Автоматизация документооборота на предприятии. Программа управления документооборотом и делопроизводством. Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Системы автоматизации управления документооборотом

Определив необходимый уровень автоматизации, организация подбирает систему, которая удовлетворяла бы потребностям организации в автоматизации22.

Под системой автоматизации понимают любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы вданной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач8.

Выбирая систему автоматизации работы с документами, как правило, рассматривают один из двух вариантов:

Автоматизация делопроизводства;

Автоматизация документооборота.

Системы автоматизации делопроизводства решают в основном задачи учета (регистрации) входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учета выданных резолюций и полученных сведений об их исполнении. В базах данных систем могут храниться не реквизиты документов в виде т.н. "регистрационно-контрольной карточки", но и их содержательная часть в виде текстов, файлов или образов. Системы автоматизации делопроизводства позволяют вести контроль исполнения документов и каждой резолюции или поручения, хранить данные о делах, к которым отнесены документы. Быстрый поиск необходимых документов по заданному критерию или их набору является неотъемлемым атрибутом систем такого рода.

Системы электронного документооборота, прежде всего, ориентированы на работу с электронными документами, их движением по организации или между организациями, что практически вытекает из самого словосочетания "электронный документооборот".

В таких системах большое внимание уделено всемжизненным фазам электронного документа, начиная от подготовки первой версии и первоначального помещения в хранилище документов и до его переноса в архив. При этом акцент делается на коллективной подготовке документа, его согласовании, ведении версий документа, утверждении финальной версии и её публикации23.

Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность в системах автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД). В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга26.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации работы с документами:

Разработка оригинальной системы автоматизации;

Инсталляция типовой системы автоматизации;

Настройка инструментальных средств автоматизации.

Разработка оригинальной системыавтоматизации работы с документамиподразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации.

Инсталляция типовой системы автоматизации работы с документами является в этом смысле полной противоположностью разработки оригинальной системы. Компании - производители систем автоматизации делопроизводства - разрабатывают типовые программные продукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях.

Настройка инструментальных средств автоматизации работы с документамиявляется промежуточным вариантом между двумя вышеназванными способами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рамках этого способа внедряется некоторая типовая система, реализующая определенный набор функций (как во втором случае), а с другой стороны - такая система строится на основе промышленных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конкретной организации. Такая адаптация позволяет учитывать особенности конкретной организации (как в первом случае)8.

В идеале, система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации. Практически это труднодостижимо, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация бизнес-процессов)26.

Важный фактор, который обязательно надо учитывать, - это возможности масштабирования программы, то есть возможность со временем увеличения количества рабочих мест (компьютеров), на которых происходит работа с программой и увеличения количества документов, хранящихся в системе.

Еще один момент, на который надо обратить внимание, - возможность работы с документами за несколько лет. В некоторых программах ежегодно документы за прошедший год перемещаются в архив и создается новая база документов текущего года. С одной стороны, это упрощает работу и снижает загрузку системы. Но с другой - может существенно усложнить контроль исполнения и поиск по документам прошлого года. Особенно это заметно в начале года, когда происходят частые обращения к документам 2-3-месячной давности, которые уже перемещены в архив.

Поэтому важно, чтобы программа позволяла легко искать документы за прошедшие годы13.

Продукт должен быть доступным, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей.

Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование электронной подписи и шифрования, интеграция с антивирусными пакетами.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средства разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. То же справедливо и в отношении средств разработки. Чем они известнее и распространеннее, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, тем меньше стоимость таких услуг. Очень важной является способность программы к интеграции с другими продуктами26.

Еще один вопрос, который должен учитываться при подготовке технического задания, - это разграничение прав и учет доступа к документам. Стандартно многие программы поддерживают так называемое протоколирование, то есть учет всех действий каждого пользователя, сотрудника, работающего с программой. Чаще всего запрашивается: список сотрудников, работавших с данным документом (кто и когда просматривал и/или редактировал данный документ), а также список документов, которые открывал (редактировал, просматривал) тот или иной сотрудник.

Отдельная работа - это определение порядка доступа к документам организации. Мало в какой организации все документы доступны каждому сотруднику. В общем случае все имеющиеся документы доступны только руководству организации. Помимо этого на документы в зависимости от их категории, создавшего их подразделения накладываются ограничения. Для каждого документа уполномоченные на то лица могут вручную изменить права доступа. Уровень доступа может различаться:

Сотрудник видит карточку и сам документ и может его редактировать (если это проект документа);

Сотрудник видит документ в режиме «только чтение» (входящие документы, документы, завершенные делопроизводством, документы других исполнителей);

Сотрудник видит карточку документа, но текст документа недоступен (доступен только по разрешению руководства);

Сотрудник не видит ни карточки, ни документа; в режиме поиска документ не отображается в результатах поиска, при вводе регистрационного номера документа отображается сообщение об отсутствии документа либо об отсутствии прав доступа к данному документу (в зависимости от настроек программы).

Естественно, что режим редактирования может быть доступен только для проектов документов. Как только документ подписан, завершен делопроизводством - он доступен только для просмотра. Обычно документ хранится в виде графического образа (многостраничный *tiff) и в виде текста документа в текстовом файле (*txt, MSWord, *xml) для целей полнотекстового поиска. Но сегодня для хранения документов все чаще используется формат *pdf14.

При выборе программы важно обращать внимание не только на собственно программу, но и на ее разработчика и поставщиков. Не редкость ситуации, когда, купив неплохую и недорогую программу, организации сталкивались с тем, что фирма, разработавшая программу, не в состоянии обеспечить необходимый уровень технической поддержки. Кроме того, далеко не все разработки, выходящие на рынок, пользуются стабильным спросом. Компания может выпустить программу автоматизации делопроизводства, а затем, например, не добившись коммерческого успеха, переключиться на разработку программ для совсем других сфер деятельности. Поэтому при выборе программы следует учитывать также и распространенность программы, сложившуюся репутацию компании-разработчика, широкий круг пользователей, время существования на рынке.

