Если работник остался должен: как удержать. Работник отгулял ежегодный оплачиваемый отпуск авансом и увольняется. Вправе ли работодатель произвести удержание за неотработнные дни отпуска при увольнении

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, приходящуюся на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.

Удержания за неотработанные дни отпуска нельзя проводить, если сотрудник увольняется:

• из-за ликвидации организации;
• по сокращению штата;
• при отказе от перевода на другую работу (отсутствии в организации другой работы) по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению;
• из-за восстановления на работе прежнего сотрудника;
• в связи с призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;
• из-за смены собственника организации.

Такие правила предусмотрены в абзаце 5 части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ.

Как рассчитать сумму удержаний за неотработанные дни отпуска

Сначала определите количество месяцев, не отработанных до окончания рабочего года, в счет которого сотруднику был предоставлен отпуск. В расчет принимайте полностью отработанные месяцы. Остатки дней в месяцах, отработанных не полностью, округляйте до полных месяцев по правилам округления. Остаток до 14 календарных дней включительно отбрасывайте, а остаток от 15 календарных дней и более округляйте до полного месяца.

Такой порядок предусмотрен пунктом 35 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169. Несмотря на то что этот документ был принят давно, он продолжает действовать в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ.

Пример

Сотрудник был принят на работу в компанию 16 июня 2014 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 16 июня 2014 года по 15 июня 2015 года. Отпуск продолжительностью 28 календарных дней за этот рабочий год сотрудник использовал в декабре 2014 года. Работник увольняется по собственному желанию 2 марта 2015 года.

На период с 16 июня 2014 года по 15 февраля 2015 года приходится восемь полных месяцев. С 16 февраля по 2 марта – еще 15 дней. Этот месяц принимается за полный. Итого сотрудник отработал девять месяцев. Значит, при увольнении организация вправе удержать с сотрудника сумму отпускных, начисленных за три неотработанных месяца (12 – 9).

Затем рассчитайте среднедневной заработок сотрудника для оплаты отпуска.

Общую сумму, которую нужно удержать из зарплаты сотрудника при увольнении, определите по формуле:

Сотрудник должен возместить организации всю сумму неотработанных отпускных. Но удержать можно не более 20 процентов от суммы на руки.

Пример

Работник ООО «Восход» Соколов Д. И. устроился в компанию 15 декабря 2014 года. С 3 по 29 августа 2015 года он был в отпуске продолжительностью 28 календарных дней (именно столько составляет ежегодный отпуск в компании).

В сентябре 2015 года Соколов написал заявление об уходе по собственному желанию и был уволен. Последний день его работы – 21 сентября 2015 года. Получается, что всего он отработал в компании 9 месяцев и семь дней. Это означает, что часть начисленных отпускных он должен вернуть. Сотрудник был вправе рассчитывать на отпуск продолжительностью 21 календарный день (28 дн. : 12 мес. × 9 мес.).

Следовательно, с него нужно удержать отпускные за 7 дней отпуска (28 – 21), на которые он не имел права.

Предположим, что отпускные Соколову были рассчитаны исходя из среднедневного заработка в 681,12 руб. Таким образом, с работника причитается 4767,84 руб. (681,12 руб. × 7 дн.).

За отработанные дни сентября 2015 года Соколову начислено 14 285,71 руб. 20 процентов от этой суммы составляет 2857,14 руб. Именно столько бухгалтер может удержать с работника.

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска. В случае отказа организация, конечно, вправе обратиться за взысканием в суд (ст. 391 ТК РФ).

Норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать такие отпускные в судебном порядке, утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253). Однако суды в таком случае, как правило, на стороне работников (см. определение областного суда от 6 декабря 2011 г. № 33-6954, определение Верховного суда РФ от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6).

Правила бухучета и расчет налогов

В бухгалтерском учете удержания за неотработанные дни отпуска отражайте корректировочными записями (письмо Минфина России от 20 октября 2004 г. № 07-05-13/10):

ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29) КРЕДИТ 70

– сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска.

Корректировочные записи делайте на основании бухгалтерской справки.

Пример

Менеджер ООО «Торговая фирма “Гермес”» Кондратьев А. С. увольняется 25 мая 2015 года по собственному желанию.

В феврале 2015 года Кондратьев использовал ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 20 июля 2014 года по 19 июля 2015 года.

Среднедневной заработок Кондратьева для оплаты отпуска составил 421 руб/дн. За отработанные дни мая 2015 года Кондратьеву начислена зарплата в сумме 27 480 руб.

На день увольнения Кондратьев отработал в рабочем году 10 месяцев и 6 дней.

При расчете суммы удержаний учитывается только 10 месяцев, отработанных полностью. Количество неотработанных месяцев составляет:

12 мес. – 10 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Кондратьева за неотработанные дни отпуска, равна:

421 руб/дн. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес. = 1964,67 руб.

