Акт о недостаче товара при инвентаризации. Образец претензии по недопоставке товара

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Место приемки товара;
• Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
• Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
• Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
• Способ доставки и дата отправления товара;
• Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

• Наименование товара;
• Номер места;
• Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
• Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
• Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
• Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
• Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Прием товара – ответственная процедура, требующая полного внимания от производящих ее сотрудников. Необходимо не только принять, распределить и зарегистрировать поставку, но и проконтролировать качество доставленной продукции.

В случае несоответствия, порчи во время транспортировки или погрузки-выгрузки, поврежденный, бракованный или утерянный товар нужно также официально зарегистрировать. В большинстве случаев именно для этого составляется акт о недостаче товара.

Что собой представляет данный документ

Подобный акт – это официальный документ, в котором зафиксировано в четкой форме с цифрами, количеством и описанием несоответствие фактического наличия товара с заявленным в приходных накладных .

Он выполняет две основные функции:

• статистическую – показывает уровень организации производства, работу администрации и других сотрудников. Ведь если на предприятии установлены строгие порядки, и все процессы контролируются, недостачи минимальные;
• отражает сумму, на которую компания понесла убытки и которая должна быть компенсирована для поддержания баланса доходов и расходов предприятия.

Эта бумага необходима при составлении годовой отчетности и во многих других случаях.

О том, как оформляется поступление товара в программе 1С, смотрите на следующем видео:

Когда он используется

Акт о недостаче товара составляется не только при приеме или отправке товара. Он обязателен и при инвентаризации на производстве. Есть допустимые нормы, которые относятся к естественным расходам производства. Если они не превышены, недостающий товар списывается. Если превышены – вина возлагается на тех, кто несет ответственность за учет и сохранность продукции или же виноват в утере, порче и т. д. В этом случае убытки возмещает он.

Товар может пострадать вследствие стихийных бедствий и непредвиденных обстоятельств – пожаров, ограблений, наводнений и пр. В этом случае также необходимо составить бумагу.

После заверения директором предприятия документ можно передать в страховую компанию для возмещения убытков.

Если же недостаток обнаружен при получении продукции от поставщика, акт передается ему с целью получить разъяснения и компенсацию. В любом случае, документ должен быть составлен и заполнен аккуратно, грамотно и правильно, в соответствии с действующим законодательством Трудового Кодекса РФ. От этого зависит успех дела о возмещении убытков, особенно, если оно будет рассматриваться в судебном порядке.

Что в него нужно включить

В документе обязательно должны быть такие графы:

• место и дата составления акта;
• список участников комиссии, проверяющей товар;
• информация о грузоотправителе и грузополучателе;
• если товар доставлялся контейнером, информация о состоянии транспортного средства, наличие и состояние пломб;
• если он хранился на складе – условия хранения;
• описание и количество недостающего товара;
• его стоимость, в том числе и НДС;
• указание, на кого возлагается вина по недостаче полученного или инвентаризированного товара.

Он обязательно должен быть заверен подписями всех лиц, принимавших участие в проверке наличия товара и составлении документа. Их должно быть не менее трех . Для индивидуального предпринимателя достаточно одной подписи.

После того, как акт составлен по всем правилам, его передают в бухгалтерию предприятия. Если таковая отсутствует – лицу, исполняющему обязанности главного бухгалтера. Он проводит сверку, заверяет документ и дальше направляет его на подпись непосредственно к генеральному директору. На бумаге должна стоять круглая печать.

Если директор хочет взыскать убытки с ответчиков, заявление об этом должно быть составлено и подано не позднее чем через месяц после официального заверения данного акта.

Во время приема товара необходима бдительность принимающей стороны, так как нередко товар в процессе транспортировки может иметь повреждения, брак, неполную комплектацию и сама продукция может оказаться не в полном количестве.

Для правильного оформления такой некачественной поставки существует соответствующая документация, которую следует использовать.

Его назначение:

• Отражение статистики – по данному отчету доступно определить уровень организованности работы менеджеров, административного состава, так как при качественном выполнении ими обязанностей потери минимальные;
• Отражение убытков – понесенных компанией в результате получения некачественного товара, которые подлежат к возмещению виновником.

В результате бумага имеет огромное значение при подведении результатов бухгалтерского баланса и в формировании отчетных документов за прошедший период.

Его особенность это универсальность назначения, так как применение документа доступно не только при получении товара, но и в процессе инвентаризации, после происшествия непредвиденных или чрезвычайных ситуаций.

Как оформляются недостача и излишки товара в бухгалтерии – смотрите тут:

Кем составляется и подписывается акт

Акт составляется в ходе осуществление мероприятия по приему товара или его ревизии. При этом он должен содержать подписи всех лиц, участвующих в данном процессе и быть заверен руководителем организации.

Если приемку осуществляет ИП для этого достаточно подписи только одного человека, на предприятии приемка должна выполняться по всем правилам, что подразумевает участие в данном процессе не менее 3-х человек.

Понятие, особенности и причины недостачи

На предприятии нередко происходят недостачи и потери материальных ценностей, под которыми подразумеваются основные средства, товары, материалы.

Недостачи могут происходить в результате целого ряда оплошностей и ошибок:

• Растраты материалов;
• Ненадлежащее использование;
• Злоупотребление своими полномочиями материально ответственных лиц;
• Хищение;
• Допущение ошибок в процессе разгрузки;
• Естественная убыль;
• Пересортица, которая ведет к излишку одних материалов и недостаче других.

Выявление такого недочета может произойти в результате:

• Инвентаризации;
• Перемещения, хранения или заготовки товара;
• В ходе продажи.
• Важно: одной из важнейших задач бухгалтера в ведении учетной политики – является контроль эффективного применения материала и качественного его использования.

Реквизиты и структура акта о недостаче

Несмотря на допустимые варианты формирования документа в ходе его составления необходимо придерживаться следующей структуры:

• Место и дата формирования;
• Наименование организации, принимающей товар и отгрузившей, если в сделке участвовала третья компания – перевозчик, необходимо указать и ее реквизиты;
• Состав комиссии, совершающей приемку товара;
• После слова «Акт» необходимо описать вариант перемещения товара – состояние контейнера, наличие пломб и прочих деталей;
• Если товар перед приемкой хранился на складе или при выполнении ревизии, следует описать условия хранения продукции;
• Выполнить подробное описание недостающего товара и указать на его конкретное количество;
• Указать на стоимость недостачи с определением НДС;
• В подведении итогов определить виновное лицо.

Правила составления

Если недостача была выявлена в ходе сопутствующих мероприятий, к примеру, при сортировке товара, об этом необходимо известить руководство предприятия служебной или докладной запиской.

После чего руководитель издает указ о проведении приема товара или инвентаризации.

После определения состава комиссии необходимо известить поставщика, если недостача является фактом поставки продукции.

В ходе процесса инвентаризации нужно выполнить осмотр, пересчет и прием товара. Все полученные данные доступно формировать на отдельном листе бумаге.

После чего перенести основные сведения в акт:

• Ожидаемый объем продукции, если это инвентаризация необходимо указать количество продукции по каждой позиции, находящейся на складе. вы узнаете, что такое акт проведения инвентаризации и по каким правилам его оформляют;
• Количество недостачи или с признаками ущерба и брака. Как составить при приемке – читайте в статье по ссылке;
• Стоимость каждой единицы товара и общая стоимость партии;
• Стоимость нанесенного урона;
• Если акт составлялся в результате приема продукции его необходимо формировать в количестве соответствующего количеству участников процесса, чтобы по одному экземпляру досталось перевозчику, поставщику и принимающей стороне.

Важно: при получении одновременно нескольких партий и выявления в них недостач или от нескольких поставщиков, следует составлять акт по каждой партии или случаю отдельно.

Подписать после подробного изучения обязаны все члены комиссии. Не лишним будет подкрепление к документу доказательствами.

Какие могут быть ошибки

Документ может быть признан ничтожным, к примеру, в ходе судебных разбирательств:

• Если на нем нет подписи всех сторон сделки;
• Нет согласия ответственного за недостачу лица с результатами ревизии;
• Если в нем допустимы исправления и несоответствия цифр;
• Бумага должна заверяться руководителем производства.

Действия после составления документа

После составления документа необходимо, экземпляры предназначенные для контрагентов, передать им при этом сопровождать акт следует претенциозным письмом для виновника недостачи, в данном случае необходимо соблюсти сроки, отведенные для таких действий иначе поставщик имеет право на отказ в исполнении претензии.

Экземпляр оставшийся на предприятии передается в бухгалтерию или лицу, ответственному за ведение бухгалтерии для внесения в учет предприятия соответствующих данных и фиксирования убывшего или списанного товара.

Сличительная проверка, которая является частью учетной работы, проводимой каждым хозяйствующим субъектом, должна быть подробно и аккуратно задокументирована. Если в процессе проверки зафиксированы расхождения реального количества учитываемых объектов с их количеством в учете, проверяющие составляют акт о недостаче товара при инвентаризации.

Скачать образец заполнения акта инвентаризации товарно-материальных ценностей

Какую форму акта о недостаче выбрать

Специальной формы акта, оформляющего недостачу товара при сличительной проверке, нет. Поэтому хозяйствующие субъекты самостоятельно разрабатывают ее, ориентируясь на собственные потребности. Разработанный образец акта закрепляется в учетной политике.

Удобной формой акта оформления недостачи товара при инвентаризации является документ, соединяющий в себе сведения из двух унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 :

• описи ИНВ-3;
• сличительной ведомости ИНВ-19.

Соединение этих двух документов в один позволит выполнить все требования к оформлению документов, содержащиеся в ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 .

Составленному документу присваивается название «Акт инвентаризации товаров».

Как заполнить акт инвентаризации товаров

В акте инвентаризации товаров указываются реквизиты хозяйствующего субъекта, проводящего сличительную проверку, а также все реквизиты самого мониторинга: что послужило основанием проверки, дата начала проверки, состав комиссии и согласие инспектируемых лиц.

В табличной части акта инвентаризации товаров указываются наименование товаров, их учетное и фактическое количество, цена и стоимость. В случае несовпадения этих данных разница включается в соответствующую графу акта. При недостаче товара при инвентаризации заполняются количественные и суммовые показатели графы «недостачи».

В обязательном порядке суммируются итоги.

Правильность зафиксированных в акте данных подтверждается подписями всех членов комиссии и инспектируемых лиц. После этого фактически наличествующие товары принимаются под ответственность инспектируемым либо иным лицом, а сам акт передается для принятия решения руководителю.