Экспертиза ценности документов заключается в. Проведение экспертизы ценности документов. Порядок проведения экспертизы ценности документов
Под экспертизой ценности документов понимаем процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Российской Федерации.
Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза - один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. (Рисунок 8.3).
Р и с у н о к 8.3 - Экспертиза ценности документов
Экспертизу ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной Архивной службой России. Перечислим эти документы:
1. Основы Законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1;
2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19;
3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 № 2;
4. Основные правила работы ведомственных архивов. Утвержден приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263;
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, Министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Утвержден Главным архивным управлением при Совмине СССР от 15.08.1988 (с изменениями от 27.06.1996)
6. Ведомственные перечни.
Экспертиза ценности документов осуществляется:
· в делопроизводстве организации (учреждения);
· в ведомственном архиве;
· в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.
Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится:
при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней;
· при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения);
· при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому- либо делу);
· при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки);
· при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив).
Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях.
В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы:
· принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений);
· принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа);
· принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми).
На основе принципов складывается система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется ценности документов. Систему критерием можно разделить на три группы комплексно применяемых критериев: происхождение, содержание, внешние особенности документов.
К критериям происхождения относятся:
· роль и место организации (учреждения, лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;
· время и место образования документа.
К критериям содержания:
· значимость события (явления, предмета), отраженного в документах;
· повторяемость информации в других документах;
· целевое назначение документов;
· вид и разновидность документов.
К критериям внешних особенностей документов:
· юридическая достоверность документа (наличие подписей, даты, печатей);
· наличие резолюций, пометок;
· особенности передачи текста;
· особенности материальной основы документа;
· особенности физического состояния документа.
Значение имеющейся в документах информации является основным критерием их ценности. Документацию современных организаций (учреждений) можно разделить на группы:
· документы, отражающие основную деятельность организации (учреждения), а также ее структурных подразделений;
· документы, имеющие вспомогательное значение (сроки их хранения от нескольких месяцев до десяти лет и даже более);
· документы по личному составу (хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий, а некоторые и постоянно).
Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии.
ЦЭК организуются в министерствах и ведомствах Российской Федерации. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются ЭК.
ЦЭК и ЭК - постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения).
Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство).
Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом).
В соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов главными функциями ЦЭЦ (ЭК) являются:
· организация ежегодного отбора документов для хранения;
· рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения, описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
· рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов, о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранения;
· рассмотрение вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;
· подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;
· участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);
· рассмотрение перечней особо ценных дел, описей особо ценных дел;
· методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК структурных подразделений и ЭК подведомственных организаций;
· организация и проведение совместно со службой делопроизводства и ведомственным архивом мероприятий по повышению квалификации членов ЭК структурных подразделений.
Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Российской Федерации, решения ЭК становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах".
ЦЭК (ЭК) проводят заседание в соответствии с планами работы, которые утверждаются руководителями организации. Заседание комиссии проводятся не реже двух раз в год. Решение ЦЭК (ЭК) принимаются большинством голосов, заседание протоколируется, протоколы подписывают председатель и секретарь комиссии. Протоколы утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения и утверждения ЭПК архивного учреждения.
Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения:
· об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу;
· об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел;
· об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел;
· об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные описи.
Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.
Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
- ? проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
- ? запись электронных документов на машинные носители;
- ? проверка качества записи;
- ? описание электронных документов;
- ? проставление архивных шифров на единицах хранения (футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
- ? подготовка комплекта сопроводительной документации.
Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация:
- ? название документа;
- ? дата его создания;
- ? характеристика содержания (аннотация);
- ? электронный формат;
- ? физическая и логическая структура (для баз данных, сайтов и т.п.);
- ? объем документа (для баз данных также - количество записей).
