Хранение документов при ликвидации предприятия. Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами. Закон РФ о передаче документов в архив при ликвидации компании

Ликвидация организации представляет собой сложный и длительный процесс. Учредителям приходится завершать деятельность компании, отчитываться по кредиторским обязательствам и подготавливать большой объём документации. Ликвидируемое юридическое лицо обязано передавать её на хранение в архивную службу. Рассмотрим, где находится архив ликвидированных предприятий и каким образом происходит передача бумаг компании-архивариусу.

Куда обращаться?

В соответствии с законом № 125-ФЗ «Об архивном деле РФ» при ликвидации предприятия бумаги, срок хранения которых не истёк, а также документы по личному составу в обязательном порядке должны передаваться на хранение в архив - муниципальный или государственный. В ходе прекращения существования фирме важно решить вопрос передачи документации, обратившись в орган, специализирующийся на управлении архивными делами и действующий на территории интересующего субъекта РФ. Узнать сведения о его расположении можно в администрации по месту нахождения предприятия, посетив её лично или зайдя на сайт в интернете. Второй вариант значительно ускорит поиск нужной информации.

Прежде чем обратиться к специалистам архивной службы, следует установить крайние даты бумаг, которые образуют архивный фонд компании. Затем необходимо подсчитать количество дел для передачи - это делается отдельно по каждой категории. Категории делятся по сроку и типу бумаг, требующих содержания в архиве.

При сдаче в госархив документации по личному составу следует учитывать требования, предъявляемые к негосударственным образованиям. В некоторых случаях могут предъявляться особые требования, обусловленные рядом определённых причин. Такие условия государственного архива нужно принять к сведению и отнестись к ним уважительно. К категории документации по личному составу относятся документы, сформированные в результате деятельности кадровой службы. Это личные дела и карточки сотрудников, приказы и т. д.

По требованию принимающей стороны компания должна предоставлять и дополнительные данные: копии или подлинники уставов, свидетельств о прохождении регистрации и других учредительных бумаг.

Этапы подготовки документов

Закрытие фирм происходит нечасто, поэтому учредители могут не знать, что делать с документами при ликвидации организации. Однако при принудительном и добровольном прекращении существования того или иного учреждения обязательно нужно хранить составленную в ходе его деятельности документацию.

Подготовка бумаг на передачу в архивную службу предполагает прохождение следующих этапов:

• осуществление проверки ценности;
• непосредственное оформление дел;
• составление описи к бумагам.

Проверку ценности проводят посредством просмотра каждого листа документации, существующей на момент закрытия предприятия. Данную процедуру осуществляет конкурсный управляющий либо ликвидатор. Под непосредственным оформлением дел предполагается подшивка, проставление нумерации листов, переплёт, подготовка описи и заверительного листа. К сдаваемым в архив наборам документов отдельно оформляются описи.

Как только все документы подготовлены, их отправляют на обработку. Столь трудоёмкий процесс следует доверить сотрудникам архивной службы. Сдача документов в архив при ликвидации - это обязанность учредителей предприятия. Процедура пройдёт без препятствий и проблем в минимальные сроки только в том случае, если заключен договор о передаче личной документации.

При отсутствии договора возможна передача в архив только тех бумаг, которые касаются личного состава сотрудников. Место хранения документации устанавливает ликвидационная комиссия. Передача документов должна сопровождаться правильным оформлением дел с указанием точного названия организации и крайних сроков для передачи бумаг. Дела, требующие временного содержания - не более 10 лет - оформляются без систематизации материалов, переплёта, оформления заверительной надписи и проставления нумерации листов.

Согласно общему правилу архивирования, в одном деле допускается наличие не более 250 листов. В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус.

При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка - документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

Это последняя проблема, возникающая на пути ликвидации юридического лица – куда деть все документы? Как их подготовить, чтобы их приняли на хранение? Вопросы эти не урегулированы законодательно, но решать их придется.

