Доведение приказов до исполнителей. Кто подписывает приказ об увольнении директора: образец документа и все нюансы его составления. Можно ли отменить и в каких случаях
ПРИКАЗ
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, для разрешения и основных, и оперативных задач его деятельности.
Приказ по основной деятельности предприятия или организации является нормативным документом (локальным нормативным актом), обязательным для исполнения всеми работниками.
Приказом по основной деятельности оформляются все решения руководителя, связанные с организацией работы предприятия и структурных подразделений, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. Такие приказы называются инициативными.
Приказы издаются также, когда требуется довести до сведения работников предприятия законодательные, нормативные документы и решения, принятые вышестоящими органами власти и управления, организовать их конкретное исполнение или обеспечить соблюдение требований этих документов в текущей деятельности предприятия. Эти приказы относятся к категории изданных "во исполнение".
Приказы должны строго соответствовать действующему законодательству. Процесс их подготовки можно разделить на четыре этапа:
1 - изучение действующих законодательных, нормативных актов и методических документов, в соответствии с которыми строится и реализуется данное направление деятельности предприятия или организации;
2 - выявление ранее изданных по этому или подобным вопросам приказов или других распорядительных документов данного предприятия, анализ причин их неисполнения или особенностей выполнения;
3 - составление проекта документа, точное определение цели его издания, установление конкретных сроков и исполнителей, четкое формулирование распорядительных действий:
4 - оформление проекта приказа, его визирование, согласование и подписание.
Работы на третьем и четвертом этапах подготовки приказа проводятся практически одновременно.
Проект приказа по основной деятельности обычно готовится структурным подразделением, конкретным специалистом или секретарем-референтом по поручению руководителя.
Составители проводят обязательное согласование проекта с указанными в документе исполнителями, лицом, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом, и юрисконсультом. Проекты приказов по вопросам финансовой деятельности предприятия согласовываются с бухгалтерией или финансовой службой.
Согласование проекта приказа с другими предприятиями или организациями проводится в случае необходимости.
Приказ по основной деятельности оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (центрованный или флаговый способ). Если приказы издаются чаще 200 раз в год, то экономически целесообразно отпечатать специальный бланк приказа.
В типовой формуляр приказа по основной деятельности входят следующие реквизиты:
название вида документа (ПРИКАЗ);
дата;
рег. номер;
место составления или издания;
заголовок к тексту;
текст:
подпись;
визы или гриф согласования.
Название вида документа (ПРИКАЗ) оформляется прописными бук вами через 2 межстрочных интервала ниже наименования организации автора от границы левого поля или впечатывается в общий бланк центрованным способом, а на бланке приказа, напечатанного заранее, типографским способом, как правило, центрованно.
Дата оформляется цифровым способом (12.06.96) и располагается.через 2 межстрочных интервала ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в бланке. Дата составления приказа является одновременно датой его подписания и вступления в силу (если время вступления в силу специально не оговаривается в тексте). Руководитель в момент подписания приказа должен проставить её своей рукой. Допускается буквенно-цифровой способ её оформления (12 июня г.), при котором месяц и год могут быть напечатаны заранее (без кавычек).
Регистрационный номер приказа по основной деятельности оформятся на той же строке, что и дата, над специальной ограничительной линией на бланке или в пределах площади, отведённой для даты и номера в заголовочной части документа. Рег. номер представляет собой валовый порядковый номер приказа в пределах календарного года (№ 25: № 30).
Место составления и издания приказа оформляется через 2 межстрочных интервала ниже даты и номера от границы левого поля при угловом расположении реквизитов, а при продольном - в центре строки. общем бланке приказа этот реквизит изготавливается заранее типографским способом, как правило, центрованно. Этот реквизит содержит название населённого пункта, где предприятие или организация имеет “регистрированный юридический адрес. Сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации.
Например:
г. Белев Тульской обл.
г. Рязань
с. Вятское Прохоровского р-на Курской обл.
При обозначении Москвы и Санкт-Петербурга сокращение "г." ("город") неупотребляется.
