Главная » Страхование » Документы ликвидированных организаций. Сколько хранить документы после ликвидации ООО? Этапы подготовки документов

Документы ликвидированных организаций. Сколько хранить документы после ликвидации ООО? Этапы подготовки документов

Процедура передачи документов в архив является актуальной для любой организации, вне зависимости от вида ее собственности, направлений хозяйствования и стадии, на которой она находится.

Документы, которые создаются в процессе предпринимательства, накапливаются. Даже в том случае, если они уже исполнены и не могут отразиться на дальнейшей деятельности компании, их необходимо хранить. Некоторая документация хранится на протяжении долгого периода времени, а другая краткосрочно.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Среди основных случаев передачи документов компании в архив, можно отметить ее ликвидацию, или отсутствие места для хранения.

Законодательством определена обязательность передачи в архив той документации, которая имеется у ликвидируемого предприятия.

Организация процесса архивирования может быть проведена как силами самого ликвидируемого предприятия, так и путем привлечения сторонних компаний.

Цель

Завершение предпринимательства требует передачи всех документов, имеющих важное юридическое и финансовое значение, в архив, с целью последующего хранения. Порядок хранения переданной архивной документации определяется ФЗ «Об архивном деле. Обязанность по передачи дел в архив возлагается как на государственные предприятия, так и на организации, созданные на основе частных финансовых вложений.

Поводом для передачи документации служит возможность возникновения потребности в поднятии какого-либо документа, имеющего место во время функционирования ликвидированного предприятия.

Причиной тому может стать утрата трудовой книжки бывшим сотрудником и возникшая у него необходимость восстановления информационных данных, которые были в ней зафиксированы. Только путем обращения в архив работник сможет получить документы, подтверждающие факт его трудоустройства, начисление и выплату заработной платы.

Потребность в доступе к информации ликвидированного предприятия может возникнуть и у его руководящего состава. Поводом такой необходимости может стать наличие спорных вопросов, возникших по вопросу погашения кредиторской задолженности.

Бухгалтерская документация, касающаяся данного вопроса, а также выплаты платежей в налоговые органы и внебюджетные фонды, в обязательном порядке передается в архив и хранится там.

Основные действия

Что нужно

Ликвидируемое предприятие обязано передать свои документы на архивное хранение.

Сдача документов предприятия в архив при ликвидации, предполагает подготовку и передачу таких документов:

учредительных документов (свидетельства о регистрации, а равно документации о создании компании; ее устава или положения о ней; ликвидационных документов; приказов и иных распоряжений, на основании которых осуществлялось переименование компании, смена формы хозяйствования);
свидетельства, устанавливающего факт ликвидации;
решения, на основании которого проводилась ликвидация;
приказов или иные распорядительных документов, в рамках которых осуществлялось трудоустройство, увольнение, перевод, устанавливались должностные оклады, оформлялся отпуск;
трудовых договоров, контрактов, соглашений;
личных карточек, установленных формой Т-2, включая карточки, заведенные на временно привлекаемых работников;
личных дел уволенных лиц, в которых имеются их заявления, автобиография, приказы, личные документы и др.;
лицевых счетов работников или ведомостей с начислениями вознаграждения за труд;
расшифровок кодов по видам начисления зарплаты и проводимых удержаний;
невостребованных личных документов (оригиналов);
актов о произошедших несчастных случаях;
штатных расписаний;
журналов учета трудовых книжек и иных документов, касающихся трудоустройства работников, оплаты их труда, льгот, изменений социально-правового положения;
табелей и нарядов, выдаваемых работникам, трудоустроенным на вредные профессии;
перечня вредных профессий, описания технологического процесса таких работ (при наличии).

Помимо вышеуказанной документации для передачи в архив потребуется опись передаваемых дел в 3 экземплярах на бумажных носителях и электронном виде, а также одна историческая справка

Как подготовить

Сдача документов в архив при ликвидации является обязанностью хозяйствующего субъекта. Негосударственные организации могут заключить договор о передачи собственной документации в Федеральную архивную службу.

Отсутствие такого договора дает право на передачу для архивного хранения только тех документов, которые касаются личного состава работников.

Определить место хранения иной документации обязана ликвидационная комиссия. Процедура передачи документации на хранение включает в себя оформление дел.

Каждое из них должно быть:

правильно сгруппировано;
переплетено или прошито;
пронумеровано;
иметь лист-заверителя;
иметь внутреннюю опись (при необходимости);
сопровождаться точным наименованием организации, ее регистрационным индексом, крайними датами дела и его заголовком.

Та часть дел, которая требует временного хранения (не превышающего 10 лет), требует частичного оформления, что позволяет:

не систематизировать документы;
не проставлять нумерацию листов дела;
не оформлять заверительную надпись;
не осуществлять переплет.

Правильность проведения архивной обработки будет проведена. Это требуется для того, чтобы документы, передаваемые в архив, соответствовали заголовку дела, номенклатуре, расположению, хронологии и другим признакам.

Общее правило архивирования допускает наличие 250 листов в одном архивном деле. При наличии большего количества листов, дело разделяется на несколько томов, каждый из которых нумеруется.

Архивный работник, подготавливающий дела к передаче, проверяет дела по критериям правильности формирования, оформления, их количества. Обнаружение отсутствия дела требует составления соответствующей справки.

