1 с больничный время отпуска. Оформление в «1С» отпуска в связи с болезнью. Перенос части отпуска из-за болезни

При продлении отпуска, во время которого был больничный важно не забывать тот факт, что это можно сделать только если на больничном был непосредственно сотрудник!

Для начала создадим документ, в котором сможем зафиксировать начисления отпускных. Пусть, к примеру, наш сотрудник берет отпуск на 10 дней в какой-то период. Переходим на вкладку Кадры и выбираем пункт Отпуска . В открывшемся окне нажимаем Создать . Заполняем форму документа: месяц, организация, сотрудник, дата. Затем указываем период отпуска.

После внесенных данных документ автоматически рассчитывает необходимые суммы. Так, в поле Начислено видим сумму 22184,30. Представим, что наш работник на второй день отпуска заболевает и хочет взять больничный на 5 дней (до 6 марта). После окончания отпуска он со своим больничным заключением хочет продлить отпуск на количество дней равных по болезни.

В этом случае, у того, кто будет рассчитывать зарплату этому сотруднику есть два варианта начисления:

1. Больничный учитывается следующим месяцем .

Создаем новый документ на вкладке Кадры – Все кадровые документы - Больничный лист (за апрель 2015 г.)

Заполняем необходимые поля. Видим, что программа самостоятельно сделала перерасчет за последний период. После этого в табличной части документа на вкладке Пересчет прошлого месяца можем просмотреть детальную информацию.

Наши действия привели к тому, что программа ново созданным больничным отстрочила отпуск. Но все равно автоматически отпуск не продлится.

Рассмотрим вариант, где сотрудник все-таки хочет продлить отпуск. Переходим в документ под названием «Отпуск» , который мы создали ранее. После закрытия периода корректировка документа происходит следующим образом: для проведения данной операции внизу окна есть специальная гиперссылка с сообщением:

Нажимаем Исправить , и видим новый документ с теми же данными только другим месяцем. Увеличиваем количество дней на 5 по болезни и наблюдаем за автоматическим пересчетом.

Доступ к просмотру предыдущего документа находится по гиперссылке в правом нижнем углу.

2. Учет больничного тем же периодом, что и отпуск .

В этом случае нужно создать документ Больничный лист (за март) . Программа самостоятельно пересчитает и начислит больничные не затронув отпускные.

Данная операция не совсем корректна, поэтому сделаем пересчет документа Отражение зарплаты в бух.учете .

Сотрудник благополучно ушел в очередной отпуск, а по окончании отпуска вместо выхода на работу сообщил о внезапно наступившей болезни и как следствие просит продлить отпуск на период временной нетрудоспособности.

Знакомо? Думаю что "ДА", ответит почти каждый бухгалтер. Особенно летом. Много отпусков и много соблазнов: от мороженки с банальной простудой, до всевозможных летних развлечений, грозящих ушибами и переломами.
Вот и моих любимых клиентов в этом году не миновала чаша сия (я имею ввиду исправление отпуска, конечно), поэтому я решила написать небольшую статью по поводу такой ситуации, которая регулярно возникает в организациях.
Пример будем рассматривать в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1. Для редакции 2.5 исправление в программе делается аналогично.
Итак, сотрудник Остапенко Е.Д. в середине июля благополучно ушел в отпуск. В программе документ Отпуск рассчитан и выплачен.

По окончании отпуска сотрудник не вышел на работу 31.07.2017 в связи с болезнью. Этот факт в программе необходимо зафиксировать с помощью документа Прогул, неявка . Для создания этого документа переходим в раздел Кадры , открываем список всех отсутствий сотрудников:

И создаем новый документ с видом операции Прогул , неявка :

В этом документе отмечаем даты отсутствия сотрудника на работе. Обращаю внимание, что этот документ обязателен в том случае, если сотрудник еще не предоставил больничный лист и нам необходимо правильно рассчитать зарплату за июль. Если листок нетрудоспособности сотрудник принес, то отмечать отсутствие сотрудника на рабочем месте специальным документом необязательно. Достаточно сразу рассчитать больничный лист.