Любая более или менее сложная корпоративная система требует постоянной поддержки, сервисного обслуживания. При составлении требований к системе и принятии решения о закупке этот вопрос обязательно надо учитывать. При закупке любой программы как минимум необходимо предусмотреть обучение системного администратора. Кроме того, обязательно надо предусмотреть обучение для пользователей программы.

Следует обратить внимание и на возможность и стоимость обновления программы в дальнейшем. Чаще всего обновление бесплатно в течение года с момента покупки программы. Некоторые производители позволяют даже спустя несколько лет перейти на новую, улучшенную версию со значительной скидкой. В некоторых компаниях, если вы решите модернизировать имеющееся ПО, вам придется покупать программу заново за полную стоимость13.

В настоящий момент потребителей программных продуктов трудно удивить. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач.

Однако в погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество26.

Рассмотрим известные автоматизированные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота и основные их функции в таблице 1.

Таблица 1. Примеры систем автоматизации делопроизводства

Наименование системы иорганизации-разработчика	Основные функции системы
«ДЕЛО» (электронный документооборот) ООО «Электронные офисные системы»	Регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов Сканирование и распознавание бумажных документов Прикрепление к регистрационной карточке электронного образа документа Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документов Обеспечение доступа должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции Полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов Отправка по электронной почте электронных исходящих документов Архивное хранение электронных документов организации
«БОСС-Референт» Компания АйТи	Автоматизация процессов создания, обработки, хранения, регистрации документов, быстрый поиск нужных документов Автоматизация сканирования, распознавания,регистрации входящих документов Передача визированных документовна ознакомление и исполнение Создание и хранение шаблонов стандартныхдокументов Создание поручений с различными приоритетами исполнения, контроль исполнения, отчет об исполнении поручений, автоматическое извещение о просроченном или исполненном поручении Согласование документов с возможностью делегирования полномочий и оповещения о принятом решении
«Делопроизводство» Компания «ИнтерТраст»	Регистрация и поиск входящих, исходящихи внутренних документов Контроль исполнения документов и поручений Ведение архива официальных документов Ведение различных библиотек рабочих документов Управление доступом Формирование повестки дня заседаний, подготовкадокументов к заседаниям Оформление протоколов Выдача поручений по протоколам и контрольих исполнения Подготовка проектов ОРД, их визирование и согласование Контроль исполнения ОРД Сканирование и распознавание ОРД Ведение картотеки Временная выдача электронных копий ОРД по заявкам
«Документооборот» -- программный модуль корпоративной системы «Флагман» Компания «ИНФОСОФТ»	Разработка экранных форм ввода реквизитов документов Настройка алгоритмов заполнения учетных карточек документов Автоматический расчет реквизитов документов по заданным формулам Разработка макетов печати документов Определение этапов обработки и операций по документам Ведение истории исполнения документов Создание полнотекстных документов и приложений к ним в различных форматах Автоматическое создание и заполнение учетных карточек новых документов по специально настраиваемой схеме копирования данных из любого зарегистрированного в системе документа Настройка, автоматическое ведение и печать реестров документов Поиск документов по их реквизитам
Электронная канцелярия («Золушка»)	Регистрация корреспонденции в регистрационно-контрольной карточке Поиск документов по набору атрибутов или по содержанию Выдача поручений и напоминаний о сроках исполнения документов Контроль исполнительской дисциплины, подготовка различных справок, сводок, списков и реестров Организация доступа к электронным копиям документов Автоматическое формирование папки документов по вопросу: первичные документы, повторные и сопроводительные документы, переписка «во исполнение» Возможность разделения прав доступа по подразделениям и исполнителям Автоматическая отправка поручения и напоминаний по электронной почте Выдача «сигнальных» напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения Сквозной контроль исполнения документов в территориально распределенных организациях, в том числе ведущих самостоятельную переписку Формирование истории движения документов

Несмотря на сохранение в автоматизированных системах всех основных традиционных функций делопроизводства, автоматизация, безусловно, позволяет более эффективно, чем традиционные («ручные») технологии, организовать работу с документами и с помощью компьютерных сетей поновому решать многие типовые задачи делопроизводства, значительно упрощая и ускоряя процесс движения документов в организации. Проиллюстрируем это на примере комплексной системы автоматизации делопроизводства «ДЕЛО». В одном из рекламных проспектов этого основного продукта специализированной компании «Электронные офисные системы», являющейся одним из признанных лидеров в области разработки и внедрения автоматизированных информационных технологий, отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии, принятой в системе «ДЕЛО», представлено в таблице 2 1.

Таблица 2. Отличия традиционной технологии обработки документов от автоматизированной технологии.

Традиционная технология	Технология системы «ДЕЛО»
Ручной прием документов, поступивших по электронным каналам (факс, телеграф, электронная почта)	Автоматизированный прием документов, поступивших по электронным каналам
Ручная печать карточек, подготовка сводок, справок, отчетов, реестров	Автоматическая печать карточек, стандартных сводок, справок и реестров, формирование произвольных отчетов
Размножение документов и карточек, транспортировка и передача их исполнителям
Ручная, часто необязательная, регистрация факта передачи документов и резолюций должностному лицу	Автоматическая регистрация фактов пересылки и получения документов и резолюций по компьютерной сети
Многократная регистрация одних и тех же документов в журналах и картотеках различных структурных подразделений	Однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа в электронных картотеках подразделений
Ручной поиск документов и сбор сведений о их исполнении в разрозненных картотеках различных подразделений	Автоматический поиск по всем картотекам и выдача сведений как в разрезе документов, так и в разрезе исполнителей
Почтовая отправка документов и резолюций в другие учреждения	Автоматизация функций оформления почтовой рассылки, отправка документов и резолюций в другие учреждения посредством электронной почты

В моей работе рассматриваются автоматизированные процессы делопроизводства на примере системы ESCOM.BPM.

