Больничный в отпуске 1с 8.3. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Отпуск в мае, больничный в июне
В 1С 8.3 Бухгалтерия есть два варианта оформления больничного и отпуска в зависимости от настроек программы:
- Вручную – документом Начисление зарплаты;
- Автоматически – документами Отпуск и Больничный.
Выбор варианта начисления устанавливается в Настройках зарплаты из пункта Зарплата и кадры.
В настройках необходимо установить флаг Вести учёт больничных, отпусков и исполнительных документов , если предполагается автоматический учёт в 1С 8.3 и убрать флаг – если учитывается вручную:
Рассмотрим на примере:
Предположим, Иванов Иван Иванович отправляется в отпуск с 05.06.2016г. до 20.06.2016г., однако в период с 10.06.2016г. по 18.06.2016г. сотрудник болел. После выхода сотрудник предоставил больничный лист.
Автоматический учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия
Автоматический учёт в 1С 8.3 возможен при условии:
- Ведения в базе только небольших организаций до 60 сотрудников;
- График по пятидневке с совпадением с производственным календарём;
- Основное начисление – оклад.
Шаг 1. Расчёт отпуска
При автоматическом учёте в 1С 8.3 необходимо оформить документ Отпуск из раздела Зарплата и кадры, выбрав пункт Все начисления и при создании выбрать Отпуск:
В документе необходимо отразить период отпуска и основание, а также за который период предоставляется отпуск. Более подробный расчёт начисления отображается на вкладке Начисления:
Если требуется корректировка среднего заработка или НДФЛ, то можно воспользоваться редактированием данных полей сразу из документа с помощью кнопки Редактирование:
Важно! Если в базе 1С 8.3 не отражены данные для расчёта среднего заработка, то все данные по заработной плате можно занести в разделе Средний заработок. Но необходимо помнить, что при создании нового документа нужно заново занести эти данные или создать документ копированием:
Данный документ формирует типовые проводки по начислению отпуска и отражению НДФЛ:
После предоставления больничного листа, в зависимости от периода отпуска, переходит на следующий период или нет – необходимо:
- Создать сторно отпуска.
Шаг 2. Корректировка старого документа Отпуск
Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ отпуска и откорректировать даты отпуска:
Шаг 3. Сторнирование отпуска
Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо ввести документ Отпуск на период фактического отпуска.
Важно! В дате выплаты необходимо установить дату выплаты прошлого отпуска:
- В документе заполняем период болезни, а также другие данные больничного листа;
- В документе Больничный лист, как и в документе Отпуск можно откорректировать данные НДФЛ и среднего заработка, воспользовавшись кнопкой Редактирования:
Важно! Документ Больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия формирует только проводки по начислению больничного и не делает сторнирующие проводки, поэтому для исключения пересечения периодов больничного и отпуска нужно или откорректировать документ Отпуск или сделать по нему сторно вручную:
Шаг 5. Контроль НДФЛ и начислений
В итоге проверить начисления можно в расчётном листке, а также НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ. Все эти отчёты в 1С 8.3 Бухгалтерия можно посмотреть из документа Начисление зарплаты или выбрав аналогичные ссылки в Отчётах по зарплате в разделе Зарплата и кадры.
Проверим начисления в расчетном листке:
Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:
Если по окончанию сумма удержанного налога превышает сумму исчисленного, то необходимо создать документ Возврат НДФЛ.
Ручной учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия
При ручном учёте больничных и отпусков в 1С 8.3 все начисления производятся в документе Начисление зарплаты и рассчитываются вручную.
Для этого необходимо создать или проверить начисления:
- Оплата основного ежегодного отпуска:
- Оплата больничного листа за счёт работодателя:
- Оплата больничного листа за счёт ФСС:
Шаг 1. Расчёт отпуска
Создаём документ Начисления зарплаты для отражения отпуска из раздела Зарплата и кадры – далее Все начисления:
- В документе подбираем сотрудника и редактируем вручную закладку Начисления;
- В начислениях необходимо выбрать Оплата ежегодного отпуска и установить количество дней отпуска;
- Сумма начисленного отпуска рассчитывается вручную;
- НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически по введённой сумме:
Важно! Если оплата отпуска производится не в конце месяца, то необходимо откорректировать дату получения дохода на закладке НДФЛ. Для этого нужно поставить галочку Корректировать НДФЛ:
Проверим начисления в расчетном листке:
Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:
В зависимости от периода отпуска – переходит на следующий период или нет, необходимо:
- Откорректировать старый документ;
- Создать сторно начисления зарплаты (отпуска).