Всю сумму неотработанных отпускных бухгалтер удержал из зарплаты Кондратьева за май. Организация платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента. В мае 2015 года в учете бухгалтером организации были сделаны следующие записи:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 1964,67 руб. – сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

– 27 480 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за май 2015 года;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

– 3317 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 13%) – удержан НДФЛ с суммы зарплаты за минусом неотработанных отпускных;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ПФР»

– 5613,37 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 22%) – начислены взносы на пенсионное страхование;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС»

– 739,94 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 2,9%) – начислены взносы в ФСС России;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»

– 1301,28 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 5,1%) – начислены взносы в ФФОМС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»

– 51,03 руб. ((27 480 руб. – 1964,67 руб.) × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– 22 198,33 руб. (27 480 – 1964,67 – 3317) – выплачена зарплата Кондратьеву за май.

Нет, не нужно. На сумму отпускных начисляются все зарплатные налоги (НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний). Кроме того, отпускные (а также все страховые взносы) уменьшают налогооблагаемую прибыль.

В момент удержания из зарплаты сумм излишне начисленных отпускных корректировку по НДФЛ и страховым взносам за прошлые отчетные периоды не производите. Сумму выплат сотруднику в месяце увольнения включите в расчет зарплатных налогов с учетом удержаний. При расчете налога на прибыль суммы удержаний за неотработанные дни отпуска учтите в составе внереализационных доходов (ст. 250 НК РФ). Аналогичной точки зрения придерживается и налоговое ведомство (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 11 января 2007 г. № 21-08/001467).

Уточненные декларации за прошлые периоды сдавать не нужно. Ведь уменьшение заработка сотрудника на сумму отпускных за неотработанные дни отпуска – это не исправление ошибки бухгалтера, требующее корректировки отчета. Это один из видов удержаний по инициативе администрации, которое организация произвела в положенное время (ст. 137 ТК РФ).

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении производится работодателем не всегда и не в полном размере. Почему это происходит и как правильно рассчитать сумму удержания, вы узнаете из нашего материала.

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.

Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 - 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.

ВАЖНО! Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации (ст. 122 ТК РФ). Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику.

К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале .

«Отпускные» права и обязанности

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством. В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения.

Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником. Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск (ст. 127 ТК РФ).

Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см. в материале .

Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных (ст. 137 ТК РФ).

Реализовать указанное право можно не во всех случаях. Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом. Об этом поговорим в следующем разделе.

Можно ли обойтись без удержаний?

Избежать удержаний можно, подписав соглашение о прощении долга. Простить долг работнику — значит не поднимать вопрос о наличии долга и не требовать его погашения.

В обыденной жизни урегулирование задолженности между физическими лицами посредством ее прощения для обеих сторон сделки не влечет никаких последствий. В ситуации же, когда одной из сторон выступает юридическое лицо, прощение долга влечет дополнительную бумажную волокиту, а также требует корректировки налоговых обязательств.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга потребуется составить документ, в котором отразится воля сторон по погашению задолженности. Таким документом может выступать соглашение о прощении долга по отпускной переплате.

Составление такого документа подобно аналогичным соглашениям, составляемым в процессе обычного делового оборота. После названия документа указываются дата и место его составления, вслед за которыми обозначаются стороны соглашения и приводится его основной текст. Он может быть следующего содержания:

«…Работодатель освобождает работника от возврата задолженности за 14 неотработанных дней отпуска в сумме 10 025 (десять тысяч двадцать пять) рублей, возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Завершающими элементами соглашения являются реквизиты и подписи сторон.

О последующих шагах прощения долга по неотработанным отпускным читайте в следующем разделе.

Налоговые нюансы прощения отпускного аванса

Подписанное сторонами соглашение о прощении долга автоматически запускает механизм налоговых корректировок, связанных с этим событием.

Для работника пересчет налоговых обязательств к материальным потерям не приводит — налог с его дохода в виде прощеного долга уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

Что делать с НДФЛ, если работник добровольно погашает долг по авансовым отпускным, см. в материале .

У работодателя ситуация иная. В связи с «актом доброй воли» в отношении работника придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).

Методика расчета авансовых отпускных

Если работодатель не склонен проявлять щедрость и прощать работнику неотработанные суммы, бухгалтерии придется потрудиться. Алгоритм их расчета включает следующие этапы:

• определение числа неотработанных дней отпуска;
• уточнение сведений о среднем дневном заработке;
• расчет суммы авансовых отпускных.

Определяем количество дней неотработанного отпуска. Для расчета применим формулу:

КД но = КД ио - [КД о / 12 мес. × КМ],

КД но и КД ио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных соответственно;

КД о — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев работы на данном предприятии.

