Что значит до минования надобности. Как правильно определить срок хранения документов? Ниже приводим извлечение из этого документа
Типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
1.3. Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;
- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;
- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
1.4. Перечень имеет 4 графы.
В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.
В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.
В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель , в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ
от 31 июля 2007 г. № 1182
"Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в
научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием
сроков хранения"
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280), а также подпунктом 5.2.10. Положения о Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 17.06.2004 № 289 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 25, ст. 2571; 2005, № 5, ст. 390; 2006, № 45, ст. 4715), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
2. Признать не действующей на территории Российской Федерации часть II Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 г.
3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
Указания по применению Перечня
1. Общие положения
1.1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169), с учетом положений нормативных правовых актов, регламентирующих создание, состав и обращение документов на различных носителях информации о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
1.2. Перечень применяется:
При определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о названных выше видах деятельности в архивах и службах технической документации (далее - СТД) организаций;
При отборе и передаче архивных документов, имеющих научно-историческое, историко-техническое и экономическое значение, на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы;
При разработке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, а также стандартов организаций по управлению документацией.
1.3. Перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, применяемые в различных отраслях экономики. Архивные документы, отражающие специфические функции организаций в сфере научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности и не имеющие типового (межотраслевого) характера, предусматриваются в перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения и стандартах организаций.
На архивные документы, обеспечивающие типовые управленческие функции в названных сферах деятельности, распространяются требования "Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения " (Утв. Руководителем Росархива 06.10.2000).
1.4. Сроки хранения типовых архивных документов дифференцированы в Перечне по 4-м звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В первом звене (графа 3) - представлены организации, утверждающие/согласовывающие документы. При этом для организаций, согласовывающих документы, в разделах 1-3, 5-8, 10-13 (звено 1/графа 3), установлен в основном срок хранения типовых архивных документов "До минования надобности"; сроки хранения типовых архивных документов для согласовывающих организаций по разделам 4 и 9 (звено 1/графа 3) установлены в постатейных примечаниях.
Во втором звене (графа 4) - представлены организации-разработчики/авторы документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности.
В третьем звене (графа 5) - представлены организации-заказчики.
В четвертом звене (графа 6) - представлены эксплуатационные и иные хозяйствующие организации (управления по эксплуатации зданий и сооружений, предприятий, путей сообщения, пунктов/станций контроля, наблюдений/измерений и т.п.), изначально не являвшиеся заказчиками документации.
При подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, сроки хранения типовых архивных документов в примененных в них звеньях устанавливаются, исходя из функциональной специализации организаций, отнесенных к этим звеньям, согласно срокам хранения архивных документов, установленным в звеньях настоящего Перечня.
В случае совпадения функций организаций (организация, утверждающая либо согласовывающая документы, может быть одновременно "организацией-заказчиком" или "эксплуатационной организацией" - при применении ею в своей деятельности автоматизированных систем, созданных для нее другими организациями; организация может совмещать функции заказчика и утверждающей организации; эксплуатационная организация может стать организацией-заказчиком и т.п.) - сроки хранения типовых архивных документов устанавливаются по звену с большими сроками хранения документов. В перечнях документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, через "а", "б", "в", " ... " применяются все сроки хранения, указанные в звеньях настоящего Перечня.
1.5. Сроки хранения типовых архивных документов "по звеньям" установлены в Перечне на основе законодательства Российской Федерации, ранее изданных перечней типовых архивных документов, ведомственных (отраслевых) перечней документов 1950 - 2000-х гг., с учетом практики работы с документами в организациях, а также исходя из степени значимости документов для развития экономики и истории России, длительности жизненных циклов отраженных в них "объектов", жизненных циклов соответствующей документации, из прав собственности на объекты недвижимости и результаты научно-технической и интеллектуальной деятельности (РНТД).
1.6. Сроки хранения типовых архивных документов, не вошедших в данный Перечень или вновь возникших после его издания, устанавливаются специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела по представлению заинтересованных организаций.
2. Структура Перечня
2.1. Перечень составлен по видовому принципу, с учетом исторически сложившихся в стране направлений в сферах научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности, теории и практики их документирования, форм взаимосвязи между названными видами деятельности.
2.2. Перечень состоит из 13 разделов. В разделах 1 - 5 сгруппированы в основном типовые архивные документы о научно-исследовательской, научно-технической, научно-производственной и проектной деятельности; в разделах 6 - 12 - типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов страны, производственно-технической, строительной и контрольно-надзорной деятельности; в разделе 13 - типовые архивные документы по автоматизированным системам различного назначения.
Первый раздел содержит типовые архивные документы о научно-исследовательской и научно-технической деятельности.