Таким образом, ежегодно в делопроизводстве организации поводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а так же для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при участии сотрудников ведомственного архива. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле, не основываясь только на заголовках дел, а путем полистного просмотра документов определяется их научная и практическая ценность и соответствующие сроки хранения.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
Деятельность всех организаций, предприятий, учреждений связана с образованием большого количества различных по виду и содержанию документов. Однако не все документы имеют одинаковую ценность. Одни из них могут служить источниками для изучения политической, экономической и культурной жизни общества, так как несут ценную информацию. Значение других документов как источников не выходит за рамки узкопрактических целей. Следовательно, роль различных категорий документов в сфере управления и других сферах государственной, общественной и культурной жизни неодинакова. Хранение документов без необходимости связано с нерентабельными затратами и затрудняет поиск нужных документов, в то же время, преждевременное уничтожение документов может нанести серьезный ущерб интересам государства. Поэтому крайне важно определить документы, которые представляют научно-историческую ценность и отобрать их для постоянного хранения - это главная задача экспертизы ценности. Ценность документа определяют его информационные возможности, обусловленные историческим, научным, социальным, экономическим, политическим или культурным значением.
Существенной задачей экспертизы ценности на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. нахождение путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.
Целью данной работы является организация экспертизы ценности документов. Для достижения этой цели необходимо рассмотреть следующие задачи:
Понятие экспертизы ценности документов;
Критерии;
Систему;
Порядок проведения экспертизы ценности документов.
Необходимость проведения экспертизы ценности документов объясняется различным их значением. Одни из них отражают развитие науки, культуры, народного хозяйства, внешнюю политику государства, работу государственного аппарата, а также производственную, научную, общественную деятельность отдельных лиц. Эти материалы могут служить источником научных исследований во всех областях знаний, поэтому их ценность носит постоянный характер, не ограниченный каким-либо определенным сроком хранения. Другие документы содержат сведения, необходимые лишь для текущей практической деятельности организации и отдельных граждан. Документы научного значения должны вечно храниться в государственных архивах республики. Документы справочного значения хранятся временно в архивах организаций и по истечении сроков возможного их использовании уничтожаются.
1. Понятие, задачи и критерии
1.1 Понятие и з адачи экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.
Главная задача экспертизы ценности заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их на постоянное хранение. Вторая задача экспертизы - это определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников в составе 4-5 человек. Членами комиссии в обязательном порядке являются руководитель службы документационного обеспечения управления, заведующий архивом, главный бухгалтер и председателем назначается один из руководящих работников организации. Каждое заседание экспертной комиссии оформляется протоколом.
При проведении экспертизы ценности документов основываются на выработанных теорией и практикой архивного дела принципах историзма, всесторонности, комплексности и социально-политической нейтральности.
Принцип историзма предполагает рассмотрение, оценку документа с точки зрения исторических событий, отраженных в нем. Для каждого исторического периода характерны особенные комплексы источников, содержание, форма и методы создания документов. Историзм в оценке документов требует выявления закономерностей происхождения и развития документов, их роли и места в составе фонда, взаимосвязи и взаимозависимости с материалами других, связанных с ним фондов. С принципом историзма неразрывно связан принцип социально-политической нейтральности, который предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов. На хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.
Принцип всесторонности заключается в изучении и объективной оценке документов путем всестороннего их рассмотрения. При этом учитываются закономерности образования различных видов документов, их происхождение, соответствие содержания документа форме передачи им информации в процессе документооборота.
При проведении экспертизы ценности важную роль играет принцип комплексности, который предполагает оценку документов в комплексе с другими документами структуры. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений.
1.2 Критерии экспертизы ценности документов
С учетом данных принципов разработана система критериев ценности документов.
Критерии - это признаки, с помощью которых определяется ценность документов.
Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.
К критериям происхождения относятся:
Роль и место организации или лица в системе государственного управления или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы документы;
Значимость выполняемых ими функций;
Время и место образования документов.
Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.
Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К критериям содержания относятся:
Значимость отраженных в документах событий;
Значение информации, содержащейся в документе;
Повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;
Вид документа;
Подлинность документа.
Наиболее полно основную деятельность организации отражают:
Организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;
Справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период - от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.
Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.
Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.
К критериям внешних особенностей относятся:
Форма фиксирования и передачи содержания;
Удостоверение и оформление документа;
Физическое состояние документа.
Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.
Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.
Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:
При разработке и составлении номенклатуры дел;
При регистрации документов;
При направлении исполненных документов в дела;
При формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.
Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.
Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве -- обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным -- до 10 лет, временным -- свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Экспертиза ценности документов -- это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
2. Организация экспертизы ценности документов
2.1 Система экспертизы ценности документов
В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Экспертиза ценности документов в организации проводится:
В делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
В архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.
Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива, секретарем - сотрудник службы документационного обеспечения управления (ДОУ).
Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) организации, утвержденным Росархивом в 1995 году.
В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии структурных подразделений.
В состав ЭК и ЦЭК входят:
Экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);
Работник делопроизводственной службы;
Руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за архив;
Специалист по научной, производственной и другим видам документации;
Специалист по обеспечению защиты информации.
В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.
В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.
ЭК и ЦЭК - совещательные органы при руководителе организации, их заседания проводятся по мере необходимости.
Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые подписывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу после утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.
ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, содержащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.
Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управления при администрации края, области, города, а также в федеральных государственных архивах.
Если ЭК и ЦЭК - первая, то ЭПК - вторая инстанция контроля над отбором документов на хранение и уничтожение.
При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-проверочные комиссии (ЦЭПК) - это высшая инстанция по вопросам экспертизы ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном Приказом Росархива в 2007 году.
В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК); в их ведении находятся:
Экспертиза ценности документов внутри госархива;
Рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;
Работа по комплектованию госархива.
Таким образом, система экспертной службы состоит из:
Архивных учреждений - ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;
Прочих учреждений - ЭК, ЦЭК.
Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:
Рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной номенклатуры дел организации, если архив организации является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации;
Организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения к уничтожению;
Рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
Рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи дел постоянного хранения из архива организации в госархив;
Рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов личного происхождения.
2.2 Порядок проведения экспертизы ценности документов
Конторе адвокатов Первореченского района г.Владивостока для проведения экспертизы ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия. В состав экспертной комиссии включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений конторы адвокатов, которые хорошо знают состав и содержание, а также значение и ценность информации документов. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива конторы адвокатов (или лицо, ответственное за архив). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, то включается в состав комиссии его представитель.
Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя конторы адвокатов, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.
Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроизводстве в процессе формирования дел.
В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в структурном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе деятельности организации.
В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности документов. экспертиза ценность документ
Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после окончания их делопроизводством.
Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся в деятельности организации.
Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения - с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации, деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.
Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянного, длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).
Ответственный момент экспертизы - выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПК просмотреть полистаю в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.
Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК организации.
Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:
Составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема электронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации);
Проверка физического состояния документов на машинных носителях, предназначенных для передачи в архив;
Запись ЭД на машинные носители;
Проверка качества записи;
Описание ЭД;
Проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
Подготовка комплекта сопроводительной документации.
В сопроводительной документации ЭД отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, объем документа.
2.3 Оформление результатов экспертизы ценности документов
Результатом проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве организации является составление годовых разделов описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а в архиве организации - сводных описей дел. На дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению.
На завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи дел. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения допускается включать в опись дела за несколько лет.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного срока хранения; дела по личному составу; дела временного (свыше 10 лет) срока хранения.
В организациях с большим объемом документооборота описи на дела постоянного срока хранения составляются каждым структурным подразделением под методическим руководством архива организации и экспертной комиссии. По этим описям дела сдаются в архив организации. На основании описей дел структурных подразделений в архиве составляется сводная опись дел постоянного хранения организации.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером; порядок нумерации дел в описи и порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации; графы описи (порядковый номер, индекс, заголовок, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела) заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, наличии копий и др.
В конце каждой описи дел постоянного хранения составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и согласовывается руководителем службы ДОУ, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения организации.
Опись дел структурного подразделения составляется в двух, а при наличии экспертной комиссии - в трех экземплярах. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.
Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подписывается составителем и заведующим архивом. Данная опись согласуется с экспертной комиссией организации, после чего утверждается руководителем организации, а затем передается на рассмотрение ЭМК (экспертно-методическая комиссия) архивного учреждения в четырех экземплярах. Первый экземпляр описи, в качестве контрольного, передается в государственный архив, остальные остаются в организации. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются чернилами или шариковой ручкой. В конце каждого годового раздела сводной описи дел помещается лист-заверитель описи, в котором указывается общее количество листов раздела справочного аппарата, а также литерных и пропущенных номеров.
После составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения производится отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении дел к уничтожению, сроки которых истекли.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Акт о выделении дел к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
В акте указываются: заголовки отдельных дел или групповые заголовки на однородные дела; дата или крайние даты дел; номера описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, в которые были включены выделяемые к уничтожению дела, или номера номенклатур, в которых были зафиксированы данные дела; индекс дел по номенклатуре или номера дел по описи, количество дел, срок хранения дел и номер статьи по перечню.
На документы с отметкой ЭПК составляется отдельный акт. Акты о выделении дел к уничтожению одновременно с описями дел рассматриваются экспертной комиссией организации. После этого акты согласовываются с ЭМК государственного архивного учреждения, а затем утверждаются руководителем организации.
Только после согласования и утверждения актов о выделении дел к уничтожению организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт.
Заключение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документы как источники информации неравноценны.
Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, Деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы «но личному составу», которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы:
Документы постоянного хранения;
Документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
Документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи:
Отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В результате проведения экспертизы ценности:
· устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
· определяются уникальные и особо ценные дела;
· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
Список использованных источников
1 Экспертиза ценности документа. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru
2 Делопроизводство. Организации и технологии документационного обеспечения управления. Учебник / под. ред. Т.В. Кузнецова. - М.:Юнити-Дана, 2003. - 366 с.
3 Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. / Л.Р. Фионова. - Пенза, 2005. - 212 с.
4 Критерии экспертизы ценности документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.docme.ru
5 Критерий происхождения экспертизы ценности документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://docrev.ru
6 Организационно-распорядительная документация. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.bizneshaus.ru
7 Критерии внешних особенностей экспертизы ценности документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://vmiruspeha.ru
8 Этапы организации экспертизы ценности документа. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.archives.su
9 Экспертиза ценности документа. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://delo-ved.ru
10 Центральная экспертная комиссия. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.edou.ru
11 Экспертные комиссии. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://document-ved.ru
12 Экспертно-проверочный и экспертно-методическая комиссия. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://ao.avo.ru
13 Функции экспертной комиссии. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.tepka.ru
14 Контора адвокатов первореченского района г. Владивостока. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://vlad24.ru
15 Проведение экспертизы ценности документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.profiz.ru
16 Передача в архив электронных документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.archiv-s.ru
17 Сроки хранения документов в организациях. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://shfb.ru
18 Оформление результатов экспертизы ценности документов. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.arkadacentre.ru
19 Опись дел. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru
20 Составление акта о выделении дел к уничтожению. [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.1-ak.ru
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Нормативно–правовая база экспертизы ценности документов. Особенности становления экспертизы ценности документов в делопроизводстве России. Оформление результатов работы экспертной комиссии. Перспективы развития экспертизы ценности электронных документов.
курсовая работа , добавлен 16.04.2015
Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.
дипломная работа , добавлен 13.03.2019
Понятие об экспертизе ценности документов, критерии, задачи, принципы её проведения. Экспертизы ценности документов на этапе делопроизводства и в архиве организации, признаки группировки дел. Порядок приёма дел в архив. Функции экспертной комиссии.
курсовая работа , добавлен 19.10.2016
контрольная работа , добавлен 03.06.2017
История создания, направления деятельности организации. Организация и проведение экспертизы ценности документов ООО "Оборудование Люкс". Методические пособия, используемые при отборе документов. Разработка и внедрение положения об экспертной комиссии.
дипломная работа , добавлен 05.01.2015
Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.
дипломная работа , добавлен 10.05.2015
Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа , добавлен 14.03.2009
Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.