Договор с фондом

Собственники компаний, передающие документы на архивное хранение, продолжают оставаться собственниками данной документации. Нарушение правил хранения со стороны работников учреждения, может стать основанием для передачи наиболее важных документов на хранение собственника. Такая процедура осуществляется исключительно в рамках судопроизводства.

Реализовать права, возникающие в процессе хранения, позволяет договор, заключаемый с соответствующим архивным учреждением, относящимся к федеральной структуре архивов.

Основными положениями такого договора является период и порядок осуществления действий по хранению передаваемой документации. Архивное учреждение и ликвидируемое предприятие в обязательном порядке заключает договор о хранении документов, касающихся личного состава. В качестве заказчика услуги хранения выступит ликвидационная комиссия.

Направить документацию на хранение можно и в частный архив. Для этого также потребуется заключение договора о хранении. Как правило, условия такого договора предусматривают обязанность собственника подготовить документы и уничтожить их по окончанию срока хранения за счет собственных средств.

Порядок оплаты услуг архивного учреждения определяется ликвидатором еще до момента передачи документов. Средства, требуемые для данной цели, устанавливаются в отдельной статье расходов ликвидационного баланса.

Последующие детали

Опись

Составление внутренней описи к делам является необязательной процедурой. Исключением является опись личных дел.

Каждое отдельное дело должно иметь в начале чистый лист, а в завершении заверитель, составленный по общепринятой форме.

Данный лист должен содержать числовое значение количества листов в деле, имеющих нумерацию. Это число должно быть указано и прописью. В нем отражаются пропущенные и литерные номера.

Заверительная надпись не может быть выполнена на оборотной стороне крайнего документа или на обложке дела.

Проведена экспертиза ценности передаваемых документов и их упорядочения, позволяет составить описи дел, требующие постоянного хранения, подготовить описи дел личного состава, которые хранятся 75 лет, описи дел, подлежащих временному хранению и акта о формировании дел для уничтожения.

Экспертно-проверочная комиссия рассматривает опись дел и акт о предстоящем уничтожении, проводит их согласование и утверждение.

Утилизация оформляется приемо-сдаточными накладными, содержащими информацию о дате проведения процедуры и весе бумаг

Экспертиза дел

Экспертиза ценности передаваемых для хранения документов, позволяет определить срок их хранения. Типовой перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 года.

Перечень сотрудников, вышедших на льготную пенсию, утилизируется по истечении 50 лет хранения в архивном учреждении.

Процесс отбора иной документации, подлежащий хранению, осуществляется путем просмотра каждого листа дела. Не может быть признана соответствующей закону такая экспертиза, которая проведена исключительно путем изучения заголовков на обложках каждого передаваемого дела.

Юридическая основа

В качестве основного документа, которым необходимо руководствоваться при организации архивных процедур, выступают Основные правила работы архивов организации.

Данным актом определено, что документация ликвидируемой организации подлежит передаче ее правопреемнику.

Документация, содержащая информацию по персоналу ликвидируемой компании, не имеющей правопреемника, должна быть передана специализированному архиву с целью временного хранения. Отсутствие такого центра является основанием для передачи дел государственному архиву.

Уничтожить документы, по которым срок временного хранения не истек, можно только на основании решения исполнительных органов власти, что подлежит оформлению в виде акта, а также требует составления описи тех документов, которые утилизируются.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения, осуществляется в общем порядке. Ответственность за организацию формирования дел и их передачу в архив несет ликвидационная комиссия.

Весь спектр действий, которые должны быть проведены ликвидируемым предприятием по архивированию документации, определен п. 9.7. вышеуказанных правил.

Ответственность

Законодательством установлена обязанность руководителя и учредителя хозяйствующего субъекта, передать всю важную документацию, собранную за время ведения деятельности компании, в архив. Такие действия должны осуществляться в случае ликвидации лица.