Шаг 2. Корректировка старого документа Начисление зарплаты
Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ Начисление зарплаты и откорректировать дни и сумму отпускных:
Шаг 3. Сторнирование отпуска
Если был переход отпуска на следующий период или была выплата отпускных заранее, то необходимо создать сторнирующие проводки документом Операция, введённая вручную с видом операции Сторно документа из раздела Операции.
При этом сторнируются не только проводки, но и движения по всем регистрам:
Шаг 4. Отражение больничного листа во время отпуска
Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо также отразить все начисления по отпуску:
На вкладке НДФЛ необходимо откорректировать даты получения дохода по прошлому отпуску:
Отражение больничного производится также документом Начисление заработной платы:
Для отражения в регламентированных отчётах больничного необходимо зарегистрировать документ Операция учёта взносов в разделе Зарплата и кадры:
Остаток дней отпуска в 1С ЗУП 8.3 можно посмотреть в кадровых отчётах в разделе Главное – Кадровые отчеты – Остатки отпусков:
Отпуск в 1С ЗУП 8.3 оформляется документом Отпуск в разделе Зарплата, выбрав Отпуска. Для редактирования НДФЛ или среднего заработка следует использовать «Карандашик»:
На вкладке Начислено можно увидеть подробный расчёт начисления:
Формируем отчет Табель учета рабочего времени из раздела Зарплата – Отчеты по зарплате. В нем отражается введённый отпуск «ОТ»:
Оформление больничного листа во время отпуска в 1С ЗУП
Больничный лист оплачивается и отражается в программе 1С ЗУП 8.3 только при выполнении условий:
- Сотрудник уходил в ежегодный оплачиваемый отпуск;
- Сотрудник болел сам.
Последовательность:
- При отправлении сотрудника в отпуск оформляем документ Отпуск;
- Сотрудник предоставил больничный лист – оформляем документ Больничный лист;
- Корректируем или сторнируем отпуск, зависит от ситуации:
- Если период не закрыт и не было выплат по документу Отпуск, то корректируем документ Отпуск;
- Если период закрыт или были выплаты по документу Отпуск, то вносятся изменения в документе Отпуск с помощью ссылки Исправить в корректируемом отпуске. При этом создается новый документ Отпуск, в котором вносятся необходимые изменения.
Более подробно данный алгоритм будет рассмотрен ниже.
Если больничный лист предоставлен, когда период не закрыт
Для регистрации больничного в 1С ЗУП 8.3 заносим документ Больничный лист из раздела Зарплата, выбрав Больничные листы:
Важно! Если период не закрыт, то сторнирование отпуска не производится. Необходимо зайти в документ Отпуск и его откорректировать, сделать перерасчёт.
Если после окончания отпуска, сотрудник ещё болеет
Если сотрудник не вышел после окончания отпуска на работу, а необходимо сделать расчёт заработной платы, то для корректного расчёта зарплаты в 1С ЗУП 8.3 необходимо воспользоваться документом Прогул, неявка из раздела Кадры, выбрав Все отсутствия сотрудников:
В документе отражаем вид отсутствия Отсутствие по не выявленным причинам, даже если сотрудник предупредил о больничном. И период отпуска и прогулов в отчете Табель:
Важно! Для возможности учёта прогулов и неявок, необходимо настроить программу 1С ЗУП 8.3 для этих целей.
Раздел Настройка – выбираем Расчёт зарплаты – переходим по ссылке Настройка состава начислений и удержаний. В новом окне переходим на Учёт отсутствий и устанавливаем галочку Прогулы и неявки:
Регистрация больничного листа, если период закрыт
Больничный лист заносится из раздела Зарплата – Больничные листы. В нем необходимо занести период болезни и причину выхода на больничный:
На закладке Начислено (подробно) отражаются суммы начисления:
Важно! Если месяц начисления не совпадает с месяцем начисления отпуска, то производится перерасчёт прошлого периода.
Данные перерасчёта отражаются на вкладке Перерасчёт прошлого периода:
В отчете Табель учета рабочего времени отражается вместо отпуска больничный:
Продление или перенос отпуска в связи с больничным в 1С ЗУП
Продление отпуска, если период не закрыт
Для продления отпуска в 1С ЗУП 8.3 вносятся исправления в документе Отпуск. Если период не закрыт, то необходимо зайти в документ Отпуск и установить новую дату окончания отпуска с учетом больничного:
Продление отпуска, если период закрыт или есть выплаты по отпуску
Если была произведена выплата по отпуску или период закрыт, то необходимо воспользоваться ссылкой Исправить:
В исправленном отпуске указать новый период, проверить начисления и перерасчёт. Период отпуска увеличивается на количество дней болезни:
Рассмотрим расчет дней на данном примере:
- Отпуск – с 25.06 по 17.07; Больничный с 11.07 по 18.07; Отпуск с учетом продления на дни болезни с 25.06 по 25.07;
- Оплачено дней за июнь 2016 г. – 6 дней;
- Оплачено дней в июле до больничного – 10 дней и 7 дней после больничного. В итоге 17 дней.