курсовая работа , добавлен 02.03.2014
Систематизация документов. Основные принципы упорядочения и хранения документации. Принципы и критерии ценности документов, критериям происхождения и содержания. Особенности, правила передачи и приема телефонограммы, назначение в работе организаций.
контрольная работа , добавлен 07.08.2010
Перечни документов с указанием сроков хранения, их разновидности функциональные особенности: типовые и ведомственные. Контроль и сроки исполнения данных документов, принципы и главные этапы его проведения, оценка эффективности и пути оптимизации.
Экспертиза ценности документов проводится в двух случаях: при подготовке к передаче дел в архив и при выделении дел к уничтожению. О тонкостях и нюансах этой процедуры подробно рассказывается в настоящей статье.
Из статьи вы узнаете:
В каких случаях проводится экспертиза ценности документов
Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», экспертиза ценности документов определяется как процедура изучения деловых бумаг на предмет их ценности согласно перечню критериев. Основная цель данной процедуры - установление деловых бумаг. Если документационный фонд предприятия является ресурсом для государственных и муниципальных архивов, то целью экспертизы в данном случае является отбор деловых бумаг, представляющих ценность для Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документов на предприятии, как правило, проводится в двух основных случаях:
- в службе ДОУ - в ходе составления номенклатуры дел, во время формирования дел, а также при оформлении их для передачи в архив предприятия;
- для дел временного срока хранения (свыше 10 лет) - при составлении списка дел, подлежащих удалению;
- для дел постоянного срока хранения - при составлении списка дел, подлежащих передаче в государственный или муниципальный архив.
Порядок создания и работы экспертных комиссий
Работу по проведению экспертизы ценности документов можно разбить на этапы:
Этап 1.
Создание экспертной комиссии
Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов берет на себя специально созданная экспертная комиссия (ЭК). В ее задачи входит обеспечение методической и практической работы по отбору и передаче на хранение в государственные и муниципальные архивы управленческой, научно-технической и другой специальной документации, созданной в процессе деятельности предприятия.
Если предприятие крупное, то в каждом его подразделении создается своя отдельная ЭК, а их деятельность координирует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК).
ЭК является совещательным органом, действующем при руководителе предприятия. Такой порядок определен п.2 Примерного положения, утвержденного приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2. Соответствующим приказом руководитель определяет состав ЭК. Согласно общепринятой практике, в состав этой комиссии входит заместитель генерального директора, главбух и начальник кадровой службы. В задачу членов ЭК входит определение сроков хранения деловых бумаг, рассмотрение актов о выделении дел к уничтожению, а также увеличение срока хранения дубликатов деловых бумаг, в том случае если первоисточник не сохранился.
Этап 2.
Проверяем состояние документов по описям
Если не обнаружили номенклатуру дел в отделе кадров, найдите выписку из сводной номенклатуры дел у ответственного за делопроизводство.
Задачу в поиске деловых бумаг облегчат их описи, если они сохранились. В отделе кадров вы можете обнаружить описи:
дел по личному составу;
лицевых счетов сотрудников, руководителей;
личных дел сотрудников, руководителей.
Опись дел поможет ориентироваться в том, какие документы были обработаны и переданы на хранение либо продолжают храниться в отделе кадров в специальных шкафах. Если описей не оказалось в отделе кадров, попросите выписку из сводной описи дел организации. Чаще всего такая опись имеется у сотрудника, ответственного за архив.
Далее необходимо произвести изучение описи и приступить к непосредственной проверке деловых бумаг. Следите за тем, чтобы порядок расположения папок на стеллажах сохранялся в прежнем виде. Если документы распределены неправильно, помещайте их на надлежащие места хранения. Необходимо строго следить за тем, чтобы папки с бумагами, подверженные воздействию плесени или других вредителей были своевременно изолированы от других папок.
Сверка перечней статей описи с описанием дел на обложке позволит проверить наличие документов в папках, а физическое состояние дел определяется только с помощью тщательного осмотра. После того, как опись просмотрена, в конце ее нужно сделать пометку "Просмотрено", указать номер и дату акта проверки наличия и физического состояния деловых бумаг.
