сформированная опись передаваемых документов (образец скачать можно ниже) содержит регистрационные номера (присвоенные по внутреннему каталогу) и названия передаваемых дел, количество содержащихся в нем документов и страниц.

Опись переданных документов

Опись, в которой содержится информация о делах или пакете отдельных документов, переданных из одного структурного подразделения предприятия в другое, либо от одного должностного лица другому, делах и документах, переданных на ответственное хранение в специализированные архивы или на временное пользование по заявлению или требованию государственных органов или ведомств. В описи содержатся: информация о наименовании переданного дела, его регистрационном номере в системе внутреннего документооборота, количестве листов в каждом деле, и в обязательном порядке – подпись лица, которому переданы дела или отдельные документы.

Сдаточные описи для архивного хранения

Описи, в которых отражен перечень дел, передаваемых в централизованные и специализированные архивы административных или ведомственных образований. Такие описи содержат информацию о делах, передаваемых на хранение – их регистрационный номер, присвоенный во внутренней системе учета, наименование дела, количество страниц, срок хранения документов.

Нюансы и особенности некоторых описей

В современных реалиях архивные сдаточные описи применяются крайне редко – только в случаях, когда предприятие претерпевает различные реорганизационные мероприятия – ликвидируется по той или иной причине, реорганизуется, или меняет собственника, т.е., фактически – прекращает существование в той форме, деятельность которой отражена в делах, передаваемых в архив.

Описи передаваемых и переданных документов, как правило, содержат информацию об одних и тех же делах. Только первая отражает информацию о делах передаваемых контрагенту, а вторая – о тех делах, которые были этим контрагентом фактически приняты. Не всегда опись передаваемых документов может полностью совпадать с описью переданных – контрагент может (и имеет право) отказаться от принятия каких-либо дел, если они оформлены не соответствующим образом, или фактическая информация по ним не соответствует сведениям, внесенным в опись передаваемых документов.

© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.

О Г Л А В Л Е Н И Е

	В в е д е н и е ……………………………………………………………..…
	Структура и формы описей дел и документов …………………..……
	Описательная статья описи дел ……………………
	Описательная статья описи дел……………………………………………
	Заголовок и аннотация фотодокумента в описях…………………………
	Формы описей дел и документов………………………………………….
	Отбор документов по номенклатуре дел для включения в описи управленческих документов …………………………………………….
	Составление заголовков единиц хранения …………………………….
	Составление заголовков в описях на управленческие документы………
	Составление аннотаций в описях на фотодокументы……………………
	Датировка единиц хранения управленческих документов и по личному составу ………………………….……………………………….
	Разработка схемы систематизации для составления описей управленческих документов и фотодокументов ……………………………..
	Систематизация документов постоянного хранения……………………..
	Систематизация документов по личному составу………………………..
	Систематизация фотодокументов………………………………………….
	Нумерация дел в описях ……………………………………….…………
	Нумерация описей …………………………….…………………………..
	Справочный аппарат к описи ……………………………………………
	ПРИЛОЖЕНИЯ:
	Форма описи постоянного хранения, составленной в архиве……….….
	Форма описи по личному составу, составленной в архиве…....................
	Форма годового раздела описи дел постоянного хранения, организации
	Форма годового раздела описи дел по личному составу………..………
	Форма описи фотодокументов организации………….………………….
	Форма описи фотодокументов, составленной в архиве………………….
	Форма описи фотоальбомов организации………………..……………….
	Форма описи фотоальбомов, составленной в архиве…………………….
	Форма листа – заверителя дела…………………………………………….

В В Е Д Е Н И Е

Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.

1. Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов – это архивный справочник , предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.

Состав элементов описи
1 Описательная статья	Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок единицы хранения, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.
2 Итоговая запись	Учетный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения. Не всегда совпадает с количеством включенных в опись единиц хранения.
3 Лист – заверитель	Учетный элемент описи для учета количества листов в описи.
4 Справочный аппарат к описи	Титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

1.1. Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

1.2. Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание.

«, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем »;

«, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы».

3. Аннотации к портретам следует начинать с фамилии, затем дается характеристика данного лица (должность, почетное звание и т. д.). В скобках приводится указание (портрет).

«, врач Соликамской детской больницы (портрет)»;

«, преподаватель Краснокамского финансового техникума (портрет)».

4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий.

«, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»;

«, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы».

5. Порядковые числительные, употребляемые в аннотациях, следует писать словами

«Жилые дома улучшенной планировки на Второй улице Строителей»;

«, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет).

6. Числительные, которые употребляются как слова собственные, пишутся цифрами (арабскими или римскими).

«, заместитель главы администрации района, делегат II областной конференции обкома профсоюза государственных учреждений»;

«Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника».

7. Перечисление изображенных на снимке лиц в аннотации дается слева-направо и сверху-вниз.

«Работники Суксунского оптико-механического завода, награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник, инженер-конструктор, слесарь »

8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц.

«Работники Суксунского оптико-механического завода: художник (слева), инженер-конструктор (в центре)».

9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т. д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются.

«Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – , ныне глава администрации района»;

«Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – , председатель, крайний слева стоит – , главный бухгалтер »;

«Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год.

Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.»

10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко:

а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события.

б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено.

«В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы.

«, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель);

11. К пейзажным снимкам, на которых сняты городские, сельские, либо индустриальные пейзажи, в аннотациях необходимо делать пояснения о масштабности и месте съемки.

«Панорама рабочего поселка Тюлькино Соликамского района. Вид с противоположного берега Камы»;

«Панорама поселка Теплая гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»;

«Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»;

«Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»;

«Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»;

«Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета »;

«Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы».

12. При написании даты фотодокумента число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г.

Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки.

Распоряжения главы администрации по основной деятельности, с № 1 по № 32

Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г.

Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г.

Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т. п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т. п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.

V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов

5.1 Систематизация документов постоянного хранения

Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:

	Систематизация дел в описях, состоящих из одного годового раздела	Систематизация в описях, состоящих из нескольких годовых разделов	Примечание
Структурированные действующие организации и ликвидированные организации с часто меняющейся структурой	По структурной схеме , внутри структурных подразделений – по степени важности дел в том порядке, как они расположены в номенклатуре дел.	По хронологически-структурной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – названия структурных подразделений	При составлении описей организаций, имевших стабильную структуру, а также при систематизации единиц хранения ликвидированных учреждений может применяться и структурно-хронологическая схема . При систематизации по этой схеме единицы хранения группируются по структурным подразделениям, а в пределах каждой структурной группы – по времени формирования единиц хранения.
Бесструктурные организации	По номинальной схеме (видам единиц хранения): приказы (распоряжения), протоколы, отчеты и т. д. На практике в бесструктурных организациях часто применяется функциональная схема.	По хронологически-номинальной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – виды (разновидности) единиц хранения.	Применяется также номинально-хронологическая схема , по которой единицы хранения сначала группируются по видам единиц хранения (приказы, протоколы и др.), а внутри каждого вида – по хронологии.
Организации с часто меняющейся структурой	По функциональной схеме (видам, направлениям деятельности): организация системы управления, планирование, финансирование, учет и отчетность и т. д.	По хронологически-функциональной схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами виды, направления деятельности.	Возможно применение и функционально-хронологическая схемы, в которой единицы хранения вначале группируются по функциям деятельности, а затем – по хронологическому признаку.
Организации, в которых образуется небольшое количество документов	По тематической схеме, когда внутри годового раздела единицы хранения систематизируются по отдельным темам (вопросам)	По хронологически-тематической схеме , при которой разделами описи являются хронологические периоды, а подразделами – отдельные темы, вопросы.	Может применяться и тематически-хронологическая схема , в которой единицы хранения сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой схемы по хронологии.

5.2 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи:

1. Опись личных дел;

2. Опись невостребованных трудовых книжек;

3. Опись актов о несчастных случаях и др.

Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий.

5.3. Систематизация фотодокументов

При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме:

1. Хроникальные документы

1.1. Общественно-политическая жизнь города (района)

1.2. Народнохозяйственная тематика

1.2.1. Государственные предприятия

1.2.2. Муниципальные предприятия

1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия

1.3. Транспорт и связь

1.4. Строительство и архитектура

1.5. Образование

1.6. Культура

1.7. Здравоохранение

1.8. Физкультура и спорт

1.9. Религия

2. Портреты

2.1. Индивидуальные

2.2. Групповые

3. Пейзажи

3.1. Городские

3.2. Сельские

3.3. Индустриальные

4. Фоторепортажи

5. Фотоэтюды

В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия.

В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т. д.

