Как написать объяснительную записку на работу, в университет, школу, детский сад – образцы и примеры. Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

При наличии дисциплинарного или трудового правонарушения, работодатель имеет право наложить на сотрудника дисциплинарное наказание, но при этом, он обязан затребовать от нарушителя письменное объяснение возникшей ситуации. На основе составленной работником объяснительной записки работодатель может не только вынести решение о наказании работника, но и оценить тяжесть его проступка.

Зачем нужна объяснительная записка?

В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.

Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:

• различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
• различные нарушения трудовой дисциплины;
• нарушение производственной дисциплины;
• разнообразные дисциплинарные правонарушения;
• проступки.

В частности, большинство объяснительных записок составляются по причине опоздания на работу или прогула, невыполнения должностных обязательств. Вот образец записки об отсутствии на рабочем месте:

Правила оформления

Не смотря на то, что до сих пор не имеется общей унифицированной формы для составления объяснительной записки, все же правилами документооборота к ней выдвигается ряд требований:

1. Оформляется документ на листе бумаги A4 как в рукописном, так и печатном варианте.
2. При написании используется строго деловой стиль изложения информации. Не допускается использование эмоционально-окрашенной лексики при написании документа.
3. Обязательное отсутствие обсценной и просторечной лексики.
4. Краткость изложения информации. Не стоит писать поэму на десяти листах, достаточно кратко и по существу изложить основные моменты.
5. Документ всегда составляется от первого лица.
6. В изложении события должна просматриваться логика, четкая хронология.
7. В тесте объяснительной записки отсутствуют итоговые выводы. То есть, не следует в конце документа писать: «Исходя из изложенных фактов, я считаю себя невиновным в опоздании на работу».

Правильно составленная записка, в которой указаны не только факты, которые послужили ее написанию, но и весомые аргументы в пользу работника, могут смягчить проступок, следовательно, помогут если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Обязательные реквизиты

В объяснительной записке, как и любом другом документе, должен быть указан ряд реквизитов. К ним относится:

• наименование организации, структурного подразделения;
• адресат, зачастую руководитель организации;
• адресант, то есть непосредственный нарушитель;
• наименование вида документа;
• регистрационный номер. Указывается в отделе кадров при регистрации;
• текст документа;
• дата написания;
• подпись составителя.

При учете всех перечисленных реквизитов, после написания получится документ по такому образцу:

Состав текста

Текст объяснительной записки состоит из двух частей:

1. Фактическая часть, в которой излагаются факты, ставшие поводом для написания документа. Например: «23 июня 2016 года я не вышел на работу».
2. Пояснительная, где приводятся причины, из-за которых возникла ситуация.

Особенности датирования

Датируется записка датой ее составления, а не совершения самого проступка, что весьма важно. Связано это с тем, что в течение месяца после обнаружения проступка, не считая времени, которое работник находился в отпуске (на больничном), к нему можно применить . Правильно указанная дата составления служит указателем даты, с которой ведется отчет.

Порядок составления записки

При написании любой объяснительной записки можно придерживаться такого порядка:

1. В правом верхнем углу указывается должность и имя лица, которому вы подаете объяснительную.
2. Под адресатом указывается должность и имя составителя.
3. Ниже указывается название документа.
4. В основной части излагаются факты, которые привели к возникшей ситуации.
5. В конце записки ставится дата составления документа и личная подпись.

Приложения к записке

Нередко к тексту объяснительной записки прикладываются приложения. Это могут быть различного рода справки (к примеру, справка, выданная фельдшером), акты (например, акт, составленный аварийной службой при ремонте водо- или газо-провода), соответствующая статья из средств массовой информации, подтверждающая факт аварии, повреждения автомагистрали и прочее.

Наличие данных бумаг существенно влияет на текст объяснительной записки, подтверждая изложенные в ней факты.

Примеры объяснительной записки

Предлагаем вам ознакомиться с типичными примерами объяснительной записки.

Записка о невыполнении должностных обязанностей:

Записка об опоздании на работу:

Объяснительная записка составляется работником в случае дисциплинарного или трудового нарушения и служит для защиты работника от наложения штрафных санкций или их смягчения. Составляется работником по требованию работодателя на листе формата A4 от руки или в компьютерном виде.

В этой статье мы рассмотрим объяснительную записку на работе. Мы узнаем, как правильно написать объяснительную записку начальнику, в каких случаях она пишется, что она из себя представляет и многое другое. В конце статьи, традиционно, у вас будет уникальная возможность скачать образец объяснительной записки начальнику, чтобы вы могли правильно и грамотно составить этот документ. Но сначала, естественно, мы начнем с некого введения в суть вопроса, чтобы вы имели представление об объяснительной записке как таковой.

Объяснительная записка начальнику

Объяснительная записка представляет из себя не школьную форму документа, которая помогает прогулять урок физкультуры, а совершенно официальную бумагу, которая отправляется руководителю в связи с какой-либо негативной ситуацией на работе. Многие скажут, что этот вопрос не стоит того, чтобы его разбирать, ведь интуитивно все знают, как примерно должна быть написана объяснительная записка. Но мы позволим себе с вами не согласиться, потому что объяснительная записка очень часто помогает сохранить место работы, а в современном мире место работы играет огромное значение, даже не надо объяснять почему.