Заголовок к тексту оформляется в левом верхнем углу через 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита "место составления или издания" от границы левого поля или печатается на бланке в пределах площади, обозначенной ограничительными уголками. Заголовок должен отражать содержание документа, быть максимально точным и емким. Он начинается с предлога "о", отвечает на вопрос "О чём?", формируется с помощью отглагольного существительного ("О создании...", "Об утверждении...") и может состоять, как правило, из 3-5 строк, напечатанных через один интервал. Необходимо помнить, что заголовок приказа служит не только целям его регистрации и поиска. Он облегчает восприятие текста приказа, может настраивать на его исполнение, влияет на формирование отношения подчинённых к распорядительной деятельности руководителя, поэтому надо всегда следовать правилу: сначала составляется, редактируется, "шлифуется" текст, а лишь затем к нему формулируется заголовок.
Текст приказа по основной деятельности состоит обычно из 2 частей - констатирующей и распорядительной. В констатирующей части держится обоснование причин, целей и задач издания приказа, необходимости совершения распорядительных действий.
В инициативном приказе констатирующая часть текста обычно начинается с предлога "Для..." или со сложных отымённых предлогов "В связи... ", "С цепью...", которые облегчают формулирование текста и являются типовой его частью. Например:
"Для организации подготовки к открытию филиала... ";
"С целью привлечения дополнительных средств... ";
"В связи с перераспределением функциональных обязанностей специалистов коммерческого отдела...".
Следует помнить, что предлог "В целях..." до сих пор считается не соответствующим нормам делового стиля русского литературного языка.
Если распорядительные действия нуждаются в подробном обосновании, то констатирующая часть текста инициативного приказа содержит изложение фактов, оценок, причин и обстоятельств, сформулированных и расположенных по степени их значимости, и завершается конструкция с теми же предлогами "Для... ", "В связи... ", "С целью... "и т.п.
Оборот "На основании вышеизложенного..." является архаичным и также не соответствует нормам современной деловой речи.
В приказе, изданном "во исполнение", констатирующая часть начинается с предлогов "в соответствии...", "На основании...", "В связи...", "Во исполнение...", содержит название вида документа, наименование организации-автора, дату, рег. номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издаётся данный приказ. Для формулирования текста используется стандартная речевая модель. Например:
"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.96 № 870 "О повышении тарифной ставки (оклада) первого разряда Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы... ";
"Во исполнение Постановления Правительства Москвы от 06.06.96 л/о 838 "О дотации журналу "Моя Москва "... ".
Завершается констатирующая часть словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое оформляется на отдельной строке от границы левого поля прописными буквами (без разрядки) и заканчивается двоеточием.
Распорядительная часть текста составляется по пунктам, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.
Если в приказе устанавливаются правовые нормы (правила), регулирующие основную деятельность предприятия и рассчитанные на применение в течение длительного времени (нормативные пункты), то они формулируются по примерной речевой модели: что (с) делать - с какого срока (или на какой срок). Например:
"Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на III квартал 1993 года",
Если в приказе даются поручения исполнителям (конкретным должностным лицам, структурным подразделениям или их руководителям), то в каждом пункте необходимо указать их фамилии или наименования, четко сформулировать предписываемое действие и указать срок исполнения. Такие поручительские пункты формулируются по примерной речевой модели: кому - что сделать - когда (к какому сроку). Например:
"Коммерческому директору Васильеву С. Ф. разработать положение об отделе маркетинга к 25.06. 96.";
"Управлению кадров организовать повышение квалификации технического персонала предприятия в октябре 1996 г." или
"Управлению кадров (Тюмина И.В.) организовать техническую учёбу специалистов по эксплуатации зданий с 10 по 12 октября 1996 г."
В случае необходимости руководитель предприятия или организации делегирует своё право контроля за исполнением приказа конкретному должностному лицу. Тогда специальный пункт о контроле исполнения оформляется в распорядительной части текста последним и строится по образцу:
"Контроль за исполнением приказа возложить на коммерческого директора Симонова А. К."
Архаичные обороты типа: "Контроль за исполнением приказа оставляю за собой" при формулировании пункта о контроле не допускаются.
Подпись оформляется через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и включает наименование должности лица, подписывающего приказ (сокращённое, т.к. наименование предприятия или организации-автора указано в заголовочной части), личную подпись и её расшифровку. Расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки наименования должности. Инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается, Личная подпись руководителя проставляется на первом экземпляре приказа.