Из статьи вы узнаете:

Ликвидация предприятия – процесс многогранный и сложный, состоящий из нескольких этапов. Одним из последних этапов – распоряжение всем объемом документации, оставшейся после жизни организации. Вопрос «нужно ли хранить документы после ликвидации организации» уже мало у кого возникает. Законодательство отвечает на него достаточно четко – безусловно, нужно. Вопрос – какие. В первую очередь это касается бумаг, подтверждающих наличие стажа и трудовые отношения работников юридического лица, так называемые кадровые документы или их еще называют «по личному составу». Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 и рядом других нормативных актов установлены даже сроки хранения различной документации. И они немалые – постоянные, 75 лет, 5 лет.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

Сдаче в архив подлежат все документы, по которым установлены сроки хранения, и сроки эти не истекли. В обязательном порядке хранятся:

• кадровые: по учету труда, по заработной плате, по расчету с персоналом (их срок хранения составляет 75 лет для документов, созданных до 2003 года, и 50 лет для документов, созданных после 2003 года;
• бухгалтерские (первичные учетные документы, учетная политика, инвентарные карточки и т.д.; их срок хранения не менее пяти лет);
• учредительные.

Как видим, документы после ликвидации составляют достаточно объемную массу, особенно если юридическое лицо имело большой штат сотрудников, осуществляло постоянную деятельность и ликвидировано по процедуре, предусмотренной законодательством.

Законодательство не отвечает четко на вопрос, существует ли обязанность передавать документацию на хранение после прекращения деятельности ИП. С одной стороны, в законе при описании процедуры указывается лишь на организации, а с другой стороны, ИП также обязано хранить, например, документы по личному составу. Поэтому, если у индивидуального предпринимателя есть риск несохранности важных бумаг в течение такого длительного срока их обязательного хранения, лучше передать их на хранение в специализированную организацию.

Окончательный документ ликвидации предприятия - уведомление об исключении юридического лица из ЕГРЮЛ. Выдается он после того, как вся документация передана на хранение.

Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя. Думаем, что ответ на него будет интересен многим.

• Кому: delo@сайт
• Тема: Вопрос читателя

Ликвидируется акционерное общество. Документацию по личному составу и организационные (уставные, регистрационные и т.п.) документы мы сдадим в государственный архив. А что делать с бухгалтерскими документами, которые сформированы, переплетены и хранятся в архиве компании? Срок хранения у них - 5 лет, за 2003-2007 годы объемы приличные.

• Леднева Ю.К.,
• г. Курск

В опросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс)

3.9. В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

3.10. В случае реорганизации общества, влекущей его прекращение, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества могут быть переданы только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ.

Если иное не устанавливается договором о слиянии или присоединении (решением о преобразовании) и (или) передаточным актом либо решением о разделении или выделении и (или) разделительным балансом, находящиеся на хранении и подлежащие хранению подлинники документов общества подлежат передаче вновь создаваемому в результате реорганизации обществу с наибольшей ­стоимостью чистых активов.

Согласно данному постановлению получается, что сдать документы в архив может только организация, которая полностью прекращает свое существование. Если же она реорганизуется, то все документы передаются «одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ».

В октябре 2004 года с принятием закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в нашем законодательстве был закреплен порядок хранения архивных документов при реорганизациях и ликвидациях. Для коммерческих организаций передача в государственные архивы предусматривается только при ликвидации и только на основании договора.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 23 «Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию ­государственных и муниципальных архивов архивными документами»

9. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих ­организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

К сожалению, в нашем законодательстве фактически закреплено требование о хранении документов временного срока хранения ликвидированной организации даже после того, как ликвидационная комиссия завершит свою работу и организация прекратит свое существование . В законе об архив­ном деле предусматривается передача таких документов на хранение ­в государственные архивы на платной основе .

Но данное положение по разным причинам не всегда выполняется. В результате создается реальная угроза того, что документы могут стать бесхозными со всеми вытекающими из этого последствиями.

Порядок действий

Итак, при ликвидации коммерческой структуры рекомендуем поступить следующим образом:

1. В акционерных обществах решение о ликвидации юридического лица принимается общим собранием акционеров большинством голосов (пункт 4 статьи 49 Закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ). В обществах с ограниченной ответственностью такое решение принимается всеми участниками общества (пункт 8 статьи 37 Закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ).