Зарплата за июль по организации рассчитана и выплачена. Т.е. период закрыт. Сотрудник приносит листок нетрудоспособности, который мы оформляем в программе:

При расчете больничного листа программа автоматически сторнирует начисление отпуска за пересекающийся с больничным период. Есть у меня очень любознательные клиенты, которые хотят понимать каждую цифру, полученную в программе и это правильно. Так вот, обычно они спрашивают "Откуда программа взяла вот такой НДФЛ?". Т.е. бухгалтер смотрит, что начислен больничный в сумме 10762,80. И с этой суммы НДФЛ должен быть
10762,80 × 0,13 = 1399
Откуда же взялась сумма 268 руб? Все очень просто. Ведь при расчете больничного листа была сторнирована сумма отпускных с 26.07.2017 по 30.07.2017 а это ни много ни мало -8704,40. Так вот 268 руб. это НДФЛ с разницы между больничным и сторнированными отпускными
(10762,80 - 8704,40)×0,13 = 268
Кстати, на закладке Пересчет прошлого периода вы можете проанализировать сторнирование. А при нажатии кнопки Показать подробный расчет информация будет еще больше детализирована:

Да, а что же нам делать с отпуском, который сотрудник просит продлить. Период закрыт и править июльский документ мы не можем.
В этом случае в программах 1С:ЗУП предусмотрен очень удобный механизм. Открываем первоначальный документ Отпуск и внизу документа видим гиперссылку Исправить :

У нас открылся новый документ, который будет являться исправлением предыдущего. Вот тут самое главное правильно указать новую дату окончания отпуска. Обратите внимание: начало отпуска менять не надо! А что же с окончанием? Сотрудник болел с 26.07.2017 по 06.08.2017 при этом отпуск был уменьшен на 5 дней (с 26.07.2017 по 30.07.2017). Тогда новой датой окончания отпуска будет 11.08.2017. Т.е. после окончания больничного продлеваем отпуск на 5 дней:

При этом обратите внимание: сумма начисленных отпускных НЕ ИЗМЕНИЛАСЬ по сравнению с предыдущим документом. И это правильно. Ведь сотрудник полностью получил отпускные в июле. И эта же сумма осталась в новом документе. Ничего доплачивать ему не надо. Просто он выйдет на работу на 5 дней позже, после окончания периода больничного.
Ну а что же НДФЛ в сумме 1131? Так это как раз та самая разница с больничным, что мы рассматривали раньше. Вместо 1399 руб. при расчете листка нетрудоспособности программа исчислила 268 руб. Недостающие 1131 руб. исчислены сейчас.
Вот и все. Возможно, вам покажется это немного сложноватым. Однако это только на первый взгляд. Проверив все сами, вы убедитесь, что программа нигде вас не обманывает. И главный критерий – суммы отпускных не меняются, средний заработок не меняется. Потому что за основу берется первоначальный расчет отпуска.
Надеюсь, моя статья была для вас полезной. Желаю вам не болеющих сотрудников, ну а если все же такая ситуация приключилась пусть программы 1С будут для вас надежным помощником в работе.
С вами была Виктория Буданова. Оставляйте свои отзывы, пишите, задавайте вопросы. Тем самым вы поможете нам искать актуальные темы для новых статей.

Вопрос:

Сотрудник в отпуске. В 1С ЗУП 3.1 проведен документ Отпуск . Сотрудник приносит больничный после отпуска, который приходится на несколько дней отпуска. При вводе больничного начисления по отпуску корректируются, а период нахождения в отпуске в личной карточке Т-2 сотрудника не меняется.
Как внести изменения в карточку сотрудника Т-2, чтобы реально использованный им отпуск (с учетом корректировки в больничном) отражался правильно?

Ответ:

✅

✅

✅

В 1С ЗУП 3.1 существует несколько вариантов регистрации больничного во время отпуска. Рассмотрим тот вариант, который позволит формировать корректные сведения в отчете Личная карточка Т-2.

Сотруднику в ФЕВРАЛЕ введен отпуск на 14 дней на период с 12.02.2018 по 26.02.2018.

Этот период и отразился в отчете Личная карточка Т-2.

Сотрудник в отпуске заболел и после возвращения из отпуска в МАРТЕ предоставил больничный за период с 19.02.2018 по 05.03.2018 (т.е. отпуск был перекрыт больничным на 7 дней).

В документе Больничный лист произошло сторнирование отпускных, приходящихся на больничный.

Однако в отчете Личная карточка Т-2 этот перерасчет отпуска в больничном листе никак не повлиял на данные. Отпуск так и остался 14 дней за период с 12.02 по 26.02.

Если нам требуется, чтобы период скорректировался, то необходимо ввести на основании исходного документа Отпуск докмуент-исправления с периодом 12.02.2018 — 18.02.2018.

В этом документе реально не произойдет никакого уменьшения начисленной суммы (сколько сторнируется, столько и начислится), поскольку перерасчет произошел уже в документе Больничный лист.

Однако этот документ скорректирует сведения для Т-2.

Ещё хотелось бы сказать несколько слов по поводу продления отпуска в связи с «наложением» больничного. Если отпуск продлевается сразу, т.е. сразу после больничного, то можно отразить это двумя способами:

✅ Семинар «Лайфхаки по 1C ЗУП 3.1»
Разбор 15-ти лайфхаков по учету в 1с зуп 3.1:

✅ ЧЕК-ЛИСТ по проверке расчета зарплаты в 1С ЗУП 3.1
ВИДЕО - ежемесячная самостоятельная проверка учета:

✅ Начисление зарплаты в 1С ЗУП 3.1
Пошаговая инструкция для начинающих:

1. Ввести отдельный документ Отпуск месяцем МАРТ, в котором указать период продления (в рассматриваемом случае это 7 дней с 06.03.2018 по 13.03.2018 — с учетом праздника). В этом случае в Т-2 это продление отразится отдельной строкой.

ПРИМЕЧАНИЕ: при таком варианте важно помнить, что период расчета среднего должен быть таким же, как у исходного февральского отпуска, т.е. его надо скорректировать в калькуляторе расчета среднего заработка. Также необходимо указать дату выплаты такую же, как в исходном документе.

2. Отразить продление непосредственно в докмуенте-исправления. т.е. указать в нем период с учетом продления отпуска: 12.02.2018 — 13.03.2018, т.е. 7 календарных дней (с учетом праздника) после окончания больничного.

В этом случае на основной вкладке мы видим, как будто отпуск составил 28 дней. Однако это не так, он начисляется за 14 дней, т.е. с учетом больничного. Это видно на вкладке Начислено (подробно).

В этом случае в Т-2 будет зарегистрирован весь период одной строкой 14 дней с 12.02.2018 по 13.03.2018.

Чтобы узнать первыми о новых публикациях подписывайтесь на обновления моего блога:

В 1С 8.3 Бухгалтерия есть два варианта оформления больничного и отпуска в зависимости от настроек программы:

• Вручную – документом Начисление зарплаты;
• Автоматически – документами Отпуск и Больничный.

Выбор варианта начисления устанавливается в Настройках зарплаты из пункта Зарплата и кадры.

В настройках необходимо установить флаг Вести учёт больничных, отпусков и исполнительных документов , если предполагается автоматический учёт в 1С 8.3 и убрать флаг – если учитывается вручную:

Рассмотрим на примере:

Предположим, Иванов Иван Иванович отправляется в отпуск с 05.06.2016г. до 20.06.2016г., однако в период с 10.06.2016г. по 18.06.2016г. сотрудник болел. После выхода сотрудник предоставил больничный лист.

Автоматический учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

Автоматический учёт в 1С 8.3 возможен при условии:

• Ведения в базе только небольших организаций до 60 сотрудников;
• График по пятидневке с совпадением с производственным календарём;
• Основное начисление – оклад.

