Бухучет инфо. Бланк товарной накладной и правила его заполнения Товарная накладная торг 12

Работающие в сфере торговли, сталкиваются с необходимостью выписывать покупателям товарные накладные.

Что такое товарная накладная

Накладная представляет собой первичный документ , по которому поставщик отпускает покупателю товары. При этом, накладная важна для учета материальных ценностей как у первой стороны, так и у второй. Поставщик на основании накладной списывает в своем учете эти ценности в расход, а покупатель уже в своем учете оприходует их.

Какой бланк использовать для оформления накладной и как его заполнять?

Отмечу два важных момента:

1. Выписывать товарную накладную надо при любой отгрузке ТМЦ на сторону.

Конечно, если у вас покупает товар простое физлицо, то ему обычно вообще никакие документы не нужны. Но не забывайте, что вам надо будет списать материалы в расход, поэтому здесь документальное оформление отгрузки важно с точки зрения возможных споров с налоговиками. Например, если у вас УСН (Доходы — расходы), то вы списываете товары в расход по мере их реализации. Вот тут вам и пригодиться товарная накладная. Про отгрузку товаров другим ИП или юрлицам вообще рассуждать бессмысленно, особенно если они на общем режиме уплаты налогов: отсутствие накладных принесет им проблемы с возмещением НДС.

1. Выписывать товарную накладную можно по-разному.

Можно использовать самостоятельно разработанный бланк накладной с учетом обязательных реквизитов, а можно применять унифицированную форму № ТОРГ-12. Причем в подавляющем большинстве случаев используется именно ТОРГ-12: она стандартна и всем понятна – и покупателям, и поставщикам, и налоговой.

Теперь по порядку расскажем об этих двух вариантах.

Обычная накладная

В качестве товарной накладной можно использовать не ТОРГ-12, а бланк, который вы самостоятельно разработали и утвердили.

Что обязательно должно быть в такой накладной?

Она должна иметь следующие реквизиты:

• № и дату составления;
• Наименования грузополучателя / грузоотправителя и их реквизиты;
• Основание отпуска товаров (договор, счет и т.д.);
• Перечень отпускаемых номенклатурных позиций с указанием количества (+ ед. измерения) и суммы — обычно делается в виде табличной части;
• ФИО, должности и подписи лиц, которые разрешили отпуск товара, отпустили его со склада и получили со стороны покупателя;
• Печати сторон (если стороны используют печати).

По общему правилу накладную следует составить в двух экземплярах : один остается у поставщика, второй передается покупателю. Затем каждая из сторон на основании документа отразит операцию в учете.

В принципе накладную можно составлять и в электронном виде, но в двух файлах. В этом случае она подписывается .

Товарная накладная ТОРГ-12

Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.

ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).

ТОРГ-12 можно назвать неотъемлемой частью любой сделки по реализации каких-либо материальных ценностей. После отчетного периода все накладные должны храниться в течение 5 лет.

Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).

Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:

• ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
• Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
• В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
• В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
• Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
• Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
• В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
• Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.

На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.

Заполнение товарной накладной ТОРГ-12

• Диван «Аврора» (номенклатурный номер 1234) 1 шт., цена б/НДС 15 200 руб.
• Стул офисный (номенклатурный номер 1514) 10 шт., цена б/НДС 1 900 руб.
• Стол офисный (номенклатурный номер 1513) 6 шт., цена б/НДС 4 100 руб.

Отгрузка товаров производится со склада мебельного производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За мебелью приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 21.03.2019 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 22.03.19 г. Обе стороны находятся на общем режиме уплаты налогов и являются плательщиками НДС.

Итак, начнем заполнение со сторон, участвующих в отгрузке.

1. В графе «Организация-грузоотправитель» указываем ООО «Первый», его адрес и реквизиты, а также структурное подразделение – склад мебельного производства.
2. В графе «Поставщик» также прописываем информацию по ООО «Первый».
3. В графах «Грузополучатель» и «Плательщик» — сведения по ООО «Второй».
4. В графе «Основание» указываем № и дату договора между сторонами.
5. Заполняем в правой части бланка необходимые коды, указываем № и дату транспортной накладной.
6. Проставляем № самой накладной и ее дату, например № 10 от 22.03.2019 г.

Теперь заполняем табличную часть:

• Проставляем № п/п
• Указываем наименования товаров, их коды (если принято номенклатурное кодирование);
• Проставляем единицы измерения, количество, цены без НДС за единицу товара;
• Высчитываем суммы, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы паспорта на товар на 6 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Количество мест и массу груза считаем по необходимости, для товаров в нашем примере это не требуется.