Визы или грифы согласования оформляются до подписания приказа на первом экземпляре его проекта на лицевой стороне последнего листа через 3-4 межстрочных интервала ниже подписи. Если виз и грифов несколько, то они располагаются двумя рядами от 0-го и 4-го положений табулятора. В состав визы входит личная подпись визирующего, её расшифровка и дата. В случае необходимости указывается наименование должности.
Например:
Юрисконсульт
(личная подпись) И.П.Васильев (личная подпись) И.Г.Зверев
12.06.96 13.06.96
Грифы согласования оформляются по образцу:
Согласовано Согласовано
Заместителю Директора
Пример оформления инициативного приказа по основной деятепьности
Закрытое акционерное общество
"Технопромэкспорт"
ПРИКАЗ
27.06.96 № 131
Москва
О создании договорно-
правового управления
Для улучшения правового обеспечения деятельности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Создать договорно-правовое управление акционерного общества "Технопромэкспорт".
2. Утвердить структуру и штатную численность Главного договорно-правового управления на III квартал 1996 г.
3. Начальнику Управления по персоналу Акимову А. Т. организовать подбор и комплектование управления кадрами на контрактной основе.
Председатель правления личная подпись Б.М. Петров
СОГЛАСОВАНО Юрисконсульт
Протокол заседания (личная подпись) Т. С. Шохин
правления 23.06.96
22.06.96 № 3
Заместитель председателя Начальник Управления
правления по персоналу
(личная подпись) О.В. Степанов (личная подпись) В.Т. Акимов
23.06.96 24.06.96
ЗАО "АКРУС"
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Орлова В.И. от 08.01.2000
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Волкову М.И. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.2000 по 10.02.2000.
2. Гл. бухгалтеру Словиму О.Б. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.01.2000.
3. Гл. инженеру Зимину В.И. организовать контроль за исполнением приказа.
Генеральный директор Подпись Г.К. Литвинов
Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия лично.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится:
"Приложение к приказу директора ЗАО "Эра" от 01.03.98 № 7".
После составления текста приказа необходимо провести его согласование и подписание.
Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Приказы подписываются руководителем или его заместителями, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет "ознакомлен", ставит подпись и дату ознакомления.
При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителям для работы.
Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.
(наименование организации)
00.00.2000 № ______
_______________________________
(тема приказа)
В связи ___________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
(основание, причина составления)
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.________________________________________________________________________
2.________________________________________________________________________
3.________________________________________________________________________
______________________ Подпись ______________________
(должность руководителя организации) (И.О.Фамилия руководителя)
______________________
(Визы согласования документов)
С приказом ознакомлен (а): _________________ /_______________ / _________________
(Личная подпись) (Фамилия И.О.) (Дата)
"АРМ Секретаря", ООО "ИКК "Гарант Интернэшнл", 1999, E-mail: [email protected]
Трудоустройство к ИП. Сколько экземпляров трудового договора требуется? И куда нужно предоставить сведения?
Вам 1 с подписью и печатью ИП. Сведения он сам обязан предоставлять.
Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад
обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212
Людмила Высший разум (167790) 3 года назад
ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам. Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу.
Вопрос
Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале?
Ответ
Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.
Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.
На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.
Т.е. обычно готовится три экземпляра - один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) - в бухгалтерию, третий (заверенная копия) - в личное дело.
Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов - определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров. При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.
Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника.
Примечание:
При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).
1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе.
Порядок работы с документами
Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.
При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 .
Виды кадровых документов
На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);
ЭКЗЕМПЛЯРЫ ПРИКАЗОВ
Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано. Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п. Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.
Делопроизводство в кадровой службе. Методические указания к лабораторным работам. Часть 1
Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м). Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе.
Делаю ЛИЧНЫЕ ДЕЛА сотрудникам, формирую все документы посмотрите, скажите что не так, может будет удобнее по другому.
Директором может быть один из учредителей предприятия, или же просто нанятый для управления и обеспечения качественного менеджмента предприятием грамотный специалист. Трудового договор с руководителем подписывался его работодателем, то есть одним из членов наблюдательного совета или учредителей. Логично считать, что приказ об увольнении директора также должен быть подписан тем же лицом.