Например, за время работы сотрудник фирмы часть отпусков использовал не в полном объеме, а в рабочем году перед увольнением его отдых прошел в полном соответствии с графиком отпусков. В результате на момент увольнения у него образовались «двусторонние» отпускные: не отгулянные за прошлый период (15 дней) и авансовые за недоработанный текущий год (10 дней). При таком раскладе работодатель вместо удержания за неотработанные дни отпуска обязан выдать работнику компенсацию за неиспользованные дни.

Если бы работник не имел в предыдущих периодах не полностью использованных отпусков, то по результатам этого расчетного этапа число неотработанных отпускных дней составило бы 10, и для расчета авансовых отпускных бухгалтеру пришлось бы перейти к следующему шагу расчетного алгоритма.

Уточняем сведения о заработке и рассчитываем неотработанные отпускные.

Этот этап связан не только с вычислениями, но и с уточнением имеющейся информации. Бухгалтеру придется поднять сведения о среднедневном заработке, исходя из которого работнику оплатили отпускные дни. Расчет этого показателя уже был произведен ранее (перед уходом работника в отпуск).

Сумма отпускных за неотработанный период отпуска (∑О нд) рассчитывается исходя из количества дней неотработанного отпуска (КД но) и среднедневного заработка (СЗ) по формуле:

∑О нд = КД но × СЗ.

Дополнительные корректировки понадобятся в том случае, если в период отдыха работника всем сотрудникам фирмы повысили зарплаты. Особое значение имеет дата этого мероприятия — от нее отсчитывается период отпуска, оплату за который придется корректировать на повышающий коэффициент.

Последовательность действий в этой ситуации следующая: от даты окончания отпуска отсчитываются неотработанные дни, и определяется, сколько дней попадает на временной отрезок после повышения зарплаты (а сколько до этого события). Среднедневной заработок для этих периодов будет разным из-за применения корректирующего коэффициента.

Сумма неотработанных отпускных будет рассчитываться по усложненной формуле:

∑О нд = КД 0 × СЗ 0 + КД 1 × СЗ 1 ,

КД 0 и КД 1 — неотработанные дни отпуска до и после повышения зарплаты;

СЗ 0 и СЗ 1 — средний дневной заработок, рассчитанный для оплаты отпускных и увеличенный на коэффициент соответственно.

Пример расчета авансовых отпускных

Менеджер ООО «Бриз» Гаврилов Р. Н. увольняется, использовав в текущем году отпуск стандартной продолжительности (28 дней). На момент разрыва трудовых отношений с работником бухгалтер ООО «Бриз» располагал следующей информацией:

• количество полученных от работодателя авансом дней отпуска — 12;
• среднедневной заработок для расчета отпускных — 1 120 руб.

Дополнительные условия:

• во время нахождения работника в отпуске в компании повысились оклады — повышение произошло 20 мая и затронуло весь рабочий коллектив;
• окончание отпуска Гаврилова Р. Н.пришлось на 30 мая;
• оклад работника до и после повышения составил 25 000 и 28 000 руб. соответственно.

Расчет специалист бухгалтерии начал с определения неотработанных отпускных дней, приходящихся на период после повышения окладов. Из 12 авансированных отпускных дней на период после повышения пришлось 11 дней (с 20 по 30 мая), на неотработанные дни отдыха, оплачиваемые без учета повышающего коэффициента, приходится 1 день (12 - 11).

Бухгалтер произвел следующий расчет, используя формулу из предыдущего раздела:

∑О нд = 1 день × 1 120 руб. + 11 дней × = 14 918,40 руб.

Такая сумма на момент увольнения Гаврилова Р. Н. составила его задолженность перед работодателем как полученная, но не отработанная.

Какую часть этого долга получится вернуть работодателю, расскажем в следующем разделе.

О том, как порядок предоставления отпуска может измениться, см. .

Удержание за использованный отпуск при увольнении

Полученная в результате расчета величина не отработанных сотрудником отпускных и сумма, которую можно удержать из его дохода, совпадают не всегда.

ВАЖНО! Сумма удержаний ограничена законодательно (ст. 138 ТК РФ) и составляет 20% от получаемого работником дохода. В отдельных случаях разрешено превысить установленное ограничение до величины, не превышающей половины от полученного дохода.

Следует учесть, что кроме авансовых отпускных у сотрудника могут быть и иные обязательства (по исполнительным листам, в связи с возмещением ущерба и т. д.). Тогда и они в совокупности с авансовыми отпускными не должны превысить указанного ограничения размера удержания.

Бухгалтеру необходимо выяснить, какую часть рассчитанной суммы неотработанных отпускных можно вычесть из доходов сотрудника. Если иных удержаний у него нет, а размер полученных авансом отпускных составляет менее 1/5 части получаемой при увольнении суммы, проблем не возникает — авансированные отпускные можно удержать в полном объеме.