Далее указываем прописью итоговую сумму, должности и ФИО лиц, подписывающих документ со стороны поставщика, их подписи. В графах для покупателя указываем реквизиты доверенности водителя, его подпись в графе «Груз принял». Затем после получения груза свою подпись ставит представитель грузополучателя, получивший груз.

Пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для нашего примера представлен ниже:

Скачать заполненный пример в формате Excel (слишком большое получится изображение, чтобы прикреплять его напрямую)

Теперь рассмотрим пример заполнения ТОРГ-12 для случая, когда поставщик не является плательщиком НДС.

Изменим немного исходные данные.

По договору № 111-А от 15.02.19 г. ООО «Первый» (100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15) обязано поставить в адрес ООО «Второй» (120122, г. Белгород, ул. Красная, д. 10) следующую продукцию:

Печенье «Кофейное» (номенклатурный номер 1234), отгружается в коробках по 5 кг каждая, отгружено 10 коробок, цена 110 руб. за кг.

Отгрузка товаров производится со склада кондитерского производства, расположенного по адресу 100555, г. Воронеж, ул. Зеленая, д. 15. За продукцией приехал водитель ООО «Второй», на которого выписана доверенность № 2 от 21.03.2019 г., в качестве транспортных документов оформлена транспортная накладная № 10 от 22.03.19 г.

Заполнение товарной накладной, а точнее ее граф, расположенных в шапке документа у нас не изменилось – все остается так же. Только в структурном подразделении грузоотправителя пишем «склад кондитерского производства».

Теперь заполняем табличную часть.
Тут тоже все также, но с некоторыми особенностями. В этом примере нам нужно будет дополнительно заполнить:

• Вид упаковки – коробка;
• Количество в одном месте – 5 (5 кг в одной коробке);
• Количество мест – 10 (отгружаем 10 коробок);
• Количество масса нетто – 50 (5 кг х 10 коробок = 50 кг);
• Масса брутто – 51 (предположим, что упаковка весит 1 кг).

Затем проставляем цену, считаем сумму без НДС и с НДС (они у нас равны), в графе «НДС, ставка, %» ставим «Без НДС», а в соседнем столбце с суммой – нули. После того, как табличная часть заполнена, подводим итоги.

Далее после табличной части указываем число листов в приложении (пусть у нас будут выданы сертификаты на 3 листах), проставляем количество порядковых записей в табличной части. Затем считаем количество мест и массу груза.

Итоговую сумму прописью и остальную информацию по лицам, подписывающим документ, указываем как в первом примере с мебелью.

Скачать пример заполнения товарной накладной ТОРГ-12 для этого примера .

Ну вот и все! Если у вас есть вопросы про заполнение товарной накладной, пишите их в комментариях.

Первичные документы – важные элементы бухгалтерско-налогового учёта. Чеки, платежные поручения, доверенности, кассовые документы, накладные – доказательство хозяйственных операций и подтверждение их. Для проведения операций покупки-продажи используют такой первичный документ, как товарная накладная (ТОРГ-12).

Товарную накладную составляет уполномоченное лицо. ТН необходима для продавца, как подтверждение списания продукции, а для покупателя – это доказательство прихода товаров.

ТОРГ-12 составляют в двух экземплярах. На товарных накладных свою роспись ставит главный бухгалтер и руководитель компании.

Директор в консенсусе с бухгалтером, может выбрать несколько уполномоченных лиц, которые также смогут подписывать документы. Передача права на подпись осуществляется с помощью приказа или доверенности руководителя.

Товарные накладные должны храниться на предприятии не менее пяти лет.

Электронные документы

Документы, сформированные в электронном виде, не имеют унифицированных способов исправления. Поэтому компании сами устанавливают такие методы. Информация о замене неверного документа вторичным содержится в политике компании.

В накладной-переделке прописывается, что она – неотъемлемая часть начальной.

Обычным методом нельзя исправить электронный документ, поэтому продавец и покупатель составляют и подписывают отдельную накладную, на фоне которой будут вноситься корректирующие записи.

Где можно скачать образец бланка в формате Word (на одном листе) и Excel?