Второй - содержит типовые архивные документы о разработке и внедрении технологических процессов в разных отраслях экономики.
Третий - содержит типовые архивные документы о конструировании опытных и промышленных образцов изделий и внедрении их в производство.
Четвертый - содержит типовые архивные документы о градостроительном планировании развития территорий и поселений, проектировании объектов недвижимости, проектно-реставрационной деятельности и разработке проектов малых архитектурных форм.
Пятый - содержит типовые архивные документы о разработке, учете и охране объектов интеллектуальной собственности.
Шестой - содержит типовые архивные документы об учете и мониторинге природных ресурсов.
Седьмой - содержит типовые архивные документы о государственном учете, технической инвентаризации, строительстве, реконструкции, реставрации и ремонте объектов недвижимости.
Восьмой - содержит типовые архивные документы о комплексе вопросов, связанных с производством продукции (организацией, технологической подготовкой производства, изготовлением и контролем качества продукции), развитием производственной инфраструктуры, эксплуатацией, модернизацией, ремонтом изделий и оборудования, техническом контроле за оборудованием и экологическом контроле за производственными объектами.
Девятый - содержит типовые архивные документы о техническом надзоре за промышленной безопасностью производственных объектов и установок.
Десятый - содержит типовые архивные документы об аттестации, послепроизводственном контроле уровня, качества и безопасности продукции, выявлении, противодействии производству и реализации фальсифицированной продукции.
Одиннадцатый - содержит типовые архивные документы о технической регламентации, сертификации и метрологическом обеспечении производства.
Двенадцатый - содержит типовые архивные документы об организации мониторинга и экологического контроля за состоянием окружающей среды, охране окружающей среды, предотвращении и ликвидации последствий чрезвычайных экологических ситуаций и стихийных бедствий.
Тринадцатый - содержит типовые архивные документы об организации работ по проектированию, созданию, эксплуатации и модернизации автоматизированных систем (АС) и баз данных (БД).
2.3. Перечень снабжен алфавитно-предметным указателем.
3. Порядок применения Перечня
3.1. Перечень применяется в практической работе экспертных органов организаций (экспертные комиссии - ЭК, центральные экспертные комиссии - ЦЭК), уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (экспертно-проверочные и методические комиссии), федеральных государственных архивов (экспертно-проверочные комиссии - ЭПК), специально уполномоченного Правительством Российской Федерации федерального органа исполнительной власти в области архивного дела (Центральная экспертно-проверочная комиссия - ЦЭПК). Перечень определяет состав, сроки хранения типовых архивных документов в организациях и предназначен для отбора и передачи их на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.
3.2. На постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы архивные документы отбираются на основании действующих нормативных правовых актов в области архивного дела (правил, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения), а также стандартов организаций.
Для отбора научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной документации, созданной после 1969 г., применяется поэтапный порядок отбора результатов научно-исследовательской, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций и предприятий.
3.2.1. На первом этапе выбирается проблематика/тематика исследований, проекты изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительные, землеустроительные и лесоустроительные проекты, проекты капитального строительства и AC/БД, программные комплексы и т.д., документация по которым, включая НТД, подлежит передаче на постоянное хранение. Конечным результатом работы на первом этапе является "Перечень проектов/объектов, проблем/тем, документация (НТД) по которым подлежит передаче на постоянное хранение", утвержденный ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
3.2.2. На втором этапе подвергаются экспертизе комплексы документов по "объектам", включенным в "Перечень проектов/объектов, проблем/тем..", подлежащие приему на постоянное хранение. Итогом этапа являются описи дел, документов, передаваемых в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы, утвержденные ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.
3.2.3. НТД по проектам/объектам и проблемам, не включенным в "Перечень проектов/объектов, проблем/тем...", хранится в организациях до минования в ней практической надобности либо до ликвидации организации, в соответствии с п. 3.3.3. и п. 3.3.4. данного "Перечня".
3.3. В Перечне применена система цифровых и буквенных обозначений сроков хранения типовых архивных документов.
3.3.1. Отметка "Пост." (Постоянно), проставленная в Перечне, к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы подлежат передаче на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы в установленном порядке.
Организации, являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов передают архивные документы с отметкой "Пост." в соответствующие архивы по истечении сроков их хранения в организациях, установленных законодательством Российской Федерации.
Организации, не являющиеся источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов хранят архивные документы, имеющие отметку "Пост.", до ликвидации организации, после чего эти документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.
3.3.2. Отметка "ЭПК", проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов означает, что часть таких документов, после истечения установленного срока временного хранения в организациях, подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение. Данная отметка предназначена для применения организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов, а также может быть использована негосударственными организациями, не являющимися источниками комплектования государственных и муниципальных архивов.