Отпуск с учетом продления на дни больничного:
Перенос отпуска
Если по согласованию с руководством решено не продлевать, а перенести отпуск, то создаётся новый документ Отпуск в том периоде, когда сотрудник пойдет в отпуск. При этом количество дней отпуска на период болезни увеличивается.
Проконтролировать в 1С ЗУП 8.3 это можно отчётом Остатки отпусков:
Или отчетом Как сотрудник использовал отпуск:
Блог компании 1С GOODWILL
Нередко случается так, что сотрудник заболевает во время отпуска. Предприятие, в соответствии с трудовым кодексом и если сотрудник предоставил больничный лист, обязано перенести ему отпуск на другой срок или продлить его.
Важно! Отпуск продлевается или переносится только в случае заболевания самого сотрудника. В случае ухода за ребенком во время отпуска, отпуск не переносится и не продлевается.
Рассмотрим пошаговые действия, которые необходимо произвести в 1С ЗУП 8.3 при заболевании сотрудника организации во время отпуска.
Предположим, что сотрудник взял отпуск на 14 дней в период с 06.10.2015 по 19.10.2015 г.
Создадим документ начисления отпускных в 1С ЗУП:
Как видим из рисунка, работнику в начислено отпускных 66 512,57 руб.
Когда отпуск сотрудника заканчивается, он идет к расчетчику зарплаты и на основании больничного листа просит продлить ему отпуск на количество дней болезни.
У бухгалтера по расчету заработной платы возникает два варианта расчета. Это зависит, от того, каким периодом проводится расчет и учет больничного листа. Рассмотрим оба случая.
Когда больничный учитывается следующим месяцем
Создадим документ начисления больничного за ноябрь 2015 г. Программа сделает перерасчет за прошлый период:
То же самое, но более развернуто, по каждому из периодов, мы увидим на последней закладке:
Таким образом, программа 1С ЗУП больничным листом вытеснила (сторнировала) начисление отпуска.
Однако программа не продлит автоматически отпуск сотруднику, так как не известно, хочет ли он этого, или хочет взять отпуск в другое время.
Допустим, что сотрудник все же решил продлить себе отпуск.
Заходим в ранее созданный документ начисления отпускных. Если период уже закрыт и все выплаты произведены (напомню, что закрытие периода делается оформлением и проведением документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете«), то просто так документ исправить нельзя. Сначала нужно убрать (сторнировать) результаты его проведения, и создать новый документ в еще не закрытом месяце.
Для этой операции, при открытии документа, появляется кнопка «Исправить» и соответствующая предупреждающая надпись:
После нажатия ссылки «Исправить», будет создан новый документ начисления отпуска с теми же данными, но месяц расчета будет выбран уже другой. В нашем случае это ноябрь. Увеличим работнику отпуск на 7 дней болезни и система произведет перерасчет:
При этом новый, исправленный документ внизу содержит ссылку на старый документ, который уже никак не влияет на данные в базе данных. Старый документ можно только посмотреть, исправить его уже нельзя.
Когда больничный лист учитывается тем же периодом, что и начисление отпуска
Создадим документ начисления больничных, выбрав расчетный месяц октябрь. Произойдет расчет и начисление больничных без вытеснения отпускных:
Но ведь по сути это не правильно. Следует произвести пересчет документа «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете»:
Здесь мы видим, что отпуск пересчитался, и добавились строки с начислением больничных.
Запись 1С ЗУП 8.3: как продлить отпуск, если во время отпуска был больничный? впервые появилась Блог компании 1С GOODWILL.
Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник во время нахождения в отпуске берет больничный лист и принимает решение продлить отпуск на дни болезни. Реализацию данной ситуации рассмотрим на примере программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5».
Нагляднее будет рассмотреть данную ситуацию на конкретном примере.
Сотруднику Иванову И.И. был предоставлен отпуск в период с 01.10.15 по 28.10.15. Отпуск в программе рассчитан и оплачен. На период с 10.10.15 по 15.10.15 ему был выписан больничный лист. Сотрудник принял решение продлить отпуск на период больничного листа, т.е. с 29.10.2015 по 03.11.2015.