Давайте сначала попробуем дать этой бумаге какое-то определение. Объяснительная записка нужна для того, чтобы описать руководителю ход развития каких-либо событий с точки зрения сотрудника.

События могут быть, к примеру, следующие: невыполнение плана, опоздание на рабочее место, прогул, невыполнение какого-либо поручения руководства и многие другие

Цель объяснительной записки может быть и иной. К примеру, в ней могут содержаться пояснения и рекомендации по какому-либо документу или, скажем, по какой-либо программе. И написана она может быть, в таком случае, на бланке, который официально принят в данной компании.

Если мы откроем Трудовой Кодекс Российской Федерации и попробуем взять информацию об объяснительной записке начальнику оттуда, то увидим следующее: в том случае, когда сотрудник совершает проступок, связанный с работой, руководитель имеет полное право потребовать объяснений в письменном виде. Если сотрудник отказывается писать объяснительную записку начальнику или пишет её, но предоставляет руководству не в срок, то работодатель имеет право на какие-либо дисциплинарные санкции в отношение работника. Из этого можно сделать вывод о том, что объяснительную записку всегда лучше написать, ибо для провинившегося сотрудника - это наилучший вариант.

Какие бывают объяснительные записки?

Теперь поговорим о видах объяснительных записок и о том, в каких случаях они пишутся. Вообще, отбросив официоз, их можно разделить на два «лагеря» — оправдательные объяснительные записки и пояснительные объяснительные записки. В первом случае, сотрудник оформляет этот документ, когда у него есть какое-либо нарушение, и он его пытается объяснить и оправдать. Во втором же случае, сотрудник перечисляет независящие от него причины, которые вынудили его поступить так, а не иначе.

Теперь рассмотрим более подробно, когда от сотрудника могут потребовать написания объяснительной записки. Это могут быть разные случаи. Приведем несколько примеров:

• Когда сотрудник что-то украл с места работы
• Когда сотрудник появился на рабочем месте в состоянии алкогольного или наркотического опьянения
• Когда сотрудник опоздал на работу один или более раз
• Когда сотрудник просто прогулял свое рабочее время
• Когда сотрудник не выполнил свой установленный рабочий план или норму
• Когда сотрудник систематически не соблюдает правила охраны трудовой деятельности
• Когда сотрудник предоставляет руководству неверные личные данные

Вот некоторые примеры нарушений рабочего процесса, которые могут повлечь за собой требование руководителя написать объяснительную записку на его имя.

Какая форма объяснительной записки для начальника?

Теперь мы обсудим, в какой форме и в каком формате следует написать объяснительную записку для руководителя. Обычно объяснительную записку оформляют на бумаге формата А4. Писать её следует на имя руководства или начальства. Мы встречали несколько видов бланков, которые рекомендуются для заполнения объяснительной, но сразу предупредим, что все эти бланки только рекомендуют, что делать, ибо стандартных форм написания объяснительных записок начальнику не существует в Российском Законодательстве. Иногда встречаются компании, в уставе которых прописываются стандарты написания корпоративных документов, в том числе и объяснительных записок. В любом случае, вы можете писать объяснительную записку в любом виде, ибо даже если приняты в компании какие-то стандарты, касательно этого документа, то произвольная форма не препятствует восприятию информации.

Как правильно написать объяснительную записку?

Вот мы и подошли к заключительной части нашего повествования, которая ответит на вопрос, как правильно написать объяснительную записку? Напоминаем, что образец объяснительной записки для начальника вы можете скачать в конце статьи. Хоть у объяснительной записки и нет какого-либо стандарта написания, все равно мы рекомендуем вам придерживаться этого плана:

• Верхняя часть содержит в себе контактную информацию о том, для кого пишется документ. ФИО, должность и прочая нужная информация
• Далее оформляем заглавие к самому тексту. Можно использовать слово «касательно…»
• Пишем самую главную часть нашей записки, причем в таком виде: сперва даются случившиеся события, а затем последствия и мотивы, которые побудили к этому сотрудника. Рекомендуем вам не разводить воду и писать кратко, по-деловому, ибо только в таком случае вы выглядите серьезно и ответственно
• В конце обязательно следует расписаться, указать свою должность. Не помешает указать и расшифровку росписи

Утверждение о том, что работа есть работа, не означает, что общение в коллективе должно строиться исключительно на обмене бумагами. Как ни крути, большую часть информации мы все-таки узнаем из бесед с коллегами. Но есть в жизни коллектива и такие ситуации, в которых без «официоза» не обойтись. Вот тогда будет не до пространных повествований на отвлеченную тему, начальство устроит только конкретное объяснение причин. О том, как написать объяснительную записку на работу, а также обо всех нюансах этого вопроса расскажем далее.

Нормативная база

Форма объяснительной часто встречается в повседневной жизни, даже если происходящее далеко от рабочих проблем. Что же касается отношений в трудовом коллективе, то они опираются, прежде всего, на нормы Трудового кодекса. Такой вид документа, как объяснительная записка на работу, встречается в ТК РФ несколько раз:

• В статье 193 , как обязательный этап перед применением или отказом от дисциплинарного взыскания за проступок (прогул, опоздание, порчу имущества, должностное недоразумение);
• В статье 229.2 , как одно из доказательств, при проведении расследования случаев травматизма или другого несчастья на рабочем месте;
• В статье 247 , как основание для установления степени виновности в причинении материального или нематериального ущерба предприятию.