На общем собрании назначаются и утверждаются:

• состав ликвидационной комиссии;
• проект порядка ликвидации;
• сроки ликвидации.

С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами юридического лица (это зафиксировано в пункте 3 статьи 62 Гражданского кодекса РФ).

Поэтому сначала нужно:

• оформить передачу документов организации ликвидационной комиссии передаточным актом , в котором обязательно должна быть информация о документах прежде всего постоянного хранения и кадровых делах, а также о документах временного срока хранения;
• с точки зрения автора, сама организация, принимая решение о ликвидации, должна предусмотреть, что ликвидационная комиссия должна будет сделать с документами, и принять решение о финансировании этих работ . Идея заключается в том, чтобы сами собственники организации приняли решение о дальнейшей судьбе документов.

2. Ликвидационная комиссия должна поступить с документами ­ликвидируемой организации следующим образом:

• можно заключить договор на обработку, упорядочение документов, оформление их на архивное хранение с архивом (государственным, муниципальным) или с коммерческой фирмой, которая оказывает подобные услуги. Это следует сделать, если ликвидируемая организация не в состоянии самостоятельно подготовить свои документы для последующего хранения;
• теперь следующий вопрос - куда передавать все эти дела? Тут ­возможны варианты:
  • документы постоянного срока хранения и кадровые дела ­нужно будет сдать в государственный архив по договору;
  • а вот документы временного срока хранения можно передать как в госархив, так и на внеофисное хранение в коммерческую организацию. В любом случае вам потребуется заключить договор. И тут - внимание! Важно предусмотреть в нем условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения. Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.

Обязательна ли передача документов после ликвидации непубличного акционерного общества на хранение в государственный архив? Возможно ли хранить документы ликвидатором? Какие документы должны храниться и каков срок хранения? Какая ответственность и для кого именно (генерального директора, ликвидатора) предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов при ликвидации АО?

Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон N 208-ФЗ) обязывает акционерное общество (далее - АО, общество) - как публичное, так и не публичное, - хранить документы, предусмотренные данным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные правовыми актами РФ. В соответствии с пунктом 2 той же статьи Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс утверждено Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (далее - Положение).
В соответствии с нормами Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) и п. 3.9 Положения в случае ликвидации АО:
1. Если у АО был договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда РФ, документы постоянного срока хранения и по личному составу (архивные документы, отражающие трудовые отношения АО с работниками) подлежат передаче в соответствующий государственный архив.
2. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в государственный архив на хранение передаются только документы по личному составу работников АО. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Передача документов ликвидируемой организации в архив входит в обязанность ликвидационной комиссии. Сроки хранения документов ликвидируемой организации не отличаются от общих. При этом документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются (п.п. 9.7.4 и 9.7.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
Дополнительно заметим, что с учетом норм Закона N 125-ФЗ, а также пункта 3.9 Положения государственный архив обязан принять документы по личному составу в отсутствие соответствующего договора и безвозмездно (смотрите, к примеру, Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 03.02.2012 N Ф07-118/12 по делу N А05-3700/2011).

К сведению:
Исходя из того, что в процессе ликвидации АО организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия (ликвидатор), полагаем, что субъектом ответственности за нарушение перечисленных обязанностей выступают члены ликвидационной комиссии (ликвидатор). Данный вывод основан также и на том, что в связи с ликвидацией права и обязанности общества, в том числе по хранению документов, прекращаются ( Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.09.2016 N 03АП-4855/16).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

• «Основные правила работы архивов организаций»;
• «Об архивном деле в РФ»;
• «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
• и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

Приказы на отпуска и командировки

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Договоры с юридическими лицами

Документы по госзакупкам

Акты о приеме выполненных работ

Бухгалтерские документы

Путевые листы

И другие документы

Подготовка документов в архив

Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг по упорядочению и экспертизе ценности документации.

Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.

Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение

Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.

В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения их действия и возмещением расходов.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?

При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:

• ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
• продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
• позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП