Что такое приказ по личному составу. Составляем приказы по личному составу правильно

Какие документы относят к документам по личному составу

Документы, в которых отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем, относятся к документам по личному составу. Их разновидности приведены в перечне (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

К документам по личному составу относят:

1. Приказы по личному составу (по приему, перемещению, по переводам, совмещениям, увольнениям).
2. Личные карточки.
3. Лицевые счета.
4. Все ведомости по начислению зарплаты.
5. Заполняемые табели учета рабочего времени .
6. Оформленные трудовые договоры.
7. Документы о прохождении обучения и подтверждающие получение соответствующего образования (дипломов, аттестатов, сертификатов и тому подобное).
8. Документы по проведенной аттестации и установленной квалификации (аттестационные, квалификационные листы, выданные удостоверения, оформленные протоколы заседаний аттестационной комиссии и тому подобное).
9. Документы, которыми подтверждают вредные условия производства.
10. Списки всех сотрудников, имеющих право на получение льготной пенсии (например, ходатайства, выданные справки, анкеты).
11. Формы учета выданных документов (например, журналы, книги), записи которые служат основанием для подтверждения трудового стажа, полученного образования или предоставленных льгот.

Интерактивный тест от журнала «Кадровое дело» . Проверьте свои знания и выясните, все ли правила и требования к оформлению приказов вы соблюдаете.

Какие виды документов по личному составу нужно хранить

Все документы организации, которые по закону относятся к архивным, необходимо хранить (п. 1, ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ). Ответственность за хранение несет, как правило, кадровая служба. В коммерческих компаниях такая обязанность закреплена в законах об ООО и акционерных обществах (ст. 50 Закона от 8.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Документы по личному составу формируются на протяжении всего периода деятельности организации. Их хранят наряду с приказами, положениями, которые обязательны к исполнению всеми сотрудниками. Акционерные общества обеспечивают сохранность в порядке, также установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года №03-33/пс. Общества с ограниченной ответственностью прописывают в уставе подробную информацию о том, как будут хранить такие документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8.02.1998 №14-ФЗ). Правила можно закрепить в Положении об архиве на основании части 1 статьи 8 ТК РФ.

как хранить документы в кадровой службе . В статье вы найдете сроки, порядок хранения, ответственность за нарушения при работе с архивной документацией.

Сколько хранить перечень документов по личному составу

Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ и в перечне, который утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Началом этого срока считают 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания (п. 2 ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов по личному составу организации

Документ	Где хранят	Сколько хранят
Приказы по личному составу, заявления сотрудников	В личных делах
Личные дела, трудовые договоры, личные карточки сотрудников	В отделе кадров	50 лет, если они закончены делопроизводством после первого января 2003 года 75 лет, если они закончены делопроизводством до первого января 2003 года
Личные дела руководителей		Постоянно
Штатное расписание	В отделе кадров	Постоянно

Внимание! Любые документы по личному составу, если они образовались в период госслужбы, которая не является государственной гражданской службой, хранят 75 лет независимо от даты их создания (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Закон позволяет хранить нормативные документы по личному составу не в личных делах, а отдельно. В этом случае срок их хранения - 5 лет. К таким документам относят:

• приказы о предоставлении ежегодных отпусков и учебных;
• приказы о направлении в командировку в пределах России;
• отчеты о командировках, служебные задания;
• приказы о взысканиях.

Документы, которые касаются проведения аттестации рабочих мест, нужно сохранять 45 лет. Если на рабочих местах выявили вредные или опасные факторы, образцы документов по личному составу храните 75 лет.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно подготовить кадровые документы к передаче в архив организации . В статье вы найдете порядок подготовки, проведения экспертизы, оформление результатов деятельности комиссии и непосредственной передачи в архив.

Как хранить документы по личному составу организации

Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы. Все рекомендации прописаны в Правилах (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Эксперты журнала «Кадровое дело» расскажут,

Коммерческие организации вправе не соблюдать весь перечень требований к оборудованию специального помещения для хранения документов (п. 1.4 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526). Документы-основания по личному составу нужно сохранять таким способом, чтобы обеспечить их сохранность от пыли и воздействия света. Это единственное требование, которое обязаны соблюдать коммерческие компании.

При хранении документов в электронном виде нужно обеспечить такой режим, который позволит предотвратить утрату, искажение, уничтожение информации. По мере устаревания прежних носителей нужно делать перезапись на новые (п. 2.32 Правил, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 №526).

Организация может создать свой собственный архив. Документам с разными сроками хранения нужно устанавливать разные номера. С помощью кодировки будет проще отделить приказы и иные документы со сроками хранения 50, 75 или меньше лет.

Трудовые отношения сотрудника с работодателем отражают документы, которые и относятся к документам по личному составу. Сроки хранения указаны в статье 22.1 Закона № 125-ФЗ и в перечне Минкультуры. Началом этого срока считается 1 января года, который следует за годом, в котором было закончено делопроизводство, а не с даты их создания. Для хранения документов организации оборудуйте специальные помещения. Подойдут сейфы или шкафы

введение................................................................................................... 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу... 8

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу.................... 10

1.2 Виды приказов по личному составу..................................................... 12

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа......... 15

2.1 Этапы подготовки проекта приказа....................................................... 15

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу............... 19

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов.......... 31

3.1 Системы регистрации приказов.............................................................. 31

3.2 Порядок хранения приказов.................................................................. 35

заключение............................................................................................. 38

список источников и литературы.............................................. 39

приложение

введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу .

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации .

У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров .

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив .

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов .

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт» , Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика» и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело» .

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов . Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации . Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано .

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000) .

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях .

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» . Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Приказы;

Инструкции;

Указания;

Решения;

Постановления;

Распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

Приказы по основной (производственной) деятельности;

Приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

* Сэкономить время при создании документа
Приказ - это внутренний документ организации, издаваемый ее руководителем по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы организации.
Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но и одновременно относятся и к первичным учетным документам , так как фиксируют факт приема,перевода или увольнения гражданина и являются основанием для начисления ему заработной платы
Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения)по личному составу , издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.
Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.
Приказы по личному составу документируют процесс движения кадров в организации.
С этой целью целесообразно разработать инструкцию , которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.
Приказами по личному составу документально оформляются :
прием, перевод на другую работу, увольнение;
изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;
установление размеров оплаты труда;
предоставление отпусков;
командирование сотрудников;
наложение дисциплинарных взысканий и др.
Для оформления приказа по личному составу необходимо письменное обоснование , такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.
Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.
В заявлении обязательно указывается адресат(должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.
Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
По структуре приказы могут быть простыми и сложными .
Если приказ касается одного лица, то он называется простым (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.
Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.
В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала - назначение на должности, затем - перевод на другие должности, далее - освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.
Приказы по личному составу должны быть оформлены в строгом соответствии с ТК РФ .
при приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;
при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);
при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;
при переводе на другую работу – вид перевода(если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;
при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;
при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.
Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.
Распорядительная часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата ».
Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.
Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).
Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.
Индекс приказа по личному составу имеет порядковый регистрационный номер в пределах календарного года и буквенный индекс:
«л/с» (личный состав);
«к» (кадры).
Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.
Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.
Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02 , приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся отдельно и формируются в разные дела.
Этот порядок распространяется и на небольшие организации, где создается незначительное количество распорядительной документации, а за кадровое делопроизводство отвечает один из работников (секретарь, бухгалтер, экономист и т. п.).

Приказ об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу.

В процессе повседневной деятельности по управлению персоналом у руководства любой организации время от времени возникает необходимость в отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) по персоналу. Наиболее типичными ситуациями, влекущими за собой отмену ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов), являются:
изменение обстоятельств, связанных с приемом работника на работу;
изменение обстоятельств, связанных с перемещением работника;
изменение обстоятельств, связанных с предоставлением работнику отпуска;
изменение обстоятельств, связанных с увольнением работника;
изменение обстоятельств, связанных с направлением работника в командировку.
Под соответствующими обстоятельствами следует понимать такие обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически ничтожным вследствие невозможности выполнения либо вследствие отпадения оснований для выполнения такого приказа (пункта, пунктов приказа) по тем или иным причинам, как обусловленных действиями работодателя и (или) работника, так и не обусловленных ими, т. е. возникших независимо от воли сторон трудовых отношений.
Функциональное назначение приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу заключается в документировании факта обоснованной (прежде всего в правовом отношении) отмены соответствующего управленческого решения посредством принятия нового управленческого решения (в данном случае - приказа по персоналу). В содержании приказа об отмене ранее изданного приказа по персоналу отражаются сведения:
о приказе (пункте, пунктах приказа) по личному составу, подлежащем отмене, - его дате, номере, названии (номере или номерах соответствующих пунктов приказа);
основании для отмены соответствующего приказа - с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной для издания приказа об отмене;
указаниях должностным лицам (структурным подразделениям) организации о действиях, которые надлежит выполнить в связи с отменой прежнего приказа по личному составу и изданием нового;
мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.
Оформление проекта приказа об отмене ранее изданного приказа (пункта, пунктов приказа) по персоналу производится работником отдела кадров с соблюдением требований ГОСТ Р6.30-2003.

Приказ о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по персоналу

Необходимость в издании приказов о внесении каких – либо изменений обусловлена возникновением соответствующих изменений в обстоятельствах, ранее послуживших причиной для издания приказа, содержание которого подлежит изменению. Это обстоятельства, наступление которых делает ранее изданный приказ (какой-либо его пункт или пункты) юридически и (или) фактически неточным. Наиболее распространенными случаями наступления подобных обстоятельств из практики работы кадровой службы считают:
изменения в законодательстве, нормативных правовых актах, локальных актах организации, в том числе связанные с изменением структуры документа, его переименованием и проч.;
изменения в личных обстоятельствах (персональных данных) работников организации, в отношении которых ранее были изданы соответствующие приказы (пункты приказов) по персоналу;
изменения в обстоятельствах времени, места и т. д., являющиеся существенными для надлежащего исполнения соответствующими работниками поручаемой им работы (трудовой функции).
иные аналогичные обстоятельства, требующие внесение изменений в содержание ранее изданных приказов по персоналу, если такие изменения существенны для надлежащего исполнения приказа.

Таким образом, функциональное назначение приказа о внесении изменений в ранее изданный приказ (пункт, пункты приказа) по личному составу заключается:
документировании факта внесения обоснованных (прежде всего в правовом отношении) изменений в соответствующее управленческое решение посредством принятия нового управленческого решения (приказа по персоналу);
в отмене приказа (пункта, пунктов приказа) по личному составу, в содержании которых выявлено какое-либо несоответствие.
вступление в законную силу соответствующего приказа по персоналу, содержащего изменения, - его дате и номере, названии.
если требуется - мерах по обеспечению контроля за исполнением приказа.
Примеры приказов об отмене ранее изданных приказов (пункта, пунктов приказов) или внесении изменений в ранее изданный приказ по личному составу.
Вариант 1.

г. Самара

О признании утратившим силу приказа по личному составу директора ОАО «Маяк» от 21.02.2010 № 94 - п

В связи с тем, что гражданин Петров Павел Антонович, принятый на работу в отдел снабжения на должность грузчика приказом директора ОАО «Маяк» по персоналу от 21.02.2010 № 94-п (трудовой договор от 20.02.2010 № 17), не приступил к работе в течение недели со дня вступления в силу трудового договора,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Трудовой договор, заключенный с Петров П. А., аннулировать - в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ.
2. Начальнику отдела кадров обеспечить своевременную и полную выдачу Петрову Павлу Антоновичу ранее принятых от него в связи с трудоустройством документов, исключение Петрова П. А. из списков работников организации и иной учетной документации по персоналу.
3. Признать утратившим силу приказ директора ОАО «Маяк» от 21.02.2010 № 94 -п.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя директора по управлению персоналом.
Основание: трудовой договор от 20.02.2010 г. № 17, докладная записка начальника отдела снабжения от 25.02.2010 г., акт об отсутствии на рабочем месте Петрова П. А. от 27.02.2010 г., акт об отказе Петрова П. А. от объяснений в связи с отсутствием на рабочем месте с 21 по 27.02.2010 г. от 28.02.2010 № 1.


Вариант 2.

Открытое акционерное общество «Маяк»

г. Самара

Об признании утратившим силу приказа по персоналу директора ОАО «Маяк» от 02.04.2010 № 198-п
В связи с выявлением обстоятельств, препятствующих надлежащему исполнению дворником эксплуатационного отдела Яраевой Любовью Николаевны возложенных на нее обязанностей, переведенной на указанную работу с должности техника-смотрителя эксплуатационного отдела приказом директора ОАО «Маяк» по личному составу от 02.04.2010 № 198-пе (изменение № 1 от 01.04.2010 к трудовому договору от 30.12.2007 № 130),
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Изменение № 1 к трудовому договору, заключенному с Яраевой Л. Н.. аннулировать - в соответствии с ч. 2 ст. 72 Трудового кодекса РФ (в связи с медицинским заключением о необходимости предоставления другой работы).
2. Полагать Яраеву Любовь Николаевну приступившей к исполнению обязанностей по ранее занимаемой должности - техник-смотритель эксплуатационного отдела - с 11.04.2010.
3. Начальнику отдела кадров обеспечить своевременное и полное внесение изменений в трудовой договор от 30.12.2007 № 130, трудовую книжку и личную карточку Яраевой Л. П., другую учетную документацию по персоналу.
4. Указать начальнику эксплуатационного отдела на недостаточное изучение личных документов и обстоятельств работников подразделения, подлежащих перемещению на другую работу.
5. Признать утратившим силу приказ директора ОАО «Маяк» от 02.04.2010 № 198 - п.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить заместителя директора по управлению персоналом.
Основание: изменение № 1 от 01.04.2010 к трудовому договору от 30.12.2007 № 130, медицинское заключение женской консультации № 2 г. Самары от 08.04.2010 № 117, докладная записка начальника эксплуатационного отдела от 09.04.2010, заявление Яраевой Л. Н. от 09.04.2010.
Директор личная подпись А. А. Агафонов
Юрисконсульт личная подпись Е. В. Кашина
Вариант 3.

Открытое акционерное общество «Маяк»

г. Самара

О внесении изменений в п.2 приказа по личному составу директора ОАО «Маяк» от 21.08.2009 № 304 - п
В связи с выявлением обстоятельств, препятствующих в соответствии с пунктом 2 приказа директора ОАО «Маяк» от 21.08.2009 № 304 – П о приеме на работу гражданки Соловьевой Ирины Олеговны в качестве переводчика бюро научно – технической информации отдела технического обеспечения,-
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести изменения в пункт 2 приказа директора ОАО «Маяк» от 21.08.2009 № 304 – П – в соответствии с пунктом 3 статьи 84 Трудового кодекса РФ (в связи с отсутствием у Соловьевой И.О. документа об образовании, подтверждающем наличие у нее специальных знаний, необходимых для выполнения работы переводчика).
Указанный пункт изложить в следующей редакции: Принять с 22.08.2009 Соловьеву Ирину Олеговну на должность секретаря отдела технического обеспечения на условиях, предусмотренных трудовым договором от 21.08.2009 № 118. Установить Соловьевой испытательный срок продолжительностью один месяц.
2. Признать утратившим силу в прежней редакции пункт 2 приказа директора ОАО «Маяк» от 21.08.2009г. № 304 - п.
3. Начальнику отдела кадров обеспечить своевременное и точное внесение изменений в соответствующий приказ, трудовой договор от 21.08.2009 № 118, трудовую книжку и иную учетную документацию по персоналу.
4. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить заместителя директора по управлению персоналом.
Основание: заявление Соловьевой И.О. от 16.08.2009, трудовой договор от 21.08.2009 № 118, докладная записка начальника отдела кадров от 21.08.2009, заявление Соловьевой И.О. от 21.08.2009.
Временно исполняющий обязанности директора личная подпись А. А. Дорохов
Юрисконсульт личная подпись Ф. К. Кулагин

Организация трудового процесса в организации требует издания распорядительных документов. Одним из видов таких документов являются приказы по личному составу. Издает их руководитель компании. Эти документы позволяют регулировать правовые отношения между работодателем и работником.

Виды приказов по личному составу

Каждое действия в организации в отношении работников должно производится на основании приказов. Оформляют приказ по личному составу в следующих случаях:

• прием на работу сотрудника;
• перевод работника на другую работу;
• направление сотрудника в командировку;
• предоставление отпуска работнику;
• вынесение поощрения сотруднику, дисциплинарного взыскания;
• увольнение работника и пр.

Порядок действий при издании приказа, а также его движение до момента передачи в архив будет следующим:

1. Поступление документа, являющегося основанием для издания приказа по личному составу.
2. Подготовка проекта приказа по личному составу.
3. Направление проекта приказа руководителю на согласование.
4. Подписание приказа директором.
5. Ознакомление работника с приказом.
6. Хранение приказа должным образом до передачи его в архив.
7. Передача приказа по личному составу в архив.