Во всех случаях кодекс говорит о том, что объяснительная записка на работу должна быть подана в письменном виде. Исключение сделали только для дистанционных сотрудников, они могут подать ее в виде электронного документа с цифровой подписью, ст. 312.1 ТК .

Виды объяснительных записок

Сложно перечислить все то множество обстоятельств, по которым у начальства могут возникнуть вопросы. В основном они касаются фактов нарушения внутреннего трудового распорядка или нестандартных происшествий. Вот лишь самые распространенные поводы требовать объяснений:

• Установленный факт отсутствия на работе весь день или его часть, суммарно превышающую 4 часа (нужно сказать, что объяснительная записка за – обязательна к истребованию работодателем, если по итогам ее рассмотрения планируется вынесение или увольнение);
• Опоздание к началу дня или с обеденного перерыва;
• Должностной проступок, ошибка в работе или неисполнение обязанностей;
• Действия или бездействие в сложной ситуации, намеренное игнорирование требований охраны труда;
• Употребление спиртного на рабочем месте или появление там в уже нетрезвом виде;
• Любой другой поступок работника, в котором, по мнению начальства, ему следует оправдывать свое поведение.

Поскольку закон не устанавливает регламентированный шаблон объяснительной записки на работу, в каждой отдельной ситуации может использоваться свободная форма. Лишь бы она раскрывала все детали произошедшего и была понятна работодателю или проверяющему. Неплохо также приложить к ней копию документа, подтверждающего все написанное. Понятно, что к объяснительной записке, когда работник проспал на работу, приложить нечего, но вот если опоздание произошло по более уважительной причине, то лучше позаботиться о защищающей бумаге.

До вынесения приказа о дисциплинарном взыскании нужно потребовать от работника изложенное на бумаге объяснение, ст. 193 ТК.

Сроки передачи записки

Чаще всего, письменное оправдание требуют от работника, которого хотят подвергнуть взысканию в форме выговора или, того хуже, увольнения. Понятно, что статья 193 ТК предлагает работодателю всегда учитывать серьезность проступка и тяжесть последствий, но эмпирических показателей для подобной оценки не описывает. Поскольку первичное решение будет принимать руководитель, по-своему оценивая изложенные работником факты, то самому сотруднику, перед тем, как писать объяснительную записку на работе, лучше продумать каждую написанную фразу.

Если серьезность планируемого взыскания доходит до выговора или увольнения, то работодатель должен знать, какие шаги и в какие сроки нужно предпринять, чтобы не навлечь на себя проверки и суды:

1. Заактировать факт проступка.
2. Вручить работнику под подпись требование о необходимости написать объяснение.
3. Сообщить провинившемуся о том, что на предоставление объяснений у него есть два рабочих дня, не считая суток вручения требования и выходных.
4. В месячный срок от даты обнаружения проступка издать приказ о применении наказания, вне зависимости от факта получения объяснений от работника.

Самому сотруднику, получившему требование начальства, лучше не игнорировать этот документ, даже если виноватым он себя не считает. Ответить на выпад руководства нужно оперативно и полно, это даст серьезное преимущество при обращении к трудовому инспектору или в суд.

Оформление записки

Если осложнения с начальством перешли в плоскость истребования письменного оправдания, то медлить не стоит. Для тех, кто ни разу не сталкивался с подобными документами, за образец для объяснительной записки на работу можно взять шаблон любого заявления. «Шапку», в которой указывается получатель бумаги, оставить без изменений, а заглавие сменить на слово «объяснительная».

В «теле» документа нужно расписать все то, что помешало сотруднику своевременно и правильно выполнять свои трудовые обязанности. И хоть язык составления должен быть максимально деловым, формальному подходу здесь не место. Особенно, если сложившиеся обстоятельства далеки о стандартных. В то же время, работнику стоит сдерживать свои порывы и эмоции, чтобы документ отражал события и причины, а не жалобы и пустые обвинения.

Может случиться, что ситуация проста и так же незамысловато ее объяснение, а предполагаемое наказание не строже замечания (ст. 192 ТК). Тогда можно обратиться к кадровикам и попросить у них пример кем-то ранее написанной объяснительной записки на работу.

Отсутствия и опоздания

Несмотря на активно пропагандируемую идею о том, что работники, не скованные жестким графиком, трудятся лучше, на большинстве современных предприятий время прихода на работу и ее оставления строго регламентировано. Вот почему объяснительная записка по причине опоздания на работу – один из самых распространенных документов в личных делах кадрового состава.

Опоздание, в том числе из-за транспорта

Само по себе опоздание, если оно не носит систематического характера или не превысило 4 часов от начала рабочего дня, не может стать основанием для серьезного взыскания. Но в компании может действовать правило истребования объяснительной записки даже при однократной задержке по пути на рабочее место. Делать это могут, например, для профилактики или в воспитательных целях.