Последствия неполного заполнения ТОРГ-12

Если не заполнены:

1. «Номер накладной». Когда компания отгружает одинаковые товары в одинаковом количестве по идентичной цене одному и тому же заказчику, номер накладной указывает о неоднократной отгрузке товара. Законность списания себестоимости продукции по нескольким таким идентичным документам будет обоснована.
2. «Дата составления». Если не указать дату накладной, предприятие не сможет доказать, когда выручка от продажи товара будет представлена в бухгалтерском учёте. Компании, которые определяют выручку для обложения налогами «по отгрузке», обязательно должны заполнять данный реквизит.
3. «Наименование компании-поставщика». Документ подтверждается печатью компании, которая его составляла, поэтому пустое поле этого реквизита не приведет к последствиям при проверке налоговой службой.
4. «Наименования покупателя». Документ заверяют печатью компании-заказчика, поэтому налоговая служба не выдвинет серьёзные претензии.
5. «Название и атрибуты продукта». Без указания данных параметров нельзя определить какой собственно товар отгружался.
6. «Количество товара». Неуказанный реквизит не дает возможности определить продажную цену товара.
7. «Стоимость товара». При незаполненном данном поле организация будет вынуждена доказывать размер вырученной суммы другими документами или же налоговая компания проведет расчёты сама.
8. «Подписи уполномоченных лиц». Несоответствие автографов и должностей лиц, которые могут совершать подписание документов, подделка автографов, подпись третьими лицами, не имеющими доверенности на совершение такой операции, является противозаконным. Списание себестоимости и факт отправки могут быть неправомерными.
9. «Печать компании-продавца». Незаполненный реквизит не может подтвердить факт поставки и списания себестоимости.
10. «Печать компании-покупателя». Если печати нет на доверенности или накладной подтвердить отправку и списание себестоимости будет тяжело.

Вывод

Из всего вышесказанного можно понять, не только нужна ли товарная накладная, но и как её заполнять, и как она должна правильно выглядеть. На любом предприятии в любой стране с помощью этой накладной, вы сможете понять, какой груз прибыл и кто за него ответственный.

Остались вопросы, касающиеся товарной накладной? Тогда это видео для вас:

Унифицированная форма товарной накладной № ТОРГ-12 утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

Правила заполнения товарной накладной

Товарная накладная торг-12 – это первичный документ, используемый при оформлении продажи товарно-материальных ценностей на сторону. В нем раскрывается информация о названии товара, его цене, количестве, общей стоимости и сумме НДС. В обязательном порядке при оформлении товарной накладной указывают реквизиты двух сторон, печать организации и подписи ответственных лиц.

Бланк товарной накладной составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается у передающей стороны, а второй – у принявшей товарно-материальные ценности. Счет-фактура выписывается одновременно с накладной, на основании которой покупатель делает приход ТМЦ у себя в бухгалтерском учете.

В Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации установлен образец формы торг-12 "Товарная накладная". Поэтому унифицированная форма торг-12 является первичным учетным документом. Каждый факт хозяйственной операции должен подтверждаться первичным документом с обязательными реквизитами. Это прописано в Законе о бух. учете РФ.

Обязательные реквизиты товарной накладной:

• наименование документа;
• дата составления;
• название организации, составившей документ;
• содержание самой хозяйственной операции;
• единицы измерения в денежных и натуральных показателях;
• название должностных лиц, совершивших хозяйственную операцию;
• подписи ответственных лиц.

Товарная накладная торг-12 – унифицированная, поэтому должна заполняться в соответствии с требованиями. И хоть в обязательных требованиях ничего не говорится о печати на форме накладной, ее нужно ставить на бланк. В противном случае могут появиться проблемы при проверке контролирующими органами.

Неправильное оформление товарной накладной не дает оснований на списание в учете товарно-материальных ценностей и на включение в расходы в налоговый учет. То же относится к покупателю: неправильно оформленный бланк торг-12 не дает права на оприходование ТМЦ, а также на включение суммы НДС в налоговый кредит.

Правила заполнения товарной накладной:

Верхнее поле бланка раскрывает информацию о предприятии, осуществившем отгрузку товара: его название, адрес, почтовый индекс, ИНН, расчетный счет, БИК, корреспондентский счет и номер телефона.

Графы «Поставщик» и «Плательщик» аналогичны графам «Грузоотправитель» и «Грузополучатель».

Заполнение поля «Основание» отражает информацию о договоре на сделку: его номер и дата составления.

Данные сводной таблицы накладной должны соответствовать данным, указанным в счете-фактуре на эту операцию.