3.3.3. Отметка "до минования надобности" означает, что архивные документы хранятся в организациях не менее 5-х лет.
3.3.4. Отметка "до ликвидации организации", проставленная в Перечне к конкретным видам архивных документов, означает, что эти документы хранятся в организации до ее ликвидации независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования федеральных государственных архивов, государственных архивов субъектов Российской Федерации и муниципальных архивов. После ликвидации организации эти архивные документы подлежат экспертизе ценности, отбору и передаче на постоянное хранение в установленном порядке.
3.4. Сроки хранения НТД исчисляются с момента передачи ее на хранение в архив (СТД) организации. Сроки хранения других документов - с 1 января года, следующего за годом передачи их на хранение в архив (СТД) организации.
3.5. С утверждением данного Перечня действие 2-й части "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения", утвержденного Главархивом СССР 15 августа 1988 года, с изменениями на 6 октября 2000 года прекращается. Наряду с настоящим Перечнем в необходимых случаях применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России", утвержденный Росархивом 25 февраля 1997 года. При отборе на постоянное хранение НТД, созданной до 1968 г., применяется "Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы СССР", утвержденный Главархивом СССР 28 марта 1969 года.
СОГЛАСОВАНО
Решение Центральной
экспертно-проверочной комиссии
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения
С каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.
Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.
Общие сроки сохранения документации
Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:
- временный – до 10 лет;
- долгосрочный – более 10 лет;
- постоянный.
Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.
Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.
Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.
Основная цель экспертизы:
- Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
- Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
- Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
- Оценка документации, имеющей:
- политическую;
- хозяйственную;
- научную;
- культурную и пр. ценность
Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.
В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
I и IV разделы
Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.
Учет кадровых документов (I)
Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.
Период сохранения документации:
- 1 год:
- журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
- данные лиц, не принятых на работу;
- графики предоставленных отпусков.
- 3 года:
- учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
- записи о трудовой дисциплине;
- 5 лет:
- акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
- выписки по улучшению условий и охраны труда;
- документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
- данные о командировках;
- 75 лет:
- характеристики и личные карточки сотрудников;
- трудовые договоры работников;
- 50 лет (до востребования владельцем):
- личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
- Постоянно:
- коллективные договоры;
- личные дела руководителей.
Бухгалтерские документы(IV)
К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.
Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.
В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.
Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.
Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
| Вид документа | Срок хранения | Примечание |
| Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним: | ||
| по основной деятельности | постоянно | присланные для сведения – до минования надобности |
| по личному составу | 75 лет | ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет |
| по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | |
| Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним: | ||
| сводные годовые | постоянно | |
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – постоянно |
| передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним |
постоянно | |
| аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам |
Постоянно | |
| переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов |
5 лет | |
| документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов |
постоянно | квартальные — 5 лет |
| сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах |
5 лет после снятия с учета | |
| отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости) |
постоянно | |
| Отчеты по налогам: | ||
| годовые | постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| месячные | 1 год | при отсутствии квартальных – 5 лет |
| документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней. Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов |
5 лет | ЭПК |
| документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам |
5 лет | ЭПК |
| документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним |
5 лет | |
| Отчеты об исполнении сметы расходов: | ||
| сводные годовые | Постоянно | |
| годовые | Постоянно | |
| квартальные | 5 лет | при отсутствии годовых – постоянно |
| Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности | ||
| синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета |
5 лет | |
| документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др. |
5 лет | в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.) |
5 лет | |
| первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки) |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями |
5 лет | |
| переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) |
||
| переписка о выдаче и возврате ссуд |
5 лет | |
| документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях |
5 лет | |
| гарантийные письма | 5 лет | |
| документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации |
постоянно | |
| документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей |
постоянно | |
| договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные), договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами) |
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК | |
| договоры о материальной ответственности | 5 лет после увольнения материально-ответственного лица | |
| документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей |
5 лет | при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения |
| документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности |
5 лет | ЭПК |
| По учету кадров, оплаты труда и т.п. | ||
| лицевые счета работников | 75 лет | ЭПК |
| положения о премировании работников | 5 лет | ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми |
| документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) |
5 лет | Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет |
| переписка о выплате заработной платы; сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов; сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий; документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности |
5 лет | |
| документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков |
до минования надобности, но не менее 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета: | ||
| ценных бумаг | постоянно | |
| основных средств (зданий, сооружений) | 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии) | |
| приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
||
| хозяйственного имущества; вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| депонированной заработной платы |
5 лет при условии завершения проверки (ревизии) | |
| реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость |
||
| депонентов по депозитным суммам; доверенностей |
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии) | |
Согласно законодательству Российской Федерации, коммерческие организации, как и государственные учреждения, должны обеспечивать сохранность архивных документов. Это особенно актуально для документов по личному составу, которые зачастую необходимы для подтверждения социальных прав граждан.