Если установленное ст. 138 ТК РФ ограничение не позволяет работодателю возместить полностью указанную сумму, можно попытаться предпринять следующее:

• попросить работника добровольно погасить оставшуюся часть долга;
• обратиться для решения вопроса о взыскании в судебные органы (ст. 382-383 ТК РФ);
• простить остаток задолженности.

Каждый из перечисленных способов имеет свои нюансы. Например, добровольное погашение долга влечет пересчет НДФЛ, а прощение долга приводит к корректировке обязательств по налогу на прибыль.

Судебный путь решения вопроса, как показывает практика, не всегда в пользу работодателя. Например, в апелляционном определении Верховного суда Республики Карелии от 11.01.2013 № 33-111/2013 суд встал на защиту интересов работодателя, а в постановлении президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109 по аналогичному вопросу высказана противоположная точка зрения.

Что устанавливает ТК РФ в отношении удержаний из зарплаты, узнайте из этой .

Итоги

Удержание за неотработанный отпуск при увольнении производится из получаемых работником сумм окончательного расчета. В отдельных законодательно установленных случаях такие удержания не разрешаются или ограничиваются.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Как рассчитать и учесть долг работника за неотработанные дни отпуска при увольнении

Случается, что работник увольняется до конца рабочего года, отпуск за который он уже отгулял авансом. В большинстве случаев вы сможете удержать с увольняющегося работника суммы отпускных за неотработанные днист. 137 ТК РФ . Для этого достаточно распоряжения руководителя об удержании этой суммы из денег, причитающихся работнику при окончательном расчете. Согласия работника на это не требуется.

Подробнее о возможности взыскания неотработанных отпускных в судебном порядке читайте:

Но есть ограничение - удержать можно не более 20% от выплачиваемой работнику на руки суммыст. 138 ТК РФ . Если долг работника больше, то он может погасить его добровольно.

Если же он не согласен вернуть переплаченные отпускные, которые нельзя удержать при увольнении, их можно попробовать взыскать в судебном порядкест. 1102 , ст. 1109 ГК РФ . Или же простить работнику задолженность и ничего с него не удерживать.

Рассчитываем сумму задолженности

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных дней отпуска

* Если работник отработал последний рабочий месяц менее чем наполовину, то такой месяц не нужно учитывать, а если он отработал половину или более половины месяца, то такой месяц округляем до полного месяцап. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.30 № 169 ; ст. 423 ТК РФ .

Имейте в виду, число неотработанных дней отпуска, которое у вас в результате получится, можно округлить до целого числа. Это не запрещено ТК РФПисьмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 № 4334-17 . Но округлять можно только в пользу работника, а поскольку вы производите удержание, то, например, 2,33 округляете до 2 календарных днейстатьи 8, 9 ТК РФ .

ШАГ 2. Рассчитываем сумму неотработанных отпускных

При расчете вам понадобятся сведения о среднем заработке, исходя из которого вы оплачивали работнику отпуск. Эта информация у вас уже есть.

Брать при расчете средний дневной заработок на момент увольнения нельзя.

Если же получилось так, что у работника количество неотработанных дней отпуска больше, чем продолжительность последнего отпуска (например, таких дней 10, а последний отпуск продолжался 7 дней), то вам нужно поднять информацию о среднем заработке еще и за предыдущий отпуск. И соответственно, часть задолженности работника (за 7 дней) посчитать исходя из среднего заработка в период последнего отпуска, а часть (за 3 дня) - исходя из среднего заработка в период предыдущего отпуска.

Ситуация несколько усложнится, если во время отпуска работника в целом по организации (или по структурному подразделению) повышались зарплаты. В этом случае на повышающий коэффициент увеличивается часть отпускных с момента повышения до окончания отпускап. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 .

То есть по календарю от последнего дня отпуска нужно отсчитать количество неотработанных дней отпуска и определить, сколько дней приходится на период после дня повышения зарплаты, а сколько - до этой даты (если такие дни есть). Например, отпуск у работника был с 18 июля по 7 августа. Неотработанных дней - 12. Повышение зарплаты было с 1 августа. Тогда количество неотработанных дней отпуска после повышения - 7.

Отражаем в налоговом учете и отчетности

С суммы ранее выплаченных работнику отпускных был удержан НДФЛ, на эту сумму были начислены страховые взносы во внебюджетные фонды. Сама сумма отпускных была включена в расходы для целей налогообложения прибыли. А теперь оказывается, что часть отпускных была выплачена работнику излишне. Что же делать с налогами и взносами? Как их скорректировать?

В отдельных случаях, перечисленных в ТК РФ, удержание отпускных за неотработанные дни отпуска запрещено. Например, при прекращении трудового договора в связи с призывом работника на военную службуп. 1 ч. 1 ст. 83 , ст. 137 ТК РФ .