так есть ли ответственность?
Вопрос
Вопрос: Обязательно ли при ликвидации организации передавать в архив кадровые документы, срок хранения которых не истек: документы постоянного срока хранения (по основной деятельности) и кадровые документы сроком хранения 75 лет? Предусмотрена ли какая-либо ответственность за непередачу таких документов на хранение и на кого она может быть возложена (на собственника организации, руководителя или иное ответственное за ведение кадрового учета лицо)? С уважением, Топольняк Татьяна
Ответ
Передача документов архив при ликвидации юридического лица обязательна.
В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона об архивном деле. Соответствующий Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
Статьей 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом.
В силу указанных норм в обязанности организации входит обеспечение сохранности кадровых документов в течение сроков их хранения, установленных Перечнем. При этом в случае ликвидации организации документы по личному составу, а также кадровые документы, срок хранения которых не истек, должны быть переданы на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
Не передача при ликвидации организации указанных документов на хранение в архив будет означать нарушение организацией требования законодательства РФ обеспечить хранение данных кадровых документов в течение установленного срока.
В соответствии с п. п. 2, 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ ликвидация организации осуществляется ликвидационной комиссией (ликвидатором), назначаемой учредителями (участниками) юридического лица при принятии решения о ликвидации организации. С момента назначения ликвидационной комиссии к ней переходят полномочия по управлению делами юридического лица.
Таким образом, обязанность передать кадровые документы, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив должна быть выполнена ликвидационной комиссией.
В соответствии со ст. 27 Закона об архивном деле юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
В отношении уголовной ответственности следует отметить, что УК РФ отдельного состава преступления за нарушение законодательства об архивном деле не содержит. Однако, по нашему мнению, в случае не передачи кадровых документов в архив при ликвидации организации (в том числе при уничтожении документов, подлежащих передаче) нельзя исключать возможность привлечения членов ликвидационной комиссии к уголовной ответственности по ч. 1 ст. 325 УК РФ за сокрытие (уничтожение) официальных документов. УК РФ не содержит понятия "официальный документ". Однако, в соответствии с действующим законодательством и судебной практикой такими документами являются документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер (ст. 5 Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов"), а также документы, созданные (выданные) общественными или коммерческими предприятиями, учреждениями, организациями (Постановление Президиума Верховного Суда РФ от 24.09.2008 № 213-П08, п. 23 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)). Поэтому кадровые документы, на основании которых в том числе может устанавливаться страховой стаж работников для выхода на пенсию, могут быть признаны официальными документами.
Административная ответственность за нарушение законодательства о хранении документов предусмотрена ст. ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ.
Статья 13.20 КоАП РФ является общей нормой, которая устанавливает административную ответственность должностных лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных ст. 13.25 КоАП РФ.
При этом согласно ст. 2.4 КоАП РФ среди перечня составов административных правонарушений, по которым члены ликвидационных комиссий несут ответственность как должностные лица, указана только ст. 13.25 КоАП РФ. Статья 13.20 КоАП РФ в данный перечень не входит.
Статьей 13.25 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия, а также иных специализированных субъектов за неисполнение обязанности по хранению документов в течение сроков, установленных соответственно законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях.
Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 1 ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" акционерные общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарные предприятия обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации.
Таким образом, законодательством об акционерных обществах, об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях с учетом ч. 1 ст. 17 и ст. 23 Закона об архивном деле предусмотрена обязанность данных организаций обеспечить хранение кадровых документов, срок хранения которых не истек, в том числе путем передачи данных документов в соответствующий государственный или муниципальный архив при ликвидации указанных организаций.
С учетом этого члены ликвидационных комиссий акционерного общества, общества с ограниченной (дополнительной) ответственностью, унитарного предприятия в случае не передачи при ликвидации организации кадровых документов, срок хранения которых не истек, в соответствующий архив могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ.
Подробности в материалах Системы:
1. Ответ: Как хранить документы в кадровой службе
Документы обязательные для хранения
Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.
Сроки хранения документов
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Условия хранения документов
Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., и Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19. Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19).
Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 4.4.2.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
С целью обеспечения эффективного хранения документов (как в бумажном, так и в электронном виде) организация может создать свой собственный архив ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Документы с истекшим сроком хранения можно уничтожить ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами
За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).
Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:
· от 100 до 300 руб. для граждан;
· от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Ответ: Как подготовить кадровые документы к передаче в архив организации
Архив организации
Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.
Порядок подготовки документов для передачи в архив
Порядок подготовки документов для их передачи в архив приведен в Основных правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. При этом коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Указанные организации вправе разработать собственный порядок подготовки документов к архивному хранению и закрепить его в своих внутренних документах, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
В любом случае (независимо от установленного в организации порядка) определите сотрудника, ответственного за подготовку документов (в т. ч. кадровых) к их передаче на архивное хранение. Соответствующие обязанности могут быть возложены на сотрудника, например, приказом руководителя. Это следует из положений абзаца 1 пункта 6.3 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12 марта 2007 г. № 28-ст).
Проведение экспертизы ценности документов
По общему правилу передаче документов (в т. ч. кадровых) на хранение в архив организации предшествует экспертиза ценности документов. Ее проводят ежегодно, чаще всего в начале календарного года (п. 2.3.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Чтобы провести экспертизу ценности документов, создайте экспертную комиссию ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Для этого издайте приказ в произвольной форме. В состав комиссии должно входить не менее трех человек. В обязательном порядке включите в него руководителя архива организации или сотрудника, ответственного за архив. Председателем комиссии назначьте одного из руководящих сотрудников организации (например, руководителя отдела кадров). Такой порядок формирования экспертной комиссии приведен в Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
По ходу проведения экспертизы комиссия отбирает:
· дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Такие дела подлежат передаче в архив организации;
· дела с временными сроками хранения. Такие дела остаются на хранении в соответствующих структурных подразделениях;
· дела, сроки хранения которых истекли. Такие дела подлежат уничтожению.
Об этом говорится в пункте 2.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Дела для передачи в архив организации отбираются путем их полистного просмотра и подлежат полному оформлению (п. 2.3.3, Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Передача в архив электронных документов
Если структурное подразделение передает на хранение в архив организации электронные документы, то процедура передачи состоит из следующих этапов:
· проверки физического состояния носителей электронных документов;
· записи электронных документов на машинные носители;
· проверки качества записи;
· проставления архивных шифров на единицах хранения (на футлярах);
· описания электронных документов и подготовки комплекта сопроводительной информации (в т. ч. составления описи).
Об этом говорится в пункте 2.3.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Результат деятельности комиссии
По результатам экспертизы ценности документов комиссия составляет описи дел, отобранных для передачи в архив организации. Это описи дел:
· постоянного хранения;
· временного хранения (свыше 10 лет);
· по личному составу.
Об этом говорится в пункте 2.4.1 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Электронные документы, переданные в архив организации, отражают в отдельной описи ( Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Ее форма также приведена в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Передача дел в архив организации
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела передавайте по графику, установленному архивом. Он должен быть согласован с руководителями структурных подразделений и утвержден руководителем организации.
Сдаточные описи дел для их передачи в архив составляет структурное подразделение (кадровая служба) в трех экземплярах по , приведенной в приложении 12 к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (п. 3.7.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Сотрудник архива принимает каждое дело в присутствии сотрудника кадровой службы. При этом в описи дел ставится отметка о наличии дела.
Об этом говорится в пункте 3.7.25 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
Ответственность за нарушения при работе с архивными документами
Внимание: за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (ст. 13.20 КоАП РФ)
Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Шаблоны документов
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями
Нормативные документы
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)
Справочные материалы
Примерный договор между архивным учреждением и организацией
Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.
Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет. Мы в этом уверены.