ФС по труду и занятости РФ разъясняет, что издать приказ и подписать его вправе как работодатель директора, так и сам увольняющийся руководитель . Так как ООО все же частная компания, то чаще всего практикуется такой порядок: меняющий работу руководитель издает документ в отношении самого себя, а подписывает его один из учредителей, то есть собственников фирмы.
Закон «Об обществах…» от 08.02.1998 № 14-ФЗ также удостоверяет право руководителя издавать приказ и даже подписывать его в отношении всех сотрудников, не исключая и руководителя, так что если приказ подготовит инспектор по кадрам, а подпись под ним будет самого главы, это вполне допустимо с точки зрения законодательства.
В какие сроки издается?
Директор, принявший решение сменить место работы, направляет работодателю заявление об увольнении. Если обычный сотрудник обязан делать это за 2 недели до даты прекращения работы, то руководитель – за месяц. Получив заявление, учредители рассматривают бумагу коллегиально, на собрании, о чем составляется протокол. В протоколе фиксируют, кому поручат принять дела у покидающего свой пост руководителя и в какие сроки.
После принятия решения владельцами фирмы и должен быть издан приказ , а его дата – такой, чтобы все дела увольняющийся глава мог до истечения 30-дневного срока с датирования заявления успеть передать указанному работодателем человеку. Если обычно бумагу датируют днем увольнения, то в данном случае, учитывая степень ответственности директора и необходимость сдачи дел всей фирмы, приказ должен быть издан в срок, не более 1 месяца до даты аннулирования трудовых отношений и после заседания общего собрания учредителей.
Особенности составления
Бумага касательно расчета из фирмы может иметь типовую форму Т-8а, утвержденную Госкомстатом, а может быть составлена в произвольной форме, но при условии внесения в нее всех необходимых сведений. В случае с уходом главы фирмы лучше, если будут составлены оба эти документа. Если в типовом бланке информация больше касается кадрового учета, то другой приказ – об ином.
При увольнении с фирмы ее директора, в приказе о его увольнении должны быть данные :
Если для принятия дел назначена комиссия, то ее состав с указанием ФИО и должностей также нужно вписать в эту бумагу.
Как правильно ознакомить сотрудника?
Так как распоряжение об увольнении руководителя содержит указания о необходимости передачи дел по акту, то покидающего фирму ее главу логично ознакомить с приказом сразу же после его издания , а форму Т-8а предъявить в день увольнения.
В ст. 84.1 ТК РФ указано, что ознакомление увольняющегося сотрудника с распоряжением – обязательная мера. В случае с разрывом трудовых отношений самим директором необходимость в ознакомлении с таким приказом, или если их два, то с обоими, не пропадает: формальности должны быть соблюдены. К тому же, если в распоряжении по предприятию говориться о процедуре сдачи-приемки дел с оформлением акта, то подпись на нем увольняющегося руководителя нужна также, чтобы закрепить за ним эту обязанность.
Можно ли отменить и в каких случаях?
Как и любой иной приказ, такой документ отменить можно, соблюдая ряд последовательных действий. Если первое лицо в горячке написало заявление на расчет, а когда треволнения улеглись, и желание уходить пропало, для отмены увольнения необходимо, чтобы были созданы такие бумаги :
- заявление от раздумавшего менять место работы директора о признании заявления на увольнение недействительным (адресовать следует работодателю, то есть учредителю фирмы);
- приказ по предприятию об отмене ранее изданного приказа на увольнение.
Без особых проблем можно вернуть все на круги своя в течение того месяца, который дается главе до момента увольнения – на сдачу-приемку дел. Если же увольнение фактически и юридически состоялось, то отмена приказа станет невозможной. Ничего не выйдет и в случае, если на место рассчитавшегося уже принят, на ту же должность, новый глава фирмы.
Где и сколько хранится?
Приказ об увольнении директора, как и все иные аналогичные бумаги, относится к бумагам по личному составу, которые должны храниться на протяжении 75 лет. Оригинал подшивают в папку инспектора по кадрам с такими же листками, в хронологическом порядке. Эта папка находится в постоянном пользовании в течение текущего года, потом на протяжении 5-ти лет хранится в шкафу кадровика, после чего подшивается для сдачи в архив, где и будет лежать до истечения 75 – летнего периода.
