Работа с первичными документами в 1с. Стандартные реквизиты документа

Как учесть все последние требования законодательства и в то же время облегчить себе работу? О сложных вопросах по составлению первичных учетных документов читайте в материале к.э.н. В.В. Приображенской (Минфин России), размещенном на стр. 35. В этой статье мы расскажем о том, какие варианты первичных документов поддерживаются в «1С:Бухгалтерии» (ред. 3.0), и о том, какие возможности оформления этих документов предлагает программа. Вся описанная последовательность действий и все рисунки выполнены в новом интерфейсе «Такси» программы «1С:Бухгалтерия 8».

Формы первичных документов

В «1С:Бухгалтерии 8», как и до вступления в силу Федерального закона от 06.11.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ), поддерживается использование форм первичной учетной документации, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Такая поддержка касается как первичных документов, формы которых Закон № 402-ФЗ применять не обязывает, так и документов, формы которых установлены уполномоченными органами в соответствии и на основании иных федеральных законов.

По-прежнему обязательными для применения являются унифицированные формы, утвержденные Банком России (приложения к Положению о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденному Банком России 19.06.2012 № 383-П). К ним, относятся, например, платежные поручения и требования. Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из раздела Банк и касса .

Обязательными остаются и кассовые документы (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»), например, приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга, расчетно-платежные ведомости и т. д. Формы указанных документов утверждены Постановлениями Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Доступ к этим документам в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) осуществляется из разделов Банк и касса и Зарплата и кадры .

Что касается таких документов, как, например, товарная накладная, авансовый отчет, приказ о проведении инвентаризации, акт инвентаризации расчетов, то при отражении в программе соответствующих фактов хозяйственной деятельности, как и раньше, в качестве печатных форм указанных документов предлагаются унифицированные формы (формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22, № ИНВ-17).

Напомним, что счет-фактура не является первичным документом! Это документ налогового учета.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, а также формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).

В настоящее время действует Постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Изменять формы указанных документов не допускается, в то же время, добавление дополнительных реквизитов в форму счета-фактуры не противоречит нормам главы 21 НК РФ. Именно это обстоятельство, наряду с отменой обязательного применения унифицированных форм документов позволило ввести в оборот форму универсального передаточного документа (УПД) как не противоречащего законодательству.*

Примечание:
* О применении УПД в качестве альтернативы счету-фактуре и накладной (или акту выполненных работ, оказанных услуг) мы писали в «БУХ.1С» № 1 за 2014 год на стр. 13.

Напомним, что печатная форма УПД доступна как из формы документа реализации, так и из формы выданного на реализацию счета-фактуры. Таким образом, пользователям программы «1С:Бухгалтерия 8» доступны унифицированные формы первичных учетных документов, форма УПД, а также формы, которые предложены разработчиками программы в качестве помощи пользователю. Такие формы представляют особый интерес.

Отметим, что развитие печатных форм документов в программе началось давно. Еще в «1С:Бухгалтерии» предыдущих поколений формировались документы, формы которых отсутствовали в альбомах унифицированных форм: акт об оказании услуг, акт сверки взаиморасчетов, бухгалтерская справка.

В последнее время список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые расчетные документы в удобной наглядной форме. Один из таких «хитов» - справка-расчет Рублевые суммы документа в валюте (рис. 1).

Рис. 1. Справка-расчет рублевых сумм документа в валюте

Целая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца.

Эти справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме документа Закрытие месяца .

Обращаем ваше внимание, что за последнее время список регламентных операций пополнился новыми автоматизированными обработками и сопутствующими им справками-расчетами:

• Расчет налога УСН;
• Расчет налога на имущество;
• Расчет транспортного налога;
• Расчет земельного налога.

Доступ ко всем справкам-расчетам осуществляется также по одноименной гиперссылке на панели навигации из раздела Операции (рис. 2).

Рис. 2. Все доступные справки-расчеты

По гиперссылке Все отчеты пользователь получает доступ одновременно ко всем имеющимся в программе отчетам (за исключением стандартных и регламентированных отчетов), включая отчеты для руководителя, регистры бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства, регистры налогового учета по налогу на прибыль, справки-расчеты по бухгалтерскому и налоговому учету, а также документы и справки, относящиеся к функционалу кадрового учета и зарплате (рис. 3).