Имейте в виду, что вносить пометки или делать записи в учетных документах, а также вносить в опись неучтенные дела, выявленные в ходе осмотра, строго запрещено. Работу с бумагами, происхождение которых не установлено, следует начинать только после проверки.
По результатам работы подготовьте акт проверки наличия и состояния архивных деловых бумаг. За основу используйте форму, приведенную в Приложении № 3 к Правилам организации хранения документов (образец ниже).
Этап 3.
Изучаем номенклатуру дел
Систематизированный перечень деловых бумаг компании с указанием сроков хранения каждой из них называется номенклатурой дел . Она окажет вам неоценимую помощь в наведении порядка в делах. С ее помощью можно произвести группировку деловых бумаг по видам (приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), а также по срокам хранения.
Номенклатура дела отдела кадров является составной часть общей номенклатуры дел предприятия. Она оформляется по тем же стандартам и правилам.
Номенклатура создается, чтобы систематизировать дела, заводимые в организации. Она закрепляет индекс (номер) документов для их регистрации. Номенклатура помогает обрабатывать дела и составлять описи для архивного хранения.
Этап 4.
Составляем номенклатуру дел, если ее не было
Номенклатура дел может отсутствовать. В этом случае составьте реестр тех деловых бумаг, которые имеются на полках шкафов. Все, что найдете, заносите в список с указанием даты первого и последнего документов.
Когда обнаружили неверно сформированные дела (например, приказы и распоряжения хранятся в одном деле), сразу переоформите их. Разделите дело на два разных и присвойте им правильные названия. Учитывайте и сроки хранения документов. Например, приказы об отпусках за свой счет хранятся 75 лет, а приказы о ежегодных отпусках – 5 лет.
По правилам, в одно дело нельзя помещать документы с разными сроками хранения. Заведите отдельные дела для приказов по каждому виду отпуска. Подготовку номенклатуры начинайте с последнего квартала. В дальнейшем ежегодно номенклатуру уточняйте, утверждайте с руководителем и снова вводите на календарный год, с 1 января. Согласовывайте с архивным учреждением номенклатуру дел организации каждые пять лет.
Согласно общепринятым нормам номенклатура дел имеет в своем составе пять граф. Как правило, индекс дела (графа 1) состоит из двух частей: цифрового обозначения отдела и порядкового номера дела согласно номенклатуре дел данного отдела. Индексы принято обозначать арабскими цифрами.
Пример
Индекс дела 02-03, заголовок – Приказы, распоряжения; документы к ним по личному составу о приеме, переводе, перемещении, увольнении. Где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела.
Заголовки дел (а также томов и частей) следует включать в графу 2 номенклатуры дел. Степень важности деловых бумаг, входящих в состав дела и их взаимосвязь, определяет порядок расположения заголовков дел внутри каждого раздела. Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу деловых бумаг, входящих в него, четко передавать их основное содержание. В том случае, если дело в своем составе имеет несколько томов (частей), то у него должен быть один общий заголовок, и отдельный заголовок для каждого тома или части.
В графе 3 номенклатуры дел указывайте количество дел (томов, частей). Заполняйте ее по окончании календарного года.
В графе 4 указывайте срок хранения дела, номера статей по Перечню № 558. Сначала указывайте срок хранения, затем отметку об ЭПК (если таковая имеется) и номер статьи по Перечню .
После утверждения номенклатуры дел заведите новые папки с соответствующим титульным листом для каждого дела и подшивайте в дело документы по хронологическому признаку, по номеру документа или по алфавиту. В папку подшивайте не более 250 листов. Если их больше, оформите новую папку с тем же названием с отметкой Том 2.
Экспертиза ценности документов - процедура определения исторической, научной, культурной или иной значимости документа на основании установленных критериев. Она проводится когда необходимо установить срок хранения того или иного документа. Как правильно провести экспертизу ценности документов, читайте в нашей статье.