Заполнение табличной части торг-12:

• Код товара в торг-12 присваивается организацией самостоятельно. Как правило, его можно найти в прайс-листе предприятия. Некоторые организации этот код указывают в соответствии с единым российским классификатором продукции. Так как данный реквизит накладной – необязательный, проблем с ним во время проверок не возникает.
• Единицы измерения – при заполнении товарной накладной их лучше заполнять в соответствии с единым российским классификатором единиц измерения.
• Вид упаковки. Данная графа заполняется сокращенно. Вместо «ящик» указывают «ящ.» и т.д.
• Количество в одном месте – это количество товара в упаковке.
• Количество мест, штук – общее количество упаковок.
• Масса заполняется только если товар весовой. Если товар без упаковки, то в графе «Масса брутто» проставляется прочерк.
• Цена за единицу продукции без НДС.
• Стоимость товара без НДС.
• Графа 13 показывает ставку НДС, поэтому там нужно ставить 18%.
• Графа 14 отражает саму сумму НДС.
• В последней графе указывается стоимость товара с НДС.
• Поле «ИТОГО» - это сумма всех строк на странице накладной. Если документ составлен не на одном листе, то каждая страница подсчитывается отдельно, а на последней странице выводят общую сумму товарной накладной в строке «Всего по накладной».

Если какие-то поля табличной части документа не заполняются, то в них ставят прочерки. Нельзя оставлять пустые строки в накладной.

После раздела «Товарная накладная имеет приложение на…» в товарной накладной указывают число листов приложений к ней прописью. В качестве приложений может идти товарно-транспортная накладная.

После слов «и содержит» указывают прописью количество порядковых номеров столбца 1.

Прописью в бланке указывают:

• «Всего мест» - итоговая цифра из восьмого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (нетто, кг)» - итоговая цифра из десятого столбца сводной таблицы.
• «Масса груза (брутто, кг)» - итоговая цифра из девятого столбца сводной таблицы.
• «Всего отпущено на сумму» - итоговая цифра из 15-го столбца сводной таблицы.

Форма товарной накладной 2014 может быть заполнена в бумажном и в электронном виде.

Если в момент составления документа была допущена ошибка, то ее исправляют следующим образом: в двух экземплярах неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью ответственных лиц обеих организаций. Рядом с подписью ставится дата исправления.

При приемке товара по накладной ответственное лицо сверяет с документами выгружаемый товар с фактически полученным предметом торговли. Ставит подпись в торг 12 на бланке и отдает один экземпляр поставщику.

Законодательно установленных правил хранения товарной накладной нет. Предприятие разрабатывает их самостоятельно. Как правило, на складе кладовщик составляет товарный отчет и к нему в хронологической последовательности прикладывает товарные накладные. Срок хранения товарных накладных – три года.

По материалам: formy-i-blanki.ru и besplatniy-urist.ru

Накладная торг-12 относится к документам, позволяющим контролировать отпуск и расход материальных ценностей. Бланк в форме excel можно скачать бесплатно.

Бумаги первичного учета имеют в организации колоссальное значение. Правильное делопроизводство позволит исключить массу проблем. Накладная торг-12 относится к разряду документов, позволяющих контролировать отпуск и расход материальных ценностей в учреждении. Оформление рассматриваемого акта не вызывает трудностей специалистов. Имея под рукой бесплатную базу данных бланков, шаблонов и образцов, легко создать нужный пакт. По специальной прямой ссылке имеется бланк накладной торг-12 в формате excel. Его можно скачать бесплатно без ограничений.

Оформление накладной торг-12 возможно в письменном и электронном варианте. Последний более распространен на сегодняшний день и применяется повсеместно. Удобство электронного документооборота очевидно. Акты пересылаются в одно мгновение в любую точку мира и просматриваются на компьютере. Первичное оформление происходит в конкретном структурном подразделении определенным специалистом, когда возникает необходимость отпуска ТМЦ. Создав накладную торг-12, работник подписывает ее и согласовывает с руководством и бухгалтерией.

Обязательные пункты накладной торг-12

:

• В верху накладной торг-12 пишется название учреждения;
• Ниже реквизиты структурных подразделений, отпускающих товар;
• Данные грузополучателя;
• Далее таблица с фиксацией и конкретизацией ТМЦ и характеристиках;
• В конце таблицы ставятся визы сторон контракта;
• Обязательно нужно скрепить бумаги печатями или отметкой о полномочиях лица (доверенность);

Помимо отметок продавца, отпускающего продукцию, в накладной торг-12 должен сделать записи и покупатель. Получив соответствующую продукцию, представитель заказчика ставит подпись, расшифровку. При получении ТМЦ у продавца, покупателю необходимо предъявить уполномочивающую доверенность. Преимущество электронного заполнения пунктов накладной заключается в возможности в любое время исправить ошибки, и вывести на печать новые экземпляры.

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.