Рис. 3. Все доступные отчеты (за исключением стандартных и регламентированных)

Подробнее о развитии справок-расчетов в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) см. в статье на сайте .

Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм.

Напоминаем, что состав документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, а также формы первичных учетных документов должен определить руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

ИС 1С:ИТС

Регистры бухгалтерского учета

Независимо от применяемых форм первичных учетных документов, данные, содержащиеся в них, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета, состав и формы которых также определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.

Закон № 402-ФЗ ужесточил требования к регистрам бухгалтерского учета: теперь каждый регистр должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в статье 10 Закона. Чтобы привести в соответствие функционал «1С:Бухгалтерии 8» положениям Закона № 402-ФЗ, разработчики предложили взять за основу регистров бухгалтерского учета «старые добрые» стандартные отчеты (оборотно-сальдовую ведомость, анализ счета, анализ субконто. карточку счета и т. д.), добавив к ним недостающие реквизиты: единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета.

В настоящее время регистры бухучета, которые можно сформировать в «1С:Бухгалтерии 8», удовлетворяют всем требованиям законодательства и, в то же время, привычны для пользователя.

ИС 1С:ИТС

Подробнее о регистрах бухгалтерского учета см. в справочнике «Справочнике хозяйственных операций. 1С:Бухгалтерия 8» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет».

Автоподстановка подписей

Факты хозяйственной жизни могут быть трех видов: сделка, операция, событие (ст. 3 Закона № 402-ФЗ). А первичные документы на основании пункта 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ должны содержать подписи лиц в зависимости от вида хозяйственного факта.

Так, в случае совершения сделки или операции, в первичке должна быть подпись лица, ответственного за ее совершение и подпись лица, ответственного за ее оформление.

Если же произошло событие, то достаточно подписи лица, ответственного за оформление уже свершившегося факта.

По нашему мнению, такие документы как акт выполненных работ и накладная на отгрузку товаров не могут быть подписаны исключительно работником аутсорсинговой компании, так как оба документа должны содержать подписи лиц, непосредственно принимающих участии в операции (сделке). А таковыми, как правило, являются ответственные сотрудники самой организации.

Другое дело - первичка, которая составляется уже по результатам свершившихся событий, и только фиксирующая их.

К ней можно отнести справки-расчеты: к примеру, расчет пеней по налогам (событие - несвоевременная уплата налога и возникшая в связи с этим обязанность уплатить пени), начисление процентов по договору займа (событие - наступление срока очередного платежа по договору).

Чтобы обеспечить автоподстановку подписей в первичные документы, включая справки-расчеты, регистры бухгалтерского и налогового учета, в программе «1С:Бухгалтерия 8» предназначен регистр сведений Ответственные лица Организации (раздел Главное ).

В списке Ответственные лица указываются лица, наделенные полномочиями в силу занимаемой должности, причем сведения регистра носят периодический характер (рис. 4). Это означает, что при формировании печатной формы документа за конкретную дату, из регистра сведений будут выбраны записи, актуальные именно на эту дату. Например, если в организации (подразделении) изменился главный бухгалтер, достаточно внести новую запись в регистр, и программа будет автоматически подставлять нужную фамилию в печатные формы.

Рис. 4. Регистр сведений «Ответственные лица»

Ответственные лица указываются для должностей или полномочий, которые чаще всего встречаются в практике хозяйственной деятельности:

• Руководитель - используется в печатных формах, требующих подписи руководителя организации;
• Главный бухгалтер - используется в печатных формах, требующих подписи главного бухгалтера организации;
• Руководитель кадровой службы - используется в печатных формах кадровых документов;
• Кассир - используется при формировании печатных форм кассовых документов;
• Ответственный за бухгалтерские регистры - используется при формировании форм бухгалтерских регистров;
• Ответственный за налоговые регистры - используется при формировании форм налоговых регистров по налоговому учету по налогу на прибыль.

Набор ответственных лиц задается отдельно для каждой организации или подразделения.

Лица, которые имеют право подписи первичной бухгалтерской документации на основании документа, наделяющего полномочиями (приказ, доверенность), указываются в регистре сведений Уполномоченные лица , доступ к которому осуществляется по одноименной гиперссылке из формы элемента справочника Организации (раздел Главное ).

Уполномоченные лица задаются отдельно для каждой организации и применяются для указанного пользователя информационной базы или для всех пользователей, если пользователь не указан (рис. 5).