Система ESCOM.BPM - это автоматизированная универсальная программная платформа, соответствующая мировым стандартам управления (BPMI, MoReq, WfMC, OMG) и предназначенная для комплексной автоматизации бизнес-процессов, локального и корпоративного электронного документооборота, а так же контроля исполнения документов и поручений в компаниях любого масштаба27.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Ещё полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определённого срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, «на машинных носителях». Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединённые в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Типичная схема такого документооборота показана на рисунке 8.7.

Рис. 8.7. Смешанный документооборот

Подготовка проекта документа ведётся в электронном виде (п. 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передаёт руководителю на утверждение (п. 2). Руководитель вносит правку и отдаёт документ исполнителю на доработку (п. 3). После того как документ утверждён, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (п. 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

8.7.1. Юридическая сила электронного документа

Юридическая сила электронного документа обеспечивается на базе использования электронно-цифровой подписи ЭЦП – механизма, который позволяет доказать, что автор присланного электронного документа на самом деле является именно тем, за кого себя выдаёт, и что документ не был изменён в процессе доставки. ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или обычной печати в случае юридического лица. ЭЦП добавляется к блоку данных и позволяет получателю блока проверить источник и целостность данных и защититься таким образом от подделки.

Большинство предприятий признают достоинства электронного (безбумажного) документооборота, который имеет следующие преимущества:

Простота внесения изменений в документ;

Возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;

Возможность использовать заранее заготовленные формы;

Более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

Экономия бумаги;

Более высокая компактность архивов;

Более простой контроль информационных потоков;

Большая скорость поиска и извлечения информации;

Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчётности.

Несмотря на то что эффективность электронного документооборота повсеместно признана, полный переход на безбумажные технологии требует решения ряда юридических вопросов, а также вложения средств. Так что на сегодня в России можно встретить все виды документооборота.

Ещё остались предприятия и учреждения, которые по-прежнему работают в условиях бумажного делопроизводства, большинство используют в организации документооборота компьютеры и локальные сети и лишь незначительный процент использует полностью автоматизированные системы управления электронными документами. В чём причина сложившейся ситуации?

В идеале следствием развития электронного документооборота должны стать полностью безбумажные технологии. Однако сегодня бумажные документы всё ещё необходимы для соблюдения требований многих норм – налогового законодательства, законодательства о бухгалтерском учёте и т.п. Одно из основных назначений документа – это способность удостоверять определённые факты. До последнего времени бумажный документ с необходимыми реквизитами и степенями защиты являлся основным способом доказательства того или иного факта, т.е. представлял юридическую силу. Бумага как материальный носитель обладает недостатком в том смысле, что не позволяет бесследно стирать и записывать новую информацию, однако этот её недостаток оборачивается достоинством с точки зрения исключения подделки документа. Недаром русская поговорка гласит: что написано пером, того не вырубишь топором.

Иными словами, когда мы получаем документ, на котором стоит подпись на каждой странице и нет следов нарушения поверхности бумаги (т.е. видно, что текст не стирался и не записывался заново), мы можем быть уверены, что этот документ отправлен от лица, поставившего подпись, и что он не изменялся в процессе доставки.

В принципе современные средства шифрования позволяют обеспечить те же средства удостоверения подлинности документа, что и подпись на бумаге.

Принятый в апреле 2011 г. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» даёт организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не нуждающегося в дублировании твёрдой копией. Однако на сегодня законность ЭЦП абсолютна только для внутреннего документооборота, где она активно используется, поскольку внутренний документооборот регламентируется генеральным директором.

Таким образом, основной причиной наличия смешанного документооборота является то обстоятельство, что вопрос применения ЭЦП до сих пор не решён на государственном уровне.

Однако обмен документами в электронном виде может использоваться не во всех, а только в некоторых направлениях деятельности организации.

8.7.2. Электронный обмен неюридическими документами

В тех случаях, когда не требуется подпись, документооборот может быть полностью безбумажным. Типичный пример – газетно-журнальные издательства, многие из которых на всех этапах готовят статьи в электронном виде и отправляют материал в типографию также полностью в электронном виде (рис. 8.8).

Рис. 8.8. Безбумажный обмен неюридическими документами

Всё начинается с написания автором статьи (п. 1). Часто автор является внештатным сотрудником и связывается с сотрудниками издательства по электронной почте. Автор готовит статью (в подавляющем большинстве случаев в программе Word) и отсылает её редактору, который часто тоже работает в своём домашнем офисе, хотя и является штатным сотрудником издательства.

Редактор (п. 2), используя возможности Word по внесению правок (Track Changes), делает пометки в статье, вставляет в текст комментарии и отсылает на доработку автору. На этапе 1-2 редактор и автор согласовывают текст статьи, обмениваясь электронной почтой. После того как текст готов, редактор помещает в заголовке статьи необходимые данные, позволяющие идентифицировать эту статью:

Название журнала;

Номер журнала;

Название статьи;

Редактор;

Аннотация;

Ключевые слова.

Далее редактор отсылает выправленный текст и иллюстрации по электронной почте ответственному секретарю (п. 3). Ответственный секретарь размещает файл с текстом статьи на файловом сервере в локальной сети, так чтобы к нему могли иметь доступ различные сотрудники, которые будут обрабатывать далее документ, и готовит новый документ, в который заносит все реквизиты по данной статье и сведения об авторах.

Главный редактор (п. 4) просматривает статью и в случае утверждения передает её в дальнейшую работу на этап литредактирования (п. 5).

После литредактирования статья поступает на вёрстку (п. 6).

Художники и верстальщики переводят текст и картинки в программу вёрстки. В качестве программы вёрстки может использоваться QuarkXPress, MS Publisher или PageMaker. Затем макет отправляется на сервер типографии (п. 7). Типография может находиться за рубежом, например, многие московские издательства печатают свои материалы в Финляндии.

Одновременно статья отправляется редактору web-сайта (п. 8), который готовит версию для представления в Интернет. Здесь может использоваться программа Home Site или Macromedia Dreamweaver. Следует отметить, что web-сервер, на который отсылаются статьи, часто находится вне издательства, у некоторого провайдера хостинга (п. 9).

В том случае, если на этапе вёрстки автору не высылался окончательный вариант статьи, он может зайти на сайт и получить оттуда финальную версию. Некоторые издательства, правда, публикуют статьи свежего номера в web только после того, как будет распродан тираж.

8.7.3. Дублирующий обмен юридическими документами

В силу ограниченного внедрения механизма ЭЦП электронные документы преимущественно являются двойниками бумажных оригиналов. Чаще всего они применяются лишь для ускорения отдельных этапов традиционного делопроизводства: создания, размножения и перемещения документов.

При обмене юридическими документами достаточно распространена практика дублирующего обмена документами, когда вслед за пересылкой электронных копий курьеры передают бумажные документы.

Типична ситуация, когда две организации (часто расположенные в разных городах) обмениваются электронными письмами в процессе подготовки и согласования договора. В ряде случаев, после того как договор согласован на уровне электронной почты, стороны начинают работать над реализацией совместного проекта, а параллельно подписанный одной из сторон договор отправляется почтой или с курьером.

Внедрение безбумажного документооборота позволяет оперативно обмениваться информацией с партнёрами и клиентами, однако возросшая оперативность передачи информации требует внедрения специальных служб электронной безопасности, контролирующих утечку информации.

В передаче электронных документов могут участвовать посредники (информационные провайдеры – провайдеры услуг по передаче данных в Интернет).

Участие провайдера в системе электронного документооборота требует решения вопроса о его правах и обязанностях, ответственности за их невыполнение и т.п. Важно правильно определить необходимый уровень надёжности системы электронного документооборота. Использование определённых средств криптографии требует в настоящее время получения специальных разрешений. Таким образом, полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдёт, скорее всего, не скоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа, а также обеспечить безопасность электронных коммуникаций.

8.7.4. Документооборот на базе электронной почты

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами.

В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путём сканирования первичных бумажных оригиналов.

Как видно из рисунка 8.9, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

Рис. 8.9. Пример организации документооборота

по принципу «каждый с каждым»

Обычно при таком подходе единые автоматизированные справочники для всего предприятия отсутствуют и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растёт, подобная организация документооборота оказывается неэффективной. Становится трудно отследить маршрут конкретного документа и проконтролировать исполнение того или иного приказа. Осложняется контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае требуется переход на специализированные автоматизированные системы документооборота.

8.7.5. Системы автоматизированного документооборота

В небольшой фирме возможна организация работы на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. В небольших фирмах обычно реализована схема управления, при которой файловая система достаточно удобна для хранения документов. Например, в папке «Бухгалтерия» есть папка «финансовый отдел», в ней папка «финансовое планирование», ещё глубже – «минимизация налогообложения». Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей – каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы. Однако всё это перестаёт работать, когда масштаб предприятия растёт. В крупном предприятии появляется множество рабочих групп. При этом отдельные сотрудники могут работать в нескольких проектах. Представьте, что один проект – это автоматизация ФСБ, а другой – автоматизация торгового центра. Понятно, что требования к контролю доступа к информации должны быть разные. Здесь уже требуется специальное ПО, обеспечивающее хранилище электронных документов, которое позволяет классифицировать весь набор документов по нескольким параметрам: по иерархии, по степени секретности и т.д. Это позволяет более грамотно санкционировать доступ и быстрее находить необходимые документы.

Второй аспект – это маршрутизация документов на предприятии. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее – САДД) позволяет оптимизировать весь процесс управления, который становится более простым и логичным, улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведётся контроль исполнения управленческих решений, снижаются издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов и нормативов. Маршрутизация документов определяется в зависимости от вида документа, т.е. имеются стандартные пути движения для отдельных категорий документов. Это позволяет непосредственно после регистрации направлять документы должностным лицам организации в соответствии с их должностными обязанностями и с технологическими процедурами обработки документов разного вида.

Большинство разработчиков САДД не занимаются созданием собственных текстовых редакторов, а используют редактор из Microsoft Office. На рабочем месте разработчика документа в интерфейс Word добавляется функциональная кнопка, которая позволяет передать созданный документ в систему делопроизводства, обеспечивающую его прохождение в системе документооборота. При необходимости просмотреть документ на машине пользователя запускается Word.

Можно сказать, что автоматизированная система делопроизводства и является конвейером, обеспечивающим оптимальное продвижение элементов в системе, а программы Microsoft Office являются станками вокруг этого конвейера, с помощью которых можно подготовить документ (деталь) и поместить её на конвейер. Система делопроизводства осуществляет гарантированную доставку от одного станка к другому, контролирует, что обработано на этом станке, и отправляет далее по назначению.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их организациям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД лишь некоторые организации используют на практике электронную форму внутреннего согласования организационно-распоряди-тельных документов с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование - Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции - Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009:

• 1. Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• 2. Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• 3. Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• 4. Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• 5. Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности документооборота компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний - Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.

1. Обеспечение совместной деятельности.

Прежде всего офис -- это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, -- развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

2. Документооборот.

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании -- от канцелярии до руководства -- и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами -- контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

3. Планирование работ и управление ими.

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

5. Связь с внешним миром.

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• - средства электронной почты;
• - автоматизация службы факсимильных сообщений;
• - средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.
• 6. Защита данных.