Не так редко можно услышать о применении штрафов за подобные проступки. Закон не устанавливает возможности такого воздействия на сотрудников, ст. 192 ТК. Скорее речь пойдет о лишении работника, подвергнутого дисциплинарному взысканию, всех видов поощрительных выплат или понижение их величины. Хотя это и покажется нарушением требований ст. 193 ТК (о возможности использования лишь одного вида наказания), многие суды не считают факт лишения премии дисциплинарным взысканием. Оспорить это можно только, если поощрительных выплат лишили вовсе за однократное нарушение, тогда наказание могут посчитать избыточным.

Отдельная история, опоздание на работу из-за транспорта. В этом случае объяснительная записка будет смотреться убедительнее, если приложить к ней подтверждающие документы. Их могут выдать:

• В службе ГИБДД, если человек попал в ДТП или стал его свидетелем;
• В больнице, если сам сотрудник получил повреждения в результате транспортного происшествия;
• В полиции, если человек остался на месте для дачи свидетельских показаний.

Но даже, если опоздание не имело столь драматичных последствий, а стало следствием обычной «пробки», в объяснительной записке на работу нужно упомянуть и об этом. Если такие ситуации не вошли в систему, то вероятность того, что работодатель войдет в положение, возрастает в разы. Пример бланка заявления можно у нас на сайте.

Поводом для увольнения может стать однократное грубое нарушение дисциплины (прогул, например), ст. 81 ТК.

Объяснение отсутствия на рабочем месте

Отсутствие на рабочем месте более 4 часов в течение одного дня, могут расценить как прогул. Тем более, если сотрудник не сообразит сообщить начальнику о причинах заранее, или как только выяснится, что работу придется пропустить. В этом случае всю силу убеждения придется проявить при написании объяснительной записки на работу об отсутствии или явке с многочасовым опозданием.

Причины такого пропуска могут быть весьма разнообразными. Например, посещение врача, неотложная помощь больному родственнику, коммунальные проблемы (затопление, замыкание, заклинивание замков, отказ в работе лифта и т.п.). Что из этого вызовет наибольшее сочувствие у работодателя, виднее самому работнику. Вот почему, еще сидя в обесточенном лифте, нужно определиться с тем, как будет выглядеть объяснительная записка о невыходе на работу, и чем она будет подкреплена.

Крепко подумать об этом стоит еще и потому, что прогул считается грубым нарушением трудового распорядка, и уволить из-за него могут без предварительных внушений, ст. 81 ТК, подпункт 6 а). Образец объяснительной за прогул можно у нас на сайте.

По семейным обстоятельствам

Наиболее зыбкая стартовая позиция у тех, кто пропустил рабочее время . Коль уж работника угораздило уйти без разрешения, то объяснительная записка на работу должна содержать максимально убедительные причины.

Необходимость уйти пораньше с работы чаще появляется у семейных сотрудников с детьми школьного или дошкольного возраста. Собрания, получение справок из поликлиники или прохождение обследований, неприятности по учебе – далеко не полный набор причин для того, чтобы отпроситься у работодателя.

Но что делать, если заранее договориться с начальством не удалось, а тайное бегство не осталось секретом? В этом варианте преимущество будет на стороне одиноких или многодетных родителей, беременных или мам, воспитывающих детей с ограниченными их здоровьем возможностями. Скорее всего, наказывать их не станут, конечно, если это не перешло в систему, а перед тем, как писать объяснительную записку, на работе проведут воспитательную беседу и дадут подписать стандартный образец предупреждения. Образец объяснительной — такой, как и в случае с любым прогулом. Придется указывать именно ваше семейное обстоятельство.

Ошибки в работе или другие причины

Как правило, сознательный сотрудник перепроверяет все выполненные им действия на работе. Это вынужденная необходимость продиктована тем, что постоянное повторение однообразных задач неизбежно влечет за собой появление серьезных или незначительных недочетов. Хорошо, если их выявил сам специалист, хуже, если ошибка стала достоянием общественности. В зависимости от тяжести последствий этого происшествия, руководство может настаивать на предоставлении на работу объяснительной записки об ошибке.

Оправдание причин

Это требование может быть продиктовано не столько строгостью начальства, сколько необходимостью проведения действий по устранению последствий производственного промаха подчиненного. Не исключено, что одним их них станет материальный ущерб для компании. Тогда, по результатам рассмотрения объяснительной, будет приниматься решение о взыскании финансовых потерь с работника или способе восстановления поврежденного имущества.

Конечно, причиной ошибки может стать элементарная невнимательность или халатность. Например, по рассеянности сотрудница не поставила печать на первичном финансовом документе. Тогда объяснительная записка на работу, скорее всего, будет оканчиваться фразой о признании вины и обещанием впредь быть осмотрительнее.

Объяснение отказа от выполнения работы должно быть подкреплено договором о найме или данными о неблагоприятных условиях труда. Это позволит избежать наказания по ст. 192 ТК.

Записка о невыполнении должностных обязанностей

Неоднозначной может быть и ситуация, в которой работник не выполняет свои трудовые функции. Здесь возможны два варианта развития событий.

Начальник застал сотрудника в момент явного игнорирования возложенной на него работы. Возможно, он занимается отвлеченными делами или попросту уснул на работе, тогда от человека потребуется объяснительная записка с извинениями и предложением исправить положение.