Существуют строгие предписания со стороны законодательства, которые предусматривают определение сроков хранения кадровых документов . Это требования заставляют кадровую службу любой компании преодолевать соблазн сохранения только самых важных и интересных документов. Но это лишь одна из крайностей. Существует обратное поведение, когда сотрудники кадрового отдела в страхе штрафных санкций со стороны проверяющих органов начинают складировать кадровые документы с истекшим сроком хранения.
Закон о сроках хранения кадровых документов
1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации»
Вопросы, связанные с организацией хранения кадровых документов, их комплектования, учета и использования, регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» . В п. 1 ст. 17 Закона установлена обязанность по обеспечению сохранности архивных документов организациями.
Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанного носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 Закона об архивном деле).
2. Специальные законы
Для разъяснения специфики хранения кадровых документов, не обозначенных в общем Перечне, необходимо ознакомиться с перечнями ведомственных структур и примерных номенклатур дел.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
Данный Перечень , утвержденный Минкультуры России 25.08.2010, является основным нормативным документом, который используется для определения сроков хранения, включая сроки хранения кадровых документов. Он также необходим при отборе на уничтожение.
Документ состоит из 12 разделов, которые отражают основные направления деятельности организаций и включают документы, образующиеся при документировании типовых (одинаковых для большинства организаций) управленческих функций – вне зависимости от функциональной специфики компании, ее размера и формы собственности.
Наиболее общие наименования видов документов располагаются в Перечне по степени значимости вопросов. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. В конце документа приводятся указания по применению Перечня.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.
Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.
Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны . Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.
Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.
Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.
Что значит пометка до минования надобности?
Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.
Что значит пометка ЭПК?
ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов. Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.
Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.
В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии. В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании. Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.
Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).
Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?
Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.
Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?
Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).
Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил сроков хранения кадровых документов?
В соответствие со ст. 27 Закона об архивном деле, юридические лица, а также уполномоченные лица и граждане, которые были признаны виновными в нарушении законодательства об архивном деле, несут административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
В ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов следует предупреждение или наложение административного штрафа в размере от 100 до 300 руб. на граждан и от 300 до 500 руб. на должностных лиц.
Существует исключение, предусмотренное ст. 13.25 КоАП РФ, согласно которой неисполнение акционерным обществом, профессиональным участником рынка ценных бумаг, управляющей компанией акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда либо специализированным депозитарием акционерного инвестиционного фонда, паевого инвестиционного фонда или негосударственного пенсионного фонда обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах, о рынке ценных бумаг, об инвестиционных фондах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2500 до 5000 руб. на должностных лиц и от 200 тыс. до 300 тыс. руб на юридических лиц.
Сроки хранения кадровых и сопутствующих им документов, которыми обычно занимается кадровая служба, Вы найдете в "Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Ниже приводим извлечение из этого документа.
МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ "ПЕРЕЧНЯ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ
В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ
МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ
СРОКОВ ХРАНЕНИЯ"
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25.10.2004, N 43, ст. 4169; 11.12.2006, N 50, ст. 5280; 03.12.2007, N 49, ст. 6079; 19.05.2008, N 20, ст. 2253), а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N 406 (Собрание законодательства Российской Федерации, 02.06.2007, N 22, ст. 2583; 20.10.2008, N 42, ст. 4825; 17.11.2008, N 46, ст. 5337; 19.01.2009, N 3, ст. 378; 09.02.2009, N 6, ст. 738; 22.06.2009, N 25, ст. 3063), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
2. Настоящий Приказ вступает в силу по истечении десяти дней после дня его официального опубликования.
3. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.
Врио Министра
А.Е.БУСЫГИН
Приложение
Согласовано
Решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Росархиве
от 15 сентября 2009 г.
ПЕРЕЧЕНЬ
ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНОВ, ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
(Извлечение)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. "Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" (далее в тексте - Перечень) подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее в тексте - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.1.3. Перечень состоит из 12 разделов:- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;- раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).1.4. Перечень имеет 4 графы.В графе N 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация.В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.В графе N 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.1.5. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.
1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. Руководство
1.3. Контроль
1.5 Документальное обеспечение управлением
7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
7.1. Организация труда и служебной деятельности
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
7.3. Охрана труда
8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