Есть два пути решения данного вопроса в рамках данного программного продукта.
Первый вариант, когда сотрудник предоставил больничный лист в месяце начисления отпускных, т.е. период еще не закрыт. В этом случае, исправляем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» на период с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим. Затем заводим второй документ за период с 16.10.15 по 03.11.15, т.е. продлеваем его на количество дней по больничному листу.
Обратите внимание, во втором документе дату начала отпуска указываем 01.10.15 - это дата, с которой сотрудник изначально пошел в отпуск, т.к. именно эта дата влияет на расчетный период. Общая сумма по обоим документам должна совпадать с суммой начисления в первичном документе.
Если на предприятии ведется кадровый учет, в кадровых документах также не забываем произвести исправления.
Второй вариант. Представим, что сотрудник предоставил больничный лист в Ноябре месяце, когда период Октябрь уже закрыт. Внести исправления непосредственно в первичный документ мы не можем. В данном случае у нас также есть два варианта решения вопроса.
Первый вариант. Не трогаем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Заводим документ «Начисление по больничным листам», указываем месяц начисления Ноябрь, рассчитываем и проводим документ.
Так как вид начисления «Оплата больничных листов» настроен таким образом, что он вытесняет период отпуска, то на закладке «Оплата» в документе «Начисление по больничным листам» появились сторно записи за период пересечения больничного и отпуска.
Для того чтобы в дальнейшем не было проблем с исчисленными налогами и взносами и сдачей отчетности в фонды, удалим сторно записи из документа «Начисление по больничным листам».
Далее нам необходимо отразить продление отпуска сотрудника. Но, так как мы ему уже начислили всю сумму отпускных в первичном документе и выплатили, а сторно запись из документа «Начисление по больничному» удалили, нам необходимо отразить только период продления отпуска без оплаты. Для этого заводим документ «Невыходы организаций», где укажем период начисления Ноябрь 2015 г., вид невыхода «Отпуск без оплаты согласно ТК РФ», период с 29.10.15 по 03.11.15.
Второй вариант. Заходим в первичный документ Начисление отпуска и исправляем его по команде «Исправить». Открывается новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций», месяц начисления Ноябрь 2015. Меняем период отпуска с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим документ.
На закладке Оплата появляется сторно запись первичного документа и строка с начислением по исправленному документу.
Далее создаем новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» с 16.10.15 по 03.11.15. Месяц начисления - Ноябрь 2015, Дата начала отпуска - 01.10.15 (т.к. именно эта дата влияет на расчетный период и размер среднего заработка)
Вспомним, как правильно отправить сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1., а также подробно разберем, что делать, если на период отпуска пришелся больничный.Регистрация и отпуска
Регистрация и расчет отпуска сотрудника организации в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, осуществляется с помощью документа «Отпуск» («Зарплата» – «Отпуска»).
В данном документе флажок «Отпуск» устанавливается автоматически. Далее необходимо указать период предоставленного отпуска сотруднику. Флажок «Компенсация отпуска» ставится, если необходимо начислить компенсацию отпуска в предусмотренных законодательством случаях взамен предоставления отпуска в период действия трудового договора и обязательно указывается количество дней компенсации отпуска. Флажок «Освободить ставку на период отсутствия» необходимо поставить, если необходимо освободить ставку в штатном расписании на период отпуска сотрудника. Если по просьбе сотрудника необходимо вместе с отпускными рассчитать и выплатить зарплату за отработанные до отпуска дни, то необходимо флажок «Рассчитать зарплату за» . В поле «Предоставляется за период работы с» автоматически указывается рабочий год, за который сотруднику предоставляется отпуск.
Кликнув по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск ?», можно сформировать справку по отпускам этого сотрудника для контроля их остатков. В данном документе отражается сумма среднего заработка, из расчета которого начисляется сумма отпускных сотруднику.
В поле «Выплата » есть три варианта выплаты отпускных: с зарплатой, в межрасчетный период и с авансом. В зависимости от того, какой способ выплаты будет выбран, будет заполняться поле «Дата выплаты ». В нашем примере выплата производится в межрасчетный период, поэтому в поле «Дата выплаты » необходимо указать дату, когда планируется выплатить сотруднику отпускные. При выборе способа выплаты с зарплатой или с авансом поле «Дата выплаты» заполнится автоматически (подтягивается из настроек организации).
Закладка «Дополнительные отпуска, отгулы » заполняется, если сотруднику вместе с основным отпуском был предоставлен дополнительный отпуск или отгул.
