Что такое реквизит в 1с. Реквизиты документов - это что? Требования к реквизитам документов. в) завершения исполнения или отправки

Форма первичных документов, которыми оформляются все факты хоздеятельности любой организации, может быть утвержденной законодательно, либо самостоятельно разработанной. В любом случае, «первичка» должна содержать обязательные реквизиты первичного учетного документа, о которых мы расскажем далее.

Оформление первичных документов

Первичные учетные документы являются подтверждением данных бухгалтерского и налогового учета. Их формы приводятся в качестве приложения к приказу об учетной политике, а утверждает их руководитель фирмы (ст. 313 НК РФ, ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина РФ от 26.08.2016 № 03-03-06/1/50059).

Формы «первички», разработанные Госкомстатом и содержащиеся в альбомах унифицированных форм, с 2013 года не являются обязательными к применению, но определенные первичные документы, по-прежнему должны заполняться исключительно по унифицированным формам. К таковым относятся (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012):

• кассовые документы (расходные и приходные кассовые ордера, кассовая книга и т.п.),
• платежные поручения и прочие банковские документы,
• расчетно-платежная ведомость,
• транспортная накладная,
• бланки строгой отчетности, утвержденные соответствующими министерствами (например, транспортные билеты, квитанции на оплату ветуслуг, услуг парковки и др.).

Первичные документы могут быть внутренними и внешними. Внутренняя «первичка» составляется внутри организации (авансовые отчеты, расчетно-платежные ведомости, акты списания и т.п.), а внешние поступают в организацию извне, например, от контрагентов, банков, поставщиков и других лиц (платежные поручения, требования, накладные и др.).

Какие реквизиты первичного документа обязательны

Реквизиты, которые должны обязательно присутствовать в любом первичном документе, как унифицированном, так и самостоятельно разработанном, перечислены в п. ст. 9 закона о бухучете № 402-ФЗ. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

• наименование первичного документа («Акт о приемке выполненных работ», «Акт списания товаров», «Товарная накладная», «Путевой лист» и т.д.),
• дата его составления,
• наименование фирмы, которая составила документ,
• содержание факта хоздеятельности, то есть хозяйственной операции (к примеру, выполнение строительных работ по договору подряда, списание пришедших в негодность товаров, сторонней организации отпущены товарно-материальные ценности и т.д.),
• его величина в денежном/ натуральном эквиваленте, а также указание единиц измерения (например, количество в штуках и стоимость в рублях отгруженного товара),
• должность совершившего сделку/операцию и ответственного за ее оформление лица,
• подписи вышеуказанных лиц с расшифровкой. Ответственных лиц, имеющих право подписи «первички», своим приказом назначает руководитель.

Заполненные обязательные реквизиты первичного учетного документа являются необходимым условием для принятия его к учету. Обратите внимание, что в числе обязательных реквизитов не указана печать, но если в документе присутствует поле «М.П.», то поставить ее необходимо (при наличии).

Кроме обязательных, в первичные документы можно включать и любые дополнительные реквизиты, необходимые предприятию для более полного бухгалтерского и налогового учета хозопераций - в этом плане Закон о бухучете не содержит никаких ограничений.

Для некоторых форм к обязательным реквизитам первичных документов относятся, помимо вышеперечисленных, другие обязательные для отражения данные, например, связанные с отраслевыми особенностями.

При оформлении первичных документов следует руководствоваться положениями о порядке их заполнения, утвержденными для унифицированных форм, если используются типовые бланки, либо правилами заполнения, утвержденными руководителем предприятия, если формы «первички» разработаны своими силами.

Чем грозит отсутствие обязательных реквизитов в «первичке»

При проверке, первичный документ, в котором отсутствуют обязательные реквизиты, налоговики могут посчитать составленным с грубыми нарушениями. Например, отсутствие в документе даты не позволит отнести его к определенному налоговому периоду, а отсутствие описания операции не дает понятия, о каком факте хоздеятельности предприятия идет речь. В результате такую «первичку» не примут для налогообложения, а с нарушителя будет взыскана сумма заниженного налога и пени, либо штраф (ст.ст. 120, 122 НК РФ).