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия - Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• - Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой -- служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• - Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• - Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами. Поэтому многие организации стремятся к автоматизации документооборота. Она позволяет обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных. Обычно договоры хранятся у юристов в электронном виде, бухгалтерские проводки по документам выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров ведется в электронной таблице, счета и акты находятся в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках. Обеспечить целостность данных и документов, их непротиворечивость и безопасность при такой «разбросанности» очень сложно. Решением проблемы может стать система автоматизации документооборота.

Электронный документооборот в организации позволяет наладить взаимодействие между сотрудниками. Он обеспечивает создание и движение документов, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение. Каждому документу в системе автоматизации присваивается набор определенных реквизитов (часто этот набор называют карточкой документа). Карточка может включать тип документа (например, бюджет), имя автора, даты формирования и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ, и многое другое. Хранение и поиск документов осуществляются также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке.

Возможности системы автоматизации документооборота

Централизованное управление документами. Независимо от размера предприятия системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, обращающихся на этом предприятии. Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности, нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляются в системе.

Поддержка жизненного цикла документов. Каждый документ, который создается и обрабатывается в компании, должен пройти несколько определенных стадий. Например, корпоративный бюджет должен быть составлен, утвержден и исполнен в определенные сроки. После этого плановые и фактические показатели этого бюджета анализируются и направляются в архив. Системы электронного документооборота позволяют жестко контролировать жизненный цикл документов с учетом требований корпоративной среды, а также отраслевых стандартов и законодательства.

Коллективная работа над документами. С помощью системы электронного документооборота можно организовать коллективную работу над документом. Причем в ней могут принимать участие специалисты, находящиеся в разных офисах и даже в разных городах.

Системы документооборота позволяют хранить множество версий одного документа. Помимо собственно изменения документов системы электронного документооборота позволяют их аннотировать, то есть вставлять примечания и комментарии к ним без изменения самого документа.

Личный опыт

Мы используем систему документооборота, созданную на основе Lotus Notes. В рамках этой системы над одним документом могут одновременно работать менеджеры, находящиеся в разных городах, причем каждый из них в режиме онлайн может видеть, что делает другой. Это значительно повышает оперативность и качество работы. В системе также сохраняются все версии документов, операции, совершенные с ними, и комментарии.

Обеспечение конфиденциальности. Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность использовать электронную подпись и зашифровывать документы. Это позволяет не только подтвердить подлинность документа и однозначно определить его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Маршрутизация документов. Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании электронной системы документ автоматически передается нужному лицу.

Маршрутизация документов бывает свободной и жесткой. При свободной маршрутизации сотрудник может направить документ любому адресату. При жесткой маршрутизации пути документов регламентированы, но в особых случаях действие правил движения документа может приостанавливаться (например, при необходимости отправки проекта документа на рецензию стороннему эксперту).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,

Порядок перемещения документов между пользователями определяется автором документа и может быть последовательным или параллельным. Содержание маршрута, то есть список рецензентов и пользователей, может быть определен регламентом системы, для чего автор документа выбирает маршрут, который заранее заносится в базу данных системы. Если маршрут не определен, автор документа выбирает рецензентов и пользователей документа из общего списка пользователей системы самостоятельно.

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

В нашей компании маршруты всех документов строго регламентированы. Регламентировано и время, которое отводится на работу с документом, - на это дается от 4 до 48 часов. Этот регламент «увязан» с системой мотивации: если сотрудник работает с документом больше положенного срока без уважительной причины, то на него накладывается взыскание. Подобная регламентация необходима в том числе для того, чтобы система не способствовала бюрократизации работы.

Илья Филиппов ,

При разработке системы маршрутизации документов мы использовали матрицу ответственности, в которой обозначено, какой сотрудник компании за что отвечает. Первоначально эти матрицы были разработаны для каждого отдела и потом сведены в одну для всей компании. Наличие этой матрицы значительно облегчило введение системы качества, так как для получения сертификата ISO 9000:2000 необходимо в том числе наличие должностных инструкций всех сотрудников. Затем на эту матрицу накладывался документооборот. В процессе анализа матрицы были устранены дублирующие функции. Например, за ввод бухгалтерских выписок раньше отвечали несколько отделов, а сейчас эта функция целиком передана бухгалтерии.

Интеграция с другими системами. Для обеспечения целостности информации, обращающейся внутри компании, системы электронного документооборота, как правило, должны и могут быть интегрированы с другими системами управления предприятием - бухгалтерскими, производственными, финансовыми, аналитическими и т. д. Благодаря возможности интеграции системы документооборота часто используют в качестве связующего звена между разными программами.

Документы из всех систем, которые логически связаны с данным документом, называются контекстом. Как правило, контекст включает содержимое электронной и бумажной переписки, аудио- и видеозаписи, факсы, протоколы заседаний, платежные документы и т. д. Контекст может присоединяться к документу вручную или автоматически.

Пример

В процессе формирования и корректировки бюджетов используется следующая дополнительная (контекстная) информация:

Маркетинговые исследования рынка (как собственные, так и полученные из внешних источников), необходимые при формировании бюджета продаж;

Договоры с контрагентами (поставщиками и покупателями), которые используются при формировании планов и бюджетов продаж, закупок, движения дебиторской и кредиторской задолженностей;

Нормативно-справочная документация, необходимая при формировании планов производства и бюджетов нормативных материальных затрат;

Дополнительные документы (пояснительные записки), в которых отражаются предположения или ограничения (например, валютные курсы, темп инфляции, процентные ставки по кредитам и другая информация), использующиеся при составлении планов и бюджетов;

Протоколы совещаний по обсуждению различных версий бюджетов, рабочие замечания и комментарии участников бюджетного процесса.

Как правило, подобные документы пересылаются между сотрудниками по электронной почте, хранятся отдельно от файлов с бюджетными данными и как бы «выпадают» из контекста бюджетного процесса.

Пользователь, работающий с бюджетом, при необходимости может открыть и просмотреть любой из вышеперечисленных документов непосредственно в системе.