Рис. 5. Регистр сведений «Уполномоченные лица»

В таких документах как Реализация товаров и услуг, Оказание услуг, Счет-фактура выданный предусмотрены поля для указания подписывающих лиц и документов, на основании которых они наделяются полномочиями. По умолчанию поля заполняется значениями из регистра сведений Уполномоченные лица с учетом выбранной организации и пользователя. При отсутствии записей в регистре Уполномоченные лица по организации, указанной в документе, заполнение производится на основании данных регистра Ответственные лица .

В соответствии с Федеральным законом от 20.04.2014 № 81-ФЗ с 01.07.2014 индивидуальный предприниматель также имеет право передать полномочия по подписанию счета-фактуры уполномоченному лицу.

В документе Счет-фактура выданный в поле Предприниматель , начиная с первого июля 2014 года, подставляется лицо, указанное в регистре Уполномоченные лица , и используется при выводе печатной формы документа.

Что касается сведений об уполномоченном представителе, который подписывает регламентированную отчетность, то эта информация хранится в справочнике Регистрация в налоговом органе (рис. 6).

Рис. 6. Справочник «Регистрация в налоговом органе»

В форме элемента справочника для выбора лица, подписывающего отчетность, предназначен переключатель Отчетность подписывает . Лицом, подписывающим отчетность, может быть руководитель организации или иное лицо, действующее на основании предоставленных ему полномочий.

В этом случае пользователю требуется заполнить сведения о представителе.

Если интересы налогоплательщика в территориальном налоговом органе представляет законный представитель налогоплательщика (действующий на основании соответствующих документов), необходимо с помощью переключателя указать тип представителя (юридическое или физическое лицо), выбрать его из соответствующего справочника и заполнить поля ФИО уполномоченного лица (для представителя - физического лица) и Номер, дата и вид документа .

Если через представителя осуществляется электронный документооборот, то необходимо заполнить поле Доверенность ЭДО, выбрав из справочника доверенность на осуществление электронного документооборота с налоговым органом.

ИС 1С:ИТС

Об автоматическом заполнении реквизитов печатных форм см. в справочнике «Методическая поддержка 1С:Предприятия 8» в разделе «Технологическая поддержка прикладных решений».

Печатные формы первичных документов и дополнительные возможности

В заключение напомним о некоторых интересных дополнительных возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), которые можно использовать при работе с печатными формами первичных документов.

Так в печатную форму документа Счет на оплату покупателю можно добавить логотип и факсимильную печать компании.

Настройка этих дополнительных возможностей в программе «1С:Бухгалтерия 8 » осуществляется на закладке Печать в форме элемента справочника Организации (раздел Главное ).

По кнопке Сохранить можно быстро сохранить любую печатную форму документа в одном (или нескольких) из предложенных форматов в указанную папку на компьютер, имя файла по умолчанию будет состоять из названия, даты и номера документа.

По кнопке Отправить из печатной формы документа создается сообщение электронной почты, к которому прикрепляется печатная форма.

В теле сообщения указываются:

• сведения о прикрепленной печатной форме;
• в поле Адрес - адрес электронной почты, заданной в карточке контрагента.

Для настройки учетной записи электронной почты предназначен справочник Учетные записи электронной почты , который доступен по гиперссылке Органайзер из раздела Администрирование .

В списке выводится:

• наименование учетной записи;
• имя пользователя - указывается имя отправителя писем, которое может отличаться от имени пользователя в программе;
• адрес электронной почты учетной записи в формате пользователь@почтовыйсервер .

Для учетных записей, получение и отправка с которых выполняется автоматически без участия пользователя, должен быть обязательно введен пароль.

Также для корректной работы программы обязательно должна быть настроена системная учетная запись электронной почты.

В продолжение темы, посвященной поддержке первички в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0), в следующих номерах журнала будет рассмотрен порядок исправления и корректировки первичных учетных документов, в том числе и при применении электронного документооборота.

Ведения учета в 1С – это последовательный ввод документов 1С, отражающих хозяйственную деятельность компании. То есть — покупки, продажи и прочее.

Таким образом один из ключевых столпов, на которых работает 1С – это документы 1С.

Давайте рассмотрим в этом уроке — что такое документы 1С и принципы работы с ними.