Общий реквизит – это реквизит, добавляемый к нескольким объектам конфигурации, и так же может использоваться как составная часть специального механизма разделения данных:

• Общий реквизит для нескольких объектов. Реквизит, который присутствует в нескольких объектах конфигурации, в которых этот реквизит сохраняет свой смысл и тип. Пример такого использования: Реквизит "Организация" в документах регламентированного учета в прикладном решении
• Общий реквизит как составная часть специального механизма разделения данных. Этот механизм позволяет разделить на отдельные части работу прикладного решения и все хранимые данные. При этом у общего реквизита включается разделение данных.
  Пример такого использования: В одной физической информационной базе независимо работают различные "владельцы" данных, при этом каждому пользователю такого прикладного решения будут доступны только его данные

Cвойство "Разделение данных" общего реквизита

Если это свойство установлено в значение "Не использовать", то созданный объект конфигурации будет использоваться только как реквизит, входящий в состав нескольких объектов конфигурации.
Если свойство установлено в значение "Разделять", общий реквизит будет использоваться в качестве разделителя данных

Состав объектов

Свойство "Состав" общего реквизита, определяет список объектов конфигурации, в состав которых входит данный общий реквизит.
Если свойство "Автоиспользование" установлено в значение "Не использовать", автоматического добавления реквизита происходить не будет, а для выбора объектов, в состав которых необходимо включить общий реквизит, следует воспользоваться свойством "Состав".
Так же, свойством "Состав" следует воспользоваться, если при автоматическом использовании общего реквизита существуют объекты, в составе которых общий реквизит не должен присутствовать.

Использование общего реквизита

Для каждого объекта конфигурации колонка Использование может принимать одно из трех значений:

• Автоматически – означает, что назначение объекта конфигурации общему реквизиту зависит от значения свойства "Автоиспользование"
• Использовать - означает, что объект конфигурации входит в состав общего реквизита
• Не использовать - означает, что объект конфигурации не входит в состав общего реквизита

Таким образом, с помощью редактора свойства "Состав", можно выборочно исключать некоторые объекты из состава общего реквизита, несмотря на то, что для него установлено "Автоиспользование".

Объекты конфигурации

В состав общего реквизита (не находящегося в режиме разделения данных) могут входить следующие объекты конфигурации:

• Справочники
• Документы
• Журналы документов
• Планы видов характеристик
• Планы видов расчета
• Бизнес-процессы
• Задачи
• Регистры сведений
• Регистры накопления
• Регистры бухгалтерии
• Планы обмена
• Внешние источники данных

Особенности

При записи документа общему реквизиту журнала присваивается значение общего реквизита документа или значение NULL, если документ не входит в состав общего реквизита
Общий реквизит может использоваться в ограничениях доступа к данным. Включать внешние источники данных в состав общего реквизита имеет смысл в том случае, когда общий реквизит является разделителем.

СОВЕТ! Не следует использовать общие реквизиты для описания данных, которые являются частью бизнес-логики конкретных объектов.

Документом называется материальный носитель, на который какой-то человек сознательно нанес информацию при помощи доступных ему средств и способов кодирования информации. Понятие документа в широком смысле - это все объекты () материального мира, содержащие информацию в зафиксированном виде и специально предназначенные для её передачи во времени и пространстве. Под широкое определение документа подпадают все произведения искусства, письменности и прочие плоды человеческого труда, которые предназначены передать информацию в будущее. Значение документа в узком смысле - это облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. (Сегодня это определение документа расширилось за счет появления электронных документов) Понятие реквизиты документа Среди огромной массы письменных документов можно выделить документы, используемые в гражданском обороте между людьми. По содержанию такие документы можно разделить на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы), деловые и другие. Как правило, для этих документов важна хотя бы одна его часть (реквизит ), например, имя автора или дата создания, которая позволяет его идентифицировать. Чем важнее документ, тем он должен содержать больше частей, позволяющих отличать (идентифицировать) его от других документов. Задачи реквизитов документа Для особо важных документов, как например удостоверения личности или паспорт, число реквизитов (частей с идентификационной информацией) может быть не только большим, но они, кроме того, обязаны располагаться в определенной последовательности. К правилу определенной последовательности реквизитов в важных документах люди пришли в силу общественного договора, выраженного законом государства. Такая стандартизация порядка следования реквизитов упрощает проверку подлинности важных документов. Цель реквизитов документа – создание опознавательных элементов внутри текста документа, определяющих его правоотношения с субъектами и объектами гражданского оборота.