Сразу скажем, что долг перед работодателем за неотработанные дни отпуска возникает не потому, что отпуск был предоставлен работнику с нарушением закона, а потому, что работник увольняется до конца рабочего года, за который ему был предоставлен отпускстатьи 122, 123 ТК РФ . Следовательно, на момент предоставления отпуска отпускные были выплачены правомерно - ошибки не было. И никаких исправлений в периоде предоставления отпуска в налоговом учете делать не нужно. Все корректировки, которые возникают в связи с удержанием сейчас с работника долга по неотработанным отпускным или прощением ему этих сумм, будут учитываться в периоде увольнения.

Закрываем долг

Сначала рассмотрим ситуацию, когда либо вы удерживаете долг из зарплаты работника при окончательном расчете, либо он сам вносит эту сумму в кассу организации.

Тогда и сумму отпускных, которую вернул работник, и суммы страховых взносов, которые были излишне начислены на нее, необходимо включить во внереализационные доходы в месяце увольнения работника. Так советует учитывать эти суммы Минфин Россиист. 250 НК РФ ; Письмо Минфина России от 03.12.2009 № 03-03-05/224 .

А как быть с НДФЛ? Ведь при выплате отпускных с работника удержали налога больше, чем нужно. Получается, что теперь надо часть налога ему вернуть? Так ли это и как заполнить справку о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛПриказ ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@ в нашей ситуации, нам рассказали в Минфине России.

Из авторитетных источников

Заместитель начальника отдела налогообложения доходов физических лиц Минфина России

“ Если работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска при увольнении, то в регистре налогового учета по НДФЛ и справке 2-НДФЛ данные о выплаченной работнику сумме отпускных и удержанной с них сумме НДФЛ в месяце выплаты отпускных корректировать не нужно. А в месяце увольнения и в регистре, и в справке 2-НДФЛ нужно отразить сумму, начисленную работнику при окончательном расчете, за минусом части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель. При этом сумму НДФЛ с последней выплаты работнику нужно уменьшить на сумму НДФЛ с части отпускных за неотработанные дни отпуска, которую удержал работодатель.

После того как работодатель принял решение об удержании отпускныхст. 137 ТК РФ , он должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ. А работник должен написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛп. 1 ст. 231 НК РФ .

Но при этом перечислять излишне удержанный НДФЛ на счет работника не нужно. На эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему” .

Если какие-либо вычеты (стандартные, имущественный) работнику не предоставлялись, то все просто.

Но если сотруднику предоставлялись какие-либо вычеты по НДФЛ, расчет будет сложнее.

Рассмотрим конкретный пример.

Пример. Расчет суммы задолженности за неотработанные дни отпуска при увольнении

/ условие / Работник принят на работу с 1 сентября 2010 г. С 3 по 31 мая 2011 г. ему был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы (28 календарных дней). За время отпуска ему были начислены отпускные в размере 19 047,62 руб.

Зарплата за вторую половину июня 2011 г., начисленная работнику при окончательном расчете, составляет 10 476,19 руб.

Вычеты по НДФЛ работнику не предоставляются.

/ решение / Алгоритм действий такой.

ШАГ 1. Определяем количество неотработанных календарных дней отпуска, с учетом того что на момент увольнения работник отработал в организации 10 месяцев:

28 дн. – (28 дн. / 12 мес. х 10 мес.) = 28 дн. – (2,33 дн. х 10 мес.) = 4,66 дн.

ШАГ 2. Рассчитываем сумму долга работника за неотработанные дни отпуска:

19047,62 руб. / 28 дн. х 4,66 дн. = 3170,07 руб.

НДФЛ с этой суммы равен 412 руб. (3170,07 руб. х 13%).

То есть задолженность работника без НДФЛ составляет:

3170,07 руб. – 412 руб. = 2758,07 руб.

ШАГ 3. Определяем предельный размер удержания из зарплаты при окончательном расчете. Сумма без НДФЛ, исходя из которой он определяется, составляет:

10 476,19 руб. – (10 476,19 руб. х 13%) = 9114,19 руб.

Предельная сумма, которую можно удержать с работника, составляет:

9114,19 руб. х 20% = 1822,84 руб.

Получается, что из зарплаты работника можно удержать только эту сумму, хотя долг работника (2758,07 руб.) больше.

Оставшуюся часть долга руководитель решил с работника не взыскивать.

ШАГ 4. Определяем сумму к выплате работнику:

10 476,19 руб. – 1822,84 руб. – (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.) х 13% = 7528,35 руб.

Теперь поговорим о страховых взносах. Отпускные работнику были выплачены в сумме большей, чем нужно. Следовательно, база по взносам была завышена. Но, как мы уже сказали, все корректировки мы будем вносить в текущем периоде - в периоде увольненияПисьмо Минздравсоцразвития России от 28.05.2010 № 1376-19 .