Сложнее обстоят дела в случае, когда работник не может выполнять свои обязанности или считает, что его заставляют исполнять работу, не предусмотренную его договором. И то, и другое освобождает его от дисциплинарной ответственности. Главное для сотрудника, знать, как правильно написать объяснительную записку о сложившейся ситуации на работе. Ознакомьтесь с образцом у нас на сайте ().

Прежде всего, нужно понимать, что безбоязненно можно отказаться от работы, если:

Если докладная на эту тему не заставила начальство изменить позицию и от сотрудника продолжают предъявлять неправомерные требования, то объяснительная записка на работу с описанием тех же причин неисполнения обязанностей понадобится уже для трудовой инспекции или суда. Нужно помнить, что отказ от «лишней» работы не освобождает от выполнения основных обязанностей, а необеспечение защищенных условий труда не позволяет покидать рабочее место.

Начальник не принял записку

Не все проступки или конфликты в коллективе доходят до документального оформления. Обычно до того, как написать объяснительную записку на работе, проходит устная часть. Если разговоры ни к чему не приводят, начинается фаза обмена официальными бумагами.

Вот тут-то и может сложиться ситуация, когда работодатель не захочет получать составленную по образцу объяснительную записку. Например, об опоздании на работу по уважительным причинам или обоснованному отказу от продолжения труда до устранения нарушений.

Чем аргументировано такое нежелание и насколько моральны мотивы поступков руководства, останется на их совести. Работнику, получившему требование о необходимости предоставления письменного объяснения, нужно вручить его во что бы то ни стало. И, при этом не забыть о подписи на втором экземпляре. Иначе у работодателя будет основание состряпать акт об отказе наемного лица разъяснять причины своего поведения.

Если вручить бумагу лично руководителю не получилось, нужно безотлагательно отправляться на почту и направить ее письмом с описью и уведомлением. А заодно, можно оповестить о подобном поступке профсоюз и комиссию по решению трудовых споров. Конечно, это актуально, если конфликт заходит слишком далеко, и на горизонте маячит незаконное увольнение.

Любой, даже самый вопиющий, проступок сотрудника, вполне возможно, имеет под собой «железное» обоснование. Вот почему, до того, как принять кардинальные меры, Трудовой кодекс предписывает работодателю получить от работника документ, объясняющий его действия. Самому же провинившемуся стоит помнить, что гарантией его защиты станет только особая уважительность причин, подтвержденная документами. Но даже в такой ситуации, ставить пропуск работы или опоздания «на поток» не стоит. Ведь тогда у начальства будет лишний повод напомнить, что для решения личных проблем есть свободное от работы время.

Юрист коллегии правовой защиты. Специализируется на ведении дел, связанных с трудовыми спорами. Защита в суде, подготовка претензий и других нормативных документов в регулирующие органы.

Объяснительная записка — это внутренний документ организации , который объясняет определенные действия или происшествия.

Унифицированной формы данного документа нет, но руководство, по желанию, может ее утвердить . Объяснительная записка пишется работником организации в единственном экземпляре на чистом листе формата А4. В ней содержится информация о том, кто и к кому обращается, а также само объяснение ситуации.

Написана записка может быть от руки или при помощи печатной техники, главное, чтобы на ней присутствовали все имена, дата и подпись работника .

Виды

В зависимости от своего содержания и причин составления, записка может быть нескольких видов :

1. Оправдательная — содержит информацию, которая объясняет собственное поведение, совершение какого-либо действия или, наоборот, бездействия.
2. Объяснительная — сотрудник объясняет действия, от него не зависящие, которые совершили другие лица, или они сложились по определенным обстоятельствам.

Как правильно написать, чтобы избежать наказания

Большая часть успеха при написании объяснительной записки зависит от ее правильного составления , для этого нужно соблюдать несколько правил :

• не допускать большого количества лишней информации и длительных повествований, информация должна содержать полезные сведения, объясняющие ситуацию;
• не употреблять красноречивых фраз, которые оскорбляют или, наоборот, превозносят другую сторону, принявшую участие в ситуации;
• не скрывать правды и не перекладывать свою вину на кого-либо, чистосердечное признание больше располагает к себе;
• не допускать в объяснительной грамматических и орфографических ошибок и помарок, она должна быть написана на чистом белом листе, аккуратным и разборчивым почерком, документ не должен вызывать раздражение только одним своим видом.

Несмотря на то, что объяснительная не имеет унифицированного бланка, составляется она по определенным правилам :

В случае составления записки в печатном виде подпись все равно ставится от руки .

Составляться объяснительная записка может по разным причинам , чаще всего это:

• отсутствие на рабочем месте;
• совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции;
• невыполнение рабочего плана;
• в налоговую службу;
• от кассира;
• в детский сад;
• в университет;
• классному руководителю в школе;
• отсутствие на родительском собрании.

Отсутствие на рабочем месте

Одно из грубых нарушений, которое может повести за собой увольнение по статье, такой поступок обязательно сопровождается объяснительным документом . В основной части, в первом предложении указывается имя сотрудника и сколько рабочих дней он пропустил, а также даты, выпавшие на эти дни. После этого указывается причина прогула, объяснение должно быть логично связанным и правдивым. Чаще всего, не выход на работу происходит по причинам :

• проблем со здоровьем;
• ухода за одним из членов семьи;
• экстренного ремонта;
• автомобильной аварии;
• ненадлежащих погодных условий;
• временного заключения в месте лишения свободы.

Лучше всего, если записка будет подкреплена каким-либо доказательством, таким как медицинская справка, документ о ДТП или справка из ЖКО, и т.д.

Совершение ошибки в работе, несоблюдение должностной инструкции

Работнику свойственно совершать ошибки, этому способствуют простые человеческие факторы , такие как усталость, плохое самочувствие, переживание, стрессы, невнимательность, проблемы в семье или отсутствие профессионализма.

Также сотрудник по каким-либо причинам может нарушить правила, которые он обязан соблюдать по своей должностной инструкции. Независимо от характера ошибки и причины ее возникновения, эту ситуацию работник обязан пояснить .

В объяснительной сначала указывается то, что было совершенно, а затем по какой причине так вышло. Все написанное должно быть понятно читателю, а объяснение — правдивым.

Невыполнение рабочего плана

Бывают ситуации, когда сотрудник не справился с установленным на определенный период объемом работы. Такая ситуация также должна быть прокомментирована работником. В объяснительной следуют указать то, с чем конкретно не справился работник, какой объем работы был указан по плану, какой был выполнен фактически.

Далее указывается, по какой причине это произошло — нехватка времени, оборудования, влияние прочих факторов или медлительность сотрудника. Также можно кратко указать свои пожелания, направленные на помощь в улучшении производительности.

В налоговую службу

Каждый отчетный период организация обязательно сдает необходимые сведения в налоговую службу , это может произойти в случаях:

• несвоевременной сдачи налоговой декларации в службу;
• выявления ошибок в декларации при написании слов или цифр;
• расхождения между данными, которые имеются в налоговой, и теми, что сданы организацией.

Объяснительная прилагается к исправленной декларации и может быть передана как лично, так и отправлена по почте. В ней нужно подробно, но в не очень большом объеме ответить на возникшие у налогового инспектора вопросы, например, почему получена данная итоговая цифра, методы расчета налогов или по какой причине были допущены ошибки.

От кассира

Работа кассира очень ответственная , так как она осуществляется в тесном контакте с денежными средствами. Поэтому, каждое ошибочное действие должно обязательно сопровождаться объяснительной и, по возможности, прикрепленными к ней доказательствами. Записка составляется в случаях:

• когда чек отбит на неверную сумму;
• осуществления возвратов на чековой ленте;
• неправильного расчета, который повлек за собой недостачу или излишки денежных средств в кассе;
• ненадлежащего ведения кассовых документов.

В основной части объяснительной указывается дата совершения ошибки, неправильная сумма, разница в данных, номера чеков, причина данного действия. Также можно указать, была ли она исправлена и каким способом. После прикрепляются подтверждающие чеки с подписями кассира, если они есть.

В детский сад

Объяснительные в детский сад родители обычно пишут в тех случаях, когда ребенок пропустил несколько дней, но не по причине больничного, или же не посещал врача, а лечился родителями самостоятельно .

Записка пишется не на имя воспитателя, а на имя директора детского сада. В ней указывается имя ребенка, сколько дней он пропустил, на какие даты они выпали и сама причина отсутствия ребенка.

В университет

Студенты часто могут отсутствовать на парах, случиться это может как по уважительной причине, так и просто по нежеланию посещать занятие. Не смотря на ситуацию, студент обязан отчитаться о своем прогуле .

Объяснительная записка пишется от имени самого студента, на имя декана или начальника отделения. В ней указывается количество пропущенных учебных дней, их даты и сама причина пропуска. Если есть какое-либо доказательство, подтверждающее написанное, например больничная справка, его необходимо приложить к документу.

Классному руководителю в школе

При пропуске учеником отдельных уроков или целых учебных дней родитель также должен написать объяснительную, в которой указывается причина данного поступка. Составляется она на имя классного руководителя, от имени родителей или опекунов. В ней указывается имя ученика, дни или наименование пропущенных уроков, дата, на которую они выпали, и, обязательно, причина прогула.

Отсутствие на родительском собрании

Многие классные руководители просят родителей своих учеников писать им объяснительные записки при отсутствии их на родительском собрании. В таком случае в ней нужно указать дату проведения собрания и причину непосещения.

Но следует помнить, что такая объяснительная не является обязательной, так как присутствие на собрании — это добровольное дело, поэтому руководитель не имеет права требовать ее или выяснять личные причины, по которым родитель не явился .

Что влечет за собой отказ от написания

Написание хорошей объяснительной записки, в первую очередь, важно для самого работника, так как она может помочь избежать или смягчить наказание, убедив начальника в серьезности ситуации.

Но в некоторых моментах сотрудник отказывается давать какие-либо объяснения по поводу своего нарушения. В таком случае составляется специальный акт об отказе написания объяснительной записки , в 2 экземплярах, один из которых уходит в отдел кадров, а второй остается у работника.

Акт составляется не только в случае отказа предоставления записки, но и если она не была написана в течение 2 дней с момента совершения проступка сотрудником. В нем указывается следующая информация :

• наименование «Акт об отказе писать объяснительную записку»;
• данные о работнике, наименование организации, занимаемая должность, ФИО;
• данные о свидетелях составления акта, которых должно быть не менее 3 человек;
• дата составления акта;
• нормативная база, поясняющая правонарушение сотрудника и обязывающая его к написанию объяснительной;
• описание ситуации, совершенное сотрудником;
• причина отказа давать какие-либо объяснения, если она есть;
• пояснение, что акт составлен в 2 экземплярах и что работник с ними ознакомлен;
• должности и подписи всех свидетелей и составляющего данный документ.

При отсутствии объяснительной записки работодатель имеет полное право наказать сотрудника соответствующим законодательству образом, вплоть до увольнения по статье.

Сроки хранения документа

Как и любой документ, объяснительная записка подписывается уполномоченными лицами и передается на хранение, чаще всего, в отдел кадров . Храниться записки могут бессрочно . Единственный момент, при истечении срока давности у нарушения необходимость в пояснениях к нему также теряют необходимость.

За любой проступок нужно отвечать, особенно если он касается нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является важным документом , который помогает прояснить ситуацию и, если возможно, оправдать работника и снизить наказание. Поэтому нужно всегда правильно и честно относиться к ее составлению.

В жизни любого работника может случиться ситуация, из-за которой он опаздывает на работу, не может выйти на службу или выполнить обязанности надлежащим образом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Причины, повлёкшие такие нарушения, могут быть уважительными либо неуважительными. Решение будет приниматься на основе представленных объяснений работника.

Ситуацию, повлекшую возникновение подобных нарушений, работник должен изложить в письменном виде.

Для этого он оформляет объяснительную записку. Данный документ может быть оправдательным или пояснительным.

Обратите внимание, что объяснительная записка – официальный документ, который оформляется определённым образом. В нем указывается информация, которая объясняет причины допущенного нарушения.

Ее основное значение – дать возможность работнику представить ситуацию его глазами, рассказать о случившемся и по возможности оправдать себя.

Общие аспекты

Объяснительная записка – это официальный документ. Ее оформление – задача сотрудника, допустившего нарушения. Именно он заинтересован в том, чтобы документ был составлен правильно.

На основании записки будет принято решение, стоит ли накладывать меры взыскания на работника. Грамотное изложение позволит объяснить руководителю причины совершенного нарушения.

По результатам рассмотрения записки работника принимается решение о его вине или невиновности. В первом случае к нему будут применены меры дисциплинарного взыскания.

Именно поэтому надо серьезно отнестись к процессу оформления записки. Передача данного документа может носить обязательный характер в случаях, предусмотренных в законодательстве.

В иных ситуациях работодатель дает возможность работнику объяснить ситуацию, изложив ее в письменном виде, не в силу предписания норм права, а по собственной инициативе.

Если сотрудника при этом волнует вопрос: «Обязан ли я писать объяснительную?» — ему следует знать, что данные действия – это его право.

Что это такое

Понятие «объяснительная записка» в законодательстве отсутствует. В соответствии с действующим ТК РФ речь идет о «затребовании объяснений в письменном виде».

В частности, работник предоставляет их при совершении неправомерных поступков, нарушении трудовой дисциплины, неисполнении обязанностей и пр.

При этом объяснения не могут быть представлены в устном виде. Данную записку оформляют не только при совершении дисциплинарного проступка, но и в некоторых иных случаях.

Всех их объединяет «необходимости оправдаться». Так, объяснительная записка потребуется при расследовании причинения ущерба имуществу работодателя.

Важно понять отличительную особенность данного документа. В нем просто излагается произошедший случай в письменном виде.

Работник не делает каких-либо заявлений и не просит разобраться в спорной ситуации. В этом и есть отличие объяснительной записки от прочих служебных документов, например, докладной или заявления.

Какие могут быть основания

Мы уже упоминали о том, что работник предоставляет объяснительную при проведении расследования дисциплинарного проступка.

Она позволяет взглянуть на ситуацию глазами работниками и вынести объективное решение по его виновности или невиновности в совершении деяния.

Обратите внимание, что работник не обязан писать записку. Однако именно он заинтересован в том, чтобы оправдать себя.

Если сотрудника заставляют писать объяснительную на работе, то он может пожаловаться в надзорные инстанции.

Данный документ формируется, например, при опоздании на работу, прогуле, невыполнении своих обязанностей или их ненадлежащей реализации, повреждении имущества работодателя и пр.

Правовая база

В данной норме определено, что истребование от работника письменного объяснения для выявления причины образования ущерба является обязательным.

Если же сотрудник отказывается писать или уклоняется от передачи этого документа работодателю, то составляется соответствующий акт. Сама форма объяснительной записки не была утверждена на государственном уровне.

Как грамотно написать объяснительную на работе

Объяснительная записка – это специфичная форма делового документа. На нее распространяются правила формирования данного вида актов.

Их соблюдение не является обязанностью для самого работника, но таким образом выше вероятность того, что документ будет подготовлен грамотно и принесет ожидаемую пользу.

Объяснительная записка оформляется на листе формата А4. Работник должен использовать деловой стиль изложения.

В «шапке» документа указывается его получатель (обычно гендиректор фирмы), а также данные самого работника, в том числе ФИО, структурное подразделение и пр.

После этого надо обязательно указать название документа, а затем писать текст записки. Изложение ситуации должно производиться корректно, грамотно, без ошибок.

Нужно ли писать в тексте объяснительной об оценке своих действий? Если работник признает наличие вины, то ему необходимо указать это, а также уточнить, что в будущем нарушений с его стороны допущено не будет.

Обычно объяснительная записка пишется от руки. Можно представлять вариант, набранный на компьютере, но к таким документам недоверчиво относятся сами работодатели.

В каких случаях пишут

Ранее мы уже упоминали о тех случаях, когда с работника может быть затребована объяснительная записка — дисциплинарный проступок, причинение материального ущерба работодателю и пр.

Нами были рассмотрены случаи, когда данный документ требуется в соответствии с предписаниями законодателя.

Но обратите внимание, что иные ситуации могут быть закреплены в локальных документах конкретного предприятия.

Данное обстоятельство должно быть оформлено документально. В противном случае, у работодателя будет отсутствовать доказательство исполнения требований закона.

Документ под названием «Требование» оформляется на фирменном бланке, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и предоставляет работнику под роспись.

В нем обязательно указывается дата передачи акт сотруднику фирмы. Именно она позволяет сориентироваться в сроках представления объяснения.

Что делать если работник отказывается получать требования? В данной ситуации необходимо составить акт.

За невыполнение задания

Объяснительная может быть затребована у работника по причине невыполнения задания. В такой ситуации сотруднику необходимо подробно изложить ситуацию, указать причины совершения проступка, а также предпосылки и иные факты.

Невыполнение задания может быть связано с самыми разнообразными обстоятельствами.

Если вина работника в совершении проступка отсутствует, то необходимо привести убедительные доказательства этого.

Например, можно написать, что задание не было выполнено по причине переутомления. В то же время, не следует писать, что проступок совершен из-за того, что начальник не дает .

Обязательно надо указать в объяснительной, что работник осознает последствия своего проступка, приложит усилия для исправления ситуации и впредь не допустит ее возникновение.

За ошибку

Ошибку может допустить любой работник в процессе своей трудовой деятельности. Причем от нее не застрахованы и опытные сотрудники и новоиспеченные трудящиеся.

Обычно ошибка – это последствие, которое возникает из-за определённых причин объективных и субъективных.

Видео: как написать объяснительную

Именно их должен указать работник в своей объяснительной записке. Следует раскрыть те предпосылки и обстоятельства, которые привели к возникновению ошибки.

Не стоит перекладывать ответственность на своих коллег, но и признавать свою вину, при отсутствии таковой, тоже не рекомендуем.

Следует изложить обстоятельства, которые реально имели место быть на практике.

За опоздание

Опоздание на работу – проступок. Работник должен объяснить причины его совершения. В зависимости от данных обстоятельств будет принято решение о применении мер воздействия.

Объяснительная – кадровый документ, который передается в кадровую службу или непосредственно руководителю.

В нем работник подтверждает факт опоздания, а также указывает причины. Помните о том, что систематическое опоздание может стать основанием для увольнения из-за нарушения дисциплины труда.

Итак, записку об опоздании можно разделить на 2 части:

О прогуле

Понятие «прогул» закреплено в . В соответствии с данной нормой под ним подразумевается отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всей смены или 4 часов подряд в течение одной смены.

Данный проступок может стать причиной расторжения между работником и работодателем.

Именно поэтому работник заинтересован в том, что объяснить факты, которые способствовали его совершению.

Уважительными признаются следующие причины :

• болезнь работника или его близких родственников;
• смерть члена семьи;
• авария;
• стихийное бедствие или несчастный случай.

Уважительная причина должна быть подтверждена не на словах, а реальными доказательствами.

Можно ли не писать

Обязательно ли писать работнику объяснительную записку? Нет, но мы уже упоминали, что именно он должен быть заинтересован в ее оформлении.

Работник не сможет избежать наказания по той лишь причине, что не предоставил свое объяснение. Напротив, он лишается шанса оправдаться.

Чем грозит отказ

Отказ не имеет каких-либо конкретных последствий. Другое дело, что свое мнение и видение ситуации работник не представляет.

Соответственно он сам лишает себя шанса защититься, представить собственные аргументы. Как правило, это негативным образом сказывается на решение по делу о дисциплинарном взыскании.

Отказ будет расценен, как нежелание признавать ошибку или нарушение, что не всегда будет полезно. Особенно, когда речь идет о тех ситуациях, когда вина работника абсолютно очевидна.

Пример документа

Объяснительная записка – документ, который не имеет утвержденного образца. Отсутствуют единые требования к его заполнению, содержанию и пр.

Однако для правильного формирования документа следует придерживаться правил, как писать объяснительную на работе после проверки.

Так, в ней должны содержаться следующие реквизиты:

• кому и кем адресована (сведения о руководителе и работнике);
• название акта;
• сам текст (с изложением ситуации, причин, фактов и пр.);
• приложения (необязательно), которые могут подтвердить сведения, указанные работником;
• подпись и дата.