И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.

Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.

В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива , который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?

Обратите внимание!

За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий

НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий.

Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Цитируем документ

8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу , а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу , а также

архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым - в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города - в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.

Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.

Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?

В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:
1. Документы постоянного хранения.
2. Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
3. Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.

Обратите внимание!

Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal

При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.

НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1 .

Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.

Таблица 1

Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения

Таблица 2

Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее - Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».

Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений. В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.

Что подразумевается под фразой «подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»? Какие конкретно действия необходимо выполнить?

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.

Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.

Обратите внимание!

Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается

При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

Процедура 2. Оформление дел.
При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.

Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.

Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.

Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т. п.).

Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.

При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.

В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы : дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные - 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.

После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?

Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.

Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
описи дел временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.

Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных работников;
личные карточки уволенных работников.

Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы

Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.

Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.

Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).

Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов.

Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп. 2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2 ).

Обратите внимание!

По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек

Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры.

Кстати сказать
О договорах с архивными учреждениями
Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.

Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем:
ознакомление с состоянием документов;
проверка правильности формирования дел;
помощь в оформлении и систематизации дел;
составление описей дел;
консультирование исполнителей по подготовке дел к передаче на государственное хранение, о порядке рассмотрения и утверждения описи на ЭПК.

При проведении работ по приему дел, в т. ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу:
сопоставляют заголовки, архивные шифры, крайние даты документов в описях и на обложках дел;
оформляют передачу дел на государственное хранение по установленной форме;
размещают дела на стеллажах;
делают отметки о размещении дел в топографических указателях.

Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению.

Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами.

В настоящее время продолжают действовать:
1. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 6.12.1991 № 4/1003).
2. Рекомендованная форма договора о передаче документов на хранение в государственный архив (одобрена решением ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 № 1).

Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal.

Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3 ).

Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы.

Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А.

Приложение 1

Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив

Приложение 2

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Приложение 2

Окончание

Приложение 3

Форма договора на оказание услуг архивным учреждением

Приложение 3

Продолжение

Приложение 3

П еред тем как разбираться с вопросом «в чьи руки могут быть переданы документы организации на дальнейшее хранение», необходимо уяснить 2 принципа:

Как «живой» коммерческой организации стать источником комплектования архива?

Архивное учреждение самостоятельно определяет круг потенциальных организаций - источников комплектования архива. Эта работа проводится по следующему алгоритму:

Проводится выявление новых организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, по реестрам органов государственной регистрации юридических лиц, статистическому регистру хозяйствующих субъектов и др.
Кроме того, дополнительно архивным учреждением проводится анализ организаций:
действовавших ранее, но не включенных в Списки источников комплектования архивного учреждения по каким-либо причинам, а также

проявивших инициативу по их включению в Списки (на основании письма организации-заявителя).

Далее у претендентов изучаются учредительные документы; это позволяет установить подведомственность, юридическую самостоятельность организации, форму собственности, профиль деятельности, масштаб деятельности, юридический адрес.

Уточняется наличие негосударственных организаций, созданных на базе государственных, являвшихся ранее источниками комплектования государственных архивов. Такие негосударственные организации включаются в Списки источников комплектования соответствующего архива (без заключения договора) и находятся в нем до момента передачи архиву документов государственной организации-предшественника.

На стадии выявления проводится классификация организаций: по принадлежности к определенному ведомству или отрасли деятельности, по организационно-правовой форме, по форме собственности (государственная, муниципальная, частная). В результате определяется: количество однородных (аналогичных) организаций, находящихся в зоне комплектования соответствующего архива, как в составе определенных ведомств, так и в целом с учетом негосударственных организаций; разделение организаций на производственные и непроизводственные, осуществляющие определенные виды деятельности; разделение общественных объединений на общественно-политические партии, общественные движения, общественные фонды, общественные учреждения, организации общественного самоуправления, затем - по разным целям создания и разного уровня (общероссийские, межрегиональные, региональные, местные общественные объединения).
Среди критериев отбора выделяется:
особая роль организации (масштаб деятельности; новизна деятельности; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги - награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческая преемственность ее документов);

место среди других организаций в зоне комплектования государственного, городского или муниципального архива (является ли организация градообразующей или наиболее типичной для данной территории).

Из каждой классификационной группы выбираются организации для дальнейшего анализа. Такие организации включаются в рабочий Перечень организаций для определения источников комплектования соответствующего архива .

В завершение составляется Экспертное заключение и справка об организации как источнике комплектования государственного / городского / муниципального архива .

На основе проведенного анализа в негосударственную организацию, общественное объединение направляется письмо с предложением о сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела и включении в Список организаций-источников комплектования конкретного архивного учреждения .

В случае положительного письменного ответа на предложение архивного учреждения готовится проект договора о включении в Список организаций - источников комплектования архива . Если же такого согласия архив не получил, но он заинтересован в документах конкретной негосударственной организации или общественного объединения, то возможно заключение договора о сотрудничестве - это позволит наблюдать за сохранностью документов организации / объединения и будет способствовать принятию ими впоследствии решения о передаче своих документов в архив.