Такие документы касаются стажа работников, и могут требоваться при пересмотре судами размеров пенсий или уточнений срока стажа работы. По истечению 75-летнего периода хранения бумаги подлежат утилизации .
При увольнении руководителя предприятия должны быть соблюдены все требования законодательства, как и при аннулировании трудовых отношений с любым сотрудником. Поэтому должно от директора поступить заявление на расчет, а потом быть издан приказ на увольнение. Такой документ можно отменить, если обратиться с соответствующим заявлением.
Оформление приказа
На стадии подготовки Приказа выполняются следующие операции
· подготовкой проекта Приказа;
· оформлением проекта Приказа.
Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия.
1. Подготовка проекта Приказа
При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа.
Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа.
Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна).
Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек.
В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать.
Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом.
В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000".
Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ.
2. Оформление проекта Приказа
Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты:
· эмблема организации;
· код организации по ОКПО;
· код документа по ОКУД;
· наименование организации;
· название вида документа;
· место составления или издания;
· заголовок к тексту;
· отметка о наличии приложения;
· фамилия исполнителя и номер его телефона.
Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия.
Подписание Приказа
· согласованием проекта Приказа;
· передачей проекта Приказа в службу ДОУ;
· проверкой правильности оформления проекта Приказа;
· корректировкой проекта Приказа;
· проставлением реквизита "гриф ограничения доступа к документу";
· подписанием проекта Приказа.
3. Согласование проекта Приказа
Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:
· руководителями структурных подразделений;
· юристом;
· главным бухгалтером;
· другими заинтересованными должностными лицами.
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа.
4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ
После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель").
5. Проверка правильности оформления проекта Приказа
Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку.
6. Корректировка проекта Приказа
В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы.
7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу"
При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу".
8. Подписание проекта Приказа
Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.
Регистрация приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
· регистрацией Приказа;
· проставлением реквизита "Отметка о контроле".
9. Регистрация Приказа
Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике).
Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется.
Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ).
Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов.
На Приложениях к Приказу индексы не проставляются.
Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:
· кто подписал;
· заголовок и/или краткое содержание;
· приложения;
· резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);
· расписка исполнителя в получении Приказа;
· срок исполнения;
· отметка о контроле;
· ход исполнения;
· отметка об исполнении;
· номер дела;
· перенос данных на машинный носитель
При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.
10. Проставление реквизита "Отметка о контроле"
Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа).
Исполнение и контроль исполнения приказа
На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
· размножением Приказа;
· заверением размноженных копий Приказа;
· постановкой Приказа на контроль;
· проверкой своевременного получения Приказа (копий) исполнителями;
· исполнением Приказа;
· проверкой и регулированием исполнения Приказа;
· докладом Руководителю предприятия о выполнении Приказа;
· согласованием изменения сроков и порядка исполнения Приказа;
· изменением сроков и порядка исполнения Приказа;
· завершением исполнения Приказа.
Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению.
11. Размножение Приказа
Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ.
12. Заверение размноженных копий Приказа
Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии".
Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа.
Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ. 14. Постановка Приказа на контроль
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов.
Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ.
Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями
Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений.
16. Исполнение Приказа
Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе.
17. Проверка и регулирование исполнения Приказа
Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа.
Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан.
Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения.
Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней.
18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа
Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки.
19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа
В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия.
Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа.
20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа
На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).
21. Завершение исполнения Приказа
Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ
Похожая информация.
Подписания приказа
Окончательно подготовленный и оформленный проект приказа представляется на подпись руководителю учреждения (см. приложение 16). Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Если при доработке проекта приказа исполнитель не учел всех замечаний либо компромиссного решения не найдено, то вместе с проектом приказа на рассмотрение руководителя учреждения представляют замечания и отдельные мысли, которые не были учтены составителем проекта. Проанализировав их, руководитель принимает решение относительно того, должны быть приняты во внимание мнения специалистов. Если это так - проект возвращается на доработку. Если же замечания признаны неуместными, руководитель просто подписывает приказ.
Приказы по основной деятельности руководитель учреждения подписывает лично. В случае его отсутствия это возлагается на лицо, исполняющее обязанности руководителя. Подпись в таком случае оформляется так: Исполняющий обязанности директора подпись Л. Г. Гграсимчук
И. о. директора подпись М. О. Орлов
Печати на приказах, изготовленных на бланках, не проставляют.