VI Нумерация дел в описях

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел.

VII Нумерация описей

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л. с.» (личный состав): 3л. с., 4л. с. , «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т. д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л. с.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2.

В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях.

Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л. с.», например, 3л. с., 4л. с. и т. д. К описи №2 буквенный индекс «л. с.» обычно не добавляется.

Примеры:

«Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9.

«Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4.

«Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке.

Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря , в течение которого в учреждении документы формируются в дела.

Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы:

1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т. д. дела, инвентарные дела и др.);

2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.);

Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения.

Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения.

Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3.

См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14.

«Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4.

Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23.

«Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1.

Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т. д.)

Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов , протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т. п.)

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34.

См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2.

См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23.

В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист

Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам.

К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров.

Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

К описи составляется титульный лист

Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Оформление, содержание, хранение личных дел сотрудников предприятий и организаций должно происходить в строго определенном порядке. Личные дела, как правило, содержат не одну важную бумагу – в некоторых случаях их перечень может доходить до двух десятков. Именно для фиксации количества документов и их наименований в личных делах работников и существует «опись документов личного дела».

ФАЙЛЫ

Для чего нужна опись

Эта несложная бумага позволяет сразу при трудоустройстве зафиксировать все документы, которые предоставил сотрудник. В дальнейшем в ней же регистрируются все вновь поступающие в личное дело бумаги, факты изъятия документов для каких-либо нужд и их возврат.

Вина за утрату или порчу содержащихся в описи бумаг перекладывается на плечи отвечающего за хранение личных дел сотрудника, что является весомой причиной подходить к оформлению описи очень тщательно, учитывая и то, что в практике встречались прецеденты обращения в суд по поводу утерянных компанией документов.

К каким личным делам должна составляться опись

Закон не требует обязательного наличия внутренней описи документов, хранящихся в личных делах сотрудников. Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах). К ним относятся

• те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
• а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).

Кто должен составлять документ

Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

На сегодняшний день нет единого, унифицированного, обязательного к применению образца данного документа. Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

1. каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве личных дел),
2. использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений:

• наименование предприятия,
• должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются,
• список описываемых документов,
• полный список бумаг, хранящихся в личном деле (а также их копий).

К описи подлежат не только трудовые книжки, документы об образовании и свидетельства о курсах повышения квалификации, но и наградные листы, копии приказов и распоряжений, касающиеся работника, списки научных трудов, сведения об ученых степенях и т.д.

Основную информацию лучше всего вносить в документ в виде таблицы.

Надо отметить и то, что по мере расширения личного дела, все новые, поступающие в него бумаги также следует фиксировать в описи, как и те, которые из него изымаются или, наоборот, в него возвращаются (с указанием лиц и причин, по которым они понадобились).

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Образец составления описи документов личного дела

В заголовке указывается наименование описи и данные сотрудника, документы личного дела которого описываются. Здесь же содержится название компании-работодателя.

• номер документа по порядку,
• затем его индекс (или номер по внутреннему документообороту предприятия),
• дата составления и подписания,
• заголовок, т.е. название документа (здесь же пишется подлинник это или копия),
• номера листов,
• примечания, в которых обычно указывается состояние документа, даты и причины его изымания и возврата и т.п. информация.

Под таблицей прописью указывается количество документов в личном деле.

В завершение опись удостоверяется личной подписью ответственного за содержание и хранение личных дел работника (с указанием его должности и расшифровкой автографа).

Что делать с описью после увольнения сотрудника

После того, как работник расстался со своим рабочим местом, ведение его личного дела прекращается. Выдавать его ему на руки запрещено, поэтому оно передается в архив предприятия. На описи же после внесения последней записи, все оставшиеся незаполненными пустые строки перечеркиваются, чтобы ни у кого не возникло соблазна вписать туда какую-нибудь дополнительную информацию. Затем документ в составе всего личного дела отправляется на хранение в архив.

Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов. Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.

В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

• Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
• Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
• Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
• Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
• Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные , протоколы, планы, отчеты, доклады и переписка.

Применение и назначение описи

Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в . После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

• наименование документов;
• количество;
• индивидуальный признак – оригинал или копия;
• стоимость, если это возможно.

В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

Процедура составления описи документов – довольно-таки хлопотное и кропотливое дело. Крупная организация не может обойтись без грамотно составленного реестра документов. Поэтому возникает много вопросов о том, как составить опись документов. Постараемся решить возникающие проблемы.