То есть пересчитывать страховые взносы в периоде выплаты отпускных не придется.

Из-за удержания неотработанных отпускных работник получит при окончательном расчете денег меньше. И именно на эту уменьшенную сумму вы начислите страховые взносып. 1 ст. 11 , ст. 17 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах...» .

Так, в рассмотренном выше примере база для начисления страховых взносов составит 8653,35 руб. (10 476,19 руб. – 1822,84 руб.). Именно исходя из этой суммы нужно показать в персонифицированной отчетности по форме СЗВ-6-2 за полугодие 2011 г. сумму начисленных взносов за июнь 2011 г.

Но если сумма выплат, начисленных работнику в квартале увольнения, меньше суммы задолженности за неотработанные дни отпуска, то придется корректировать персонифицированную отчетность по этому работникуПисьмо ПФР от 19.05.2011 № 08-26/5404 . О том, как правильно это сделать, нам рассказали в ПФР.

Из авторитетных источников

Заместитель управляющего Отделением Пенсионного фонда РФ по г. Москве и Московской области

“ Если в расчетном (отчетном) периоде работодатель удерживает отпускные за неотработанные дни отпуска, которые были начислены в предыдущие отчетные периоды, то может образоваться отрицательная сумма доначислений.

В этом случае формируются корректирующие сведения по формам СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2 за период, в котором работнику был предоставлен отпуск, и они представляются в ПФР вместе с исходными сведениями персонифицированного учета за отчетный период, в котором произведено удержание неотработанных отпускных с работника.

При этом сумма, указанная в форме АДВ-6-2, должна быть равна сумме, учтенной в последнем расчете по форме РСВ-1утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 12.11.2009 № 894н , представленном в Пенсионный фонд. Необходимости во внесении изменений в ранее представленный расчет по страховым взносам РСВ-1 нет” .

Обратите внимание, что корректировать в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, нужно только начисленные взносы в ПФР. По уплаченным взносам корректировка не требуется.

Пример. Отражение в персонифицированной отчетности отрицательной суммы доначислений по страховым взносам в ПФР при удержании долга с работника

Ставка пенсионных взносов на финансирование страховой части трудовой пенсии по нему равна 26%.

Симонов А.А. отгулял отпуск авансом в I квартале 2011 г. Начисленные и уплаченные по нему за этот период страховые взносы составили 15 000 руб. По распоряжению руководителя при увольнении необходимо удержать с него сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Зарплата за 1 день, отработанный в июле, составила 1000 руб., неотработанные отпускные равны 1500 руб. То есть в результате удержания долга с работника сумма доначисления взносов по нему за июль будет отрицательная: –130 руб. ((1000 руб. – 1500 руб.) х 26%).

По всем другим работникам (кроме Симонова А.А.) в III квартале 2011 г. начислены страховые взносы в сумме 25 000 руб. А уплачено в III квартале 24 870 руб. (25 000 руб. – 130 руб.).

/ решение / Исходная форма CЗВ-6-2 за 9 месяцев 2011 г. будет выглядеть так.

Форма СЗВ-6-2

Код по ОКУД

Код по ОКПО

Р Е Е С Т Р
сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц

Тип сведений:

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица							Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
…
4	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44		-	-	-	-	01.07.2011	30.09.2011
…
Всего по реестру:				25 000	24 870

Корректирующая форма CЗВ-6-2 за I квартал 2011 г. будет заполнена так.

Страховые взносы за последние три месяца (в 2010 году за шесть месяцев) отчетного периода по застрахованным лицам

№ п/п	Ф.И.О. застрахованного лица	Страховой номер индивидуального лицевого счета	Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета	Сумма страховых взносов на страховую часть трудовой пенсии		Сумма страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии		Период работы
				начислено	уплачено	начислено	уплачено	с (дд.мм.гг)	по (дд.мм.гг)
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
1	Симонов Андрей Андреевич	011-222-333 44	129000, г. Москва, ул. Кирова, д. 2, кв. 6	14 870Указываем сумму страховых взносов в периоде, когда работник отгулял отпуск авансом, уменьшенную на сумму отрицательной корректировки
Итого по страхователю:		25 000	24 870

Сведения о корректирующих (отменяющих) сведениях:

При таком заполнении персонифицированной отчетности сведения о начисленных за III квартал взносах по данным АДВ-6-2 (начислено 25 000 руб., отрицательное корректирующее доначисление - 130 руб.) совпадут со сведениями формы РСВ-1.

Прощаем долг

Налоговики считают расходы в виде сумм неотработанных отпускных экономически необоснованнымист. 252 НК РФ ; Письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148 . Поэтому если вы не хотите с ними спорить, то на сумму неотработанных отпускных нужно уменьшить базу по налогу на прибыль в периоде увольнения. При этом ни НДФЛ, ни страховые взносы, ни отчетность по ним корректировать не нужно. Кроме того, страховые взносы, начисленные на не учитываемые при налогообложении прибыли выплаты, можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-03-05/85 .