Определение реквизиты документа

Каждый первичный документ обладает индивидуальностью, которая выражается в содержании в нем какой-то части информации, которая позволяет его идентифицировать – т.е. отличить от других документов. Часть документа, позволяющая его идентифицировать, как раз и называется реквизитом документа .

Полноценной статьи реквизиты документов Википедия в настоящее время не имеет, но я нашел хорошее определение реквизиты документа на Академике :

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

(от лат. requisitum - необходимое)

1) обязательные данные, сведения, которые должен содержать акт, документ (например, контракт, вексель, чек), чтобы обладать подлинной юридической силой, служить основанием совершения операций (например, название документа, сумма, подлежащая оплате, наименование плательщика, его банк и номер счета);

2) адресные данные, телефоны, которые одна из договаривающихся сторон сообщает другой для поддержания связи; размещаются на фирменном бланке организации.

Как видим, данное описание реквизиты документа содержит понятие обязательные реквизиты документа , которые придают документу юридическую силу, так как соответствуют общепризнанным правилам и государственным законам, применимы для оформления важных документов. Для многих важных документов индивидуальный набор реквизитов и число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Набор обязательных реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности получил название формуляр документа.

Закон реквизиты документа

Смысл реквизиты документа можно понять из официального определения документа, которое дает Федеральный закон от 29.12.1994 №77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов "

документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Определение реквизиты документа в законе толкуются как части самого документа, необходимые для его идентификации. Термин реквизиты документа употреблен в узком смысле, но с учетом современных средств документирования и сохранения информации на материальном носителе.

Состав реквизитов документов

Создание любого документа складывается из двух взаимосвязанных процессов составления текста:

1. составление содержательной частью - анкетирование или разработка таблицы, печатание и т.п.;
2. и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части:

• заголовочную;
• содержательную;
• оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер). Эти часть документа образуют постоянные реквизиты документа.

Оформляющая часть документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность, имеющейся в нем информации в соответствии с общепризнанным графическим видом документа (образцом). Оформительская часть документа включает графическую и содержит вспомогательные надписи на документах (например, номер и серию документа), облегчающие работу с ними.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную по своей локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

ГОСТ реквизиты документов

Для удостоверения юридической силы в разных документах состав реквизитов документов должен быть достаточным и необходимым. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и код формы документа, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для унификации (единообразия) документов в Российской Федерации обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать Государственному стандарту - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

В настоящее время стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 включает 30 реквизитов.

Хотя положения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные элементы являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов обязаны оформляться в соответствии с государственными правилами.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу , учреждению и т. п., называется документацией.
Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина - это реквизиты его документов.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство.

В делопроизводстве действует свой ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Однако в международном документообороте использует несколько отличные правила оформления документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ », целью которого обозначена следующим образом:

Цели настоящего Федерального закона - защита интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, защита интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене.

Можно сказать, что история реквизитов документа в России не закончилась.

Варианты расположения реквизитов

Обязательные и дополнительные реквизиты и варианты их оформления

Постоянные и временные реквизиты

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоян-ными и переменными .

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян-но присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в го-сударственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно - это сокращает время, затрачиваемое на подготов-ку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает вшедший вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти-пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен-та» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания воп-роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет раз-ным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты:

Регистрационный номер до-кумента,

Заголовок к тексту,

Текст документа,

Подпись и др.

Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа например,

29 «От-метка о поступлении документа в организацию»,

30 «Идентификатор электронной копии документа»,

но отсутствие дополнительного рек-визита на документе не может повлиять на юридическую силу доку-мента.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления рек-визитов: угловой и продольный, т.е. существует два способа оформления реквизитов: флаговый и цент-рированный

При угловом варианте или флаговом способе заголовочная часть бланка документа рас-полагается в левом верхнем углу листа формата А4или А5. При расположения реквизитов начало реквизи-та расположено всегда от левой границы зоны расположения рекви-зита.