Виды описей

В архивоведении существует несколько понятий описи документов:

• Внутренняя опись.
• Опись структурных подразделений.
• Опись документов для постоянного хранения.

Списки передаваемых дел нужны для модернизации справочной системы, переработки некачественно описанных списков документов. Крупные компании ведут учет для оперативного и исчерпывающего поиска требуемой информации.

Внутренняя опись

Список для внутреннего пользования необходим для более полного учета документов временного (до 10 лет) и постоянного пользования. Сюда включаются:

• Черновики.
• Документы, в которых не раскрывается смысл из названия заголовка.
• Судебные дела.
• Личные и особо ценные бумаги.

Список документов для внутреннего пользования в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись. Она содержит информацию о количестве законченных дел, содержащихся в списке, и количестве листов в самой описи. Вся информация прописывается цифрами и словами. Подписывает список исполнитель.

Список документов в качестве приложения обязательно имеет итоговую запись с информацией о количестве дел и листов в описи.

Бывает, что дело прошивается и подписывается без внутренней описи. Тогда список для внутреннего пользования подклеивают к обложке дела с обратной стороны. Иногда перечень документов меняется. Тогда все движения отображаются в столбце «примечания». Там указываются все ссылки на нормативные документы. Если того требует необходимость, можно составить новую опись и прикрепить к уже имеющейся с соответствующей пометкой.

Опись структурных подразделений

Существует единообразная форма для описи структурных подразделений и итоговой описи. Для каждого вида хранения делают отдельные списки документов, а именно:

• Для постоянного хранения.
• Для временного хранения (на 5 лет и больше, на 10 лет и более).
• По составу личных документов.

Опись дoкументов для постоянного хранения

Пример создания описи документов для постоянного хранения будет содержать следующие элементы:

• Описания передаваемых дел.
• Итоговая запись.
• Лист-заверитель.
• Дополнительная информация к списку передаваемых дел.

Образец (пример) описи документов можно скачать .

Общие принципы

Независимо от формата списка документов, существуют единые правила структурирования работы. Для создания описи документов используется фирменный бланк организации. Если на предприятии не имеется фирменного бланка, то используется обычный лист формата А4. Таблица списка содержит поля:

• Порядковые номера документов.
• Индексы
• Даты.
• Заголовки документов.
• Номера листков дела.
• Заметки и примечания.
• Пометки об особой важности документа (при необходимости).
• Пометки о сроке хранения документа.

Стандартное оформление таблицы выглядит так:

В шапке описи содержится информация о цели составления списка дел и наименование учреждения, для которого он создается (опись документов на получение визы в США, опись документов для оформления II группы инвалидности и т.д.).

Если организация ведет учет описей, необходимо ставить порядковый номер. Как правило, опись заверяется двумя сторонами: передающей и принимающей. В некоторых ситуациях опись может заверить руководитель или другое уполномоченное на это лицо. В любом случае должность подписавшего лица должна быть указана согласно тарификационному списку.

Помимо подписи, необходимо поставить дату составления документа. Если опись предназначена для вышестоящей инстанции, то ее нужно составлять и заверять в двух экземплярах. Один экземпляр необходим для передачи вместе с прочими документами. Другой остается у исполняющего лица. В некоторых случаях, например для передачи в городской архив, составляется 4 экземпляра описи:

• Один остается у исполнителя.
• Второй – у архивариуса.
• Третий и четвертый – отдаются в архив населенного пункта.

Данный порядок применяется для государственных и муниципальных учреждений. Важно, чтобы количество дел в одной описи не превышало 9999 штук. В противном случае лучше разбить список на несколько описей. Кроме того, компании, которые пользуются сектором делопроизводства программы 1С или другими схожими сервисами могут составить опись документов автоматически, в программном комплексе.

Последствия неверно составленной описи

Составить опись документов не так трудно. Но главное – уделить должное внимание мелочам, и тогда получится избежать потери необходимых документов и обвинений в халатности. К примеру, в организации проходит плановая налоговая проверка, которая прошлогодней давности. По ошибке рядового сотрудника бухгалтерии отчет был подшит в папку с сопроводительными письмами и не указан в описи. Тогда сотрудник не имеет возможности найти и представить необходимые документы, что может привести к штрафным санкциям и дисциплинарному наказанию.