Основания для оформления приказа по личному составу

В каждом приказе по личному составу требуется указание документа, явившегося основанием для его издания. В зависимости от того, какой издается вид приказа будет отличаться и основание:

1. Приеме на работу. В качестве основания для такого приказа выступают: заявление соискателя, трудовой договор, приглашение работодателя.
2. Отпуск. Основаниями для издания приказа о предоставлении отпуска являются: заявление сотрудника на отпуск, график отпусков.
3. Об увольнении. В приказе об увольнении сотрудника в качестве основания могут быть указаны: заявление сотрудника, акт нарушения дисциплины труда, постановление суда, иные документы исходя из причины увольнения.
4. Изменение персональных данных. Основаниями для издания приказа об изменении персональных данных будут являться: заявление сотрудника с приложенными к нему копиями регистрационных документов, подтверждающих изменения в личных данных (из ЗАГСа).
5. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работника. Основанием для издания приказа о переводе является заявление работника.
6. Перевод на другую работу/подразделение по инициативе работодателя (только с согласия работника). В качестве основания в приказе указывается представление на перевод.
7. Перевод работника в связи с производственной необходимостью. В качестве оснований выступают: докладная записка, приказ по основной работе, документы, подтверждающие необходимость перевода.
8. Командировка. В приказе на командировку в качестве основания указывается докладная записка (непосредственного руководителя), в которой указаны цели командировки.

Как оформляются приказы по личному составу

Важно! Составляется приказ по личному составу либо по унифицированной форме (утв. Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004) или свободной форме. В случае последнего форма приказа разрабатывается компанией самостоятельно. Как правило, для этого используют фирменный бланк организации.

Унифицированные формы существуют не для всех видов приказов. Рассмотрим какие формы используют для того или иного вида приказа:

1. «Приказ о приеме на работу» (форма №Т-1).
2. «Приказ о переводе работника на другую работу» (форма №Т-5).
3. «Приказ о предоставлении работнику отпуска» (форма №Т-6).
4. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником» (форма Т-8).
5. «Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками» (форма Т-8а).
6. «Приказ о направлении работника в командировку» (форма №Т-9).
7. «Приказ о направлении работников в командировку» (форма №Т-9а).
8. «Приказ о поощрении работника» (форма №Т-11).
9. «Приказ о поощрении работников» (форма №Т-11а).

Некоторые приказы по личному составу оформляются сразу на несколько работников.

Как приказ по личному составу оформить на фирменном бланке

Если приказ по личному составу оформляется в свободной форме на фирменном бланке компании, то в нем должно быть указано:

• наименование документа;
• дата и порядковый номер приказа;
• место издания;
• заголовок;
• содержание приказа и сведения по исполнителю.

Текст приказа следует излагать кратко, в повелительной форме. Распорядительную часть делят на несколько разделов, нумеруют которые арабскими цифрами. В этой части указывается причина и цель издания документа. Приказ должен содержать конкретные распоряжения, задания, сроки их исполнения, а также ФИО и должности исполнителей. Заверяет приказ руководитель компании.

Дата издания и регистрационный номер приказа проставляется только после того, как он будет полностью оформлен. Не следует этого делать до момента подписания документа. Иначе, если приказ придется переделать, то в это время могут быть зарегистрированы уже другие приказы.

Согласование проекта приказа по личному составу

Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.

Важно! Определенные виды приказов подлежат согласованию в структурных подразделениях компании.

Руководители структурных подразделений (замещающие из лица) должны проставить свою визу на листе согласования. Сколько времени займет согласование будет зависеть от порядка, установленного внутри компании.

Как хранятся приказы по личному составу

Приказ по личному составу оформляется в нескольких экземплярах. При этом оригинал документа остается у кадровиков, одна копия передается в бухгалтерию, а вторая – в личное дело сотрудника.

Все приказы по личному составу формируют в дела, для чего:

• приказы подшиваются или переплетаются;
• нумеруются все листы;
• составляется лист-заверитель;
• подготавливается внутренняя опись;
• оформляется обложка.

Если приказы подшиваются, то это делают на четыре прокола в картонную (твердую) обложку. Если приказы переплетаются, то это необходимо сделать таким образом, чтобы документы можно было прочесть.

Важно! Если приказ по личному составу издан до 2003 года, то хранить их следует не менее 75 лет. Если издан приказ после указанной даты, то хранить их нужно не менее 50 лет. Некоторые приказы хранятся только 5 лет.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности.

Ответ: К приказам по личному составу относят документы, на основании которых оформляется прием работника, его перевод, перемещение, отпуск, увольнение и иные трудовые отношения. Все другие распорядительные документы являются приказами по основной деятельности.

Согласно Википедии:

Прика́ з - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

В государственных компаниях правильность ведения документации (в том числе и приказов по кадрам и основной деятельности) регламентируется следующими документами:

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!