Ознакомиться более подробно с результатами начислений по отпуску сотрудника можно, обратившись к закладке «Начислено (подробно)» . В табличной части отображаются подробные данные о сумме начисленных отпускных, зарплаты за время до начала отпуска, компенсации отпуска, материальной помощи к отпуску. Если отпуск приходится на разные месяцы, то начисление разбивается по месяцам.
Выплатить отпускные сотруднику можно как из самого документа «Отпуск », нажав на кнопку «Выплатить», так и создать документ «Ведомость в кассу (банк)» с видом выплаты «Отпуска » и подтянуть документ отпуска.
Больничный в отпуске
Очень часто встречается ситуация, когда работник ушел в отпуск и заболел. В соответствии с ТК РФ, отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, который определяется работодателем с учетом пожеланий самого работника.
Для того чтобы продлить свой отпуск на соответствующее количество календарных дней, сотруднику необходимо:
получить листок нетрудоспособности;
уведомить работодателя любым удобным для него способом (например, лично, по телефону, в почте и т. п.);
в обязательном порядке сообщить, собирается ли он продлить отпуск или намерен приступить к работе сразу, как закончится больничный, а те дни отпуска, что он болел – перенести.
Продление отпуска не приводит к необходимости перерасчета отпускных, так как продолжительность отпуска не меняется, но это связано с оплатой дней, на которые отпуск продлевается. Если отпуск продлевается по болезни, то за рабочие дни, которые приходятся на период болезни, работнику в установленных случаях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Перерасчет отпускных необходим лишь при перенесении отпуска на другой срок, если при этом меняется расчетный период, который используется для среднего заработка.
Отражение в «1С:Зарплата и управление персоналом 8»
Какие документы необходимо создать в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред. 3.1, для того, чтобы продлить работнику отпуск в связи с болезнью?
Рассмотрим на примере сотрудника, который ушел в отпуск с 16 мая по 29 мая, и заболел. Временная нетрудоспособность продолжалась с 25 мая по 31 мая.
Регистрация и начисление отпуска сотрудника оформляется с помощью документа «Отпуск » (раздел «Кадры» – «Отпуска» или раздел «Зарплата» – «Отпуска» ).
После окончания отпуска сотрудник должен был выйти на работу 30 мая. В связи с болезнью он не вышел, поэтому в программе необходимо зарегистрировать факт отсутствия сотрудника на работе с помощью документа «Прогул, неявка» (раздел «Кадры » – «Все отсутствия сотрудников » – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка » или раздел «Зарплата» – «Все начисления» – кнопка «Создать » – «Прогул, неявка »). В документе следует выбрать вид отсутствия: «Отсутствие по невыясненным причинам» , т.к. сотрудник должен был приступить к работе 30 мая, а приступит после окончания больничного, поэтому необходимо указать дату начала и окончания отсутствия 30 мая и 31 мая.
В июне сотрудник вышел на работу и предоставил листок нетрудоспособности, в котором указано, что он болел с 25 мая по 31 мая. Данную информацию необходимо зарегистрировать в программе с помощью документа «Больничный лис т» (раздел «Зарплата» – « Больничные листы »).
При расчете пособия по временной нетрудоспособности часть оплаты отпуска и день отсутствия по невыясненной причине, приходящиеся на период временной нетрудоспособности сотрудника, автоматически сторнируются, если начисление по производится в следующем расчетном периоде (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «закрыт»). Если же больничный регистрируется в том же расчетном периоде, что и отпуск (т.е. расчетный период, в котором начислены отпускные, «не закрыт»), то сторнирование не производится. В этом случае необходимо только сделать перерасчет ранее введенного документа отпуска.
Для продления отпуска в связи с болезнью, необходимо зайти в первоначальный документ «Отпуска » , сделать исправление документа, нажав на ссылку «Исправить » и изменить в нем только дату окончания отпуска, при этом увеличив ее на количество дней, которые совпали с больничным (в нашем примере: отпуск с 16 мая по 29 мая, больничный – с 25 мая по 31 мая, отпуск продлевается на 5 дней, то есть новый период отпуска – с 16 мая по 5 июня). Сумма начисленных отпускных в документе будет равна сумме отпускных первоначально начисленного отпуска, так как ранее начисленный отпуск сторнировался при расчете больничного листа). После автоматического перерасчета отпуска «Провести и закрыть» документ.
Если же работником организации принято решение не о продлении, а о переносе отпуска на другой период, то это новый период отпуска, и для этого требуется ввод нового документа «Отпуск ».
отпускные 1С больничные