Шаг 1. Расчёт отпуска

При автоматическом учёте в 1С 8.3 необходимо оформить документ Отпуск из раздела Зарплата и кадры, выбрав пункт Все начисления и при создании выбрать Отпуск:

В документе необходимо отразить период отпуска и основание, а также за который период предоставляется отпуск. Более подробный расчёт начисления отображается на вкладке Начисления:

Если требуется корректировка среднего заработка или НДФЛ, то можно воспользоваться редактированием данных полей сразу из документа с помощью кнопки Редактирование:

Важно! Если в базе 1С 8.3 не отражены данные для расчёта среднего заработка, то все данные по заработной плате можно занести в разделе Средний заработок. Но необходимо помнить, что при создании нового документа нужно заново занести эти данные или создать документ копированием:

Данный документ формирует типовые проводки по начислению отпуска и отражению НДФЛ:

После предоставления больничного листа, в зависимости от периода отпуска, переходит на следующий период или нет – необходимо:

• Создать сторно отпуска.

Шаг 2. Корректировка старого документа Отпуск

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ отпуска и откорректировать даты отпуска:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо ввести документ Отпуск на период фактического отпуска.

Важно! В дате выплаты необходимо установить дату выплаты прошлого отпуска:

• В документе заполняем период болезни, а также другие данные больничного листа;
• В документе Больничный лист, как и в документе Отпуск можно откорректировать данные НДФЛ и среднего заработка, воспользовавшись кнопкой Редактирования:

Важно! Документ Больничный лист в 1С 8.3 Бухгалтерия формирует только проводки по начислению больничного и не делает сторнирующие проводки, поэтому для исключения пересечения периодов больничного и отпуска нужно или откорректировать документ Отпуск или сделать по нему сторно вручную:

Шаг 5. Контроль НДФЛ и начислений

В итоге проверить начисления можно в расчётном листке, а также НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ. Все эти отчёты в 1С 8.3 Бухгалтерия можно посмотреть из документа Начисление зарплаты или выбрав аналогичные ссылки в Отчётах по зарплате в разделе Зарплата и кадры.

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

Если по окончанию сумма удержанного налога превышает сумму исчисленного, то необходимо создать документ Возврат НДФЛ.

Ручной учёт больничных и отпусков в 1С 8.3 Бухгалтерия

При ручном учёте больничных и отпусков в 1С 8.3 все начисления производятся в документе Начисление зарплаты и рассчитываются вручную.

Для этого необходимо создать или проверить начисления:

• Оплата основного ежегодного отпуска:

• Оплата больничного листа за счёт работодателя:

• Оплата больничного листа за счёт ФСС:

Шаг 1. Расчёт отпуска

Создаём документ Начисления зарплаты для отражения отпуска из раздела Зарплата и кадры – далее Все начисления:

• В документе подбираем сотрудника и редактируем вручную закладку Начисления;
• В начислениях необходимо выбрать Оплата ежегодного отпуска и установить количество дней отпуска;
• Сумма начисленного отпуска рассчитывается вручную;
• НДФЛ и взносы рассчитываются автоматически по введённой сумме:

Важно! Если оплата отпуска производится не в конце месяца, то необходимо откорректировать дату получения дохода на закладке НДФЛ. Для этого нужно поставить галочку Корректировать НДФЛ:

Проверим начисления в расчетном листке:

Проверим НДФЛ в регистре налогового учёта по НДФЛ:

В зависимости от периода отпуска – переходит на следующий период или нет, необходимо:

• Откорректировать старый документ;
• Создать сторно начисления зарплаты (отпуска).

Шаг 2. Корректировка старого документа Начисление зарплаты

Для этого необходимо зайти в реестр всех начислений, найти документ Начисление зарплаты и откорректировать дни и сумму отпускных:

Шаг 3. Сторнирование отпуска

Если был переход отпуска на следующий период или была выплата отпускных заранее, то необходимо создать сторнирующие проводки документом Операция, введённая вручную с видом операции Сторно документа из раздела Операции.