Управление доступом. Существует несколько вариантов разграничения полномочий сотрудников компании и контроля доступа к документам. Сотрудник может иметь права на полный контроль документа, создание новых версий документа, но не редактирование, аннотирование документа, просмотр и т. д.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Мы используем практически все возможности персонализации доступа, которые имеются в программе «1С:Предприятие». Это чтение, удаление, пометка на удаление и ее снятие, корректировка и ввод нового документа, просмотр подчиненных документов и т. п. В зависимости от должности сотрудники имеют разные права. Так, менеджеры по продажам вправе вводить новые документы, делать пометки на удаление и корректировки, но не могут удалять счета.

О том, как получить максимальный эффект от системы автоматизации документооборота в организации, читайте в статье (№ 4, 2014) .

Системы автоматизации документооборота на российском рынке

Одним из наиболее популярных программных решений, используемых в качестве системы документооборота в компаниях, является «связка» программ Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server. Офисное приложение MS Outlook установлено почти на каждом компьютере, а MS Exchange Server наиболее часто применяется в качестве сервера электронной почты. Несмотря на то что многие привыкли использовать Outlook и Exchange лишь в качестве электронной платформы для работы с электронной почтой, эти программы после определенных централизованных настроек вполне могут служить для большинства компаний достаточно функциональным средством автоматизации документооборота.

Сейчас на российском рынке представлено более десятка систем электронного документооборота западных и отечественных производителей. У компании Microsoft помимо упомянутых Exchange и Outlook есть и другие специализированные продукты, на базе которых могут быть построены решения для автоматизации документооборота, к примеру SharePoint Portal Server и Content Management Server. Также хорошо известны системы для среднего бизнеса Docs Fusion и Docs Open (ранее продавалась под маркой PC Docs) компании Hummingbird. Наиболее мощная из всех систем документооборота - Documentum - рассчитана на использование в крупных корпорациях. Некоторые компании автоматизируют документооборот, используя программный пакет Lotus Notes, но этот продукт в значительной мере является «конструктором для программистов», и создание на его основе полнофункциональной системы документооборота требует значительных усилий.

Среди российских программ наиболее популярны Lan Docs (компания «Ланит»), Optima Workflow («Оптима»), «БОСС-Референт» («АйТи»).

Личный опыт

Екатерина Азимина, ,
директор по финансам и экономике ОАО «Пивоваренная компания «Балтика» (г. Санкт-Петербург)

В нашей компании используются две системы документооборота. С помощью «БОСС-Референт» автоматизированы основные потоки документов компании: нормативно-распорядительные (приказы, распоряжения), контроль исполнительской дисциплины (поручения), внутренняя служебная переписка, требующая регистрации и контроля сроков ознакомления, согласование договоров с поставщиками внутри компании. При помощи собственной разработки на основе Lotus Notes автоматизировано большинство бизнес-процессов и функций: составление и согласование различного рода заявок (на пропуска, оборудование и т. д.), общекорпоративные справочники (телефоны, адреса) и специализированные внутренние информационные сайты.

Модули документооборота есть и у большинства крупных ERP-систем, таких как SAP R/3 или Oracle Applications. Как правило, их применяют компании - пользователи этих систем. Многие российские фирмы разрабатывают системы документооборота самостоятельно, например на базе существующей в компании учетной системы.

Личный опыт

Илья Филиппов ,
генеральный директор компании «1С:Автоматизация» (г. Москва)

Внедрять специальную систему документооборота, мне кажется, стоит компаниям, в которых с документами постоянно работают более ста человек. Мы, например, автоматизировали документооборот на основе учетной системы «1С:Предприятие». В ней ведется управленческий и бухгалтерский учет, производятся сбор и введение данных, расчет зарплаты, учет записей и протоколов по системе качества ISO 9000:2000 и т. д.

Отличия российских систем автоматизации документооборота от западных

Основные отличия западных систем от российских заключены в возможности масштабирования. Например, если западные системы могут работать на базе большей части существующих операционных систем (Windows, промышленные варианты Unix), то российские системы созданы для одной из них - обычно Windows. Западные системы могут быть настроены на использование любой СУБД, российские же зачастую работают только с одной - как правило, Oracle или MS SQL Server. Подобные ограничения российских систем сильно затрудняют построение интегрированных кросс-платформенных решений.

Что касается функциональности, то основное отличие заключается в том, что в западных системах под единым брендом позиционируются несколько программ для различных целей. Например, в Documentum есть отдельные продукты, использующиеся для автоматизации делопроизводства, поддержки проектно-конструкторского документооборота, интеграции с ERP-системами и т. д. Большинство российских систем решают только одну задачу. Например, Lan-Docs предназначена главным образом для автоматизации делопроизводства. А в Optima Workflow акцент сделан на движении документов. Продукты, основанные на Lotus Notes (например, «БОСС-Референт»), ориентированы на коллективную работу с информацией.

Принципиальная разница заключается и в подходе к автоматизации документооборота. Западные системы направлены на автоматизацию и поддержку сквозных бизнес-процессов компании, в то время как большинство российских программ автоматизируют отдельные функции.

Стоимость западных систем в среднем составляет 400-1000 долларов США за одно рабочее место без учета затрат на внедрение, оборудование и дополнительные программы (еще 100-500 долларов США за одно рабочее место), которые необходимы для обеспечения электронного документооборота. Само внедрение обойдется в 50-60% от стоимости лицензий (эта пропорция соблюдается для масштаба внедрения от 100 и более рабочих мест), но в отдельных случаях может обойтись и гораздо дороже. Одним из наиболее сложных, а значит, и затратных является проект автоматизации финансового документооборота. Для таких проектов затраты на внедрение в 2-3 раза выше стоимости лицензий.