Особенности договора о включении негосударственной организации / общественного объединения в Список государственного / городского / муниципального архива (далее для краткости будем именовать их «организация» и «архив»):

При заключении договора организация получает преимущество в виде бесплатной консультационной поддержки со стороны архива при ведении делопроизводства, подготовке документов к длительному хранению . Ведь не у всех в штате есть настоящие специалисты по делопроизводству и архивному делу, а соответствующие обязанности распределены между секретарем, бухгалтером и кадровиком, которые формируют документы организации в дела, систематизируют и обрабатывают их не оптимально. Более того, архивы оказывают не только консультационные услуги, но и весь спектр услуг относительно обработки документов, их упорядочивания, постановки на архивный учет, хотя это уже, как правило, за отдельную плату . Следующее преимущество: если ликвидируется организация - источник комплектования архива, то процедура передачи архиву документов, сроки хранения которых не истекли, пройдет гораздо легче.

Если ваша ныне действующая организация процветает и еще не включена в список источников комплектования архива, то стоит проявить инициативу и попробовать заключить договор хотя бы о сотрудничестве, если удастся сделать это на выгодных для себя условиях. Чем более архив будет заинтересован в ваших документах, тем большего вам удастся добиться. Перед подписанием необходимо внимательнейшим образом оценить и те обязательства, которые архив захочет на вас возложить. Вашу организацию могут обязать:

упорядочить, т.е. обработать, все свои документы в соответствии с архивными требованиями;

составить описи на дела постоянного хранения, по личному составу, временного хранения и, конечно, представить акты на уничтожение дел с истекшими сроками хранения и не представляющими научно-практической и исторической ценности и передать их на согласование архиву;

в дальнейшем ежегодно представлять описи на согласование архива;

ежегодно (или 1 раз в 2 года) заполнять паспорт архива (так называемую «инвентаризацию» вашего документального фонда);

ежегодно составлять либо вносить изменения в номенклатуру дел;

по истечении определенного срока, установленного графиком, организация должна будет передавать документы на хранение в архив (более подробно эта процедура описана в пунктах 9.1-9.7 Правил);

разработать положения об архиве и экспертной комиссии (ЭК);

проводить методическую работу по ведению делопроизводства и архивного дела в подразделениях своей организации;

участвовать в конференциях и семинарах, организуемых архивом для повышения квалификации и обмена опытом;

обеспечить сохранность всех документов вашей организации, поставленных на учет в архив.

Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации

Обратите внимание на п. 9.7 Правил, в котором указано, что при ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником. Здесь есть неточность , и вот по какой причине: ликвидация юридического лица не предполагает институт правопреемства . Ликвидация юридического лица влечет его прекращение без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим лицам. Ликвидация организации может быть добровольной, по решению суда и в порядке банкротства.

Фактически если у ликвидируемого предприятия есть вышестоящая организация , то его архив как часть имущества вполне может ей достаться. Чаще всего архивные учреждения перегружены и пытаются «откреститься» от новой дозы документов, пытаясь возложить эту ношу на другие плечи, и делают это даже с документами по личному составу. Если вышестоящая организация и ликвидируемая находятся в одном городе / регионе, то это куда ни шло. А если ликвидируемая, например, в Саранске, а головная - в Москве, то головной организации везти документы к себе либо оплачивать их депозитарное хранение в Саранске одинаково «неприятно». Если же документы «уедут» из Саранска, то как людям потом разыскивать их и получать архивные справки, когда они понадобятся для Пенсионного фонда и иных целей?

Итак, при ликвидации организации (без правопреемника) первой в очереди получателей ее документов постоянного срока хранения и по личному составу окажется вышестоящая организация . В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в архивное учреждение (документы по личному составу еще могут быть переданы на временное хранение в специализированный архив / центр данного региона).

Отдельно поясним роли действующих лиц этой «пьесы»:

Вышестоящая организация - она может быть таковой для филиала или представительства и не только. Вышестоящая и подчиненная организация могут иметь совершенно разные наименования и их взаимосвязь может быть видна лишь из учредительных документов. Если ликвидируемая организация создана по распоряжению органа власти, то он тоже может получить «в наследство» ее документы.

Ликвидационная комиссия - это орган управления предприятием, находящимся в стадии ликвидации или банкротства (конкурсного производства).

Орган управления архивным делом - это орган исполнительной власти, уполномоченный на управление архивным делом на территории субъекта Российской Федерации и реализующий государственные функции в сфере архивного дела.

Специализированный архив (центр) документов по личному составу - государственное учреждение, которое создается в субъекте на основании постановления Правительства субъекта и входит в систему архивных учреждений субъекта РФ с подчинением органу управления архивным делом субъекта РФ.

Если ваша организация является вышестоящей для ликвидируемой, но вы хотели бы передать в местный архив хотя бы ее документы по личному составу, а архив отказывает вам, то можете попробовать обратиться с официальным письмом в вышестоящую организацию этого архива, орган управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Ваш главный аргумент - документы имеют социальную направленность, защищают права жителей данного региона и их нельзя увозить оттуда.

Если дело дошло до передачи документов ликвидируемой организации в архив, то , чтобы документы передавались в упорядоченном состоянии, т.е. оформленными по всем архивным требованиям. Обеспечить это должен конкурсный управляющий (ликвидационная комиссия), порой ему приходится . Передача документов в архивное учреждение осуществляется на договорной основе.