Рассчитывать сумму задолженности, если у работника есть неотработанные дни отпуска на момент увольнения, нужно всегда. Но если долг не очень большой и взыскивать его с работника не хочется (хотя бы даже из тех соображений, что не хочется делать какие-либо корректировки в учете), можно поступить так. На некоторое время о долге нужно просто забыть. То есть и с работника его не взыскивать, но и прощение долга не оформлять. А по прошествии 3 лет этот долг можно будет списать как безнадежныйст. 196 , п. 1 ст. 1102 ГК РФ , и ничего корректировать более не придется.

Бывают ситуации, когда работодатель должен произвести с работника удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении. Это происходит в тех случаях, когда работник отгуливает свой отпуск авансом .

Согласно ТК РФ, работник может уйти в отпуск уже через полгода после устройства на работу. В этом случае, ему предоставляется 28 календарных дней, хотя работник заработал только 14 дней. Получается, что 14 дней он отгулял авансом.

Если работник решил уволиться до окончания своего рабочего года, за который он уже отгулял отпуск, то работодатель имеет право произвести удержание за использованный авансом отпуск при увольнении.

Исключение составляют случаи, когда работник увольняется:

• при отказе перевестись на другую должность, так как эту он больше не может занимать по заключению медицинской комиссии - п. 8 ст. 77 ТК РФ ;
• при ликвидации предприятия - п. 1 ст. 81 ТК РФ ;
• при прекращении деятельности ИП - п. 1 ст. 81 ТК РФ ;
• при сокращении - п. 2 ст. 81 ТК РФ ;
• при смене собственника предприятия - п. 4 ст. 81 ТК РФ ;
• при призыве работника на срочную военную службу - п. 1 ст. 83 ТК РФ ;
• при восстановлении на этой должности работника, который ранее её занимал - п. 2 ст. 83 ТК РФ ;
• если работник признан медицинской комиссией полностью непригодным к трудовой деятельности - п. 5 ст. 83 ТК РФ ;
• при смерти одной из сторон трудового договора - п. 6 ст. 83 ТК РФ ;
• при наступлении чрезвычайных ситуаций, а также техногенных и природных катастроф - п. 7 ст. 83 ТК РФ .

Удержание отпускных при увольнении - это право работодателя, а не его обязанность. Он самостоятельно решает, производить ли с увольняющегося сотрудника удержание или нет . Если принято положительное решение, то согласие работника на это не нужно.

Чтобы не ошибиться при подсчётах, необходимо правильно определить «отпускной» стаж. Для этого нужно посчитать количество целых месяцев и дней от даты принятия этого сотрудника на работу, до даты его увольнения.

По общему правилу, если количество дней будет больше 15, то нужно сделать округление в большую сторону до целого месяца.

Если дней будет меньше 15 - то в меньшую сторону до целого месяца.

Например, работник имеет 7 месяцев и 16 дней «отпускного» стажа. При округлении получается, что рассчитывать ему нужно как 8 месяцев.

28 / 12 * М, где М - количество месяцев отпускного стажа.

Например, за 8 месяцев неиспользованного отпуска, работнику полагается 28 / 12 * 8 = 19 дней отпуска.

Работнику были выплачены отпускные за 28 календарных дней отпуска в размере 38 300 / 29, 3 * 28 = 36 600 рублей.

Следовательно, работодатель должен произвести удержание за отпуск при увольнении в размере 36 600 - 24 836 = 11 764 рубля.

При удержании необходимо придерживаться п. 1 ст. 138 ТК РФ . То есть, работодатель не имеет права удерживать с работника более 20% от его заработной платы. Поэтому удержание отпускных будет ограничено этим пределом. Даже по письменному заявлению работника, работодатель не может удерживать более этого предела.

Если сумма всех выплат при увольнении меньше суммы удержания, то работник может добровольно внести недостающую сумму в кассу предприятия или перевести на расчётный счёт .

Если работник отказывается это делать добровольно, то работодатель имеет право обратиться в суд с иском о взыскании с него излишне выплаченных сумм, на основании

В статье:

Статьи под номером 122 и 115 Трудового Кодекса Российской Федерации гласят, что компания должна предоставлять своим работникам отпуск, длина которого равняется двадцати восьми дням. Эти дни полагаются работнику за год работы. Если работник числится на своем месте первый год, то возможность воспользоваться отпуском у него возникает по истечении полугода трудового стажа в данной компании. Трудовой Кодекс Российской Федерации не препятствует тому, чтобы отпуск был выдан работодателем и ранее указанного срока. Соглашением сторон можно добиться и этого. В случае же увольнения до истечения года, с работника может быть произведено удержание денежных средств.