При продольном варианте или центрированном способе заголовочная часть бланка продлевает-ся до границы правого поля. Т.е., при расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо-жения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные прин-ципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организаци-онно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образ-ца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образ-цом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизи-тов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Бланки документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физичес-кими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

Управленческие документы, как правило, изготавливаются на бланках. ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, что бланк представляет собой материальный информационный носитель (бумажный, электронный) с определенным составом реквизитов и отметками для расположения на нем реквизитов документов и соответствующей им информации

Бланк документа - это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации - авторе документа.

Бланк документа , по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».

Функциональное назначение бланков различно. Бланки документов предназначены для сокращения трудозатрат при составлении документов, а также для быстрого установления предприятия-автора при работе с документом.

Бланки могут быть изготовлены типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера . При ис-пользовании ПК бланк может быть введен в память машины и автома-тически выводиться при распечатке документа.

Бланки с изображением Государственного герба РФ (гербовые бланки ) изготавливаются только типографским способом полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификат о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции и лицензию на этот вид деятельности. На гербовых бланках должны быть проставлены порядковые номера и серии. Эти бланки подлежат учету в организациях (фирмах). Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежа-щей учету.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж-дый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру-гой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно стираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет бланка в масштабе 1:1, на кото-рый должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые от-метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе-ния реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи-мые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обыч-но пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть под-пись руководителя и печать организации. К макету должно быть составлено сопроводительное письмо.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо-вания, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос-сийской Федерации. Бланки должны быть изготовлены на белой бума-ге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположе-ния реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизи-тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольнымвариантами расположения реквизитов . При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычис-лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Как правило, предприятия используют следующие виды бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Бланки подразделяются на две группы: основные и дополнительные.

К основным видам бланков документов относятся :

§ бланк для писем;

§ общий бланк;

§ бланк конкретного вида документа.

На предприятиях , кроме того, в целях документационного обеспечения деятельности структурных подразделений (должностных лиц) могут применяться дополнительные виды , к которым можно отнести:

· должностной бланк;

· бланк структурного подразделения;

· бланк для работы с зарубежными партнерами

Каждый вид бланков документов имеет определенный набор реквизитов. Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма, т.е. он используется для изготовления большинства внутренних документов организации, за исключением писем. Бланк называется общим , т.к. он содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются .

На общем бланке в зависимости от учредительных документов могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - Код организации;

08 - наименование организации;

14 - место составления или издания документа;

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки линий - для реквизитов:

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»)

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

15 - Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 11 «Дат документа» и 12 «Регистрационный номер документа» оставляют мес-то для нанесения (впечатывания) реквизита 10 «Наименование вида документа».

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) создается, если в организации издается много документов одного и того же вида. Бланк конкретного вида документа применяется только при оформлении соответствующих видов документов, н-р, приказов, распоряжений и т.п. Онсоставляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида док-та, н-р, приказ, распоряжение и т.п. Практически все организации имеют бланк приказа; в организациях, в которых действуют коллегиальные органы - бланк протокола.

Т.е., когда в общий бланк вносят наименование вида документа, напри-мер, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конк-ретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д.

Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически яв-ляется разновидностью общего бланка, так как общий бланк без упот-ребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разно-видность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указы-вать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 , а на месте реквизита 14 «Ме-сто составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно должна быть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания до-кумента» .

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены »» прил. 7-10.

Бланк письма используется для переписки организациями со сторонними организациями. Он применяется только при оформлении писем предприятия (структурного подразделения, ДЛ).

Бланки, применяемые предприятием должны соответствовать определенным требованиям.

На бланке для писем могут быть размещены следующие реквизиты :

· герб (для организаций, имеющих на это право);

· эмблема организации (при наличии герба не проставляется) или товарный знак

· наименование вышестоящей организации (если она имеется);

· наименование организации (структурного подразделения);

· справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), № и дату лицензии);

· код организации (предприятия) по ОКПО;

· основной регистрационный номер документа;

· идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

· трафаретные части реквизитов (дата, № док-та и ссылка на номер и дату документа).

На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:

· адресат;

· заголовок к тексту

На бланке для писем не указывается наименование вида документа (слово «письмо»).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 допускается создание бланка структурного подразделения (а также филиала, представительства, отделения и другие) организации (фирмы) и бланка должностного лица, если это должностное лицо наделено правом подписи документов. Бланки должностного лица ис-пользуются, как правило, для руководителя и его заместителей.

Бланк структурного подразделения организации или должност-ного лицапроектируют в том случае, если руководитель подразделе-ния или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 08 «Наименование организации». Структурный бланк или бланк структурного подразделения (должностного лица) может применяться при оформлении любых видов документов соответствующих подразделений (лиц), кроме писем.

Бланк структурного подразделения применяется для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после наименования предприятия указывается наименование структурного подразделения, например:

ЗАО «Арсенал»

Департамент безопасности

Должностной бланк используется для составления документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность её руководителя, н-р, «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Президент ЗАО «Дизель» и т.п. Образцы бланков должностных лиц приведены в прил.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два варианта расположения реквизитов бланка :

· продольное и

· угловое.

При продольном расположении реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 72,8мм×88.6 мм в левом верхнем углу листа, и используется при оформлении бланка письма. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги т.к. правый угол док-та освобожден для размещения грифа утверждения (положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции .

Для изготовления документов применяют бумагу установленных форматов.

Наиболее распространенными являются форматы :

· А4 (210мм × 297) и А5 (148мм × 210 мм).;

· плотности от 80 до 200 г/м²;

· со степенью белизны - от 88 до 98%.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

Любой документ должен иметь поля, т.е. определенное пространство между краем листа бумаги и текстом . Поля необходимы для подшивки документа и проставления некоторых служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее :

Левое поле - 20мм;

Правое поле - 10 мм;

Верхнее поле - 20 мм;

Нижнее поле - 20мм.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов либо других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

В бланках организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «№», «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» печатают на двух языках - русском и национальном - на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов . Т.е., в таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке.

1. Бланки изготавливаются на бумаге формата А4 или А5 светлых тонов (белой бумаге).

2. Поля по краям бланка должны составлять слева, сверху и снизу - не менее 20 мм, справа - не менее 10 мм.

3. В зависимости от способа расположения реквизитов различают угловые и продольные бланки.

4. Расположение реквизитов в пределах бланка производится центрированным, флаговым (с выравниванием от левой границы бланка) способами или с выравниванием по всей ширине бланка (в пределах, установленных полями).

5. В целях учета на бланках (в пределах левого, правого или нижнего полей) допускается простановка номеров типографским способом или при помощи нумератора.

Разработка бланков организуется предприятием с соблюдением положений разд. Методических рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов».

Подлинность документа устанавливается после подписания его должностным лицом в порядке, определяемым законодательством РФ. Юридическая сила документа может подтверждаться электронной подписью. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи определяется сертификатом.

Для документирования используется система организационно-распорядительной документаци и. Документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и информационно-справочные.

Государственным стандартом на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Реквизиты – отдельные элементы документа, включенные в государственный стандарт «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (ГОСТ Р 6.30 – 2003), можно разделить на три группы: 1) реквизиты, определяющие юридическую силу документа; 2) реквизиты бланка и ограничительные отметки; 3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа (делопроизводственные отметки). Некоторые реквизиты являются обязательными для всех документов – их отсутствие лишает документ юридической силы: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов – наименование вида документа и место его издания. Среди обязательных реквизитов есть постоянные , которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (наименование организации), переменные (меняются полностью или частично – дата, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе).

Юридическая сила документа – это свойство документа быть подлинным доказательством фактов, действий, событий. Это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Чтобы документ имел юридическую силу, текст его не должен противоречить нормативно-правовым актам России и должен содержать достоверную информацию, соответствующую действительности.

К юридически значимым относятся следующие реквизиты :

Наименование вида документа (обязателен для всех документов, кроме письма);

Текст документа;

Подпись (наименование должности лица, наименование организации, личная подпись, инициалы, фамилия);

Дата документа (дата подписания; для документов, принимаемых коллегиально, - дата принятия);

Печать (гербовые, юридических лиц и простые);

Гриф утверждения документа (санкционирует содержание документа, располагается справа над текстом);

Гриф согласования (или на последнем листе проекта, или выносится на отдельный лист согласования, включает слово СОГЛАСОВАНО, должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату);

Регистрационный номер документа (как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве, проставляется при его регистрации; при отправке ответных писем принято указывать два индекса: тот, что присвоен документу в организации, и тот, который был на получено документе).