Документы 1С не являются справочной информацией (как справочники 1С), наоборот — каждый документ описывает хозяйственную операцию в жизни компании (фирмы). Набор всех введенных пользователями документов 1С вместе – это и есть учет компании.

Хозяйственные операции обычно проводятся над чем-то, например, над товарами (покупка, продажа), над деньгами (получение на счет в банке, выдача из кассы) и так далее.

Таким образом:

• Есть вид учета: денежных средств, товаров и прочего.
• Информация из справочников определяет разрез вида учета: касса, счет в банке, товар.
• Документы 1С [каждый] определяют движение количества и/или суммы по разрезу в учете: касса +1000 рублей, счет -1000 рублей, товар +10 штук.

Зачем нужны Документы 1С

Эта история началась до появления 1С. В самом развитии учета товаров и денег как таковом люди задумывались о способах подтверждения как сделки в целом (договор), так и частей выполнения договора (хозяйственных операций).

Поставщик привез товар и отдал. В обмен нужна бумажка с печатью и подписью, чтобы было доказательство. Постепенно это развивалось. Как должна бумажка выглядеть. В каких случаях бумажки с каким названием должны выдаваться.

Сейчас на каждый чих придумана такая своя бумажка. Называется она [в целом] [первичный] документ учета. А в частности – конкретные называния документов: приходная накладная [на товары], счет-фактура, кассовый ордер.

Когда уже появилась 1С и другие программы учета, стало ясно, что как таковые первичные документы в программе не нужны – если цель посчитать сколько итого заработали или есть товаров. Например, можно просто записывать в некую таблицу или журнал движение денег по кассе и будет Вам итого (как в Excel).

Но в этом случае нет четкого соответствия бумажным документам и в случае, когда нужно разобраться а откуда такая сумма взялась, а что да почему, а где как говорится, доказательства?

Отсюда появилось четкое правило: в программе учета должны быть в наличии отражения всех настоящих бумажных первичных документов, причем один бумажный документ = один электронный документ 1С.

Где расположены Документы 1С

Аналогично, как и со справочниками, в режиме 1С Предприятие пользователь видит не какое-то стандартное меню 1С, а интерфейс, разработанный программистом. Поэтому угадать куда программист положил конкретный документ нельзя. Как фантазия позволила.

Для администратора (т.е. того самого программиста) есть стандартное меню, которое содержит все документы 1С конфигурации. Это меню Операции / Документы 1С, через который можно открыть любой документ.

В новой 1С, тонкий / управляемый клиент, есть аналогичное меню с названием Все функции. Работает так же как и Операции в толстом клиенте.

В Конфигураторе все объекты 1С находятся в окне конфигурации, разделенным по веткам. Документы 1С находятся в одноименной ветке. Раскрыв ветку Вы видите список конкретных документов. Методика работы была описана в предыдущих уроках. Редактор открывается двойным щелчком мыши по конкретному документу.

Как выглядят Документы 1С

Перед тем, как начать работать с конкретным документом №33 от 1 октября, Вы открываете список документов.

Список бывает двух видов:

• Простой список документов 1С конкретного вида (на сленге часто называют ДокументСписок), например «Список приходных накладных»
• Журнал документов 1С – это отдельный Объект 1С, который позволяет создать сплошной список разных видов документов, например «Список складских документов».

1) Документы 1С имеют признаки, которые позволяют отличать один документ 1С от другого. Основные признаки документов 1С, на основании которых организуется список, это:

• Дата документа
• Номер документа
• Проведен по регистрам.

По умолчанию документ не проведен. Это значит он не виден в отчетах. Чтобы документ был виден в отчете — его нужно провести.

Чтобы провести документы 1С — нужно нажать или кнопку ОК (расшифровывается как Записать и Провести), или кнопку Провести (в меню по правой кнопке мыши в списке документов или кнопка в панели вверху окна документа).

Провести документы 1С можно .

2) К ним конечно же добавляются вторичные, но не менее важные учетные признаки:

• Организация
• Контрагент (т.е. клиент)
• Сумма и валюта (т.е. рубли, доллары) документа.

3) В большинстве типовых конфигураций 1С возможно вести одновременно несколько видов учета: бухгалтерский, налоговый, оперативный, еще какой-то. В связи с этим появляется третий признак документа – галочки, «включающие» этот документ для конкретного вида учета.

При двойном щелчке мышкой на конкретном документе – открывается форма (т.е. окно) самого документа. Она делится на «шапку» (обычно основные перечисленные выше поля) и закладки с табличными частями (таблицами).