Если организация имеет договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, то документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий архив. Если же договорных отношений с архивным учреждением не имеется, то в этом случае архив обязан принять на хранение только документы по личному составу. Место хранения остальных документов определяется председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Итак, перечислим, что необходимо предпринять в случае ликвидации предприятия для обеспечения сохранности архивных документов, имеющих социальную, юридическую, практическую значимость:

Согласно п. 2 ст. 62 Гражданского кодекса РФ учредители юридического лица или орган, принявший решение о ликвидации юридического лица, назначают ликвидационную комиссию (ликвидатора) и устанавливают порядок и сроки ликвидации.

Разработать и утвердить Положение о ликвидационной комиссии, в которое необходимо включить раздел о документах (уничтожении документов с истекшими сроками хранения, упорядочивании оставшихся и их передаче вышестоящей организации и / или в архивное учреждение, о лицах, ответственных за реализацию этих положений).

От имени ликвидационной комиссии инициировать процесс по включению документов предприятия в состав Архивного фонда РФ (Пример 1), а также заключению договора с государственным или муниципальным архивом.

Необходимо поставить в известность о начале процедуры ликвидации предприятия орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.) путем направления информационного письма с просьбой оказать содействие в дальнейшей судьбе документов ликвидируемой организации. В случае судебного разбирательства это письмо будет использовано как подтверждение намерений предприятия, направленных на обеспечение сохранности документов (Пример 1).

Определить перечень дел, подлежащих передаче на дальнейшее архивное хранение.

Определить перечень дел, подлежащих научно-технической обработке.

Определить перечень дел временного хранения с истекшими сроками хранения и составить акт на уничтожение.

Определить перечень дел временного хранения, срок действия которых еще не истек на момент ликвидации организации, и составить на эти документы опись или акт - в зависимости от указаний архива.

После определения всей документационной массы необходимо организовать заседание экспертной комиссии и результаты ее работы зафиксировать в протоколе.

Все документы должны быть поставлены на архивный учет, а именно: сформированы в дела в соответствии с п. 3.5-3.6 Правил; включены в описи дел в соответствии с пунктом 7.2 тех же Правил. Вместе с тем должны быть оформлены учетные документы: дело фонда, реестр описей, научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия к описям), сами описи и др.

Направить письмо с просьбой о принятии документов на хранение в архив по месту нахождения ликвидируемого предприятия (Пример 2). Как «вычислить» это архивное учреждение, мы поясним чуть ниже.

Пример 1

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Если коротко, то на постоянный учет в архивы ставят, как правило, крупные организации, деятельность которых имеет научно-практическое и историческое значение для нашей страны и мирового сообщества.

Малые предприятия смогут передать свои документы на хранение в архив только после ликвидации и отсутствия правопреемника и вышестоящей организации. Скорее всего, их документы будут принимать в муниципальный архив.

Как ликвидируемой организации выяснить, в какой архив ей сдавать свои документы?

Во-первых, необходимо обратиться с этим вопросом в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (отталкиваться надо от юридического адреса, указанного в учредительных документах). Это шаг 4 описанного выше алгоритма. См. также Пример 1 - обратите внимание: здесь в письме уже фигурирует архив, в который организация предполагает сдать свои документы. Но письмо может быть составлено и иначе - с вопросом о том, в какой архив сдавать документы.

Во-вторых, чтобы определиться, в какое архивное учреждение можно сдать свои документы, организация может сначала просто позвонить в ближайший архив, который либо готов будет принять документы, либо отправит вас дальше «по нужному адресу». Первое обращение может быть и по телефону, и письменным с личным визитом (тогда на своем экземпляре письма попросите оформить отметку о его получении архивом). Второй вариант хорош тем, что ответить вам тоже должны будут официальным письмом, и отказ потом можно будет опротестовать, особенно если процесс с поиском архива начнет напоминать «игру в мячик», когда архивные учреждения будут вам отказывать одно за другим. Все эти отказы нужно коллекционировать и потом обращаться:

сначала к исполнительной власти (подчеркивая социальную и иную значимость ваших документов):
в орган управления архивным делом по месту нахождения предприятия (это может быть Архивное агентство субъекта РФ, Управление архивами и пр.),

непосредственно к мэру или губернатору;

и только потом - идти в суд (если потребуется).

Итак, если архивные учреждения отказали вам по каким-то основаниям в принятии документов на хранение, стоит обратиться сначала в их вышестоящую организацию и только потом идти в суд, приложив к заявлению и материалам дела все документы, подтверждающие досудебный порядок урегулирования спора.

При составлении искового заявления необходимо учесть, что:

ответчиком должно быть надлежащее лицо - соответствующий архив, который действительно должен принять эти документы (и вот тут важно «не промахнуться»);

изучите законодательство субъекта РФ об архивном деле, где находится ликвидируемое предприятие, в т.ч. нормативные акты муниципального образования об архивном деле;

укажите конкретный перечень документов и количество единиц хранения. Документы, которые вы хотите передать на хранение в архивное учреждение, должны быть индивидуально определены;

представьте доказательства того, что передаваемые на хранение документы имеют надлежащий вид (обработаны).