Что касается отечественных программ, то их стоимость колеблется от 200 до 600 долларов США за одно рабочее место плюс стоимость дополнительных программ и оборудования (те же 100-500 долларов США на рабочее место). Сравнительная стоимость внедрения рассчитывается так же, как и в западных системах.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,

В нашей компании документооборот автоматизирован с помощью самостоятельно разработанной программы. В частности автоматизированы процесс согласования и утверждения бюджетов затрат, процесс согласования заявок на перемещение средств между бюджетами и заявок на сверхплановые расходы (оперативное управление бюджетом). Автоматизированы процедуры согласования заявок, связанных с управлением персоналом (заявки на изменение штатного расписания, заработной платы, подбор персонала, должностные инструкции и др.), процедуры согласования документов системы качества, заявок на отгрузку, транспортные услуги и т. п. Внедрение различных модулей документооборота заняло от одного до трех месяцев. Стоимость разработки всей системы в целом можно оценить в 100 тыс. долларов США.

Особенности внедрения системы электронного документооборота в организации

Приоритетным направлением автоматизации чаще всего являются процессы, связанные с согласованием документов, например процесс составления и реализации бюджетов. Но во многих компаниях автоматизация документооборота начинается с делопроизводства, то есть с регистрации входящих и исходящих документов.

Личный опыт

Финансовый директор одной из крупных транспортных компаний

Я считаю, что начинать автоматизацию документооборота следует с разработки системы контроля доступа сотрудников к информации компании, а также с контроля рабочего времени. Затем автоматизируется делопроизводство. Вся важная входящая документация должна сканироваться и продолжать свое движение по организации в электронном виде. Бумажная версия при этом направляется в архив или же к сотруднику, у которого она должна находиться. На следующем этапе необходимо автоматизировать процесс перемещения документов внутри компании. И уже потом к этому «каркасу» крепятся остальные электронные системы: платежей, заработной платы, тендеров, бухгалтерского учета и т. д.

Создание корпоративного хранилища. Внедрение системы автоматизации управления документами всегда предполагает создание корпоративного хранилища документов. Логическая структура этого хранилища, иерархия хранения документов, разработка и реализация политики безопасности в рамках хранилища требуют особой тщательности и должны быть созданы на начальном этапе проекта внедрения.

При этом необходимо учесть, что функция хранения документов может быть развернута в самом начале проекта. Поэтому уже на первом этапе внедрения все документы можно переместить из существующих мест хранения (как правило, локальных дисков или сети) в единое корпоративное хранилище. Это даст возможность пользователям ознакомиться с базовыми функциями системы и постепенно ее освоить. Повысить скорость адаптации сотрудников к внедряемой системе позволяют также сервисные функции, такие как оповещение об изменении документа, появлении нового и т. п.

Определение порядка доступа к информации. Система электронного документооборота позволяет создать единое информационное поле, в котором могут работать все сотрудники компании. Поэтому особое внимание необходимо уделить описанию процедур доступа к информации. При этом нужно найти разумный компромисс между требованиями безопасности и полнотой информации, которой должен обладать каждый сотрудник.

Необходимость фиксации результатов. В ходе внедрения системы электронного документооборота повышенное внимание необходимо уделить описанию и внедрению процедуры фиксации результатов коллективной работы. Так, любое совещание должно сопровождаться ведением протокола, который впоследствии вносится в систему. Необходимо также фиксировать итоги телефонных переговоров и предусмотреть механизм отбора контекстных данных (электронных сообщений, сканированных копий, презентаций и т. д.) по тематике и присоединения их к соответствующим документам. Так, многие компании вводят жесткие правила оформления сообщений электронной почты для удобства их последующей группировки.

С одной стороны, сначала сотрудникам компании сложно привыкнуть к новой системе, к тому, что все их действия регламентированы. С другой стороны, система документооборота позволяет персоналу экономить время на выполнение своих обязанностей, а значит, работать эффективнее.

Личный опыт

Наталья Яхнова ,
финансовый директор компании «Инмарко» (г. Новосибирск)

Главное преимущество использования системы документооборота заключается в том, что она позволяет координировать деятельность компании, сделать ее прозрачной. Не нужно тратить время на хождение по кабинетам с бумагами, поскольку уведомление о поступившей заявке приходит по электронной почте. С помощью системы легко отслеживать, на какой стадии находится тот или иной документ, поэтому время реакции на заявки становится существенно меньше. Кроме того, система позволяет оценивать эффективность работы сотрудников: с ее помощью можно строить отчеты по показателям обработанных и необработанных заданий, анализировать время, которое тратится на их выполнение, и увязывать результаты работы сотрудников с системой мотивации.

Автоматизация документооборота (делопроизводства) и автоматизация бизнес-процессов всё чаще и чаще встают на повестку дня в различных российских предприятиях. Бесспорно, каждому современному предприятию необходимо надежный и качественный механизм передачи корпоративных документов и задач сотрудникам предприятия.

Система автоматизации документооборота на базе платформы 1С позволяет вести эффективное управление корпоративным документооборотом. Система документооборота станет эффективным электронным инструментом для всех офисных сотрудников, от секретарей до управляющих директоров.

Система документооборота позволит повысить скорость принятия решений и общую эффективность предприятия. Всё это будет являться серьезным конкурентным преимуществом.

Автоматизация и электронный документооборот – это движение различных документов от авторов до исполнителей, такое движение позволяет быстро и точно донести информацию заинтересованным лицам. Чем больше компания, тем больше документов (приказов, договоров, распоряжений и прочее) приходит на рассмотрение и тем сложнее организовать работу групп сотрудников, да и всего предприятия в целом с новой информацией.

Система автоматизации документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» позволяет решать следующие задачи:

• Автоматизировать документооборот, в том числе контроль и рассмотрения документов
• Повысить контроль за исполнением поручений и подготовкой сотрудниками документов
• Организовать управление корпоративными бизнес-процессами предприятия
• Вести электронный архив документов

Интерфейс программы достаточно простой, но в тоже время функциональный. Взаимодействие с пользователем системы документооборота простое и понятное всем сотрудника предприятия. Все нужные инструменты для эффективной автоматизации документооборота присутствуют в продукте СЭД «Корпоративный документооборот».