У основной массы [видов] документов есть табличные части. Это значит, что мы обычно оформляем накладную не на один товар – товаров много. Поэтому для их внесения нужна таблица.

Документы 1С отличают один от другого – датой и номером. Это его главные уникальные поля. Номера 1С присваивает автоматически.

Усложнение 1. Часто номера документов должны быть с «префиксом» по организации, т.е. не «001», а «ОА0001» и «БВ001». Префикс тогда указывается в справочнике организаций – для одной ОА, для другой БВ.

Усложнение 2. Бывает, что у разных документов должна идти сплошная уникальная нумерация подряд. Для этих случаев есть объект 1С – Нумератор. Он расположен внутри ветки конфигурации Документы, в самом верху.

Усложнение 3. Последовательности. Мы рассмотрим в уроке «Дата 1С».

Поле Номер, обычно по-умолчанию закрыты от редактирования пользователем. Изменить можно вот таким способом (конечно если это разрешено правами).

Документы 1С — настройка и разработка

Создание новых документов 1С или изменение существующих проводится в конфигураторе. Методика работы – такая же, как и с другими объектами. Общие принципы мы рассматривали в предыдущих уроках.

Документы 1С — основные особенности по закладкам конфигуратора:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИИ

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Самарский государственный университет»

Факультет экономики и управления

Документы и работа с ними в 1:с «Предприятие»

Выполнила студентка

2 курса 23201.50 группы

Сидоренко Анна

Преподаватель

Климентьева С.В.

Введение 3

Назначение документов 4

Сравнение документов с другими объектами 9

Работа с документами 11

Заключение 13

Список используемой литературы 14

Введение

В настоящее время широкое развитие получили системы автоматизации предприятий, занимающихся различными видами учета. На рынке нашей страны в достаточно большом объеме представлены системы, работающие с базами данных. Однако зачастую небольшие предприятия работают по своей внутренней специфике, и с небольшими базами данных. Для такого типа предприятий фирмой «1С» разработана система «1С: Предприятие», которая представляет собой интерпретатор и рабочий конфигуратор (программу), без которого работа системы невозможна - аналог языка BASIC.

Система «1С: Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед современными предприятиями. «1С: Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам, на единой технологической платформе. Программный продукт система «1С: Предприятие» может быть адаптирована к любым особенностям учета на любом специализированном предприятии

В системе «1С: Предприятие» возможен «Обмен файлами»:

Средства импорта и экспорта информации через, файлы формата DBF и XML позволяют организовать обмен данными с любыми системами.

Сохранение печатных форм в форматах Microsoft Excel и HTML.

Управлять работой других программ, используя встроенный язык, например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel.

Получать доступ к данным «1С: Предприятия» из других программ.

Вставлять в документы и отчеты объекты, созданные другими программами, например, размещать в отчетах рисунки и графики.

В реферате будет рассмотрен вопрос о том, что такое документы в программе 1С: Предприятие, и как с ними работать.

Назначение документов

Документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С: Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером, датой и временем. Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе. Состав документа

Для пользователя содержимое документа представляется в экранной форме документа:

Табличная часть выглядит как обычная таблица, где столбцы - реквизиты табличной части документа. При создании документа в конфигураторе можно визуально настроить вид формы, размещение реквизитов и определить в свойствах формы, будет ли отображаться панель инструментов, можно будет пользователю ли изменять размер формы и т.п.

Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм - Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С: Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект «Таблица»).

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод Исходная Таблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы «Отчет о движении документа», который используется разными модулями конфигурации

Некоторые документы могут проводиться. С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура Обработка Проведения). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин «шапка» - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С: Предприятие может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С: Предприятие. Работая с системой 1С: Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Все документы хранятся в журналах. Журнал документов - это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые, который будет включать документы «Приказ о приеме на работу», «Приказ об увольнении», «Кадровое перемещение». С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы «Платежное поручение» и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы. От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный, Общий и Дополнительный. Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале Приказы Кадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник

Документы в 1С 8.2 и 8.3 — объект метаданных, с помощью которого в 1С фиксируются хозяйственные операции предприятия.

Каждый созданный документ в конфигурации создать для отражения своего типа операции, например: поступление товаров, списание товаров и т.д.