При этом сторнируются не только проводки, но и движения по всем регистрам:

Шаг 4. Отражение больничного листа во время отпуска

Если больничный сотрудника охватывал не все дни отпуска, то необходимо также отразить все начисления по отпуску:

На вкладке НДФЛ необходимо откорректировать даты получения дохода по прошлому отпуску:

Отражение больничного производится также документом Начисление заработной платы:

Для отражения в регламентированных отчётах больничного необходимо зарегистрировать документ Операция учёта взносов в разделе Зарплата и кадры:

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник во время нахождения в отпуске берет больничный лист и принимает решение продлить отпуск на дни болезни. Реализацию данной ситуации рассмотрим на примере программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5».

Нагляднее будет рассмотреть данную ситуацию на конкретном примере.

Сотруднику Иванову И.И. был предоставлен отпуск в период с 01.10.15 по 28.10.15. Отпуск в программе рассчитан и оплачен. На период с 10.10.15 по 15.10.15 ему был выписан больничный лист. Сотрудник принял решение продлить отпуск на период больничного листа, т.е. с 29.10.2015 по 03.11.2015.

Есть два пути решения данного вопроса в рамках данного программного продукта.

Первый вариант, когда сотрудник предоставил больничный лист в месяце начисления отпускных, т.е. период еще не закрыт. В этом случае, исправляем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций» на период с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим. Затем заводим второй документ за период с 16.10.15 по 03.11.15, т.е. продлеваем его на количество дней по больничному листу.

Обратите внимание, во втором документе дату начала отпуска указываем 01.10.15 - это дата, с которой сотрудник изначально пошел в отпуск, т.к. именно эта дата влияет на расчетный период. Общая сумма по обоим документам должна совпадать с суммой начисления в первичном документе.

Если на предприятии ведется кадровый учет, в кадровых документах также не забываем произвести исправления.

Второй вариант. Представим, что сотрудник предоставил больничный лист в Ноябре месяце, когда период Октябрь уже закрыт. Внести исправления непосредственно в первичный документ мы не можем. В данном случае у нас также есть два варианта решения вопроса.

Первый вариант. Не трогаем первичный документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций». Заводим документ «Начисление по больничным листам», указываем месяц начисления Ноябрь, рассчитываем и проводим документ.

Так как вид начисления «Оплата больничных листов» настроен таким образом, что он вытесняет период отпуска, то на закладке «Оплата» в документе «Начисление по больничным листам» появились сторно записи за период пересечения больничного и отпуска.

Для того чтобы в дальнейшем не было проблем с исчисленными налогами и взносами и сдачей отчетности в фонды, удалим сторно записи из документа «Начисление по больничным листам».

Далее нам необходимо отразить продление отпуска сотрудника. Но, так как мы ему уже начислили всю сумму отпускных в первичном документе и выплатили, а сторно запись из документа «Начисление по больничному» удалили, нам необходимо отразить только период продления отпуска без оплаты. Для этого заводим документ «Невыходы организаций», где укажем период начисления Ноябрь 2015 г., вид невыхода «Отпуск без оплаты согласно ТК РФ», период с 29.10.15 по 03.11.15.

Второй вариант. Заходим в первичный документ Начисление отпуска и исправляем его по команде «Исправить». Открывается новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организаций», месяц начисления Ноябрь 2015. Меняем период отпуска с 01.10.15 по 09.10.15, рассчитываем и проводим документ.

На закладке Оплата появляется сторно запись первичного документа и строка с начислением по исправленному документу.

Далее создаем новый документ «Начисление отпуска сотрудникам организации» с 16.10.15 по 03.11.15. Месяц начисления - Ноябрь 2015, Дата начала отпуска - 01.10.15 (т.к. именно эта дата влияет на расчетный период и размер среднего заработка)