Анализ судебной практики выявляет следующий лейтмотив. Если возникает спор с архивом о приеме документов ликвидированной организации им на хранение, то задача суда - установить, к какой форме собственности относятся документы этой организации. От ответа на данный вопрос зависит, какой архив - государственный или муниципальный - обязан принять документы. При этом суды учитывают и социальную направленность хранения архивных документов, содержащих информацию о трудовом стаже и заработной плате граждан (личных дел, лицевых счетов и т.п.) - ведь они необходимы для соблюдения социальных прав людей (чаще всего такие документы востребованы при назначении пенсий, но не только).

См. статью «Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив ». Вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения. Тонкости обработки документов по личному составу и «времянки» - в продолжении статьи в № 5’2012 и № 6’ 2012

Большинство судебных споров о приеме архивных документов на хранение связано с ликвидацией крупных государственных предприятий или тех, что были выведены из государственной собственности в частную путем приватизации. Ситуацию часто усугубляют:

большие объемы накопившихся документов, включая советский период, особенно это касается дел по личному составу;

неупорядоченность документов, претендующих на их сдачу в архив.

Есть еще один важный вопрос: что делать с документами временного хранения, срок хранения которых не истек к моменту ликвидации организации?

Если есть правопреемник, то данные документы передаются ему на дальнейшее хранение. Если нет правопреемника, но есть вышестоящая организация, то данные документы передаются ей.

Если нет правопреемника и вышестоящей организации, этот вопрос следует решать с архивом, в который будут передаваться документы постоянного хранения и по личному составу. Архив подскажет, как и с кем оформить эту процедуру в соответствии с пунктом 9.7.3 Правил.

Рассмотрим вариант передачи документов небольшого ООО. Организация такого типа при ликвидации должна уточнить в архиве, в который будет передавать документы, попала ли она в так называемую «выборку организаций» или нет.

Если попала, то необходимо подготовить и передать в архив документы:

постоянного хранения и

по личному составу.

В качестве примера приведем основные виды документов постоянного срока хранения:

приказы по основной (профильной) деятельности;

штатное расписание;

лицензии, их дубликаты, заверенные копии;

номенклатуры дел организации;

бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.);

расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонды, отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию;

книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих специальную систему налогообложения.

Если деятельность ликвидируемой организации представляет научно-практическое и историческое значение, то архив поможет определить, какие еще документы необходимо передать на постоянное хранение.

Но если деятельность ликвидируемой организации не представляет значимого интереса, то, . А вот документы по личному составу ликвидируемой организации (не имеющей вышестоящей структуры, правопреемника) архив в любом случае . Именно эти документы придадут уверенности гражданам (бывшим работникам организации) в завтрашнем дне.

Основные документы по личному составу (75 лет хранения):

приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников);

штатные расстановки (штатно-списочный состав работников с указанием Ф.И.О., должности и оклада);

лицевые счета работников;

рассчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты;

ведомости на выдачу дивидендов (если выплачивались);

личные дела работников;

трудовые договоры, трудовые соглашения, договоры подряда;

личные карточки работников (Перечень 2010 г., ст. 658).

Если лицевые счета и расчетно-платежные ведомости утрачены, то вместо этих документов необходимо включить в опись по личному составу другие документы с аналогичной информацией: налоговые карточки, декларации, сведения о доходах физических лиц.

Пример 3

Свернуть Показать

Допустим, были утрачены расчетно-платежные ведомости на выдачу зарплаты за май 2012 года. Поэтому нужно внести в опись заменяющие документы, например, сведения о доходах физических лиц за 2012 год, чтобы восполнить утерянную информацию. Благодаря такой замене граждане, оформляющие пенсию, не пострадают.

Если какие-то документы были утрачены, то необходимо указать этот факт в колонке «Примечания» табличной части описи и в предисловии к ней.

Если же ликвидируемая организация достаточно крупная, то, возможно, архив потребует передать на хранение еще какие-то документы.

После обработки документов / оформления дел необходимо составить описи на передаваемые дела. Соединять дела постоянного хранения и по личному составу в единую опись категорически запрещено!

На основании положения статьи 9 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документация негосударственной организации считается ее частной собственностью. Однако при ликвидации организации обязательным условием является сдача документов на хранение в архив. Данное мероприятие проводится и в случаях реорганизации, когда осуществляется передача документации правопреемнику (срок передачи дел в обоих случаях - два месяца).

Также нужно передавать на ведомственное хранение дела с периодичностью примерно раз в 3 года. При наличии значительного документооборота может потребоваться временное хранение документации, для чего предусматривается возможности организации временного хранения документов.

Порядок формирования архивных дел

Для упрощения последующего поиска требуемого документа в архиве дела должны быть сформированы по определенным параметрам. С этой целью был разработан специальный справочник, в котором указывается порядок распределения служебных документов по заголовкам в систематизированном порядке - номенклатура дел. Ее составление происходит в конце календарного года, она вводится в действие уже в наступившем году.

Для формирования дел могут использоваться различные признаки, например, номинальный (приказы, протоколы и пр. объединяются в отдельные папки). Также может применяться предметно-вопросный метод (с учетом содержания документа - судебное, личное дело и пр.), корреспондентский (по адресу) и иные.

Максимальное количество листов в одном деле не должно насчитывать свыше 250 листов. Когда же число документов, которые относятся к данному делу, значительно больше, то требуется разбивка на тома.