Документы могут проводиться, а могут просто записываться. Документ, у которого разрешено проведение, как правило, при проведении создает записи в , тем самым внося изменения в учет организации. Документы, у которых запрещено проведение, обычно используются как печатные формы, например: , и т.д.

Рассмотрим основные настройки и свойства документов.

Настройка и свойства документов в 1C 8.3 и 8.2

Рассмотрим самые интересные вкладки с точки зрения разработчика.

Данные

Одна из основные вкладок документа:

Здесь описывается структура хранения информации будущего документа, реквизиты аналогичны . Сильно отличаются стандартные реквизиты:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Движения документа

Самая важная вкладка, на которой определяется состав регистров, по которым будет делать движения документ:

Рассмотрим подробно свойства документа на этой странице:

Проведение — разрешить или запретить. Определяет, будут ли движения по данному документу.

Оперативное проведение — разрешить или запретить. Если установлено разрешить, то проведение документа будущей датой невозможно.

Удаление движений — определяет режим очистки движения документа: Удалять автоматически при отмене проведения — движения будут очищены только при нажатии кнопки «Отмена проведения», но не удаляет при перепроведении. Удалять автоматически — значит, что движения будут удаляться в любом случае, даже если документ 1С перепроводится. Не удалять автоматически — значит, что удаление движений берет на себя разработчик системы.

Также для построения простых движений документа существует специальный конструктор движений, позволяющий упростить разработку:

Документ может быть введен на основании плана обмена, справочника, бизнес-процесса, задачи или другого документа. Для удобства можно воспользоваться специальным конструктором ввода на основании, который автоматически сгенерирует модуль обработчика заполнения:

Что собой представляют Документы 1С и как они работают – об этом и многом другом в нашей новой статье.

Для того, чтобы осуществлять учет в 1С, необходимо регулярно вносить информацию в документы, которые отображают все действия относительно хозяйственной деятельности компании, то есть осуществление продаж и покупок, а также многого другого. Вот и получается, что для осуществления учета и работы в программе необходимы документы 1С.

Что такое документы 1С и как они работают?

Если рассматривать документы 1С, то их нельзя просто назвать исчерпывающим источником информации, как справочники 1С. Более того, в них подробно описана вся хозяйственная деятельность организации (связан с продажами, покупкой, получением счетов или расчетов, а также многое другое), а все документы в совокупности представляют собой единый учет компании.

Как итог документация 1С предусматривает такие особенности:

существует несколько видов учета (для денежных средств, для продукции и прочего);

справочная информация определяет вид учета в разрезе с кассой, счетами в банках, товарами и проч.;

в каждом документе определяется движение определенного количества средств.

Для чего предназначено?

В программе предусмотрены первичные документы 1С, которые помогают упорядочить всю информацию относительно товаров, счетов и прочего. Причем, для удобства на каждый бумажный документ в компании предусмотрен отдельный электронный вариант в программе 1С.

Что собой представляют Документы 1С?

Перед началом работы в конкретном документе, у вас откроется целый список таковых. Они бывают нескольких видов:

Первый - обычный список, в котором собраны файлы одного конкретного вида, например, накладные;

Второй - журналы представляют собой отдельные объекты, который дает возможность создавать списки различных документов.

Также существует еще одна особенность, которая характеризует все 1С 8 документы – возможность определять признаки отличия одного файла от другого. Для организации списка используются основные признаки, среди них:

дата формирования документа;

его номер;

проведение по регистрам.

Автоматически ни один документ не проведен, то есть в отчетах его не видно. Чтобы это исправить, нужно выполнить 1С проведение документа. Для этого необходимо нажать на кнопку «ОК» или же «Провести». Процедура выполняется, как оперативно, так и не оперативно.

Кроме основного списка характеристик, могут быть добавлены и другие учетные признаки:

• валюта и суммы;

  компании.

Большинство конфигураций 1С предусматривают ведение сразу нескольких видов учета:

оперативный;

не оперативный;

налоговый;

бухгалтерский и другие.

В связи с этим в 1С Предприятие документы предусмотрены галочки, которые и открывают доступ к файлам в разрезе того или иного учета.

Когда вы дважды щелкаете мышкой на файл, перед вами открывается его окно, в котором есть «шапка» и таблица с основной информацией.

Дата создания файла и его номер – два главных уникальных для каждого документа значения, причем, номера система присваивает автоматически.