Удержание за использованный отпуск

Статья под номером 137 Трудового Кодекса Российской Федерации определяет, что в случае увольнения сотрудника, который не доработал в компании год, а до этого авансом воспользовался положенным оплачиваемым отпуском, данный работодатель может по закону вычесть из зарплаты сотрудника денежные средства в виде отпускных, которые не были отработаны. Такое удержание производится, как правило, при выплате финальной заработной платы уходящему сотруднику. По нормам ТК РФ, данное удержание за неотработанные отпускные – это не обязанность компании, а ее право. То есть, работодатель вполне может и не потребовать компенсации в данном случае. Статья под номером 137 Трудового Кодекса Российской Федерации перечисляет все возможные случаи, когда из заработной платы работника могут быть удержаны работодателем какие-либо денежные средства:

• Когда возмещается аванс, который был выдан сотруднику и который не был им отработан
• Когда возмещается аванс, который был выдан сотруднику в связи с командировкой или переводом на другую должность, переводом в другую географическую местность
• Когда удерживается определенная денежная сумма, которая была ошибочно переведена данному сотруднику ранее
• Когда происходит удержание в связи с излишними выплатами сотруднику, когда судебные органы пересматривают решение и устанавливают вину последнего в нарушении трудовых норм либо в простое производства. Последние два пункта регулируются статьями под номерами 155 и 157 Трудового Кодекса Российской Федерации соответственно
• Удержание с сотрудника за использованный авансом отпуск при увольнении. Данный вычет из заработной платы увольняющегося сотрудника не производится, если увольнение происходит по причинам, описанным в статьях 77, 81 и 83 Трудового Кодекса Российской Федерации

Когда удержание за неиспользованный отпуск не может быть совершено

Последний пункт требует некоторой расшифровки и некоторого пояснения. В нижеперечисленных случаях удержание за неиспользованный авансом отпуск при увольнении не производится:

• Когда сотрудник отказывается перевестись на другую должность, которая предписывается ему медицинским учреждением по состоянию здоровья. Этот случай описывается в статье под номером 77 Трудового Кодекса Российской Федерации
• Когда происходит ликвидация компании или индивидуальный предприниматель прекращает свою работу. Этот случай предписывает статья под номером 81 Трудового Кодекса Российской Федерации
• Когда происходит сокращение численности работников компании или сокращается штат. Данный случай также описан в Трудовом Кодексе РФ в статье 81
• Когда происходит смена владельца имущества компании. Этот случай действует для руководителя компании, главбуха компании и так далее. Этот вариант развития событий также регулирует статья 81 Трудового Кодекса РФ
• Если сотрудник призывается на срочную службу в Российскую Армию либо уходит на альтернативную гражданскую службу. Этот случай описан в статье 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
• Если бывший сотрудник данной компании восстанавливается на прежней должности в связи с решением судебных органов или ГИТ. Данная норма отражена во втором пункте статьи под номером 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
• В том случае, когда сотрудник официально признается медицинскими учреждениями нетрудоспособным.Эта норма прописана также в статье под номером 83 Трудового Кодекса Российской Федерации
• Если умирает сотрудник либо работодатель, который является физическим лицом. И судебные органы официально признают данный факт. Данный случай указан в Трудовом Кодексе РФ в той же статье под номером 83
• Когда возникает чрезвычайная ситуация, при которой трудовые договоренности не могут быть соблюдены. То есть факт наличия чрезвычайного положения в стране должно быть официально подтверждено Правительством Российской Федерации либо отдельным государственным органом данного региона. Эта норма прописана также в статье 83 Трудового Кодекса Российской Федерации

В случае увольнения сотрудника, например, по собственному желанию или по соглашению сторон, удержания за использованный авансом отпуск будут производиться. Но в полном размере получить денежную компенсацию работодателю будет непросто: лишь двадцать процентов от общей суммы заработной платы сотрудника подлежит удержанию.

И только три пункта позволяют сделать данную компенсацию работодателю в полном размере:

• Когда сотруднику была выплачена некорректная заработная плата из-за просчета и ошибки
• Когда сотрудника официально признают судебные органы виновным в простое производства компании
• Когда излишки по заработной плате были перечислены из-за неправомерных действий сотрудника

Если данный случай не попадает под эти три пункта, то работодатель может надеяться только на возврат денежных средств по добровольному согласию уволенного сотрудника.

Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении по сокращению

Статья под номером 81 Трудового Кодекса Российской Федерации регулирует данный вопрос. Как было уже сказано выше, при сокращении численности работников или при сокращении штата удержание за неотработанный отпуск работодателем не может быть совершено. Если такой факт имеет место быть, то сотрудник может по закону обжаловать данное решение.