Сроки хранения документации

Документы налогового учета

В данную категорию входят документы, по которым осуществляется расчет, уплата налогов. К ним относятся акты, чеки, квитанции, накладные, платежки на уплату налога. Согласно Налоговому Кодексу (пп.8 п.1 ст. 23) они подлежат хранению на протяжении 4 лет. В случае же списывания приобретенного основного средства отсчет срока длительности хранения документов начинается только после полного признания этого основного средства в расходах.

Бухгалтерская документация

Сдача бухгалтерских документов в архив производится на основании Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 и архивным законодательством (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»). Длительность хранения банковских и кассовых документов, всей первичной документации, учетной политики, документов инвентаризации, бухгалтерской отчетности равняется 5 годам. Расчет срока начинается с начала года, который следует после года прекращения применения документа. Готовая бухгалтерская отчетность должна храниться на постоянной основе.

При выявлении срока хранения бухгалтерских документов, стоит принимать во внимание вероятность их востребованности в случае возникновения в организации убытка, который списывается на протяжении 10 лет. При этом налоговые органы могут осуществить проверку за последние три года, вследствие чего рекомендуемый срок хранения документации возрастает до 13 лет.

Кадровая документация

Сдача кадровых документов в архив осуществляется в соответствии с архивным законодательством. В течении 75 лет осуществляется хранение документации, в которой зафиксированы льготы граждан, социальные выплаты (аттестационные заключения, личные дела, карточки, трудовые договора и иные.). На протяжении 5 лет сохраняется табели учета рабочего времени, документация о командировки и пр.

Этапы подготовки документов перед сдачей на архивное хранение

1) Экспертиза практической и научной ценности документации

Данное мероприятие производится специально созданной комиссией, в число которой обычно входят представители бухгалтерии, кадровой службы и архивист. Задачей членов комиссии является полистный осмотр документов, в ходе которого происходит разграничение документации по трем категориям:

Для передачи в архив . В архив отправляются дела по личному составу, постоянного и временного хранения со сроком от 10 лет.

Для хранения в структурных подразделениях компании. Сдача документов в архив организации подразумевает выявление документов с временным сроком хранения меньше 10 лет.

Для уничтожения.

В ходе полистного осмотра также происходит выявление недостатков, подлежащих устранению. Затем оформляются протоколы, в которых утверждаются описи на хранение либо уничтожение. По периодичности заседания комиссии специально оговоренных сроков нет, оптимальный вариант - раз в год.

2) Оформление архивных дел.

Под оформлением дел понимаются работы по их учету, нумерации листов, а также составлению заверительной надписи с внутренней описью документации. Для оформления дел временного хранения используется упрощенная схема (проверка их наличия, предварительная систематизации, передача в архив). Нумерация и подшивка не требуются. Для дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава обязательно проходят такие процедуры, как подшивка, переплет, нумерацию, оформление реквизитов титульного листа. Для особо ценных дел (среди них - личных, судебных и т. п.) предусматривается составление внутренних описей.

В качестве верхнего листа должен выступать самый первый в году документ. Каждый лист подвергается нумерации черным графитным карандашом с 1 по 250 в верхней правой части документа обязательно на лицевой стороне. В листе-заверителе указываются отсутствующие страницы и с дефектами (надорванные, подклеенные и пр.).

3) Работы по описанию документов постоянного и долговременного хранения.

Данные мероприятия подразумевают составление внутренней описи документов дела, в которой фиксируются индекс дела, номера листов дела, его заголовок. Заполненная опись должна быть в начале дела. Далее наступает черед прошивки, переплета и оформления обложки, в которой должны быть указаны название организации, подразделение, номер дела и тома, заголовок, дата заведения, дата закрытия дела. Готовые дела вносятся в описи, составляемые для каждого вида дел по отдельности (личного состава, постоянного и временного хранения) в минимум трех экземплярах. Один экземпляр описи передается на хранение в структурное подразделение для подтверждения сдачи дел в архив.

4) Обеспечение их сохранности.

До момента передачи в архив хранение подготовленных дел осуществляется специалистами делопроизводственной службы самой организации, которые несут за них ответственность. Для их хранения требуется наличие запирающихся шкафов, которые не допускают попадания света и пыли на документацию. Расположение дел осуществляется на основании номенклатуры дел, которая располагается на внутренней стороне шкафа.

Предусматривается возможность их временного использования, для чего требуется разрешение начальника делопроизводственного подразделения. В деле сохраняется заверенная копия документа, фиксируется причина выдачи оригинала.

5) Непосредственная передача документации в архив

В целях оптимизации процесса дела передаются в архив на основании графика, который составлен архивным учреждением, согласовывается руководителем структурного подразделения, производящего сдачу документов, утверждается руководителем организации.

Передача документации осуществляется на основании описей. В обязанности сотрудника архива входит проверка правильности формирования дел, оформления, соответствия количества дел в предоставленной описи, номенклатуре дел организации. При обнаружении недостатков их устранение производится силами сотрудников делопроизводственной службы организации.

Сотрудник архива принимает каждое дело, при этом на двух экземплярах описи ставится пометка о наличии дела. После сверки дел внизу описи документируется число принятых в архив по факту дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, подписи сотрудника архива и организации.

Нюансы процедуры уничтожения документов

Утилизации подлежит документация временного срока хранения до 10 лет при условии истечения указанного периода. Основанием для уничтожения является решение экспертной комиссии, которое зафиксировано в протоколе. Внесение документов, подлежащих утилизации, осуществляется в специальную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем присутствуют такие графы, как индексы, заголовки дел, сроки хранения и крайние даты.

Просмотров