В случае издания совместного приказа, который должны подписать несколько должностных лиц, их подписи располагают на одном уровне и свидетельствуют гербовыми (основными) печатями соответствующих учреждений, например:
Министр финансов Украины Министр юстиции Украины
подпись, инициалы, фамилия подпись, инициалы, фамилия
дата дата
После подписания никаких исправлений в приказ уже не вносят.
Приказ вступает в силу с момента его регистрации и доведения до сведения исполнителей. В некоторых случаях срок вступления в силу указывается в самом распорядительном документе.
Доведение приказов до исполнителей
Особое внимание уделяется доведению распорядительного документа до исполнителей. Приказы по основной деятельности тиражируют в необходимом количестве и рассылаются согласно списку рассылки до структурных подразделений, подведомственных учреждений, а также, в случае необходимости, других заинтересованных учреждений. В приказе по основной деятельности нет необходимости в пункте такого содержания: "Приказ довести до сведения...".
Всех исполнителей, до сведения которых доводится приказ, называют в указателе (список) рассылки, составитель готовит вместе с проектом приказа и передает в службу делопроизводства.
Неправомерным в приказах по основной деятельности является отметка "С приказом ознакомлены", которую размещают после подписи руководителя учреждения, его нередко ошибочно используют вместо визирования проекта приказа исполнителями и другими должностными лицами в соответствии с их полномочиями. С подписанными приказами по основной деятельности сотрудников знакомят под расписку, как правило, лишь в отдельных случаях (если речь идет о персональной ответственности отдельных должностных лиц, соблюдение правил техники безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.п.). Если такая процедура необходима, то в приказе формулируют, например, такой пункт:
3. Ознакомить с этим приказом под расписку работников цеха № П.Г. Анохина, М. Л. Василенко, А. С. Иваненко.
В этом случае в приказе по основной деятельности предусматривают отметку "С приказом ознакомлены" и с новой строки указывают: должность (в случае необходимости), подпись лица, расшифровка подписи, дату. Эту отметку желательно проставлять на оборотной стороне последнего листа приказа.
Если есть необходимость ознакомить с приказом всех сотрудников учреждения или значительное их количество, то в приказе формулируют пункт такого содержания:
5. Ознакомить с настоящим приказом сотрудников под расписку в соответствии со списком, которая прилагается.
При этом составляют отдельный лист ознакомления по такой форме:
В таком случае лист ознакомления хранится вместе с приказом как приложение.
В некоторых случаях приказы по основной деятельности могут направляться до подведомственных учреждений с сопроводительным письмом, в котором отмечают дополнительные меры по их выполнению.
2. Приказы по административно-хозяйственным (оперативных) вопросов содержат решения оперативного, организационного, административного, хозяйственного характера, о чем свидетельствует их название. Это, как правило, такие приказы: о приобретение канцелярских принадлежностей, инвентаря, мебели и т.д; о выделении рабочих комнат для сотрудников; проведение инвентаризации; о текущий ремонт помещений, которые занимает учреждение; о мерах относительно санитарного состояния и благоустройства помещений и дворов; об организации охраны учреждения и т.д. Порядок подготовки, составления, оформления этих приказов является аналогичным порядку, установленному в отношении приказов по основной деятельности.
3. Приказы по личному составу (по кадровым вопросам) регулируют вопросы приема, перемещения, увольнения работников, порядок предоставления отпусков, присвоение разрядов, наложение взысканий и поощрение работников.
В сравнении с приказами по основной деятельности составление и оформление приказов по личному составу отличается как по форме, так и процедуре их подготовки и издания.
Приказы по личному составу могут оформляться традиционным способом на бланке учреждения и с использованием трафаретных унифицированных форм.
Среди приказов, которые оформляют традиционным способом, выделяют приказы индивидуальные и сведены. В индивидуальных приказах содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием на работу, перевод на другую должность (работу), увольнении и т.п.
На крупных предприятиях применяют унифицированные межведомственные формы приказов по личному составу (см. приложения 17,18,19).
В практике управленческой деятельности вопросы управления кадрами могут оформляться также распоряжениями.