Если использовать типовой функционал продукта, то процесс автоматизации может быть кратким, на ознакомление с функциями программы у сотрудников обычно занимает 1 – 2 дня. Что бы начать эффективную работу этого обычно достаточно.

Особенно хороший эффект внедрения достигается на предприятиях, где уже применяются системы на базе платформы «1С:Предприятие». Так как интерфейс системы документооборота очень похож на уже знакомые интерфейсы других системы на базе 1С. Пользователи работают с привычными элементами – справочниками, документами, отчетам и обработками. При основании системы им не приходится изучать принципиально новые интерфейсы, они используют уже имеющийся у них опыт работы с программами 1С.

В случае если предприятию требуется какая-либо индивидуальная настройка или разработка нового функционала, то наши специалисты всегда готовы выполнить все необходимые работы. Кроме того, мы стараемся выполнять такие работы так, что бы следующие обновления типовой системы были максимально упрощены.

Для получения качественного результата в работе с системой необходимо обеспечить простоту поддержки системы. Сотрудникам, поддерживающим систему, СЭД «Корпоративный документооборот» предоставляет простые и понятные интерфейсы. Система позволяет быстро выполнить её настройку и спроектировать бизнес-процессы. Администрирование СЭД «Корпоративный документооборот» ни чем не отличается от администрирования других продуктов на базе.

Проектировщикам бизнес-процессов предоставляются простые и понятные элементы системы. Проектирование бизнес-процессов для автоматизации документооборота осуществляется с помощью уже знакомых по другим программам на базе платформы 1С элементов – различных справочников и документов системы. Система имеет средства позволяющие быстро спроектировать бизнес-процессы для контроля различных задач исполнителей, выдачи поручений и организации маршрутов прохождения документов. В системе документооборота существуют простые способы настройки автоматической архивации документов.

Эффективность автоматизации документооборота и бизнес-процессов заключается в том, что для разработки видов (карточек) документов, а также маршрутов бизнес-процессов не требуется каких-либо специальных знаний или умений, не требуется знать языки программирования, достаточно универсальных знаний по работе с компьютером на уровне продвинутого пользователя.

Система документооборота СЭД «Корпоративный документооборот» разработана как универсальная система автоматизации и проектированя бизнес-процессов с простыми и функциональными инструментами.

В программе СЭД «Корпоративный документооборот» поддерживается работа с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Технология электронно-цифровых подписей на сегодня это очень важная и значимая технология. Во многих современных компаниях использование ЭЦП при работе с документами является обязательным и документооборот без цифровых подписей не используется в принципе.

Электронная цифровая подпись позволяет со 100% точностью удостоверить авторство подписи сотрудника на документе, а также гарантировать, что документ не был изменен с момента его подписания.
Таким образом, с помощью системы электронного документооборота «Корпоративный документооборот» вы не только можете повысить эффективность работы предприятия с документами, но и повысить доверие и достоверность передаваемой информации, а значит снизить ошибки и затраты на дополнительную проверку и исправление документов.

Сценарии использования системы документооборота

Ниже мы приводим 2 небольших сценария работы автоматизированного документооборота в компаниях.

Сценарий 1: Сотруднику необходимо как можно быстрее согласовать какой-либо документ предприятия. Можно пойти старым путем – разослать его копии по электронной почте всем адресатам или пойти к секретарю и попросить распечатать его с листом согласования. В реальности это займет уйму времени, но самое главное, ни кто не сможет гарантироват,ь что документ будет прочитан, он может попасть в спам, быть случайно удаленным или просто затеряться среди кучи других документов, кроме того адресат может отсутствовать на месте в нужный момент.

С помощью системы электронного документооборота, например СЭД «Корпоративный документооборот» на предприятии создается общее информационное пространство, этом потоки информации не могут быть случайно прерваны или остановлены. Если документ отправлен на ознакомление через автоматизированную систему документооборота, то можно быть уверенным что он проделает именно такой путь, какой был заложен при его проектировании. В случае, если нужный сотрудник отсутствует (находится на больничном, в командировке и т.д.), то, в зависимости от настроек системы, документ попадет к его заместителю или другому линейному сотруднику. Бизнес-процессы предприятия в случае их автоматизации не подвергаются случайностям, а работают четко и надежно.

Сценарий 2: Новый сотрудник не знает, как начать процесс подготовки к встрече с клиентом. В обычном случае он будет просить его коллег помочь и рассказать ему все подробности, отвлекая их от выполнения их задач, а в некоторых случаях давая повод отложить свои задачи под предлогом помощи новичку. Такая организация работы может привести к тому, что невыполненные задачи будут накапливаться как снежный ком, вовлекая в себя всё новых и новых сотрудников.

В случае использования автоматизированной системы документооборота и бизнес-процессов сотруднику достаточно инициировать новый бизнес-процесс, предварительно спроектированный и утвержденный на предприятии. Например, он запускает процесс подготовки к совещанию. СЭД «Корпоративный документооборот» в таком случае начинает выдавать нужные задания нужным сотрудникам, при этом бизнес-процесс может формировать задачи и для самого инициатора его запуска.

В таком случае сотрудник ни когда не забудет выполнить какую-либо важную задачу, например, процесс напомнит ему в нужный момент о необходимости забронировать комнату для переговоров. Такая организация работы ведет к повышению эффективности работы не только одного сотрудника, но и всего предприятия в целом. Что, конечно, положительно сказывается на росте прибыли и приводит к быстрой окупаемости инвестиций в автоматизированную систему документооборота.

В некоторых случаях одна дополнительная успешная сделка, которую качественно и в срок выполнили ваши сотрудники благодаря системе документооборота, многократно окупит все вложения автоматизацию документооборота вашего предприятия.