Из статьи вы узнаете:
Для чего необходимо проведение экспертизы ценности документов
Вся деятельность предприятия, каждая хозяйственная операция, каждое организационное изменение или корректировка, вносимая в технологический процесс, осуществляются на основании документов. Надлежащим образом оформленный документ, имеющий все реквизиты, установленные для него типовым формуляром, является подтверждением юридической значимости его содержания. Поэтому по окончании календарного года все документы в организации формируются в дела, согласно утвержденной номенклатуры, и хранятся в архиве предприятия.
При этом каждый документ вносится во внутреннюю опись, вклеиваемую в дело, с обязательным указанием сроков его хранения. Этот срок определяется назначением документа, его содержанием, ценностью той информации, которая в нем представлена, ее практическим значением. В зависимости от этого, документы по срокам хранения подразделяются на:
- краткосрочного хранения (менее 10 лет);
- долгосрочного хранения (более 10 лет);
- постоянного хранения (вечно).
В делопроизводстве проводится несколько раз. Изначально их ценность определяется при составлении номенклатуры дел и их формировании по окончании календарного года. Также экспертная оценка должна быть проведена и после того, как документы изымаются из делопроизводства в связи с окончанием сроков хранения, при подготовке их к передаче в архив предприятия.
Экспертиза ценности документов проводится сначала для того, чтобы установить, как долго необходимо будет хранить ту или иную деловую бумагу. Оценка производится на основании типовых или отраслевых перечней документов, которыми устанавливается срок хранения. Типовые перечни - регламенты межотраслевого значения, их положения действительны для всех учреждений и организаций. Отраслевые перечни используются предприятиями одного ведомственного подчинения. Так, например, есть такие перечни для учреждений образования, медицинских и пр. Но такие регламенты не являются догмой и, как правило, решение о продолжении хранения или необходимости уничтожения того или иного документа принимается в индивидуальном порядке - при проведении экспертизы ценности документов.
Когда сроки хранения документов истекают, до того, как они будут направлены на утилизацию, также проводится экспертиза ценности документов в архиве. Процедура эта является обязательной и призвана гарантировать, что безвозвратно будут уничтожены именно те бумаги, которые уже не представляют никакой ни практической, ни исторической, ни научной ни какой-либо иной ценности.
К основным задачам экспертизы ценности документов можно отнести:
- отбор на утилизацию тех документов, срок хранения которых истек;
- просмотр подлежащих уничтожению документов с целью установления их ценности и решения вопроса о целесообразности передачи их на хранение в муниципальный, государственный или в какой-либо иной специализированный архив;
- отбор тех документов, которые не имеют ни хозяйственной, ни политической, ни исторической ценности которые будут еще хранится на временной основе;
- отбор документов, подлежащих утилизации и передаче специализирующейся на уничтожении и переработке вторсырья организации- подрядчику;
- экспертная оценка оставшихся на хранении документов с целью установления и корректировки установленных ранее сроков их хранения.
Экспертиза ценности документов в архиве
В архивах экспертная оценка значимости единиц хранения производится, например:
- когда некоторые материалы готовятся к публикации;
- при создании тематических реестров, каталогов, справочников;
- для принятия решения о необходимости микрофильмирования или перевода документа в электронно-цифровую форму;
- при передаче документов в другие архивы.
Оценка в этих случаях производится на основании критериев экспертизы ценности документов , состав и характеристики которых зависят от целей и задач отбора. При этом участие в нем принимают не только сотрудники архива, но и специалисты, работающие в других областях. Основные критерии отбора при передаче в государственные архивы, это: системность, целостность, историческая или культурная значимость.
Состав критериев экспертизы ценности документов зависит от:
происхождения , в том числе от того, где, когда и кем был создан документ, его общественно-политическое значение и функционально-целевое назначение, типовая принадлежность и роль;
внешних характеристик, в том числе степени сохранности, формы передачи, оформления и заверения подлинности.
Кроме того, на ценность документа оказывают влияние и такие факторы, как его:
юридическая и историческая значимость;
автобиографичность;
языковые, культурные и художественные особенности.
Поскольку выбор критериев при экспертной оценке зависит от ее целей, их значимость в каждом конкретном случае будет различной.
